Rapport d activités 2015 Version synthétique

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1 Rapport d activités 2015 Version synthétique Gestion du projet Plan d actions 2015 Rapport d activités Casimire : le remplaçant de Mirabel Mise sur pied d un processus interne de suivi du projet. Gestion des contacts avec la firme de développement. Réponse aux questions. Participation aux réunions. Stimulation et suivi rapproché. L InterMire a mis sur pied un dispositif interne afin de gérer l ensemble du projet. Un chef de projet a été nommé, chargé des relations avec la firme de développement. Des réunions régulières (le plus souvent hebdomadaires) ont également été organisées pour que tous les membres de l équipe de l InterMire suivent et participent à l évolution du logiciel. Le tout a été renforcé par le regard externe d un consultant informatique, Alain Leroy qui a apporté son expérience et ses conseils techniques. Ce consultant est intervenu à 6 reprises. Des contacts réguliers ont été établis avec CogniTIC. 14 réunions ont eu lieu lors de la phase de développement du projet (janvier juin). Par la suite, des contacts téléphoniques et écrits réguliers ont permis de poursuivre les discussions (plus de 320 mails échangés). L InterMire est restée toujours disponible afin de répondre rapidement aux questions techniques de la firme de développement. Elle n a jamais non plus cessé de l alimenter et de la stimuler afin que le projet reste dans les délais. 1

2 Participation au développement. Centralisation des demandes, remarques, notamment lors des phases de test. L InterMire a suivi et nourri les différentes phases de développement, notamment en répondant aux multiples questions de la firme externe et en anticipant les problèmes à venir. Le travail de coordination des remarques et demandes des Mire a tout simplement été colossal. L InterMire a tout d abord mis sur pied un dispositif permettant de faire remonter ces différents éléments. Un groupe de testeur a donc été créé, composé d au moins 1 représentant par Mire. Ce groupe a été réuni sept fois lors de la phase de développement (janvier juin) pendant laquelle il a été tenu informé de toutes les évolutions du logiciel. Lorsque l InterMire a fait savoir au G12 que le nombre de bugs remontés ne pouvait pas suffire à garantir une application aboutie, celui-ci a pris des mesures énergiques et a invité l InterMire à organiser les séances de tests en présentiel à l InterMire (demi-journées). 33 séances ont été organisées. Chacun de ces séances a dû être préparée afin que tous les aspects de l application soient passés en revue. Au final, les Mire ont remonté 522 problèmes à l InterMire. Chacun d entre eux a été vérifié par l InterMire puis soit écarté, soit transmis à la firme externe avec, le plus souvent, une contextualisation et des explications complémentaires. En parallèle, l InterMire n a jamais cessé de réaliser ses propres tests et vérifications. L InterMire assure également le suivi de chacun de ces demandes jusqu à leur résolution. L application utilisée pour centraliser ces différents problèmes et les échanges à leur sujet chiffre plus de interventions. Chaque intervention a nécessité une vérification dans l application en elle-même. Afin de répondre aux problèmes et questions régulières des Mire concernant les droits des utilisateurs, un nouveau document synthétique a été rédigé, destiné à remplacer celui du cahier des charges. 2

3 Plus récemment, l InterMire a commencé à introduire une série de développements complémentaires (20), fonctionnalités non prévues dans le cahier des charges initial mais qui améliorent le confort des utilisateurs. Chacun de ces demandes a nécessité une analyse puis une description soignée et une mise à jour du cahier des charges initial afin d en conserver la trace. Communication sur l avancement du projet vers les instances du processus. L InterMire a présenté l avancement du projet aux différentes instances concernées. Un point Casimire a systématiquement été placé à l ordre du jour de chaque Comité d accompagnement de l InterMire. Le point a également été régulièrement présenté lors des Conseils d administration de l InterMire et des Collèges des directeurs. Finalement, l instance de décision et de supervision du projet, le Groupe des 12 s est réunie à 12 reprises. Elle a été informée de l évolution de chaun des aspects du logiciel, depuis le financement jusqu à la formation des utilisateurs. Migration des données Mirabel Réalisation d un plan de migration avec tests réguliers. Transfert des données vers Casimire. L InterMire a réalisé un plan de migration qui a été soumis et validé par le Groupe des 12. Un long travail (plus d une année) d opérationnalisation de ce plan a ensuite été mené. Chaque élément de Mirabel a dû être extrait puis transformé afin de rentrer dans Casimire. De multiples scripts intégrés permettent désormais la réalisation automatisée de cette opération complexe. Des tests réguliers ont eu lieu et sont toujours en cours. Le pourcentage de données migrées correctement est en constante augmentation. La mise en œuvre ce plan a également nécessité l intervention des Mire afin de nettoyer certaines données de Mirabel. La migration est prévue le 18 décembre

4 Formation des utilisateurs Accompagnement au changement des Mire et des utilisateurs. Formation technique des utilisateurs-clés de chaque Mire. Formation technique de l ensemble des utilisateurs. Tout au long de l année 2015, l InterMire a veillé à préparer les utilisateurs au changement d application. A cette fin, deux documents d information des équipes ont été produits et présentés en direct par l InterMire lors des réunions d équipe des Mire. En outre une démonstration de l application a été réalisée dans chaque Mire par un membre de l équipe de l InterMire fin septembre/début octobre Lors de ces contacts directs avec les équipes, l InterMire a répondu aux questions, déminé les craintes, calmé les ardeurs, suscité la curiosité, des futurs utilisateurs. Les utilisateurs-relais jouent un rôle important dans le projet Casimire. Ils constituent notamment la courroie de transmission entre les problèmes et envies rencontrés par les utilisateurs finaux et l InterMire. Dans l application, ils disposent également de droits avancés qui leur confèrent des responsabilités importantes. C est pourquoi, une attention particulière a été portée à leur formation (3 jours). Cette formation a été organisée par l InterMire. Deux groupes d utilisateurs-relais ont été formés (25 participants). Cette formation a été dispensée en deux temps : Premièrement, deux groupes d utilisateurs du niveau «management» (16 participants) ont reçu une formation spécifique de deux jours. Ces formations ont été dispensées par l InterMire. Deuxièmement, l ensemble des autres utilisateurs de l application (223 participants) ont été répartis en 26 sessions selon quatre zones géographiques. Chacune de ces sessions rassemblait des utilisateurs de rôles identiques (jobcoach, prospecteur, mixte ou administratif) mais de Mire différentes. Pour chaque zone, l InterMire a donné la formation dans 4

5 une salle informatique équipée. L InterMire s est chargée de l intégralité de ces formations (aspects logistiques et pédagogiques). En appui à ces formations, l InterMire a également mis sur pied une plateforme spécifique rassemblant des supports de formation. Ces supports sont à la fois des capsules vidéos (tutoriels d environ 5 minutes) qui concernent chaque fonctionnalité de l application mais également une série de documents complémentaires (lexique, flux métier, ). Les utilisateurs peuvent y accéder à tout moment via le site internet qui a été conçu à cet usage. Suivi financier et administratif Suivi financier analytique du projet. Rapport régulier vers les instances concernées. Rédaction d un cahier des charges pour l hébergement de l application. Le suivi financier du projet s est fait tout au long de l année Le Conseil d administration de l InterMire a reçu à chaque réunion une version du budget adaptée en fonction des éléments nouveaux apparus (renfort d un mi-temps en soutien des formations, abonnements à la BCE, location de salles de formation, ). Un serveur a été loué. Etant donné le coût de cette location, aucun cahier des charges spécifique n a été nécessaire. Les règles d attribution d un marché public ont toutefois bien été respectées. 2. Dopamire : le dossier européen de l InterMire Gestion du portefeuille Intégration de nouveaux porteurs de projet. Organisation de réunions d accompagnement. Rédaction de rapports. Communication externe et interne sur le portefeuille. Le projet Dopamire n a pas été accepté par le FSE. Toutefois, l InterMire a rempli son rôle de chef de file. Elle a communiqué sur les projets Aramis, elle est intervenue auprès des pouvoirs subsidiant et auprès de l agence FSE pour éclaircir les aspects liés aux PBB et au rapport d activités. 5

6 Document prospection Diffusion du document auprès des équipes des Mire. Suivi des équipes dans l utilisation du document. Evaluation de l intérêt de monter une formation spécifique. Modélisations méthodologiques Modélisation des pratiques d accompagnement et de mise à l emploi des moins de 25 ans. Modélisation des pratiques d accueil. Réflexion sur les méthodologies d accompagnement des plus de 55 ans. Outils de communication Lifting du site Internet de l InterMire. Repositionnement sur les réseaux sociaux. Le document a été présenté et diffusé dans l ensemble des Mire. Il est systématiquement distribué lors des formations d accueil des nouveaux travailleurs Aucune formation spécifique en prospection n a encore vu le jour. L InterMire a produit un document de référence sur l accompagnement et la mise à l emploi des publics jeunes. C est ce document qui a servi de base à la rédaction des projets Robin des Mire. N a pas pu être réalisée en N a pas pu être réalisée en Le site Internet a été mis à jour et modernisé. Le repositionnement n a été que partiellement réalisé. L InterMire a repris la main sur son Facebook. Le groupe de travail consacré aux réseaux sociaux devrait amener de nouvelles initiatives en Gestion administrative et financière Suivi financier et administratif du projet DopaMire. Sans objet puisque le dossier a été refusé. 3. Le renforcement des forces centripètes 6

7 Formations Développement de l offre de formation à destination des équipes à partir des retours du terrain. Développement d une offre de formation à destination des administrateurs des Mire. Peu de nouvelles formations ont été développées en L effort de conception de nouvelles s est concentré sur Casimire. La formation «nouveaux administrateurs» a été développée et dispensée une fois. Elle a rencontré un succès très limité : 3 participants. Lieux de rencontre Multiplication des lieux de rencontre entre travailleurs des Mire (formations, supervisions, ) Mise sur pied d une plateforme de gestion des «vis ma vie» entre Mire. Bien-être au travail Evaluation de l intérêt d apporter une réponse commune aux obligations légales concernant le bien-être au travail. Prospection Prospection des grands comptes. Collaborations avec les Fonds sectoriels Peu développé en 2015 à part via les groupes de travail. Pas développé en La conjonction de l effort nécessaire à l aboutissement du projet Casimire et du manque de moyens européens a rendu la concrétisation de cet axe du plan d action difficile. Faute de temps disponible pour l InterMire, la Miresem s est chargée de l organisation de cette formation pour les Mire intéressées. Celle-ci se déroule dans les locaux de l InterMire à partir de décembre Deux groupes de travail constitués de prospecteurs d une part et de membres du management d autre part, ont débouché sur l élaboration de balises communes entre les Mire en cas de collaboration avec des «grands comptes». Le travail doit être poursuivi en 2016 pour déterminer comment fidéliser et prospecter de nouveaux grands comptes. Par ailleurs, l InterMire a consacré du temps à la prospection et au développement de ses relations avec différents fonds sectoriels : 7

8 1/ FSHP-MR-MRS : L InterMire a négocié pour les Mire des collaborations avec le Fonds social des hôpitaux privés et le Fonds social des maisons de repos et des maisons de repos et de soins. Par ces collaborations, les Mire renforcent qualitativement leurs actions décrétales dans ces deux secteurs. L InterMire assure le suivi administratif et financier de la collaboration. Elle procède à la diffusion d outils au sein des Mire et réalise l évaluation du projet. 2/ IFP : Dans le cadre du groupe de travail «prospection», l InterMire a initié une rencontre avec le responsable wallon de l IFP. Cette rencontre a débouché sur le renforcement et l extension à toutes les Mire des collaborations avec le Fonds. Une convention type pour chaque Mire a été négociée par l InterMire. Chaque Mire gère dès à présent sa collaboration de manière autonome avec l IFP. 3/ APEF : 4. Les activités structurelles au profit des Mire Outre le développement de l action liée aux bilans de compétences, l InterMire a invité l APEF à présenter son site «Competentia» lors d une réunion du Collège des directeurs. Organisation du Collège des directeurs Organisation de 12 Collèges des directeurs. Gestion logistique et administrative. Suivi des décisions. Réalisé. 12 Collèges des directeurs ont été organisés. Outre les aspects logistiques, l IM s est chargée de proposer l ordre du jour aux Présidents du Collège, d envoyer les invitations, de rassembler les informations préalables nécessaires, de rédiger le cas échéant des notes 8

9 préparatoires, de rédiger le procès-verbal et d assurer le suivi opérationnel des décisions. Mandats officiels Représentation des Mire au Comité d accompagnement de l InterMire Représentation des Mire à la Commission des opérateurs Représentation des Mire au Conseil d administration de la Fesefa Représentation des Mire au Comité de pilotage des Cefo Représentation des Mire à la Convention avec l Enseignement de promotion sociale Représentation des Mire au Comité d évaluation régional des contrats de coopération Attention particulière au suivi des relations avec le Forem L InterMire a représenté les Mire lors de 4 Comités d accompagnements. L InterMire a participé à 7 réunions de la Commission des opérateurs et 3 groupes de travail (freins et opportunités, Cefo et évaluation des contrats). L InterMire a assisté à 6 réunions du Conseil d administration de la Fesefa et 2 réunions de la chambre ISP. L InterMire a participé à 7 réunions du Comité de pilotage Cefo et 1 réunion du Comité de pilotage du dispositif multi-partenarial unique d orientation tout au long de la vie. L InterMire a également participé à deux groupes de travail Cefo dans le cadre de la création des SCLI : accueil et prestations des Mire. L InterMire a organisé deux réunions de cette Convention. La première en mai permet de faire le point sur les résultats des projets de 2013 et 2014 et le monitoring des projets en cours; la seconde en octobre en consacrée au monitoring et à l attribution des périodes pour les projets L InterMire a participé à 1 réunion d évaluation avec le SRP et le SAE qui a permis de mettre à plat les difficultés et de mettre en évidence les bonnes pratiques. L InterMire a également pris part au groupe de travail sur le radicalisme mis sur pied par le Gouvernement wallon et à la journée d études sur le sujet organisé par la DG05. Soutien administratif et réglementaire Réponse aux questions administratives et réglementaires des Mire. L InterMire est sollicitée pour apporter son éclairage sur les réglementations et sur leur application concrète (décret, arrêtés d exécution, phases, APE, ) 9

10 Intégration d un nouveau directeur de Mire. Interface avec l administration. Centralisation des problèmes détectés par les Mire, communication vers l administration puis retour d information vers les Mire. Attention particulière au grand cadastre. Elle relaie auprès des pouvoirs subsidiant, des autres Mire, des instances officielles, des problématiques ou questions concrètes que se posent les Mire. Pour des questions plus pointues ou techniques, l InterMire fait appel à un réseau d experts dans différentes matières avant de répondre aux Mire («je vérifie auprès de et je reviens vers toi»). Réunions mensuelles pendant le 1 er semestre 2015 avec le directeur de la MRC. Réponse à ses questions par mail ou téléphone. Les pouvoirs subsidiant utilisent le canal de l InterMire pour diffuser l information aux Mire. Avant diffusion, cette information est digérée par l InterMire pour qu elle soit la plus pertinente possible quand elle arrive dans les Mire. L InterMire participe aux réunions d examen des plans d action et des rapports d activité des Mire organisées conjointement par le Forem, le SPW et l agence FSE. Suite à la réunion du 6 juillet 2015, l InterMire a réalisé un mode d emploi de confection du plan d action Elle est force de propositions de simplifications administratives tant pour le plan d action que pour le rapport d activités des Mire ainsi que pour les documents qui s y rapportent (annexes 1, liste bénéficiaires, ) Suite à l extraction, l InterMire a retravaillé le tableau des données»petit cadastre» extraites des rapports d activités 2014 des Mire avant de les faire compléter et avaliser par celles-ci. Visibilisation du secteur Renforcement des liens avec les partenaires (CPAS, EFT/OISP, ). Réunion avec la fédération des CPAS pour réaliser un état des bonnes collaborations. 10

11 Participation au colloque organisé par l AWIPH en février 2015 qui a débouché sur la reprise du GT des jobcoachs Awiph. Contacts avec le consortium de validations des compétences en vue de mener une expérience pilote d approche par dossier dans les Mire. Présentation des résultats des Mire à la Chambre emploi formation du CESW. Collaboration avec le centre de compétences Technofutur TIC et les Espaces publics numériques autour du public Neets. Mise sur pied d une conférence de presse sur les résultats 2014 des Mire Organisation de groupes de travail Poursuite des groupes «administratifs et financiers», «retours opérateurs Cefo», «financement des Mire» (si accord du Conseil d administration pour sa prolongation) et «prospection». Participation à la journée d études organisée par la Fondation Roi Baudouin sur l emploi des personnes étrangères ou d origine étrangère. Réalisation et diffusion d un communiqué de presse en juin qui a donné lieu à des articles et reportages sur les télévisions locales Diffusion du même communiqué de presse auprès de la fédération professionnelle FESEFA, de l Agence FSE, du CESW, de la Fondation Roi Baudouin, des Fonds sectoriels du non-marchand, Création et diffusion d une newsletter à destination du personnel et des CA des Mire Reprise de la diffusion du «Mais que fait l InterMire», lettre d information, à destination des directions et des membres du Comité de gestion. L InterMire a organisé en 2015 : 4 GT administratifs et financiers consacrés à de l échange d informations sur les dossiers FSE, les conséquences de la réunion du 6 juillet 2015 et les marchés publics. 11

12 4 retours opérateurs Cefo, particulièrement importants en cette année de grands changements pour le dispositif Cefo. Suivi du groupe «partage des entreprises». Attention proactive aux retours du terrain et des directions afin de mettre sur pied de nouveaux groupes de travail utiles. Offre de formation Gestion des inscriptions, de la comptabilité et des contacts formateurs pour les cinq formations 2014 qui sont prolongées : - Accueil des nouveaux travailleurs - Nouvelles technologies en recherche d emploi - Développer et entretenir son réseau - Connaissance de l entreprise - Roue du changement Assistance et conseil informatique Assistance informatique des Mire 2 réunions du GT financement des Mire. 4 réunions du GT prospection «grands comptes». L InterMire a continué de suivre les résultats du «partage des entreprises» à chaque réunion du Collège ; extraction des données de Mirabel via 4 requêtes trimestrielles. Remise sur pied du GT jobcoach AWIPH en collaboration avec l AWIPH. Création d un GT «réseaux sociaux» sur l utilisation des réseaux sociaux par les Mire à destination des demandeurs d emploi et des entreprises. L InterMire a organisé la formation de 95 travailleurs des Mire et a dispensé elle-même la formation à 28 travailleurs. Au total, 126 membres des Mire ont été formés par ou via l InterMire nouveaux travailleurs et 3 nouveaux administrateurs, - 23 nouveaux conseillers bilans de compétences, - 55 membres des Mire dans les formations «métier» (nouvelles technologies en recherche d emploi, développer et entretenir son réseau, connaissance de l entreprise et roue du changement), - 17 membres du management (créativité et règlement de travail). En plus de ce travail de formation structurel, l InterMire a mis sur pied un plan de formation spécifique pour la prise en main de Casimire (cfr. point 4). L InterMire répond à toutes les questions techniques qui lui sont posées en matière informatique. Avec l arrivée de Casimire, beaucoup de ces questions concernaient, en 2015, la connectivité. 12

13 Gestion et entretien de Mirabel Réalisation des requêtes avancées sur Mirabel pour les Mire Entretien de Mirabel hebdomadaire ; relance de la base de données en moyenne 2 à 3 fois par semaine. Chaque semaine, l InterMire réalise 5 à 6 requêtes managériales ou administratives sur demande des Mire. De surcroît, l InterMire réalise également une série de requêtes générales : - Requête «partage des entreprises» trimestriellement. - Requêtes avancées pour les tableaux bénéficiaires à la demande de l Europe. - Requête sur les résultats globaux des Mire en vue du communiqué de presse. - Requêtes particulières à certains publics (AWIPH, étrangers, ) en préparation de groupes de travail ou de participation à des journées d études. Bilans de compétences Suivi et poursuite du projet de l Apef. Attention particulière à l évaluation des opérateurs et aux conditions de renouvellement du projet. L InterMire coordonne le dispositif pour les Mire : relations avec l APEF, participation aux réunions d évaluation, gestion financière. L InterMire a rentré une nouvelle offre commune cette fois à 9 Mire lors du nouvel appel à projets lancé par l APEF en mai Cette offre a été acceptée. L InterMire a organisé la formation des nouveaux conseillers Bilan et poursuivi l échange de pratiques avec les anciens. Elle a assuré la diffusion des outils pédagogiques via une plate-forme partagée entre les Mire concernées. Elle a également assuré la diffusion des aspects de suivi administratifs au moyen de la même plate-forme. Assises de l insertion Suivi des Assises et de la rédaction des recommandations finales. L InterMire a participé à la réunion de suivi de janvier

14 Veille Poursuite de la mission de veille. Attention particulière au transfert de compétences. L InterMire a poursuivi sa mission de veille. Celle-ci se décline en deux branches : - Une veille générale de la presse et des publications du Gouvernement wallon concernant toutes les publications qui touchent directement ou indirectement au secteur des Mire ; - Une veille spécifique selon les dossiers et sujets qui intéressent particulièrement les Mire au regard de leur activité (Neets, primoarrivants, ). L InterMire tient également les Mire régulièrement informées des différents appels à projets qui pourraient les concerner ou les intéresser. 5. Les activités structurelles de gestion de l asbl Gestion de l équipe Stabilisation de l équipe actuelle. Intégration d un chargé de missions méthodologiques. Intégration d un plan de formation de l équipe qui garantisse 5 j. de formation / personne / an). Révision du règlement de travail. L équipe a été stabilisée en Malgré le refus du dossier FSE de l InterMire, le poste de chargé de missions méthodologiques a pu être maintenu (à mi-temps sur le projet Casimire à partir de mai). L équipe a suivi 53,5 jours de formation en La révision du règlement de travail a commencé avec l aide du juriste de la fédération professionnelle (FESEFA). Gestion des instances Organisation de 2 Assemblées générales. 1 Assemblée générale a été organisée. 14

15 Organisation de 5 Conseils d administration complétés de Conseils d administration extraordinaires à chaque fois que nécessaire. Organisation de 10 Comité de gestion 5 Conseils d administration ordinaires et 1 extraordinaire ont eu lieu. 8 comités de gestion se sont tenus. Gestion financière Pérennisation du financement structurel. Le pistage de ce financement a demandé particulièrement beaucoup d énergie en Gestion de la trésorerie. Le problème récurrent de trésorerie risque d être accentué par les spécificités du financement FSE. Nouvelle internalisation de l encodage de la comptabilité. La subvention structurelle de est libérée en deux tranches (80% et 20%). Les libérations tardives de la première tranche de la subvention 2015 (le 17 juillet) et du solde de la subvention 2014 (le 30 septembre) ont occasionné d importantes difficultés de trésorerie au premier semestre. La décision a été prise de poursuivre l externalisation de l encodage de la comptabilité par le bureau comptable. La secrétaire comptable de l InterMire traite les factures, leur assigne un code analytique et gère les pièces justificatives. 15