LEI FRANCHE-COMTÉ. Gestion des disponibilités et mises à jour des fiches par les prestataires. (Support mis à jour le 30 septembre 2015)

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1 LEI FRANCHE-COMTÉ Gestion des disponibilités et mises à jour des fiches par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 1

2 Sommaire 1) Gestion des disponibilités par les prestataires a. La gestion des dispos prestataires LEI b. Préalable à la gestion des disps c. Présentation de l interface de gestion des disponibilités d. La gestion des disponibilités en détails e. Mise à jour du calendrier de disponibilités et affichages complémentaires f. La gestion d offres promotionnelles g. Visualisation, création et suppression d un compte prestataire h. Mise à jour des dispos par le prestataire i. Affichage du calendrier de dispos sur un site internet 2) Mise à jour des fiches par les prestataires a. Présentation de la fonctionnalité MAJ Prestataire b. Préalables à la mise à jour des fiches par les prestataires c. Présentation de l interface d administration des droits d accès d. Ouverture des droits de mise à jour à un prestataire e. Définition des droits de MAJ sur les fiches f. Validation des mises à jour faites par le prestataire g. Personnalisation de l interface de mise à jour prestataire h. La gestion des mises à jour côté prestataire LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 2

3 GESTION DES DISPONIBILITES PRESTATAIRES Présentation de la fonctionnalité dispos prestataires Préalable à la gestion des dispos Présentation de l interface de gestion des disponibilités Mise à jour des disponibilités Gestion d offres promotionnelles Affichage des disponibilités sur un site internet LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 3

4 La gestion des dispos prestataires LEI Pour quoi faire? Permettre aux prestataires d hébergement (Hôtels, Locations de meublés de tourisme, Chambres d'hôte et maisons, Campings, Centres de vacances maisons familiales V.V, Auberges de jeunesse et des Gîtes étape/séjour) de saisir la disponibilité de leur établissement directement dans le LEI. Pour qui? Offices de Tourisme et prestataires. Comment? Cette fonctionnalité n est pas activée par défaut sur les comptes LEI : vous devez nous contacter pour disposer de la Gestion des dispos. Si vous avez les droits nécessaires, vous pouvez gérer les disponibilités depuis le menu Dispos > Dispos prest. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 4

5 Préalable à la gestion des disponibilités (1) L étape indispensable pour permettre à un prestataire de gérer ses disponibilités est d avoir rempli la section «Prestataire» dans MAJSIT (blocs Responsable et Adresse). Remarque : il est tout à fait possible de remplir ces informations sans que la fonction de gestion des disponibilités soit activée. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 5

6 Préalable à la gestion des disponibilités (2) Si le prestataire possède plusieurs hébergements auquel il a déjà été associé, il faut cliquer sur la loupe et taper son nom dans le champ de recherche pour récupérer directement les informations le concernant en cliquant sur la ligne correspondant à son nom. Le prestataire pourra ainsi gérer la totalité de ses hébergements via un seul compte. Le fait de bien avoir précédemment saisi sa raison sociale, son nom, prénom permettront de le retrouver plus facilement dans la liste LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 6

7 Préalable à la gestion des disponibilités (3) Si le prestataire n existe pas encore dans le LEI, il faut créer un nouveau prestataire en cliquant sur le signe + pour ajouter une fiche. Le N prestataire est incrémenté automatiquement. Il faudra alors renseigner le nom de l établissement (raison sociale), les civilité/ prénom/ nom du prestataire et son adresse avant de valider la fiche. Il est possible d importer directement les coordonnées produit saisies dans l onglet Identification en cliquant sur le bouton Importer l adresse principale. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 7

8 Interface de gestion des disponibilités Recherche rapide d un prestataire d hébergement enregistré Choix d un prestataire dans la liste déroulante des hébergeurs enregistrés Code couleurs des dispos (Légende) et boutons de sélection à cliquer afin de remplir le calendrier Calendrier des disponibilités sur 8 mois Boutons Annuler (pour ne pas tenir compte des modifications) et Enregistrer (pour valider les disponibilités saisies) Accès au paramétrage pour génération d une URL permettant d afficher le calendrier des dispos sur un site web LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 8

9 La gestion des disponibilités en détail Pour rechercher rapidement un hébergement, il suffit de taper une partie de son nom dans la case «Zone de recherche rapide», puis de cliquer sur «Rechercher» et ensuite sur le bouton «OK» à côté de la date «depuis le», sinon l affichage ne sera pas mis à jour et vous risquez de ne pas mettre à jour le bon hébergement. Dans la liste déroulante «Afficher la fiche» sont disponibles la totalité des hébergements qui ont un prestataire. La simple sélection d un produit l affiche immédiatement. La date «depuis le» permet de définir la date à partir de laquelle vous voulez voir les disponibilités passées. Vous pouvez ainsi consulter des disponibilités datant de plusieurs mois en arrière. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 9

10 La mise à jour du calendrier de dispos Pour mettre à jour le calendrier : sélectionnez d abord le statut que vous voulez saisir NC = nous consulter, Libre, Fermé ou Complet en cliquant sur l un des 4 gros pavés de gauche. Cliquez ensuite sur un numéro de jour dans le calendrier. La case prend alors la couleur définie. S il s agit d une période continue, maintenez le bouton gauche de la souris appuyé et déplacez le curseur sur la zone à modifier. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 10

11 Affichages complémentaires Par défaut seuls 8 mois sont affichés sur la page ; pour renseigner des dates futures, cliquez sur «Suivantes», en prenant soin d enregistrer juste avant pour que vos modifications soient bien prises en compte. On peut aussi modifier des informations du produit et du prestataire : en cliquant sur «Afficher votre fiche prestataire» vous pouvez modifier le nom (raison sociale), civilité, prénom, nom du prestataire, qui avait été saisi via MAJSIT dans la zone «Volet prestataire». en cliquant sur «Afficher l adresse de ce produit» vous pouvez modifier les informations du produit en question, celles saisies dans la zone «Données d identification» de MAJSIT. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 11

12 Gestion d offres promotionnelles Il est également possible depuis le module Dispos prest. de proposer une tarification spéciale à une période donnée pour l un ou l autre des produits. Exemple : un propriétaire de meublé souhaite renforcer l arrière-saison par une remise de 30% sur son hébergement, valable du 02/11 au 13/12. Il suffit de renseigner les différents champs du formulaire pour associer la promotion au produit. Ces promotions peuvent être gérées en plusieurs langues, notamment pour le titre et le descriptif. Le calcul de la réduction se fera automatiquement en appliquant le taux de réduction au tarif initial renseigné. Ces informations peuvent être affichées sur votre site internet grâce au flux XML du LEI, les données de ces offres étant inclues sous forme de critère dans le flux. Vos agences web sauront comment interpréter ces données via XSL par exemple. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 12

13 Création d un compte prestataire Recherche rapide d un prestataire d hébergement enregistré Résultats de la recherche de prestataires ayant des droits Affichage des login/ mot de passe et droits enregistrés Bloc d enregistrement de droits pour un prestataire Liste déroulante des prestataires enregistrés Affectation d un login et d un mot de passe Bouton d enregistrement nécessaire pour valider les droits LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 13

14 Visualisation d un compte prestataire Vous pouvez visualiser un compte existant et créer vous-même de nouveaux accès pour vos prestataires afin que ceux-ci mettent à jour directement leurs disponibilités dans le LEI. Ces fonctions sont accessibles depuis le menu «Dispos», «Gestion prest». Pour visualiser un compte existant afin de récupérer les identifiants et mot de passe d un prestataire, il faut : Taper le nom du prestataire recherché dans le champ dédié et cliquer sur l icône pour filtrer Le filtre peut être annulé en cliquant sur l icône. Vous n avez plus qu à envoyer les données de connexion au prestataire. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 14

15 Ajout/suppression d un compte prestataire Pour créer un compte prestataire, vous devez : Sélectionnez le prestataire pour qui vous souhaitez créer un compte dans la liste déroulante de bas de page intitulée «Ajout d un Prestataire». Pensez à descendre jusqu en bas de la liste, parfois il y a des blancs inutiles en début de liste qui laissent penser qu elle est vide. Choisissez un login et un mot de passe (PW), pas trop court ni trop simple. Un mot de passe protégé alterne majuscules, minuscules et caractères spéciaux. Laissez les droits sur «Dispos» et cliquer sur Enregistrer. Vous n avez plus qu à envoyer les données de connexion au prestataire. Attention, ne créez jamais deux comptes portant le même login, sinon les comptes seront bloqués (il faudra nous contacter afin que l on vous les débloque). Pour supprimer un compte, il faut : Cliquer sur la case à cocher à gauche du nom du compte concerné puis sur le bouton «Enregistrer» tout en bas de la page. La suppression est alors effective. On peut alors recréer un compte pour ce prestataire en recommençant la procédure décrite plus haut. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 15

16 Mise à jour des dispos par le prestataire Pour mettre à jour leurs disponibilités, les prestataires doivent se connecter au LEI depuis l adresse Ils doivent saisir le login et mot de passe que vous leur aurez transmis. N oubliez pas de préciser que leurs identifiants sont sensibles à la casse : s il y a une majuscule il faut mettre cette majuscule. Le prestataire a alors accès aux calendriers de ses différents hébergements dans une interface identique à la vôtre. Il peut mettre à jour les disponibilités de son hébergement, ses informations personnelles et les informations du produit tel que présenté précédemment. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 16

17 Affichage des dispos sur un site Internet Pour afficher le calendrier des disponibilités sur un site internet, il suffit d ajouter un lien à cliquer dans la page web. L adresse à saisir est : où NUMERO_LEI est le numéro LEI à 9 chiffres du produit. Ex : En ajoutant «&inclu=n», on masque le terme «Fermer la fenêtre» : On peut aussi afficher un mini-calendrier : Dans ce cas, il faut intégrer dans la page web le code source suivant : <script language="javascript" type="text/javascript" src=" Y"></script> Le paramètre nbj=4 correspond au nombre de jours à afficher (4 dans cet exemple, et NUMERO_LEI_DU_PRODUIT est le numéro LEI du produit). Le lien "Jours suivants" permet d'ouvrir le calendrier annuel dans un pop-up. En cas de problème, n hésitez pas à nous contacter. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 17

18 MISE A JOUR DES FICHES PAR LES PRESTATAIRES Présentation de la fonctionnalité MAJ prestataires Préalables à la mise à jour des fiches par les prestataires Présentation de l interface d administration des droits Ouverture des droits d accès à un prestataire Validation des MAJ proposées par le prestataire Gestion des mises à jour côté prestataire LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 18

19 La mise à jour des fiches par le prestataire Pour quoi faire? Permettre aux prestataires que vous aurez choisis de mettre à jour directement leurs fiches LEI afin de gagner en réactivité et en temps de saisie. Pour qui? Offices de Tourisme et prestataires. Comment? Cette fonctionnalité n est pas activée par défaut sur les comptes LEI : vous devez nous contacter pour disposer de la Gestion des dispos. Si vous avez les droits nécessaires, vous pouvez gérer les disponibilités depuis le menu Majsit > Administration > Administration des droits d accès LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 19

20 Préalables à la MAJ Prestataire Il y a 2 préalables à l ouverture des droits de mise à jour pour un prestataire : 1. Il faut que le prestataire ait déjà été saisi dans l onglet Prestataire de MajSit et qu il soit associé à la fiche : c est au niveau prestataire qu on ouvre des droits (et non au niveau de la fiche). Remarque : il est tout à fait possible de remplir ces informations sans que la fonction de gestion des disponibilités soit activée. 2. Il faut qu un masque de saisie (= pool de critères) soit disponible. Par exemple si vous voulez ouvrir la saisie d une fiche chambre d hôtes, il faut affecter le masque chambres d hôtes. Le prestataire aura uniquement accès aux critères du masque. S il n y a pas de masque disponible, c est à vous de le créer depuis le menu Outils > pools de critères. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 20

21 Interface d administration des droits d accès Ouverture d un nouvel accès prestataire Recherche rapide d un prestataire ayant des droits Liste des accès prestataires existants Identification du prestataire Indicateur des droits de mise à jour des disponibilités Indicateur des droits de mise à jour des informations LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 21

22 Ajouter un nouvel accès Pour donner des droits d accès LEI à un prestataire, il faut d abord cliquer sur le bouton Ajouter un nouvel accès depuis l interface d administration des droits d accès. Vous accédez à un nouvel écran qui permet de rechercher et sélectionner le prestataire voulu. Sélectionner le prestataire : en faisant une recherche depuis le bloc Rechercher un prestataire (plusieurs champs de recherche sont disponibles) puis en cliquant sur la ligne concernée dans la liste déroulante. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 22

23 Configurer les droits d accès (1) Vous devez ensuite configurer les accès prestataire. Il s agit sur cette page de préciser si le prestataire aura accès à : la mise à jour des disponibilités (pour un hébergeur) en cochant la case Accès aux disponibilités et/ou la MAJ des fiches LEI (pour tout prestataire) en cochant la case Accès à la mise à jour et de saisir ses login et mot de passe avant d enregistrer. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 23

24 Configurer les droits d accès (2) Puis sélectionner les produits concernés par les mises à jour prestataire. Il s agit sur cette page de sélectionner et/ou désélectionner les fiches ouvertes à la mise à jour prestataire parmi l ensemble des produits attachés au prestataire dans MAJSIT en cliquant sur les flèches. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 24

25 Configurer les droits d accès (3) Et enfin d attribuer les droits d accès, c est-à-dire préciser les autorisations de mise à jour des fiches par le prestataire. Numéro de fiche LEI et Nom du produit sur lequel portent les droits d accès Limitation dans le temps des droits d accès (facultatif) Ouverture des droits de mise à jour sur l onglet Identification de MAJSIT Ouverture des droits de mise à jour sur l onglet Prestataire de MAJSIT Ouverture des droits de mise à jour sur l onglet Dates de MAJSIT Ouverture des droits de mise à jour sur l onglet Critères de MAJSIT Ouverture des droits de mise à jour sur les onglets Photos et Documentation de MAJSIT LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 25

26 Configurer les droits d accès (4) En bas de page, une zone de dialogue vous permet de saisir un message d accueil personnalisé et d envoyer un mail au prestataire (à l adresse mail renseignée dans les coordonnées du prestataire). Le prestataire dispose de la même zone de saisie pour vous adresser un message. Cette zone vous permet de saisir un message d accueil personnalisé qui ne sera vu que par le prestataire. Cette zone vous permet de rédiger un message à envoyer à votre prestataire par . LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 26

27 Validation des mises à jour prestataire (1) Dès qu un prestataire aura fait une mise à jour, vous en serez informés en vous connectant au LEI par à un message s affichant en haut de page (Vous avez x fiche(s) à valider). Vous pouvez afficher la liste des fiches à valider en allant depuis l onglet Administration > Tableau de bord. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 27

28 Validation des mises à jour prestataire (2) En cliquant sur une fiche, on arrive sur la page de validation des mises à jour Après la colonne Libellé figurent : la colonne des Informations actuelles (avant la mise à jour), la colonne des Informations modifiées (MAJ du prestataire), la colonne des cases à cocher pour validation. Vous pouvez valider tout ou partie des modifications en cochant les cases correspondantes à droite puis enregistrer avant de quitter la page LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 28

29 Bon à savoir : personnalisation Il est encore possible de créer des messages par défaut et de personnaliser l interface LEI visible par les prestataires en téléchargeant le logo de votre organisme. Il suffit d aller chercher le fichier image sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton Parcourir puis de l Uploader. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 29

30 Gestion des dispos/maj côté prestataire (1) L interface de connexion au LEI pour un prestataire est la même que celle que vous utilisez. Vos prestataires doivent s identifier sur la page d identification accessible à l adresse LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 30

31 Gestion des dispos/maj côté prestataire (2) Une fois connecté, le prestataire arrive sur la page d accueil du LEI et dispose d un menu simplifié en fonction des droits que vous lui avez donné (Dispos et Mise à jour des fiche(s). LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 31

32 Gestion des dispos/maj côté prestataire (3) En fonction des droits d accès dont il dispose, le prestataire peut mettre à jour les disponibilités de son hébergement (s il s agit d un hébergeur) et les informations figurant sur sa fiche. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 32

33 Vos contacts LEI au CRT : Valérie Lecoultre Sylvain Sommet Des questions? À votre disposition : par téléphone au (standard) par (adresse unique) : assistance-lei@franche-comte.org Pensez au blog pour rester informé(e)! Vous pouvez toujours poser vos questions et faire des suggestions sur le blog LEI : Demandez un accès si vous n êtes pas encore inscrit(e) : vous recevrez une alerte par mail dès qu une information y sera publiée. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 33

34 Merci à tous (toutes) Et à bientôt. LEI FRANCHE-COMTÉ : Gestion des disponibilités et MAJ par les prestataires (Support mis à jour le 30 septembre 2015) - 34