Présentation du kit projet et de son utilisation. Réalisé avec la participation de la Région Rhône-Alpes

Transcription

1 et de son utilisation Réalisé avec la participation de la Région Rhône-Alpes

2 1. Objectifs et vue d'ensemble 2. Présentation du kit projet 3. Méthodologie du chef de projet

3 Objectifs Afin d'uniformiser les pratiques, et simplifier la gestion des projets, l'université de Lyon a mené une réflexion sur son kit projet. Dans quel but? structurer la gestion de projet Uniformiser les pratiques Simplifier le reporting Kit Projet M4P A destination de qui? Les chefs de projets Les intervenants projets Les Directions Ce document doit permettre à tout utilisateur du kit projet de bien comprendre les objectifs et mode d'utilisation de chaque document.

4 1. Objectifs et vue d'ensemble 2. Présentation du kit projet 3. Méthodologie du chef de projet

5 Contenu du kit Le kit projet contient plusieurs documents : Un outil de simplification et structuration du suivi de projet Un fichier d'étude d'avant-projet (opportunité et faisabilité) Une fiche synthétique projet (portefeuille de projet) Un compte rendu type Un cahier des charges type

6 Le cycle projet et les outils du kit projet Idées & demandes Avant-projet Projet Idées & demandes Maturation d'un besoin Opportunité Etude d'opportunité visant à qualifier l'intérêt du projet Faisabilité Etude de faisabilité visant à qualifier toutes le contraintes du projet Scénarios Inscription au portefeuille de projets Validation de la faisabilité et planification du projet Conception Cahier des charges et consultation Conception générale du projet Lancement Réalisation Développement et mise en œuvre Les outils du kit projet 1 Etude d'avant-projet Go / Nogo 2 3 Fiche synthétique projet Cahier des charges 4 Compte rendu 5 Suivi de projet

7 Utilisation du kit De manière générale, tous les éléments en italique sur les documents sont des aides/conseils pour la personne qui remplit le document. Ils devront être remplacés par le contenu adéquat ou supprimés si non pertinents. Exemple sur l'image ci-jointe

8 Etude avant-projet Quand l'utiliser et à destination de qui? L'étude d'avant-projet regroupe les études d'opportunité et de faisabilité. Elle intervient avant tout lancement de projet, lors de la phase de qualification du besoin. Elle est présentée aux Directions qui décideront si ce besoin doit faire l'objet d'un projet, et quel doit être sa planification (inscription au portefeuille de projets). Quels sont ses objectifs? Elle doit permettre de Qualifier le besoin Valider sa contribution aux objectifs Instruire des scénarios de mise en œuvre Retenir le scénario le plus adapté au contexte

9 Etude avant-projet Points d'attention Afin de simplifier la démarche, le document comporte deux parties complémentaires : L'étude d'opportunité Elle permet de qualifier sommairement le besoin, et de décider des suites à donner au sujet traité L'étude de faisabilité Suite à la validation de l'opportunité, l'étude de faisabilité permet d'instruire les différents scénarios de mise en œuvre, puis de retenir le plus adapté.

10 Fiche synthétique projet Quand l'utiliser et à destination de qui? Elle est complétée à l'issue de la phase d'avant-projet. La fiche synthétique projet permet d'alimenter le portefeuille de projets. Elle est un reporting simplifié de l'étude d'avant projet, regroupant sur une page l'ensemble des éléments permettant la planification précise du projet (charges, planning, budget ) Quels sont ses objectifs? La fiche synthétique projet permet de statuer sur la réalisation et la planification du projet. Elle permet ainsi à la DSI d'avoir toutes les informations nécessaires, en terme de charges prévisionnelles, de planning, de budgets afin de planifier la réalisation du projet.

11 Cahier des charges Quand l'utiliser et à destination de qui? Le cahier des charges rédigé à destination des candidats qui seront amenés à proposer une solution dans le cadre du projet et du besoin exprimé. Il présente un besoin complet (produit et service) et non pas une solution Quels sont ses objectifs? Le cahier des charges doit permettre aux candidats de prendre tous les éléments leur permettant une bonne compréhension des problématiques et des attentes de la consultation. Le cahier des charges est défini de manière à présenter : Le contexte de l'université et du projet : il est impératif de préciser le contexte et de présenter l'entité commandant les prestations pour s'assurer d'une réponse adaptée. La situation initiale et les problématiques actuelles : Pourquoi ce projet est-il lancé? Quelles sont les difficultés ou problématiques à couvrir par le projet? Le périmètre fonctionnel et technique du projet : que souhaite-t-on mettre en place? Les prestations souhaitées : quelles sont les prestations attendues par le candidat?

12 Outil de suivi de projet Quand l'utiliser et à destination de qui? L'outil de suivi de projet est utilisé sur l'ensemble de la phase projet. Il est le support de méthode permettant un suivi simple et efficace et est en tant que tel l'outil du chef de projet. Il est diffusé régulièrement à tous les intervenants du cycle projet. Quels sont ses objectifs? Le fichier doit permettre de Gérer un plan d'actions, Tracer les décisions, Suivre un macro-planning, Il permet de tracer et structurer l'ensemble des décisions et actions du projet. Il est le pivot du projet et doit impérativement être maintenu et communiqué régulièrement aux intervenants du projets Il permet également de préparer de manière très simple les comptes rendus.

13 Outil de suivi de projet Comment l'utiliser (1/2) Ce fichier est l'outil du chef de projet. Il est complété à la volée en réunion et permet de tracer toutes les actions à mener ou décision du projet. Il permet ensuite : L'élaboration simplifiée du compte rendu, où le chef de projet pourra copier les éléments du jour insérés dans le fichier Le suivi quotidien des actions et du planning. Ce fichier doit être tenu à jour quasi quotidiennement pour Eviter les dérives Bien planifier les actions à mener Structurer la démarche projet Tracer l'ensemble des décisions sans ambiguïté

14 Outil de suivi de projet Comment l'utiliser (2/2) A l'initialisation d'un projet, le chef de projet crée une instance de ce fichier. Il peut alors Remplir l'onglet "Fiche d'identité" du projet Adapter les paramètres si nécessaire sur l'onglet 'paramètres' Initier un macro planning. Pour l'insertion des lignes dans les tableaux (plan d'actions et décisions), des boutons sont à votre disposition. Ils permettent de conserver la mise en forme et facilite la gestion et la lecture des informations.

15 Compte rendu type Quand l'utiliser et à destination de qui? Le compte-rendu type est rempli à l'issue de chaque réunion : réunion de projet, comité technique, comité de pilotage. Il est transmis à l'ensemble des participants. Quels sont ses objectifs? Le compte rendu permet de tracer l'ensemble des décisions et des problématiques traitées. Il liste les actions réalisées et celles à mener, puis définit les modalités des prochaines réunions. Il est notamment alimenté grâce à l'outil de suivi de projet, en copiant et collant les lignes du plan d'actions ou de relevés de décisions concernées par la réunion suivie.

16 1. Objectifs et vue d'ensemble 2. Présentation du kit projet 3. Méthodologie du chef de projet

17 Le chef de projet Son rôle et ses objectifs Le chef de projet doit mener à bien les rôles suivants : Garantir la bonne exécution du projet Coordonner et motiver les acteurs au sein du Comité projet Estimer les charges de ressources humaines, matérielles et financières Valoriser le projet à l intérieur et à l extérieur et informer sur l état d avancement du projet Être le garant du respect de la méthode Assurer l adéquation entre activités et ressources, notamment humaines S assurer de la disponibilité des ressources (humaines, financières et techniques) Rendre compte au Comité de pilotage

18 Le chef de projet Points méthodologiques Avant chaque réunion, Il prépare le compte rendu type en synthétisant les problématiques à traiter. Il s'assure que le plan d'actions est à jour et enrichi des dernières avancées. Il interroge pour cela au préalable les acteurs si ils n'ont pas donné de nouvelles depuis le dernier point projet. Pendant la réunion, Il complète le plan d'actions, le compte rendu et les décisions relevées afin de tracer tous les choix effectués et travaux à mener, Après la réunion, Il inclut au sein du compte rendu type les éléments du jour issus du fichier de suivi afin d'illustrer son document. Il transmet le compte rendu et le fichier de suivi daté à l'ensemble des intervenants.