Mode opératoire Nouvelle interface d expression des besoins clients. A partir du 15 avril 2016

Transcription

1 Mode opératoire Nouvelle interface d expression des besoins clients A partir du 15 avril

2 Dans l attente de l ouverture au second semestre du portail client, l Institut 4.10 met en place à compter du 15 avril une interface transitoire d expression de vos besoins en formation. Cette nouvelle interface, accessible en ligne depuis le site Internet de l institut, remplace les deux adresses génériques utilisées jusqu à présent. Celles-ci sont donc désormais fermées. Le formulaire en ligne permet l expression de vos besoins concernant l offre nationale, l offre complémentaire et l offre Achat Grand Compte ainsi que vos demandes spécifiques. Il n est pas possible dans cet outil de positionner vos demandes sur des sessions. Toutefois, vous avez la possibilité d exprimer un souhait de début et de fin de réalisation au mois. Un récapitulatif est automatiquement adressé après chacune de vos demandes. Celui-ci comporte un numéro à conserver qui vous permettra par la suite de modifier ou d annuler votre demande. Le formulaire permet également d exprimer un souhait de modification d une demande antérieure au lancement de cette nouvelle interface (demandes effectuées en fin d année 2015 auprès de vos CRFP ou sur les 2 adresses génériques depuis janvier 2016). Après analyse de vos demandes, les collaborateurs de l Institut 4.10 vous proposeront une planification adaptée à vos besoins. 2

3 Exprimer un besoin 6 étapes 1 - Je me connecte sur le site Je vais sur la rubrique : En Pratique 3 - Je clique sur le bouton : Passer commande 4 - Je m identifie en utilisant les codes du logiciel E-examens (identifiant et mot de passe de mon organisme) 5 - Je suis le processus d inscription ou de modification proposé dans le formulaire 6 - Je vérifie que j ai bien reçu l de confirmation de ma demande à l adresse renseignée dans le formulaire (une copie est également adressée à l adresse enregistrée dans le logiciel des examens) 3

4 La Foire Aux Quest ions 4

5 1 Problèmes d accès et d identification Je n arrive pas à me connecter - J ai perdu mes identifiants - Mes identifiants ne fonctionnent pas - Que faire? Les identifiants qui permettent la connexion à l outil en ligne sont les mêmes que ceux utilisés pour le logiciel des examens. Si vous ne possédez pas ces codes ou s ils ne fonctionnent pas, vous pouvez vous rapprocher de votre conseiller relation client ou de l équipe de gestionnaires de formation de l Institut 4.10 afin que vos codes vous soient envoyés. Il est à noter que, pour certains organismes qui possèdent plusieurs comptes pour la gestion des examens, un seul d entre eux a été retenu pour la connexion au formulaire. 5

6 2 Problèmes liés à la sélection des formations Je ne retrouve pas la formation que je cherche dans les menus déroulants, que faire? Si vous ne retrouvez pas dans les listes la formation recherchée, vous pouvez exprimer votre besoin dans le cadre d une demande spécifique. Précisez alors dans l espace commentaire qu il s agit bien d une offre que vous ne retrouvez pas dans les listes de choix. Je n ai pas encore les noms des stagiaires? Dans ce cas, vous pouvez indiquer dans le champ «Noms et Prénoms des stagiaires» la mention «à définir». Comment dois-je procéder pour l offre L IO? Les demandes concernant l offre L IO ne sont pas gérées par ce formulaire. Le processus d inscription pour les dispositifs de l Informatique Opérationnelle reste inchangé. Vous pouvez trouver l accès au catalogue L IO et à la procédure d inscription sur le site de l institut. 6

7 3 Problèmes liés au récapitulatif et au suivi des demandes - 1 / 3 Je n ai pas reçu le récapitulatif de ma demande, comment puis-je faire? L de confirmation est envoyé à deux adresses simultanément : l adresse que vous avez saisie au moment de procéder à la demande ainsi que l adresse de contact par défaut qui est celle enregistrée dans le logiciel des examens. Si vous n avez pas reçu le mail de confirmation, vérifiez que celui-ci ne soit pas classé dans le dossier «spam» de votre messagerie (vous avez également pu faire une erreur de saisie au moment de renseigner le champ dans le formulaire). Si vous ne le retrouvez sur aucune de ces deux adresses, contactez votre conseiller relation client afin qu il vous le communique. Comment modifier l adresse générique de mon organisme? Pour modifier l adresse générique de votre organisme sur laquelle sont adressées les copies des récapitulatifs, veuillez contacter votre conseiller relation client. Un délai de quelques jours sera nécessaire pour la prise en compte du changement. 7

8 3 Problèmes liés au récapitulatif et au suivi des demandes - 2 / 3 A quoi sert mon numéro de demande? Le numéro de demande sert à «tracer» l ensemble des demandes des organismes. Il permet, lorsque vous nous contactez, de retrouver facilement votre demande afin de pouvoir vous apporter des réponses plus rapidement. Un numéro unique est généré à chaque fois que vous saisissez un formulaire. Comment faire si je ne retrouve pas le numéro de ma demande? Votre numéro de demande figure dans le mail récapitulatif qui vous a été envoyé ainsi que dans la pièce jointe liée. Quel numéro dois-je utiliser si j ai effectué plusieurs modifications pour une même demande? Il est important de toujours utiliser le numéro qui a été généré lors de la demande initiale. Puis-je modifier une demande effectuée avant la mise en place de ce formulaire en ligne? Oui, pour cela, il vous suffit, dans la section annulation / modification du formulaire, de cocher la case correspondante et de préciser toutes informations utiles à l identification de votre demande initiale dans le champ libre à votre disposition. 8

9 3 Problèmes liés au récapitulatif et au suivi des demandes - 3 / 3 Je n arrive pas à ouvrir le ficher récapitulatif de ma demande reçu par . Les pièces jointes sont éditées au format html. Si vous avez des difficultés à les ouvrir, il suffit de les enregistrer sur le poste de travail, puis de les ouvrir dans un navigateur Internet. Attention, les organismes de la branche recouvrement ne reçoivent pas de pièce jointe dans les mails récapitulatifs pour des raisons de politique de sécurité informatique. Ma demande vaut-elle inscription définitive? Non, le formulaire permet à l Institut 4.10 de prendre connaissance de vos besoins. A partir de ceux-ci, une programmation vous sera proposée qui, si vous l acceptez, donnera suite à une contractualisation par le document «confirmation de commande».. 9

10 Vos contacts Pour toutes questions sur le processus d inscription : Votre conseiller relation client Coordonnées sur le site de l Institut 4.10 Si vous n arrivez pas à joindre votre conseiller relation client : Sylvain Bris : Marie-Claude Aubouin : 10