La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local

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1 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local DDFiP de la Creuse Felletin - 10 septembre 2012 Guéret - 11 septembre 2012

2 Sommaire Un cadre juridique sécurisé défini en étroite concertation avec les représentants nationaux des élus locaux, les administrations centrales de l Etat et les juridictions financières Les enjeux et l intérêt de la dématérialisation Les apports du Protocole d Echange Standard (PES) dans sa Version 2 (V2) Le caractère probant des pièces justificatives (PJ) émises par les collectivités locales Les conséquences de la transmission des PJ avec le PES V2 Les outils mis à la disposition par la DGFiP Le dispositif d accompagnement 2

3 Un cadre juridique sécurisé défini en étroite concertation avec les représentants nationaux des élus locaux, les administrations centrales de l Etat et les juridictions financières 3

4 Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC Charte nationale Partenariale Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres 13 associations nationales d ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFiP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale La convention cadre nationale du 24 janvier 2012 dans version 1.2 (abroge les versions 1.0 du 18 janvier 2010 et 1.1 du 31 mai 2011) rassemble l ensemble des préconisations techniques consensuelles Accessible sur internet (site Bercy Colloc) : dema_chai/conv_cadr_2.html Fondée sur l arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l arrêté du 27 juin 2007 (BCFR A) 4

5 L arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : Au 1 er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des : flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d Échange Standard Version 2 dit PES V2 (Indigo, Hmandat, Htitre, etc.) ; fichiers de virements et de prélèvements (cf. circulaire DGFiP-DGCL NOR BCRE C du 4 novembre 2011 diffusant des préconisations pour le chantier SEPA) ; exception : jusqu à l adoption du PES (aller recette et dépense), les pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier et bulletins mensuels de la paye) sont transmises au comptable sur support Cd-Rom par l organisme public local. Au 1 er janvier 2015 (date limite), suppression des protocoles d échanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour : transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget) ; transmettre les pièces comptables dématérialisées (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant) ; transmettre les pièces justificatives dématérialisées (à l appui des mandats et des titres). 5

6 Le cadre conventionnel : le formulaire d adhésion au PES L adoption du PES V2 d Hélios par la collectivité (CEPL) et la dématérialisation des titres, mandats et bordereaux sont subordonnées à la signature du formulaire d adhésion au PES V2 par l ordonnateur Le formulaire d adhésion est signé par l ordonnateur et concerne une collectivité (le budget principal et tous les budgets annexes) Lorsque le PES V2 ne concerne pas tous les budgets d une collectivité, le formulaire le précise au regard de chaque domaine concerné La signature du formulaire d adhésion au PES V2 intervient dès la date de mise en production. Si le passage à la dématérialisation, à savoir plus de transmission papier des titres, mandats et bordereaux, s effectue postérieurement au passage en production, il convient d indiquer cette date dans le formulaire d adhésion Le formulaire d adhésion fonde la transmission au comptable par la collectivité des titres, mandats et bordereaux en remplacement des mêmes documents sur support papier à partir de la date de mise en œuvre de la dématérialisation mentionnée dans le formulaire 6

7 Les enjeux et l intérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une cible d échanges dématérialisée sur toute la chaîne comptable de la dématérialisation 7

8 Les enjeux et l intérêt de la dématérialisation des échanges L enrichissement des échanges croissants entre les acteurs (services de l Etat, organismes publics locaux et juge des comptes) passe par : une unification de la chaîne budgétaire, comptable et financière (suppression de la rupture de la chaîne dématérialisée entre l ordonnateur, le comptable et le juge des comptes). une extension du périmètre de la dématérialisation (globale c est-à-dire à la fois des pièces comptables et justificatives) grâce à un éventail complet de solutions techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux. La recherche d une plus grande qualité des comptes des organismes publics locaux, d une meilleure sécurité et d une plus grande rapidité d exécution de leurs opérations La simplification et l accélération des échanges d informations comptables (I), la diminution des coûts de gestion (II) et l émergence de synergies (III) 8

9 I - Simplifier et accélérer les échanges d informations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (1/2) Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer (titres de recette) et des ordres de payer (mandats de dépense). Accélération du rythme d envoi aux débiteurs des avis des sommes qu ils doivent payer. Accélération du rythme des encaissements des usagers et du rythme de paiement des créanciers. Optimisation des chaînes administratives des services de l ordonnateur pour l achat aux fournisseurs et la facturation aux débiteurs (automatisation de certains contrôles). Décloisonnement de l information entre les services techniques et financiers des collectivités les plus importantes (coordination renforcée de la gestion). La dématérialisation, pour produire tous ses effets nécessite une réingénierie de l organisation et des procédures de l organisme, même si cette dernière n est pas un préalable (la démarche peut être progressive). 9

10 I - Simplifier et accélérer les échanges d informations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (2/2) Le renforcement de la capacité de pilotage de l organisme (suivi plus précis et régulier de l encaissement de ses recettes, du paiement de ses dépenses, etc.) passe par : l enrichissement du système d information de l ordonnateur. l enrichissement des tableaux de bord de l ordonnateur (tableau de bord de l élu généralisé depuis le 11 juin 2012) alimentés à partir de ce même système d information. La fiabilisation des comptes pour optimiser la gestion passe par : le renforcement de la fiabilité des enregistrements comptables en s appuyant sur des données plus riches enregistrées dans le système d information et non plus dispersées sur de multiples documents papiers ; la sécurisation de la gestion comptable et financière en s appuyant sur une traçabilité accrue des enregistrements comptables. Sécuriser les échanges d informations entre les services de la collectivité et ceux de la DGFiP 10

11 II - Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et comptables par l organisme public local (supports, traitements, transport, etc.) Réduction des coûts de production des documents papier transmis au comptable public (permise par la transmission électronique des données) Coûts d impression (papier, consommables, matériel d impression et de reproduction, frais d affranchissement postal, etc.). Coûts de manipulation (tris, classement, etc.). Réduction des coûts d archivage et de recherche de l information archivée (passage à l archivage électronique) La dématérialisation s accompagne d un référencement et d un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut ainsi être trouvée plus facilement et rapidement. L archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et autres pièces justificatives est mis à disposition des services non financiers de l ordonnateur pour les besoins non comptables de la collectivité. Recentrer le travail des différents agents des services de l ordonnateur sur des tâches à plus forte valeur ajoutée 11

12 III - Dégager des synergies pour simplifier les échanges avec d autres services de l État (approche globale de la dématérialisation de la gestion) Dématérialisation unique de pièces justificatives adressées à la fois aux services préfectoraux (contrôle de légalité) et aux comptables publics : délibérations, arrêtés, budgets, marchés publics, etc. Coordination des dispositifs ACTES (Préfecture) et HELIOS (comptable public) : Par exemple, la dématérialisation des délibérations/arrêtés et des documents budgétaires dans le cadre des relations entre ordonnateurs, comptables et Chambres Régionales des Comptes (CRC) peut être mise en œuvre : soit comme une suite logique de l'adhésion de la collectivité au Projet ACTES, soit indépendamment du projet ACTES (c'est-à-dire sans que l organisme ait préalablement adhéré au dispositif ACTES de la Préfecture). L'accord local de dématérialisation signé avec le comptable et la CRC est distinct de la convention de raccordement à ACTES que l ordonnateur peut signer avec la Préfecture. Pour les organismes locaux qui n ont pas encore adopté le protocole informatique PES V2 de la DGFiP : transmission des délibérations/décisions et des documents budgétaires sur Cd-Rom ou via un Extranet. Pour les collectivités locales qui ont adopté le protocole informatique PES V2 de la DGFiP : transmission des délibérations/décisions et des documents budgétaires via le Portail «Gestion Publique» de la DGFiP ou tiers de télétransmission. Anticipation des tendances de fond relatives aux échanges inter-administratifs. 12

13 La démarche progressive conseillée pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière Préconisations de la convention cadre nationale (partenaires nationaux) Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement PJ Dématérialiser le plus de PJ avant l engagement des travaux de déploiement du PES Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions PJ de passation de marché PJ d exécution de marché PES V2 La dématérialisation des PJ est conseillée avant l engagement des travaux du PES Le PES aller recette et dépense est la modalité de transmission cible des PJ dématérialisées Titres, mandats dématériali sés bordereaux dématérialisés (Signature électronique du flux PES) Transmission des PJ dématérialisées Concentrer les efforts sur le déploiement du PES 13

14 Les apports du PES V2 14

15 Les principales différences entre les protocoles patrimoniaux et le Protocole d Echange Standard Version 2 (PES V2) Protocoles patrimoniaux Format dit «plat» présentant uniquement des données comptables Exemple de structuration des données avec le protocole patrimonial : « » Format de données de type «XML» Structurant des données comptables, avec des éléments concernant les pièces justificatives et la signature électronique Champs de données plus complet et plus précis : flux enrichis Exemple de format XML <Bordereau> <Exer V="2007"/> <IdBord V="9"/> <TypeBord V="01"/> <!-- 01 = Ordinaire --> <Piece> <IdPce V="91"/> <TypPce V ="01"/> <!-- 01 = Ordinaire --> <LigneDePiece> <Nature V="6574"/> <MtHT V=»322.00"/> </LigneDePiece> </Piece> </Bordereau> PES V2 15

16 La présentation du PES V2 : structure d un flux PES selon le principe des poupées russes 16

17 La présentation du PES V2 : modalités d analyse des flux 17

18 La présentation du PES V2 : modalités d analyse des flux 18

19 La présentation du PES V2 : cohérence du type de pièce et de la nature de pièce avec le type de bordereau (exemple d aide dans l outil XéMélios) 19

20 La présentation du PES V2 : modalités d analyse des flux 20

21 La présentation du PES V2 : le bloc ligne de pièce (les modes de règlement autorisés en dépense) - exemple d aide dans XéMélios 21

22 La présentation du PES V2 : modalités d analyse des flux 22

23 La présentation du PES V2 : les combinaisons possibles entre nature et catégorie de tiers - exemple d aide dans XéMélios 23

24 La présentation du PES V2 : analyse des flux PES V2 liste des contrôles - Pièces Justificatives «PJ» Contrôle des versions de PES PJ la balise <IdVer> doit être valorisée à «1» Contrôle de référencement de PJ avec PJRef les PJ contenues dans les flux doivent avoir des identifiants différents les valeurs de toutes les balises PES_PJ / PJ / Id unique doivent être différentes un Id unique est utilisé pour une seule PJ un mandat ou un titre peut avoir une ou plusieurs PJ une PJ peut être liée à plusieurs mandats ou titres 24

25 La présentation du PES V2 : analyse des flux PES - Pièces Justificatives (PJ) - Traduction de la PJ dans Hélios 25

26 La présentation du PES V2 : analyse des flux PES V2 - signature Liste des contrôles «signature» la moindre modification dans le flux invalide la signature (analyse en erreur du flux signé) si les 2 informations <InfoDematerialisee> = 1 et <MtCumulAnnuel> (montant cumul annuel) ne sont pas présentes et correctes, le bordereau signé est invalide utilisation de certificats référencés : celui mis gratuitement à disposition par la DGFiP ou les PRISV1 délivrés par un prestataire de service de certification électronique (PSCe), société privée qui offre ce type de certificat dit d entreprise qui sont acceptés par tous les télé-services des autorités administratives (déclaration de TVA, déclarations sociales, marchés publics en ligne, etc.) signature globale du flux ou signature unitaire par bordereau 26

27 La présentation du PES V2 : analyse des flux PES - Signature électronique dans Hélios 27

28 La présentation du PES V2 : les acquittements du Guichet XML Principe chaque transmission de flux PES V2 par le guichet XML donne lieu à la mise à disposition d un acquittement (flux ACK) à destination de l ordonnateur, via le dispositif de télétransmission de sa collectivité, c est-à-dire : soit via son TDT - Tiers De Télétransmission (mise à disposition automatique de l'ordonnateur) soit via le Portail Gestion Publique (à charge pour l ordonnateur de le récupérer) 2 cas d acquittement possibles Ack OK => Intégration correcte dans Hélios du bordereau(x) ou PJ Ack KO => Rejet du Bordereau(x) ou PJ (pas d intégration dans Hélios) 28

29 Les modalités de transmission des flux PES V2 Il y a deux possibilités pour transmettre électroniquement les données dématérialisées Dépôt des fichiers sur un espace mis à disposition par la DGFiP (Portail DGFiP). Ce mode est gratuit, manuel et unitaire. Transfert des fichiers via un Tiers De Télétransmission (TDT) externe avec des services à valeur ajoutée. Exemple : automatisation des envois de flux. La solution choisie doit s adapter à la volumétrie des flux de la collectivité Une collectivité générant un volume limité de flux peut se contenter de déposer ses fichiers sur l espace mis à disposition par la DGFiP et récupérer les flux retours manuellement. Une collectivité générant de nombreux flux pourrait s orienter vers une solution plus industrielle (TDT). 29

30 Le caractère probant des pièces justificatives émises par les collectivités locales à l appui des titres et des mandats 30

31 Les délibérations et décisions ainsi que les certificats administratifs, les procès-verbaux et autres états liquidatifs qui émanent des collectivités locales n ont pas à être re-matérialisés dès lors que les documents respectent les formats définis à l article et l annexe de la convention cadre nationale du 24 janvier 2012 l alinéa 2 de l article D du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) prévoit : «la signature manuscrite ou électronique [...] du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées» ; l alinéa 3 de l article D du CGCT prévoit : «la signature manuscrite ou électronique [...] du bordereau récapitulant les titres de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints [...]» ; l article 5 de l arrêté du 27 juin 2007 modifié par celui du 3 août 2011 précise : «La transmission au comptable public par l'ordonnateur ou son représentant de fichiers aller recette et dépense, signés électroniquement dans les conditions fixées à l'article 4, conformément au protocole d'échange standard dans ses versions 2 et suivantes, dispense l'ordonnateur ou son représentant de produire les mandats de dépenses, les titres de recettes, les bordereaux de mandats et les bordereaux de titres sur support papier au comptable public. Dans le respect des dispositions du présent arrêté, ces données électroniques ont un caractère probant tant à l'égard du comptable public, que de la chambre régionale des comptes [...] ou des tiers». La certification du caractère exécutoire des pièces justificatives (PJ) le signataire a compétence : la signature du bordereau vaut caractère exécutoire des PJ jointes ; le signataire n a pas compétence : la signature électronique de la certification du caractère exécutoire devra être transmise avec la pièce justificative électronique. 31

32 Les conséquences de la transmission des pièces justificatives (PJ) avec le PES V2 32

33 Les conséquences de la transmission des PJ avec le PES V2 Quels sont les avantages de la transmission des PJ dématérialisées avec le PES V2? Transmission dans un flux unique Pas d autre modalité (Cd-Rom/Dvd-Rom, extranet, etc.). Accès aux pièces justificatives (PJ) à partir du titre/mandat concerné d Hélios Stockage et restitution des PJ de manière centralisée dans le compte de gestion dématérialisé L archive issue de l application CDG-D comporte à la fois le compte de gestion sur chiffres étendu, les flux PES transmis par la CEPL, les PJ électroniques transmises dans le flux PES V2 (transmission filaire vers les CRC et PIAA). Pour les PJ électroniques non transmises avec les flux PES V2, les supports (Cd-Rom, etc.) sont transmis au juge des comptes sans qu il soit nécessaire de prévoir des supports autres (que ce qui est constitué dans le cadre de CDG-D) ; le référencement des pièces figure sur les titres et mandats compris dans l archive. Quelles sont les conséquences du passage au PES V2 pour les flux comptables? Les flux PES recette/dépense ont valeur probante Les flux PES V2 ne peuvent être modifiés par le comptable pour les données restituées au compte de gestion (exemple : imputation budgétaire/code fonction/ code opération, etc.). Pas de doublon d un même numéro de bordereau. Possibilité de rejet d un titre/mandat au sein d un bordereau. 33

34 Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux divers outils 34

35 Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP Le Portail «Gestion Publique» de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de : Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des dépenses et des recettes, niveau de trésorerie, etc.). Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios. Échanger, dans les deux sens, d autres données dématérialisées avec le comptable. L offre d outil pour la signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier : La délivrance d un certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et recette). L outil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES. L outil XéMéLios ( ou Logiciel libre et gratuit d analyse des données au format XML (permettant des tris et recherches multicritères, visualisation de fichiers XML) mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs. Possède d autres fonctionnalités (analyse, signatures des flux PES, vérification de la validité de la signature, etc.) et est utilisé comme support à différents types de dématérialisation (paye, aide sociale, etc.). N est pas un outil d archivage. 35

36 La réussite du chantier de dématérialisation des pièces comptables et justificatives est conditionnée par la mobilisation de tous les acteurs concernés 36

37 La Direction Départementale des Finances Publiques de la Creuse planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux volontaires Un recensement des organismes volontaires : Via les comptables publics. Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation. Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014 : La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques antérieurs), le 1 er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels). Les préparatifs (tests préalables, etc.) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au même moment pour bénéficier d un accompagnement optimal. Le comptable public demeure l interlocuteur privilégié de chaque ordonnateur Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser, etc.). Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux). Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional voire national. 37

38 Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et établissements dans ce chantier de dématérialisation Les acteurs du réseau de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) Le comptable de la collectivité ou de l établissement public local. Le correspondant dématérialisation de la Direction Départementale des Finances Publiques (1 er niveau d appui et d assistance des comptables publics). Les acteurs du réseau des ordonnateurs Les associations locales d élus. Les structures locales d appui ayant une compétence informatique au profit de leurs adhérents (Exemple : SDIC 23). Les éditeurs de logiciels Les solutions techniques PES V2 Guichet XML dépense/recette/pj des éditeurs doivent être validées, au préalable, par le Pôle National Dématérialisation de la DGFiP. Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local. 38

39 Merci de votre attention DDFiP de la Creuse Felletin - 10 septembre 2012 Guéret - 11 septembre 2012