La dématérialisation dans le secteur public local des documents «papier» de la chaîne comptable et financière. J-F NICOL mars

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1 La dématérialisation dans le secteur public local des documents «papier» de la chaîne comptable et financière J-F NICOL mars

2 1- Un contexte favorable Des évolutions juridiques : facture électronique valeur juridique des documents électroniques signature électronique Des initiatives de l État : L ADAE et le PSAE ADELE (Hélios & Dématérialisation) La dématérialisation des actes soumis contrôle légalité La dématérialisation de l état civil 2

3 1- Un contexte favorable Des initiatives des ordonnateurs : sous le label ADAE de l AMF, l ADF, l ARF, la CDGCHU, l ACUF, etc... Le partenariat avec le Trésor public : Des conventions de partenariat... aux Conventions de Services Comptable & Financier et conventions locales de dématérialisation Résultats : la dématérialisation se concrétise : 226 conventions de dématérialisation signées 150 projets en cours de signature ou de validation 3

4 1- Un contexte favorable CONVENTIONS SIGNEES TITRES CONVENTIONS SIGNEES PAYES CONVENTIONS SIGNEES AUTRES TOTAL 4

5 1- Un contexte favorable Mesures «facilitatrices» prises par la DGCP : suppression en 2002 de l obligation de signer les mandats actualisation décret PJ (avril 2003) : ordonnateurs plus obligés, pour les PJ, de les signer, les dater certifier le service fait Rappel : les titres ne sont pas signés 5

6 2- Des contraintes à prendre en compte Un contexte en apparence favorable mais en fait complexe : Un principe : le volontariat des ordonnateurs options techniques fonction de taille et choix des CL-EPL relation avec une multiplicité de partenaires Les liens avec les autres projets de l Etat : pour la signature électronique l «homologation» des tiers de confiance les projets ACTES, état civil, etc... la dématérialisation des documents budgétaires 6

7 3- Des enjeux importants L importance des flux annuels : 8 M d actes transmis au contrôle de légalité 98 M de titres et 77 M de mandats 58 M de bulletins de paye Des M de pièces des marchés publics documents budgétaires 1 M de comptes de gestion édités 2 M de liasses de 3 kg en stock dans les CRC Quelques flux répétitifs en masse considérable 7

8 3- Des enjeux importants Coûts et retour sur investissement : exemples Les bulletins de paye pour les ordonnateurs 1,6 M d agents territoriaux agents Hospitaliers = 58 M 58 M de bulletins à 0,3 TCC = 17 M Les comptes de gestion pour la DGCP : CL-EPL = budgets 100 M de pages à 0,012 (papier) = 1,2 M Le coût de loyer des «archives» : CRC : 200 à 300 de loyer annuel la Tonne => 1,2 à 1,8 M /an 8

9 3- Des enjeux importants Dématérialiser = des sources de gains partagés les délais d exécution la qualité du service la production du papier les manipulations & procédures les coûts d édition & de stockage la charge d accès aux documents les risques de pertes de PJ Des gains potentiels non négligeables 9

10 5- au Plan d Action 5 thèmes d actions et des priorités : Définir un cadre national d acceptation Bâtir un projet de charte nationale partenariale des principes et règles du jeu un premier cadre national d acceptation juillet 2004 Négocier ce cadre avec tous les partenaires Signature de la charte Mettre en place une structure partenariale début

11 5- au Plan d Action Des actions prioritaires et des conventions-type nationales pour les grands flux : 21 : la dématérialisation des bulletins de paye des solutions de dématérialisation déjà «référencées» avec les partenaires : échange du fichier mensuel des données de l état de paye à minima, les «données numériques» des bulletins de paye, avec des index de tris et de recherches des données à normaliser selon un schéma XML des actions de dématérialisation engagées sur le terrain une convention-type finalisée avec les partenaires le

12 5- au Plan d Action Des actions prioritaires et des conventions-type nationales pour les grands flux : 22 : la dématérialisation des titres de recettes revoir la logique de la dématérialisation 4è Trim 2004 présenter le projet aux partenaires février 2005 établir une convention nationale type recueillant leur accord Les orientations privilégiées : La dématérialisation du titre : le passage au PES les partenaires privilégient l échange de données avec le PES La dématérialisation de la «facture» une normalisation 12

13 5- au Plan d Action Des actions prioritaires et des conventions-type nationales pour les grands flux : 23 Dématérialiser documents budgétaires Dématérialiser les pièces initiales des MP (spécificités acte d engagement, exemplaire unique) fin 1er trimestre Dématérialiser les mandats 2eme semestre Dématérialiser les autres PJ (factures, pièces répétitives ) 2ème semestre

14 5- au Plan d Action Les actions liées au projet ACTES de la DGCL : 41 Modalités de récupération pour les besoins du comptable, des actes dématérialisés transmis au contrôle de légalité : Les actes dématérialisés seront transmis au comptable indépendamment du circuit du contrôle de légalité A l occasion du mandatement. Les actes dématérialisés comporteront une signature électronique de niveau 2 de sécurité L ordonnateur attestera le caractère exécutoire de l acte. 14

15 5- au Plan d Action Enrichir HELIOS et le PES : 51 Signature électronique et valeur juridique (ADAE) 52 Accueil des Pièces Justificatives ou leur référence modèle de flux = transmission modèle de stock = consultation 53 Les mentions complémentaires des titres et la «facture» 54 Les développements liés au visa sur chiffres du TPG Objectif : V2 courant

16 6- Les phases de la dématérialisation La dématérialisation, sans Hélios : Elle se pratique depuis 1994 Elle est mise en oeuvre pour la démat de la paye, des titres La dématérialisation, avec Hélios V1 ( ) : Les objets comptables (PES) et les PJ dématérialisées sont véhiculés électroniquement séparément La dématérialisation, avec Hélios V2 (mi 2006) : Les objets comptables et les PJ (leurs réf) sont véhiculées en même temps : le PES V2 16

17 En savoir plus sur Hélios site du ministère de l économie, des finances et de l industrie : "Minefi collectivités locales" entièrement dédié aux collectivités locales (rubrique finances locales > comptabilité locale) site de l'adae (publication du langage informatique des schémas du PES) mas_xml.pdf 17