Livret 1. Mise à jour février Département Tertiaire

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1 Élaborer mon étude financière Livret 1 S'initier à la tenue de la comptabilité d'une TPE Mise à jour février 2008 Département Tertiaire

2 Avertissement au lecteur Le présent fascicule fait l'objet d'une protection relative à la propriété intellectuelle, conformément aux dispositions du Code du même nom. Son utilisateur s'interdit toute reproduction intégrale, partielle ou par voie dérivée et toute diffusion dudit document sans le consentement exprès de l'afpa. Sous réserve de l'exercice licite du droit de courte citation, il est rappelé que toute reproduction intégrale, partielle ou par voie dérivée de ce document, sans le consentement exprès de l'afpa, est constitutive du délit de contrefaçon sanctionné par l'article L du Code de la Propriété Intellectuelle. Chef de projet : Patrick LAVIALLE Concepteurs : Claude DINSENMEYER Dominique GREDY Didier PORTANGUEN Joëlle ZION Dépôt légal : S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 2 / 35

3 SOMMAIRE 1 PLAN COMPTABLE Page Les classes 1.2 Quelques remarques 2 LE PASSAGE DES ECRITURES Page La collecte des documents 2.2 La codification 2.3 La saisie comptable 3 EXERCICE COMMENTE Page 21 4 OBLIGATIONS COMPTABLES DE L ENTREPRISE Page Les livres obligatoires 4.2 Pièces justificatives de la comptabilité 4.3 Le livre de paie 5 ENTREPRISES VENDANT AU COMPTANT Page Justification des ventes au comptant 5.2 Tenue du livre de caisse 5.3 Ventilation des ventes par taux de TVA 6 CORRECTION DES EXERCICES D'APPLICATION Page 30 S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 3 / 35

4 1. PLAN COMPTABLE En comptabilité, on utilise des comptes. Vous savez déjà à quoi ressemble un compte, pour ceux qui ont oublié en voici un : N COMPTE : Désignation : N de Sommes Soldes Date pièce N Cpte LIBELLES Débit Crédit Débiteur Créditeur Afin d être repéré et identifié chaque compte à un numéro. L ensemble des comptes utilisés dans la Comptabilité Générale Française s appelle le «Plan Comptable». Le Plan Comptable est donc un document qui dresse la liste des comptes qu'on utilise dans la tenue de la comptabilité de l'entreprise. Il indique avec précision certains comptes et laisse une certaine liberté relative pour d autres comptes. En effet, si chaque entreprise a bien des dépenses d assurance (donc un compte imposé), chaque entreprise a des fournisseurs différents, des clients différents, qu il est impossible de tous répertorier. C'est donc vous qui déciderez, dans le respect de la logique du Plan Comptable, du numéro du compte de chacun de vos clients ou fournisseurs. 1.1 LES CLASSES Le premier chiffre de chaque compte indique la classe. Tous les comptes qui commencent par le même chiffre appartiennent donc à la même classe et sont du même type. Dans la comptabilité générale on utilise 7 classes. Même si vous ne souhaitez pas devenir expert-comptable, connaître «par cœ ur» les 7 classes est indispensable à tout Chef d Entreprise soucieux de comprendre le fonctionnement de son entreprise. Voici les 7 classes utilisées : Classe 1 : Les comptes de capitaux - Capital - Apport - Emprunt à long terme S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 4 / 35

5 ou moyen terme Classe 2 : Les immobilisations, les investissements et leurs amortissements - Incorporelles - Corporelles - Financières Classe 3 : Les stocks Classe 4 : Les tiers, notamment : 40 : fournisseurs 41 : clients Mais aussi URSSAF, TVA... Classe 5 : Les comptes financiers - Banque - Caisse - CCP Classe 6 : Les comptes de charges ( ce qui correspond aux dépenses HT) Classe 7 : Les comptes de produits (ce qui correspond aux recettes HT) Avec les classes 1 à 5, on établit le BILAN. Avec les classes 6 à 7, on établit le COMPTE DE RESULTAT. Si certains de ces termes sont nouveaux pour vous c'est normal Ils vont peu à peu devenir familier dans cette séance ou dans les livrets que vous découvrirez par la suite. 1.2 QUELQUES REMARQUES Classe 1 Les comptes de capitaux On y trouve tous les moyens financiers mis durablement à la disposition de l entreprise. Il s agit essentiellement d apport du ou des créateurs, d emprunts et du bénéfice (pour la part qui n'ayant pas été prélevée à la fin de l'année) qui est donc laissé à la disposition de l entreprise. Classe 2 Les immobilisations Les immobilisations, les investissements sont les «biens» nécessaires à l activité de l entreprise. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 5 / 35

6 Ceux-ci sont réputés servir sur plusieurs exercices, plusieurs années. Ils vont donc, pour certains d'entre eux, perdre peu à peu de leur valeur. Cette usure sera enregistrée sous la forme de l amortissement. Une camionnette perdra de sa valeur au fur et à mesure du temps. Il s agit bien d une immobilisation (mobile dans le cas présent!) qui sera amortie. Cette notion sera développée plus tard. On trouve : - des immobilisations incorporelles (frais d immatriculation, dépôt de brevet, fonds de commerce, droit d utilisation d une marque, frais de notaires...), - des immobilisations corporelles (machines, mobilier, outillage, aménagement des locaux, équipement informatique, véhicules...), - des immobilisations financières (dépôt de garantie, caution...). Classe 3 Les stocks Ceux-ci sont valorisés lors de l inventaire. Cet inventaire doit être réalisé, physiquement (on compte les articles ), au moins une fois par an à la fin de l exercice. Aucune entreprise n échappe à l inventaire de ses stocks et nous avons tous, au moins une fois, trouvé la porte de la grande surface fermée «pour cause d inventaire». C est à l occasion de ce décompte précis et réel que l on remettra à jour, après avoir valorisé ce stock, la valeur du stock de marchandises, matières premières... dans la comptabilité (classe 3). Ceci sera revu plus tard. ATTENTION! Pendant toute l année, on conserve cette valeur de stock. L ensemble des achats de biens ou de matières premières destiné à être revendu est porté en charge en classe 6. Classe 4 Les tiers Il est sage de donner un compte à chaque fournisseur et à chaque client (quand celui-ci est identifié). Le boulanger ne va pas demander un RIB à chaque client! Mais ouvrira un compte pour l hôtel-restaurant qui se sert régulièrement chez lui et ne paye qu une fois par mois). S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 6 / 35

7 L abondance de comptes ne nuit pas! Les vérifications sont plus simples, les erreurs éventuelles plus vite identifiées. En lisant le compte, on verra l ensemble des factures r eçues de tel fournisseur, celles qui ont été payées, quand elles l ont été, celles qui restent dues... Ces informations sont capitales pour la gestion de l entreprise et on imagine le peu d intérêt que représente du coup un «compte fourre-tout» du style «fournisseurs de A à M» où toutes les factures sont mélangées. Chaque client, chaque fournisseur, les organismes de protection sociale, l Etat pour la TVA... se verront donc attribuer un compte dans cette classe. Classe 5 Les comptes financiers Le compte banque devrait ressembler aux relevés de compte remis par la banque! Le solde du compte caisse correspond à la somme qui se trouve effectivement dans le tiroir caisse. Classe 6 Les charges Quand je reçois une facture de téléphone, celle-ci comporte : une charge de téléphone, une dépense, une TVA que je vais ensuite récupérer, un montant TTC que je dois à l opérateur, France Télécom par exemple. La charge, la dépense HT existe. Je peux regretter le montant de la facture mais il est trop tard... Je ne peux que m engager à être moins bavard pour la prochaine fois! Cette charge sera portée en classe 6, elle est définitive. La TVA sera portée sur le compte de la TVA déductible, récupérable. Ce compte est en classe 4, c est un tiers à qui l on doit de l argent ou qui nous en doit. Le montant TTC est dû à l opérateur (fournisseur donc classe 4). Lorsque la facture sera payée, on ne la devra plus. Le compte fournisseur sera donc soldé, équilibré, mais la charge sera toujours et irrémédiablement présente en classe 6! Classe 7 Les produits, Si l on souhaite affiner la gestion de l entreprise, on pourra avoir plusieurs comptes dans la classe 7. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 7 / 35

8 Exemple : l artisan pourra mettre dans un compte la main d œuvre, dans un autre les pièces. Le commerçant pourra mettre dans un compte les produits vendus avec un taux de TVA de 5,5 % et dans un autre les produits vendus au taux de 19,6 %. Les produits, comme les charges, sont portés en comptabilité à leur valeur HT. La TVA étant portée dans les comptes de la classe 4 (compte de tiers). REMARQUE : Les amateurs pourront utilement se procurer un Plan Comptable dans toutes les bonnes librairies, papeteries pour moins de 4,50 euros. Il vous sera utile pour de prochains exercices. Même si vous confiez la comptabilité de votre entreprise à un professionnel, il est indispensable pour vous de connaître les classes afin de comprendre les mécanismes de la comptabilité (comme les tables de multiplication... cela s apprend et il n y en a que 7!). ATTENTION! La tenue de la comptabilité ne peut être faite que par le chef d entreprise ou un de ses salariés. Si elle est tenue par une personne extérieure à l entreprise, cette personne doit être inscrite sur la liste des Experts Comptables ou Comptables Agréés, sinon il s agit de l exercice illégal de la comptabilité, délit puni par la loi! S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 8 / 35

9 2. LE PASSAGE DES ECRITURES 2.1 LA COLLECTE DES DOCUMENTS Votre premier devoir consiste à collecter, rassembler et classer les justificatifs utiles pour tenir votre comptabilité. Ces documents seront obligatoirement classés par ordre chronologique. Dans un classeur, on trouvera donc réunies toutes vos factures de vente (ou rassemblez toutes vos factures numérotées). Dans un second, tous les justificatifs de dépense, les factures, tickets de caisse, reçus, tickets de parcmètre, de péage, billets de train... (s ils sont trop petits, collez-les sur une feuille et mettez celle-ci dans le classeur!). Dans un troisième, on rassemblera tous les relevés de compte fournis par le banquier. Tous ces documents seront numérotés, ainsi si l on doit prendre une facture dans le classeur on saura facilement la remettre à sa place. De plus, le numéro permettra aisément de passer de la comptabilité au document justificatif puisqu on reportera ce numéro dans la comptabilité. Il est évident que cette numérotation est ininterrompue. En cas de contrôle les agents du fisc se feront un plaisir de demander des explications sur les documents absents! 2.2. LA CODIFICATION C est l opération qui consiste à porter sur chaque document les comptes qui vont être concernés. Exemple : au supermarché, j achète : - un balai pour nettoyer mon bureau - des enveloppes et un facturier - un photocopieur qui était en promotion et... bien sûr je paye de la TVA sur tout cela! Je demande à la caissière de me fournir une facture afin de pouvoir passer cette dépense dans la comptabilité de mon entreprise. Attention! Un ticket de caisse n est pas une facture. Il ne comporte ni mon nom ni mon adresse. Je ne pourrai donc pas récupérer la TVA sur la base de ce document. Pensez bien à exiger une facture pour chaque achat réalisé pour l'entreprise. Cette facture, même si elle est payée de suite est émise par le supermarché, c est mon FOURNISSEUR (classe 4, ) et je lui dois une somme TTC. le balai est une dépense enveloppes + facturier classe 6 : produits d entretien, classe 6 : fournitures administratives, S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 9 / 35

10 le photocopieur est un investissement, vu son prix classe 2, la TVA va dans la classe 4, TVA déductible, elle sera récupérable. Donc, sur la facture je vais inscrire les comptes concernés * : * Sur le plan comptable, on peut travailler avec plus ou moins de précision : 3, 4, 5 chiffres. Ici, nous avons opté pour des comptes à 4 chiffres. RAPPEL! La codification constitue l acte essentiel de la comptabilité. Elle ne peut donc être établie que par le chef d entreprise ou l un de ses salariés ou par un expertcomptable ou comptable agréé. 2.3 LA SAISIE COMPTABLE A) Présentation d un compte En comptabilité, un compte comporte toujours deux colonnes, celle de gauche que l on appelle «débit» et celle de droite, appelée «crédit». S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 10 / 35

11 Volontairement nous n aborderons pas ici les notions de flux, d entrée, de sortie que nous laisserons aux professionnels de la comptabilité. Nous serons également attentifs à ne pas faire de confusion entre l appellation, le nom des colonnes et l utilisation des termes en langage courant. Attention! Lorsque la banque vous envoie un relevé de compte, ce document peut être soit une copie du compte à votre nom tenu par la banque, ou à l inverse une copie du compte de la banque dans votre comptabilité. Ce qui est bien sûr exactement l inverse! Ne tirez donc aucune conclusion de ce type de document. Nous allons modestement ici, apprendre comment passer les écritures sans aucune référence avec ces notions ambiguës. Toute ressemblance avec des événements... (air connu!). B) Notion de partie double Chaque fois que je veux travailler dans la comptabilité, je respecte l équilibre entre les colonnes de gauche et de droite (débit et crédit). Lorsque j inscris une somme dans la colonne de gauche d un compte, j inscris obligatoirement une somme équivalente dans la colonne de droite d un ou de plusieurs autres comptes. Cette technique permet d avoir en permanence un équilibre global entre les deux colonnes. Cette règle de base est fondamentale, vérifiez toujours bien que chaque opération est équilibrée. C) Le journal, les comptes On va saisir, inscrire l opération dans un journal. Celui-ci, comme le nom l indique regroupe tout ce qui concerne un sujet à une date donnée. Ainsi, on parlera du «Journal des Ventes du mois de janvier» : on y lira l ensemble des ventes réalisées au mois de janvier. On trouve, au hasard de la vie de l entreprise les journaux suivants : journal de vente journal des achats journal de paye journal de banque journal de caisse journal de CCP journal des OD (au sens large, on achète aussi un loyer, du téléphone, de l assurance...) (s il y a des salariés) (qui ressemble aux relevés de banque) (un journal par établissement bancaire) (Opérations Diverses : ce qui ne concerne pas un des journaux évoqués ci-dessus!). S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 11 / 35

12 On va également saisir, inscrire l opération dans les comptes. Les deux documents sont intéressants. Alors que dans le journal je vais trouver l ensemble des ventes de janvier, dans le compte du client je vais trouver l ensemble des ventes réalisées au fil du temps avec ce client. Les deux ont leur utilité! A travers les exemples présentés ci-après vous allez comprendre la différence entre les comptes et les journaux et leurs intérêts respectifs. Quand on travaille sur des exercices on est souvent amené à privilégier les comptes (c'est en effet à partir des comptes qu'on établit la balance puis ensuite que l'on obtient le compte de résultat et le bilan). Ceci pourrait nous amener à négliger les journaux. Sachez cependant que, quand on utilise l'outil informatique, c'est en écrivant dans un journal que le logiciel va ensuite porter l'information dans le compte. On ne peut pas écrire directement dans un compte, on ne peut écrire que dans un journal. D) Exemple de saisie d une facture d achat On va utiliser le journal des achats : on a acheté une prestation de service. Trois comptes sont concernés, un compte de fournisseur (classe 4), un compte de TVA (classe 4) et un compte de charges (classe 6). On posera, comme principe, que dans la classe 6 les charges s inscrivent toujours dans la colonne de gauche. C est une convention. D ailleurs dans le compte de résultat, les dépenses, les charges viennent à gauche. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 12 / 35

13 ATTENTION! Si vous vous souvenez de cela la comptabilité n aura plus de secret pour vous! Les charges... c est à gauche. Facile, non? A partir du moment où je sais placer les charges je sais placer tout le reste! Donc : Journal des achats REMARQUE : puisque la classe 6 est à gauche, la TVA déductible viendra du même côté et dans le compte fournisseur je suis «obligé» de mettre le montant TTC à droite pour qu il y ait équilibre. Dans les comptes on trouve les mêmes informations, respectant les mêmes colonnes. D ailleurs pour éviter cette double saisie on a pendant longtemps utilisé une comptabilité par décalque, la magie du papier carbone évitant de réécrire deux fois la même chose. Ah... la technique!!! Pour ceux à qui le fonctionnement de la TVA n'est pas très clair vous trouverez, page 15 un petit rappel qui pourra vous être utile. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 13 / 35

14 REMARQUE Lorsque la facture sera payée, on inscrira dans la colonne de gauche du compte du fournisseur, pour équilibrer le compte puisqu on ne devra plus rien au garage Dupont. Et dans le compte de banque on devra inscrire le chèque dans la colonne de droite en raison de l équilibre de la partie double. Mais on reverra cela plus tard! CONCLUSION Si je sais placer une somme (en l occurrence la classe 6 à gauche) je sais placer tout le reste. Comme disait l autre... donnez moi la classe 6 et je soulèverai le monde! Mais si, mais si! S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 14 / 35

15 PETIT RAPPEL SUR LA TVA Un fascicule est réservé à l'étude de la TVA. Cependant, afin que vous puissiez déjà y voir clair, voici un petit rappel. Les particuliers, quand ils achètent un produit chez le commerçant payent, en plus du prix du produit, la fameuse TVA, une taxe qui est ensuite reversée par le commerçant à l'administration Fiscale. C'est la raison pour laquelle celle-ci doit être reportée dans un compte à part afin de faciliter les comptes à la fin du mois. C'est la TVA collectée. Le commerçant paye lui aussi de la TVA à ses fournisseurs, il s'agit là de la TVA déductible. Cette TVA est ensuite récupérée par le commerçant, c'est-à-dire qu'à la fin du mois le commerçant reverse à l'administration Fiscale la différence entre les deux. TVA payée = TVA collectée TVA déductible On comprend pourquoi il est indispensable, dans la comptabilité de l'entreprise d'avoir un compte pour la TVA collectée et un autre pour la TVA déductible. Exercice d'application 1 Après avoir, à l'aide d'un plan comptable, identifié le compte correspondant, vous allez saisir, dans le journal des achats et dans les comptes concernés les opérations suivantes : achat de 1000 HT de marchandises au fournisseur A achat de 150 HT de produits d'entretien au fournisseur B facture de 180 HT pour les honoraires du Comptable facture de téléphone de 82 HT de France Télécom prime d'assurance de 212 (il n'y a pas de TVA sur les primes d'assurances) de la MAAF. On utilisera des comptes de la classe 6 correspondant au Plan Comptable. Pour les fournisseurs on appellera le premier, puis ensuite 40102, La correction de cet exercice se trouve en fin de fascicule. E) Exemple de saisie d une écriture de vente S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 15 / 35

16 Dans le journal des ventes : C est toujours en équilibre et bien sûr pour le côté... puisqu'il s'agit d'une vente c'est donc l inverse de ce que nous venons de faire pour les achats! La classe 6 qui regroupe les charges étant à gauche, la classe 7 des produits est à droite. On va donc utiliser la colonne de droite pour y inscrire les ventes HT, celles qui figurent dans le compte 707. Pour que l'équilibre puisse être réalisé il convient alors d'inscrire la TVA dans la colonne de droite également et dans le compte client on écrira la somme TTC (celle qui est due par le client) dans la colonne de gauche. Vous pouvez essayer tout ce que vous voulez mais c'est la seule solution, sachant qu'on inscrit à droite le 100 euros correspondant à la vente HT, on ne peut pas procéder autrement si l'on veut obtenir un équilibre. Il suffit de savoir passer une écriture pour savoir passer les autres!!! S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 16 / 35

17 Dans les comptes : Exercice d'application 2 Vous allez saisir dans le journal des ventes les opérations suivantes: Facture n 1 Facture n 2 Facture n 3 Facture n HT, client A 223 HT, client B 85 HT, client A 782 HT, client C Pour les comptes clients on procédera comme pour les fournisseurs, le premier aura le compte 41101, puis La correction de l'exercice figure en fin de fascicule. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 17 / 35

18 F) Le client paye Il paye par chèque. Bien sûr, je m empresse de déposer le chèque à la banque! Dans ma comptabilité je vais raconter cela dans le journal de banque. Les comptes concernés? - La banque - Le compte client : il ne me doit plus la facture 19, il vient de la payer! Dans le journal de banque : * Numéro du chèque ou numéro du bordereau de remise de chèque, bref ce qui ME permettra de retrouver trace de cette opération. Dans les comptes : Et voilà le travail! Le compte client est soldé, le client ne nous doit plus rien. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 18 / 35

19 Nous avons un peu plus d argent à la banque et ceux qui sont choqués par la présence de cette somme dans une colonne qui s appelle «débit» vont aller relire le paragraphe 2.3 A). Il faut oublier les idées reçues! Il ne s agit que d une convention d écriture, nos cousins d Outre Manche ont décidé un jour de rouler à gauche... à moins que ce soit nous qui roulions du mauvais côté! Allez savoir... Dans le compte de la classe 7, la vente (pour sa valeur HT) est bien enregistrée. Nous devons 19,60 de TVA à l Etat. Un petit truc : vous remarquez que l'argent qui rentre sur le compte banque est inscrit dans la colonne de gauche. D'ailleurs que dit-on quand on met de l'argent de côté? "On le met à gauche" eh bien nous y sommes l'argent qui rentre vient à gauche et par opposition celui qui sort va venir à droite! Ce petit truc vous amènera à moins vous poser questions, à moins vous compliquer la vie SI vous décidez de l'appliquer! Bien sûr ce truc ne s'applique que pour le compte banque (512) et pour le compte caisse (531), pas pour tous les comptes C est bon? Vous voilà devenu... (presque) expert-comptable! Exercice d'application 3 Vous allez reprendre les exercices 1 et 2 précédents et vous allez enregistrer le règlement de ces opérations, c'est-à-dire que vous allez payer les factures de l'exercice 1 par chèque et que vous allez recevoir le règlement des factures de vente de l'exercice 2, sachant que les factures 1, 2 et 4 sont payées par chèque (journal de banque) et que la facture 3 est payée en espèces (journal de caisse). Vous trouverez la solution de l'exercice à la fin du fascicule. REMARQUES o La comptabilité ce n est pas plus difficile! Mais la comptabilité c est aussi très difficile! o Nous ne souhaitons pas faire de vous des professionnels mais que vous puissiez comprendre la comptabilité de votre entreprise. Vous connaissez cependant les principes, il faut maintenant pratiquer. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 19 / 35

20 o Sachez qu à partir de cette saisie, on a : - les journaux de l année - le grand livre qui est l ensemble des comptes. Et parfois, il est vraiment grand! (Imaginez le grand-livre de France Télécom avec un compte d une demi-page pour chaque client...) - vous verrez plus loin que ces documents sont légalement obligatoires dans votre entreprise! - la balance : le document qui reprend le solde de chaque compte, uniquement le solde. Document très utile... on y trouve les clients qui doivent, les fournisseurs à qui l on doit, mais aussi l ensemble des charges, des produits... Tout quoi! o D ailleurs avec les comptes des classes 1 à 5 on va faire le bilan avec les comptes des classes 6 et 7 le compte de résultat. o Dans l'exercice commenté suivant vous allez voir comment tout ceci s'articule Et le tour est joué! Il suffit de... qu il disait! S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 20 / 35

21 3. EXERCICE COMMENTE Passez dans les journaux et dans les comptes les écritures suivantes : (TVA 19,6 %) a. Un client qui devait nous paye par chèque, b. On vend pour HT à un client, il va payer dans 30 jours, c. On achète pour HT de marchandises qui seront payées immédiatement. On utilisera ici un seul compte client et un seul compte fournisseur. CORRECTION - COMMENTAIRES a. Un client qui devait nous paye par chèque. On aura de plus à la banque. Souvenez-vous l'argent qui rentre à la banque vient "à gauche". Ceci se raconte dans le journal de banque : b. C est une opération de vente donc inscrite dans le journal de vente. Le client ne paye pas de suite, il nous devra la somme. C est une vente, on va donc utiliser un compte de la classe 7, 707 ventes et bien sûr le compte de TVA (4457 : TVA collectée). Quant à celui qui nous doit c'est le client (41101) S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 21 / 35

22 c. Cette opération comprend 2 étapes, l achat (journal des achats) et le règlement (journal de banque). On utilise les comptes suivants : 607 : achats de marchandises 4456 : TVA déductible : le compte fournisseur puis ensuite, pour le règlement : fournisseur 512 banque Journal des achats * Classe 6 : toujours à gauche! Journal de banque Ces écritures reportées dans les comptes nous donnent les comptes suivants : S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 22 / 35

23 40101 Fournisseurs B Clients (2cr) (2ca) (2b) (2a) Banque 707 Ventes 4457 TVA collectée (2a) (2cr) (2b) 5000 (2b) TVA déductibles 607 Achats (2ca) (2ca) S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 23 / 35

24 4. OBLIGATIONS COMPTABLES DE L ENTREPRISE Toute entreprise, personne morale ou physique, doit tenir une comptabilité, c està-dire : 1. Procéder, chronologiquement, à l enregistrement comptable de tous les mouvements affectant le patrimoine de l entreprise. 2. Contrôler l existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine en réalisant un inventaire au moins tous les douze mois. 3. Etablir des comptes annuels (réguliers et sincères, donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l entreprise) à la clôture de l exercice au vu des enregistrements comptables et de l inventaire. Ces comptes annuels doivent comprendre un bilan, un compte de résultat et une annexe. 4.1 LES LIVRES OBLIGATOIRES Toute entreprise tient obligatoirement, quel que soit le régime fiscal, sauf le régime de la micro-entreprise : un livre-journal, un grand livre, un livre d inventaire, un livre de paie (s il y a des salariés). Le livre-journal Il comprend tous les mouvements affectant le patrimoine de l entreprise, enregistrés de manière chronologique, au jour le jour. Possibilité de tenue de journaux auxiliaires (de caisse, de banque, d achats, de ventes...) avec centralisation mensuelle sur livre-journal. Ces journaux sont tenus à la main ou en utilisant l'outil informatique, dans ce cas ils doivent ensuite être imprimés. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 24 / 35

25 Le grand livre C est le support sur lequel sont portées les écritures du livre-journal. Il est utilisé pour l ouverture et le suivi des comptes de l entreprise avec les totaux des écritures du livre-journal. Il doit aussi être imprimé au moins une fois par an si vous tenez votre comptabilité à l'aide d'un logiciel. Pratiquement, des comptes sont tenus sur une fiche ou sur un listing. L ensemble de ces comptes constitue le «grand livre» (fichiers). Le livre d inventaire Son contenu diffère selon que l entreprise a ou non l obligation de déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. 1. Société par actions et SARL : après approbation des comptes, doit y être transcrit le regroupement des données d inventaire, suffisamment détaillées pour pouvoir justifier le contenu de chacun des postes du bilan. 2. Autres commerçants : on doit y trouver les données d inventaire et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Les opérations d inventaire consistent à faire un recensement exhaustif de tous les éléments actifs ou passifs. Si une certaine latitude existe quant à la forme de ces divers documents, livrejournal et livre d inventaire doivent être cotés et paraphés au greffe du tribunal de commerce. 1. La cote est l attestation du nombre de pages, chaque page (ou folio) étant numérotée. 2. Le paraphe certifie l existence du livre obligatoire et lui confère une date certaine. Cette opération est à effectuer avant qu aucune écriture n y soit portée. Par régime dérogatoire, il est possible d utiliser des documents informatiques écrits mais avec transcription manuelle des totalisations mensuelles sur un livre coté et paraphé. Les livres obligatoires doivent être conservés pendant dix ans. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 25 / 35

26 4.2 CAS PARTICULIER Les entreprises soumises au régime fiscal du micro-bénéfice ont des obligations comptables simplifiées. Pour elles, sont obligatoires : - un journal de recettes : il enregistre de manière chronologique le montant et l origine des recettes perçues. Il s agit d un livre aux pages numérotées sur lequel est inscrit le montant des recettes professionnelles suivant la date d encaissement, en distinguant les règlements en espèces des autres modes de règlement et en faisant clairement apparaître les références des pièces justificatives correspondantes qui sont conservées par ailleurs. - un registre des achats : il récapitule par année le détail des achats. Il est nécessaire de conserver les pièces justificatives de ces achats, factures ou autres. Précision : les entreprises concernées par ce régime fiscal sont celles dont le chiffre d affaires n excède pas : HT pour la vente de marchandises (négoce) HT pour les autres. (Vous trouverez tous les détails concernant les régimes fiscaux dans la séance consacrée à ce sujet). 4.3 PIECES JUSTIFICATIVES DE LA COMPTABILITE Tout enregistrement comptable précise, outre l origine et le contenu de chaque donnée, les références de la pièce justificative qui l appuie. On distingue : 1. les pièces de base, concernant une opération isolée ; elles sont d origine interne (factures de vente, double des bulletins de paie...) ou d origine externe (factures d achat...) ; 2. les pièces récapitulatives, reprenant un ensemble d opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d une même journée (bordereau de remise de chèques à la banque ). Les pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans selon le code du commerce et pendant six ans selon les textes fiscaux. On devra donc les conserver pendant 10 ans et même plus si, par exemple, vous êtes soumis à une garantie décennale. Vous devrez peut-être, au bout de 10 ans, retrouver la facture d'achat de pièces que vous aviez en stock depuis quelques temps déjà Les originaux et les copies de facture doivent être réunis en liasse par ordre de date et conservés par l acheteur et le vendeur. Chaque document recevra un numéro, une référence qui permettra de l'identifier facilement. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 26 / 35

27 4.4 LE LIVRE DE PAIE Doivent tenir un livre de paie tous les employeurs astreints à délivrer un bulletin de paie. Il reproduit obligatoirement les mentions du bulletin de salaire. Obligatoire auparavant, il est devenu facultatif pour tous les employeurs, mais dans ce cas ils doivent conserver en double les bulletins de paie. Forme traditionnelle : un registre à reliure amovible ou à souche, coté, paraphé et visé sans frais soit au tribunal de commerce ou au tribunal d instance, soit par le Maire ou un adjoint (gratuit). D autres supports (notamment informatiques) sont admis. Ce support doit permettre d obtenir toutes les mentions obligatoires. L inspecteur du travail peut exiger la communication de ce livre au cours de ses visites. Il doit être conservé pendant cinq ans. En pratique, il faut le conserver bien plus longtemps. Le livre de paie peut être tenu par une personne extérieure à l établissement (cabinet comptable). S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 27 / 35

28 5. ENTREPRISES VENDANT AU COMPTANT En principe, achats et ventes doivent être justifiés par des factures, ce qui dans certaines activités (commerçants, détaillants) apparaît difficile voire impossible. Des règles spécifiques ont pour elles été instaurées pour ces activités. 5.1 JUSTIFICATION DES VENTES AU COMPTANT Pour des entreprises dont les produits sont constitués essentiellement de recettes au comptant, la valeur probante de la comptabilité ne résulte pas uniquement de l existence des pièces justificatives mais des possibilités de recoupement qu elles permettent de faire. Les ventes doivent en principe être comptabilisées d une manière détaillée, chaque opération faisant l objet d une inscription distincte. Toutefois, en matière de TVA, par simplification, les opérations au comptant pour des valeurs inférieures à 77 TTC peuvent être inscrites globalement sur le livre à la fin de chaque année. Cette faculté ne dispense pas le contribuable de conserver à l appui de sa comptabilité les justifications nécessaires : bandes de caisse enregistreuse, fiches de caisse, livres brouillards... Les rouleaux de caisse enregistreuse font partie des pièces justificatives du chiffre d'affaires (C.A) sur lesquelles le droit de communication de l administration s exerce. D où l obligation de les conserver pendant six ans. Si elles constituent fiscalement un moyen de preuve, elles n ont pas une grande force probante. D où l intérêt d accumuler d autres éléments tels que : références et quantités vendues, nom du client, calcul du solde de caisse en fin de journée... S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 28 / 35

29 5.2 TENUE DU LIVRE DE CAISSE En principe, le solde de ce livre ne doit représenter que des espèces. Dans la pratique, certains commerçants simplifient leurs écritures en enregistrant sur ce livre les recettes effectuées tant en espèces que par chèques. Cette pratique peut être admise sous respect des conditions suivantes : 1. à chaque remise de chèques en banque, le compte de caisse doit être crédité du montant des chèques remis ; 2. une ventilation doit être effectuée entre les dépenses payées par chèques et celles qui sont payées en espèces ; 3. tous les mouvements de fonds (retraits, apports) doivent faire l objet d un enregistrement distinct. 5.3 VENTILATION DES VENTES PAR TAUX DE TVA Les commerçants vendant au comptant des produits soumis à plusieurs taux de TVA sont autorisés à répartir leurs recettes de manière empirique, par exemple en ventilant les recettes par taux d imposition en fonction de leur répartition des achats selon ces mêmes taux. Il conviendra, plus que jamais, de conserver tous les éléments nécessaires pour justifier la répartition retenue. S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 29 / 35

30 6. CORRECTION DES EXERCICES Exercice 1 (page 15) Achat de 1000 HT de marchandise au fournisseur A HT : 1000,00 compte 607 (achat de marchandises) TVA : 196,00 compte 4456 (TVA déductible) TTC : 1196,00 compte (fournisseur A) Achat de 150 HT de produits d'entretien au fournisseur B Honoraires du comptable 180 HT Facture de téléphone 82 HT HT : 150,00 compte (produits d'entretien) TVA : 29,40 compte 4456 (TVA déductible) TTC : 179,40 compte (fournisseur B) HT : 180,00 compte 6226 (honoraires) TVA : 35,28 compte 4456 (TVA déductible) TTC : 215,28 compte (fournisseur Comptable) Télécom) HT : 82,00 compte 626 (frais postaux et télécom.) TTC : 16,07 compte 4456 (TVA déductible) TTC : 98,07 compte (fournisseur France Prime d'assurance 212 (pas de TVA) TTC : 212,00 compte 616 (primes d'assurance) TTC : 212,00 compte (fournisseur MAAF) S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 30 / 35

31 JOURNAL DES ACHATS Date N Pièce N cpte Libellé Débit Crédit 17/ Achat de marchandises 1 196,00 17/ Achat de marchandises 196,00 17/ Achat de marchandises 1 000,00 17/ Produits d'entretien 179,40 17/ Produits d'entretien 29,40 17/ Produits d'entretien 150,00 17/ Honoraires janvier 215,28 17/ Honoraires janvier 35,28 17/ Honoraires janvier 180,00 17/ Facture téléphone janvier-février 98,07 17/ Facture téléphone janvier-février 16,07 17/ Facture téléphone janvier-février 82,00 17/ Assurance 1er semestre 212,00 17/ Assurance 1er semestre 212,00 TOTAL 1 900, , Fournisseur A Fournisseur B Comptable Produits d'entretien (1) 1196,00 (2) 179,40 (3) 215,28 ( 2) 150, France Télécom MAAF 4456 TVA Déductible 607 Achat marchandises (4) 98,07 ( 5) 212,00 (1) 196,00 (1) 1 000,00 (2) 29,40 (3) 35,28 (4) 16, Honoraires 626 Téléphone 616 Assurances (3) 180,00 (4) 82,00 (5) 212,00 S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 31 / 35

32 Exercice 2 (page 17) Facture 1 : HT : 112,00 compte 707 ( vente de marchandises) TVA : 21,95 compte 4457 (TVA collectée) TTC : 133,95 compte (Client A) Facture 2 : HT : 223,00 compte 707 (vente de marchandises) TVA : 43,71 compte 4457 (TVA collectée) TTC : 266,71 compte (Client B) Facture 3 : HT : 85,00 compte 707 (vente de marchandises) TVA : 16,66 compte 4457 (TVA collectée) TTC : 101,66 compte (Client A) Facture 4 : HT : 782,00 compte 707 (vente de marchandises) TVA : 153,27 compte 4457 (TVA collectée) TTC : 935,27 compte (Client C) S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 32 / 35

33 JOURNAL DES VENTES Date N Pièce N cpte Libellé Débit Crédit 17/ Vente facture 1 133,95 17/ Vente facture 1 21,95 17/ Vente facture 1 112,00 17/ Vente facture 2 266,71 17/ Vente facture 2 43,71 17/ Vente facture 2 233,00 17/ Vente facture 3 101,66 17/ Vente facture 3 16,66 17/ Vente facture 3 85,00 17/ Vente facture 4 935,27 17/ Vente facture 4 153,27 17/ Vente facture 4 782,00 TOTAL 1 437, , Client A Client B Client C (1) 133,95 (2) 266,71 (4) 935,27 (3) 101, TVA collectée 707 Ventes 21,95 (1) (1) 112,00 43,71 (2) (2) 223,00 16,66 (3) (3) 85,00 153,27 (4) (4) 782,00 S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 33 / 35

34 Exercice 3 (page 19) : Il convient simplement de distinguer les opérations qui vont venir dans le Journal de Banque de celle qui sera dans le Journal de Caisse. Les comptes de TVA ne sont pas concernés par cette étape, le problème de la TVA ayant été réglé dans les journaux des achats ou des ventes. (Lorsque je paye un fournisseurs c'est toujours sur une valeur TTC, lorsqu'un client me paye il me paye toujours du TTC) Le numéro donné à la pièce peut-être le numéro du chèque, ou bien le numéro du relevé de compte sur lequel le chèque apparaît peu importe pourvu qu'à partir de ce numéro je sache retrouver les pièces justificatives! JOURNAL DE BANQUE Date N Pièce N cpte Libellé Débit Crédit 18/ Règlement chèque n ,00 18/ Règlement chèque n ,00 18/ Règlement chèque n ,40 18/ Règlement chèque n ,40 18/ Règlement chèque n ,28 18/ Règlement chèque n ,28 18/ Règlement chèque n ,07 18/ Règlement chèque n ,07 18/ Règlement chèque n ,00 18/ Règlement chèque n ,00 18/ Règlement facture 1 133,95 18/ Règlement facture 1 133,95 18/ Règlement facture 2 266,71 18/ Règlement facture 2 266,71 18/ Règlement facture 4 935,27 18/ Règlement facture 4 935,27 TOTAL 3 236, ,68 S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 34 / 35

35 JOURNAL DE CAISSE Date N Pièce N cpte Libellé Débit Crédit 18/ Règlement espèces facture 3 101,66 18/ Règlement espèces facture 3 101,66 TOTAL 101,66 101, Fournisseur A Fournisseur B Comptable (352) 1196,00 (1) 1196,00 (353) 179,40 (2) 179,40 (354) 215,28 (3) 215, France Télécom MAAF Client A (355) 98,07 (4) 98,07 (356) 212,00 (5) 212,00 (F1) 133,95 (357) 133,95 (F3) 101,66 (360) 101, Client B Client (F2) 266,71 (358) 266,71 (F4) 1196, Banque 531 Caisse (357) 113,95 (352) 1196,00 (360) 101,66 (358) 266,71 (353) 179,40 (359) 935,27 (354) 215,28 (355) 98,07 (356) 212,00 S initier à la tenue de la comptabilité d une TPE Page 35 / 35