LES ORGANISMES DE BIENFAISANCE SUR LA COLLINE

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1 LES ORGANISMES DE BIENFAISANCE SUR LA COLLINE Guide de planification pour votre journée de sensibilisation Les 13 et 14 mai 2015, Imagine Canada et neuf organismes partenaires nationaux ont tenu une Journée des organismes de bienfaisance sur la Colline à Ottawa. En une journée, nous avons organisé 27 rencontres avec des sénateurs et des députés pour leur parler de l importance du secteur de la bienfaisance et sans but lucratif pour la qualité de vie des Canadiens et l économie de notre pays en vue de l élection fédérale de Dans ce guide, nous présentons le processus que nous avons suivi pour organiser cet événement, tout comme les leçons apprises à chaque étape. Bien que notre journée ait visé les parlementaires fédéraux, plusieurs aspects du processus et des leçons apprises peuvent s appliquer aussi bien à un événement organisé au niveau provincial ou municipal. pour plus d information politiquespubliques@imaginecanada.ca ou poste 224 imaginecanada.ca/fr/blog/a-ottawa-pour-nous-faire-entendre mai 2015 guide de planification pour votre journée de sensibilisation 1

2 COMMENCER À PLANIFIER TÔT Personne n aime vraiment planifier. Or, croyez-nous, c est une des étapes les plus importantes pour réussir! COMMENCER À PLANIFIER TÔT Choisissez une date (au moins trois mois à l avance) Commencez tôt, au moins trois mois à l avance. Les horaires des parlementaires se remplissent rapidement, et plus on monte en grade, plus c est vrai. Vous imaginez l horaire d un ministre! Vos partenaires et les autres participants vous seront également reconnaissants d avoir suffisamment de temps pour prévoir leur budget attribué à l événement et pour organiser leur horaire. Ne laissez planer aucun doute sur l objectif de la journée. Voulez-vous faire de la sensibilisation? Souhaitez-vous faire la promotion d un dossier politique en particulier ou renforcer l esprit d équipe parmi les participants? Les parlementaires s attendront à ce que vous ayez des demandes spécifiques. Choisissez un membre de votre équipe qui sera responsable de coordonner l événement. Idéalement, la coordination des différentes tâches liées à la journée sera sa seule fonction. Précisez l objectif de la journée. L objectif de la journée est de : Sensibiliser Faire la promotion d un dossier politique en particulier : Renforcer l esprit d équipe parmi les participants Choisissez un membre de votre équipe responsable de coordonner l événement : Déterminez le budget de l événement : notes guide de planification pour votre journée de sensibilisation 2

3 choisir une date Si vous choisissez la mauvaise date pour votre événement, il deviendra presque impossible d organiser des rencontres. À l inverse, le choix de la bonne date rendra vos efforts de planification d autant plus facile. Vérifiez le calendrier parlementaire. Assurez-vous que la Chambre et le Sénat siègent le jour que vous prévoyez organiser votre événement pour que les parlementaires soient à Ottawa plutôt que dans leur circonscription. Tenez compte des périodes très occupées, comme les jours du dépôt du budget. Organisez l événement un mardi. Ce jour-là, les parlementaires ne voyagent pas (comme le lundi et le vendredi), il n y a pas de réunions de caucus (comme le mercredi) et les parlementaires ne seront pas occupés à préparer le retour dans leur circonscription (comme le jeudi après-midi et soir). Cependant, vous devrez composer avec l horaire des comités. Celui-ci pourrait bloquer tout l après-midi et amener une surabondance de rendez-vous en matinée. Avant de choisir votre date et la veille de votre événement, vérifiez auprès des responsables de la sécurité dans l enceinte parlementaire si de grandes manifestations ou d autres événements d envergure sont prévus le même jour. Si oui, cela ne voudra pas nécessairement dire que vos rencontres seront annulées, mais la sécurité pourrait être renforcée et les délais de déplacement entre les lieux de rencontre, plus longs. À quelques jours de votre événement, confirmez que le service de sécurité en est informé. choisir une date Date premier choix : Le parlement siège-t-il à cette date? Oui Non Est-ce que d autres événements sont prévus pour cette date? notes Oui Non Détails Date deuxième choix : Le parlement siège-t-il à cette date? Oui Non Est-ce que d autres événements sont prévus pour cette date? notes Oui Non Détails guide de planification pour votre journée de sensibilisation 3

4 fixer des rencontres Pas de rencontres, pas de Journée sur la Colline! L organisation des rencontres est la partie qui demandera le plus de temps, mais constitue également l élément essentiel de votre planification. Bien à l avance, préparez une liste des parlementaires que vous voulez rencontrer. Cette liste doit comprendre votre premier, deuxième et même troisième choix. Si vous ajoutez des noms en cours de route, vous risquerez de perdre du temps et de retarder votre processus. Si possible, demandez aux participants de communiquer avec les parlementaires avec lesquels ils ont déjà un lien ou qui représentent leur circonscription ou leur région. Les parlementaires seront plus enclins à accepter votre demande de rencontre s ils ont une relation établie ou une affinité naturelle avec le demandeur. Prenez contact par téléphone même si ce n est que pour connaître le nom de la personne responsable de la gestion des rencontres et l adresse de courriel à laquelle vous devriez envoyer vos demandes. Bien que la plupart des équipes vous demanderont de leur faire parvenir une demande écrite, que vous devriez faire suivre, ne vous fiez pas uniquement à ces communications pour fixer une rencontre. Les politiciens et leur personnel reçoivent une quantité énorme de courriels, alors, s ils ne donnent pas immédiatement suite à une demande, elle risque d être égarée rapidement. Planifiez bien le moment de votre appel. Essayez d appeler pendant que la Chambre siège plutôt que pendant les périodes de congé. Le personnel à Ottawa attendra le retour du député ou du sénateur avant de lui parler de la rencontre. Si vous faites votre demande pendant une semaine de congé, elle pourrait être laissée de côté ou perdre de son importance. Essayez d appeler à différents moments de la journée. Selon notre expérience, les meilleurs moments pour appeler sont tôt le matin (entre 8 h 30 et 9 h 15) et pendant l heure du dîner (entre midi et 13 h 30). Respectez les préférences linguistiques. Déterminez quels parlementaires sont des Anglophones et faites les appels à leur bureau en anglais. fixer des rencontres Préparez une liste des parlementaires que vous voulez rencontrer. Pour chaque parlementaire, notez : Préférence linguistique : Français Anglais Nom du participant qui connaît le parlementaire et qui pourra l appeler : Notes sur l engagement antérieur du parlementaire pour votre cause : Fixez des rencotres. Pour chaque parlementaire : Prenez contact avec son bureau par téléphone. Nom et coordonnées de la personne-ressource : Envoyez une confirmation par courriel Confirmez l heure et le lieu de la rencontre : Heure Confirmez de nouveau la rencontre 24 à 48 heures d avance Fournissez les noms des participants, leur biographie et toute autre information pertinente Confirmez les lieux de rencontre, y compris les numéros de bureau, au moment de confirmer les rencontres avec les parlementaires. À 24 ou 48 heures des rencontres, confirmez-les de nouveau. Faites parvenir au personnel des parlementaires les noms des participants, leur biographie et toute autre information pertinente. L adjoint à l horaire communiquera probablement avec les responsables de la sécurité pour s assurer qu ils sont informés de la venue des participants. Aussi, n oubliez pas de fournir vos coordonnées à l adjoint à l horaire pour qu il puisse communiquer avec vous en cas d imprévus. Il y en a toujours. guide de planification pour votre journée de sensibilisation 4

5 réfléchir au contenu Pour que votre Journée sur la Colline soit un franc succès, il vous faut plus que des rencontres. Vous devez préparer des sujets de discussion et des demandes spécifiques à présenter aux parlementaires. Créez le contenu destiné aux participants et aux parlementaires bien à l avance afin d accorder un délai raisonnable au processus de mise en page, de traduction (le cas échéant), d impression et de diffusion des documents. Distribuez le matériel d information aux participants une semaine à l avance. Le matériel peut comprendre les biographies des participants et des parlementaires, les messages clés, des conseils pour les rencontres et l horaire. Prévoyez la tenue d un atelier préparatoire obligatoire pour faire en sorte que tous les participants comprennent bien les messages clés et la stratégie adoptée. Donnez du temps à vos participants pour simuler des réunions avec les autres membres de leur groupe. Créez un document à remettre aux parlementaires, qui reprend vos messages clés, tout comme vos demandes, une explication de leur importance et une proposition des mesures à adopter. réfléchir au contenu Matériel d information pour les participants (exemples) Biographies des parlementaires Biographies des autres participants Messages clés Conseils pour les rencontres Horaire des rencontres Matériel pour les parlementaires (exemples) Biographies des participants Document à remettre comprenant les messages clés et les demandes spécifiques Organisez des ateliers préparatoires pour tous les participants Heure guide de planification pour votre journée de sensibilisation 5

6 former les groupes de participants Pendant la Journée sur la Colline, les participants se déplacent habituellement en groupe entre les rencontres. Choisissez la composition de ces groupes de façon stratégique. Chaque groupe ne devrait comprendre plus de trois ou quatre personnes. Ainsi, chaque participant pourra activement contribuer aux rencontres et disposer d une place pour s asseoir (Les bureaux des parlementaires sont parfois très petits!). Dans la mesure du possible, formez des groupes diversifiés en ce qui concerne p. ex. la mixité linguistique et la représentation des genres. Il pourrait s avérer utile d inclure dans vos groupes des agents de projet ou des gens travaillant sur le terrain pour enrichir les discussions avec des récits sur les effets réels de certaines décisions politiques sur les membres de la collectivité. Pourquoi ne pas jumeler les jeunes participants ou ceux n ayant pas d expérience dans la promotion et la défense des intérêts à des professionnels aguerris dans ce domaine? Une belle occasion de développement professionnel! Intégrez un représentant de votre organisme dans chacun des groupes afin d aider les participants à trouver les lieux de rencontre et de préparer le terrain pour chacune des réunions. C est une excellente idée pour le représentant de faire le tour des lieux de rencontre à l avance pour les trouver plus facilement le jour de l événement, puisque les rencontres pourraient se dérouler dans différents bâtiments. Si possible, formez les groupes de manière à ce qu ils comprennent des membres qui ont déjà un lien avec les parlementaires que le groupe rencontrera. former les groupes de participants Recueillez l information suivante pour chaque groupe de participants 1 er groupe de participants 1 re personne Rôle : Organisation : Compte Twitter : Courriel : Cellulaire : 2 e personne Rôle : Organisation : Compte Twitter : Courriel : Cellulaire : 3 e personne Rôle : Organisation : Compte Twitter : Courriel : Cellulaire : 4 e personne Rôle : Organisation : Compte Twitter : Courriel : Cellulaire : Assurez-vous qu au moins une personne dans chaque groupe dispose d un téléphone intelligent et d un compte Twitter pour partager l information sur les rencontres avec le monde. guide de planification pour votre journée de sensibilisation 6

7 réception de clôture L organisation d une réception de clôture à la fin de votre Journée sur la Colline est une excellente façon de faire connaissance avec les parlementaires qui n ont pas eu la chance de vous rencontrer au cours de la journée. De plus, elle offre une occasion informelle pour faire du réseautage. Choisissez une autre journée que le jeudi pour organiser la réception de clôture, puisque c est le jeudi soir que les parlementaires retournent dans leur circonscription. Envoyez des invitations par la poste en plus des invitations par courriel. Les adjoints aiment les montrer à leur patron et il est facile de passer par-dessus un courriel ou de l effacer. réception de clôture Date et heure Coordonnées Frais d utilisation des lieux Traiteur Coordonnées Coût du traiteur Détails du menu Indiquez sur l invitation si la réception comprend un repas, s il y a des frais et si le personnel des parlementaires est invité. Invitez les parlementaires et certains membres de leur équipe. Cependant, n oubliez pas que ces invitations passent vite d une main à l autre et pourraient finir dans celles d un stagiaire temporaire ou bénévole. Au moment de déterminer le lieu de la réception, faites un choix stratégique. Un endroit plus restreint sur la Colline peut s avérer avantageux si la participation est modeste. En même temps, un endroit sur la Colline est souvent plus facile à atteindre pour les parlementaires, ce qui pourrait faire augmenter le nombre de participants. En revanche, ces derniers auront tendance à partir vite si l endroit est trop petit et bondé. Avez-vous besoin d un permis pour servir de l alcool? Oui Non 1 er commanditaire 2 e commanditaire 3 e commanditaire notes Une fois la date fixée Envoyez des invitations aux parlementaires (indiquez clairement si un repas sera servi, s il y des frais et si le personnel politique est invité) Invitations par courriel Invitations par la poste Rappel le jour de l événement guide de planification pour votre journée de sensibilisation 7

8 APRÈS L ÉVÉNEMENT Vous pensez avoir fini une fois les rencontres terminées et les participants, partis? Détrompez-vous! Il reste quelques éléments importants à considérer. Faites les suivis nécessaires. Envoyez des lettres de remerciements personnalisées aux parlementaires peu de temps après votre événement. N oubliez pas, à cette occasion, de répondre aux questions restées sans réponse pendant les rencontres. Si vous avez des photos prises pendant les réunions, mettez-les dans l enveloppe pour y ajouter une touche personnelle. Construisez votre mémoire organisationnelle. Notez toute information pertinente sur les parlementaires pour vos futures interactions avec eux, dont leurs projets préférés, des renseignements sur leur parcours et sur leurs connaissances du secteur. Faites une évaluation avec votre équipe responsable de l organisation et avec vos participants pour noter toute amélioration possible en vue de votre prochaine Journée sur la Colline. APRÈS L ÉVÉNEMENT Envoyez des lettres de remerciements personnalisées aux parlementaires Notez toute information pertinente sur les parlementaires (dont leurs projets préférés, des renseignements sur leur parcours et sur leurs connaissances du secteur) Organisez une rencontre de rétroaction avec les participants à l événement Heure Organisez une rencontre de rétroaction avec l équipe responsable de l organisation de l événement Heure guide de planification pour votre journée de sensibilisation 8