LES ENTREPRISES D ENTRAÎNEMENT GUIDE D APPLICATION DU CONCEPT DE L ENTREPRISE D ENTRAÎNEMENT

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1 LES ENTREPRISES D ENTRAÎNEMENT GUIDE D APPLICATION DU CONCEPT DE L ENTREPRISE D ENTRAÎNEMENT Des conditions matérielles adéquates Des locaux identifiés ayant une surface suffisante; Des ressources humaines et matérielles dédiées à l entreprise; Des équipements tenant compte des progrès technologiques : ordinateurs, logiciels, télécopieurs, reprographie, mobilier, fournitures, etc. La simulation d une entreprise réelle Un minimum de trois fonctions : commerciale, administrative et financière Un horaire normal de travail; Une logique de fonctionnement et l utilisation de documents administratifs et techniques identiques à ceux utilisés dans la réalité d une entreprise; Une autonomie de fonctionnement de l entreprise du point de vue : communication, gestion, outils, locaux, etc. Une ouverture à une relation commerciale avec tous les membres du réseau; Une gestion qui tient compte de l atteinte de la rentabilité financière de l entreprise virtuelle dans un but pédagogique; Un choix de produits ou de services qui permet l application de règles du marché. Mais, interdiction de fabriquer ou de commercer des biens et des services réels mettant à contribution les personnes participant à l entreprise d entraînement Des compétences pour encadrer les personnes participantes Une direction permanente pour le projet; Une coordination expérimentée des opérations virtuelles Un encadrement et un suivi des démarches d emploi basés sur une solide expérience de la relation d aide et du marché du travail; Un soutien informatique expérimenté; Un soutien compétent pour la formation en langue anglaise. Ces compétences sont assumées par du personnel à temps plein ou partiel en fonction des besoins de chaque entreprise d entraînement Un contrat individuel de développement pour les personnes participantes Un cheminement précis à l intérieur de l entreprise; Un plan individuel d acquisition de compétences; Un changement de poste aussitôt que le niveau souhaité est atteint, s il y a lieu; Un engagement personnel des personnes participantes quant à leur développement. La validation des acquis professionnels et personnels L existence d outils crédibles, d évaluation des acquis; Le maintien à jour d un livret de compétences; La reconnaissance des capacités à remplir les exigences d un poste ou de tâches cibles. Version : décembre 2014 Page 1 sur 7

2 Un soutien à la recherche d emploi Évaluer les curriculum vitae; Effectuer des exercices d entrevue avec rétroaction soulignant les points forts et les améliorations requises; Assurer la disponibilité de l information : offres d emploi, listes d entreprises, etc.; Promouvoir l entreprise d entraînement dans le milieu des affaires; Encadrer les démarches d emploi jusqu'à trois mois après la participation. L accueil des personnes participantes Accueillir en moyenne entre 10 et 20 personnes participantes (le nombre peut varier selon la taille de l entreprise, le bassin et les besoins du milieu); Définir des critères de sélection en accord avec le centre local d emploi; Répondre à toutes les offres de candidature présentées à l entreprise; Respecter une stricte confidentialité dans la gestion des dossiers. Le suivi Compiler les démarches d emploi; Évaluer le taux de placement jusqu'à trois mois après la participation; Évaluer la satisfaction des personnes participantes; Effectuer et compiler les résultats de l entrevue de départ. La transparence Dans le processus de sélection; Dans la gestion courante, dans les dépenses; Dans les statistiques de placements, etc. Un engagement à la collaboration Ouvrir ses portes aux autres entreprises d entraînement; Favoriser l échange d information avec des personnes participantes d autres entreprises d entraînement; Joindre le Réseau canadien des entreprises d entraînement. Version : décembre 2014 Page 2 sur 7

3 SOUTIEN DES ORGANISATIONS MARRAINES Afin d assurer le réalisme de ses activités commerciales simulées, chaque entreprise d entraînement est jumelée à une ou plusieurs compagnies réelles, dont elle imite le fonctionnement. Ces entreprises marraines jouent un rôle important dans le concept de l entreprise d entraînement, en permettant, entre autres : D avoir une visibilité par association dans le marché du travail de la région De calquer le modèle de fonctionnement d une véritable entreprise De commercialiser fictivement leurs produits ou services De partager des documents administratifs et des informations techniques De prêter des équipements et du matériel publicitaire pour soutenir les opérations virtuelles (par exemple, des affiches publicitaires, des catalogues de produits) D apporter conseil et support pour assurer le réalisme des activités commerciales virtuelles D offrir aux participants la possibilité de visiter les divers services de l entreprise De favoriser la visite de l entreprise d entraînement par des représentants de l entreprise marraine pour supporter les participants De produire des lettres d appui De présenter une conférence pendant un événement spécial De fournir une commandite financière pour des activités ponctuelles, au besoin Version : décembre 2014 Page 3 sur 7

4 EXEMPLES D ACTIVITÉS RELIÉES AUX FONCTIONS D UNE ENTREPRISE D ENTRAÎNEMENT Gestion des ressources humaines Embauche : préparer et administrer les entrevues, profils de poste, tests, questionnaires, évaluations, préparer le programme d accueil, etc.; Rémunération : préparer les contrats de travail, les échelles de salaire, un programme d intéressement, les conditions de travail, les avantages sociaux, le processus d évaluation du rendement, etc.; Plan de carrière : la gestion du contrat pédagogique, l évaluation du cheminement par rapport aux objectifs, la gestion de la formation dispensée, la procédure de remplacement pour les postes vacants, etc. Santé, sécurité et environnement : ouverture des dossiers à la CSST, développement des outils de prévention, préparation d un programme d information basé sur (SIMDUT), élaboration de formulaires de rapports d enquêtes et d accidents, etc.; Gestion des dossiers : tenir à jour les dossiers de l entrevue jusqu'à un an après le retour au travail, gérer un questionnaire de suivi auprès des employeurs; Soutien à l emploi : faire les répétitions avec les stagiaires, recueillir les offres d emploi, conseiller dans la préparation des dossiers d entrevue, etc. Marketing ventes Catalogues des produits : préparer et tenir à jour le catalogue des produits sur les aspects de la présentation, des prix, du choix de produits, et ce, en un minimum de deux langues (français et anglais); Promotion : préparer les campagnes de promotion auprès des autres entreprises d entraînement; Ventes : utiliser différentes techniques de vente pour maintenir ou faire croître la rentabilité de l entreprise d entraînement; Administration : la préparation et le suivi du budget de vente, la gestion des comptes clients, du carnet de commandes, des conditions de vente, de la préparation et tenue à jour des formulaires, de la rémunération des vendeurs, etc. Foire commerciale : préparer le stand, la documentation, les ressources requises, etc.; Autres : études de marché, conditionnement, emballage, plaintes, service après-vente, etc. Comptabilité finances Processus budgétaire : préparation du plan d affaires, du budget de caisse, des bilans pro forma et toutes autres prévisions financières Gestion de la trésorerie : le contrôle des entrées et sorties de fonds, des comptes clients et à payer, etc.; Paie : recueillir les informations, émettre les paies, effectuer les retenues à la source, etc.; Gestion : préparation de l état des résultats, du bilan, des indicateurs de performance et de rentabilité, etc. Opération bancaire : ouverture du compte, conciliation bancaire, gestion des emprunts et des placements, etc. Fiscalité : traitement de tous les aspects fiscaux Autres : gestion des immobilisations, des stocks, évaluation des projets d investissements, vérification, etc.. Version : décembre 2014 Page 4 sur 7

5 Approvisionnement et transport Fournisseurs : identifier les fournisseurs avec lesquels l entreprise va traiter, préparer un questionnaire pour les qualifier et les autoriser; Processus d achat : préparer les différents formulaires à utiliser et la procédure à suivre pour procéder à l achat de biens et services; Achat : procéder à l achat de tous les biens et services utilisés par l entreprise : matières premières, équipements, fournitures, etc., et tous les achats effectués par les salariés virtuels auprès des autres entreprises d entraînement; Transport : sélectionner le moyen de transport le plus adapté et le plus économique compte tenu du produit à livrer ou à recevoir, négocier les contrats, évaluer la qualité du service offert par les transporteurs; Administration : effectuer la relance et le suivi des commandes, préparer les contrats, les cahiers de charge, etc. Planification de production Planification : définir les différentes composantes du système de l entreprise et en gérer la charge; définir les besoins en matières premières, en main-d oeuvre, en heures/machine, etc.; Expédition : préparer les bons de livraison, les connaissements, les papiers pour la douane, compiler les résultats, suivre les commandes durant le processus, etc.; Stocks : contrôler les stocks de matières premières, de produits en cours et de produits finis; Statistiques : produire les statistiques d efficacité, de rendement, d utilisation, etc. Support informatique Formation : assurer la formation d appoint entre pairs; donner des formations spécifiques au besoin : Soutien : développer un petit manuel de soutien pour les usagers et en assurer la mise à jour;intervenir lorsque l équipement ou les logiciels posent des problèmes de fonctionnement et lors de l ajout de logiciels; Développement : aider les membres de l équipe dans le développement de leur application. Secrétariat et accueil Tâches courantes : courrier, correspondance, téléphone, télécopie, accueil, gestion de dossiers; Traduction : effectuer divers travaux de traduction français-anglais, etc.; Spécialisation : divers travaux reliés à la fonction où s exercent les activités de secrétariat. N.B. Cette liste d activités, quoique non exhaustive, fournit une bonne image du genre de travail qui attend les personnes participantes de l entreprise d entraînement. Version : décembre 2014 Page 5 sur 7

6 DESCRIPTION SOMMAIRE DE TÂCHES Description sommaire des tâches pour les fonctions permanentes de l entreprise d entraînement Direction ou coordination de l entreprise d entraînement : Coordonner toutes les activités de l entreprise, incluant, sans s y limiter : 1. le processus de sélection et d embauche, 2. le maintien d un niveau suffisant d activités financières et commerciales, 3. le soutien au retour à l emploi, 4. la tenue de réunions de gestion, 5. le maintien à jour des outils de travail, 6. la maîtrise des processus, etc. Assurer le soutien technique sur tous les aspects du fonctionnement de l entreprise d entraînement; Promouvoir l entreprise d entraînement auprès des clients et des employeurs potentiels; Préparer et suivre les contrats individuels de développement de chaque participant; Effectuer la gestion «réelle» du projet; Maintenir les liens avec les organismes impliqués et les autres entreprises d entraînement; Accomplir toutes autres tâches connexes : 1. la présentation de sujets variés, exemple : ISO 9000; 2. la validation des outils développés par les employés (e) s; 3. les explications relatives au mode de fonctionnement; 4. etc. Conseil en emploi : Mettre en place le processus d entrevues de sélection; Participer aux entrevues de sélection; Conseiller les personnes participantes dans la rédaction et la mise à jour de leur curriculum vitae; Conseiller les personnes participantes dans la présentation de leur candidature; Assister les personnes participantes dans la préparation de leurs entrevues; Effectuer le suivi des démarches d emploi effectuées par les personnes participantes ; Animer des sessions de techniques de recherche d emploi; Accomplir toutes autres tâches connexes. Il est à noter que : 1. le soutien aux démarches d emploi s effectue jusqu'à trois mois après la fin de participation; 2. l encadrement et le soutien sont le plus souvent individualisés. Support en informatique et langue seconde : Coordonner les activités du réseau informatique de l entreprise d entraînement Assurer le soutien technique auprès des participants Aider les participants dans la pratique de la langue seconde tant écrite que parlée La connaissance d une troisième langue est un atout majeur plus spécialement l allemand, l espagnol À noter : ces fonctions peuvent être occupées par plus d une personne à temps partiel Version : décembre 2014 Page 6 sur 7

7 SERVICES DU RÉSEAU CANADIEN DES ENTREPRISES D ENTRAÎNEMENT (RCEE) Présentation Le Réseau canadien des entreprises d entraînement (RCEE) a comme mission d offrir et d assurer des services aux entreprises d entraînement canadiennes afin d appuyer leur fonctionnement, leur représentation et leur développement, au sein du réseau international des entreprises d entraînement. La mission du RCEE est supportée par un bureau central dont les objectifs sont : D offrir aux entreprises d entraînement des services pour supporter leurs activités commerciales simulées. De supporter le développement des connaissances et des compétences de leur personnel. De promouvoir la communication entre les entreprises d entraînement ainsi qu avec le RCEE. De représenter les entreprises d entraînement auprès des différentes organisations et instances gouvernementales. De représenter les entreprises d entraînement au sein d Europen-PEN International et auprès des bureaux centraux des autres pays. De gérer les opérations courantes du bureau central. De supporter les entreprises d entraînement dans leurs efforts pour livrer un service de qualité optimale à leur clientèle. De favoriser la création de nouvelles entreprises d entraînement pédagogiques et en employabilité. D assurer la longévité à long terme des entreprises d entraînement existantes. D offrir des services bilingues adéquats, sur mesure et sur demande aux entreprises d entraînement membres à travers toutes les régions au Canada. Quatre fonctions principales assumées par le personnel du bureau central permettent d atteindre ces objectifs : Centre postal et des télécommunications o Gestion du courrier entrant de l international et aide à l'envoi de matériel promotionnel à l'étranger o Développement de divers services sur Internet : site Internet, sites en Web 2.0, portail Banque des entreprises d'entraînement du Canada o Tenue des comptes courants (opérations, salaires, autres devises) o Prêts et marges de crédit o Chèques o Produits financiers Centre de coordination des services (CCS) o Administration des remises aux gouvernements o Perception des impôts et des taxes o Régularisation des échanges (Achat des surplus d'inventaires et vente de produits et services essentiels aux activités commerciales simulées, mais non disponibles dans le réseau des E.E.) Divers o o o Aide à la gestion des activités et à l organisation des foires commerciales d'e.e. Formation des intervenants Soutien linguistique en français et en anglais Version : décembre 2014 Page 7 sur 7