Microcat Ford Europe. Guide pour démarrage rapide - pièces détachées

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1 Microcat Ford Europe Guide pour démarrage rapide - pièces détachées

2 Table des matières Introduction...2 A propos du guide... 2 Installation de Microcat... 3 Démarrage... 4 Présentation générale de Microcat... 4 Paramétrer Microcat... 7 Ouvrir une session Microcat... 9 Identifier un véhicule Accéder à la boîte de dialogue Identification du véhicule Identifier par VIN Identifier par numéro d immatriculation Sélectionner les détails du véhicule Sélectionner les pièces Utiliser l'index graphique Utiliser l Index alpha Recherche de pièces Filtrer les résultats de la recherche Utiliser le Localisateur rapide de pièces Travailler avec la Barre de données Travailler avec la SuperWindow Finaliser une Liste de commandes Le WorkBench et la Liste de commandes Editer une ligne Supprimer une ligne Suspendre une commande Extraire une commande Imprimer une Liste de commandes Envoyer une liste de commandes par courrier électronique Supprimer entièrement une Liste de commandes Transférer une Liste de commandes dans le SGC Ressources Microcat Généralités Ressources de formation Infomedia Ltd

3 Introduction Introduction Bienvenue à Microcat! Microcat est un système de vente électronique de pièces détachées et d opérations d'entretien. Il offre notamment les avantages suivants : Interprétation rapide et précise des pièces Transfert électronique des pièces dans votre système de gestion (SGC) Ce guide a été conçu pour aider les utilisateurs à bien utiliser Microcat. La sélection des pièces dans Microcat s effectue en trois étapes : 1. Identifier un véhicule. 2. Sélectionner les pièces. 3. Finaliser la commande. A propos du guide Ce guide comporte les sections indiquées ci-dessous : Installation de Microcat Démarrage Identifier un véhicule Sélectionner les pièces Finaliser une Liste de commandes Ressources Microcat Chaque section comprend : Les objectifs Les instructions étape par étape Des aides visuelles Des notes pour information complémentaire Ceci est un exemple de note d'information complémentaire utilisée dans tout ce guide. Infomedia Ltd

4 Installation de Microcat Installation de Microcat Pour l installation mono-poste de Microcat, il faut utiliser une clé électronique (dispositif de sécurité) qui doit être insérée dans le port approprié de l ordinateur. Pour installer Microcat : 1. Insérer le DVD Microcat dans le lecteur DVD. Le menu de Microcat s affichera automatiquement. 2. Cliquer sur Installer Microcat. 3. Sélectionner la langue d installation et cliquer sur OK. 4. Cliquer sur Suivant. 5. Accepter les termes du contrat de licence puis cliquer sur Suivant. 6. Sélectionner le type d installation (Installation complète), et cliquer sur Suivant. 7. Cliquer sur Suivant pour installer l'application Microcat et toutes les données dans le répertoire par défaut. 8. Cliquer sur Installer. 9. Cliquer sur Terminer. Infomedia Ltd

5 Démarrage Démarrage Dans ce chapitre vous allez apprendre à : Travailler avec le modèle en trois étapes pour rechercher les pièces Démarrer Microcat Ouvrir une session Microcat Présentation générale de Microcat La sélection des pièces dans Microcat s effectue en trois étapes : 1. Identifier un véhicule. 2. Sélectionner les pièces. 3. Finaliser la commande. Etape 1 Identifier un véhicule Pour sélectionner les pièces avec précision, il est nécessaire d identifier le bon véhicule. Le véhicule est identifié dans la boîte de dialogue Identification du véhicule. Le véhicule peut être identifié de différentes façons : Numéro d Identification du Véhicule (VIN) Les données du véhicule, par ex. par l année et le modèle Infomedia Ltd

6 Démarrage Etape 2 Sélectionner les pièces Dans Microcat les catalogues sont indexés en sections majeures et mineures. Les indexes des sections majeures sont présentés sous une forme illustrée connue sous le nom d Index graphique, et aussi sous une forme textuelle appelée Index alpha. Les sections mineures incluent des illustrations spécifiques de différentes parties du véhicule. L écran destiné à la sélection des pièces contient les zones ci-dessous : La barre de titre du catalogue en haut de l écran. Le menu principal ainsi que les barres d outils pour accéder aux fonctions Microcat et effectuer des recherches rapides. Une zone d affichage au centre de l écran recevant l illustration. Les illustrations contiennent des références (encadrés) qui désignent les pièces. La Barre de données en bas de l écran. La Barre de données affiche les résultats de la recherche et les informations sur les pièces. Infomedia Ltd

7 Démarrage Etape 3 Finaliser la commande Le WorkBench est utilisé pour finaliser la commande. Afin de finaliser la commande, vous pouvez visualiser, modifier, imprimer, envoyer par courrier électronique et sauvegarder votre commande. Ou, transférer votre commande dans votre SGC. Le WorkBench contient les zones ci-dessous : La barre de titre du catalogue en haut de l écran. Le menu principal ainsi que les barres d outils pour accéder aux fonctions Microcat et effectuer des recherches rapides. La Liste de commandes au centre de l écran. La Liste de commandes contient les numéros des pièces, les quantités et les prix (si disponibles). La Barre de données en bas de l écran. La Barre de données affiche les résultats de la recherche et les informations sur les pièces. Infomedia Ltd

8 Démarrage Paramétrer Microcat Les préférences ne sont entrées qu'à la première ouverture de session et seront retenues pour toutes les installations futures de Microcat. Pour paramétrer Microcat : 1. Cliquer deux fois sur le raccourci Microcat qui se trouve sur le bureau. Ou, sélectionner le menu Démarrer > Programmes > Microcat pour Windows > Microcat. 2. Cliquer sur le bouton Démarrer. La boîte de dialogue Ouvrir une session Microcat s'affiche. 3. Cliquer sur le bouton Administration pour créer un nom d'utilisateur, un mot de passe et entrer vos coordonnées de concessionnaire. La boîte de dialogue Administration de l'utilisateur s'affiche. 4. Cliquer sur le bouton Nouvel utilisateur. 5. Créer et saisir le Nom d utilisateur, le Mot de passe utilisateur et l Identif. vendeur (par ex. votre prénom ou vos initiales). Les noms d'utilisateurs et les mots de passe enregistrent les préférences de l utilisateur et vous identifient sur les commandes imprimées. 6. Cliquer sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Administration de l'utilisateur. Infomedia Ltd

9 Démarrage 7. Cliquer sur l onglet Détails du concessionnaire. 8. Saisir le nom, l adresse et les coordonnées du concessionnaire dans les champs appropriés. 9. Cliquer sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Ouvrir une session Microcat. Infomedia Ltd

10 Démarrage Ouvrir une session Microcat Au démarrage de chaque session de travail Microcat, vous devez ouvrir une session en utilisant les données de démarrage qui vous ont été attribuées. Pour ouvrir une session Microcat : 1. Saisir dans la boîte de dialogue Ouvrir une session Microcat votre Nom d utilisateur et Mot de passe utilisateur personnels. 2. Cliquer sur le bouton Ouvrir session ou appuyer sur la touche Entrée. 3. L Index des véhicules s'affiche. Les véhicules affichés peuvent être différents selon votre marché. Pour retourner à l écran Index des véhicules, sélectionner Navigation > Index des véhicules, ou appuyer sur Ctrl+V. Infomedia Ltd

11 Identifier un véhicule Identifier un véhicule Dans ce chapitre vous allez apprendre à : Accéder à la boîte de dialogue d Identification du véhicule Identifier le véhicule par le Numéro d Identification du Véhicule (VIN) Identifier le véhicule par le numéro d immatriculation Identifier le véhicule en sélectionnant tous les détails connus du véhicule Accéder à la boîte de dialogue Identification du véhicule La boîte de dialogue Identification du véhicule est accessible à partir de l Index des véhicules en utilisant les méthodes suivantes : Cliquer une fois sur l image du véhicule requis. Cliquer sur le menu Catalogue et sélectionner Aller au catalogue, ou appuyer sur Ctrl+C. Pour retourner à la boîte de dialogue Identification du véhicule à tout moment, cliquer sur l icône Identification du véhicule dans la barre d outils, ou appuyer sur Ctrl+C. Infomedia Ltd

12 Identifier un véhicule Identifier par VIN La façon la plus fiable d identifier un véhicule est d entrer le VIN. Pour identifier un véhicule par son VIN : 1. Saisir le VIN complet dans le champ VIN de la boîte de dialogue Identification du véhicule. 2. Cliquer sur le bouton Rechercher pour récupérer les attributs du véhicule. 3. Cliquer sur le bouton Détails pour visualiser tous les attributs du véhicule. 4. Cliquer sur le bouton Charger pour charger le catalogue du véhicule. Infomedia Ltd

13 Identifier un véhicule Identifier par numéro d immatriculation Dans certains endroits, Microcat peut identifier un véhicule par son numéro d immatriculation. Pour identifier un véhicule par numéro d immatriculation : 1. Saisir le numéro d'immatriculation complet dans le champ Immatriculation de la boîte de dialogue Identification du véhicule. 2. Cliquer sur le bouton Rechercher pour récupérer les attributs du véhicule. 3. Cliquer sur le bouton Détails pour visualiser tous les attributs du véhicule. 4. Cliquer sur le bouton Charger pour charger le catalogue du véhicule. Infomedia Ltd

14 Identifier un véhicule Sélectionner les détails du véhicule Si le VIN est inconnu, sélectionner tous les détails connus dans la boîte de dialogue Identification du véhicule. Pour identifier un véhicule par les attributs du véhicule : 1. Sélectionner un type de véhicule dans le menu déroulant Catalogue. 2. Saisir la date de construction du véhicule dans le champ Date de construction. 3. Cliquer sur le bouton Détails pour visualiser tous les attributs du véhicule. 4. Sélectionner tous les détails connus à partir des menus déroulants. 5. Cliquer sur le bouton Charger pour charger le catalogue du véhicule. Infomedia Ltd

15 Sélectionner les pièces Sélectionner les pièces Dans ce chapitre vous allez apprendre à : Utiliser l'index graphique pour rajouter des pièces à une Liste de commandes Utiliser l'index alpha pour rajouter des pièces à une Liste de commandes Utiliser les fonctions : Recherche de Microcat et Limiter les choix Utiliser le Localisateur rapide de pièce Travailler avec la Barre de données Travailler avec la SuperWindow Utiliser l'index graphique L'Index graphique est un index illustré des sections majeures et mineures d un véhicule. Quand vous sélectionnez une section mineure, Microcat affiche les illustrations qui se rattachent à cette section. Pour utiliser l'index graphique : 1. Cliquer sur l'icône Index graphique dans la barre d'outils, ou appuyer sur Ctrl+G. 2. Cliquer sur l image d un groupe pour accéder aux sections majeures correspondantes. Infomedia Ltd

16 Sélectionner les pièces 3. Cliquer sur la section majeure requise. Cliquer sur les icônes Page suivante et Page précédente pour faire défiler les pages de l index. 4. Cliquer deux fois sur la section mineure requise située dans la Barre de données pour visualiser l illustration résultant des pièces associées. 5. Cliquer sur la référence requise (encadré) dans l illustration. Les informations clefs des pièces apparaissent dans la Barre de données. Si plus d un article apparaît dans la Barre de données, cliquer deux fois sur l article requis. 6. Appuyer sur la touche Plus (+) pour ajouter la pièce sur le WorkBench. 7. Pour faire apparaître la Liste de commandes, sélectionner l icône WorkBench dans la barre d outils, ou appuyer sur Ctrl+W. L Index peut consister de deux ou trois niveaux hiérarchiques selon le catalogue chargé. Pour retourner au début de l Index graphique à tout moment, appuyer sur Ctrl+G. Infomedia Ltd

17 Sélectionner les pièces Utiliser l Index alpha L Index alpha est une liste alphabétique des sections majeures et mineures d un véhicule. Quand vous sélectionnez une section mineure, Microcat affiche les illustrations qui se rattachent à cette section. Pour utiliser l'index alpha : 1. Cliquer sur l'icône Index alpha dans la barre d'outils, ou appuyer sur Ctrl+A. 2. Cliquer deux fois sur un groupe pour accéder aux sections majeures correspondantes. 3. Cliquer deux fois sur la section majeure requise. Appuyer sur la Barre d espace du clavier pour visualiser la Barre de données en plein écran. 4. Cliquer deux fois sur la section mineure requise située dans la Barre de données pour visualiser l illustration résultant des pièces associées. Appuyer sur la Barre d espace afin de ramener la Barre de données en visualisation partielle sur l écran afin de révéler l image. 5. Cliquer sur la référence requise (encadré) dans l illustration. Les informations clefs des pièces apparaissent dans la Barre de données. Si plus d un article apparaît dans la Barre de données, cliquer deux fois sur l article requis. 6. Appuyer sur la touche Plus (+) pour ajouter la pièce sur le WorkBench. 7. Pour faire apparaître la Liste de commandes, sélectionner l icône WorkBench dans la barre d outils, ou appuyer sur Ctrl+W. Pour retourner au début de l Index alpha à tout moment, appuyer sur Ctrl+A. Infomedia Ltd

18 Sélectionner les pièces Recherche de pièces Microcat vous propose plusieurs méthodes pour rechercher une pièce, par exemple, par description de pièce et par numéro de pièce. Pour rechercher une pièce à l aide de la Recherche Microcat : 1. Cliquer sur l icône Recherche pièce détachée dans la barre d'outils, ou appuyer sur Ctrl+F. 2. Saisir ce que vous recherchez dans le champ Rechercher. Le menu déroulant conserve un historique de vos recherches réussies. 3. Sélectionner le type de recherche à partir du menu déroulant Rechercher par. 4. Cliquer sur le bouton Rechercher. Les résultats de la recherche s affichent dans la Barre de données. 5. Cliquer deux fois sur le résultat de la recherche requis pour voir l illustration. Ou, utiliser la fonction Limiter les choix pour filtrer encore plus vos résultats. Infomedia Ltd

19 Sélectionner les pièces Filtrer les résultats de la recherche L option Limiter les choix permet de restreindre le nombre de résultats de recherche une fois la recherche initiale par description ou titre de section terminée. Pour Limiter les choix : 1. Cliquer sur le menu Navigation et sélectionner Limiter les choix, ou appuyer sur Majuscule+Supprimer. 2. Saisir un mot clef dans le champ Filtrer les résultats par. 3. Cliquer sur le bouton Filtrer. Les descriptions de pièce et les titres de section qui correspondent aux critères de filtre s affichent. La fonction Limiter les choix peut s appliquer autant de fois que nécessaire pour filtrer vos résultats. 4. Cliquer deux fois sur une pièce dans la liste restreinte. L illustration s affiche avec la référence (encadré) de la pièce mise en évidence. Infomedia Ltd

20 Sélectionner les pièces Utiliser le Localisateur rapide de pièces Le Localisateur rapide de pièces peut être utilisé pour vérifier le prix d un numéro de pièce connu et pour visualiser les catalogues auxquels le numéro de pièce s applique. Pour utiliser le Localisateur rapide de pièces : 1. Cliquer sur le menu Navigation et sélectionner Localisateur rapide de pièces ou appuyer sur Alt+Barre d espacement arrière. 2. Saisir le numéro de pièce dans le champ Numéro de pièce. 3. Cliquer sur le bouton Rechercher. Les véhicules correspondant à la pièce sont répertoriés dans Sélection du catalogue. Le prix s affiche également s il est disponible. 4. Cliquer deux fois sur le catalogue requis. L illustration s affiche avec la référence (encadré) de la pièce mise en évidence. Infomedia Ltd

21 Sélectionner les pièces Travailler avec la Barre de données La Barre de données affiche les résultats de la recherche et les informations sur les pièces. Pour ajuster la Barre de données à l écran entier : 1. Cliquer une fois dans la Barre de données. 2. Appuyer sur la Barre d espace de votre clavier. La Barre de données s affiche en plein écran. 3. Appuyer de nouveau sur la Barre d espace pour ramener la Barre de données à la vue en écran partiel. Pour ajuster la hauteur des rangées, utiliser une des méthodes suivantes : Cocher la case dans le coin supérieur gauche du tableau pour augmenter la hauteur d une rangée. Tout en appuyant sur la touche Majuscule, appuyer sur les chiffres de 1 à 9 sur votre clavier. Vous devez utiliser les chiffres au-dessus des lettres sur le clavier, non pas les chiffres du clavier numérique. Cliquer sur le bord inférieur d une rangée et faire glisser la souris de haut en bas pour obtenir la hauteur souhaitée. Infomedia Ltd

22 Sélectionner les pièces Travailler avec la SuperWindow La SuperWindow vous permet d'accéder à des informations complémentaires sur les pièces au format texte. Quand on sélectionne une pièce dans l'illustration, la pièce est simultanément sélectionnée dans la SuperWindow et vice-versa. Pour afficher la SuperWindow : 1. Cliquer sur l icône SuperWindow sur la barre d outils, ou appuyer sur la touche Supprimer. 2. Sélectionner la pièce requise en cliquant sur la ligne de texte. Les informations descriptives de la pièce s affichent dans la Barre de données. 3. Pour cacher la SuperWindow, sélectionner Vues > Préférences SuperWindow > SuperWindow ou appuyer sur la touche Supprimer. Chaque élément de ligne dans la SuperWindow est interprété afin de déterminer s il est applicable au véhicule actuellement chargé. Un texte de couleur différente montre l applicabilité : Vert l article est applicable Bleu l article est particulier à certains modèles ou une option d équipement Rouge l article n est pas applicable Pour afficher ou masquer les pièces inadéquates, cocher la case Montrer toutes les pièces détachées. Infomedia Ltd

23 Sélectionner les pièces Pour paramétrer la position de la SuperWindow : 1. Cliquer sur le menu Vues et sélectionner Préférences SuperWindow > Plein écran / Côté gauche / Côté droit. Ou utiliser les touches de raccourci : Ctrl+ pour mettre en place la SuperWindow en plein écran Ctrl+ pour diviser l'écran avec la SuperWindow à gauche Ctrl+ pour diviser l'écran avec la SuperWindow à droite 2. Pour ajuster les proportions de la fenêtre, cliquer sur la ligne qui sépare l illustration de la SuperWindow et faites glisser la souris vers la gauche ou la droite. Infomedia Ltd

24 Finaliser une Liste de commandes Finaliser une Liste de commandes Dans ce chapitre vous allez apprendre à : Modifier ou effacer une ligne dans une Liste de commandes Suspendre et rappeler une Liste de commandes Imprimer une Liste de commandes Envoyer une Liste de commandes par courrier électronique Effacer toute la Liste de commandes Transférer une commande vers le Système de gestion du concessionnaire (SGC) Le WorkBench et la Liste de commandes Le WorkBench est l'endroit où s'affiche la Liste de commandes. Dans le WorkBench, vous pouvez visualiser, modifier, imprimer, envoyer par courrier électronique ou transférer votre Liste de commandes. Vous pouvez également enregistrer votre Liste de commandes comme une commande suspendue. La Liste de commandes est une liste de pièces détachées, avec les numéros des pièces, les quantités et les prix (si disponibles). Infomedia Ltd

25 Finaliser une Liste de commandes Editer une ligne Pour modifier une ligne de la Liste de commandes dans le WorkBench : 1. Cliquer sur le texte de la ligne à modifier. 2. Cliquer sur le bouton Editer ligne. 3. Faire les changements nécessaires dans la boîte de dialogue Editer pièce. Si vous modifiez un prix dans le WorkBench, le nouveau prix ne sera pas transféré dans votre système de gestion (SGC). Les numéros et les quantités de pièces sont transférés mais pas les prix. 4. Cliquer sur le bouton OK. Supprimer une ligne Pour supprimer une ligne dans la Liste de commandes : 1. Cliquer sur le texte de la ligne à supprimer. 2. Cliquer sur le bouton Effacer ligne. 3. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer la suppression. Suspendre une commande Pour suspendre une commande : 1. Saisir un nom pour la commande dans le champ Client. 2. Appuyer sur F2 sur votre clavier. 3. La commande est sauvegardée sur le disque dur. Extraire une commande Pour extraire une commande suspendue : 1. Appuyer sur F3 sur votre clavier. Les commandes suspendues apparaîtront dans la Barre de données. 2. Cliquer deux fois sur la commande que vous désirez extraire. 3. Cliquer sur le bouton OK pour accuser réception du message de Microcat. La commande est restaurée dans le WorkBench. Infomedia Ltd

26 Finaliser une Liste de commandes Imprimer une Liste de commandes Pour imprimer une Liste de commandes : 1. Cliquer sur l icône Imprimer dans la barre d outils, ou appuyer sur Ctrl+P. Ou, cliquer sur le menu Catalogue et sélectionner Imprimer la Liste de commandes. 2. Cliquer sur le bouton Imprimer dans la boîte de dialogue Imprimer la sélection (WorkBench est sélectionné). 3. Cliquer sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Mise en page. Envoyer une liste de commandes par courrier électronique Pour envoyer une Liste de commandes par courrier électronique : 1. Cliquer sur le bouton Commander par courrier électronique. 2. Compléter le formulaire de courrier électronique Microcat en indiquant les détails de l adresse électronique de l utilisateur et du client. 3. Ajouter l objet de votre courrier électronique et tout autre message. 4. Cliquer sur le bouton Envoyer. Supprimer entièrement une Liste de commandes Pour effacer une Liste de commandes entière du WorkBench : 1. Cliquer sur le bouton Effacer liste. 2. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer la suppression. Infomedia Ltd

27 Finaliser une Liste de commandes Transférer une Liste de commandes dans le SGC Microcat est capable de transférer électroniquement une Liste de commandes dans votre Système de gestion concessionnaire (SGC). L administrateur doit généralement procéder à la mise en place initiale du transfert électronique. Pour transférer les pièces en Mode Transfert Assisté (ATM) : 1. Finaliser votre Liste de commandes dans le WorkBench. 2. Cliquer sur l icône Emulateur de terminal dans la barre d outils, ou appuyer sur Ctrl+T. Cela lancera votre Système de gestion concessionnaire (SGC) et la liste Microcat Transfert de pièces. 3. Aller à l écran de saisie de commandes ou de renseignements dans votre SGC. 4. Cliquer sur chaque ligne de la liste Transfert de pièces pour transférer dans votre SGC. Les numéros des pièces et les quantités seront transférés et affichés sur l écran de saisie de commandes ou de renseignement de votre SGC. Infomedia Ltd

28 Ressources Microcat Ressources Microcat Dans ce chapitre vous allez apprendre à : Accéder à des informations supplémentaires sur le véhicule Afficher des ressources de formation Généralités Pour visionner les informations de préface pour le catalogue actuellement chargé : 1. Cliquer sur le menu Aide et sélectionner Les documents du catalogue. La boîte de dialogue des Documents du catalogue sera affichée avec l onglet Préface sélectionné. 2. Sélectionner la Préface principale et cliquer sur le bouton Visualiser. Ou, sélectionner Préface commune pour voir les informations préface communes. Ressources de formation Microcat propose un certain nombre d éléments de formation pour aider les utilisateurs. Choisir parmi les options suivantes : Astuces : une ressource gratuite de formation en ligne fournie par le biais d un service régulier de courrier électronique, et qui propose des astuces pour gagner du temps. Pour souscrire aux Astuces, cliquer sur le lien suivant : Aide : un fichier d aide en ligne pour fournir un support permanent aux utilisateurs de Microcat. Pour y accéder, cliquer sur le menu Aide et sélectionner Sujets d aide, ou appuyer sur F1. Raccourcis clavier : une liste des raccourcis les plus couramment utilisés de l application. Pour y accéder, cliquer sur le menu Formation et sélectionner Raccourcis clavier, ou appuyer sur F10. GCAT Guide de référence abrégé : Liste de numéros de sections GCAT. Pour y accéder, cliquer sur le menu Aide et sélectionner Information CGAT. Disclaimer Infomedia Ltd All rights reserved worldwide. Microcat, Infomedia, WorkBench and SuperWindow are registered trademarks and trademarks of Infomedia Ltd. All other brand names or trademarks are the properties of their respective holders. No warranty of any kind is given regarding the information contained herein, which is provided on an as is basis. Any warranties as to merchantability and fitness for a specific purpose are, to the fullest extent, excluded. Infomedia Ltd shall in no way be liable to the reader of this document for any direct, consequential, indirect, incidental, punitive, special or other damages whatsoever arising from the reader s reliance on the contents provided herein. The receipt of this document shall not be construed as conferring any rights to the recipient in the information provided, nor in the patents, trademarks or copyrights of Infomedia Ltd or any of its subsidiaries. PQSG_FEU_FR_v1.3 Infomedia Ltd

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