Guide de l utilisateur de la «Passerelle de la SIF»

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1 FreeBalance Financial Accountability Guide de l utilisateur de la «Passerelle de la SIF» Version 4.7 «enhanced» Document n o FAC-UG F mars 2006

2 Avis de copyright Il est interdit de reproduire ou de transmettre, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et l enregistrement, ce manuel ou ses parties sans autorisation écrite de FreeBalance Inc. Le logiciel qui fait l objet de ce manuel est fourni sous contrat de licence ou accord de non-divulgation et doit être utilisé ou copié aux termes de l accord ou du contrat seulement. La conservation et l utilisation de cette information obligent l utilisateur de la protéger contre la perte, le vol ou l exploitation non autorisée. L information de ce manuel peut être modifiée sans préavis et ne représente aucun engagement de la part de FreeBalance Inc. Copyright , FreeBalance Inc. Tous droits réservés. FreeBalance est une marque déposée de FreeBalance Inc. Windows, MS, MS-DOS, Word, Excel, et SQL Server sont des marques déposées de Microsoft Corp. Oracle Database est une marque de commerce de Oracle Corporation. Cognos PowerPlay et Cognos Impromptu sont des marques déposées de Cognos Incorporated. Crystal Reports est une marque de commerce de Business Objects SA. Adobe est une marque déposée de la compagnie Adobe Systems Inc. DocPath est une marque déposée de la compagnie FormsPath Corporation. Tout autre nom peut être une marque de commerce ou marque déposée de son propriétaire et n est mentionné que dans un but de référence. Toutes les spécifications de FreeBalance peuvent être modifiées sans préavis. FreeBalance Inc. Courriel : Site Web : Service à la clientèle : info@freebalance.com support@freebalance.com (613) Bureaux : 1101, ch. Prince of Wales, Suite 200 Ottawa (Ontario) K2C 3W7 Canada Téléphone : (613) Télécopieur : (613) North Fort Myer Drive, Suite 700 Rosslyn (Virginia) États-Unis Appels téléphoniques sans frais : Télécopieur sans frais :

3 Table des matières Page 1. INTRODUCTION... 5 AVANTAGES DE LA «PASSERELLE DE LA SIF» PARAMÉTRAGE DE LA «PASSERELLE DE LA SIF»... 7 PROFIL DE LA SIF... 8 MAPPAGE CEG... 9 Paramétrer le mappage CEG MAPPAGE GL-SP MAPPAGE DU SOLDE D OUVERTURE DU CEG SYSTÈME NORMALISÉ DES PAIEMENTS EXPORTATION AU SNP Validation des paiements finalisés Envoyer les paiements Rapport sur les paiements envoyés IMPORTATION DU SNP ÉTAT DE L INTERFACE SNP SNP/RI EXPORTATION SNP/RI Validation des factures et paiements Envoyer les factures et paiements Rapport sur les factures et paiements envoyés IMPORTATION DU SNP/RI ÉTAT DE L INTERFACE SNP/RI SYSTÈME DE GESTION BANCAIRE ET DE LA TRÉSORERIE UTILITAIRE DE CONVERSION DES FICHIERS SGBT IMPORTATION DU SGBT ÉTAT DE L IMPORTATION SGBT...29 RAPPROCHEMENT SGBT Rapprochement entre les sources interne et externe GRAND LIVRE GÉNÉRAL DU RECEVEUR GÉNÉRAL UTILITAIRE DE CONVERSION DES FICHIERS GLG-RG IMPORTER LE FICHIER DES DONNÉES DE CONTRÔLE DU GLG-RG ÉTAT DE L IMPORTATION GLG-RG RAPPROCHEMENT GLG-RG Rapprochement entre les sources interne et externe SYSTÈME CENTRAL DE GESTION DES RAPPORTS FINANCIERS BALANCE DE VÉRIFICATION SCGRF RAPPORT SUR LES COMPTES DE CONTRÔLE DU SCGRF... 40

4 8. SYSTÈME DE PAIE TPSGC FICHIER DE TRANSFERT DES DÉPENSES DE PAIE ÉTAT DE L IMPORTATION GL-SP...43 RAPPROCHEMENT DU SYSTÈME DE PAIE Utilitaire de conversion des fichiers provenant du système de paie Importer les données de rapprochement GL-SP État de l importation des données de rapprochement GL-SP Rapprochement GL-SP ANNEXE : CODES DES DEVISES ÉTRANGÈRES... 50

5 1. Introduction La Stratégie d information financière (SIF) sert à favoriser, dans le gouvernement du Canada, un modèle de comptabilité qui est conforme aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR), la norme dans le secteur privé. Le modèle de comptabilité sous la SIF prend en application les recommandations du Conseil sur la comptabilité et la vérification pour le secteur public (CCVSP), qui fait partie de l Institut canadien des comptables agréés (ICCA). En novembre 1995, le Secrétariat du conseil du trésor (SCT) a considéré et approuvé un Aide Mémoire traitant une méthode de la SIF (qui était mise à jour) pour le Gouvernement du Canada. Le SCT a identifié la SIF comme une priorité gouvernementale et il a donné son approbation des objectifs, de la portée et de la mise en oeuvre de la SIF. La méthode de la comptabilité d exercice, qui faisait partie des besoins de comptabilité de la SIF, était appuyée, étant priorité du gouvernement lors de son budget en Suivant ces changements historiques dans les pratiques de comptabilité du Gouvernement du Canada, FreeBalance Inc. a travaillé avec les organisations du Gouvernement du Canada afin de développer la «Passerelle de la SIF» comme partie du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Sous la SIF, les systèmes suivants du Gouvernement du Canada ont étés mis à jour ou développés. Ces systèmes servent à envoyer et à recevoir des données : SPN Système de paiement normalisé SPN/RI Système de paiement normalisé /règlements interministériels SGBT Système de gestion bancaire et de la trésorerie GLG-RG Grand livre général du receveur général SCGRF Système central de gestion des rapports financiers Système de paie TPSGC Introduction Page 5 Confidentiel de FreeBalance Inc.

6 Le tableau suivant sert à illustrer les interfaces entre les systèmes du Gouvernement du Canada et le logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Données de contrôle quotidiennes et des renseignements sur le solde du compte de contrôle pour le rapprochement FreeBalance Financial Accountability (SMGF) Passerelle de la SIF de FreeBalance Données détaillées pour le rapprochement Paiements Transactions RI Données de paye par passage de la paye Trésor SGBT SNP SNP/RI SP GLG RG Balance de vérification mensuelle (CT) SCGRF Cpt ctrl 1.1 Avantages de la «Passerelle de la SIF» Vous pouvez profiter des nombreux avantages associés avec ce système, tels que les suivants : Un environnement moderne de comptabilité et de gestion financière Une amélioration de la qualité et de la pertinence des données financières Une façon de déterminer plus efficacement le coût des programmes et services Une diminution des coûts indirects, ce qui mènera aux épargnes Une augmentation de flexibilité pour votre organisation Un accroissement de la convivialité et un abaissement de la paperasserie Une amélioration des renseignements de gestion pour faciliter la prise des décisions Une capacité d évaluer les performances avec des clients extérieurs et des autres parties intéressées Une élimination de la double entrée de données La prochaine section présente les étapes à suivre afin de paramétrer la «Passerelle de la SIF». Introduction Page 6 Confidentiel de FreeBalance Inc.

7 2. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Les options de la fonction «Installation» (c.-à-d., paramétrage) servent à effectuer le paramétrage de la «Passerelle de la SIF» pour mieux refléter les pratiques commerciales de votre organisation quant à la Stratégie de l information financière (SIF). Cette fonction permet d accéder aux fenêtres suivantes : Profil de la SIF Mappage CGN (c.-à-d. mappage du CEG) Mappage GL-SP Mappage du solde d ouverture du CGN (c.-à-d. du CEG) Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 7 Confidentiel de FreeBalance Inc.

8 2.1 Profil de la SIF Comme première étape du paramétrage de la «Passerelle de la SIF», le «Profil de la SIF» permet de définir les paramètres qui géreront l échange des données financières pendant l importation et l exportation. En alimentant les champs du «Profil de la SIF», vous spécifiez des valeurs implicites fondées sur les pratiques administratives de votre organisation, qui apparaîtront dans les champs fonctionnels dans toutes les fenêtres de la Passerelle. Utilisez la liste de sélection pour choisir la façon dont vous voulez séparer les articles d importation du GL-SP. Le champ «GL-SP Import-Séparer entrées par?» sert principalement afin d offrir de la sécurité et sert à trier des importations de paie. Dans le champ «Organisation principale», il ne faut qu entrer le numéro pertinent de l organisation principale. Si vous ne voulez qu un aperçu des données organisé par code du GLG sur l importation du GL-SP, cliquez sur la case à cocher «GL-SP Données sommaires». Si cette case à cocher reste en blanc, les données produites lors de l importation du GL-SP seront détaillées. La source de la pièce de journal (PJ) que vous choisissez pour le champ «GL-SP Importer - Source PJ» s appliquera implicitement à toutes les pièces de journal créées par l importation. Vous pouvez aussi choisir d inclure le nom d un employé (ses initiales seulement) sur chaque pièce de journal en cliquant sur la case à cocher (en-dessous de la liste de sélection). Si vous avez opté pour l aperçu des données du GL-SP, les initiales n apparaîtront pas. Il faut ensuite spécifier le code à utiliser lors de la création des pièces de dépense ou des encaissements pour l importation SPN/RI. Choisissez le code pertinent en vous servant de la liste de sélection «SNP/RI Source de dépense». Le volet «Code produit» est utilisée par la fonction de téléchargement automatique vers le serveur (version 1.03). On doit garnir les champs «Code produit - comptes fournisseurs», «Règlements interministériels» et «Compte bancaire départemental» puisqu il faut fournir ces renseignements au système de paiement (SPN et SPN/RI). Les champs obligatoires du volet renfermant les blocs de codage sont «ID-dépt», «Bureau comptable», «Nom du contact» et «Numéro-contact». Le nom et le numéro du «contact» (c.-à-d., de la personne- Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 8 Confidentiel de FreeBalance Inc.

9 ressource) sont utilisés par le SPN afin de rejoindre cette personne dans le cas où il y aurait des difficultés avec le fichier de paiement. Dans les champs «ID-dept» et «Bureau comptable», entrez les numéros d identification valides ainsi que tout bureau comptable faisant partie de l organisation (vous pouvez en avoir plusieurs de la même organisation). La liste de sélection vous aidera à visualiser les bureaux comptables qui ont été spécifiés dans la table «Bureaux comptables» du module «Contrôles». Pour attribuer des éléments d un code de fonds à un bureau particulier, alimentez les champs «Code de fonds», «Élément de» et «Élément à». Le bloc de codage GL-SP que vous définissez ici sera utilisé sur le côté des crédits de l importation GL-SP lors de l importation des données pour le bureau comptable correspondant. La saisie des données dans ce champ reflète l entrée standard du plan comptable. 2.2 Mappage CEG On utilise le mappage du «codage à l échelle du gouvernement» (CEG) lors de la transmission des renseignements du codage départemental par l entremise de l exportation au «Système central de gestion des rapports financiers» (SCGRF). Les départements effectuent le mappage des tables dans la structure de codage au CEG en se servant de la fenêtre «Mappage CGN» du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». N.B. : Afin d effectuer le mappage CGN, il faut d abord finaliser les structures de codage (au module «Contrôles»). Si les structures de codage sont finalisées, vous pouvez choisir la table du plan comptable qui correspondra à la table CEG. La table du plan comptable doit avoir exactement la même longueur d élément que la table CEG individuelle. Alternativement, on peut spécifier les éléments de table implicites, en choisissant de laisser en blanc l identificateur de table et en entrant dans le champ «Défaut» un élément implicite. Une table du plan comptable ne peut pas être utilisée pour plus qu une table CEG, mais plusieurs tables du même groupe peuvent être utilisées. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 9 Confidentiel de FreeBalance Inc.

10 Paramétrer le mappage CEG Le bloc de codage pour le CEG s affichera implicitement dans la première section de la fenêtre; d ici, vous pourrez choisir le mappage pour le bloc de codage. La liste de sélection «ID table» permet de choisir le groupe requis. Une fois que vous avez choisi un groupe, les tables du Plan comptable associées avec cet identificateur de groupe et qui se conforment aux critères de grandeur apparaîtront. Choisissez une table à lier au bloc de codage CEG. Lorsque le choix est fait, l identificateur du table s affichera automatiquement dans le champ pertinent. Vous pouvez aussi introduire dans le champ «Défaut» une valeur implicite au lieu d une table. Pour insérer une valeur, ne choisissez pas d identificateur de table. Il ne faut que saisir la valeur de l élément dans le champ «Défaut» en parallèle avec la valeur correspondante. Le champ «Description» affiche la description de l identificateur de table choisi. Si vous venez de spécifier une valeur implicite, la description est facultative. 2.3 Mappage GL-SP La fenêtre «GL-SP Mappage» sert à déterminer la partie des débits sur les pièces de journal créées par les importations GL-SP. Afin d incorporer des pièces de journal dans cette importation, le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» exige un bloc de codage complet du Grand livre général. Selon le rapport entre votre ministère et l organisation de paie, tout le bloc de codage, une partie du bloc de codage ou aucune partie du bloc de codage peut être inclus dans le fichier d importation. Si un bloc de codage est associé avec le fichier, il est alloué 25 caractères. La fenêtre «GL-SP Mappage» permet d établir les correspondances entre ces caractères et le bloc de codage du Grand livre général. On peut utiliser dans plusieurs tables de bloc de codage du Grand livre général les caractères faisant partie du bloc de codage financier. Si une table dans le système Financial Accountability est plus longue que les éléments donnés dans le bloc de codage financier, le système inséra un zéro lorsqu il entre la pièce de journal. Par exemple, si le centre de responsabilité dans le fichier d importation a une définition de 5 caractères et dans le bloc de codage, il en contient 6, la fonction de mappage GL-SP inséra un zéro au début de l élément lorsque l importation crée la pièce de journal. N.B. : L enregistrement dans l importation sera rejeté s il y a un élément qui n est pas égal à l élément dans la table correspondante du logiciel «FreeBalance Financial Accountability». Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 10 Confidentiel de FreeBalance Inc.

11 Le groupe, l ID Table, la description et la longueur implicites proviennent du bloc de codage du Grand livre général. Dans la section du bloc de codage financier (BCF), vous devez spécifier les numéros des caractères qui correspondent aux éléments du plan comptable. Il ne faut qu entrer dans les champs «de» et «à» une plage numérique pour chaque élément. Cette plage numérique traduit les éléments du plan comptable qui font partie du bloc de codage financier ayant 25 caractères, qui vient de l importation GL-SP. Puisque le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» exige un bloc de codage pour compléter l entrée de la pièce de journal, il faut spécifier des valeurs implicites pour chaque table si vous n utiliserez pas le bloc de codage dans le fichier d importation GL-SP. 2.4 Mappage du solde d ouverture du CEG La fonction «Mappage du solde d ouverture du CEG» permet à votre organisation de satisfaire aux normes portant sur la communication de l information financière du Gouvernement du Canada. Selon ces normes il faut attribuer le codage en zéros à tous les soldes d ouverture, à l exception du numéro du ministère, des codes d information financière et du codage du compte de rapports financiers. Puisque le logiciel «FreeBalance Financial Accountability» reporte les soldes de clôture à la prochaine année financière sans modifier le codage (en fonction des normes de comptabilité), cette fonction sert à éliminer la nécessité d ajuster chaque mois le codage du solde d ouverture avant de soumettre la balance de vérification SCGRF. En se servant de cette fonction, votre organisation peut choisir le codage se rapportant au solde d ouverture qui figurera sur la balance de vérification SCGRF, de même façon qu on peut choisir le codage à la fonction «Mappage CEG». Le mode «Édition» est implicitement en activité. Servez-vous des boutons de sélection «ID table» afin de spécifier les tables pertinentes du plan comptable. La colonne «Défaut» affiche le codage implicite correspondant à chacun des éléments. Dès que ces valeurs définies, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Lors du report des soldes de compte à la nouvelle année financière, les soldes d ouverture de votre organisation seront assurés de satisfaire aux normes du Gouvernement du Canada. Paramétrage de la «Passerelle de la SIF» Page 11 Confidentiel de FreeBalance Inc.

12 3. Système normalisé des paiements Le Système normalisé des paiements (SNP) émet des paiements (dans les formats suivants : des chèques, des dépôts directs et des transferts électroniques) dans l intérêt de tous les ministères et les agences du gouvernement fédéral qui utilisent le Trésor. Le SNP unit le processus de paiement entier, y compris la réception et la validation de la demande de paiement, l émission des paiements, les remboursements, le contrôle, le rapprochement et les rapports portant sur les remboursements et le traitement des exceptions d émission et de remboursement. Les ministères enverront au SNP des demandes de paiement dans un fichier électronique. Les demandes n incluront que les renseignements sur le bénéficiaire et le talon afin de faire les paiements, et elles n incluront pas des données comptables. Les données comptables détaillées sont conservées au niveau du ministère. Lors de la réception des demandes, le SNP confirmera l authenticité de la signature sur la demande; ensuite, il révisera les données pour assurer que les détails de la demande et du paiement sont en équilibre et ne démontrent aucune indication de tripatouillage. Chaque lot de paiements soumis aura un numéro de demande attribué par le ministère, ce qui permettra de faire une identification utilisant les traits du lot tels que le nom du ministère demandant, le produit et le montant. Chaque paiement aura un numéro de référence attribué par le ministère; ce numéro est lié au numéro de demande. Le SNP créera une association entre le numéro de référence et chaque paiement afin de lier les données du ministère et de faciliter des enquêtes des paiements dans l avenir. Les paiements non livrés seront retournés par les agents de livraison à la Direction du contrôle du remboursement des chèques pour l entrée dans le SNP. Le SNP fournira aux ministères des enquêtes en ligne des renseignements sur les paiements à n importe quel point du processus de paiement. Le SNP transféra aussi au GLG-RG les données de contrôle requises afin d enregistrer les entrés aux comptes de contrôle. Choisissez une des fonctions suivantes : Exporter SNP Importer SNP État de l interface SNP SNP Page 12 Confidentiel de FreeBalance Inc.

13 3.1 Exportation au SNP La fonction d exportation au SNP crée un fichier à transférer à TPSGC et à utiliser avec l outil de chargement automatique du fichier de contrôle. Les paiements dans le fichier créé sont des pièces de dépense qui ont été payées (leur extraction de paiement est finalisée), ont une méthode de paiement telle que EDI-SIF, Dep. dir. SIF, chèque SIF ou chèque PPD SIF, et qui n ont pas encore été extraites. La fonction d exportation offre les fenêtres suivantes : Validation des paiements finalisés Envoi des paiements, et Rapport sur les paiements envoyés SNP Page 13 Confidentiel de FreeBalance Inc.

14 Validation des paiements finalisés L outil «Validation des paiements finalisés» permet de vérifier les paiements qui feront partie d une extraction SNP. Le processus de validation identifie des erreurs sur les paiements qui se conforment aux exigences définis dans l aperçu mais qui ont des erreurs qui empêcheront l extraction au fichier de paiement. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des paiements à valider. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à valider (seulement une période à la fois est permise). N.B. : Toute transaction qui est valide à payer mais qui appartient à une période autre que celle spécifiée, figurera sur le rapport des erreurs. On peut choisir deux types de rapports à imprimer lors de la validation des transactions SNP. Le «Listage valide des paiements finaux» affichera toutes les transactions qui feront partie de l extrait SNP. Pour choisir ce rapport, cliquez sur la case à cocher correspondante et spécifiez, en cochant une des cases «Rapport sommaire» ou «Rapport détaillé», si vous voulez imprimer un rapport récapitulatif (qui donnera chaque transaction dans une seule ligne et le sous-total organisé par identificateur de paiement) ou un rapport détaillé (qui donne des renseignements supplémentaires, y compris le champ de description et l adresse du fournisseur). Le «Rapport du listage des erreurs» donnera une liste de tous les paiements qui n ont pas encore été extraits, mais qui n ont pas réussi à la validation. Un message s affichera décrivant le problème à chaque transaction. Lorsque vous avez choisi les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. SNP Page 14 Confidentiel de FreeBalance Inc.

15 Envoyer les paiements Cette fonction permet de créer le dossier d extraits à transférer à TPSGC et à l outil de chargement automatique du fichier de contrôle. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des paiements à exporter. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période comptable» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à exporter (seulement une période à la fois est permise). Lorsque vous avez saisi les critères, il faut spécifier dans le champ «Chemin d accès» le répertoire où le système sauvegardera le fichier d exportation. Le système affiche implicitement le répertoire spécifié aux «Paramètres globaux» (du module «Contrôles»). N.B. : Ne spécifiez pas un nom de fichier, puisque le système créera un nom unique. De plus, n ajoutez pas une barre oblique à la fin du chemin d accès. Lorsque vous avez spécifié les critères et le chemin d accès, cliquez sur le bouton «Procéder» pour créer le fichier d extraits. SNP Page 15 Confidentiel de FreeBalance Inc.

16 Rapport sur les paiements envoyés Lors de l achèvement de la création du fichier d extraits, le système vous donnera le choix de visualiser un rapport sur les paiements envoyés. Vous pourrez aussi l imprimer, au besoin, afin de facilement repérer les erreurs. Entrez dans les champs «de» et «à» du critère «Date» l étendue des dates entre lesquelles le fichier d extraits était créé (obligatoire). La date du jour s affiche implicitement dans les deux champs. Les champs «# de demande» permettent de préciser davantage la portée du rapport. Si vous ne spécifiez pas de numéro, le système donnera un rapport incluant toutes les transactions entrées au cours la période spécifiée. Lorsque vous avez spécifié les critères, cliquez sur le bouton «Imprimer». Vous pourrez choisir d imprimer les rapports, de les visualiser ou de les sauvegarder à un fichier. SNP Page 16 Confidentiel de FreeBalance Inc.

17 3.2 Importation du SNP L outil «Importer SNP» sert à importer des renseignements de référence qui font partie du fichier générique d émission du paiement renvoyé. Les numéros de référence de paiement sont saisis du fichier d importation par la fonction d importation SNP, qui les utilise pour effectuer la mise à jour du champ renfermant le numéro de chèque dans le registre des chèques ainsi que le champ renfermant le numéro de chèque à la pièce de dépense. (Les champs renfermant les données rapprochées de l année financière et la période, ainsi que la date du chèque dans le registre des chèques, sont aussi mis à jour.). N.B. : Les données de renvoi pour des paiements ayant la méthode de paiement «Chèque PPD-SIF» sont l exception pour les importations SNP normales. Dans ces cas, seulement les données rapprochées de l année financière et la période sont mises à jour. Afin de lancer l importation SNP, il faut spécifier les critères à la fenêtre «Importer SNP». Les quatre premiers champs décrivent la dernière importation complétée. Ces champs n offrent qu une description; vous ne pouvez pas les modifier. Le champ «Exécution précédente» affiche le numéro de lot séquentiel attribué par le système au dernier fichier importé, et le champ «Date» affiche la date de la dernière importation. Le champ «Durée» indique la durée de temps de la dernière importation, et le champ «Usager» affiche le code d utilisateur de la dernière personne qui a lancé l importation SNP. Le champ «Prochaine exécution» donne le numéro de lot qui sera attribué à la prochaine importation SNP. Spécifiez le chemin d accès pour le fichier à importer, en cliquant sur le bouton de sélection pour faire apparaître une fenêtre de navigation et en sélectionnant le répertoire pertinent. Bien que ce ne soit pas recommandé de le faire, vous pouvez plutôt entrer manuellement le chemin d accès, au besoin. Lorsque vous avez fini de spécifier les critères et les coordonnées du fichier à importer, cliquez sur le bouton «Procéder». SNP Page 17 Confidentiel de FreeBalance Inc.

18 3.3 État de l interface SNP Le rapport «État d interface SNP» énumère des renseignements pour chaque importation et exportation SNP. Le rapport est trié par les champs «Date» et «Temps» du volet «Recev./Envoyer». Les champs «# de demande» affichent les numéros des demandes qui ont été importées dans le système ou créées par l exportation SNP. Le champ «Nom du fichier» affiche le nom du fichier importé ou exporté, et le champ «Réussi paiements» affiche soit le nombre de demandes dans le fichier importé, soit le nombre de demandes créées dans le fichier d exportation. Le nombre de paiements dans le fichier apparaît dans la colonne «Numéro de paiements», et le montant correspondant s affiche dans le champ «Total mont.». Si le fichier était reçu (R) ou envoyé (E), le champ «R/E» l indique. L année financière et la période comptable du fichier importé ou exporté s affichent dans les colonnes «Année» et «Pér», respectivement. Les colonnes «Date» et «Temps» affichent la date et l heure précise de l importation ou de l exportation, et la colonne «Usager» affiche le code de l utilisateur qui a exécuté l importation. SNP Page 18 Confidentiel de FreeBalance Inc.

19 4. SNP/RI Le système de règlement interministériel (RI) est un sous-système du Système normalisé des paiements (SNP). Le système SNP/RI permet la vérification des reçus ainsi que le traitement des transactions de règlement interministériel. La fonction «SNP/RI» du logiciel «FreeBalance Financial Accountability» sert à importer et à exporter des données entre ce système et le système SNP/RI. Choisissez une des fonctions suivantes : Exporter au SNP/RI Importer du SNP/RI État de l interface SNP/RI SNP/RI Page 19 Confidentiel de FreeBalance Inc.

20 4.1 Exportation SNP/RI L outil «Exporter SNP/RI» fait partie de la fonction «SNP/RI». L outil d exportation offre les fenêtres suivantes : Validation des factures/paiements Envoyer les factures/paiements Rapport sur les factures/paiements envoyés SNP/RI Page 20 Confidentiel de FreeBalance Inc.

21 Validation des factures et paiements Cet outil permet de déterminer les pièces de journal et les pièces de dépense payées à inclure dans une exportation au SNP/RI. Le processus de validation sert aussi à identifier des erreurs qui peuvent exister sur des pièces de dépense créées par le débiteur et les pièces de vente créées par le créditeur qui n ont pas encore été extraits. On peut se servir des champs «Année fin.», «Code organisation» (code du ministère) et «Bureau comptable» pour limiter la portée des pièces de vente et des pièces de dépense payées à valider. Le champ de l année financière est obligatoire, mais le code de l organisation et le bureau comptable sont facultatifs. Si vous ne spécifiez pas de code de l organisation ni de bureau comptable, le système effectuera la validation de tous les codes et de tous les bureaux. Il faut spécifier dans le champ «Période» la période comptable à laquelle appartiennent les transactions à valider (seulement une période à la fois est permise). Pour les pièces de dépense, la période spécifiée représente celle au cours de laquelle la pièce était finalisée. Pour les pièces de vente, c est la période au cours de laquelle elles étaient sauvegardées. N.B. : Toute transaction qui est valide à payer mais qui appartient à une période autre que celle spécifiée, figurera sur le rapport des erreurs. Si une pièce de dépense ne figure ni sur le rapport des paiements valides ni dans le rapport des erreurs, veuillez vérifier si la pièce de dépense était finalisée à payer et qu elle porte la méthode de paiement «SIF-créé par le débiteur». On peut choisir deux types de rapports à imprimer lors de la validation des transactions SNP/RI. Le «Facture valide/listage des paiements» affichera toutes les transactions qui feront partie de l extrait SNP/RI. Pour choisir ce rapport, cliquez sur la case à cocher correspondante et spécifiez, en cochant une des cases «Rapport sommaire» ou «Rapport détaillé», si vous voulez imprimer un rapport récapitulatif (qui donnera chaque transaction dans une seule ligne et le sous-total organisé par identificateur de paiement) ou un rapport détaillé (qui donne des renseignements supplémentaires, y compris le champ de description et l adresse du fournisseur ou du client). SNP/RI Page 21 Confidentiel de FreeBalance Inc.