Documentation outil de gestion des congés

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1 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 1 Diffusion interne : Diffusion externe : 1 exemplaire Rédigé par Approuvé par Approuvé par Approuvé par P. FERNANDEZ Visa Visa Visa Visa Nombre de pages (hors annexes) : 13 Documentation outil de gestion des congés EVOLUTIONS IND. DATE SECR. REDACTEUR OBJET 00 06/02/2012 PFE Version Initiale 01 10/02/2012 Mise à jour suite à modif pour intégration dans l'ent

2 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 2 SOMMAIRE 1. Introduction Accès à l'application Mode administrateur Administration des utilisateurs Gestion des utilisateurs Ajout d'un utilisateur Gestion des Groupes Gestion Groupes Utilisateurs Gestion Groupes Responsables Autres paramétrages Saisie des jours chômés Saisie des jours de fermeture Mode responsable Mode utilisateur Nouvelle absence Demandes en cours Historique des congés Historique des autres absences Calendrier...13

3 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 3 1. INTRODUCTION Un outil de gestion des congés a été mis en place dans l'ent, pour le personnel de la DOSI. Cela permet aux utilisateurs de poser des congés, et de les faire valider par les responsables. Les demandes et les réponses s'accompagnent de mails. Un calendrier présentant les absences de chacun est aussi disponible, visible pour la totalité des utilisateurs ou pour un groupe donné. 2. ACCÈS À L'APPLICATION On accède à l'application par l'ent, onglet «DOSI», puis «Congés Dosi». 3. MODE ADMINISTRATEUR A l'arrivée sur phpcongés, la page suivante apparaît. Si l'utilisateur est administrateur, le bouton «Mode Administrateur» est visible.

4 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 4 La page suivante s'affiche. Les boutons «Configuration», «Config Absences» et «Config Mails» servent à configurer certains paramètres qui n'ont a priori pas besoin d'être modifiés ADMINISTRATION DES UTILISATEURS

5 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page GESTION DES UTILISATEURS Tous les utilisateurs présents dans la base de donnée sont listés dans l'onglet «Gestion des utilisateurs». Les paramètres pour chaque utilisateur peuvent être modifiés grâce au bouton «Modifier», l'utilisateur peut être supprimé par le bouton «Supprimer». Quand on choisit «Modifier», la fenêtre suivante s'ouvre : On peut alors rentrer les paramètres RH : temps plein ou partiel (quotité), nombre de jours de congés par an, jours d'absence en cas de temps partiel. Il faut aussi choisir : si l'utilisateur est un responsable. Il faut alors positionner «is_resp» à Y, N sinon. Quel est le responsable de l'utilisateur dans le menu déroulant : si l'utilisateur est administrateur. Il faut positionner «is_admin» à Y, N sinon. si le calendrier de tous les utilisateurs est visible. Il faut positionner «see_all» à Y. Puis «Valider» pour appliquer les modifications AJOUT D'UN UTILISATEUR Si on souhaite ajouter un utilisateur, la page suivante apparaît :

6 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 6 Une liste d'utilisateurs (issue du LDAP) est présente. On choisit l'utilisateur que l'on souhaite ajouter, et on renseigne les paramètres de la même façon qu'à l'étape précédente. On peut choisir aussi le groupe auquel l'utilisateur appartient GESTION DES GROUPES Cet onglet sert à créer un nouveau groupe, ou à modifier le nom d'un groupe existant :

7 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page GESTION GROUPES UTILISATEURS Si on choisit un groupe, la liste des utilisateurs que l'on peut sélectionner apparaît. Par exemple, pour le groupe «Campus Luminy» : Inversement, si on choisit un utilisateur, la liste des groupes disponibles apparaît :

8 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page GESTION GROUPES RESPONSABLES Parmi les utilisateurs déclarés responsables, et parmi les groupes définis, on peut choisir une correspondance : 3.2. AUTRES PARAMÉTRAGES SAISIE DES JOURS CHÔMÉS Le bouton «saisie des jours chômés» permet d'accéder à un calendrier, on peut alors sélectionner les jours fériés ou autres.

9 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page SAISIE DES JOURS DE FERMETURE La fenêtre suivante s'ouvre :

10 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 10 On choisit à qui s'appliquent les paramètres que l'on va rentrer, et un nouveau calendrier apparaît :

11 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page MODE RESPONSABLE Lorsque l'utilisateur est déclaré responsable, la première page affichée est la suivante : L'onglet «Traiter toutes les demandes» permet de valider ou refuser les demandes de congés qui ont été passées par les utilisateur : Il suffit alors de traiter la demande. Un mail est alors envoyé à l'utilisateur qui a fait la demande. 5. MODE UTILISATEUR Le mode utilisateur permet de poser les absences et afficher les informations sur les demandes traitées ou en cours NOUVELLE ABSENCE Le premier onglet «Nouvelle absence» présente un calendrier sur lequel on peut sélectionner le début et la fin de l'absence ainsi que le motif.

12 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page 12 En cas de demande de congés payés, un mail est envoyé au responsable : APPLI CONGES Demande de congés DEMANDES EN COURS Tant que la demande n'a pas été traitée par le responsable, elle apparaît dans les «Demandes en cours» HISTORIQUE DES CONGÉS Lorsque la demande a été acceptée, elle apparaît dans l' «Historique des congés» : 5.4. HISTORIQUE DES AUTRES ABSENCES Dans «Historique des autres absences», toutes les absences autres que pour congés apparaissent, par exemple :

13 Ind. 00 Documentation outil de gestion des congés Page CALENDRIER Le bouton «Afficher le calendrier» permet de voir les absences sur le calendrier. Si l'option «See_all» a été activée, alors l'utilisateur pourra voir les absences des autres utilisateurs sur le calendrier. On peut choisir aussi l'affichage des utilisateurs d'un groupe, grâce à la liste déroulante en haut à droite. La légende précise le type d'absence, et on voit aussi que la gestion des demi-journées d'absence est prise en compte.