La Ligue navale du Canada Lignes directrices pour l élaboration des états financiers

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1 La Ligue navale du Canada Lignes directrices pour l élaboration des états financiers Ces directives vous guideront dans l élaboration des états financiers de la Ligue navale du Canada : l état des revenus et, et l état de l actif et du passif. Ces documents peuvent servir pour les états financiers mensuels, trimestriels ou pour l ensemble de l exercice financier. De plus, leur format peut servir à la préparation du budget. La classification des comptes précisée dans les états correspond au minimum nécessaire pour avoir un contrôle financier correct des finances d une division ou d une succursale. Les éléments ci-dessous devraient être inclus dans la classification. La liste n est pas exhaustive, il faudrait ajouter «etc.» à la fin de chaque ligne! En pratique, au niveau du fonctionnement d une succursale, il pourrait y avoir des sous-titres aux colonnes. Quelle que soit la structure comptable adoptée, elle devrait permettre de dresser un rapport d ensemble pour toutes les lignes des classifications données. Les numéros utilisés dans les lignes directrices renvoient aux numéros apparaissant dans le formulaire d état financier LN (62)F Rapport annuel de la succursale. REVENUS : ÉTAT DES REVENUS ET DÉPENSES 1. BANQUE Ce chiffre doit être le même que celui de fin d exercice du rapport de l année précédente; ligne 18 à l avenir. 2. ACTIVITÉS DE FINANCEMENT Les revenus de bingos, de ventes (chocolat, calendriers, pâtisseries, macarons, danses, spectacles, cantine) de collectes de papier et de bouteilles. 3. REVENUS D INVESTISSEMENTS Entrez les revenus de la vente d investissements (dépôts à terme, certificats de placements garantis, bons du Trésor, actions et obligations), les intérêts et dividendes reçus. 4. GOUVERNEMENT ET REMBOURSEMENTS Entrez les paiements imputés au soutien local remboursement des et régime spécial reçu de tout palier de gouvernement. 5. REÇUS D IMPÔT ÉMIS Totalisez les dons reçus qui donnent droit à un reçu officiel aux fins de l impôt sur le revenu. Ce total doit être justifié par des copies des reçus émis provenant du cahier de reçus aux fins d impôt. 6. DONS REÇUS D AUTRES ORGANISMES DE BIENFAISANCE Les dons reçus d organismes tels que : la Légion, les associations

2 La Ligue navale du Canada Lignes directrices pour l élaboration des états financiers d entraide, les clubs qui, eux aussi, remettent des reçus aux fins d impôt pour les dons reçus ou dont les fonds ne sont pas imposables. 7. AUTRE Remboursements de TPS, vente d équipement, cotisations, toute somme reçue de plus de 100 $ ou autres articles de valeur non mentionnés. 8. DIVERS Petites sommes (intérêt bancaire, collectes de pièces de monnaie). 9. FACULTATIF N O 1 Au besoin. 10. FACULTATIF N O 2 Au besoin. DÉPENSES : 11. PROGRAMME DES CADETS DE LA MARINE Entrez les faites pour les activités des cadets de la Marine : voyages, repas, trophées, locations, inspections. 12. PROGRAMME DES CADETS DE LA LIGUE NAVALE Entrez les faites pour les activités des cadets de la Ligue navale : uniformes, voyages, repas, trophées, locations, inspections. 13. HÉBERGEMENT Le coût pour l achat, la location ou le bail des immeubles ou locaux, pour le chauffage, l électricité, les taxes foncières, les réparations, l entretien, les assurances, les évaluations. 14. ÉQUIPEMENT Les coûts de location, achat, entretien, assurance, appréciation et études. 15. ADMINISTRATION Paiements de frais postaux, téléphone, papeterie, achat, location, réparation et entretien du matériel de bureau, comptabilité, vérification, honoraires juridiques non compris dans les comptes ci-dessus. Frais bancaires. 16. COLLECTE DE FONDS Les coûts d organisation des activités de collecte de fonds destinées à produire des revenus. 17. COTISATIONS Les paiements faits au bureau national ou à la division. 18. AUTRE Paiement pour achat d investissement et frais de transaction, bourses. Toute dépense de plus de 100 $ ne figurant pas ci-dessus. 19. DIVERS Cadeaux, fleurs, couronnes.

3 La Ligue navale du Canada Lignes directrices pour l élaboration des états financiers 20. AVANCES Le compte qui doit servir pour les sommes remises à un officier supérieur pour des activités de formation lorsque les pièces justificatives n ont pas encore été reçues. 21. FACULTATIF N O 1 Au besoin. 22. FACULTATIF N O 2 Au besoin. 23. BANQUE Le solde du compte chèques, à la fin de la période du rapport, concilié à l état bancaire correspondant. Le montant servira à l état des revenus et et à l état de l actif et du passif. ACTIF : ÉTAT DE L ACTIF ET DU PASSIF 24. INVESTISSEMENTS Entrez sur cette ligne tous les dépôts à terme, les certificats de placements garantis, bons du Trésor, actions et obligations. Donnez leur valeur au coût d acquisition (valeur comptable) et non leur valeur actuelle, estimée ou à l échéance. 25. TERRAIN Entrez le coût actualisé des propriétés dont le titre est au nom de la succursale. 26. ÉDIFICE Donnez le coût actualisé des propriétés dont le titre est au nom de la succursale. Si une propriété est grevée d un prêt ou d une hypothèque, indiquez-le ici et reportez la dette dans le passif. 27. ÉQUIPEMENT Entrez le coût d acquisition ou le coût estimé de tout équipement, notamment : véhicules, bateaux et matériel, ordinateurs, matériel vidéo, matériel de bureau, meubles, matériel de fanfare, appareils d entraînement Aux fins de ce rapport, les coûts ne devraient pas être amortis. PASSIF : 28. PASSIF À LONG TERME Il comprend le total des première, deuxième, troisième hypothèques, les baux sur les locaux, photocopieur, ordinateur, véhicule, etc. dont la durée excède un exercice financier. Les hypothèques et les emprunts devraient être séparés.

4 Annexe «A» La Ligue navale du Canada Logiciel de comptabilité financière Remarque : On ne peut utiliser ce programme qu avec le logiciel Excel de Microsoft Office. Un champ en jaune présente de l information générée automatiquement. Ces champs sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés. Directives : Page couverture Rapport annuel de la succursale Entrer les données dans les champs comme indiqué. Section 1 Sous le champ «Téléphone», on trouve un menu déroulant pour d autres renseignements. Section 5 À côté de la question relative à la propriété, on trouve un menu déroulant choisissez la réponse qui convient. revenus Remarque : Un champ en jaune présente de l information générée Le journal des revenus sert à inscrire les dépôts bancaires. Pour un dépôt, vous inscrivez le montant dans la colonne «Dépôt bancaire» et dans la colonne du «Compte de revenu» approprié. Si la somme déposée provenait de plus d un «Compte de revenu», on peut la diviser pour la répartir dans les comptes de revenu appropriés. Si le total de la somme déposée a été imputé à un compte de revenu ou à plusieurs comptes, selon le cas, alors le solde de la colonne «Entrée confirmée» sera nul. Si le solde de cette colonne n est pas de zéro, les données n ont pas été entrées correctement. Si une succursale vend un bien corporel (p. ex. un immeuble, un ordinateur) ou souscrit une hypothèque, inscrivez la somme obtenue dans le compte de revenu «Autre». Dans le cas où une succursale voudrait insérer plus de rubriques de comptes, vous pourrez renommer les comptes facultatifs au besoin. Des rubriques additionnelles de «Compte de revenu» seront créées automatiquement de même que dans l état des revenus et.

5 Annexe «A» Remarque : un champ en jaune présente de l information générée Le journal des sert à inscrire les retraits bancaires. Pour un retrait, vous inscrivez le montant dans la colonne «Retrait bancaire» et dans la colonne du «Compte de dépense» approprié. Si la somme retirée doit servir à plus d un «Compte de dépense», on peut la diviser pour la répartir dans les comptes de dépense appropriés. Si le total de la somme retirée a été imputé à un compte de dépense ou à plusieurs comptes, selon le cas, alors le solde de la colonne «Entrée confirmée» sera nul. Si le solde de cette colonne n est pas de zéro, les données n ont pas été entrées correctement. Si une succursale achète un bien corporel (p. ex. un immeuble ou un ordinateur), inscrivez la somme dépensée dans le compte de dépense «Autre». Dans le cas où une succursale voudrait insérer plus de rubriques de comptes, vous pourrez renommer les comptes facultatifs au besoin. Des rubriques additionnelles de «Compte de dépense» seront créées de même que dans l état des revenus et. Les directives suivantes s appliquent au cas où un trésorier fournirait une avance de fonds à un officier supérieur d un corps de cadets, qui sera remboursée en l imputant au soutien local. Inscrivez le chèque dans la colonne «Retrait bancaire» comme vous le feriez normalement et inscrivez un montant égal dans le compte de dépense «Avances». Une fois le chèque de remboursement reçu et déposé, inscrivez-le dans la colonne «Dépôt bancaire» du. Il faudra aussi l inscrire comme un montant négatif dans la colonne «Avances» du. Dans certains cas, les fonds avancés ne seront pas dépensés complètement, et une partie en sera remise. Dans ce cas, il y aura deux entrées à faire dans le. D abord, inscrivez le montant de la remise dans la colonne «Dépôt bancaire» du, et inscrivez le même montant comme un nombre négatif dans la colonne «Avances».

6 Annexe «A» Ensuite, le reste de l avance (ce qui a été dépensé) doit être inscrit dans deux colonnes; d abord dans le compte de dépense approprié du, ensuite exactement le même montant doit être inscrit comme un nombre négatif dans la colonne des «Avances». Journal de l actif et du passif Remarque : un champ en jaune présente de l information générée Le journal de l actif et du passif sert à inscrire tous les biens corporels et les passifs à long terme comme une hypothèque. Pour un actif, c est la valeur d acquisition du bien qu il faut inscrire; autrement dit, le montant réel inscrit dans le. Pour un passif, c est la valeur originale du passif qu il faut inscrire; autrement dit, le montant réel inscrit dans le. Aucune écriture de compensation n est nécessaire dans ce journal. Si jamais une succursale veut ajouter des comptes supplémentaires, vous pouvez renommer, au besoin, les comptes facultatifs. Ce procédé entraînera automatiquement la création de comptes additionnels dans l état de l actif et du passif. État des revenus et Remarque : Un champ en jaune présente de l information générée Entrez la date du début de l exercice et celle de la fin. L état des revenus et concilie le journal des revenus et celui des dans le même rapport sur une seule page. L état des revenus et donne la possibilité à la succursale d entrer des données budgétaires en vue de s assurer que les justifiées correspondent à ce qui était approuvé par le budget annuel. Les succursales doivent entrer les sommes approuvées lors de l assemblée générale annuelle. Les chiffres de la colonne «Réel» sont générés automatiquement à partir des entrées dans le journal des revenus et celui des. L «Écart» représente la différence entre le montant budgété et le montant du revenu réel ou de la dépense réelle. Lorsque la valeur de l écart est positive (+), le montant représente de l argent qui reste à dépenser. Si la valeur de l écart

7 Annexe «A» est un montant négatif (-), la somme représente un excédent de dépense comparativement à la limite fixée. Dans la section «Compte bancaire», entrez le solde du compte en début de l exercice. Les autres montants seront générés automatiquement. État de l actif et du passif Remarque : Un champ en jaune représente de l information générée Aucune entrée nécessaire; tous les montants sont générés automatiquement.

8 Annexe «B» Logiciel de comptabilité financière Exemple de transactions Date Référence Détails Chiffrier Montant 1 er jan. Journée de collecte Bataille de 1 l Atlantique revenus 432,78 $ 1 er fév. 2 Subvention reçue du club Lions revenus 500 $ 31 jan. Chèque 500 Achat de papier chez JR Smith 175 $ 28 fév. Chèque 501 Loyer payé à la ville d Ottawa 750 $ 1 er mars 3 Revenu d intérêt inscrit Compte bancaire revenus 0,75 $ 1000 $ 30 mars ET Chèque 502 Achat d un CPG de TD Canada Trust Journal de l actif et du passif 30 avril Chèque 503 Achat d uniformes LOGISTIK Unicorps 325 $ 30 mai Chèque 504 Cotisations des divisions 200 $ 30 juin Chèque 505 Fonds avancés ltv J. Smith 500 $ 30 juil. Chèque 506 Paiement au camp de cadets de la division 30 juil. Reçus fournis au président des cadets de la marine total 500 $ voyage des cadets de la marine 30 août Chèque 507 Fonds avancés ltv J. Smith 15 sept. 30 sept. Chèque oct. Chèque er nov. Pièces justificatives fournies total 325 $, solde remis de 175 $ (comptant) Achat d étiquettes de la division d Ontario Achat d un édifice ( $) et d un terrain ( $) avec un paiement initial de 5000 $ solde dû sur hypothèque 4 Revenu de location utilisation de l édifice ET Journal de l actif et du passif revenus 300 $ -500 $ 500 $ 100 $ $ Hypothèque $ Édifice $ Terrain 5000 $