APPROBATIONS GRILLE D APPLICATION PREPARER UNE FICHE DE PAIE. Fonctions Noms Date Signatures. Documents en relation avec la procédure

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1 Page : 1/5 APPROBATIONS Fonctions Noms Date Signatures Rédacteur Hervé Dubois 08/03/2013 Pilote du processus Hervé Dubois 08/03/2013 Direction Alain Thomas 11/03/2013 Responsable Qualité Anne Gascoin 11/03/2013 GRILLE D APPLICATION Fonctions concernées Toutes fonctions SOMMAIRE 1. Objet Domaine d application Définition Informations nécessaires pour faire une fiche de paie Logigramme... 5 rh for4 rh pro4 A1 rh pro4 A4 rh pro4 A5 rh pro4 A6 rh pro4 A7 rh pro4 A8 Centres concernés Tous centres Documents en relation avec la procédure Référence Titre Fiche de renseignements salariés Déclaration & récupération de vacation supplémentaire Tableau mensuel paye cadre Tableau mensuel paye non-cadre Feuille de déplacements Note de frais Fiche d embauche Gisset

2 Page : 2/5 FEUILLE DE MISE A JOUR Date Objet de la Révision Pages ou chapitres concernés 31/10/2012 Refonte générale

3 Page : 3/5 1. OBJET La procédure a pour objet de décrire les différentes étapes permettant la réalisation du document informatique nécessaire à l élaboration des fiches de paie et à la déclaration des charges sociales. 2. DOMAINE D APPLICATION Elle s applique principalement au Responsable Ressources Humaines (RRH). La paie est sous-traitée au GISSET (Groupement Inter Service Santé et Travail) composé de services de santé et travail des régions Nord Pas de Calais Picardie dont nous sommes actionnaires. 3. DEFINITION GISSET : Groupements Inter Services de Santé et Travail Vacation : correspond à une demi-journée de travail, elle peut être médicale ou administrative. 4. INFORMATIONS NECESSAIRES POUR FAIRE UNE FICHE DE PAIE 4.1. INFORMATIONS DE BASES Les informations concernant notre service et l identification de chaque salarié ont été communiquées au GISSET lors de la mise en place de la sous-traitance. Tout nouvel embauché remplit divers formulaires (cf. rh pro6) dont la fiche d embauche Gisset (rh pro4 A1) qui est transmise par le RRH au service paie du GISSET avec le contrat de travail ELEMENTS VARIABLES Le recueil des éléments variables se fait de la façon suivante : - Les feuilles de déplacement (cf. annexe 6) sont transmises à chaque salarié par mail. Elles permettent d enregistrer les déplacements, les repas et tous les autres frais engagés (en dehors des réunions et formations externes) et sont à remplir et à renvoyer au RRH tous les 1 ers de chaque mois. - Lors des déplacements à l occasion de réunions et formations externes, chaque salarié remplit le formulaire «note de frais» (rh pro4 A7) disponible sur l Intranet de la MTA et l envoie au RRH tous les 1 ers de chaque mois.

4 Page : 4/5 - Pour les non cadres : o les demandes de congés payés, de congés exceptionnels, de RTT, doivent être effectuées à l aide du logiciel «PHP Congés». o les vacations récupérées ainsi que les vacations supplémentaires doivent être déclarées sur des carnets à souches de couleurs différentes (cf. annexes 1 à 3) - Les modifications de coefficient, salaires, primes sont fournies par la Direction. Ces informations sont enregistrées sous forme de tableaux (cadres et non cadres) dans un fichier Excel dont la structure est indiquée en annexe (cf. annexes 4 et 5).

5 Page : 5/5 5. LOGIGRAMME Réaliser une fiche de paie Recueil des nouveaux éléments de base Recueil des éléments variables A partir des différents formulaires cités précédemment. Enregistrement des éléments Les éléments sont enregistrés dans un fichier Excel. Envoi par mail au GISSET Envoi du fichier au GISSET par mail accompagné si nécessaire des fiches d embauche GISSET (rh pro4 A8). Non Retour des informations et des documents Validation Oui Transmission en banque Les bulletins de paie provisoires sont retournés au RRH par mail pour vérification et validation. Après validation, le GISSET transmet les documents définitifs suivants : - Les bulletins de paie - Le bordereau de virements et son fichier électronique - Les bordereaux de déclaration des charges - Les journaux de paie Ensuite, le RRH transmet en banque le bordereau de virements (par fax) et son fichier électronique (par mail). Envoi des bulletins de paie Déclarations des charges salariales Classement et archivage de tous les documents A réception des bulletins de paie, le RRH distribue ou envoie les bulletins de paie aux salariés. Les charges salariales sont : - URSSAF le 5 de chaque mois - ASSEDIC le 5 de chaque mois - Retenue à la source pour les salariés étrangers (avant le 15 de chaque mois) - Mutuelle (sur appel de cotisations) - Caisse de prévoyance (avant le 31 du mois suivant la fin du trimestre) - Retraite complémentaire et supplémentaire (tous les trimestres). Les déclarations sont faites par le RRH, qui archive ensuite les documents dans son bureau.