1. Planification des tâches

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1 La planification des tâches 1 Établir l ordre des priorités Gérer les outils au service de la gestion du temps Outils utilisés pour la gestion du temps 1. Planification des tâches Le centre de formation F2C de Lyon souhaite optimiser son organisation. Mlle Wart, assistante pédagogique de Mme Charleval, qui planifie toutes les activités du service, se voit confier cette tâche. Affecté pour un remplacement, comme secrétaire, vous assistez Mlle Wart dans cette mission. 7

2 THÈME Gérer le temps R ue- em m éni g es n es M lle Wart vous demande quels outils de gestion du temps vous connaissez? Les outils pour gérer le temps? 8VOTRE MISSION 8 MISSION 1 Traiter les tâches dans l ordre des priorités C Chaque matin, Mlle Wart classe les différentes activités qu elle doit réaliser dans la journée dans l ordre de leur importance. le 2 septembre, elle vous remet la liste de ses activités et vous demande de les ordonner en utilisant la méthode ABC (document 1, annexe 1). Pour la réalisation des activités journalières, la gestion du temps repose sur la hiérarchisation des tâches, en fonction de leur importance et de leur urgence. Il existe plusieurs méthodes. La méthode ABC (selon l importance) : classer et visualiser dans un tableau les tâches : Tâches A : très importantes Tâches B : importantes Tâches C : peu importantes Ex. : enregistrer le courrier Ex. : relancer un client Ex. : passer une commande peu urgente La méthode d Eisenhower selon l importance et l urgence : Important Secondaire Tâches A À faire immédiatement. Tâches C À déléguer. Urgent Tâches B À reporter, mais dans un délai raisonnable. Tâches D À ne pas faire ou à déléguer systématiquement. Non urgent

3 La planification des tâches 1 1 Liste des tâches pour la journée du 2 septembre Tâches A : très importantes Tâches B : importantes Tâches C : peu importantes C2 Formation k Organiser la salle pour la réunion de cet après-midi concernant la Validation des Acquis de l Expérience. k Enregistrer le courrier reçu. k Préparer les documents nécessaires pour la VAE de cet après-midi 15 h. k Téléphoner au serrurier pour changer deux verrous. k Acheter des plantes pour égayer l accueil. k Téléphoner au fournisseur ALOB pour ajouter à notre commande n 256 du 1 er septembre : 10 ramettes de papier de couleur rose à notre colis. k Envoyer une lettre à M. Duval pour confi rmer son stage de la semaine prochaine. k Téléphoner aux ASSEDIC pour une prise en charge d un nouveau stagiaire, M. Albert. ANNEXE I Classification de la journée du 2 septembre selon la méthode ABC VOTRE MISSION MISSION 2 Fiche Ressource 1 Tenir un échéancier F F2C Formation organise une journée portes ouvertes le mercredi septembre dans ses locaux. Cette journée a pour but de faire connaître au public les formations offertes. Vous aidez Mlle Wart pour la planification des différentes tâches liées à cette journée. Précisez les dates d exécution des tâches à réaliser, puis complétez l échéancier du mois de septembre concernant cette action (document 2, annexes 2 et 3). L échéancier visualise les dates d échéance. Il récapitule les dates auxquelles certaines tâches doivent être réalisées. Ces dates peuvent être notées sur un calendrier ou sous forme de tableau. 9

4 THÈME Gérer le temps 2 Calendrier Septembre 20.. SEPTEMBRE Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche VOTRE MISSION ANNEXE 2 Liste des tâches à réaliser pour la journée portes ouvertes du septembre N Tâches à réaliser Périodes Dates 1 Préparer l affiche J 27 4/9 2 Rédiger une annonce pour la presse locale J 24 3 Rechercher les coordonnées des journaux locaux et régionaux J 24 4 Écrire aux journaux et y joindre l annonce J 23 5 Préparer une affiche pour informer le personnel J 20 6 Préparer le roulement des formateurs sur la journée J 17 7 Acheter les collations (boissons ) J Répartir les tâches de chacun (accueil, démonstration, guidage ) Préparer un document récapitulatif (qui fait quoi? quand?...) J 10 J 7 10 Organiser les salles et l accueil J 1 11 Vérifier que chacun est à sa place J 0 * L échéancier indique les dates d échéances à respecter. ANNEXE 3 L échéancier* de la journée Portes ouvertes SEPTEMBRE M 1 V 11 L 21 M 2 S 12 M 22 J 3 D 13 M 23 V 4 L 14 J 24 S 5 M 15 V 25 D 6 M 16 S 26 L 7 J 17 D 27 M 8 V 18 L 28 M 9 S 19 M 29 J 10 D 20 M

5 La planification des tâches 1 MISSION 3 Tenir et mettre à jour un agenda Mme Charleval gère ses rendez-vous à l aide d un organiseur papier. 1 Elle vous demande de mettre à jour son agenda pour la semaine suivante (document 3, annexe 4). 2 Elle vous demande également de rédiger la réponse à la société de nettoyage Netlyon par courriel (document 3, annexe 5). L agenda visualise ce qui doit être réalisé par date et par heure. Il peut être tenu manuellement ou être électronique. Il permet de fixer des rendez-vous et de prévoir la durée. Pour : Mme Charleval Date : 4/9 Heure : 15 h 00 En votre absence M me Sebastian Société Tél. : a téléphoné rappellera vous prie de le rappeler Urgent est venu vous voir désire vous voir Message Veut vous inviter au restaurant de la Chapelle soit le 9 ou le 11/09 vers midi. Recu par : La secrétaire 3 Demandes de rendez-vous à noter dans l agenda de Mme Charleval Pour : Date : Heure : M Société En votre absence Tél. : a téléphoné rappellera vous prie de le rappeler Urgent est venu vous voir désire vous voir Message Mme Charleval 4/9 10 h 00 me Lege LP St Joseph Lyon Souhaite vous rencontrer mercredi aprèsmidi si possible (14-16 h) Recu par : La secrétaire Pour : Date : Heure : M. Trésor Société En votre absence Tél. : a téléphoné rappellera vous prie de le rappeler Urgent est venu vous voir désire vous voir Message Note de service Programme de formation 9h00 :: installation, présentation différents participants. Définitions des profils et besoins. 10h00 : : Théme n 1. 12h00 :: Théme n 1 Mme Charleval 4/9 INFOPLUS Note Ne prévoyez aucun RDV le 11, je suis toute la journée en formation sur un nouveau logiciel. Merci Mme Charleval 11 h 00 Désire un RDV pour la mise en place du nouveau parc informatique. Désire vous présenter les nouveaux rétro-projecteurs. Serait disponible les AM de la semaine proch. Prévoir 3 h de RDV. VOTRE MISSION Recu par : La secrétaire 11

6 THÈME Gérer le temps ANNEXE 4 Mise à jour de l agenda de Mme Charleval Agenda de Mme Charleval Lundi 7 Mardi 8 Mercredi 9 Jeudi 10 Vendredi 11 Samedi 12 Tx : 149 Tx : 150 Tx : 151 Tx : 152 Tx : 153 Tx : VOTRE MISSION 12 Rédaction de l annonce avec M. Roy Réunion à l inspection académique avec Luc M. Duhamel ANNEXE 5 Mme Comte CCI M. Dulac ANPE Réunion avec les 1 formateurs Notes Notes Notes Notes Notes Notes Réponse par courriel à la société Netlyon Téléphoner Écrire Voir Faire Encaisser Dimanche Tx : 140

7 La planification des tâches 1 MISSION 4 Tenir un planigramme Fiche Ressource 1 F2C Formation utilise un planning pour repérer la présence des formateurs dans la société au cours de la semaine. M me Charleval souhaiterait organiser une réunion avec les formateurs la semaine du 21 au 25 septembre. La réunion durera 2 heures. Elle débutera soit à 10 h, soit à 15 h. En fonction des obligations de service de chacun, complétez le planigramme des formateurs, puis déterminez le jour de la réunion (document 4, annexe 6). Le planning permet de visualiser différentes tâches à effectuer. Les personnes concernées par une charge de travail peuvent y figurer. Il existe plusieurs types de planning. Le planning à fiche en T, à gouttières ou bandelettes, magnétiques. Vous utiliserez le planning à gouttières. Arnaud 4 ANNEXE 6 Présence des formateurs dans la société Mme GARCIA, mardi et jeudi M. BLANC, mardi et mercredi toute la journée M. TORRES, mardi et jeudi toute la journée Mlle GIL, jeudi après-midi, vendredi et mercredi M. ESTEVE, jeudi matin et lundi matin M. BONNET, vendredi après-midi Mme ARNAUD, jeudi matin et vendredi matin M. DIAZ, lundi matin et mardi après-midi M. CARRERE, mercredi matin M. PASTOR, mercredi matin, jeudi après-midi Mme VIDAL, mardi après-midi et jeudi matin Planning des formateurs Semaine du 21 au 25 septembre Noms Lundi 21 Mardi 22 Mercredi 23 Jeudi 24 Vendredi 25 M AM M AM M AM M AM M AM VOTRE MISSION Demi-journée disponible pour organiser la réunion : 13

8 La planification des tâches 1 1 Le traitement des tâches dans l ordre des priorités Importance La planification est la programmation d actions et d opérations à mener dans un domaine précis, avec des objectifs précis, avec des moyens précis, sur une durée (et des étapes) précise(s). B A D C Il existe deux méthodes pour hiérarchiser les tâches : La méthode ABC : La méthode d Eisenhower : La tenue d un échéancier L échéancier permet de visualiser.... Il peut se présenter sous forme de : mai 3 La tenue et la mise à jour d un agenda Les agendas permettent de visualiser.... Il existe deux types d agendas agendas : La tenue d un planigramme Il permet de visualiser.... Il existe plusieurs types de planning. Quel est le nom de celui que vous avez utilisé dans le dossier? QU AI-JE RETENU? Urgence

9 La planification des tâches 1 ENTRAÎNEMENT 1 Tenir un planigramme Comme toutes les années, F2C Formation participe au Téléthon. Cette année encore, elle désire apporter sa contribution en réalisant un lâcher de ballons à partir de son stand situé dans les jardins. Elle souhaite impliquer les commerçants pour qu ils fournissent un maximum de ballons. Afin d organiser cette manifestation, Mme Charleval vous demande de compléter sur le planning les différentes opérations à effectuer jusqu à la manifestation (document, annexe). Organisation de la manifestation Tâches Prendre contact avec la mairie pour l installation du stand dans les jardins. Prendre contact avec la coordination du Téléthon pour la commande du matériel nécessaire (affiches, tee-shirts ). Réceptionner la livraison des affiches, tee-shirts Demander les autorisations à la mairie et à la préfecture pour l installation du stand dans les jardins et le lâcher de ballons. Prospection des commerçants pour qu ils offrent les ballons. Récupération des ballons. Relance auprès de la mairie en l absence de réponse. Prendre contact avec la presse et les radios locales. Réunion pour l encadrement des bénévoles pendant la manifestation (rotation pendant h, vente des ballons ). Promotion par affiches et distribution de tracts. Manifestation du Téléthon. Périodes 2 e quinzaine de septembre 1 re quinzaine de novembre 2 e quinzaine de novembre Pendant le mois d octobre Pendant le mois d octobre 2 e quinzaine de novembre 1 re quinzaine de novembre 2 e quinzaine de novembre 1 re quinzaine de novembre 2 e quinzaine de novembre Le 5 et 6 décembre ENTRAÎNEMENT ANNEXE Échéancier des tâches pour le Téléthon Tâches Sept. Oct. Nov. Déc. Prendre contact avec la mairie pour l installation du stand dans les jardins. 15

10 THÈME Gérer le temps ENTRAÎNEMENT 2 Mettre à jour un agenda Mlle Gil, formatrice chez F2C, aide également la directrice dans les tâches d organisation. Elle gère son agenda sur GOOGLE agenda. Elle a commencé à le mettre à jour pour la semaine du novembre au 5 décembre. À l aide de la note qu elle vous a laissée, terminez la mise à jour de l agenda (document, annexe). Liste des tâches pour la semaine 16ENTRAÎNEMENT 16 Conseil de classe des 1 re Bac pro commerce lundi de 14 h à 15 h Conseil de classe des Tle Bac pro secrétariat lundi du 16 h à 17 h Réunion avec la directrice pour faire un point sur le Téléthon à prévoir en début de semaine. Prévoir 2 heures Réceptionner les affi ches pour le Téléthon le mercredi à 9 h RDV presse locale pour le Téléthon mercredi de 10 h à 12 h Prévoir ½ journée pour la distribution des tracts Ne pas oublier de réserver la journée du samedi pour le Téléthon ANNEXE Agenda de Mlle Gil