I - DEMARRAGE DU LOGICIEL...4 II MULTI SOCIETES...6 III - PRESENTATION DE L ECRAN D ACCUEIL...8 IV - PARAMETRAGE "FICHE SOCIETE"

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2 I - DEMARRAGE DU LOGICIEL...4 II MULTI SOCIETES...6 III - PRESENTATION DE L ECRAN D ACCUEIL...8 IV - PARAMETRAGE "FICHE SOCIETE" ONGLET «FICHE SOCIETE» ONGLET «RENSEIGNEMENTS CAISSES» ONGLET «RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES» ONGLET «PREFERENCES» ONGLET «D.U.E & » ONGLET «VOLET SOCIAL» 17 V - MENU FICHIER FONCTION «ETABLISSEMENT» FONCTION «GESTION DES SALARIÉS» FONCTION «GESTION DES RUBRIQUES» FONCTION «GESTION DES CAISSES» FONCTION «SECTIONS ANALYTIQUES» FONCTION «CATEGORIES DE PERSONNEL 54 VI - MENU PARAMETRES FONCTION «BIBLIOTHEQUE DES PLAFONDS» FONCTION «BASE DE COTISATION» FONCTION «GROUPE DE SALARIE» FONCTION «CODE INSEE EMPLOI» FONCTION «CODE PAYS» FONCTION «EMPLOIS ASSEDICS SPECTACLE» FONCTION «CODIFICATION DES ENTREES» FONCTION «CODIFICATION DES SORTIES» FONCTION «FORMULAIRES TYPES» 70 VII - MENU PLAN DE PAYE FONCTION «CRÉER UN PLAN DE PAYE» FONCTION «MISE A JOUR D UN PLAN DE PAYE» FONCTION «EDITER TOUS LES PLANS DE PAYE» 74 VIII - MENU CONTRAT FONCTION «CONTRAT ET DUE» FONCTION «CONTRATS ET LETTRE TYPES» 87 IX - MENU BULLETINS FONCTION «ELABORATION D'UN BULLETIN DE PAYE» FONCTION «GENERER LES BULLETINS INTERMITTENT» FONCTION «EDITION VIREMENTS» FONCTION «VIREMENT BANCAIRE SUR FICHIER» FONCTION «CLOTURE PERIODIQUE» 110 X - MENU DECLARATIONS FONCTION «LISTE DES DUS» FONCTION «TAXE SUR LES SALAIRES» 115 XI - MENU ETATS FONCTION «CONTROLE DES BASES» FONCTION «CONTROLE SUR RUBRIQUE» FONCTION «ECRITURES COMPTABLES» FONCTION «EXPORT DES ECRITURES COMPTABLES» FONCTION «DETAIL REPARTITION ANALYTIQUE» FONCTION «EXPORT ECRIT. + ETATS» FONCTION «GRAPHE PAR ANALYTIQUE» 119* 2

3 XII - MENU UTILITAIRES FONCTION «CONTROLE DE COHERENCE» FONCTION «REORGANISATION CONTROLE DES BASES» FONCTION «RECUP. DU DOSSIER PILOTE» FONCTION «MAINTENANCE NE PAS UTILISER» FONCTION «SAUVEGARDE» 121 ATTENTION

4 I - Démarrage du Logiciel Etape 1 : Licence d utilisation du logiciel Lisez attentivement la licence puis cliquez sur j accepte la licence pour arriver a la deuxiéme étape. Etape 2 : Coordonées de l entreprise 4

5 Etape 3 : Renseignements fournis par le guso Année civile en cours : 2009 pour cette année N Guso : Numéro fourni par le guso ( 7 chiffres ) Numéro d affililiation Guso : Le numéro d affiliation fourni par le guso Numéro de feuillets Guso autorisés : Le guso va vous fournir une plage de numéro de feuillets pour vos Dus. Numéro d agrément Edi : Numéro fourni par le guso pour pouvoir envoyer vos Dus par internet. Une fois ces informations saisies cliquez sur Ensuite Vous accédez au logiciel par la fenêtre suivante : 5

6 Par défaut : Utilisateur : 2105 Mot de passe : 2105 Cliquez sur accéder et profitez du logiciel. II MULTI SOCIETES Le logiciel étant multi sociétés, vous avez la possibilité de gérer autant de sociétés que vous le désirez. Il est important de réfléchir à vos besoins concernant votre base de données pour la gestion de vos payes. Dans le cas ou vous allez avoir une multitude de dossiers de sociétés différents à gérer (par exemple Cabinet Comptable ou prestataires de services de payes). Dans le cas ou vous souhaitez utiliser le logiciel sur des postes différents à condition bien sûr que vous aillez acquis les licences nécessaires, vous devez répartir vos sociétés par poste utilisateurs. En effet, en version mono poste, vous ne pouvez pas utiliser un fichier de données à deux utilisateurs en même temps, d où l intérêt de regrouper les dossiers à gérer par poste utilisateurs. 6

7 Si l option de fichiers de données indépendants à été prise, vous aurez à chaque lancement du logiciel une première fenêtre vous proposant les différents dossiers de données ; Exemple ci-dessous : Après sélection du fichier de données, cliquez sur «Ouvrir» le choix des sociétés disponibles apparaît, sélectionnez le nom de la société sur laquelle vous voulez travailler et cliquez sur l icône 7

8 Mettez les premières lettres de la raison social de votre société pour accéder à celle-ci. Sélectionnez l année à laquelle vous voulez accéder. Les fonctions des différentes icônes sont : Création d une nouvelle société. Dupliquer la société Recherche d une société par critères multiples Impression de la fiche société III - PRESENTATION DE L ECRAN D ACCUEIL 8

9 L écran d INTERPAYE GUSO s adapte au mode d affichage de votre. Une barre de menu comporte des icônes qui permettent d accéder rapidement aux fonctions les plus utilisées dans le logiciel. DESCRIPTION DES ICONES Fichier société Gestion des rubriques Mis à jour d un plan de paye Feuille de calculs Fiches individuelles Etat des déclarations Changer de dossier Manuel utilisateur Fichier salariés Contrat et DUE Contrats types Clôture périodique Livre de paye Maintenance ne pas utiliser Sauvegarde 9

10 IV - PARAMETRAGE "FICHE SOCIETE" 4.1 Onglet «Fiche Société» Vous devez renseigner chaque zone de la fiche Société avec un maximum de renseignements. Dans le cas où il vous manquerait des éléments, vous avez toujours la possibilité de revenir ultérieurement dans le fichier société et de compléter les renseignements utiles. L onglet «Fiche Société» se présente ainsi : Cliquez sur cette zone et la liste des activités qui emploient des intermittents du spectacle reconnues par l UNEDIC s affiche : Pour passer à la zone suivante, utilisez la touche de tabulation ou entrée. Année civile (saisie obligatoire): 10

11 Cette donnée permet l affichage de l année sur l écran de démarrage et le contrôle de votre saisie des dates de bulletins (mois et année). A la fin de votre saisie, les différentes icônes sont : Pour valider les informations que vous venez de saisir ou de modifier. Icône pour ne pas valider la saisie ou les modifications que vous venez de faire Icône pour sortir de cette fenêtre et retourner au menu général 4.2 Onglet «Renseignements caisses» Vous devez renseigner les divers éléments concernant l affiliation de la société aux caisses ainsi que les taux concernant les Assedic intermittents. Au 1er JANVIER 2009 les taux respectifs sont : Taux d assurance chômage : % Taux FNGS : 0.20 % 11

12 4.3 Onglet «Renseignements complémentaires» RENSEIGNEMENTS RELATIFS A LA TAXE SUR LES SALAIRES Si votre entreprise n est pas assujettie à la taxe sur les salaires, ne renseignez pas les zones ci-dessous. Abattement : le montant de l abattement doit être celui de la période de déclaration et non celui de l année Exemple : les taux ci-dessus sont les montants et taux en vigueur pour l année 2009 et pou une déclaration annuelle, si vous déclarez la taxe sur les salaires au mois, indiquez les chiffres mensuels. 12

13 4.4 Onglet «Préférences» Divers choix vous sont proposés, ils peuvent être modifiés même en cours d année : lors du transfert des écritures de paye en comptabilité, diverses possibilités vous sont proposées. Le net de tous les salaires en compte Le net de tous les salaires dans un compte respectif pour chaque mois Le net de chaque salaire dans un compte individuel (option qui vous oblige à ouvrir autant de comptes comptables que de salariés en comptabilité et d indiquer dans chaque fiche salarié le numéro de compte comptable spécifique). Certaines sociétés veulent pour leur comptabilité enregistrer les nets à payer des salariés dans des comptes comptables individuels par salariés. Exemple : les nets à payer des salariés sont enregistrés dans certains logiciels comptables en racine de compte comptable : 421 ou bien des comptes comptables commençant par 9.etc. Cette zone vous permet de paramétrer le préfixe des comptes comptables correspondant à votre logiciel de comptabilité soit 421xxxxx ou 9xxxxxx etc Le nombre de répartitions analytiques : (voir chapitre concernant l analytique) 3 options sont possibles : sans analytique (laisser la valeur 0) analytique simple répartition (laisser la valeur 0) le code analytique devra impérativement être indiqué lors de la création du bulletin de salaire. analytique multiples répartitions (mettre la valeur 1) le code analytique devra être renseigné après la création du bulletin. 13

14 Consulter le chapitre REPARTITION ANALYTIQUE. Préférences de paye : le fait de cliquer cette option permettra au logiciel d intégrer sur les bulletins de salaire le détail des dates travaillées, soit, par exemple Si vous ne cliquez pas, INTERPAYE générera les dates de travail sous forme de période : Affectation automatique du plafond journalier pour les intermittents (attention ce choix implique que vous respectiez les règles de périodicité de paiement des salaires en fonction des périodes d emploi). Méthode de calcul des congés payés et absences en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Mot de passe pour sécuriser l accès : vous avez la possibilité d indiquer un mot de passe qui vous sera demandé lors de l accès à votre dossier. Vous pourrez changer le mot de passe lorsque vous le désirerez. Gérer un fichier de données différent par dossier. Vous avez la possibilité de n avoir qu un seul fichier de données : les informations de toutes vos sociétés seront toujours indépendantes les unes des autres mais le fichier informatique sera unique. Cette option est intéressante dans la mesure où vous n avez qu un seul fichier à sauvegarder, par contre pour les prestataires de service, il sera nécessaire d avoir un fichier de données par poste utilisateurs. Activer la saisie des heures supplémentaires pour les techniciens du spectacle : voir chapitre concernant la grille de saisie des périodes de travail des techniciens du spectacle. Ne pas utiliser la table des fonctions : si vous ne cliquez pas cette option, lors de la création de nouvelles fiches salariés, à la saisie de l emploi du salarié, INTERPAYE référencera ce nouvel emploi et vous devrez renseigner le code Insee et le statut de cet emploi. Vous avez la possibilité de cliquer cette option et le détail de tous ces emplois sera initialisé uniquement en fin d année lors de l établissement de votre TDS ou DADS. pour ces options, nous vous conseillons de vous reporter au chapitre concernant les attestations Unedic des intermittents les deux options ci-dessous n intéressent que les prestataires de payes ou les cabinets comptables : 14 Et

15 4.5 Onglet «D.U.E & » Ce nouveau module permet aux entreprises d établir leur D.U.E. par transmis directement à l URSSAF (Centre CIRSO) avec un niveau de suivi extrêmement pointu, permettant de garantir la bonne transmission des D.U.E. La fonction DUE- nécessite que l ordinateur sur lequel INTERPAYE GUSO V9.5 est installé soit connecté à Internet et que vous ayez un nombre important de DUE à effectuer régulièrement. En effet, cette fonctionnalité concerne plus particulièrement les grands déclarants. Les petits déclarants ont également la possibilité de bénéficier de se service. Toutefois, il faut savoir qu une procédure de tests doit être impérativement réalisée avec le Centre CIRSO afin d obtenir les autorisations préalables. Cette Fonction vous permet de générer toutes vos DUE directement depuis le logiciel INTERPAYE GUSO V9.5 via Internet à votre Centre de DUE sans aucune édition papier. Un dossier de convention vous sera adressé et une validation de tests fonctionnels avec le CIRSO sera nécessaire avant l exploitation définitive de cette version (INTERPAYE V9.5 répondant parfaitement au cahier des charges établit par le CIRSO, ces tests ne devraient être qu une simple formalité.). La transmission des mails est effectuée selon une technique de cryptage imposé par le CIRSO par l intermédiaire d un logiciel fourni gratuitement. Ce logiciel de cryptage ne fonctionnant que sur du matériel PC, les utilisateurs MAC ne peuvent pas accéder pour l instant à au service DUE . Cette fonction étant facultative, vous avez toujours la possibilité d effectuer vos DUE comme auparavant. Si ce module vous intéresse, veuillez demander le guide de procédure au support technique. Paramétrage de communication Pour paramétrer le logiciel INTERPAYE Menu Fichier Fichier Société onglet «Télétransmission DUE» 15

16 Détail des champs : Indiquez dans cette zone le code DUE qui vous sera fourni par votre centre DUE Indiquez l adresse mail pour l accusé de réception de vos envois de D.U.E. Indiquez le serveur smtp de votre Fournisseur d accès internet pour envoyer vos DUE. Cette référence est libre et permet de reconnaître facilement le dossier sur lequel vous avez envoyé la D.U.E. Exemple : Raison sociale de votre entreprise. Indiquez le nom du responsable des D.U.E. Indiquez le n de téléphone du responsable des DUE. Attention, vous ne devrez cliquer cette zone, uniquement lorsque le test de validation sera accepté. 16

17 4.6 Onglet «Volet social» Renseignez ce tableau des accidents du travail en fonction de la notification de taux d accident du travail que vous avez reçu de la CRAM en début d année. Ne renseignez pas la zone «code bureau», elle doit rester vierge. Renseignez l effectif au 31/12 écoulé et cliquez la zone «Assujetti au versement de transport» si vous devez y cotiser. Indiquez le taux applicable à votre région ainsi que le taux d abattement si nécessaire. Tant que vous ne modifierez pas les informations de la fiche Société, elles resteront à demeure dans le FICHIER SOCIETE. Pour revenir à une zone précédente, utilisez les touches Shift et TAB ou la souris Pour redescendre, TAB ou entrée autant de fois que nécessaire. PARAMETRAGE DU DOSSIER DE PAYES A qui s adresse cette option? Cette option de paramétrage s adresse à toutes les structures dont le responsable de paye n a pas le temps de lire le magazine Interpaye ou même de se renseigner auprès de notre support technique. Cette option de paramétrage s adresse d une manière générale à tous ceux qui sont très souvent absorbés par des travaux importants et qui n ont pas le temps de s informer sur la législation sociale ou qu ils veulent simplement gagner du temps. 17

18 Pourquoi ce service? DV-LOG offre la possibilité de paramétrer le logiciel à votre place : vous ne vous souciez plus de rien, DV-LOG s occupe de tout paramétrer (excepté renseigner l état civil du fichier salariés). Simple et sûr, DV-LOG vous permet d utiliser un dossier de payes conforme à la législation sociale et continuellement actualisé grâce à cette option de paramétrage. Rien de plus simple, le paramétrage se déroule selon les différentes étapes suivantes : - Vous nous rapatriez une sauvegarde de votre fichier de données une fois pour toutes (afin de détenir les paramètres existants et de vous renvoyer les paramètres à jour) - Après vérification de votre dossier, une mise à jour (par Internet) de votre dossier est réalisée. - Par la suite et à chaque fois que cela est nécessaire, DV-LOG vous envoie par , un export du paramétrage. Simple, pratique et rassurant, cliquez sur l icône «Intégrer le paramétrage à distance» et dans un délai très court, votre dossier est actualisé par nos soins vous permettant de saisir vos payes en toute tranquillité. L ensemble des rubriques sont mises à jour. A chaque changement de paramètre, ou même lorsque vous recevez des informations de vos caisses que vous nous transmettez, DV-LOG s engage à vous fournir le nouveau paramétrage par sous 48 heures ouvrés. Cependant, l obligation à la charge du Prestataire est une obligation de moyen, dès lors que le Client est responsable de la finalisation des documents de charges dont il a la maîtrise, ceux-ci n étant pas remplis par le Prestataire. Contactez notre Service Commercial qui vous informera sur les modalités pratiques de ce nouveau service au Précision importante : cette option ne remet pas en cause le service d assistance technique, de mises à jour du logiciel et des conseils en social qui resteront toujours notre priorité. Cette option vous permet simplement de gagner du temps et de limiter au maximum les risques d erreurs. 18

19 V - MENU FICHIER Nous allons passer en revue chacune des sept fonctions fonctions de ce menu, mais dans un ordre différent de celui qui est présenté à l'écran, pour une meilleure compréhension de l'architecture de l application DV-LOG INTERPAYE GUSO Une fois la société créée, lorsque vous accédez à la fonction fichier société, vous vous retrouvez directement en mode modification de la fiche société. Déplacement dans la fiche - Pour revenir à une zone précédente, utilisez les touches SHIFT et TABULATION - Pour redescendre, validez ou tapez sur TABULATION. - Pour rappel, en fin de saisie : Pour valider les informations que vous venez de saisir ou de modifier. Icône pour ne pas valider la saisie ou les modifications que vous venez de faire Icône pour sortir de cette fenêtre et retourner au menu général 19

20 5.1 - Fonction «Etablissement» Cette fonction vous permet de gérer plusieurs établissement de la même société, pour l activer il faut aller sur l onglet Volet Social de la fiche société et cochez Gestion Multi- Etablissement. En cliquant sur ajouter ou en double-cliquant sur l établissement vous accéder a la fiche établissement ce qui vous permet de gérer des numéros, taux etc différents. 20

21 5.2 - Fonction «GESTION DES SALARIÉS» REMARQUE : Ce fichier n'est pas obligatoirement à informer avant l'élaboration d'un bulletin de paye, en effet vous avez la possibilité de créer un salarié en cours d'élaboration de bulletin. Edition d étiquettes d adresses pour les salariés sélectionnés Edition de la liste complète des salariés Pour retourner au menu général Icône de recherche de salarié : par nom par code par catégorie Le est permis si vous ne connaissez par l orthographe complète du nom du salarié : exemple : AUT@ vous donnera la liste de tous les salariés dont le nom commence par AUT.. Pour imprimer les fiches de chaque salarié 1) AJOUT CREATION DE SALARIÉS Pour ajouter un nouveau salarié cliquez sur 21

22 Ce fichier est à remplir avec la plus grande attention, car la présentation de plusieurs états va dépendre de cette saisie. Lorsque vous accédez à ce module l écran suivant s affiche : Une fiche "SALARIÉ" est identifiée par le numéro de salarié. Ce numéro s'affiche et croît automatiquement par ordre de création des fiches. Par conséquent pour visualiser, modifier ou supprimer une fiche salarié, il faut rappeler ce numéro. Les principes de déplacement dans la fiche sont identiques à ceux décrits dans le module "GESTION DES SOCIÉTÉS ". Description des icônes : Sauvegarde de la fiche en cours de saisie ou de Impression de la fiche salarié en Icône permettant la destruction de la fiche Abandon de la fiche en cours de saisie ou de modification 22

23 5.2.1 Onglet «ETAT CIVIL» Donnez un maximum de renseignements pour votre fiche salarié, toutes les données manquantes risquent d avoir une incidence sur la création de bulletins de salaire, sur la DUE ou sur la DUS. Le numéro de salarié s'incrémente automatiquement et ne peut plus être changé pour ce salarié. Numéro de Sécurité sociale : Il est obligatoire pour identifier le salarié. Pour une première immatriculation n'oubliez pas de cocher la case appropriée dans le module DUE (Déclaration unique d'embauche) Situation : C (célibataire), M (marié), D (divorcé) Les numéros Guso sont indispensables pour la transmission EDI. Le mode de paiement doit également être renseigné ainsi que les coordonnées bancaires de votre salarié. Si vous choisissez le mode de paiement par virement bancaire, DV-LOG INTERPAYE vous permet d effectuer l ordre de virement des salaries pour tous les salariés pour lesquels vous aurez opté pour l option «virement». en bas de l'onglet vous permet de copier et coller la fiche salarié vers une autre société ou pour créer une seconde fiche salarié si votre salarié à 2 emplois complètement différent au sein de votre société Onglet «INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES» 23

24 Type de salarié : Précision sur le type de travail effectué dans l'entreprise : C (complet), I (intermittent), P (partiel), D pour travailleurs à domicile. Statut : C (cadre), D (dirigeant), A (apprenti). Ne rien inscrire pour les autres cas. Catégories : concerne les catégories de personnel que vous avez allez voir au chapitre Fonction"catégories" de personnel". Si vous les avez déjà créées, pour choisir l'une d'entreelles, puis la touche TAB (ou les ). Ensuite choisissez la catégorie souhaitée. Vous pouvez saisir une catégorie qui n'existe pas encore, INTERPAYE vous laissera le choix soit de la créer, soit de ressaisir votre code. PAS BESOIN DONC D'ALLER CREER LES CATEGORIES AVANT LE FICHIER SALARIE. Emploi : Avant d attribuer une fonction à votre nouveau salarié : Étant donné l importance de ces fonctions, nous avons intégré la liste des emplois techniques reconnus par les divers organismes concernés (Unedic, Guso, Audiens, Congés Spectacles, directement accessible depuis le fichier salarié, qui vous permet de choisir la fonction du salarié dans une liste exhaustive. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur s affiche : et la liste des fonctions techniques du spectacle Qualification : zone facultative Diplôme : zone facultative Etranger document on peut gérer pour le personnel étranger les documents (permis de travail, titre de séjour ) ainsi que leur date de validité 24

25 Compte comptable : Le numéro de compte comptable est à modifier uniquement dans le cas ou vous avez opté pour l option «Enregistrement des nets en compte salaires du salarié» dans l onglet Préférences de la fiche société. Si cette option a été choisie, cela implique dans votre comptabilité autant de comptes comptables que de salariés. Contrat : Vous pouvez soit insérer ou supprimer des contrats directement a partir de cette zone ou depuis Contrat Contrat et DUE Date d ancienneté & Date d ancienneté 2 Uniquement pour les permanents, renseignez la date d ancienneté. Pour les intermittents, laissez ces zones à zéro Congés acquis par mois : Pour les mensualisés dont la gestion des congés payés est nécessaire, INTERPAYE va cumuler après chaque clôture de bulletin de salaire, 2,5 jours ou 2,08 jours suivant le choix fait dans l'onglet préférences de la fiche société. (Voir le chapitre IX CONGES ET ABSENCES) REMARQUE : les congés payés et repos compensateurs, acquis et pris apparaîtront sur chaque bulletin de salaire après clôture des bulletins. "Régul automatique" : (oui ou non) La régularisation automatique du plafond à appliquer est très pratique et permet d'effectuer une régularisation de plafond concernant les TA TB TC au moment de l'élaboration du bulletin si nécessaire. Pour les artistes ne cochez pas cette case. Pour les permanents ainsi que les techniciens, nous vous conseillons de la cocher. Abattement limité à : Au cas où le salarié bénéficie d'un abattement professionnel, indiquez si celui-ci est limité à en cochant la case. Actuellement tous les abattements professionnels sont limités à dans l année. Visite médicale : Indiquez la date des visites médicales pour ne pas les oublié, une alerte apparait quand vous saisissez les contrats et que la date approche 25

26 5.2.3 Onglet «TYPE DE PAYE» LES ZONES VARIABLES DE 1 A 15 VONT VOUS PERMETTRE D INDIQUER UN MONTANT DIFFERENT PAR SALARIE. (VAR1B, VAR2B, VAR3B ) Taux d'abattement pour frais professionnels Indiquez le nombre d heures : Pour les permanents : nbre d heures mensuelles applicables dans l entreprise. Pour les artistes : 12 Pour les techniciens : 8 Type de paye : Choisissez le type de paye qui convient au salarié : CACHET pour les artistes. CACHETHORAIRE pour les artistes payés à l'heure. TECHNICIEN DU SPECTACLE pour les intermittents (payés à l heure ou à la journée) Selon le choix effectué, vous devrez informer différentes zones : CACHET: (facultatif) TECHNICIEN DU SPECTACLE : (facultatif) Heures d'équivalence : Le nombre d'heures d'équivalence pour le type de paye est à inscrire dans cette zone. Exemple : CACHET H. (pour les artistes et pour un seul cachet) TECHNICIENDUSPECTACLE. 8 H (pour les intermittents) 26

27 5.2.4 Onglet «CUMULS» Ces cumuls sont mis à jour au moment de la "CLOTURE PÉRIODIQUE" et vous pourrez les consulter en visualisant ce fichier. Pour les sociétés qui acquièrent le logiciel en cours d année, une option vous permet de ressaisir les cumuls des salariés depuis le début de l année. Cliquez sur Tous les cumuls des payes de l année en cours qui ont été saisis sur un autre logiciel doivent être renseignés. Pour la zone 1ère période d embauche, vous devez renseigner la 1ère date d emploi de votre salarié de l année en cours et dans la zone 2ème période, vous devez indiquer la dernière période de travail qui a été faite et payée avant l acquisition du logiciel INTERPAYE. 27

28 5.2.5 Onglet «ATTESTATION» Pour tous les intermittents du spectacle, vous devez impérativement indiquer à quelle activité est affilié ce salarié, Exemple : - Pour un artiste vous devez cliquer la zone «Artiste salarié» - Pour un technicien vous devez cliquer «Technicien du spectacle» N oubliez pas de renseigner la zone de motif de la rupture du contrat de travail, vous ne pourriez pas éditer la DUS. 28

29 5.2.6 Onglet «BULLETINS» Cet onglet vous permettra de consulter l historique des bulletins de ce salarié depuis sa date d entrée dans votre société. En cliquant sur un bulletin, vous pouvez même le consulter à l écran et l éditer. Ne soyez pas surpris, les bulletins de salaire des années antérieures apparaissent également. 29

30 5.2.7 Onglet «Divers» Cet onglet vous permet de noter divers éléments concernant le salarié. Ces notes sont stockées dans la fiche salarié et pourront y rester indéfiniment. En outre, vous pouvez cliquer la zone «Alerte sur prochain bulletin». Lors de l élaboration d un prochain bulletin, un message vous informera que vous avez un message concernant ce salarié. A renseigner seulement si Convention collective différente de la votre. Dès l élaboration du prochain bulletin, vous aurez ce message pour rappel de la note de la fiche du salarié. 30

31 2) RECHERCHE D UN SALARIE De multiples possibilités vous sont offertes : Recherche par ordre croissant-décroissant en cliquant sur l entête des colonnes. Recherche par nom, par numéro de salariés : tous les salariés employés dans l année, etc Le tri par nom ou catégorie, ne s'appliquera également qu'à cette sélection. Vous pouvez sélectionner certains salariés de votre recherche : Pour sélectionner plusieurs salariés cliquez sur leur ligne en maintenant la touche SHIFT s ils sont consécutifs ou CTRL s'ils ne le sont pas 31

32 Après avoir sélectionné les salariés, cliquez sur les salariés concernés. pour ne faire apparaître à l'écran que Lorsque votre sélection est effectuée et affichée à l'écran, vous pouvez éditer une liste, des étiquettes ou des fiches individuelles concernant ces salariés uniquement. 3) ETIQUETTES Icône d impression d'étiquettes d'adresses de salariés La boîte de dialogue de format d impression vous est immédiatement proposée Cette boîte de dialogue est composée de 2 onglets : 1 Onglet Etiquette : Choisissez les éléments à faire figurer sur l étiquette dans la liste des champs et déplacez les sur l écran de droite en maintenant le bouton de la souris enfoncé En haut à gauche, les rubriques et les boutons vous permettant de placer les rubriques dans le modèle d'étiquettes. Au milieu, les options de paramétrage de votre feuille d'étiquettes. En bas, les boutons d'impression et de sauvegarde. 2 Onglet Planche : Paramétrage de la feuille Avant de vous lancer dans la réalisation d étiquettes, nous vous conseillons de lire attentivement le paragraphe suivant. 32

33 Page physique et page logique Sur une imprimante laser, il convient de faire la différence entre la page physique (21x29, 7 cm) qui correspond au format d une page A4, et la page logique (19x27, 7 cm) qui correspond au format de la page d imprimante, déduction faite de la marge inutilisable de chaque côté de la page. Vous devez tenir compte de ces notions au moment du paramétrage de votre feuille d étiquettes. Pour définir le nombre d étiquettes pouvant tenir sur une page, INTERPAYE doit d abord connaître la taille de la page pour faire ensuite le calcul et déterminer combien d étiquettes pourront y figurer. Pour cela, le programme utilise les paramètres que lui envoie le fichier d imprimante, qui sont en fait ceux de la page logique. Le calcul sera donc fait sur une page logique ayant pour dimension 19x21, 7 cm. Le résultat obtenu risque donc de ne pas être celui que vous escomptiez. DV-LOG INTERPAYE GUSO permet de modifier la valeur des marges afin d adapter ces résultats aux différentes imprimantes. NOTE : Pour certaines imprimantes, les valeurs de ces marges peuvent être négatives afin de corriger la taille de la page logique de l imprimante. 1. Précisez le nombre d étiquettes par page. La taille est modifiée en temps réel à deux niveaux : Sur l ensemble de la page, Au niveau de l étiquette individuelle. Précisez les marges de votre feuille 33

34 Modulez la taille des marges selon la taille de la police de caractères, la longueur du texte de vos étiquettes, le nombre d étiquettes par page, etc. Toute modification est répercutée en temps réel. Sélectionnez le bouton radio correspondant à Points, Cm ou Pouces pour définir l unité de mesure des marges. Enregistrer et charger un modèle d étiquettes Si vous ne voulez pas refaire ce formatage chaque fois que vous ferez un envoi, vous pouvez sauvegarder la configuration : 1. Cliquez sur le bouton Enregistrer Une boîte de dialogue standard d enregistrement de document s affiche. 2. Nommez votre document et enregistrez-le. Vous revenez à la boîte de dialogue d édition des étiquettes. Lorsque vous cliquez sur le bouton Charger, une boîte de dialogue standard d ouverture de document vous est proposée. Sélectionnez un modèle d étiquettes enregistré et cliquez sur OK. Votre modèle et toutes ses caractéristiques sont rechargés. Lancez l impression. Les étiquettes se présentent sous la forme suivante : 34

35 5.3 - Fonction «GESTION DES RUBRIQUES» Choisissez cette fonction dans le menu FICHIER. A la première utilisation du logiciel, ce fichier sera déjà paramétré A quoi correspond une rubrique de paye? Cette rubrique sera appelée lors de l établissement d un bulletin de salaire et permettra suivant son code et ses divers paramétrages de générer le calcul d un bulletin de salaire. Nous verrons ultérieurement que ces lignes sont mémorisées dans un fichier et par catégorie de salarié, ce fichier s appelle un plan de paye. Chaque rubrique est paramétrable en fonction des diverses spécificités et permet au logiciel INTERPAYE de pouvoir générer tous types de paye. De quoi est composée une rubrique? un code, une désignation un code caisse un code base etc 35

36 Cette liste correspond à l intégralité des lignes de bulletins de paye pour toutes les catégories de salariés confondues. 1) Option d édition de certaines rubriques sur le bulletin de salaire Cette option va vous permettre d imprimer sur le bulletin de salaire uniquement les rubriques qui vous intéressent et qui seront mouvementées dans le bulletin de salaire en colonne «A payer», «A retenir» ou «montant patronal». Prenons un exemple : plan de paye des techniciens non cadre. Vous pouvez intégrer les rubriques concernant les défraiements, les avantages en nature, les primes, les rubriques d heures complémentaires et supplémentaires etc. Bien entendu le fait d intégrer ces rubriques dans le plan de paye implique qu à la création du bulletin, toutes ces lignes seront présentes. Certaines de ces rubriques ne seront pas mouvementées par un montant du fait que votre salarié pour ce bulletin n a pas de défraiement ou de primes ou d heures supplémentaires. Pour éviter que ces rubriques qui n auront pas été mouvementées sur ce bulletin ne soient pas imprimées, il vous suffit de cliquez la zone «Ne pas imprimer sur le bulletin si non calculé». Par contre dès que vous renseignerez dans le bulletin de salaire des heures majorées à 25%, même cliquée, cette rubrique sera imprimée sur le bulletin de salaire. Pour ne pas imprimer cette rubrique de cotisation si elle n est pas mouvementée dans le bulletin de salaire, cliquez «Ne pas imprimer sur le bulletin si non calculée» Cette option de cliquer «Ne pas imprimer sur le bulletin» est valable pour toutes les catégories de rubriques : rubriques qui composent le brut rubriques de cotisations rubriques d indemnités 36

37 Evitez d intégrer dans vos plans de payes trop de rubriques qui ne servent que très rarement, étant donné que vous avez toujours la possibilité des les intégrer directement à la création du bulletin de salaire. Pour faciliter la codification des rubriques, un plan de codification est à respecter. Les rubriques suivantes sont obligatoires et invariables : BZZZZZ TOTAL BRUT CZZZZZ TOTAL DES RETENUES D SALAIRE NET DNET NET IMPOSABLE NAC ACOMPTES NAP NET A PAYER Pour les rubriques BZZZZZ, CZZZZZ, D et DNET, seuls sont à remplir le code rubrique et la désignation. Pour les deux autres rubriques, il faut remplir le numéro du compte comptable. Vous remarquerez qu après chaque saisie d un code rubrique, DV-LOG INTERPAYE affiche dans une fenêtre son type. Pour créer les rubriques variables, respectez le plan suivant : 2) Création d une nouvelle rubrique par duplication Pour rappel : nous vous déconseillons de changer un taux en cours d année sur une rubrique, si celle-ci a été utilisée dans les bulletins de salaire mais de créer une nouvelle rubrique et de l intégrer dans les plans de paye concernés. Afin de vous simplifier la création d une nouvelle rubrique lors d un changement de taux, nous avons mis en œuvre la duplication d une rubrique. Soit directement du plan de paye ou par le menu fichier Gestion des rubriques Supposition que le taux de cotisation maladie change en cours d année : Double cliquez sur la rubrique concernée, vous apercevez en haut à gauche, un icône Le code initial de cette rubrique est : 37

38 Cliquez sur ce nouvel icône et le message suivant apparaît : Changer le code de cette rubrique en respectant toujours première lettre B. pour rubrique de brut C. pour rubrique de cotisations I.. pour rubrique d indemnités CCS.pour les rubriques de congés spectacles CJ.. pour les rubriques de retraite et prévoyance des journalistes et pigistes Exemple de changement de code puis faîtes «Enter» au clavier, INTERPAYE vous précise que c est une rubrique de cotisations, confirmez par OK (écran ci-dessous) Vous venez de dupliquer la rubrique initiale et en créer une nouvelle en gardant les mêmes paramètres que la rubrique initiale. Il ne vous reste plus qu à apporter les modifications sur cette nouvelle rubrique et à l intégrer dans les différents plans de paye concernés. 3) RUBRIQUES COMPOSANT LE TOTAL BRUT Pour les cachets codifiez BCI?? ou BCG?? (cachets isolés ou cachets groupés) Pour les autres rubriques "Brut" codifiez B????. Les codes commençant par C sont les rubriques qui composent les retenues : Codifiez C???? Les codes commençant par I sont les rubriques non soumises à cotisation. Codifiez I???? Exemples pratiques : INTERMITTENTS DU SPECTACLE Les attestations ASSEDIC doivent différencier les cachets groupés des cachets isolés. Pour cela il est nécessaire de codifier les codes rubriques cachets en : BCI?? pour les cachets isolés 38

39 BCG?? pour les cachets groupés BCH? pour les intermittents payés à l heure. IAVN Déduction avantage en nature (rubrique NON SOUMISE A COTISATION) AUTRES BTHB? Heures bonifiées à 10% BTHN? Taux horaire normal BTH2? Taux horaire + 25% BTH5? Taux horaire DETAIL CI-DESSOUS DE CHAQUE ZONE DE CET ECRAN : Code caisse : DV-LOG INTERPAYE vous demande d'affecter à un code rubrique " C???? " une caisse (caisse à laquelle vous versez les cotisations sociales. pour voir et sélectionner les codes caisses déjà existants (Mettre GUSO Dans la plupart des cas) Lorsque vous indiquez un code caisse inexistant dans le fichier des caisses, DV-LOG INTERPAYE GUSO vous demande si vous souhaitez le créer. Il suffit de cliquer sur La créer pour créer directement une caisse en cours de saisie d une rubrique de paye. Base, Taux et montant du tableau " GAINS " Ce sont des chiffres qui seront repris automatiquement au moment de l'appel de la rubrique dans "L ETABLISSEMENT D'UN BULLETIN DE SALAIRE " 39

40 Nombre d heures : Si vos salariés sont embauchés sur des périodes différentes (ex: semaine, jour, des cadres, etc....), vous pouvez indiquer un nombre d heures par unité de rubrique. Remarque : Lors de l élaboration d un bulletin de paye le calcul du nombre d heures se fera automatiquement et DV-LOG INTERPAYE GUSO multipliera ce nombre d heures par le nombre que vous indiquerez dans la zone nombre de plafond. Dans ce cas vous ne devez pas laisser à 0 le nombre d heures d équivalence dans le fichier des salariés. Compte ana. : DV-LOG INTERPAYE ÉDITE LES ÉCRITURES COMPTABLES ET ANALYTIQUES Compte Comptable : Vous devez fournir à cette zone le compte comptable de la rubrique : Ex : Si vous voulez enregistrer séparément le salaire du gérant des autres salaires, alors il faut également créer 2 rubriques différentes qui auront deux comptes comptables différents ou voir chapitre (catégorie de personnel) Pour que vos écritures comptables soient équilibrées et tous les montants ventilés dans des comptes de charges ou comptes de tiers, vous devez codifier convenablement toutes vos rubriques : LES RUBRIQUES : BZZZZZZZ, CZZZZZZ, D, DNET, doivent avoir des zéros en compte de charges et en compte de tiers RUBRIQUES DE BRUT : toutes les rubriques qui commencent par la lettre B.. doivent avoir uniquement un compte de charges RUBRIQUES DE COTISATION : toutes vos rubriques de cotisation qui commencent par la lettre C... doivent avoir obligatoirement un compte de charges et un compte de tiers. Pour faciliter la codification comptable des rubriques de cotisation, allez dans le menu ==> Fichier ==> Gestion des caisses, codifiez chaque caisse avec des comptes de charges et compte de tiers. ATTENTION : vous ne devez pas affecter un même compte de charges ou de tiers sur deux caisses différentes. Reportez-vous au chapitre de la gestion des caisses. Après codification de vos caisses, toutes les rubriques affectées à une caisse seront ventilées en compte de charges et en compte de tiers. 40

41 RUBRIQUES commençant par la lettre I... Toutes ces rubriques sont des rubriques d'indemnités donc, elles doivent être ventilées uniquement par un compte de charges. Exception : rubriques de retenue à la source : IRS... ces rubriques doivent être codifiées uniquement en compte de tiers puisque les montants concernant ces rubriques sont à payer à votre Centre d'impôts. RUBRIQUES : NAC : rubrique concernant les acomptes, cette rubrique doit avoir dans le compte de charges et en compte de tiers NAP : rubrique concernant le net à payer, ZNAP : cette rubrique n'étant qu'une rubrique d'information, aucun compte comptable ne doit être indiqué. Avantage en nature N. Cochez la case s'il s'agit d'un avantage en nature (rubrique BRUT), sinon ne cochez pas. N. : correspond à la lettre à inscrire sur la DADS (Nature) 4) RUBRIQUES COMPOSANT LES RETENUES Code base En vous pouvez sélectionner la base de calcul du code retenue. Ex: TA, TB, TC, BA3A, BA4A, BABT, BR3A, BR4A, BRUT, C????, AL??, EX?? Etc 41

42 ATTENTION : Le calcul des charges sociales dépend de cette affectation. Le simple fait d affecter le bon code base à une retenue déclenche les calculs automatiquement, ce qui rend le logiciel extrêmement simple à paramétrer. La zone TAUX ABT PARTICULIER est utilisée pour pratiquer les 5 % d'abattement de la CSG sur le brut total sans tenir compte des autres abattements. Base montant fixe Au cas où la base d'une retenue doit être un montant fixe quel que soit le salaire versé, indiquez ce montant. Montant sal. et montant pat. Indiquez un montant dans le cas où la part salariale et la part patronale ne sont pas basées sur des taux mais sur des montants fixes. Ex : Le cas se présente lorsque l'on doit créer le code rubrique correspondant à la cotisation d une mutuelle. Base chômage cochez la zone pour la rubrique qui sert de calcul de la cotisation chômage des intermittents et des intermittents (attention ne pas cliquer la rubrique concernant le FNGS) IMPORTANT : Lorsqu'un taux de cotisation change en cours d'année et que celui-ci a déjà été utilisé, vous devez obligatoirement recréer une nouvelle rubrique avec les nouveaux taux et modifier les plans de paye qui incluent cette rubrique. QUELQUES EXEMPLES DE RUBRIQUES PARAMETREES. : a) Rubriques CSG et RDS Code Désignation Code base Abt particulier Taux CSGD C.S.G déductible RDSNI 3 5,10 CRDS CRDS imposable RDS 3 2,90 Attention le code rubrique de la C.S.G. ne doit pas être CCSG car toutes les rubriques DV- LOG INTERPAYE commençant par CCS sont utilisées pour les certificats d emploi congés spectacles. b) Rubrique d une prévoyance assujettie à la CRDS. Toutes les rubriques de prévoyance et de mutuelles doivent avoir les deux cases base CRDS et Prévoyance cochées. 42

43 Code base. Dans notre exemple il s agit pour le logiciel de rechercher le montant que vous indiquez dans la variable 1 de la fiche salarié L employeur participe pour une partie à cette mutuelle elle est donc soumise à la CSG et à la crds c) Rubrique GMP. Code base GMP Répartition salariale en % Répartition patronale en % Cette case est également à cocher sur la rubrique Retraite Cadre calculée sur la TB afin que le logiciel choisisse celle à utiliser 43

44 d) Rubriques T1 et T2 annuelles Retraite Intermittents. Ces tranches sont annuelles quel que soit le nombre de jours travaillés. Elles concernent donc tous les intermittents non cadre qui ont perçu une rémunération brute de ,00 dans l'année et pour le même employeur. La nouvelle tranche de cotisation T2 pour les artistes et les intermittents non-cadres doit être paramétrée de la façon suivante Dans le fichier gestion des rubriques, recherchez dans un premier temps la rubrique qui s applique sur la tranche T1 et paramétrez-la, de la manière suivante : Code base BABT Limite : Pour la tranche T2, créez une nouvelle rubrique dont le code doit commencer par la lettre C.. 44

45 Comme les autres rubriques n oubliez pas de renseigner les codes de regroupement, les comptes de charge et de tiers Pour vos écritures comptable s renseignez le compte de charge et compte de tiers Code base ATB correspondant à la tranche 2 annuelle Insérez ensuite cette rubrique dans les plans de paye concernés pour les artistes ou les techniciens non cadres. e) Rubrique des variables personnalisées par salarié Validez votre saisie en fin de paramétrage de cette rubrique. 15 variables sont disponibles : Ces variables vous permettent de paramétrer des éléments personnels pour chaque salarié qui seront intégrés directement à l élaboration du bulletin de salaire sans avoir à multiplier vos plans de paye ou rubriques pour tel ou tel cas particulier. Pour utiliser ces 15 variables, vous devez auparavant créer des codes base VAR1B, VAR2B Exemple : Vous avez une mutuelle au sein de votre entreprise et vos salariés ont pris des options différentes pour cette mutuelle. mutuelle isolée avec option A ou option B ou C mutuelle famille avec option A ou option B ou C Autre exemple : Pour les entreprises qui ont l horaire hebdomadaire de 35 heures, vous devez intégrer dans le bulletin de salaire une ligne de brut pour maintien de salaire, servezvous de l une de ces variables pour indiquer le montant du complément de salaire. Nous allons prendre en exemple : cas d un salarié qui est marié, donc mutuelle famille avec l option C, soit un coût de dont l entreprise prend 50% à sa charge. 45

46 Dans la fiche salarié, indiquez en variable 1 le montant de la mutuelle choisie par le salarié. Code base VARIB % de la part salariale % de la part patronale Pour cette mutuelle, vous devez cliquer Base CRDS et Prévoyance puisqu il y a une part patronale Vous n avez plus qu à insérer cette rubrique de mutuelle qui vous servira pour tous vos salariés, puisqu ils auront pris des options différentes et que le montant est indiqué dans chaque fiche salarié. Vous pourrez à loisir paramétrer jusqu à 15 variables différentes et créer 15 rubriques différentes. 46

47 5) RUBRIQUES NON SOUMISES A COTISATIONS a ) Remboursement de transport Code Base : Tran pour l automatisation Le coefficient du remboursement : ici 0.50 b) Prélèvement de tickets restaurant Vous pouvez saisir dans la zone BASE, la valeur du ticket restaurant. Ensuite lors de l élaboration du bulletin, vous n aurez plus qu à saisir le nombre de tickets 47

48 c) Avantage en nature Comme nous l avons vu dans le chapitre RUBRIQUE DES RETENUES, les avantages en nature sont soumis à cotisations. Il faut donc prévoir deux rubriques. Une qui sera placée sur le bulletin de paye avec les bases qui composent le BRUT (BAVN) juste avant le Total BRUT et une avant le NET à PAYER (IAVN) dans les rubriques non soumises à cotisations. Indiquer la codification de l avantage en nature Ex. : L pour logement V pour voiture de fonction N pour nourriture d) Retenue à la source Le principe de la retenue sur salaire est de retenir aux salariés non domiciliés en France, une retenue spécifique destinée à être reversée au trésor. Deux modes de calcul distincts sont à paramétrer : - Pour les artistes non domiciliés fiscalement en France le calcul s effectue sur le brut moins 10 avec un taux fixe de 15% (voir paramétrage ci-dessous pour exemple) cette rubrique est à insérer dans votre plan de paye concernant les artistes - Pour tous les autres salariés non domiciliés fiscalement en France, Création des codes bases «RS??» : Le code base qui servira de base de calcul doit commencer par RS 48

49 Dans fichier : «bases de cotisation» indiquez dans les colonnes MINIMUM et MAXIMUM les bornes qui serviront de base de calcul. Exemple : RS RS RS pour une périodicité journalière. Taux : -0,15 Pour retenue à la source : artiste non domicilié en France : code base ZRS Pour créer le code base ZRS si ce n est pas déjà fait aller dans paramètres bases de cotisation vous le nommez ZRS et vous cochez activer une formule, puis dans la formule vous mettez les informations suivantes : 49

50 N'oubliez pas d'intégrer ces rubriques de paye dans tous vos plans de paye concernés. 6) RUBRIQUES COMPOSANT LE NET D Salaire net DNET Salaire net imposable NAC Rubrique d acompte. Pour insérer un acompte, placez cette rubrique juste avant la rubrique NAP et inscrivez le montant de l acompte directement dans la colonne A RETENIR du bulletin. NAP Net à payer. ZNAP Affichage sur le bulletin du Net à payer en Francs pour information. Affectez à cette rubrique un code base EURO Fonction «GESTION DES CAISSES» Le fonctionnement de ce fichier est le même que "CATÉGORIES DE PERSONNEL". Ce fichier peut être consulté lorsque vous devez affecter un code caisse à une rubrique de cotisations. 50

51 1 Renseignements des diverses caisses INTERPAYE GUSO intègre la DUCS papier (Déclarations unifiées Caisses Sociales) Si vous le désirez, vous pourrez calculer d un simple clic vos cotisations sociales aux diverses caisses et éditer les DUCS. Pour cela, vous devez renseigner les diverses zones concernant chaque caisse. 51

52 2 Création d une nouvelle caisse En fonction de l affiliation de votre Société aux divers organismes sociaux, vous pouvez créer une nouvelle caisse : exemple ci dessous de la création d une caisse pour une mutuelle. Cliquez sur et créez si nécessaire la nouvelle caisse dont vous avez besoin. Pour l édition ou le transfert de vos écritures de paye en comptabilité : N oubliez de renseigner les comptes de charges et comptes de tiers, vous aurez ainsi la possibilité de renseigner les comptes comptables de toutes les rubriques que vous affecterez à cette nouvelle caisse en cliquant sur Toutes les rubriques qui seront rattachées à cette caisse seront codifiées automatiquement. REMARQUE : IL EST POSSIBLE DE CREER UN CODE CAISSE LORS DE LA SAISIE DES CODES RUBRIQUE 52

53 5.5 - Fonction «SECTIONS ANALYTIQUES» DV-LOG INTERPAYE allie simplicité et puissance pour le module analytique. Avant d effectuer un choix sur le mode analytique, nous vous conseillons de prendre le temps de réflexion : Quels sont les états que je veux en cours de mois ou en cours d année concernant tel ou tel coût de gestion. Cernez bien vos besoins. Dites-vous : je veux connaître d un seul coup d œil le coût, par exemple : d un poste de travail sur lequel travaillent 5 salariés mais à des périodes différentes le coût d un spectacle sur lequel ont travaillé en commun 2 permanents, 12 techniciens du spectacle et 8 artistes Deux formules sont possibles l analytique simple répartition implique que vous répartirez le coût d un bulletin de salaire sur un seul poste analytique mais ce poste analytique devra impérativement être renseigné lors de la création des bulletins de salaire. L analytique multi-répartition vous permettra de répartir le coût d un bulletin de salaire sur plusieurs postes différents sur un même mois. Ces répartitions multi-analytiques pourront être renseignées non pas à la création du bulletin de salaire mais ultérieurement même après clôture mensuelle. Il vous suffira de rappeler le bulletin de salaire à l écran, de cliquer sur l onglet «REPARTITIONS ANALYTIQUES» Cliquez sur + pour créer un nouveau code Analytique Cliquez sur Retour pour revenir au menu général. C est dans ce module que vous allez créer vos sections analytiques. En cours d élaboration de bulletin et de répartition, vous pourrez consulter cette liste.

54 5.6- Fonction «CATEGORIES DE PERSONNEL» C'est là où vous allez pouvoir créer les catégories de personnel de la société en cours. Lorsque vous accédez à ce module, DV-LOG INTERPAYE GUSO se positionne automatiquement en consultation et affiche la liste des catégories existantes. L écran suivant s affiche : Pour ajouter une catégorie de personnel Pour imprimer la liste des catégories de personnel Pour revenir au menu général sans modification Pour effectuer une modification sur une fiche de catégorie, double cliquez sur sa ligne. 1- Création d'une catégorie de salariés a) Onglet "Général" Cliquez sur le bouton d ajout pour accéder à l écran suivant : 54

55 Saisissez le code de la catégorie puis sa désignation. Affectez la catégorie qui est référencée dans la liste qui vous est présentée lorsque vous cliquez sur cette zone Renseignez la durée du travail applicable dans l entreprise Affectez le taux d accident du travail applicable à cette catégorie de salariés Le plan de paye affecté a la catégorie (vous pouvez affecter le même plan de paye a différentes catégorie) b) Onglet «Allègements» Suite aux divers changements de législation sociale, vous ne devez plus renseigner cet onglet, une seule réduction est actuellement applicable depuis le 1er Juillet 2003 : Réduction bas salaire ou Réduction Fillon 55

56 c) Onglet "Comptabilité" Suivant votre propre enregistrement en comptabilité, si vous désirez dissocier les bruts de chaque catégorie de salariés, vous devez renseigner dans cet onglet le compte de charges de salaire spécifique pour chaque catégorie concernée. Dans ce cas, vous ne devez pas ventiler les rubriques de brut dans le menu fichier «Gestion des rubriques». d) Onglet "DADSU" C'est là où vous allez pouvoir indiquer les catégories exonérés de la taxe sur les salaires et les abattements généralisés pour éviter de renseigner l abattement sur chaque fiche salarié. 56

57 VI - MENU PARAMETRES 6.1 Fonction «BIBLIOTHEQUE DES PLAFONDS» Lors de l élaboration des bulletins de salaire, le plafond de la période doit être indiqué. Vous devrez affecter un plafond en fonction de votre périodicité de paye. Code plafond que vous devrez renseigner lors de l élaboration d un bulletin de salaire Montant du plafond et nombre de jours correspondant Taux et salaire charnière pour le calcul de la GMP Exemple de quelques plafonds qui peuvent être pratiqués : Code Désignation Plafond MEN MENSUEL JO5 ARTISTE JOU JOURNALIER REMARQUE : CE FICHIER PEUT ETRE COMPLETE AU MOMENT DE L'ELABORATION D'UN BULLETIN DE PAYE. Création d un nouveau plafond Cliquez sur et renseignez les divers éléments comme ci-dessous. 57

58 Dans le cas ou vous créez un plafond spécifique, si ce plafond est applicable pour des salariés qui ont le statut cadre, n oubliez pas de proratiser les nombres de jours, de GMP correspondante et de salaire charnière correspondant Fonction «BASE DE COTISATION» Ce module permet de stocker les différentes bases de cotisations (formules) à appliquer aux différents types de retenues. Des informations y sont déjà stockées, le cas échéant il faudra les modifier. Lorsque vous accédez à ce module, l écran suivant s affiche : Pour déclencher une formule à une cotisation, vous devez juste affecter le code base qui convient lors de la création d une rubrique de cotisation (Voir Fonction «GESTION DES RUBRIQUES» ) REMARQUE : Les minimums et maximums fixés sont exprimés en nombre de plafonds sauf cas particulier. Vous pouvez faire défiler les codes bases à l aide de l ascenseur situé à droite de la fenêtre. Ce fichier contient toutes les formules préprogrammées et identifiées par un code. Lorsqu une nouvelle loi nécessite une nouvelle formule, nous vous envoyons une mise à jour qui comprend un nouveau code pour la nouvelle formule. 58

59 LES DIFFERENTS CODES BASES AUTORISES SONT LES SUIVANTS : CODE DÉSIGNATION MINIMUM FIXE MAXIMUM FIXE BA3A BRUT ABATTU LIMITE A 3A 0 3,00 BA4A BRUT ABATTU LIMITE A 4A 0 4,00 BR3A BRUT TOTAL LIMITE A 3A BR4A BRUT TOTAL LIMITE A 4A 0 4,00 BABT BRUT ABATTU BRUT BRUT TA LIMITE A TRANCHE A TB TRANCHE B TC TRANCHE C 4,00 8,00 ATB CS? PLAFOND CONGÉS SPECTACLE (suivant statut du salarié) SMIC pour 169heures SMICA pour heures 1.321, Ajout d une nouvelle base de cotisations Cliquez sur L écran suivant vous permet d informer de nouvelles bases de cotisations : Exemple : plafond journalier des congés spectacles pour les artistes Code base CS4AR avec un minimum fixe = 0 et un maximum 209,00. pour le plafond journalier. 59

60 Ce code base sera à indiquer lors de la création d une rubrique concernant la catégorie de personnel «artiste». 2 - Exemples de bases de cotisation Paramétrage pour retenue à la source des techniciens étrangers A) code base T1 et T2 annuelles AUDIENS Intermittents Ces tranches de cotisations annuelles ont été instituées par AUDIENS. Ces tranches sont annuelles quel que soit le nombre de jours travaillés. Elles concernent donc tous les intermittents qui ont perçu une rémunération brute de 34308,00 dans l'année et pour le même employeur. Les nouvelles tranches de cotisation annuelle T1 et T2 pour les artistes et les intermittents non-cadres doivent être paramétrées de la façon suivante Le code base : BABT pour T1 a été créé et un code ATB pour T2 et à créer comme cidessous. indiquez en maximum fixe 34308,00 N oubliez pas de valider cette base de cotisation 60

61 B) Code base Automatisation de l'indemnité de transport Vous avez la possibilité de gérer l indemnité de transport individualisée par salarié. Pour cela, il vous suffit d indiquer dans la fiche salariée le montant du remboursement de transport. Ensuite il suffit de prévoir une rubrique I (exemple ICO pour carte orange) dans vos plans de paye à laquelle vous allez affecter un code base TRAN C) Code base R.D.S. Code base RDSNI pour la CSGD déductible 5,10 % Code base RDS pour la CRDS imposable 2,90 %. D) Code base TAXE 8% sur régime de prévoyance et retraite supplémentaire Sur ordonnance, le gouvernement impose une taxe de 8% sur les cotisations patronales de prévoyance et de régime de retraite supplémentaire, hors ARCCO et AGIRC pour les entreprises de + de 9 salariés Code base PREV, rubrique sur laquelle vous indiquerez en code base sur la rubrique CPREV. E) Code base Contrat initiative emploi. CODE DÉSIGNATION MINIMUM FIXE MAXIMUM FIXE SMICA BASE FIXE ÉGALE AU SMIC 1321,02 0 EXBAA PARTIE EXCÉDENT DU SMIC EXTAA PARTIE EXCÉDENT DU SMIC F) Code base Congés spectacles Sous réserve d accord préalable de la caisse des Congés Spectacles, certaines bases de cotisation congés spectacles peuvent être plafonnées selon un barème très spécifique. Dans ce cas, il faudra créer un ou plusieurs codes bases correspondant à ce barème avec un maximum fixe correspondant au plafond à la journée (demandez le barème à la caisse des congés spectacles) Ces codes doivent commencer par C??? Ex : La caisse des congés spectacles fournit un barème de plafonds à appliquer selon la catégorie du salarié. Le plafond congés spectacles des réalisateurs est indiqué pour un cachet. G) Code base Retenue à la source Le principe de la retenue sur salaire est de retenir aux salariés non domiciliés en France, une retenue spécifique destinée à être reversée au trésor. 61

62 Deux modes de calcul distincts sont à paramétrer : - Pour les artistes non domiciliés fiscalement en France le calcul s effectue sur le brut avec un taux fixe de 15% cette rubrique est à insérer dans votre plan de paye concernant les artistes - Pour tous les autres salariés non domiciliés fiscalement en France, H) Codes bases «RS??» : Retenue à la source Le code base qui servira de base de calcul doit commencer par RS Indiquez dans les colonnes MINIMUM et MAXIMUM les bornes qui serviront de base de calcul. Pour la cotisation 12 %, indiquez les bornes qui correspondent à cette base de calcul. Exemple : I) Code base pour le calcul automatique de la GMP En application de la GMP, un montant minimum de cotisation doit être versé chaque année pour chaque salarié participant au régime en vue de lui permettre d'acquérir un minimum de points de retraite (objectif de points). Cette garantie joue pour les salariés payés au-dessous du plafond de sécurité sociale ou dont la tranche B est insuffisante pour atteindre l'objectif de points au moyen de la seule cotisation proportionnelle au salaire et, le cas échéant, des sommes versées au titre des garanties. Le code base est GMP. J) Code base pour le calcul de la prime d'ancienneté. Dans le cas ou vous souhaitez automatiser le calcul de la prime d ancienneté, utilisez le code base ANCI qui servira de base à la rubrique BANCI que vous allez créer dans le fichier des rubriques de paye. Ensuite créez autant de codes bases que de tranches de calcul. Exemple : ANC5 pour 5 ans d ancienneté, ANC10 pour 10 ans, etc Lorsque vous créez vos codes, renseignez le taux dans la colonne minimum fixe sous forme de coefficient. Exemple pour 3 %, entrez 0,03 K) Codes bases pour les variables personnalisées par salarié 62

63 15 variables sont disponibles : Ces variables vous permettent de paramétrer des éléments personnels pour chaque salarié qui seront intégrés directement à l élaboration du bulletin de salaire sans avoir à multiplier vos plans de paye ou rubriques pour tel ou tel cas particulier. Pour utiliser ces 15 variables, vous devez auparavant créer des codes base VAR1B, VAR2B etc. Laissez les montants de chaque variable minimum et maximum à zéro Fonction «GROUPE DE SALARIE» Dans cette fonction vous pouvez gérer différents groupes de salariés que vous pourrez après appeler dans les différents modules du logiciel. 63

64 Pour ajouter un groupe de salariés Pour imprimer la liste des groupes Fonction «CODE de salariés INSEE EMPLOI» Pour revenir au menu général sans modification Cette fonction est la liste des codes INSEE en fonction des emplois c est une liste exhaustive et officielle elle ne peut donc pas être modifié. Pour imprimer la liste Pour faire une recherche 64 Pour actualiser la liste automatiquement Pour revenir au menu général sans modification

65 6.5 - Fonction «CODE PAYS» Cette fonction est la liste des codes pays est une liste exhaustive donc elle ne peut donc pas être modifié. 65

66 Pour imprimer la liste Pour faire une recherche Pour actualiser la liste automatiquement Pour revenir au menu général sans modification Fonction «Emplois Assédics Spectacle» Cette fonction est la liste des codes emploi ASSEDIC spectacle, cette liste est une liste exhaustive. 66

67 Pour faire une recherche Pour imprimer la liste Pour actualiser la liste automatiquement Pour revenir au menu général sans modification Fonction «CODIFICATION DES ENTREES» Cette fonction représente les différents motifs d entrée des contrats, vous pouvez les consulter ou en rajouter. 67

68 Pour ajouter un motif d entrée Pour imprimer la liste Pour revenir au menu général sans modification Si vous cliquez sur ajouter, vous pouvez ajouter un nouveau motif d entrée et vous obtenez la liste suivante : 68

69 6.8- Fonction «CODIFICATION DES SORTIES» Cette fonction représente les différents motifs de sorties des contrats, vous pouvez les consulter ou en rajouter. 69

70 Si vous cliquez sur ajouter, vous pouvez ajouter un nouveau motif de sortie vous obtenez la liste suivante : Fonction «FORMULAIRES TYPES» Dans cette fonction vous pouvez gérer différents formulaires, qu après vous pourrez éditer dans les différents modules. 70

71 Pour ajouter un nouveau formulaire Pour imprimer la liste Pour revenir au menu général sans modification Ces formulaires sont ensuite éditable depuis les feuilles de calculs fonction que nous verrons ultérieurement. VII - MENU PLAN DE PAYE 71

72 Un plan de paye est composé de plusieurs numéros d'indice (numéro de ligne) numérotés de dix en dix, auxquels sont affectés des codes rubriques, dans le même ordre qu'un bulletin de paye. Le principe de base de DV-LOG INTERPAYE est de créer un plan de paye par catégorie de personnel, et d'affecter une catégorie à chaque salarié. Au moment de l'élaboration d'un bulletin de paye, chaque rubrique du plan de paye sera reprise ligne par ligne automatiquement Fonction «CRÉER UN PLAN DE PAYE» Choisissez l option Plan de paye puis Créer un plan de paye sur le menu général. L écran suivant s affiche : Tapez le pour afficher la Ensuite sur la zone Plan de paye Mettez le nom de votre plan de paye (Exemple ART pour ARTISTE) Puis dans la désignation mettez le libellé de votre plan de paye (Exemple Permanent non cadre) Fonction «Mise à jour d un plan de paye» Pour insérer des lignes dans le plan de paye : 72

73 Tapez le code rubrique, puis validez-le, pour voir la liste des rubriques de paye existantes et en sélectionner une. Au cas où une ou plusieurs rubriques n existent pas, en tapant un nouveau code rubrique, vous pouvez aller en créer directement dans le fichier «RUBRIQUES DE PAYE» sans revenir au menu général et sans quitter ce module. En continuant la création, les numéros d indice vont croître automatiquement Si les numéros ne s incrémente pas vous pouvez cliquez sur pour voir la totalité du plan de paye, vous pouvez faire défiler celui-ci avec l ascenseur situé à droite de l écran. A la fin du plan de paye, tapez pour valider votre plan de paye. Cette présentation facilite la mise à jour des taux et des plans de paye, car on peut voir instantanément le code base, le taux salarial et le taux patronal correspondant. Par contre, ils ne sont pas directement modifiables dans cet écran. Pour modifier un taux, vous devez le modifier directement en modification des rubriques de paye. REMARQUE : DONC PAS BESOIN D'ALLER REMPLIR LE FICHIER DES RUBRIQUES DE PAYE AVANT CELUI-CI. En cas de besoin, vous pouvez bien sûr revenir dans ce module pour modifier ou supprimer un plan de paye. Exemple de plan de paye ARTISTES : Menu Plan de paye Mise à jour d un plan de paye : double cliquez sur un plan de paye. Une nouvelle colonne «liaison» a été ajoutée. Pour supprimer une ligne, cliquez sur la ligne et cliquez sur l icône sur 73

74 Supprime le plan de paye en cours de visualisation En cliquant sur le code dans la colonne liaison, la rubrique concernée s ouvre et permet ainsi, un accès direct à la rubrique, permettant un contrôle du paramétrage plus efficace. Faites vos modifications et cliquez sur paye. pour les valider et retourner à l écran du plan de Copier Coller un plan de paye Vous êtes amenés quelquefois à faire un plan de paye spécifique à une catégorie de personnel. Pour vous éviter de recopier un plan de paye existant ligne par ligne, vous avez la possibilité d'utiliser la fonction COPIER - COLLER. Pour cela suivre les étapes suivantes : Choisissez l'option dans le menu Mise à jour d un plan de paye, et choisissez le plan que vous voulez copier. 2 - Cliquez sur Annuler pour fermer le plan de paye 1 Cliquez sur Copier ou actionnez les touches clavier Ctrl+C Cliquez ensuite sur CREER UN PLAN DE PAYE dans le menu PLAN DE PAYE. Vous ajoutez votre plan de paye comme vu précédemment 74

75 Ensuite vous allez sur Mise à jour d un plan de paye, vous double-cliquez sur votre plan de paye. Puis Cliquez sur ou utilisez les touches de fonction CTRL + V. Il ne vous reste plus maintenant qu à supprimer, modifier ou ajouter les lignes de rubriques nécessaires à la personnalisation de ce nouveau plan de paye. Cliquez sur paye pour enregistrer les modifications effectuées sur votre nouveau plan de Fonction «Editer tous les plans de paye» Cette fonction vous permet d imprimer tout les plans de paye en une seule fois. Vous obtenez la fenêtre suivante : Une fois que vous cliquez sur OK, ca vous édite tout vos plan de paye. Voici un aperçu de l impression : 75

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77 VIII - MENU CONTRAT Manuel Interpaye GUSO 8.1 -Fonction «CONTRAT ET DUE» Ci-dessous détail des différents icônes : Création d une nouvelle DUE Recherche de DUE par sélection Recherche multicritère de DUE déjà crées Affichage des DUE sélectionnées Edition des contrats de travail ou des DUE affichées dans la liste Suppression de la ou des DUE sélectionnées 77

78 Les différentes icones pour les due mails Pour gérer vos contrats, faire des mailings lettres a vos employés ou faire des requêtes plus précises. C est à partir de la création de la DUE que vous allez avoir la possibilité de ne faire qu une seule saisie et pouvoir générer : La DUE soit DUE édition papier ou DUE , transmission directe par Internet au centre DUE Le contrat de travail Le bulletin de salaire (possibilité de générer le bulletin pour chaque période d emploi ou de regrouper toutes les périodes d emploi sur le même bulletin Création d une nouvelle D.U.E. Possibilité de créer une due unique ou des DUE multiples et à l identique et soit d éditer vos DUE pour les transmettre par fax ou possibilité d accéder à la transmission directe par Internet : dans les deux cas, les créations de DUE seront identiques. Lorsque vous voulez créer une nouvelle DUE, en cliquant sur +, vous accédez à l écran suivant : Cliquez sur pour obtenir la liste des salariés : ce qui vous permettra de sélectionner plusieurs salariés pour création de DUE multiples Pour créer une DUE unique, tapez directement le nom du salarié 78

79 Touche CTRL pour PC Ou Touche Pomme pour Mac pour sélectionner plusieurs salariés et Vous devez avoir renseigné obligatoirement : 1) dans le fichier société : le numéro de Siret de l établissement le nom ou dénomination de l établissement l adresse de l établissement 2) dans la fiche salarié : Onglet "Etat civil" les coordonnées du salarié le numéro de sécurité sociale. la date et le lieu de naissance la nationalité 3) Onglet DUE du module D.U.E : correspond aux cadres A et B de l imprimé fourni par l URSSAF. : renseignez la date et l heure prévisible d embauche L'onglet Informations complémentaires DUE, concerne les zones C, D et E de l imprimé fourni par l URSSAF. 79

80 DUE & PRE-SAISIE DES SALAIRES Nous avons introduit la possibilité de rattacher les éléments variables de la paye à l écran de saisie des D.U.E. afin de pouvoir générer automatiquement les bulletins de paye. Vous avez toujours la possibilité d établir vos D.U.E. sans être contraint d utiliser le module de saisie des éléments de salaire. En effet, ce module intéresse plutôt les utilisateurs qui connaissent d avance tous les éléments de salaires au moment d établir la D.U.E. Dans le cas contraire, les utilisateurs peuvent continuer à saisir leurs bulletins de paye comme d habitude. Si ce module ne vous concerne pas, nous vous conseillons de passer au chapitre suivant. Tout d abord, vous devez cocher l option présente dans le fichier société «onglet préférences» : Cochez cette case pour permettre la saisie des éléments de rémunération depuis le module D.U.E. Ensuite, vous avez le choix de cocher cette case pour forcer le logiciel à générer un bulletin de paye par D.U.E. Dans le cas contraire, le logiciel regroupera toutes les périodes saisies sur le bulletin de paye. 1 Saisie d une D.U.E. + éléments de rémunération «TECHNICIENS» Pour saisir ces éléments, sélectionnez l option «CONTRAT ET D.U.E.» depuis l option «CONTRAT» du menu général. Ensuite, l écran suivant s affiche : 80

81 Cliquez sur le pour passer en création et voir l écran suivant s afficher : Taper le nom du salarié recherché ou sélectionnez-le en cliquant sur le bouton. Ensuite, saisissez la période du contrat de travail. Pour saisir les éléments de rémunération, cliquez sur l onglet correspondant ou sur. Ensuite, l écran suivant s affiche : Choisissez le type de bulletin souhaité. Choisissez le type de valeur souhaité. Affectez éventuellement un code analytique. Cet écran reprend les éléments de la grille des périodes présents en élaboration de bulletin de paye. Saisissez-le. Remarque : Pour les techniciens, votre bulletin sera présenté sous forme de jour ou sous forme d heure suivant le paramétrage de votre plan de paye (Rubrique BCJOUR ou BTHN) Attention : Si dans un même mois vous saisissez des D.U.E. avec des éléments de rémunération en net, coût global et brut, le logiciel sera contraint de générer un bulletin de paye par type de valeur choisie. 81

82 2 Saisie d une D.U.E. + éléments de rémunération «ARTISTES» Pour les artistes, vous avez le choix d établir le bulletin de salaire en «Bulletin Cachet» ou «Bulletin à l heure». Ou Choisissez ensuite le type de valeur : Net, brut ou coût global. Une grille de saisie adaptée aux artistes s affiche automatiquement selon le cas : 3 Personnalisation des variables Vous avez également la possibilité de mettre en place des variables selon la même méthode que celles qui apparaissent dans le fichier salarié. Pour cela, il est nécessaire que les rubriques rattachées aux variables soient présentes dans vos plans de paye. Les codes bases correspondants aux variables sont VI1B ou VI1T pour la variable 1, VI2B ou VI2T pour la variable 2, etc Dans la partie basse de l écran, vous avez la possibilité de saisir des éléments de salaire personnalisables sous forme de variables (jusqu à 10 variables personnalisables). Prenons un exemple : vous remboursez des défraiements à vos salariés. Pour vous éviter de retourner sur un bulletin de salaire après l avoir généré, vous avez la possibilité d indiquer le montant de ce défraiement directement dans l onglet Eléments de rémunération. Pour cela vous devez affecter dans la rubrique concernée l un des codes bases décrits ci-dessous. Les codes bases de cotisation VI1B, VI2B, VI3B etc. sont déjà créés ainsi que les codes VI1T, VI2T, VI3T, etc (VI1B reportera la valeur saisie dans la colonne «Base» du bulletin et VI1T reportera la valeur saisie dans la colonne «Taux» du bulletin). Pensez à créer autant de variables que nécessaire (défraiements non soumis à cotisations, tickets restaurant, saisie sur salaire, etc.) Ci-dessous, un exemple de variable correspondant à des défraiements, cette rubrique sera affectée pour la variable 1 puisque nous avons mis le code VI1B. 82

83 Code base VI1B Taux = 1 Pour la rubrique des tickets restaurant, nous vous conseillons de mettre dans le cadre «GAINS», zone «Base», le montant en négatif de la valeur d un ticket restaurant et de mettre dans le cadre «RETENUES», le code VI3T. Ainsi, le nombre de ticket restaurant que vous saisirez dans la variable s affichera dans la colonne taux du bulletin de salaire. Exemple de la rubrique : Code base VI3T Base = - 2,80 (Montant du ticket restaurant pris en charge par le salarié) Autre exemple de rubrique concernant la saisie sur salaire : Code base VI2B Taux = -1 Après avoir paramétré toutes les rubriques qui vous sont nécessaires, lorsque vous vous positionnez sur l écran «Elément de rémunération» dans le module D.U.E. et C.D.D., les intitulés de variables s affichent automatiquement et correspondent à la désignation des rubriques. En saisie, vous pouvez indiquer la valeur des données variables : Exemple : le nombre de ticket restaurant, le montant des défraiements etc.. selon les diverses variables que vous aurez paramétrées. La variable «Acomptes» est fixe, vous ne pouvez pas la changer. Son code doit rester «NAC». Indiquez simplement le montant de l acompte versé à votre salarié. Cet acompte sera déduit automatiquement dans le bulletin de salaire. N oubliez pas d intégrer toutes ces rubriques dans vos plans de paye «intermittents «(techniciens et artistes) voir exemple ci-dessous : 83

84 4 Statut du bulletin Lorsque vous saisissez les éléments de rémunération, le logiciel identifie le statut du bulletin en PR (=Prochaine génération). Tous les statuts PR seront ainsi pris en compte lors de la prochaine génération de bulletins de paye. Vous avez la possibilité de changer se statut en fonction de vos besoins. Pour cela cliquez sur la zone correspondante pour obtenir les différents choix possibles : PR = Prochaine génération. AT= Mise en attente. Permet de reporter la génération à une génération ultérieure. OK= Génération effectuée. Ce statut se met à jour automatiquement lors de la génération des bulletins de paye. AN= Ne pas générer le bulletin. Permet d isoler définitivement la D.U.E. de la génération du bulletin. Remarque : Vous avez la possibilité de modifier le statut du bulletin à tout moment en retournant en modification de votre D.U.E. Initiale. Ainsi, vous pouvez modifier les éléments de rémunération à votre guise tant que le bulletin n a pas été généré. 5 Option ne pas générer la D.U.E. Une option pour les entreprises qui emploient certains intermittents sur une période continue incluant plusieurs mois (plusieurs échéances de paye) est disponible. En effet, dans ce cas, lors du contrat de travail initial, vous allez établir une D.U.E. correspondante à la période complète du contrat de travail. Les éléments de rémunération ne seront pas rattachés à cette D.U.E. 84

85 Ensuite, lors de la préparation des bulletins de paye et si vous souhaitez générer les bulletins automatiquement, vous devrez saisir des D.U.E. servants uniquement à la préparation des payes du mois. C est sur ces D.U.E. que vous allez rattacher les «Eléments de rémunération» et que vous allez cocher cette case pour ne pas faire double emploi avec la D.U.E. initial qui a été envoyé au moment de la signature du contrat. 6 Impression d un état de contrôle des DUE Avant la génération des bulletins de salaire, vous avez la possibilité d éditer un état de contrôle afin d établir vos vérifications nécessaires avant la génération. Dans la liste des D.U.E., utilisez les boutons de recherche rapides accessibles en bas de l écran et notamment le bouton Après votre sélection, vous obtenez l écran suivant : En cliquant sur l option Prochaine génération, vous obtenez la liste des «Eléments de rémunération» qui seront générés lors de la prochaine génération de bulletins (comme son nom l indique). Le bouton permet l impression d une liste que vous pouvez personnaliser. Après avoir cliqué sur le bouton vous obtenez l écran suivant : Cliquez sur Annuler si vous souhaitez utiliser un état déjà existant ou sur ok pour créer un nouvel état personnalisé. En cliquant sur Annuler, le logiciel vous demande de choisir un état existant à l aide de l écran suivant : 85

86 Choisissez l état fourni avec le logiciel situé dans le dossier START (exemple registre du personnel) Exemple d état personnalisé : Vos données des salaires étant prêtes, vous pourrez à tout moment dans le mois ou plusieurs fois par mois ou à la fin du mois, générer les bulletins en automatique. 7 - GENERER LES BULLETINS" Notre saisie des données dans les DUE est finie, il ne reste plus qu a générer les bulletins en automatique. Dans la liste des DUE, nous avons en exemple ci-dessous les DUE avec le code «PR» donc prêt pour la génération suivante. Rassurez-vous, aucune contrainte, vous avez toujours la possibilité de créer : manuellement des bulletins de salaire 86

87 de générer les bulletins à n importe quelle période du mois de générer autant de fois que nécessaire les bulletins de salaire à diverses périodes sur le même mois (bien entendu, les DUE qui auront déjà fait l objet de génération de bulletins ne seront pas prises en compte car elles auront le code «OK» signifiant que la période de ces DUE auront déjà été prises en compte sur un bulletin) Choisissez option Indiquez le mois sur lequel vous voulez générer les données variables des diverses DUE (attention ne sont prises en compte que les DUE qui ont le code «PR» Pour rappel : les mois s inscrivent toujours sur 2 chiffres: exemple 05 pour le mois de Mai Vous avez toujours la possibilité de générer les bulletins plusieurs fois sur le même mois. Il est bien entendu que ne seront pris en compte que les DUE dont le code est «PR» Rappel : les mois s inscrivent toujours sur 2 chiffres: exemple 05 pour le mois de Mai. En cliquant sur OK, vos bulletins se génèrent tout seul C est magique! Rien d autre à faire, sauf d attendre quelques secondes qu INTERPAYE génère les bulletins de salaire en rapport avec les données variables des DUE. La génération des bulletins étant terminée, vous pouvez aller dans le module DUE et constater que toutes les DUE qui avaient le code «PR» ont dorénavant le code «OK» car les bulletins viennent d être générés Après génération, contrôlez si vos bulletins ont bien été générés. Menu Bulletins Feuilles de calculs Une fois vos bulletins générés, il est toujours possible de les modifier, en rajoutant par exemple le montant d un acompte que vous auriez oublié de renseigner dans les variables prédéfinies. Vous avez également la possibilité de supprimer un bulletin si celui-ci a été généré alors qu il ne devait pas l être. 87

88 8.2 - Fonction «CONTRATS ET LETTRE TYPES» Nous avons le plaisir de vous offrir un véritable traitement de texte qui fait partie intégrante du logiciel DV-LOG INTERPAYE. Ce qui vous permet de personnaliser vos contrats de travail, de pouvoir éditer un mailing, d informer par courrier le net imposable de tous vos salariés, etc 1 - Automatisation des contrats de travail Pour paramétrer un nouveau contrat de travail, choisissez l option CONTRATS TYPES du menu Fichier. L écran suivant s affiche : Cliquez sur + pour ajouter un nouveau contrat type au dossier. Vous obtiendrez l écran suivant : 88

89 Les fonctions du traitement de texte sont sur la barre de menu dans la fenêtre du traitement de texte. Pour obtenir un plein écran de travail pour le traitement de texte, cliquez sur Ensuite tapez votre contrat type Lorsque vous voulez insérer une donnée variable. Par exemple, la raison sociale de la société. Choisissez dans le menu du traitement de texte Insertion et.expression 4D Ensuite la fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez une rubrique et cliquez sur OK Après l insertion dans le texte d une donnée variable, ses informations prennent cet aspect << >>. Lors de l édition, ces données seront récupérées et imprimées automatiquement. Pour insérer des données variables indiquées dans l écran de la DUE., choisissez le fichier DPAE puis la donnée variable correspondante. 89

90 Choix des données de l écran DUE dans le fichier DPAE Remarque : Ces données variables correspondent à des mots clés qui sont très souvent utilisés dans le programme informatique du logiciel. Ces mots sont limités en nombre de caractères ce qui explique parfois des mots abrégés mais souvent suffisamment explicite pour deviner de quelle information il s agit. La mise en page de votre document étant terminé, vous devez dans le menu «Affichage» décliquez «Références» sinon lors de l édition, ce seront les champs de fusion et non pas la fusion des données variables concernant les salariés qui seront imprimés. Ensuite, vous devez revenir sur l écran traitement de texte réduit en cliquant sur la X en haut à droite de l écran pour revenir à l écran initial suivant : Indiquez le code du contrat type, ainsi que son intitulé. Ensuite cliquez sur enregistrer votre contrat type. pour Le code du contrat type est a renseigné sur la DUE que vous ajoutez dans Contrat et DUE. Remarque : Le nombre de contrats types est illimité. 90

91 Vous pouvez tout à fait créer des courriers types avec la même méthode que les contrats de travail. 2 - Certificat de travail Ouvrez-le pour le visualiser ou le modifier. Pour imprimer un certificat de travail pour un salarié : Menu bulletins Feuilles de calculs Effectuer votre sélection de bulletin, et cliquez Puis code CERTTRAV puis 91

92 3 - Solde de tout compte Ouvrez-le pour le visualiser ou le modifier. Pour imprimer le solde de tout compte : Bulletins Feuilles de calculs, faîtes votre sélection habituelle et cliquez sur puis Puis code STCOMPTE 4 - Edition d'un mailing pour la déclaration des nets imposables. Menu Fichier Gestion des salariés Cliquez sur et cochez la case et sur Cliquez ensuite sur L'écran ci-dessous s'affiche Entrez le code de la lettre NETS ou le code de votre propre lettre et cliquez sur OK. Pour lancer l'impression du mailing. 5 - La lettre chèque Bulletins Feuilles de calculs : Sélectionnez les salariés concernés et cliquez sur 92

93 IX - MENU BULLETINS Aucune contrainte, Interpaye vous permet d élaborer des bulletins de salaire de trois façons différentes : Saisie manuelle d un bulletin de salaire Saisie manuelle de bulletins de salaire multiples à l identique Génération automatique des bulletins de salaire des intermittents du spectacle d après les DUE que vous avez saisies Fonction «ELABORATION D'UN BULLETIN DE PAYE» Après avoir choisi cette fonction depuis le menu général, l écran suivant s affiche : Valider le bulletin Annuler le bulletin. Supprimer le bulletin 93 Calculer le bulletin

94 En cliquant, sur la zone «Fichier salariés», vous obtenez ce menu qui vous permet de créer un nouveau salarié, ou d effectuer la mise à jour d un salarié voir de consulter la liste de tous les salariés. En cliquant cette zone, vous obtenez ce menu qui vous permet le remontage soit du net au brut, du coût global ou du remontage des indemnités journalières de Sécurité Sociale DV-LOG INTERPAYE vous offre deux possibilités Saisie de bulletin de salaire de manière individuelle Saisie multiple de bulletin pour une même catégorie de salariés, un seul et unique bulletin sera créé à l identique pour plusieurs salariés qui auront par exemple les mêmes périodes de travail et les mêmes valeurs de salaire (cette option n est pas conseillée pour création de bulletins de salariés permanents car les bulletins étant créés à l identique, il n y aura pas de régularisation des plafonds de tranche A, B et C) Si vous connaissez le n du salarié, tapez directement son numéro dans la zone concernée sinon cliquez sur l icône, la liste de tous les salariés vous est présentée. Positionnez le pointeur de la souris sur le salarié et cliquez sur valider si vous voulez créer un seul bulletin Pour créer des bulletins à l identique pour plusieurs salariés qui appartiennent à la même catégorie et qui auront les mêmes périodes de paye ainsi que les mêmes montants de salaire, cliquez sur. La liste de tous vos salariés s affiche, la possibilité de recherches multicritères vous permet par exemple de rechercher tous les salariés de la catégorie ART. 94

95 Afin de sélectionner plusieurs salariés pour leur établir un bulletin de salaire identique, vous devez maintenir enfoncée la touche CTRL sur PC ou la touche Pomme sur Macintosh et cliquez sur tous les salariés concernés. De cette manière, les périodes de travail et le montant des divers cachets seront saisis une seule fois. Le bulletin ainsi créé sera dupliqué à l identique pour autant de salariés que vous voulez. Dans notre exemple nous avons demandé le tri par catégorie Cliquez sur la touche CTRL ou touche Pomme sur Macintosh pour sélectionner plusieurs Consultation du fichier salarié en cours d élaboration d un bulletin L environnement DV-LOG INTERPAYE GUSO vous permet de travailler en multitâches. En cours d élaboration vous pouvez consulter la liste des salariés en cliquant sur l icône Cette consultation est multitâche. Si vous avez besoin de revenir dans la liste des bulletins en consultation, recliquez sur le même icône et la fenêtre de consultation correspondant à vos précédentes recherches réapparaîtra. Cette fonction sera très utile pour organiser le traitement de vos payes. Lorsque vous n avez plus besoin de la consultation, n oubliez pas de la quitter. Bulletin numéro : Le numéro du bulletin de paye du salarié pour le mois en cours vous est proposé à la valeur «1» vous pouvez bien entendu indiquer un autre numéro. 95

96 Pour la création de bulletins multiples, nous vous conseillons de mettre un numéro correspondant par exemple au numéro du jour ou vous créez ces bulletins de salaire Attention : si l un des salariés pour lequel vous voulez créer des bulletins à l identique à déjà eu un bulletin sur le même mois, son premier bulletin porte déjà le numéro 1, les autres salariés n ayant pas eu de bulletin de salaire sur ce mois en cours, le système donnera à tous les salariés le n 1 sur le bulletin saisi mais l un d entre eux aura déjà un bulletin n 1 donc pas de duplication possible pour ce salarié. Analytique : Entrez le code analytique si vous avez fait le choix d analytique «simple» répartition. En cas de choix de multi- analytiques, vous devrez renseigner ce code après calcul complet du bulletin de salaire c est-à-dire avant de le valider ou ultérieurement en affectant un code analytique à chaque bulletin, vous pourrez sélectionner et éditer chaque état de gestion par code analytique (Ex : Film N 1, Film N 2, Permanents, Intermittents) Mois en cours : Saisir le mois du bulletin. (2 Caractères Ex: 01 pour Janvier) et Validez-le. Juste après la saisie du mois, le plan de paye s affiche automatiquement dans la zone de défilement s il s agit d un permanent. Date de règlement : Entrez la date de règlement et validez Nombre de trentièmes : Laissez 30 par défaut. Pour les intermittents, laissez 30 aussi. Vous devrez tronquer le plafond uniquement pour les permanents dans le cas ou il y aura entrée du salarié ou sortie du salarié en cours de mois dans l entreprise. Plafond : S il s agit d un TECHNICIEN DU SPECTACLE, le plafond «JOU» s affiche automatiquement, pour sélectionner un autre plafond (dans le cas d un plafond spécifique qui doit s appliquer à ce salarié). Vous pouvez créer un nouveau plafond en cours d élaboration du bulletin. Vous pouvez affecter plusieurs plafonds Ex : Semaine + Journalier Insertion de lignes dans un bulletin de salaire. Déterminez le point d insertion c est à dire après quelle ligne vous voulez en insérer une autre. 96

97 En exemple : vous voulez insérer une prime exceptionnelle, la rubrique concernant cette prime devra être insérée après le salaire de base. 1) - Cliquez une fois sur le n de la ligne du salaire de base et cliquez sur La ligne sera intégrée automatiquement dans le bulletin de salaire après la ligne d insertion que vous avez indiquée. Il ne vous reste plus qu à cliquer dans la zone code pour y insérer le code de la rubrique. Forcer une base ou un taux. Il est quelquefois nécessaire de changer un taux ou une base pour effectuer une régularisation. Pour cela suivez les étapes ci-après : Changez votre taux ou base et passez dans la case suivante à l'aide de la souris ou la touche entrée. Vous constatez que le calcul se fait immédiatement. Ensuite cochez la case à coté du numéro de ligne. Vous pouvez maintenant recalculer le bulletin. Pour les bulletins de salaire des permanents, si vous gérer les congés payés, les éléments affichés dans les cases congés acquis et repos compensateur sont les soldes des bulletins qui ont été établis sur les mois antécédents. Il est bien évident que le bulletin n étant pas encore clôturé, les congés payés du mois en cours n ont pas été incrémentés ATTENTION : Il est très important que les rubriques suivantes soient dans tous les plans de paye. BZZZZZ TOTAL BRUT CZZZZZ TOTAL DES RETENUES D SALAIRE NET DNET NET IMPOSABLE NAP NET A PAYER Par conséquent, ces rubriques doivent être créées dans le "FICHIER DES RUBRIQUES DE PAYE", et présentes dans chaque plan de paye. La dernière ligne de chaque bulletin doit comprendre le code rubrique NAP «NET A PAYER» Code : Le code s'affiche automatiquement, il est repris du plan de paye affecté au salarié. Toutefois si ce code ne vous convient pas, vous pouvez en saisir un autre qui le remplacera. Désignation : La désignation correspond à celle saisie dans le fichier des rubriques de paye, elle peut être modifiée. Par exemple pour y indiquer les dates des cachets. RUBRIQUE Brut : Les bases s'inscrivent automatiquement, mais il est toujours possible de forcer les chiffres. Pour les types de paye "CACHET", le montant brut du cachet doit être saisi dans cette colonne. Pour les types de paye "A L HEURE" (BTH..), indiquez le nombre d'heures par taux horaire. 97

98 RUBRIQUE Charges sociales : La base se calcule automatiquement selon les informations saisies dans le " FICHIER DES RUBRIQUES DE PAYE ". Cette base peut être forcée. En effet dans la colonne ligne vous pouvez remarquer une case à cocher pour chaque ligne de bulletin. Si vous forcez une base de calcul d une cotisation pour effectuer une régularisation par exemple, et que vous relanciez le calcul cette base sera automatiquement remplacée par le bon calcul. Pour éviter cela, cliquez dans la case à cocher après avoir forcé le montant. Lorsque l'option "régul.automatique des plafonds" dans la fiche salarié est cochée, DV-LOG INTERPAYE GUSO tient compte de tous les cumuls des salaires des mois antécédents du salarié, pour calculer les bases. Si une Base forfaitaire a été introduite dans le fichier des rubriques de paye alors elle s'affiche automatiquement. Pour rappel, seul la catégorie de salariés «ARTISTES» vous ne devez pas cliquer «régul automatique» Taux : Cette colonne sert de coefficient à la colonne BASE pour toutes les rubriques de "BRUT" et "NON SOUMIS A COTISATION". Pour les autres rubriques, elle correspond à un pourcentage de calcul des charges sociales. A retenir : Dans cette colonne, doivent figurer uniquement les charges salariales et les acomptes. Si un précompte forfaitaire (Mutuelle) est présent dans le fichier des rubriques de paye, il s'affiche automatiquement. La cotisation salariale est calculée par rapport au montant présent dans la colonne " BASE ". A payer : Le détail du Brut, et les rubriques "non soumis à cotisation" sont à saisir dans cette colonne (même si ce sont des chiffres négatifs). En cours d'élaboration d'un bulletin de paye, vous avez en bas de l'écran les cumuls du bulletin. Ces cumuls sont mis à jour après chaque calcul du bulletin. Si vous modifiez une ligne qui influence le résultat d'autres rubriques, vous devez recliquer sur la calculatrice pour recalculer le bulletin. Suppression d une ligne dans le bulletin de salaire : cliquez sur la ligne que vous désirez supprimer du bulletin de salaire et cliquez sur l icône 1 Elaboration manuelle des bulletins de paye des ARTISTES Création d un bulletin simple tapez directement le nom du salarié ou de bulletins multiples et à l identique, cliquez sur dans la liste des salariés, sélectionnez les salariés de même statut et même catégorie (touche CTRL pour les utilisateurs PC, touche Pomme pour les utilisateurs Mac) Après avoir indiqué le mois du bulletin, la grille des périodes apparaît, elle est différente de la grille des périodes des techniciens car pour le statut artiste, il n y a pas d heures 98

99 supplémentaires, l artiste étant payé en principe sous forme de cachets. Eventuellement sous forme d heures lorsqu il s agit par exemple de répétitions. La ligne des plafonds se renseignera automatiquement en fonction de la saisie des diverses périodes si vous avez choisi l option de «Génération automatique des plafonds». INTERPAYE détectera automatiquement s il doit affecter des plafonds isolés ou groupés pour chaque période de travail Saisissez vos diverses périodes, éventuellement les indemnités de défraiement soumises à cotisation et cliquez sur ok Vous avez également comme pour les techniciens d indiquer des montants de cachets nets ou coût global et ensuite d effectuer le remontage «net au brut» ou «coût global» Si vous n avez pas choisi l option «Génération automatique des plafonds» dans la fiche Société, onglet «Préférences» et que vous avez sur le même bulletin des cachets isolés et des cachets groupés, vous devez cliquer sur l icône et appliquer vous-même les plafonds concernés. La fenêtre suivante s affiche : x plafonds code JOU x plafonds code JO5 Le cumul des divers plafonds s affiche Montant du plafond unitaire : Il est affiché automatiquement, ce qui vous permet de le vérifier. Validez-le. Présentation du bulletin sous forme d heures : Avant de commencer à saisir les périodes : choisissez dans la grille des périodes, 99

100 L option : Montant du plafond unitaire : Il est affiché automatiquement, ce qui vous permet de le vérifier. Validez-le. Nombre : Entrez le nombre de plafonds à appliquer pour le bulletin en cours. Ex : 3 pour 3 plafonds journaliers isolés 7 pour 7 plafonds groupés Plafond du bulletin : Le plafond du bulletin s'affiche automatiquement suivant la saisie des deux zones précédentes. Après la clôture périodique, ce plafond sera cumulé Validez-le. Vous avez maintenant informé les données de l'entête du bulletin de salaire. Le montant du plafond est repris et inscrit automatiquem ent dans le Pour le statut de LA DUS Renseignez ensuite les diverses périodes de travail avec le montant en brut, en net ou en cout global. a) Remontage du net au brut Tous les éléments étant renseignés, vous devez effectuer le remontage du net au brut. Pour cela, cliquez sur «Remontages», et choisissez et cliquez sur la fonction«remontage du net au brut». Après calcul automatique pour la recherche du brut, la fenêtre suivante vous propose différents possibilités. 100

101 Le net global recherché Le net global trouvé Le brut total trouvé Si vous désirez convertir tous les nets que vous avez saisis dans la grille en bruts, cliquez sur cet icône et automatiquement le système va vous convertir chaque montant net en valeur brute. Vous aurez également la possibilité d indiquer des montants de primes quelconques en valeur nette, elles seront prises en compte dans le remontage du net au brut et sera également converti en valeur brute. L avantage en nature ou indemnités quelconque étant une valeur brute, le système ne modifiera pas le montant que vous avez inscrit dans la grille des périodes. Le fait de cliquer périodes en valeurs brutes : vous modifiera les montants nets de la grille des 101

102 Votre grille des périodes étant maintenant convenablement renseignée cliquez sur et l élaboration du bulletin se poursuit normalement. b) Remontage du coût global Suivez rigoureusement les mêmes étapes que le remontage du «net au brut» et après avoir renseigné la grille des périodes avec tous les éléments des diverses périodes, choisissez l option «remontage du coût global» Le montant global des bruts inscrits dans la grille des périodes ainsi que le nombre de cachets ou d heures doivent être rigoureusement identique dans le bulletin de salaire, sinon vous ne pourrez pas valider le bulletin (pour information : les avantages en nature ou les primes sont intégrées dans le salaire brut pour La DUS). 2 - Elaboration manuelle des bulletins de paye des TECHNICIENS Début de création de bulletin identique à un salarié ARTISTE après avoir indiqué le mois du bulletin, la grille des périodes apparaît : Elle comporte des colonnes que nous allons détailler ci-dessous : 102

103 En effet, pour pouvoir automatiser les DUS conformément aux nouvelles dispositions, il est nécessaire d indiquer le salaire brut, le nombre d heures. En fonction des informations saisies dans la fiche salarié (montant et nombre heures d équivalence obligatoires même si ceux-ci changent fréquemment), les montants se calculent par rapport au nombre de jours de chaque période. Vous avez bien sur, la possibilité de forcer chaque zone de saisie et d indiquer que sur certaines périodes d emplois, vous voulez faire apparaître des heures complémentaires ou heures supplémentaires. Même règle que les artistes pour la génération automatique des plafonds : suivant votre choix : Option de génération automatique des plafonds Option de l utilisateur de choisir lui-même les plafonds à affecter Si vous devez payer des heures supplémentaires, vous devez renseigner les diverses colonnes. Avant d effectuer un remontage du net au brut ou coût global, vous devez renseigner sur chaque période le net ou le coût global concerné même si les montants de chaque période sont différents. Vous avez la possibilité pendant la saisie de la grille des périodes d effectuer - le remontage du net au brut ou le remontage du coût global. Pour rappel, si vous voulez faire apparaître des heures complémentaires ou supplémentaires, vous devez dans un premier temps choisir l option de gérer les heurs supplémentaires dans la fiche société, onglet «Préférences» et ensuite intégrer dans les plans de paye concernés, toutes les rubriques concernant les heures complémentaires ou heures supplémentaires. Voir chapitre des rubriques (l option ne pas imprimer sur le bulletin). Si vous devez rembourser des indemnités de défraiement soumises à cotisation, vous devez les indiquer dans la colonne «avantage en nature» dans la colonne et sur les périodes concernées. Dès que votre grille Détail des périodes est renseignée, vous pouvez cliquer sur l icône «OK». Ensuite, le calcul du bulletin de salaire s effectue et grille des périodes est occultée pour laisser apparaître le bulletin de salaire dans lequel le système a intégré les éléments saisis. 103

104 L écran suivant s affiche : Vous pouvez constater que les périodes se sont inscrites automatiquement avec les salaires et le nombre de jours correspondant aux détails des périodes saisies dans la grille. Les éléments situés dans le bas de l écran vous permettent de contrôler : le nombre d heures le brut le brut abattu le montant des charges salariales et patronales le net imposable le montant non soumis à cotisation le montant de l acompte le net à payer Après contrôle, si tout le calcul du bulletin vous semble cohérent, vous pouvez valider le bulletin avec l icône sinon vous avez la possibilité de cliquer sur l onglet Grille des périodes, afin d y apporter les modifications nécessaires et de recalculer le bulletin avec les nouveaux éléments que vous avez modifiés. 104

105 ANALYTIQUE : Pour rappel, pour votre répartition analytique vous avez le choix entre deux niveaux. Niveau simple : 1 section analytique par bulletin. Cette première répartition vous permettra d obtenir les états, livre de paye et écritures comptables analytiques selon ce niveau de répartition (1 section par bulletin) Niveau multiple : Il faut indiquer le nombre de répartitions souhaitées dans le fichier société. En règle générale, vous avez besoin d une seule répartition dans plusieurs sections analytiques. Cette multi-répartition permet d obtenir un état des répartitions par section analytique avec un total par section. (Voir menu Etat) Nombre de répartitions analytiques Pour effectuer la répartition analytique d un bulletin, Suivant le choix de votre répartition : Analytique simple répartition vous devez renseigner le code analytique au début de la création du bulletin. 105

106 Analytique multi répartition : Une fois le bulletin calculé et terminé, cliquez sur l onglet «REPARTITIONS ANALYTIQUES» Cliquez sur pour générer une ligne de ventilation analytique Si vous ne connaissez pas le code analytique et la liste de tous les codes analytiques déjà créés s affichera. Si vous désirez créer un nouveau code analytique qui n existe pas taper directement le code et le système vous informera que ce code n existe pas avec la possibilité de le créer immédiatement. POUR LA MODIFICATION D UN BULLETIN : DOUBLE CLIQUEZ DESSUS POUR PASSER EN MODE MODIFICATION. 106

107 RECHERCHE Vous avez la possibilité d effectuer une recherche spécifique vous permettant d afficher une partie seulement du fichier des bulletins. Comment effectuer une recherche : Faites votre sélection par borne inférieure supérieure. Exemple : Recherche les bulletins du mois de mars Ou Tous les bulletins. Eventuellement Trier par nom Fonction" EDITION DES BULLETINS DE PAYE Cliquez sur 107

108 Vous avez le choix d imprimer vos bulletins Pré imprimé avec cumuls Pré imprimé petite ou grande police Papier libre petite ou grande police Papier libre avec cumuls Après votre sélection cliquez sur OK Cet écran indique le nombre de bulletins qui correspondent à votre sélection. OK pour lancer l impression des bulletins A partir de l historique des bulletins de paye, vous pouvez éditer tous les états liés aux bulletins de paye. (Bulletin de paye (toutes les options) attestation Unedic, FNAS, etc.) Les éditions lancées à partir de cet écran concerneront les salariés préalablement sélectionnés. 108

109 A partir de l historique des bulletins vous avez également la possibilité d éditer divers états en cliquant sur l icône Nous vous conseillons d éditer l historique des bulletins de salaire pour chaque mois et de le conserver avec votre livre de paye mensuel en cliquant «historique global sans rupture» Possibilité suivant le choix fait dans l historique des bulletins d éditer pour une période la rupture par catégorie de salarié avec soit «cumuls» ou «détail» ainsi que la rupture par salarié toujours avec le choix soit «cumuls» ou «détail» Fonction «Générer les bulletins intermittent» Cette fonction vous fait atterrir directement dans la liste des contrats pour pouvoir générer vos différents bulletins en cliquant sur générer les bulletins 109

110 9.3 - Fonction «Edition virements» Cette fonction vous permet d éditer une liste pour tout vos salariés qui sont payés par virement et cette liste peut être fourni directement a votre banque, ce qui vous permet de ne pas saisir les virements a la main. Une fois cette fonction sélectionnée vous avez le choix d éditer cette liste suivant différents critères. Une fois vos critères sélectionnés vous obtenez un état de virement comme celui-ci : 110

111 9.4 - Fonction «Virement bancaire sur fichier» Cette fonction vous permet de générer un fichier nommé «virement.txt» sera généré dans le dossier que vous désirez sur votre disque dur, il vous suffira de le transmettre a votre banque pour que vos virements se fassent plus rapidement Fonction «CLOTURE PERIODIQUE» Cette fonction doit être utilisée régulièrement pour la clôture mensuelle des bulletins de paye. En effet la clôture d'un bulletin de paye est obligatoire pour verrouiller les données sociales de DV-LOG INTERPAYE. ATTENTION : Il faut vérifier avant d'enclencher cette procédure que la date système de votre ordinateur est exacte, car DV-LOG INTERPAYE va automatiquement affecter une date de clôture à chaque bulletin de paye. Après le choix de cette fonction, l écran suivant apparaît : 111

112 DV-LOG INTERPAYE vous demande d'entrer le mois à clôturer. Saisissez ce mois puis valider Confirmez la clôture en cliquant sur OK. Dans le cas où vous ne voudriez pas effectuer la clôture, il faut sélectionner l icône annuler pour retourner au menu général. Dès que vous avez confirmé la clôture, il ne faut pas interrompre l'ordinateur pendant ce traitement. Ensuite DV-LOG INTERPAYE affiche le nombre de bulletins qui ont été clôturés de par cette option, vous avez clôturé tous les bulletins du mois. Autre possibilité de clôturer un bulletin : Menu Bulletins Historique & Modification : sélectionnez le bulletin que vous désirez clôturer, faites un clic droit : Cliquez sur «Clôturer» et indiquez le mot de passe «2105», même code pour décloturer. REMARQUE : Lorsqu un bulletin est clôturé, il est impossible d'aller modifier ou supprimer tout ou partie de ce bulletin. Seules, l'édition et la visualisation sont accessibles après une clôture. Tous les états de gestion tiennent compte uniquement des bulletins clôturés. IMPORTANT : Après une clôture vous pouvez refaire des bulletins sur le mois déjà clôturé. Il suffit ensuite de relancer ce module pour clôturer les nouveaux bulletins. Conservez une sauvegarde avant et après chaque clôture. Conseils : chaque mois après clôture de vos bulletins de salaire, effectuez un contrôle de cohérences. Menu Utilitaires Contrôle de cohérences. 112

113 X - MENU DECLARATIONS Fonction «LISTE DES DUS» Une fois que vous clôturez votre bulletin la DUS se crée dans ce module, si vous décloturez un bulletin automatiquement la DUS est supprimé // Dans cette liste s affiche les périodes des contrats (Une DUS par contrat), le numéro de salarié, le prénom, le numéro de DUS, le brut, le brut abattu et le nombre de cachet ou d heures, rien ne vous empêche de double cliquez sur une ligne pour afficher la DUS en détail. Vous permez de faire une recherche Imprimez l exemplaire pour le salarié 113 Génère un fichier contenant vos DUS à transmettre sur le site du GUSO Vous permez d envoyer des DUS déjà envoyé suite a un refus.

114 Envoi des DUS par EDI Vous mettez en surbrillance Vos DUS à envoyer : Sélectionnez vos DUS en surbrillance Puis vous cliquez sur le bouton, le logiciel vous demande ou vous voulez générer votre fichier EDI GUSO, générez le de préférence a un endroit facile a retrouver (Le Bureau, Mes documents.) 114

115 Une fois l emplacement sélectionné vous cliquez sur OK et le logiciel vous génère un fichier qu il faudra déposer sur le site du guso : Réactiver un lot : vous permet de renvoyer des DUS déjà transmises qui comportent des erreurs (exemple : code poste non renseigné, adresse non renseigné etc ) une fois la correction des ces erreurs, il suffit de cliquer sur et vous obtenez le message suivant : Une fois que vous cliquez sur OK, il vous demande quel lot vous voulez renvoyer : 115