PROCEDURE MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS RELATIFS A LA QUALITE

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1 Page 1 sur 6 1. LISTE DE DIFFUSION X Fichier d aide en ligne 2. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION La présente procédure a pour objet de déterminer les modalités de maîtrise de l ensemble des enregistrements et documents qualité ainsi que les documents externes intervenant sur la qualité des prestations de l entreprise. 3. Nature des modifications par rapport à la version précédente Particularité des contrôles qualités et validation formations 4. Eléments de référence ISO/ 9001 V2015 Rédaction: Hervé Moras Approbation :Hervé Moras

2 Page 2 sur 6 5.Processus de traitement 5.1) Règles générales : Le «rédacteur» est celui qui est à l initiative du document qualité et qui le rédige. Certains documents demandent l intervention d un «approbateur» qui vérifiera le contenu du document et en assurera la critique auprès du rédacteur. Seul le de l entreprise peut être simultanément rédacteur et approbateur. Une fois un document validé, la personne chargé de l enregistrement (le coordinateur ou le directeur) apposera une signature en haut à gauche du cartouche du document pour valider l enregistrement du document. La protection des documents et mise à jour Les documents sensibles comme le MAQ, les procédures et processus seront protégés par un mot de passe géré par le rédacteur (Révision > Protéger> restreindre la modification > mettre une croix devant «autoriser uniquement» > Oui, activer la protection > Mot de passe «entrer 2 fois le même») pour modifier le document : Révision > Protéger > Désactiver la protection. Tant que faire se peut, il est interdit et ne doit être qu exceptionnel de faire une photocopie d un document qualité quel qui soit. Une dérogation n est possible que dans quelques cas : problème, activité en déplacement ou document non disponible sur le site Internet. Le bon geste consiste à imprimer le document à partir des originaux mis à disposition sur le site Internet. L utilisation des documents : - Tout document circulant doit avoir une signature dans la partie gauche du cartouche du haut en dessous de «enregistrement» - Les documents qui sont enrichis à la main : pointage réunion, présentation à un entretien, revue de contrat, grille de contrôle, validation de poste...etc. Ils seront dispos en version PDF sur le site Internet. - Les documents enrichis ment et dont la version et donc le numéro ne change pas (comme un document enrichi à la main) : Politique d auto management, livret de suivi, compte rendu de réunion, devis.. L esprit est le même que pour les documents enrichis à la main. Ils seront dispos en version XL ou WORD sur le site Internet. Les documents enrichis sont archivés par l sous sa responsabilité dans ses répertoires personnels. - Particularité des contrôles qualité et validations de poste/formation : Si un de Marché souhaite avoir une grille de contrôle qualité, une validation de poste ou de formation qui soit pré remplie avec les critères à contrôler ou à valider, il peut créer lui-même à partir du formulaire original du site Internet (par exemple le Formulaire F098 :Grille contrôle vierge) un

3 Page 3 sur 6 document avec des critères pré-remplis qu il suvegardera dans ses répertoires personnels, en gardant le même numéro mais en complétant le nom avec la désignation de la prestation, par exemple «F098 pantalons ETAM». Ils ne seront pas enregistrés et archivés dans le système qualité comme nouveau document puisqu il ne change pas de numéro. Ils n auront pas non plus la signature pour prouver l enregistrement. Il demandera au coordinateur de, valider le document en apposant sa signature dans le cartouche enregistrement et de mettre son document à dispo sur le site Internet en version PDF. Toute personne peut faire la demande de modification ou de création d un document Qualité à l émetteur du dit document (par défaut au Service Qualité). Les documents ne peuvent être rédigés, vérifiés, approuvés que par des personnes habilitées (voir tableau ci-dessous). Tableau de responsabilité rédacteur vérificateur - approbateur en fonction du type de document TYPE DE DOCUMENT Manuel Qualité Procédures Processus Instructions et Formulaires Documentation externe intervenant sur la qualité d une prestation REDACTEUR APPROBATEUR ENREGISTREMENT, de Marchés ou de processus, de Marchés ou de processus, de Marchés ou de processus Pas d approbation, uniquement enregistrement Tampon «RECU LE» par toute personne, sur le document de manière à repérer le dernier document reçu. ou coordinateur En cas de litige entre deux documents identiques, s adresser au ou au responsable processus «mesure et surveillance qui décidera de la version à utiliser.

4 Page 4 sur 6 Les documents ne peuvent êtres créés, diffusés, classés, modifiés, archivés que par des personnes habilitées (voir tableau 5.3.1, La vie du document interne). Tous les documents doivent comporter au minimum un titre, une codification et un indice ou une date de révision. 5.2La codification Dans la codification nous y trouvons 5 lettres : L pour les listes de référence, qui reprend l ensemble des documents enregistrés, P pour toutes les procédures, I pour toutes les instructions, et F pour tous les formulaires. Exemples : pour procédure N 1. Une date apparaît sur les documents qui reprennent la date de création ou la mise à jour du document, cette date est aussi un repère sur l évolution du document proprement-dit, de plus c est la dernière en date qui fait fois pour l utilisation du document. La codification est un nombre incrémenté et tiré du listing de référence. Les listes de références se consultent à partir de l aide en ligne «SMQ» 5.3Description détaillée : 5.3.1: Documents internes : La vie du document interne ETAPE RESPONSABILITE COMMENT Expression du besoin Toute personne Pour modification, demander à la personne qui a rédigé ou approuvé ou à son remplaçant. Pour création (voir champ Rédacteur, tableau de responsabilité rédacteur vérificateur approbateur en fonction du type de document 5.1). Vérification de l existant Rédaction du document Qualité Vérification Approbation Enregistrement Etablissement du listing de référence diffusion des nouvelles modifications Archivage de l ancienne version originale, RM ou responsable processus Voir, tableau 5.1 et du processus «mesure et surveillance» Vérifier que le document n est pas redondant. Création ou modification du document en fonction de l étape précédente. En fonction du type de document, vérification, approbation, enregistrement voir tableau 5.1. Le a la responsabilité de la mise à jour des listings de référence des documents. Le directeur met à jour le support intranet permettant la consultation à l ensemble du personnel. Le coordinateur pourra mettre les documents en dispo sur le site Internet. Le service Qualité archive les anciennes versions dans un dossier nommé «Archives» au sein même de la partition se situant l ensemble des fichiers qui composent le SMQ : Documents externes : Les documents externes sont conservés et archivés sous la responsabilité du destinataire selon les durées de stockage reprise dans cette procédure. Les

5 Page 5 sur 6 catalogues fournisseurs seront conservés dans une armoire avec l apposition d un cachet avec la date d entrée après la destruction de l ancien : L : Le directeur de l association sauvegarde les données souhaitées. La sauvegarde est journalière et plus rapprochée si nécessaire. Un exemplaire mensuel de la sauvegarde est stocké à l extérieur de l entreprise par le directeur. 5.4 : Le tableau de classement de l archivage : DOCUMENT Accessibilité Protection CLASSEMENT DUREE DE CLASSEMENT M.Q. Sous la Les originaux Vie du diffusion du sont document Procédures responsable conservés jusqu'à TOUS qualité protégé me nouvelle Instructions me nt diffusion nt Formulaires Enregistrements Qualité «enrichis» Documents officiels normes... Documents externes (cahier des charges, fournisseurs, normes ), responsable, ou pour les docs imprimés classés par le RM Les enregistrement s sont à conserver au bureau ou sur le site de la prestation par le responsable de la prestation Dans une armoire Dans armoire ou bureau du responsable de l achat ou de la prestation Le mois en cours ou jusque fin de la prestation Vie du document Vie du document jusqu'à nouvelle diffusion* DUREE D ARCHIVAGE 2 ans suite à la mise en archivage*sous la responsabilité du directeur qualité. 2 ans suite à la fin de la prestation* sous la responsabilité du responsable de la prestation sans limite de durée* sous la responsabilité du destinataire de la documentation. sans limite de durée* sous la responsabilité du destinataire de la documentation. Documents comptables factures Commercial contrats, devis Dossiers outils, comptable, commercial, maintenance, responsable Avec les documents relatifs à la comptabilité Armoire Direction- Commercial ou RM sous la responsabilité du Maintenance Exercice comptable Vie de la prestation Durée de vie pour un outil sauf décision contraire du R.M. 10 ans* 2 ans suite à la fin de la prestation*sous la responsabilité du commercial Dans le local outillage, 2 ans suite à la fin de vie de l outil et sous la responsabilité du Maintenance.

6 Page 6 sur 6 Documents et Enregistrements relatifs à la maintenance maintenance, qualité sous la responsabilité du Maintenance Durée de vie pour un outil, 1 semaine pour tout autre document sauf décision contraire du R.M. Dans le bureau de la direction, 6 mois suite à la fin de vie de l outil Ou du document et sous la responsabilité du Maintenance. * sauf avis contraire du client, d un responsable de D.MULTIPLE ou de la réglementation. Toutes les archives sont stockées dans le bureau de la direction ou sur des palettes rangées en hauteur dans la zone de stockage.