SOMMAIRE NAVIGATION SAISIE DE CAISSE CLOTURE DE CAISSE GESTION

Transcription

1 LE POINT DE VENTE

2 POINT DE VENTE

3 SOMMAIRE AVANT-PROPOS Propriété & Usage Conformité & Mise en garde Toute une gamme de logiciels Evolution du logiciel Fiche de suggestion Fiche Question-Réponse Utilisation de ce manuel NAVIGATION SAISIE DE CAISSE CLOTURE DE CAISSE GESTION

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5 AVANT-PROPOS Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégrale ou partielle, fait sans le consentement de la société ACOVIT est illicite (loi du 11 mars Loi du 3 juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal. Tout droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par la société ACOVIT. Documentation élaborée par la société ACOVIT. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (loi du 3 juillet 1985 Article 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme papier, les spécifications visées dans la présente documentation constitue une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Toute une gamme de logiciels ACONégoce s intègre dans une gamme de logiciels interconnectés entièrement paramétrables ACOResto : une gestion dédiée au monde de la restauration ACOHôtel : une gestion commerciale très souple, qui permet de répondre à toutes solutions non standard. ACOVin : une gestion commerciale vini-viticole Évolution du logiciel La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jours. Suggestions La société ACOVIT recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu elle pourrait relever. Questions-Réponses Vous pouvez envoyer par fax votre question, nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Utilisation de ce manuel L ordre des chapitres de ce manuel est celui des menus du logiciel, mais il ne suit pas forcément l ordre d utilisation du logiciel dans une journée. Pour rechercher une information, consulter le sommaire en début de manuel. Pour mettre en valeur certaines informations, ce manuel utilise ce symbole : qui exprime une remarque importante ou une précaution à prendre renvoie à une partie du manuel ou une autre fonction indique un exemple de paramètrage renvoie au menu correspondant dans le logiciel Ce manuel est un complément du manuel ACONégoce Vous trouverez dans le manuel ACONégoce une explication de la saisie de caisse lors d une utilisation du module intégré à ACONégoce Ce manuel est une extension se raportant spécifiquement à l interface autonome de ACO 1 Quai Wilson BEGLES tél : fax : info@acovit.fr 3

6 NAVIGATION Voici les pictogrammes que vous rencontrerez le plus souvent sur tous les écrans de ACOMag. Quitter un écran Créer un nouveau fichier dans la base ( Clients, fournisseurs, commandes...) Imprimer les documents créés dans la base Modifier un fichier de la base ( Clients, fournisseurs, commandes...) Configurer les options d impression Supprimer un fichier de la base ( Clients, fournisseurs, commandes...) Visualiser un document, une fiche, ou un résultat de recherche ( Clients, fournisseurs, commandes...) Valider une action. Lancer, éxécuter une opération éxécutée par le logiciel (Libéllé variable) Annuler une action, ou sortir d un écran sans éxécuter aucune action. Transformer une commande en achat ou en vente (Libéllé variable) Quitter un écran Receptionner ou livrer une commande (Libellé et pictogramme variable) 1 Quai Wilson BEGLES tél : fax : info@acovit.fr 5

7 Le module magasin permet de saisir rapidement une vente en direct, comme dans le cas d une vente au comptoir, de faire un clôture de caisse, et d accéder à toutes la gestion des fichiers. Pour utiliser les menus de saisie de caisse et de clôture, il faut impérativement au préalable créer tous les fichiers de gestion. Ces fichiers seront créer soit dans ACONégoce soit dans ACO suivant votre configuration. Cet écran est accessible via le menu «factures» de ACONégoce, ou bien à l ouverture de ACO Fenêtre AcoMag 1 Quai Wilson BEGLES tél : fax : info@acovit.fr 7

8 Le bouton «Opération» donne acces à l écran de saise de caisse, pour une vente rapide, pour un client de passage, un client nommé ou un avoir. Tout d abord sélectionner le vendeur (créer en amont en gestion des fichiers, cf menu des fichiers), vous pouvez créer aussi un choix sur le type de vente, plutôt que vendeurs, «restaurant» ou «magasin» par exemple. Ensuite choisissez un produit ou un service. Lors du reglement, vous choisissez le mode de paiement (les modes de paiement sont crées en amont en gestion de fichiers, cf menu des fichiers) Type de ligne : - produit - service - commentaires Saisie Magasin Dans le cas d un client nommé, vous pouvez saisir une commande. Reglement : sélection du mode de règlement et validation 1 Quai Wilson BEGLES 8 tél : fax : info@acovit.fr 9

9 Montants de ventes Classement visuel des factures (magasin, restaurant... ) Option à cocher en parametrage Ventes par vendeurs détail des ventes par produits Etape 1 : Regrouper les factures Suivez les étapes pour réaliser votre clôture. Vous aurez à parametrer des options dans la fenêtre «Parametrages Saisie de magasin» dans le menu options/fonctions. Remise en banque Classement des factures Par défaut le n de caisse est 01 Regrouper les factures «client de passage» sur une seule facture : 1 étape de la clôture Clôture de caisse Première étape de la clôture : Grouper les factures des clients nommés «client de passage» sur une seule facture 1 Quai Wilson BEGLES 10 tél : fax : info@acovit.fr 11

10 Ces numéros sont saisis dans l écran de paramétrages de magasin. Etape 2 : Saisir la caisse Ici toutes les ventes en espèces ont été regroupées, afin d avoir un seul montant pour faire des remises en banque. Faites les comptes de votre caisse espèce normalement, en vérifiant votre fond de caisse de la veille, l ecart de caisse et les remises en banque. Saisie de caisse Espèces 1 Quai Wilson BEGLES tél : fax : info@acovit.fr 13

11 Etape 3 : Remise en banque Cliquez ici pour afficher les parametrages de remise en banque Associer des banques aux différents modes de règlements Ensuite cliquez sur la troisième étape «Remises en banque» (Ces valeurs sont définies par défaut, ce paramétrage est à faire une seule fois) 1 Quai Wilson BEGLES 14 tél : Tout d abord paramétrez les banques suivant les modes de reglements, et ensuite cliquez sur «remise en banque» la répartition sera automatique. La répartition s affiche automatiquement en onglet «Banque» fax : info@acovit.fr 15

12 Etape 4: Clôturer Journée Etape permettant de clôturer définitivement la journée, en validant par ok le message de confirmation de clôture. Autres statistiques : détails des règlements Etape 5: Etats de Clôture Editer les documents de clôture : Critères de sélection des règlements Choix des sous-totaux de l édition Autres statistiques Editions diverses : Détails des règlements Détails des ventes Journée Autres statistiques : détails Journée Il s agit de toutes les factures, de tous les détails de règlements d une journée. 1 Quai Wilson BEGLES 16 tél : fax : info@acovit.fr 17

13 La particularité de ACO est d être modulable en fonction de vos besoins en matière de gestion de points de vente. En effet vous pouvez choisir trois solutions différentes d utilisation de ce module : Complètement intégré à ACONégoce Le module est un menu du logiciel alimenté par la même base de donnée (Menu Gestion inactif) Intégré à ACONégoce, seul ACO en front-office est accessible à l utilisateur(menu Gestion inactif) Indépendant de ACONégoce. Le module est alors utilisé tel une application autonome, avec sa propore gestion de fichiers. (menu Gestion) Gestion des fichiers dans le module AcoMag 1 Quai Wilson BEGLES tél : fax : info@acovit.fr 19