DEP Comptabilité Guide d apprentissage

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1 DEP Comptabilité Guide d apprentissage

2 TRAITEMENT DE PIÈCES AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE D ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

3 ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE TRAITEMENT DE PIÈCES Guide d apprentissage

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5 ÉDITION REVUE ET MISE À JOUR : JUILLET 2013 Première parution : avril 2002 PRODUCTION DE L ÉDITION 2013 Gestion du projet : Recalcul des taxes et mise à jour : Préparation des documents comptables : Correction d épreuves : Édition : Édition des pièces justificatives : Page couverture : Johanne Chicoine (SOFAD) Alain Huard Linda Custeau Isabelle Pauzé Éditech Lyse Tanguay (SOFAD) BeauGraf PRODUCTION DE L ÉDITION 2002 Gestion du projet (document initial) : Gestion du projet (document final) et de la production : Rédaction : Révision de contenu : Révision pédagogique : Révision linguistique : Coordination du document final : Expérimentation : Édition : Page couverture : André Dumas (SOFAD) Nicole Daigneault (SOFAD) Johanne Chicoine Ginette Boisvert et Sylvie Collard Diane Marcil Lise Dolbec Diane Marcil Julie Boisvert et Ghyslain Dumont Éditech I.D. Graphique inc. (Daniel Rémy) SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES iii

6 Notes à l utilisateur : Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard. Le site des apprenants vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : corrigé des exercices, webographie et, s il y a lieu, contenus mis à jour : Au moment de mettre à jour ce guide, la TPS était de 5 % et la TVQ, de 9,975 % : ce sont ces taux qui ont été utilisés dans les démonstrations et les exercices. À moins d avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD). Nonobstant cet énoncé, la SOFAD autorise tout centre de formation professionnelle ou d éducation des adultes qui utilise le guide de la SOFAD Traitement de pièces à rendre disponible sur son réseau ou dans son site Web le fichier PDF du corrigé, à le copier sur un support externe ou à l imprimer en tout ou en partie pour ses élèves. Dépôt légal 2013 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN : iv TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

7 Cet aperçu contient : Table des matières - le préambule; - le chapitre 1. Préambule Avant toute chose... Bienvenue!... Votre formation... Objectifs du module... Avez-vous les préalables?... Matériel requis... Exploration du matériel d apprentissage... Guide d apprentissage... Corrigé des exercices... Devoirs pour les élèves qui suivent la formation à distance... Durée du module et gestion du temps... Organisation et échéancier de travail... Échéancier de travail... Évaluation sommative... Renseignements sur la fiche de rétroaction... Démarche d apprentissage et pictogrammes... xi xii xiii xiii xiii xiv xiv xiv xiv xiv xv xv xvi xvi xvi Chapitre 1 La classification et le classement 1.1 Concordance des données entre les pièces justificatives Utilisation d une calculatrice commerciale Gestion de documents Documents nominatifs et administratifs Documents nominatifs Documents administratifs Plan de classification et calendrier de conservation Éléments d un plan de classification et d un calendrier de conservation Codification Cycle de vie des documents Matériel et fourniture de classement Classement Classement alphabétique Classement des noms de personnes Classement des raisons sociales Classement numérique Classement alphanumérique Classification et classement Autoévaluation Chapitre 2 Les entreprises et leur comptabilité 2.1 Rôle de la comptabilité Système comptable Taille de l entreprise Coût d opération du système comptable SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières v

8 Statut juridique et entité économique Exigences gouvernementales Cycle comptable Formes juridiques et types d entreprises Formes juridiques d entreprises Entreprise individuelle Société Coopérative Types d entreprises Entreprises de service Entreprises commerciales Entreprises de transformation Entreprises de construction Autoévaluation Chapitre 3 Le bilan et l état des résultats 3.1 Bilan Actif Passif Termes pour identifier les taxes Avoir du propriétaire Solvabilité Rédaction du bilan Équation comptable Variation de l actif et du passif Variation de l avoir du propriétaire Plan comptable Numérotation des comptes de l actif Numérotation des comptes du passif Nom des comptes Évolution du plan comptable Traitement des taxes Calcul des taxes Application des taxes Déclaration des taxes Comptes du Grand livre Comptes de valeur et leur fonctionnement Convention de l inscription des soldes d ouverture Convention de l inscription des augmentations Convention de l inscription des diminutions Transactions impliquant des taxes Transactions ayant trait à l avoir du propriétaire Comptes à trois colonnes État des résultats Composantes de l état des résultats Produits (revenus) Charges (dépenses) Rentabilité Rédaction de l état des résultats vi Table des matières TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

9 3.7 Normes comptables Normes comptables internationales (I. F. R. S.) Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (N. C. E. C. F.) Personnalité de l entreprise Autoévaluation Chapitre 4 Le journal général et les grands livres 4.1 Journal général Composantes du journal général Types d écritures du journal général Écriture d ouverture Écritures courantes Écritures de correction Avantages du journal général Méthodes de travail Paiement des fournisseurs Suivi des écritures Factures d achats Factures de ventes Chèques émis par l entreprise Chèques reçus Report aux comptes du Grand livre Grand livre auxiliaire des clients Procédure de report Vente à crédit Paiement d un compte Vérification du grand livre auxiliaire des clients État des comptes clients Sommaire des comptes clients Grand livre auxiliaire des fournisseurs Procédure de report Achat à crédit Paiement d un compte Vérification du grand livre auxiliaire des fournisseurs Sommaire des comptes fournisseurs Balance de vérification But de la balance de vérification Rédaction de la balance de vérification Localisation des erreurs Preuve par deux Preuve par neuf Approfondissement des recherches Écritures de correction et balance de vérification corrigée Écritures de renversement Écritures de compensation Traitement particulier de certaines taxes Traitement des taxes versées pour des frais de représentation SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières vii

10 Traitement des taxes versées pour l adhésion à une police d assurance Traitement des taxes versées pour l acquisition d un immeuble Traitement des taxes versées pour l acquisition de matériel roulant Autoévaluation Chapitre 5 La production du chiffrier et des états financiers 5.1 Rôle du chiffrier Composantes du chiffrier Étapes de la réalisation du chiffrier En-tête Balance de vérification Ventilation du solde des comptes dans les états financiers État des résultats et bilan Détermination du bénéfice net ou de la perte nette Équilibre du chiffrier Localisation des erreurs Régularisations Omissions Erreurs Autres régularisations Balance de vérification régularisée Production d un chiffrier à l aide d un tableur Automatisation des calculs Calcul des totaux Peaufinage Production des états financiers État des résultats structuré Bilan structuré Autoévaluation Chapitre 6 L entreprise commerciale 6.1 Entreprise commerciale Achats Achats de marchandises Achats de biens autres que des marchandises Escomptes sur achats Rendus et rabais sur achats Frais de transport à l achat Ventes Ventes de marchandises Escomptes sur ventes Rendus et rabais sur ventes Transport sur ventes Remises sur quantité Comptabilité d exercice Comptabilité de caisse viii Table des matières TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

11 6.7 Section Avoir du propriétaire selon la forme juridique de l entreprise Entreprise individuelle Société en nom collectif Société par actions Coopérative Autoévaluation Chapitre 7 Activité synthèse 7.1 Activité synthèse Chapitre 8 Préévaluation 8.1 Activité de préévaluation Annexe I Plan de classification et calendrier de conservation Annexe II Médiagraphie Bibliographie... A.11 Webographie... A.11 Annexe III Fiche de rétroaction... A.13 Annexe IV Échéancier de travail... A.16 SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Table des matières ix

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13 PRÉAMBULE AVANT TOUTE CHOSE... BIENVENUE! Bienvenue au module Traitement de pièces! Les notions traitées dans ce module constituent le point de départ du chemin qui mène à la maîtrise de la tenue de livres. Les connaissances que vous allez acquérir serviront de fondement à la compréhension des prochains modules comptables que vous aurez à étudier dans le contexte de votre formation. Conscients de cette importance, nous nous sommes fixé comme objectif de vous aider à comprendre la «logique comptable» en vous fournissant plusieurs exercices et mises en situation réalistes et pertinentes. Prenez donc le temps nécessaire pour assimiler cette «logique comptable»; elle vous aidera à vous adapter aux situations nouvelles qui risquent fort de se présenter tout au long de votre carrière. Nous aimerions remercier tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. La chargée du projet, Johanne Chicoine SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xi

14 VOTRE FORMATION Ce module fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en comptabilité et comporte 60 heures d apprentissage. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. SYNTHÈSE DU PROGRAMME D ÉTUDES EN COMPTABILITÉ Code N o Titre du module Durée Unités* Métier et formation Recherche d information Tableaux et graphiques Calcul de pièces Mise en page de correspondance Mise à niveau en français 30 6 Rédaction en français Traitement de pièces Gestion de l encaisse Législation des affaires Interactions professionnelles Mise à niveau en anglais 75 5 Communication en anglais Production de paies Rédaction en anglais Traitement de données Tâches courantes Efficience Coût d un bien et d un service Tâches de fin de période Tâches de fin d année Déclaration de revenus Système comptable Cheminement professionnel Intégration au travail * Une unité équivaut à 15 heures de formation. xii Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

15 OBJECTIFS DU MODULE Pour connaître les tâches que vous effectuerez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module qui vous sont présentés ci-dessous. Consultez-les aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. Classifier et classer les pièces justificatives Distinguer les types d entreprises ainsi que leur forme juridique Vérifier la concordance des données entre les pièces justificatives Découvrir la raison d être de la comptabilité Découvrir les principaux termes se rapportant à la comptabilité de base d une entreprise Connaître plusieurs principes comptables généralement reconnus Découvrir et utiliser un plan comptable Appliquer la convention comptable de débit et de crédit à l analyse des transactions d une entreprise Enregistrer les pièces justificatives au journal général Reporter les écritures au Grand livre Rédiger une balance de vérification Préparer un chiffrier Vérifier et corriger les écritures AVEZ-VOUS LES PRÉALABLES? Pour réussir ce module, vous devez avoir terminé ou en partie complété le module Tableaux et graphiques afin de pouvoir : réaliser des tableaux à l aide d un tableur utiliser les formules et les fonctions d un tableur enregistrer un classeur imprimer une feuille de calcul Vous devez également connaître la gestion des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows. Si vous n avez aucune notion concernant le logiciel d exploitation de votre ordinateur, vous pouvez vous procurer un accès au cours en ligne conçu par la SOFAD, intitulé Introduction aux logiciels d exploitation, qui est un complément aux différents cours de logiciel : Vous possédez les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module. MATÉRIEL REQUIS Un tableur (Excel) Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser un tableur Une imprimante Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n enregistrez pas votre travail sur le disque dur Une calculatrice Une reliure à anneaux et huit onglets séparateurs Maintenant que vous avez rassemblé le matériel nécessaire à votre apprentissage, récupérez votre échéancier de travail à la fin du guide et consultez la prochaine section. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xiii

16 EXPLORATION DU MATÉRIEL D APPRENTISSAGE Le matériel comprend : le guide d apprentissage; une pochette contenant des pièces justificatives et des documents comptables pour certains exercices; le corrigé des exercices disponibles sur le site «Ressources pour les apprenants» de la SOFAD : quatre devoirs (pour les élèves qui suivent la formation à distance). Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d apprentissage. Guide d apprentissage Le guide d apprentissage comprend huit chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs de ce module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. L assimilation des notions théoriques vous permettra de comprendre les notions comptables pour être en mesure de comptabiliser les transactions d une entreprise et de produire ses différents rapports comptables. Les exercices théoriques vous aideront à approfondir les notions apprises. Les exercices pratiques simulent des situations de travail : en les réalisant, vous vous assurerez ainsi de développer une plus grande habileté que vous pourrez sans crainte mettre en pratique dans un milieu de travail. L activité synthèse vous permettra de consolider les apprentissages du guide. Le dernier chapitre contient une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l évaluation sommative. Corrigé des exercices Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fourni des efforts honnêtes, n hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider. Devoirs pour les élèves qui suivent la formation à distance Ce module contient quatre devoirs. Vous devez tous les réussir pour obtenir l autorisation de vous présenter à l épreuve sommative. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les quatre unités associées à ce module. DURÉE DU MODULE ET GESTION DU TEMPS Ce module est d une durée de 60 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des quatre unités qui y sont liées; cependant, le temps requis pour l exécution des devoirs, et celui qui vous serait éventuellement nécessaire pour vous familiariser avec la micro-informatique et avec Windows ne sont pas comptabilisés dans cette durée. Le nombre d heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose toutefois une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. xiv Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

17 TRAITEMENT DE PIÈCES 60 heures Préambule et exploration du matériel d apprentissage Chapitre 1 La classification et le classement 3 heures Chapitre 2 Les entreprises et leur comptabilité 3 heures Devoir 1* Chapitre 3 Le bilan et l état des résultats 7 heures Chapitre 4 Le journal général et les grands livres 18 heures Chapitre 5 Devoir 2 La production du chiffrier et des états financiers Devoir 3 9 heures Chapitre 6 L entreprise commerciale 11 heures Chapitre 7 Activité synthèse 3 heures Chapitre 8 Préévaluation 3 heures Devoir 4 Évaluation sommative Seuil de réussite : 80 % 3 heures * Les devoirs sont réservés aux élèves inscrits à la formation à distance. ORGANISATION ET ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents. Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets séparateurs. Préparez huit onglets pour ranger les documents comptables des exercices de chaque chapitre. Échéancier de travail Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide : cet échéancier s échelonne sur une période de 10 semaines et de 60 heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra donc d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer beaucoup plus aisément. N oubliez pas, cependant, que vous aurez peut-être à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. À l aide de votre échéancier de travail, qui figure à l annexe IV de ce guide, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter vos échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES Préambule xv

18 ÉVALUATION SOMMATIVE Avant de vous présenter à l évaluation sommative, n hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d autoévaluation jointe à la préévaluation (dans le dernier chapitre du guide). Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d effectuer les tâches qui seront notées. RENSEIGNEMENTS SUR LA FICHE DE RÉTROACTION Lorsque vous aurez terminé ce module, nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de celuici, afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à l annexe III de ce guide. Notez-y en cours de route tout ce que vous aimeriez nous signaler. Vous pouvez remettre cette fiche à votre enseignant ou à votre tuteur (avec votre dernier devoir), ou encore la retourner à la SOFAD par la poste ou par télécopieur. DÉMARCHE D APPRENTISSAGE ET PICTOGRAMMES Ce guide a été conçu pour vous permettre d adopter une démarche d apprentissage individualisée. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, ainsi que la préévaluation du dernier chapitre. Familiarisez-vous avec les pictogrammes du guide. Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l information ou l astuce qui l accompagne. Un rappel d une notion traitée précédemment. W ü Une adresse Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage. Une invitation à consulter le corrigé. Un devoir à faire pour les élèves qui suivent la formation à distance. xvi Préambule TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

19 CHAPITRE LA CLASSIFICATION ET LE CLASSEMENT 1 3 h Objectifs d apprentissage Distinguer les caractéristiques des documents nominatifs et administratifs Utiliser un plan de classification et un calendrier de conservation Déterminer les cotes de classification des documents financiers à l aide d un plan de classification Déterminer les délais de conservation des documents financiers à l aide d un calendrier de conservation Découvrir le matériel nécessaire au classement des documents Appliquer les règles pour classer des pièces justificatives 1.1 Concordance des données entre les pièces justificatives Les pièces justificatives (factures, chèques, bons de livraison, etc.) témoignent des transactions d une entreprise. Vous connaissez déjà l importance de vérifier leur exactitude. Au module 4, Calcul de pièces, vous avez appris que, par exemple, lors de la réception d une facture d achat, vous devez regrouper le bon de commande et le bon de livraison correspondant à la facture que vous avez reçue. Ensuite, vous devez vérifier la concordance des éléments suivants sur ces trois pièces justificatives : la description de la marchandise; le code de chaque article; les quantités de marchandises commandées, livrées et facturées; le prix de chaque article; les calculs (quantité prix unitaire, taxes et total); les modalités de paiement. Pour des raisons de pénurie de stock, il arrive parfois que le nombre d articles commandés sur le bon de commande ne corresponde pas à celui indiqué sur le bon de livraison. Le nombre d articles facturés doit nécessairement correspondre à la quantité d articles livrés (indiquée sur le bon de livraison). Lorsque tous les éléments ont été vérifiés, agrafez les pièces justificatives dans l ordre suivant : facture (sur le dessus), bon de livraison et bon de commande. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.1

20 1.2 Utilisation d une calculatrice commerciale Lorsque vous aurez à calculer ou à vérifier des calculs provenant de différentes pièces justificatives, vous utiliserez une calculatrice. Dans le module 4, Calcul de pièces, vous avez appris à utiliser une calculatrice commerciale. À titre de rappel, la prochaine figure identifie les différentes touches de cette calculatrice. Afin de développer votre dextérité, n oubliez pas d utiliser la méthode de doigté préconisée chaque fois que vous vous en servirez /4 M * M M + = M = Interrupteur Sélecteur d arrondi Sélecteur d impression ou d affichage Touches de mémoire Division Multiplication Résultat de ( ) et ( ) Total de (+) et ( ) C CE Pourcentage Addition Soustraction Sous-total (résultat partiel) Chiffres et séparateur décimal Correction (effacement partiel) Remise à zéro (effacement total) Changement de signe Non-addition Entraînement du papier Sélecteur du nombre de décimales Fig. 1.1 Calculatrice commerciale Si vous n avez pas de calculatrice commerciale à votre disposition, utilisez celle de Windows. À l aide d une de ces calculatrices, faites les exercices qui suivent. 1.2 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

21 Exercice 1.1 Vérifier des pièces justificatives Mise en situation : Vous êtes à l emploi de l entreprise Mode au vent inc. et vous devez régler la facture ci-dessous. Procédez aux vérifications d usage afin de déceler toute anomalie et, si nécessaire, recalculez la facture avant d y inscrire vos corrections. DISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC. 265, rue Dolbeau Chambly (Québec) J3L 4V9 Téléphone : Télécopieur : VENDU À : MODE AU VENT INC. 2000, boul. Charest Québec (Québec) G8Z 4P1 Téléphone : CODE QUANTITÉ DESCRIPTION FACTURE N o : 2028 Date : 20xx N o de commande : 180 Conditions : n/15 PRIX UNITAIRE MONTANT Anorak Pingouin 71, , Bottes Miranda 50, , Cardigan Tricofil 26,76 802, Débardeur Blues 10,00 500,00 N o de TPS : N o de TVQ : Somme partielle TPS TVQ TOTAL 6 369,80 318,49 635, ,68 SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.3

22 DISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC. 265, rue Dolbeau Chambly (Québec) J3L 4V9 Téléphone : Télécopieur : VENDU À : MODE AU VENT INC. 2000, boul. Charest Québec (Québec) G8Z 4P1 Téléphone : BON DE LIVRAISON N o : 2028 Date : 20xx N o de commande : 180 Date de la commande : 20xx Conditions : n/30 CODE DESCRIPTION QUANTITÉ COMMANDÉE QUANTITÉ LIVRÉE 8475 Anorak Pingouin Bottes Miranda Cardigan Tricofil Débardeur Blues LD REÇU PAR : DATE : 20xx N o de TPS : N o de TVQ : MODE AU VENT INC. 2000, boul. Charest Québec (Québec) G8Z 4P1 Téléphone : Télécopieur : Courriel : [email protected] BON DE COMMANDE N o : 180 Date : 20xx Conditions : n/30 DISTRIBUTEUR DE CUIR LAMOTHE INC. 265, rue Dolbeau Chambly (Québec) J3L 4V9 Téléphone : CODE QUANTITÉ DESCRIPTION PRIX UNITAIRE Anorak Pingouin 71, Bottes Miranda 50, Cardigan Tricofil 26, Débardeur Blues 10,00 N o de TPS : N o de TVQ : Marie-Hélène Comptant SERVICE DES ACHATS 1.4 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD ü

23 Exercice 1.2 Regrouper et vérifier des pièces justificatives Mise en situation : Vous êtes stagiaire à la Librairie Montéduc. Votre tâche consiste à réunir les bons de commande, les bons de livraison et les factures et à vous assurer qu il n y a pas d erreurs. Récupérez les pièces justificatives de l exercice 1.2 qui accompagnent ce guide. S il y a lieu, corrigez les erreurs sur les pièces justificatives de cet exercice. Prenez note qu il n y a pas de TVQ sur les volumes. ü 1.3 Gestion de documents Dans les entreprises, la prolifération du papier fait partie de la vie de tous les jours. Il y en a de toutes sortes : factures, états de compte, relevés bancaires, rapports, correspondance, communiqués, notes, revues, journaux, brochures publicitaires, etc. Si le système de classement d une entreprise est inefficace, le personnel perdra du temps à chercher des renseignements. Par contre, un système ordonné et facile à consulter sera un outil précieux pour tous ceux qui ont des décisions à prendre. La conservation des documents devient inutile si on ne peut pas les consulter ou les retrouver aisément. Par exemple, si vous êtes au téléphone avec un client qui vous demande des renseignements concernant sa dernière commande, vous devriez être en mesure de retrouver rapidement son dossier, sinon il doutera de votre compétence à gérer des documents. Les tâches que vous accomplirez dans le cadre de vos fonctions ne concerneront pas la mise sur pied d un système de gestion de documents mais plutôt la manière de l utiliser efficacement. Le responsable de la gestion des documents dans une entreprise s assure que les membres du personnel ont reçu une formation adéquate pour classifier et classer des documents. Pour une grande entreprise, il peut même s avérer profitable d offrir une brève session de formation. En résumé, les deux tâches que vous accomplirez sont la codification des pièces justificatives et le classement de ces documents. Quelle est la différence entre classifier et classer un document? Classifier un document signifie que vous lui attribuez une cote de classification. Par exemple, le plan comptable aura la cote 321. Cette cote est déterminée selon un plan de classification. Vous verrez un peu plus loin dans ce chapitre les détails de la classification. Classer un document signifie que vous le disposez selon un ordre déterminé dans une chemise de classement qui est généralement rangée dans un classeur. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.5

24 1.4 Documents nominatifs et administratifs Les différents documents circulant dans une entreprise peuvent avoir plusieurs caractéristiques. Les commis comptables reçoivent ou produisent deux types de documents : nominatifs et administratifs. Qu est-ce qu un document nominatif? Un document est nominatif lorsqu il contient des renseignements confidentiels permettant d identifier un ou plusieurs individus. Un curriculum vitæ, un relevé de notes, une déclaration fiscale et des dossiers d employés en sont des exemples. Qu est-ce qu un document administratif? Un document est administratif lorsqu il contient des renseignements nécessaires et indispensables à la gestion des activités de l entreprise. Un bon de commande, un état financier et une soumission en sont des exemples. À l occasion, un commis comptable doit remettre des documents à des collègues de travail ou à des gestionnaires. Il doit faire preuve d une très grande discrétion lorsqu il manipule des documents à caractère nominatif. Documents nominatifs Un document nominatif concerne un ou plusieurs individus et contient des renseignements de nature confidentielle. Par exemple, le commis comptable ne doit pas remettre le curriculum vitæ d un collègue de travail au commis qui en fait la demande. Il doit plutôt lui indiquer que seules les personnes autorisées y ont accès à cause de la nature confidentielle de ce type de document. Vous pouvez toujours lui remettre les factures pour qu il les classe! Renseignez-vous auprès de votre supérieur sur les règles à respecter en ce qui a trait à la manipulation des documents nominatifs. Par exemple, dans une entreprise, la politique pourra être de toujours fournir les curriculum vitæ demandés par le directeur des ventes. Dans une autre, elle pourra être d obtenir d abord l autorisation de votre supérieur. Vous devrez vous adapter aux règles de l entreprise pour laquelle vous travaillerez. Une fiche d employé contenant les renseignements suivants n est pas un document nominatif : prénom et nom; statut et fonction; échelle de salaire; adresse et numéro de téléphone au travail. Par contre, si la fiche contient le numéro d assurance sociale, l adresse et le numéro de téléphone personnel de l employé, ce document devient alors nominatif. Documents administratifs La majorité des documents qui circulent dans une entreprise sont administratifs : bilan, marge de crédit, demande de fournitures, assurances, etc. Si vous vous référez à la définition des deux types de documents, vous pourriez vous poser la question : est-ce qu un document pourrait être à la fois nominatif et administratif? La réponse est oui. En effet, certains documents sont nécessaires au bon fonctionnement de l entreprise, tout en étant confidentiels. Par exemple, le Service des ressources financières (ou de la paie) demande toujours à ses employés de remplir un formulaire pour les déductions d impôt. Ces formulaires sont à la fois nominatifs et administratifs puisqu ils contiennent des renseignements confidentiels et qu ils sont nécessaires au Service de la paie. 1.6 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

25 Par contre, un document contenant des renseignements sur un employé n est pas nécessairement administratif s il n est pas indispensable au bon fonctionnement de l entreprise. Exercice 1.3 Déterminer les documents nominatifs et administratifs Faites un crochet dans la colonne appropriée pour chacun des documents et n oubliez pas qu un document peut être à la fois nominatif et administratif. 1. Contrat d achat d un terrain 2. Cédérom contenant des états financiers Description Nominatif Administratif 3. Liste contenant le nom des employés et les dates de leurs vacances annuelles 4. Demande d accès à un document 5. Rapport comparatif des ventes trimestrielles 6. Renseignements sur la qualité des produits d un fournisseur 7. Lettre décrivant l expérience d un employé 8. Avis de concours 9. Chèque d un client 10. Rapport de revenus de l entreprise Maintenant que vous connaissez les principales caractéristiques des documents, voyons celles d un plan de classification et d un calendrier de conservation. Après cette étape, vous pourrez classifier les documents. ü 1.5 Plan de classification et calendrier de conservation Comme il a déjà été mentionné, vous n avez pas à créer de plan de classification. Cependant, vous devez savoir comment en utiliser un pour déterminer la cote de classification des pièces justificatives que vous allez traiter ainsi que leur délai de conservation. Vous vous demandez peut-être pourquoi il faut codifier un document plutôt que de tout simplement le classer dans une chemise à ranger dans un classeur. Ce système de classement était autrefois utilisé dans les entreprises, mais il s est avéré inefficace et catastrophique pour plusieurs grandes entreprises. Imaginez cette situation dans une grande entreprise : les secrétaires et les commis comptables avaient chacun leur propre système de classement. Quelques-uns pouvaient classer les frais de déplacement dans le dossier des dépenses et d autres, dans le dossier des employés concernés. Les taxes foncières pouvaient être classées dans le dossier des dépenses et, parfois, dans le dossier des bâtiments. Ces exemples sont sûrement suffisants pour vous convaincre de l importance de classifier les documents en utilisant un plan de classification. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.7

26 Éléments d un plan de classification et d un calendrier de conservation Analysons maintenant en détail les éléments d un plan de classification et d un calendrier de conservation. Le tableau suivant illustre la section des ressources financières. Tableau 1.1 Section Ressources financières d un plan de classification 300 RESSOURCES FINANCIÈRES AC SA IN REMARQUES 310 Budget Analyse et planification 312 Prévisions budgétaires 313 Approbations budgétaires 314 Suivis budgétaires E* *Conserver uniquement les documents d'approbation 6 budgétaire. Support de conservation : DOC. 320 Comptabilité 321 Plan comptable 999* 1 D *Jusqu'à une nouvelle version. 322 Revenus Comptes clients 7 Note : Tous les documents qui s'y rapportent, au nom de chaque client Revenus de placement Subventions Commandites Intérêts 1 6 D 323 Dépenses Comptes fournisseurs 1 6 D 1 = nombre d'années P = papier D = destruction MI = microfilm 6 C = conservation DOC = disque optique compact E = échantillonnage 888 = conserver jusqu'au dénouement ou règlement final 999 = conserver jusqu'à la production d'une nouvelle version 1. L en-tête contient le numéro de série ou de dossier (300) ainsi que l unité administrative (Ressources financières) qui en est responsable. 2. Les colonnes AC (actif), SA (semi-actif) et IN (inactif) indiquent la durée de vie d un document. À titre d exemple, en consultant ce tableau, vous pouvez constater que les documents intitulés Budget sont actifs pendant deux ans, puis semi-actif, pendant cinq ans. Ils deviennent ensuite inactifs mais sont conservés. Le délai de conservation de chaque document est donc indiqué dans ces colonnes. Le plan de classification de certaines entreprises ne présente pas les délais de conservation. Ces derniers apparaissent plutôt dans un document séparé, intitulé Calendrier des délais de conservation. Le responsable de la gestion des documents décide si les délais de conservation doivent être inclus ou non dans le plan de classification selon la taille de l entreprise et les tâches accomplies par les membres du personnel. 1.8 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

27 3. La colonne Remarques spécifie les particularités parfois nécessaires à la classification et à la conservation d un document. 4. Le plan contient des titres de documents et des numéros. Les titres de documents sont nommés des descripteurs et les numéros, des codes (aussi appelés cotes). Les codes ont une hiérarchie sur trois niveaux. Par exemple, pour les dossiers Budget, la codification du premier niveau est Les documents concernant le sujet Analyse et planification sont au deuxième niveau puisqu ils sont codifiés Pour faciliter la consultation des documents par les membres du personnel, une légende accompagne le plan de classification. Par exemple, le code 999 signifie de conserver le document jusqu à la production d une nouvelle version. En consultant le tableau, vous constaterez que le document Plan comptable possède ce code sous la colonne AC. 7. La codification des Comptes clients se situe au troisième niveau sous Analysez le plan de classification présenté à l annexe I (disponible à la fin de ce guide) et déterminez combien d unités administratives il possède. Combien? La réponse est effectivement six : 100 Administration générale 200 Ressources humaines 300 Ressources financières 400 Ressources matérielles et immobilières 500 Services à la clientèle 600 Informatique et communication Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec le contenu de ce plan de classification. Codification Les exemples suivants vous aideront à déterminer la cote de classification d un document, son descripteur ainsi que la section auquel il appartient. Lisez ces exemples en vous servant du plan de classification présenté à l annexe I. Exemples Vous avez rédigé un rapport sur les cours de perfectionnement en informatique offert par une entreprise à ses employés. Le rapport sera codifié , son descripteur sera Perfectionnement et sa section, Administration générale. Une commission scolaire envoie un formateur pour donner des cours aux commis comptables de l entreprise pour laquelle vous travaillez. Elle vous fait parvenir ensuite une facture pour les services rendus. La facture sera codifiée , son descripteur sera Frais de perfectionnement sous l unité administrative Ressources financières. Vous recevez une lettre d un commis aux achats qui désire des renseignements sur le montant prélevé pour son régime de retraite. La lettre sera classifiée dans le Dossier des employés sous le code 230 de l unité administrative Ressources humaines. Vous auriez pu avoir tendance à la classifier dans le dossier Régime de retraite sous le code Ainsi, lorsque vous hésitez sur le choix d un descripteur, posez-vous simplement la question : si je cherche cette lettre, dans quel dossier serait-il le plus simple de la trouver? C est certainement dans le dossier de l employé concerné. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.9

28 Vous avez à classer le contrat d assurances incendie et vol ainsi que la facture. Le contrat portera la codification 432 sous le descripteur Incendie, vol, vandalisme, sous l unité administrative Ressources matérielles et immobilières. Cependant, la facture devra être classifiée dans le compte du fournisseur sous Comptes fournisseurs dans les Ressources financières. Par exemple, si le commis aux comptes à payer fait un chèque à la compagnie d assurance et commet une erreur, il n ira pas chercher la facture dans les Ressources matérielles et immobilières, tout comme si un vol se produit et que le directeur désire lire les détails de son assurance, il ne demandera pas à un commis comptable des Ressources financières de lui remettre le contrat d assurance. Il devra plutôt s adresser à un membre du personnel des Ressources matérielles et immobilières. Parmi les documents présentés comme exemples, certains ont-ils un caractère nominatif? Oui, la lettre de l employé demandant des renseignements sur son régime de retraite. Cycle de vie des documents Tel que vous l avez vu précédemment dans le calendrier de conservation (annexe I), un document a trois cycles de vie : actif, semi-actif et inactif. Qu est-ce qui détermine l état de vie d un document? L état de vie est déterminé dans le calendrier de conservation sous les colonnes AC - SA - IN. Tableau 1.2 État de vie des déclarations fiscales 300 RESSOURCES FINANCIÈRES AC SA IN REMARQUES 326 Déclarations fiscales 2 6 D Impôt provincial Impôt fédéral Lisez les exemples suivants en consultant le tableau. Un document est actif lorsqu il est indispensable au fonctionnement quotidien d une entreprise. Par exemple, la déclaration d impôts provinciale, code , pourrait être consultée régulièrement par les comptables durant 2 ans. Un document semi-actif est consulté occasionnellement. La déclaration d impôts fédérale, code , pourrait être consultée à l occasion durant 6 ans. C est donc après 8 ans qu une déclaration d impôts atteint l état inactif et que, selon la légende du calendrier de conservation, elle sera détruite (D). Exemples Mise en situation : Le 31 janvier 20X9, vous devez vérifier l état des documents présentés dans le prochain tableau. Pour ce faire, vous utilisez le calendrier de conservation de l annexe I (disponible à la fin de ce guide) et vous suivez les étapes suivantes : Consultez la durée de vie indiquée sous les colonnes AC, SA et IN de ce type de document. Calculez l âge du document en comparant la date d aujourd hui (31 janvier 20X9) avec celle du document. Déterminez l état du document en comparant son âge avec les délais de conservation indiqués dans le calendrier. Lorsqu un document est inactif, vérifiez s il doit être détruit ou non selon la lettre inscrite dans la colonne IN La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

29 Description Actif Semi-actif Inactif Facture d électricité du 23 décembre 20X8 Bon de commande du 9 juillet 20X7 Note de crédit du 30 janvier 20X3 Facture du 1 er février 20X8 Demande d achat du 30 janvier 20X8 État de compte du 4 janvier 20X2 ü ü ü ü ü D Le document État de compte du 4 janvier 20X2 est inactif et doit être détruit. En résumé, les pièces justificatives : du 31 janvier 20X8 au 30 janvier 20X9 seront actives; du 31 janvier 20X3 au 30 janvier 20X9 seront semi-actives; du 31 janvier 20X2 et antérieures seront inactives et détruites. Exercice 1.4 Classifier des documents En utilisant le plan de classification présenté à l annexe I, déterminez la codification et le descripteur des documents ci-dessous et spécifiez s ils sont nominatifs ou administratifs. Description Code Descripteur Nominatif Administratif 1. Avis envoyé par courriel aux vendeurs concernant un rabais sur un produit 2. Lettre de demande de crédit d un client 3. Fiches de salaires des employés 4. Liste des codes pour accéder au réseau intranet 5. Demande de remboursement pour des frais de kilométrage 6. Chèque provenant d un commanditaire 7. Bon de livraison de matériel informatique reçu d un fournisseur 8. Demande d augmentation de salaire d une employée 9. Facture d un avocat pour une poursuite judiciaire 10. Relevés des transactions bancaires dans la marge de crédit ü SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.11

30 Exercice 1.5 Classifier des pièces justificatives Mise en situation : Vous êtes le commis comptable de la Boutique Web au Québec inc. Cette entreprise vend du matériel informatique. Le 31 mars 20X9, vous trouvez un dossier contenant différentes pièces justificatives. Vous devez les classifier à l aide du plan de l annexe I. Dans le tableau suivant, déterminez la codification, le descripteur et l état de vie de chacun des documents. Pour les documents inactifs, inscrivez la lettre D s ils doivent être détruits ou la lettre C s ils doivent être conservés. Description Code Descripteur A SA IN 1. Formulaire de paiement de taxes TVQ-TPS du 30 avril 20X7 2. États financiers de l année 20X0 3. Contrat d achat d un immeuble en date du 1 er avril 20X7 4. Rapport de la petite caisse du 3 janvier 20X9 5. Avant-dernier rapport d inventaire du matériel de l entreprise en date du 30 mars 20X8 6. Facture réglée pour l achat d imprimantes en date du 31 mars 20X6 7. Note de crédit remboursée à un client en date du 30 mars 20X7 8. Dernière demande d augmentation de la marge de crédit 9. Reçu pour un dîner d affaires daté du 30 mars 20X9 10. Quittance du dernier emprunt bancaire Chaque entreprise a sa façon particulière de codifier un document. La plupart demandent au personnel d inscrire la codification sur le document, mais à un endroit précis, par exemple dans le coin inférieur droit du document. C est de cette façon que vous procéderez dans ce module. Maintenant que vous êtes habile pour classifier des documents, vous devez les classer. Avant tout, voyons un peu plus en détail le matériel nécessaire pour procéder à un classement adéquat et sécuritaire. ü 1.12 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

31 1.6 Matériel et fourniture de classement Vous devez classer les documents de façon à pouvoir les repérer facilement, tout en vous assurant qu ils sont en sécurité. Par exemple, pour les dossiers contenant des documents nominatifs, vous veillerez à ce que le classeur soit muni d un dispositif de verrouillage. Comme vous l avez vu précédemment, après avoir inscrit sur le document sa codification, vous le rangerez dans sa chemise de classement. Par exemple, la facture d un fournisseur sera codifiée et elle sera déposée dans la chemise de classement à son nom dans le classeur Comptes fournisseurs. Lorsqu un dossier est composé d une facture, d un bon de livraison et d un bon de commande reliés, comment faut-il disposer ces pièces justificatives dans la chemise de classement? Au début de ce chapitre, vous avez appris à les disposer dans cet ordre : la facture sur le dessus, le bon de livraison en dessous et, finalement, le bon de commande. Il existe deux principaux types de classeurs sur le marché : les classeurs horizontaux (à clapets) et les classeurs verticaux (à tiroirs coulissants). Pour faciliter le classement, il est préférable d utiliser les classeurs horizontaux, qui permettent aux personnes de petite taille de ranger plus aisément leurs dossiers. La prochaine figure identifie ces deux différents types de classeurs. Classeur à tiroirs coulissants Classeur à clapets Fig. 1.2 Classeurs Partons à la découverte du matériel utilisé pour classer des documents en ouvrant le tiroir d un classeur et en identifiant son contenu. La prochaine figure présente le contenu d un tiroir de classeur. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.13

32 - D - Duchesne, Raymond, notaire Drozdiak, David Dobai, Georges 1 - D - - C - Conseillers Boulanger, Charest & Associés Imprimerie Lanthier ltée Commission de la santé et de la sécurité au travail 2 - CO - Centre d informatique Marquette inc. Centre administratif de Laval inc. Ceccuci, Fernando - CE - Carrière, Domingue & Associés 3 Caisses enregistreuses Williams inc. CGI inc. - C - Fig. 1.3 Organisation des dossiers 1. Les guides principaux sont des guides de classement. Ils servent à diviser les chemises de classement en sections pour en faciliter le repérage. Ils sont fabriqués en carton plus rigide que les chemises de classement. Dans notre exemple, puisque les dossiers sont classés par ordre alphabétique, les guides principaux présentent les lettres de l alphabet pour faciliter la recherche des dossiers. La figure ci-contre présente des guides principaux. Fig. 1.4 Guides principaux 1.14 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

33 2. Les dossiers sont soutenus par des rails situés à l intérieur du tiroir d un classeur. Dans notre exemple, les guides identifient les deux premières lettres des dossiers classés. De cette manière, il est plus facile de repérer un dossier. Sur chacune des chemises suspendues, des fentes permettent l insertion d un onglet sur lequel on inscrit le nom de la section (ex. : CE, CO, etc.). La figure ci-contre présente un exemple de chemise suspendue. 3. À l intérieur d une chemise suspendue, on retrouve habituellement une chemise de classement en carton semi-rigide qui, à l aide d une étiquette, indique le nom des dossiers individuels. La chemise ainsi que les documents classés à l intérieur constituent un dossier. Il est aussi possible d utiliser des chemises de différentes couleurs pour créer encore d autres catégories. Deux grandeurs de chemises sont généralement utilisées pour le classement. Ce sont le format lettre Fig. 1.5 Chemise suspendue (8 1/2 po 11 po ou 21,25 cm 27,5 cm) et le grand format (8 1/2 po 14 po ou 21,25 cm 35 cm). La prochaine figure présente un exemple de chemise. En consultant un dossier, les documents doivent apparaître comme dans un livre, c est-à-dire qu ils doivent tous être classés dans le même sens, l en-tête à gauche. La figure de droite présente la disposition des documents dans une chemise. Le 10 septembre 200X Fig. 1.6 Chemise de classement Fig. 1.7 Disposition des documents dans une chemise 1.7 Classement Les documents sont fréquemment classés par ordre alphabétique, numérique ou alphanumérique. Si vous travaillez pour une grande ou moyenne entreprise, la personne responsable de la gestion de documents décidera de la manière de classer les documents. Exemple Mise en situation : La Librairie Montéduc utilise le plan de classification de l annexe I pour classifier ses documents. Elle les classe ensuite dans une chemise par ordre alphabétique. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.15

34 Récupérez les pièces justificatives intitulées Exemple 1.7, qui accompagnent ce guide. Les pièces sont numérotées de 1 à 11 et sont classées par ordre chronologique. Analysons ensemble ces onze pièces justificatives. Quels seront la codification et le descripteur de ces documents? Comptes clients. Ces pièces sont-elles de type nominatif ou administratif? Administratif. Quels sont les clients concernés? Institut Info de l avenir, Le centre du jeu et Comptabilité sur mesure. Pour chacun des clients, rassemblez correctement les documents; Institut Info de l avenir : chèque n o 119, facture n o 7, bon de livraison n o 7 et bon de commande n o 36. Comptabilité sur mesure : facture n o 5, bon de livraison n o 5 et bon de commande n o Le centre du jeu : chèque n o 181, facture n o 6, bon de livraison n o 6 et bon de commande n o 225. Lorsque les pièces justificatives sont rassemblées, vous devez en vérifier le contenu, comme vous l avez déjà appris. Les pièces justificatives étant rassemblées selon les règles de l art, écrivez sur chacune d elles la codification dans le coin inférieur droit, soit : Imaginez maintenant que vous avez le dossier Comptes clients et que vous rangez les pièces justificatives suivant l ordre alphabétique dans une chemise de classement. Le premier client sera donc Le centre du jeu, le deuxième, Comptabilité sur mesure et le troisième, Institut Info de l avenir. Si vous vous référez au numéro des pièces justificatives, le résultat final devrait se présenter ainsi dans la chemise de classement : 4, 6, 9, 8, 10, 11, 3, 5 et 7. Les chèques (1 et 2) seront déposés et non classés! Vous découvrirez, plus loin, pourquoi il faut classer Le centre du jeu avant Comptabilité sur mesure (règle n o 12). Voyons maintenant un peu plus en détail les différents systèmes de classement. Classement alphabétique Le classement alphabétique est le système le plus courant. Il consiste à ranger des documents dans l ordre alphabétique d après les noms des individus, des entreprises, des associations, des organismes gouvernementaux, etc. Il est simple à utiliser et facile à consulter. Cependant, il comporte certaines règles qu il faut connaître avant même de commencer le classement. Classement des noms de personnes La première étape de classement alphabétique consiste à identifier les unités de classement. Ainsi, le patronyme (ou nom de famille) représente la première unité de classement; le prénom, la deuxième. Vous devez donc subdiviser les noms ou groupes de noms. Ces unités sont le fondement même du système de classement alphabétique. Vous devez absolument en tenir compte pour classer adéquatement les documents. Règle n o 1 : L alphabet est le point de départ. Règle n o 2 : Le patronyme est la première unité de classement La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

35 Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Suzanne Carrier Carrier Suzanne Marie Célestin Célestin Marie Véronique Tremblay Tremblay Véronique Angelo Vitello Vitello Angelo N.B. Le nom de famille constitue l unité 1 et le prénom, l unité 2. Si plusieurs noms commencent par la même lettre, vous les comparez. Par exemple, Girard vient avant Girouard, parce que la lettre «a» vient avant la lettre «o». Lorsque deux patronymes sont identiques, le prénom devient alors l unité de classement sur laquelle vous devez vous baser (une initiale est considérée comme un prénom). Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 J. Desbiens Desbiens J. O. Desgagné Desgagné O. Simon Fraser Fraser Simon Martine Girard Girard Martine Julie Girouard Girouard Julie Martin Girouard Girouard Martin Jim Ross Ross Jim Alfred Sung Sung Alfred Lorsque vous avez déterminé les unités de classement de chaque nom, vous pouvez les ranger selon l ordre alphabétique. Dans la liste alphabétique, vous devez toujours séparer le patronyme du prénom par une virgule (Jeanne Simoneau = Simoneau, Jeanne). Desbiens, J. sera classé en premier, car le «b» de Desbiens vient avant le «g» de Desgagné. Si les patronymes sont identiques, le prénom servira à déterminer quel nom sera classé en premier. Ainsi, on classera le nom Julie Girouard avant Martin Girouard, car le «J» de Julie vient avant le «M» de Martin. Les particules d, D, Da, De, Del, De la, Des, Di, Du, L, La, Le, Mac, Mc, O, San, St, Saint, Van, Van der, Von, Von Der, etc. sont considérées comme faisant partie du patronyme. Le préfixe St (en français comme en anglais) doit être classé comme si ce mot était écrit au long (Saint). De plus, on ne fait pas de distinction entre Saint et Sainte dans le classement. Règle n o 3 : Le prénom détermine l ordre lorsque deux ou plusieurs patronymes sont identiques. Règle n o 4 : Les particules font partie du patronyme. Dans certains bureaux ou répertoires téléphoniques, les noms débutant par Saint sont classés avant ceux qui commencent par Sa. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.17

36 Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Gilles de Champlain de Champlain Gilles Giovanni Delli Colli Delli Colli Giovanni Pedro Di Almeida Di Almeida Pedro Josée Le Page Le Page Josée John Mac Donald Mac Donald John André St-Arnaud St-Arnaud André Gabrielle Saint-Yves Saint-Yves Gabrielle Maria Van Derbilt Van Derbilt Maria Les patronymes ainsi que les prénoms composés sont considérés comme une seule unité de classement s ils sont reliés par un trait d union. Règle n o 5 : Le trait d union unit les noms de famille et les prénoms. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Lyne-Marie Gagnon Gagnon Lyne-Marie Sophie Laquerre-Simoneau Laquerre-Simoneau Sophie Denis Lemieux-Champagne Lemieux-Champagne Denis Andrée-Anne Lepage-Miron Lepage-Miron Andrée-Anne Sylvain-Luc Messier Messier Sylvain-Luc Marie-Soleil Tanguay Tanguay Marie-Soleil Si vous rencontrez plusieurs patronymes identiques, le patronyme seul sera classé le premier et l initiale sera classée avant un prénom complet si celui-ci débute par la même lettre. Règle n o 6 : L absence a priorité. Exemples a) Vous devez d abord déterminer les unités de classement. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Jean C. Beaulieu Beaulieu Jean C. Jeanne Beaulieu Beaulieu Jeanne Beaulieu Beaulieu Jean-Claude Beaulieu Beaulieu Jean-Claude J. Beaulieu Beaulieu J. Jean Beaulieu Beaulieu Jean J.C. Beaulieu Beaulieu J. C. J.-C. Beaulieu Beaulieu J.-C La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

37 b) Ensuite, vous devez placer les noms par ordre alphabétique en accord avec la règle précédente. 1. Beaulieu 2. Beaulieu, J. 3. Beaulieu, J.C. 4. Beaulieu, J.-C. 5. Beaulieu, Jean 6. Beaulieu, Jean C. 7. Beaulieu, Jean-Claude 8. Beaulieu, Jeanne Un changement aux dispositions du Code civil du Québec concernant le droit de la famille a modifié la façon d écrire le nom des femmes. Ainsi, les femmes mariées avant le 2 avril 1981 peuvent porter leur nom à la naissance, le nom de leur mari ou encore une combinaison des deux noms. Par contre, une femme mariée après le 3 avril 1981 ne peut légalement porter le nom de son mari. Dans ce cas, le classement se fera à partir du nom à la naissance, selon les règles habituelles. Règle n o 7 : Les noms de femmes mariées a) avant le la femme peut porter les deux noms; b) après le elle doit porter son nom à la naissance. La majorité des organismes gouvernementaux et paragouvernementaux (ministères, hôpitaux, cliniques, etc.) utilisent le nom à la naissance, peu importe la date du mariage, pour faciliter la recherche d information. Certaines entreprises privées optent aussi pour le nom à la naissance comme première unité de classement. Les titres Madame et Monsieur placés devant un nom ne sont généralement pas considérés comme des unités de classement. Cependant, le titre Madame sera reporté entre parenthèses à la fin d un nom si celui-ci peut prêter à confusion. Règle n o 8 : Les titres et dénominations ne sont pas des unités de classement. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 M. Adnane Benmoussa Benmoussa Adnane M me Claude Longpré Longpré Claude (Madame) Dans l exemple ci-dessus, Claude Longpré et Adnane Benmoussa sont des noms qui peuvent convenir aussi bien à des hommes qu à des femmes. Le titre Madame est donc reporté à la fin. Quant au titre Monsieur, la règle veut qu on le laisse tomber, sauf si un prénom masculin est plus couramment associé à une femme et qu on veut éviter toute confusion (ex. : Doris). Le titre Mademoiselle est remplacé par Madame, même pour les célibataires. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.19

38 Les titres honorifiques, ou encore ceux qui identifient une profession, ne sont pas considérés comme des unités de classement s ils sont placés devant un prénom et un nom. Vous devez donc les reporter à la fin, écrits au long ou sous forme d abréviations, entre parenthèses. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 D r Yves Blais Blais Yves (Docteur) M gr Luc Dubé Dubé Luc (Monseigneur) M e Émile Laflamme Laflamme Émile (Maître) Lorsque deux ou plusieurs noms sont identiques, vous devez les ranger les uns à la suite des autres dans le classeur. Pour savoir lequel vient en premier, vous devez trouver ce qui les distingue. Il est habituellement convenu de commencer par la région géographique la plus vaste, soit le nom du pays. S il est le même, vous poursuivrez avec la province, la ville, ou même l adresse. Si les noms de rues sont identiques, vous classerez les documents selon le numéro civique, le plus petit ayant priorité. Dans le cas où le père et le fils résident à la même adresse, on tiendra compte des inscriptions Junior, Senior, fils, père, I, II, III après le nom. Exemples Jean Gagnon Jean Gagnon 154, rue Principale 98, rue Principale Chertsey (Québec) 2 Rawdon (Québec) 4 Jean Gagnon Jean Gagnon 179, rue Principale 12, rue Secondaire Rawdon (Québec) 5 Chertsey (Québec) 3 Jean Gagnon Jean Gagnon fils 8, rue Principale 179, rue Principale Bolton (Québec) 1 Rawdon (Québec) 6 Les noms étrangers peuvent susciter des questions. Est-ce un homme, une femme, quel mot est le prénom, le nom de famille? Si vous êtes en mesure de déterminer le prénom et le nom de famille, vous devez suivre les règles habituelles de classement. Par contre, si vous ne pouvez distinguer les deux termes, la règle veut que vous inscriviez le nom dans l ordre où il se présente, en n oubliant toutefois pas de faire un renvoi, c est-à-dire d insérer, dans un second dossier portant le nom inverse, une feuille indiquant sous quel titre ont été classés les documents. Pour ne pas surcharger inutilement les classeurs, vous pouvez tout simplement inscrire cette information dans un fichier ou répertoire de tous les dossiers. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Armando Rodriguez Rodriguez Armando Swann Lee Swann Lee Règle n o 9 : Les noms identiques seront classés selon la région géographique. Règle n o 10 : Quand on ne peut distinguer le prénom du patronyme dans un nom étranger, on classe chaque élément dans l ordre où il se présente La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

39 Pour faciliter le repérage, vous pouvez ouvrir, au nom de Lee Swann, un dossier dans lequel une feuille renverra l utilisateur au document intitulé Swann Lee, comme l indique l exemple suivant. Cette information pourra également être inscrite dans un fichier alphabétique des dossiers. Ainsi, dans la section L, la fiche «Lee Swann» indiquera sous quel nom a été ouvert le dossier principal. Exemple LEE SWANN Voir SWANN LEE Note : Certains noms étrangers pourront vous être familiers, ou vous parviendrez parfois à distinguer le patronyme du prénom simplement en vérifiant dans un annuaire téléphonique. Cependant, pour faciliter la recherche des dossiers, il est conseillé de toujours faire des renvois. Exercice 1.6 Classer des noms de personnes par ordre alphabétique Déterminez les unités de classement des noms qui suivent, puis classez-les par ordre alphabétique. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Jim Perry M. Proulx-Richer Domenico Perruccio J.-G. Vachon Luc Mireault Gilles Lamirande Thérèse McDonald Diane Saint-Amand Suzanne Lamonde Marie-Jeanne Mireau Marielle Saint-Jean Patricia Hutchison Ginette Mireau-Richer L. Mireau Mohamed Salem Gabriel Soussana Marie J. Mireau Madeleine Proulx Georgette Vachon-Perry Luc M. St-Jean SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.21

40 1. ORDRE ALPHABÉTIQUE Classement des raisons sociales ü Habituellement, les unités de classement vont selon l ordre de présentation. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Brasserie Mercier Brasserie Mercier Pépinière Bellefeuille Pépinière Bellefeuille Restaurant Hélène Restaurant Hélène 1.22 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

41 Par contre, si la raison sociale contient un patronyme et un prénom, vous appliquerez la règle de l inversion, comme pour les noms de personnes. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Épicerie Renée Audet Épicerie Audet Renée Pharmacie Jean Dubuc Pharmacie Dubuc Jean Il est cependant permis de conserver chaque élément de la raison sociale dans l ordre où il se présente si l entreprise est très connue et si un changement risque de créer une certaine confusion. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Pharmacie Émilie Lepage Pharmacie Émilie Lepage John Labatt Ltd. John Labatt Ltd. Si vous travaillez pour une petite entreprise et que votre patron vous demande d instaurer un nouveau système de classement, vous devrez décider d une marche à suivre et la respecter pour tous les documents semblables. Ainsi, certains bureaux qui font surtout des affaires avec des propriétaires d entreprises vont préférer classer les dossiers en inscrivant d abord le nom des individus. On retrouve d ailleurs de nombreuses raisons sociales où le générique a légalement été enregistré après le spécifique. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Épicerie Renée Audet Audet Renée Épicerie Jacques Dulac Transport Dulac Jacques Transport Pierre Laroche Construction Laroche Pierre Construction Les entreprises observent habituellement les règles de base du classement. Comme vous venez de le voir, cependant, des éléments secondaires sont parfois adaptés aux besoins particuliers de chaque bureau. Ces changements peuvent nécessiter une période de rodage avant d être définitivement intégrés au système. Si vous travaillez dans un bureau où la méthode de classement a déjà fait ses preuves, vous devrez suivre les règles déjà établies; néanmoins, rien ne vous empêchera de suggérer des améliorations. En cas de doute, n oubliez pas que des renvois sont toujours possibles. Exemple : Dans une chemise identifiée au nom de Dubuc, Jean, une feuille de renvoi peut indiquer de se reporter au dossier Pharmacie Dubuc, Jean ou, encore, au dossier Pharmacie Jean Dubuc. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.23

42 Les renvois peuvent également être notés sur une liste ou dans un fichier alphabétique de tous les dossiers, comme le montre le prochain exemple. Exemple LISTE DES DOSSIERS DE RENVOIS EMPLACEMENT : Classeur n o 3, 2 e tiroir NOM : Dagenest, Paul, notaire Da Silva, Bruno Dépanneur Pierre Lamontagne (V. Lamontagne, Pierre) Desbiens, Géraldine Distributions MSP ltée Doré, Pierre Doucet Transport inc. Dubonnet, Philippe Dubuc, Jean (V. Pharmacie Dubuc, Jean) Dulac, Paul (Dentiste) Dulude, Claude (Madame) Durand, Jacques etc. Les titres qui font partie des raisons sociales sont considérés comme des unités de classement et ils sont inscrits dans l ordre où ils se présentent. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Pierre Lépine, notaire Lépine Pierre notaire Maître piscine Maître piscine Monsieur Jeannot inc. Monsieur Jeannot inc. Les noms de famille reliés par un trait d union se divisent en unités distinctes si aucun prénom ne figure dans la raison sociale. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Pharmacie Lapointe-Dulac Pharmacie Lapointe Dulac Quincaillerie Doré-Andrès Quincaillerie Doré Andrès Par contre, si un prénom apparaît dans la raison sociale, vous devrez suivre la règle des noms composés de personnes. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Pharmacie Pierre Lapointe-Dulac Pharmacie Lapointe-Dulac Pierre Quincaillerie Paul Doré-Andrès Quincaillerie Doré-Andrès Paul 1.24 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

43 À la fin des noms d entreprises, on retrouve habituellement des particules comme ltée, inc. Ces particules font partie intégrante de la raison sociale et doivent être considérées comme des unités de classement. Cependant, même si elles sont abrégées, on doit les classer comme si elles étaient écrites au long. Règle n o 11 : Les particules distinctives sont des unités de classement. Abréviations françaises Abréviations anglaises Cie = Compagnie Co. = Company Ltée = Limitée Ltd. = Limited Inc. = Incorporée Inc. = Incorporated Corp. = Corporation Corp. = Corporation Bros. = Brothers (frères) Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Bell Canada ltée Bell Canada ltée Meubles Pascal inc. Meubles Pascal inc. S. Albert ltée S. Albert ltée Les particules en fin de raisons sociales sont toutes considérées comme des unités de classement. Comme les articles apparaissant au début du générique des raisons sociales n ajoutent rien à la compréhension du genre d entreprise, vous devrez, aux fins du classement, les reporter après la dernière unité, entre parenthèses. La première unité de classement débutera alors par une majuscule. Règle n o 12 : Les articles l, la, les placés au début d un générique sont reportés à la fin, entre parenthèses. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Les ameublements Chouette Ameublements Chouette (Les) La fromagerie Gascon Fromagerie Gascon (La) La quincaillerie Dumoulin Quincaillerie Dumoulin (La) Cette façon de faire vous permettra de regrouper les entreprises semblables. Exemples : Fromagerie Gascon (La) Fromagerie Gauthier inc. Fromagerie Le pont de l île Fromageries Louisbourg ltée (Les) Quincaillerie Dumoulin inc. (La) Quincaillerie Le coin du bricoleur Quincaillier Ro-Na (Le) SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.25

44 Dans les dénominations fantaisistes, les articles l, le, la, les, du, de la, des sont considérés comme faisant partie de l unité du mot auquel ils se rapportent. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 La bonne fourchette La bonne fourchette La Presse ltée La Presse ltée Les trois mousquetaires Les trois mousquetaires Les prépositions et articles à, au, aux, chez placés au début des raisons sociales fantaisistes sont généralement considérés comme des unités de classement indépendantes. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 À la bonne franquette À la bonne franquette Aux trois tilleuls Aux trois tilleuls Chez Marjo Chez Marjo Les règles qui prévalent pour les dénominations fantaisistes s appliquent également aux articles apparaissant dans le spécifique des raisons sociales. Exemples Règle n o 13 : Les articles inclus dans les dénominations fantaisistes font généralement partie de l unité de classement des mots auxquels ils se rapportent. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Auberge Chez Karo Auberge Chez Karo Dépanneur L étoile du nord Dépanneur L étoile du nord Restaurant La soupière Restaurant La soupière On peut parfois trouver un prénom abrégé dans une raison sociale. Ces abréviations de prénoms sont classées sans être changées. Règle n o 14 : Les abréviations de prénoms sont classées comme telles. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 UNITÉ 4 Jos. Gagnon & Fils inc. Gagnon Jos. (&) Fils inc. Joseph Gagnon & Fils inc. Gagnon Joseph (&) Fils inc. Ed. Guérard et Frères Guérard Ed. (et) Frères Edmond Guérard & Frères inc. Guérard Edmond (&) Frères inc. Dans l exemple ci-dessus, vous pouvez constater que la perluète (&) et la conjonction «et» ne font partie d aucune unité de classement et qu elles sont placées entre parenthèses après le premier mot qu elles relient La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

45 Dans les sigles et combinaisons de lettres, chaque lettre est considérée comme une unité de classement. En général, les sigles peuvent être prononcés de deux façons : lettre par lettre (CSST) ou encore comme un mot (ONU, UNESCO) que l on appelle acronyme. Seuls les acronymes sont classés comme des mots sans être séparés lettre par lettre. Règle n o 15 : Les sigles épelés sont classés lettre par lettre alors que les acronymes sont classés comme des mots. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 UNITÉ 4 CJMS C J M S ITT Corp. I T T Corp. Réseau TVA Réseau T V A TBC Bijouterie T B C Bijouterie UNESCO UNESCO Les noms d entreprises comportant des chiffres sont classés comme si les chiffres étaient écrits en toutes lettres. Chaque chiffre est alors considéré comme une unité de classement. Exemples Règle n o 16 : Les chiffres sont classés comme s ils étaient écrits en toutes lettres. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Boutique 5 e Avenue Boutique 5 e Avenue Boutique 1 re Avenue Boutique 1 re Avenue Hôtel 5 saisons Hôtel 5 saisons Hôtel 4 saisons Hôtel 4 saisons Royal 22 e régiment Royal 22 e régiment Les succursales d une entreprise sont classées selon la ville. S il y a plusieurs succursales dans une même ville, ou si deux noms de villes sont identiques, le nom du pays ou de la province servira à déterminer l ordre. Règle n o 17 : Les succursales sont classées selon la ville. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.27

46 Exemples NOM ABC Compagnie ltée, Montréal ABC Compagnie ltée, Québec ABC Compagnie ltée, Munich (Allemagne) ABC Compagnie ltée, Toronto ABC Compagnie ltée, London (Ontario) ABC Compagnie ltée, Montréal (France) ABC Compagnie ltée, Francfort (Allemagne) ABC Compagnie ltée, London (Angleterre) ORDRE ALPHABÉTIQUE ABC Compagnie ltée, Francfort (Allemagne) ABC Compagnie ltée, London (Angleterre) ABC Compagnie ltée, London (ON) (Canada) ABC Compagnie ltée, Montréal (QC) (Canada) ABC Compagnie ltée, Montréal (France) ABC Compagnie ltée, Munich (Allemagne) ABC Compagnie ltée, Québec (QC) (Canada) ABC Compagnie ltée, Toronto (ON) (Canada) Note : Dans l exemple ci-dessus, vous pouvez constater que le nom des provinces n est pas écrit au long, mais qu il a été abrégé pour faciliter le traitement informatique. On utilise le symbole QC au lieu de Québec dans les envois massifs de lettres ou de circulaires et toutes les fois qu une certaine concision est exigée pour des questions d espace ou d efficacité. Les noms d hôtels, de motels, d institutions et d associations sont classés dans l ordre où ils se présentent, en suivant les règles du classement des noms d entreprises. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Hôtel Champlain inc. Hôtel Champlain inc. Motel des Laurentides Motel des Laurentides Société d aide à l enfance Société d aide à l enfance Les noms d hôpitaux sont classés tels qu ils se présentent. Exemples Règle n o 18 : Les noms d hôtels, de motels, d associations et d hôpitaux suivent les règles de classement des noms d entreprises. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 Hôpital Notre-Dame Hôpital Notre-Dame Centre hospitalier Verdun Centre hospitalier Verdun Clinique médicale Concorde Clinique médicale Concorde 1.28 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

47 Les écoles élémentaires et secondaires sont habituellement classées sous la rubrique de la commission scolaire à laquelle elles appartiennent. Exemples Règle n o 19 : Les institutions d enseignement et les services gouvernementaux sont regroupés. NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Commission scolaire Sainte-Croix Centre CIBLE École Jean-Groulx École secondaire Paul-Gérin-Lajoie Commission scolaire Taillon École Charles-Lemoyne Les autres maisons d enseignement (cégeps, universités, collèges privés, écoles privées) doivent être classés selon l ordre des mots. Exemples NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 Cégep de Jonquière Cégep de Jonquière Cégep Limoilou Cégep Limoilou Collège Brébeuf Collège Brébeuf Institut Teccart Institut Teccart Université de Montréal Université de Montréal Université de Sherbrooke Université de Sherbrooke Les noms des services et des organismes gouvernementaux sont généralement classés par ordre alphabétique selon les ministères. Il en va de même pour les municipalités. Exemples NOM Gouvernement du Canada Agence des services frontaliers Agence du revenu du Canada Conseil des arts du Canada Direction du personnel Direction régionale du Québec Emploi et Immigration Canada Gouvernement du Québec Bureau de placement Comité paritaire Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse Régie de l assurance maladie du Québec Régie des rentes du Québec Revenu Québec Travail (ministère du) Ville de Montréal Bibliothèques Enlèvement de la neige Feux de circulation Voirie SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.29

48 Exercice 1.7 Classer des raisons sociales Déterminez les unités de classement des noms d entreprises ou d associations suivants : NOM UNITÉ 1 UNITÉ 2 UNITÉ 3 UNITÉ 4 UNITÉ 5 Collège de Maisonneuve Pharmacie Jean-Louis Lortie Centre sportif Gadbois Galerie d art Laurie UNESCO Salon Julie Motel Le cheminot CJMS Clinique dentaire Legault Aux 1000 idées Université du Québec à Montréal Collège de Montréal Aux 1000 fleurs Salon La jolie Pharmacie Lortie Boutique d animaux Pitou Restaurant La popote Société d assurances Tourangeau ltée IBM Canada ltée 1.30 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

49 Classez la liste par ordre alphabétique. 1. ORDRE ALPHABÉTIQUE ü SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.31

50 Classement numérique Le classement numérique est utilisé pour ranger les documents portant un numéro, comme les contrats, les factures, les polices d assurance, les commandes, etc. Il peut aussi servir à classer la correspondance. On retrouve surtout ce système de classement dans les bureaux d avocats, d architectes, de notaires et de médecins. Les compagnies d assurances, les hôpitaux, les banques et les entreprises commerciales l utilisent aussi. Avec ce type de classement, il n y a que des dossiers individuels auxquels vous devez d abord attribuer un numéro. Vous remplissez ensuite une fiche en indiquant les noms, adresse et numéro de téléphone du correspondant, puis vous inscrivez le numéro du dossier dans le coin supérieur droit. Exemple Bilodeau, Marthe 01 Madame Marthe Bilodeau 56, rue des Pinsons Oiseauville (Québec) J0H 1G0 Vous devez ranger le dossier dans le classeur à l endroit désigné, et la fiche par ordre alphabétique dans le fichier. Vous pourrez repérer vos documents de deux façons : par le numéro du dossier ou le nom du correspondant. Avantages de ce type de classement Simplicité : ce système de classement suit l ordre des chiffres connu de la majorité. Souplesse : comme les nombres sont infinis, la quantité de dossiers pouvant être classés selon ce type de classement l est aussi. Rapidité : il est facile et rapide de classer le dossier 19 entre les dossiers 18 et 20. Inconvénient de ce type de classement Le principal inconvénient du système de classement numérique est son accès indirect. Ainsi, il faut habituellement consulter un index alphabétique pour obtenir le numéro du dossier recherché. Exemple : Vous voulez localiser le dossier de M me Fernande Simoneau. Si vous ignorez son numéro de dossier, vous devrez consulter le fichier alphabétique. Vous chercherez alors sous Simoneau, Fernande, et le numéro de dossier correspondant sera inscrit sur la fiche. Vous irez ensuite dans le classeur quérir le dossier en question La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

51 Observez le schéma ci-dessous Imprimerie Lanthier ltée 118 Lalonde, Robert, inc. 117 Thisdale, Henry Voyages 116 Caisses enregistreuses Williams ltée 115 Mahmood, Bassam 114 Reif, Peter publicité 113 Centre administratif de Laval 112 Pitman Construction inc. 111 Duchesne, Raymond, notaire CGI inc. 109 Ceccuci, Fernando 108 Dobal, Georges 107 Ethier, Wilfrid 106 Assi, Sam C.G.A. 105 Gault, Kim 104 Centre d informatique Marquette inc. 103 Lafrenière & Fils inc. 102 Fiducie Marchand ltée 101 Drozdiak, David 100 Carrière, Domingue & Associés 100 Fig. 1.8 Organisation des dossiers SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.33

52 Classement alphanumérique Les règles de classement déjà apprises s appliquent au classement alphanumérique. Ce système de classement requiert une combinaison de lettres et de chiffres pour codifier les entreprises ou les correspondants. La Régie de l assurance maladie du Québec utilise un code alphanumérique pour distinguer chaque détenteur de carte. Examinez la vôtre : elle contient les trois premières lettres de votre nom de famille, la première lettre de votre prénom, votre date de naissance (année, mois, jour) et un code de deux chiffres à la fin. Par exemple, Diane Jolicoeur, née le 26 avril 1970, aura comme code : JOLD705426XX. Avez-vous remarqué quelque chose de spécial? Le mois de naissance n est pas 04 pour avril mais 54. C est une façon de distinguer les hommes des femmes. En effet, le nombre 50 est ajouté au mois de naissance des femmes. Le ministère de l Éducation se sert également d un code alphanumérique. Votre permis de conduire en comporte un lui aussi. Les plaques d immatriculation, les codes postaux sont d autres exemples. Le système de classement alphanumérique est de plus en plus populaire, parce qu il est illimité. En effet, il permet d ajouter tous les dossiers voulus avec un code unique pour chaque entreprise ou personne. Il assure donc une certaine confidentialité, puisqu il faut savoir comment le code est construit pour connaître le nom de la personne à qui il a été attribué. Certaines entreprises distinguent leurs différents services au moyen de lettres qu elles ajoutent à leurs numéros de formulaires comptables (factures, demandes d achat, bons de commande). Elle peuvent ainsi classer facilement chaque formulaire dans l ordre alphanumérique, tout en sachant quel service est concerné par la transaction. Observez bien les numéros des deux factures suivantes : L = Livres R = Revues DISTRIBUTEUR LE PARCHEMIN 6211, rue Saint-Hubert Montréal (Québec) H4S 2J8 Téléphone : Télécopieur : [email protected] VENDU À : LIBRAIRIE MONTÉDUC 1409, rue Sauvé Est Montréal (Québec) H1T 4M8 Téléphone : CODE QUANTITÉ DESCRIPTION FACTURE N o : L-2287 Date : 20xx N o de commande : 4 Conditions : n/30 PRIX UNITAIRE MONTANT IN Word de base 15,00 300,00 IN Excel de base 16,00 192,00 IN Environnement Windows 14,00 350,00 N o de TPS : N TVQ o de TVQ : : Somme partielle TPS TVQ TOTAL 842,00 42,10 884, La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

53 DISTRIBUTEUR LE PARCHEMIN 6211, rue Saint-Hubert Montréal (Québec) H4S 2J8 Téléphone : Télécopieur : [email protected] VENDU À : LIBRAIRIE MONTÉDUC 1409, rue Sauvé Est Montréal (Québec) H1T 4M8 Téléphone : CODE QUANTITÉ DESCRIPTION FACTURE N o : R-2291 Date : 20xx N o de commande : 9 Conditions : n/30 PRIX UNITAIRE MONTANT IN Typographie 5,50 55,00 IN Mise en page 7,25 108,75 N o de TPS : N TVQ o de TVQ : : Somme partielle TPS TVQ TOTAL 163,75 8,19 171,94 Exercice 1.8 Classer par ordre alphanumérique Classez la liste suivante en utilisant le système alphanumérique. AC-7885 WX-6622 A WZ-520 BC-61 RF-3443 AZ-400 W BL GIT ü SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.35

54 1.8 Classification et classement Révisez maintenant les tâches que vous avez à accomplir pour classifier et classer des pièces justificatives. Rassemblez les pièces justificatives : chèque, facture, note de crédit, bon de livraison et bon de commande. Vérifiez la concordance des données. Inscrivez le code approprié sur chaque pièce justificative (dans le coin inférieur droit) à l aide du plan de classification et du calendrier de conservation (annexe I). Selon l ordre que vous ou l entreprise avez choisi, classez les pièces justificatives dans leur chemise. Disposez chaque chemise dans le classeur approprié. La figure suivante illustre un tiroir contenant les pièces justificatives de l exemple 1.7 pour la Librairie Montéduc. Récupérez ces pièces que vous avez rassemblées, codifiées et classées par ordre alphabétique dans la section 1.7. Selon le plan de classification de l annexe I, elles étaient toutes codifiées sous le descripteur Comptes clients. Donc, les pièces sont disposées suivant l ordre alphabétique dans la chemise de classement Comptes clients. Les chemises sont disposées dans l ordre numérique dans le classeur, selon la codification du plan de classification. Unité administrative RESSOURCES FINANCIÈRES Guide principal Arrière du tiroir du classeur Chemise de classement Guide principal 323 DÉPENSES 322 REVENUS Série de dossiers Comptes fournisseurs Comptes clients Institut Info de l'avenir Bon de commande n o 36 Bon de livraison n o 7 Facture n o 7 Comptabilité sur mesure Bon de commande n o 2947 Bon de livraison n o 5 Facture n o 5 Centre du jeu (Le) Bon de commande n o 225 Bon de livraison n o 6 Facture n o 6 Devant du tiroir du classeur Fig. 1.9 Classement des pièces justificatives Ainsi, les pièces justificatives peuvent être classées par ordre alphabétique à l intérieur d une chemise de classement, et les chemises de classement peuvent être classées par ordre alphanumérique selon leur code de classification La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

55 Dans certaines entreprises, les pièces justificatives pourraient tout aussi bien être classées dans leur chemise suivant l ordre numérique (de facture). Si une entreprise utilise un plan de classification, elle classera les chemises selon leur code de classification. Dans la pratique, vous aurez beaucoup de pièces justificatives pour un même client ou un même fournisseur. Vous devrez alors disposer les plus récentes sur le dessus de la pile (en premier). Autrement dit, les pièces justificatives d un même client seront classées par ordre chronologique, puis le nom des clients, par ordre alphabétique. Dans l exercice suivant, vous aurez l occasion de rassembler, de vérifier et, s il y a lieu, de corriger des pièces justificatives. Vous devrez aussi les codifier, puis les classer. Exercice 1.9 Classifier et classer des pièces justificatives Mise en situation : Vous êtes commis comptable pour la Librairie Montéduc. Récupérez les pièces justificatives intitulées Exercice 1.9 qui accompagnent ce guide. Voici les étapes de la tâche que vous aurez à accomplir. Rassemblez les pièces justificatives, vérifiez-les et, s il y a lieu, apportez les corrections sur les pièces justificatives. À l aide du plan de classification (annexe I), déterminez dans quel dossier les pièces justificatives seront rangées, puis codifiez-les. Classez les pièces justificatives par ordre alphabétique dans leur dossier respectif; classez-les dans l ordre chronologique s il y en a plusieurs pour une même entreprise. Remplissez le tableau des pages suivantes en identifiant les éléments du tiroir du classeur, puis inscrivez le code et le descripteur des séries de dossiers ainsi que le code et le descripteur des dossiers. Inscrivez ensuite le nom des entreprises dans l ordre alphabétique ainsi qu une brève description des pièces justificatives. Si vous avez relevé des erreurs sur une ou plusieurs pièces justificatives, notez-les dans la colonne de gauche avec la correction à apporter sur la même ligne que la pièce justificative concernée. SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.37

56 Unité administrative Code et descripteur des séries de dossiers Code et descripteur des dossiers Nom de l'entreprise Arrière du tiroir du classeur Description des pièces justificatives 1.38 La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD

57 SOFAD TRAITEMENT DE PIÈCES La classification et le classement 1.39

58 Devant du tiroir du classeur ü 1.9 Autoévaluation Vérifiez si vous êtes en mesure de mettre en pratique les notions apprises. Regrouper et vérifier les pièces justificatives Distinguer et déterminer les documents nominatifs et les documents administratifs Être en mesure de classifier des documents à l aide d un plan de classification Utiliser un calendrier de conservation pour déterminer la période de conservation des documents Distinguer l état actif, semi-actif et inactif des documents (cycle de vie) Connaître le matériel utilisé pour le classement des documents Classer des noms de personnes suivant l ordre alphabétique Classer des raisons sociales par ordre alphabétique Classer des documents par ordre numérique et alphanumérique ü Si vous n avez pas coché la case d un ou de plusieurs énoncés, révisez les notions correspondantes avant d entreprendre le chapitre 2. Par contre, si vous avez coché toutes les cases, félicitations! Vous êtes prêt à passer à l étape suivante La classification et le classement TRAITEMENT DE PIÈCES SOFAD