Notice d'utilisation de la plateforme de pilotage partagé de la performance ESMS

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1 Notice d'utilisation de la plateforme de pilotage partagé de la performance ESMS A destination des ESMS Date : Mars

2 Sommaire Ce guide a été conçu comme un support à l utilisation de la plateforme web sur laquelle les ESMS saisissent les données utilisées par le tableau de bord. Il donne aux structures une vision globale des possibilités de la plateforme et des procédures permettant de profiter pleinement des fonctionnalités offertes. 1. PREAMBULE... 3 PRESENTATION DE LA PLATEFORME ET DE SA NOTICE D'UTILISATION PREREQUIS TECHNIQUES... 4 NAVIGATEUR INTERNET... 4 CARACTERISTIQUES D AFFICHAGE DU MONITEUR... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. LIAISON INTERNET... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 3. ACCES A LA PLATEFORME... 5 CONNEXION A LA PLATEFORME... 5 PERTE DU MOT DE PASSE... 6 CONNEXION A L ACCUEIL SECURISE POUR VOTRE STRUCTURE REMPLISSAGE DU TABLEAU DE BORD... 8 IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE... 8 CHOIX DE LA CAMPAGNE INDICATEURS INFRA-ANNUELS NAVIGATION DANS LE TABLEAU DE BORD D UNE CAMPAGNE SAISIE DES DONNEES STRUCTURE DES QUESTIONS LES QUESTIONS ASSOCIEES AUX 5 TYPES D INDICATEURS INDICATEURS TABLEAUX DE BORD ACCES AUX RESTITUTIONS PROBLEMES RENCONTRES ARCHITECTURE DU TDB FONCTIONNEMENT DES REQUETES PARANGONNAGE

3 1. Préambule Présentation de la plateforme et de sa notice d'utilisation Dans le cadre du projet tableau de bord partagé des ESMS, l'anap met à votre disposition une plateforme web accessible à partir du lien Son utilisation doit vous permettre de : Saisir les données nécessaires à la caractérisation de votre structure ainsi qu'au calcul de vos indicateurs Enregistrer vos données saisies et valider l'ensemble du questionnaire Visualiser le résultat du calcul des indicateurs de votre structure (et exporter les données/ indicateurs en format Excel ou pdf) Obtenir une représentation graphique des indicateurs de votre structure sous la forme d'un tableau de bord La présente notice d'utilisation constitue un mode d'emploi détaillé de cette plateforme. Elle a pour objectif de faciliter la prise en main de l'outil et de répondre à la majorité des questions liées à son utilisation. Si toutefois vous rencontrez une difficulté ou une anomalie sur l'outil, vous êtes invité à adresser votre demande à l 'assistance technique mise à votre disposition : tdb-esms@atih.sante.fr Rappel : L'ensemble des documents en lien avec le projet sont disponibles sur la plateforme (grille de saisie, guide des indicateurs). 3

4 2. Prérequis techniques Navigateur Internet La plateforme supportant le tableau de bord est compatible avec les principaux navigateurs web du marché. Pour accéder à l ensemble des fonctionnalités de manière optimale, il est nécessaire de disposer d une version égale ou postérieure d un des navigateurs suivants : Internet Explorer 7 ; 8 et 9 Mozilla Firefox 3.5, 4 Google Chrome Safari 5 Caractéristiques d affichage du moniteur Si la résolution de votre écran est supérieure ou égale à 1024x768 pixels, la plateforme est visible dans sa globalité sans avoir besoin d utiliser la fonctionnalité «barre de défilement horizontal». Sur l année 2010, 99,5% de nos visiteurs naviguant depuis un ordinateur (fixe ou portable) respectaient ces critères. Si votre moniteur/écran ne dispose pas d une largeur suffisante pour visualiser l ensemble de la page qui s affiche, il est nécessaire d utiliser la barre de défilement horizontal pour accéder aux fonctionnalités localisées à droite de l écran. Liaison internet Pour une fluidité optimale de l accès à la plateforme et d affichage des tableaux de bord graphiques, nous conseillons aux utilisateurs de disposer d une connexion ADSL supportant des connexions à plus de 1M bits/sec. 4

5 3. Accès à la plateforme Connexion à la plateforme Une fois que vous aurez obtenu un identifiant et un mot de passe pour votre structure, vous pourrez accéder à la plateforme à l adresse suivante Pour obtenir vos identifiant et mot de passe, votre structure doit être concernée par la mise en place en place du tableau de bord de pilotage partagé de la performance des ESMS. Vous accédez alors à une interface vous permettant de vous identifier. Vous devez alors saisir votre identifiant et votre mot de passe sur l interface puis cliquer sur valider. Si vous cochez la case mémoriser sur le navigateur web de votre ordinateur, vos identifiant et mot de passe seront sauvegardés et vous n aurez pas à les ressaisir lors d une nouvelle connexion 1. Il est conseillé de ne pas mémoriser les informations de connexion si vous utilisez un ordinateur public ou partagé entre plusieurs utilisateurs. 1 Selon le navigateur, cette fonctionnalité peut ne pas fonctionner. 5

6 Perte du mot de passe Si vous perdez vos identifiants de connexion, vous pouvez les récupérer en cliquant sur le lien : J ai perdu mon mot de passe. Ce lien ouvrira une fenêtre qui vous permettra de demander la réexpédition de votre identifiant. Pour ce faire, il vous suffira de saisir votre adresse mail et de cliquer sur le bouton envoyer pour transmettre votre demande. Dans les 10 minutes, vous recevrez une notification par mail comprenant les identifiants et les mots de passe de chaque structure pour lesquels cette adresse mail a été enregistrée. Connexion à l accueil sécurisé pour votre structure Une fois les identifiants et mots de passe validés par la plateforme, celle-ci vous donne accès à une interface sécurisée d accueil qui : 1. Vous rappelle les principales caractéristiques de l identité de votre structure 2. Vous permet d accéder aux différentes campagnes de collecte 6

7 Une fois connecté, le nom de votre structure apparait en haut à droite de l écran. En dessous de ce nom, vous trouverez le lien qui permet de vous déconnecter. Si vous utilisez un ordinateur public ou pour lequel plusieurs utilisateurs pourront avoir accès, il est conseillé de se déconnecter à chaque fin d utilisation de la plateforme, sans quoi un autre utilisateur de l ordinateur pourrait accéder à la plateforme sans avoir à redonner ses identifiants. Remarque destinée aux administrateurs de plusieurs structure : il ne faut pas que plusieurs structures soient connectées simultanément à partir d un même poste. Les risques principaux sont : L enregistrement de données pour une mauvaise structure avec écrasement des données renseignées lors d une connexion précédente. 7

8 4. Remplissage du tableau de bord Identification de la structure Avant d accéder au questionnaire et aux restitutions, il est nécessaire de valider l identification de votre structure et les référents qui seront en charge de ce projet au sein de votre structure. Cette étape est primordiale pour faciliter les échanges entre chaque structure, le gestionnaire technique de la plateforme, l organisme gestionnaire, les conseils généraux et les ARS. Pour ce faire, vous devez cliquer sur en dessous de l identité de votre structure sur la page d accueil sécurisé. Cette opération vous donnera accès à l interface de modification des principales caractéristiques de votre structure. Cette fenêtre est composée de plusieurs sections que sont : Caractéristiques générales de la structure o Données d identification de votre structure Localisation géographique exacte o Adresse officielle du site principal de votre structure Personnes en charge du projet o Personnes qui serviront de contact avec les ARS et Conseils généraux et qui suivront la bonne mise en oeuvre du tableau de bord. Informations complémentaires Inscription aux formations 8

9 Une fois les informations saisies, cliquez sur pour que les modifications soient prises en compte. Si vous ne souhaitez pas que les dernières modifications soient enregistrées, cliquez sur à la page d accueil. pour retourner 9

10 Choix de la campagne À partir de l interface d accueil sécurisée, vous avez accès à la section Campagnes de collecte qui liste les campagnes auxquelles vous pouvez avoir accès. Vous pouvez alors accéder à: Des campagnes annuelles, Des campagnes infra annuelles (en cours et échues) : Les campagnes infra annuelles vous offrent la possibilité de renseigner des indicateurs propres à votre structure. Ces indicateurs "libres" sont optionnels et peuvent être suivis sur un rythme infra-annuel. Sur chaque ligne, vous retrouvez : 1. L année de la campagne : année de référence des données colligées. 2. Le caractère obligatoire/optionnel de la campagne pour les structures identifiées 3. L intitulé de la campagne 4. Le taux de remplissage de la campagne, calculé pour votre structure sur les questions définies comme obligatoires (Nombre de questions renseignées sur nombre de questions à renseigner) 5. L état de la campagne : qui peut être ouvert, validé, clôturé. Les deux derniers états ne permettent plus aux structures de réaliser des modifications directement sans passer par une demande spécifique à leurs tutelles. 6. Le caractère validé ou non de la campagne. Une fois que le questionnaire est rempli à 100 %, un lien apparait dans cette colonne pour permettre à l ESMS de valider la campagne. Par cette action, le responsable de la structure s engage dans la validité des informations transmises. Cette opération empêche la structure d apporter des modifications ultérieures à la validation. Pour accéder à la campagne, cliquez sur le nom de celle-ci. Une fois validée, une campagne ne peut plus être modifiée par la structure. Toutes modifications devront passer par une dévalidation de la campagne par l ARS/le CG. Une fois clôturée, l ARS ou le CG n a plus la possibilité de redonner un accès à la modification à la structure ou à l OG. Point de vigilance : Pour accéder au tableau de bord (=>visualisation des graphiques), il faut préalablement que vous validiez votre propre campagne. 10

11 Focus sur les indicateurs infra-annuels Vous avez également possibilité de sélectionner «ID infra-annuels» comme nom d enquête (=> indicateurs infra-annuels). Les indicateurs infra annuels sont tout simplement regroupés dans un autre questionnaire permettant de renseigner des indicateurs chaque mois ou chaque trimestre dans un objectif de pilotage interne. Vous pourrez alors suivre de façon individuelle plusieurs indicateurs sur une périodicité qui vous sera propre. Ces indicateurs ne seront visibles que par la structure et par l OG. Les ARS et conseils généraux n y ont pas accès. Navigation dans le tableau de bord d une campagne Une fois que vous sélectionnez une campagne, vous accédez à un menu en haut de l écran vous permettant d accéder successivement aux écrans de : 1. Saisie des données : décrit le fonctionnement de votre structure. 2. Indicateurs : En cours de saisie, la visualisation des indicateurs permet de déceler au plus tôt d éventuelles erreurs de saisie => des contrôles de cohérence sont actifs afin de vous permettre de repérer plus facilement les éventuelles erreurs de saisie. 3. Tableaux de bord : disponibles seulement lorsque l enquête est validée par l établissement. 11

12 Saisie des données Lorsque vous entrez dans la campagne de collecte, vous arrivez sur l onglet «Saisie des données». Page d accueil La navigation dans la section «saisie des données» se fait à partir du menu de gauche qui présente à la fois les chapitres comprenant les questions à renseigner et le taux de remplissage des données obligatoires. Le taux de remplissage permet de trouver facilement dans quels chapitres il reste des données à renseigner pour atteindre les 100 %. Cliquez sur l intitulé d un chapitre pour y accéder. Par défaut, lorsque vous arrivez dans le questionnaire, la page qui s ouvre correspond au premier chapitre, à savoir l introduction. Elle offre une présentation générale du questionnaire et permet de réaliser des actions générales à tout le questionnaire à travers les icônes en haut à droite : 1. Aide : donne accès au guide utilisateur. 2. Export enquête en Excel : permet l export de l ensemble du questionnaire (avec les réponses enregistrées) sous format xls. 3. Export PDF : permet l export de l ensemble du questionnaire (avec les réponses enregistrées) sous format pdf. Page de caractérisation À partir des chapitres suivants du questionnaire, vous accédez à d autres fonctionnalités : 1. L export PDF de la page en cours. 2. L enregistrement : permet d enregistrer les données renseignées sur la page active L onglet «Remarques» vous permet d exprimer toutes remarques éventuelles sur le questionnaire ou la plateforme. 12

13 Contrôles de cohérence Comme expliqué précédemment, des contrôles de cohérence sont en place afin d aider à éviter des erreurs de remplissage. Structure des questions Pour chaque question, vous trouverez : 1. Le numéro de la question 2. L intitulé de la question 3. Le caractère obligatoire ou non représenté par un astérisque rouge 4. Le champ de réponse 5. Éventuellement les codes des indicateurs qui utilisent cette donnée pour être calculés (ex. 1PR1.2) 6. Une texte explicatif en gris clair donnant, au besoin, des explications complémentaires pour comprendre la question 13

14 Les questions posées peuvent être : 1. Simples et demandant une réponse sous forme de : a. Valeur numérique (entier ou décimale selon le cas, négative si besoin) b. Texte : Attention : seuls les 256 premiers seront sauvegardés. c. Date (format : JJ/MM/AAAA) 2. Plus complexes demandant de choisir des réponses dans des listes de choix a. Choix simple (menu déroulant) b. Choix multiples (cases à cocher) c. Renseignement multiple (multiples cases à renseigner exemple de la répartition des âges des personnels.) 3. Les questions alternatives qui pourront être masquées ou affichées selon : a. Le type de structure répondante b. Les réponses données aux questions précédentes Pour ces raisons, certains numéros de question peuvent ne pas se suivre. Les questions associées aux indicateurs Les pages du questionnaire sont construites en deux parties : 1. Les données à renseigner : liste des questions associées au chapitre pour les deux niveaux du tableau de bord. 2. Les indicateurs alimentés par ces données : liste des indicateurs utilisant ces données. Le code du ou des indicateurs est indiqué sous chaque question et la partie donnant le détail des indicateurs est située en bas de la page. 14

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16 5. Indicateurs En même temps que la saisie des données, l utilisateur peut accéder aux indicateurs calculés. Les indicateurs sont regroupés en deux niveaux différents, accessibles par le menu de gauche. 1. Le niveau 1 donne des indicateurs globaux de l état de la structure. Leur objectif est de permettre en quelques valeurs de dresser une présentation de la structure et de son fonctionnement. 2. Le niveau 2 plus détaillé donne des éléments plus précis sur l organisation et le fonctionnement de la structure. À partir de l interface d accueil des indicateurs, l utilisateur peut extraire l ensemble des données sur l année sélectionnée sous forme : 1. D un rapport PDF 2. D un fichier Excel structuré 16

17 6. Tableaux de bord Les tableaux de bord correspondent à des indicateurs représentés de manière graphique. Ils ont aussi l avantage de présenter les quartiles nationaux sur les différents graphiques présentés, ce qui vous permet de situer les résultats de votre structure et vous constitue une aide au pilotage. Accès aux restitutions Les tableaux de bord deviennent accessibles lorsque : - Vous avez renseigné l enquête à 100 % et - Vous avez validé la campagne (à partir de l interface d accueil). Attention : Si votre ARS/CG invalide votre questionnaire, vous ne pourrez pas voir vos tableaux de bord. Contactez-le pour en discuter. L ARS/CG concerné sera alors le seul à pouvoir re-valider votre enquête. Problèmes rencontrés Si ce message s affiche : Retournez à l accueil et validez votre enquête (à condition de l avoir remplie à 100%). Si l enquête n est pas remplie à 100%, remplissez les questions manquantes (marquées par un astérisque rouge) avant de la valider. 17

18 Architecture du TDB Comme pour l interface des indicateurs, le tableau de bord est découpé en deux niveaux : Niveau 1 : Dialogue Niveau 2 : Clés d'analyse Fonctionnement des requêtes La fonctionnalité «Requêtes à créer» vous permet de créer vos propres ensembles de graphiques et d indicateurs afin de mettre en relation les données qui vous paraissent pertinentes. Pour ce faire, vous pouvez sélectionner jusqu à 5 données et 5 indicateurs dans des menus déroulants. Vous pouvez ensuite générer les résultats en cliquant sur «générer le tableau». Les données de caractérisation sont restituées sous forme de question/réponse (texte ou numériques), les indicateurs sont restitués sous forme de graphiques. 18

19 Comment enregistrer une requête? Vous pouvez enregistrer une requête pour pouvoir vous en resservir ultérieurement. Cliquez sur «Enregistrer la requête active» après avoir sélectionné les questions et indicateurs souhaités dans les menus déroulants. Un message s affiche vous demandant alors de saisir le nom de la requête. Une fois ceci fait, elle apparaîtra dans le menu déroulant «requêtes enregistrées». Si vous la sélectionner, les données et indicateurs la composant apparaîtront dans les menus déroulants automatiquement. Autres fonctionnalités Comme pour le reste de la plateforme, un export PDF et un bouton d aide à la lecture expliquant les requêtes libres sont disponibles. 19

20 Parangonnage Pour un certain nombre d indicateurs, un affichage de quartiles colorés a été mis en place pour permettre aux structures de se situer par rapport aux autres structures. Ces quartiles correspondent aux résultats des indicateurs sur l ensemble du territoire national pour les structures du même groupe homogène ayant répondu au questionnaire. Les quartiles ne sont mis en place que si 8 structures du même groupe homogène au minimum ont répondu aux questions permettant de calculer l indicateur. Les couleurs se lisent comme suit : Orange : premier quartile Rouge : Deuxième quartile Jaune : Troisième quartile Marron : Dernier quartile Explication des quartiles : Séparation entre le orange et le rouge: 25 % des structures on un nombre moyen de journées d absence inférieur à cette valeur Séparation entre le jaune et le marron: 25% des structures ont un nombre de journées d absence supérieur à cette valeur Valeur médiane (50% des établissement en dessous, 50% au dessus) Début du orange: Valeur minimaleparmi les répondants Fin du marron: Valeur maximale parmi les répondants 20