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1 Titre Gestion des autorités Rubrique Gestion N 4.2 Auteur Édith Boulo Version PMB : Date de création : Date de modification : Les auteurs, éditeurs, collections, sous-collections et titres de série font partie des autorités. PMB s'appuyant sur une base de données relationnelle, ces entrées ne figurent pas directement dans les notices, mais leur sont liées : ainsi, une seule autorité Gallimard, par exemple, sera liée à plusieurs notices. Les titres uniformes servent à regrouper certaines œuvres qui possèdent des variantes dans leur titre (surtout utilisé en musique) : exemple : Die Zauberflöte. KV 620 est utilisé comme titre uniforme pour La flûte enchantée. Par défaut, ce champ est masqué en recherche simple et multicritères dans l'opac car il est de peu d'utilité pour les CDI. 1. En saisie (onglet Catalogue) : Ces autorités sont appelées à partir du bouton, qui ouvre une nouvelle fenêtre Il suffit alors d inscrire le nom recherché (ou le début du nom suivi d un astérisque) dans le cartouche, puis de cliquer sur «rechercher» Si l entrée voulue ne figure pas dans la base de données, on peut alors la saisir en cliquant sur le bouton «ajouter un auteur»(ou un éditeur, une collection ) Après avoir renseigné les champs souhaités, on clique sur «enregistrer» : apparaît alors dans la fenêtre l autorité que l on vient de créer : sur laquelle il faut cliquer pour valider notre choix. Un simple clic sur le terme suffit à le lier à la notice. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Ce document est mis à disposition par l Académie de Rennes ( r) sous licence Creative Commons BY-NC-SA ( -nc-sa/2.0/f r/ ) Si v ous av ez des doutes sur l authenticité du document, contactez RessourcesNuxeo@ac-rennes.f r

2 2. En modification (onglet Autorités) Lorsqu une autorité comporte une erreur, deux cas différents peuvent se présenter : 1. Seule l entrée fautive figure dans la base de données Il suffit d'aller la modifier en passant par l'onglet "Autorités" : choisir le type d'autorité (auteurs, éditeurs...) en cliquant dans la partie gauche, rechercher la valeur à modifier, cliquer sur celle-ci pour la modifier, enregistrer les modifications. 2. L entrée fautive et l entrée correcte figurent dans la base de données On recherche l entrée à modifier (ici, les éditeurs commençant par Gal : gal*) : On sélectionne l entrée à modifier (ici, Gallimar), puis on clique sur «remplacer» dans l écran suivant : On obtient alors une nouvelle fenêtre, à partir de laquelle on va pouvoir rechercher l entrée correcte (toujours à partir du bouton ) Lorsque l on clique sur «remplacer», l entrée fautive sera remplacée par l entrée correcte dans toutes les notices auxquelles elle était liée et sera dans le même temps supprimée de la base. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 4.2 2/5

3 NB : les sous-collections dépendent des collections, qui elles-mêmes dépendent des éditeurs. Il est donc préférable, lorsque l on souhaite remplacer un éditeur par un autre, d effectuer d'abord l opération sur les collections qui sont éventuellement liées à l éditeur fautif. Ex : si l on a la collection Folio (Gallimar) et la collection Folio (Gallimard), remplacer la première par la seconde évitera ensuite d avoir un doublon. 3. En suppression (onglet Autorités ou Administration) Suppression d'une autorité spécifique L onglet de gestion des autorités permet la suppression d une autorité (bouton «supprimer en écran de modification des autorités). On ne peut pas supprimer une autorité utilisée dans une notice ; un message d alerte nous en informe lorsque c est le cas. Suppression globale des autorités inutilisées Il est également possible d effectuer de temps en temps une suppression globale des autorités inutilisées en passant par l onglet «Administration» : Administration > Outils > Nettoyage de base Cocher les champs souhaités. En cliquant sur le bouton «Suivant», l'opération de suppression se lance (l opération peut être assez longue). Cette opération est à réaliser notamment après des suppressions de notices par lot. 4. Contrôle des doublons dans les autorités Les états personnalisables permettent de contrôler les doublons dans les autorités. La vérification et les corrections sont surtout importantes pour les auteurs Exemple de recherche dans l'opac en cas de doublon sur un auteur : Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 4.2 3/5

4 Causes possibles de doublons : prénom et nom dans le même champ ; présence de dates dans une autorité ; présence d'un point ou d'une virgule... Pour repérer et corriger les doublons sur les auteurs (on pourra procéder de la même façon pour les collections et les éditeurs, mais l'opération est nettement plus longue et moins utile) Éditions > États personnalisables > États pour vérification dans la base >7.4 liste des auteurs en doublons On a ici trois cas de figure : 1. Hergé ou Hitchcock sont en doublon parce que l'une des graphies est erronée (elle comporte un point). Clic molette sur la graphie erronée pour l'ouvrir en édition dans un nouvel onglet (cela permet de garder l'onglet Édition ouvert) Cliquer ensuite sur Remplacer, et rechercher l'autre graphie dans la liste. La sélectionner, cliquer sur Remplacer, puis fermer l'onglet. 2. Les deux graphies de Victor Hugo semblent correctes Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 4.2 4/5

5 Clic molette sur chacune des deux graphies pour les ouvrir en édition dans deux nouveaux onglets, et pour vérifier la graphie à retenir. Ici, l'une des graphies comporte les dates de naissance et de mort de l'écrivain, l'autre non. Sachant que les notices importées de la BNF comportent généralement ces dates, il est préférable de les conserver pour éviter un doublon ultérieur. Cliquer sur Remplacer dans l'onglet où figure l'autorité à remplacer, et procéder comme décrit ci-dessus. 3. La graphie correcte est inconnue On peut la vérifier dans le catalogue de la BNF. Pour les auteurs d'articles de revues, la présence de doublons n'est pas particulièrement gênante. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 4.2 5/5