INVOICES - Préparation et numérisation des factures - Module Scan

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1 INVOICES - Préparation et numérisation des factures - Module Scan Manuel utilisateur Version 1.3 Septembre 2013 Réalisé par la Direction des systèmes d'information du CNRS (DSI)

2 Table des matières Mises à jour du manuel /09/2013 Initialisation et diffusion du document Table des matières A propos de ce manuel Utilisation de ce manuel Conventions Assistance... 4 DEMARRAGE ET EXECUTION DU MODULE SCAN... 5 Préparation à la numérisation Tri des documents Chargement des factures... 6 Ouverture de session... 7 Numérisation des Factures... 9 RESOLUTION DES INCIDENTS Transfert des factures vers Verify Service Transfer Connexion VPN Message d'erreur sur le module SCAN /18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

3 A propos de ce manuel A propos de ce manuel Ce manuel a pour but d expliquer la numérisation des factures et avoirs fournisseurs via le module SCAN de la solution INVOICES. N/A 1. Utilisation de ce manuel 2. Conventions Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées. Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes. Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite des instructions. <Nom menu> Identifie le nom des menus de l application. {Nom onglet} Identifie le nom des onglets d une page. [Nom champ] Identifie le nom des champs de saisie de l application. Option1/Option2 Identifie les options successives d un menu à sélectionner lien hypertexte Identifie un lien hypertexte Identifie les actions effectuées à la souris ou au clavier. DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 3/18

4 Préparation à la numérisation 3. Assistance En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de saisir une demande d assistance via le lien proposé dans le bandeau du portail BFC. Sélectionner le produit «DMF BFC». Puis le module «DMF-SCTD Invoices». Vous pouvez également contacter par téléphone l assistance aux utilisateurs : l assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 au ou via assistance@dsi.cnrs.fr 4/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

5 Démarrage et Exécution du module Scan DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 5/18

6 Préparation à la numérisation 1. Tri des documents A l arrivée du courrier, les documents à traiter seront triés par lots. Mais avant de préparer les lots, les intervenants P2D2 devront veiller à : Exclure les devis et les publicités, Exclure les factures hors périmètre P2D2, Exclure les factures à destination des universités. Les critères de tri pours les lots sont les suivants : TSA (IDF, Grand Ouest, Grand Est, Sud) Factures mono page recto, Factures mono page recto-verso, Factures multi pages recto, Factures multi pages recto-verso. Lors du traitement d un lot multi pages, il est nécessaire de mettre une feuille blanche entre les factures pour qu INVOICES puisse situer la dernière page d une facture. Vous pouvez rajouter un critère de tri en vous basant sur la présence ou non de mention particulière (Duplicata, proforma, TVA acquittée, etc...) en effet ces documents auront un comportement différent dans la suite du flux et cela vous permettra d'être plus attentif sur ce lot en particulier. 2. Chargement des factures Après avoir mis en route le scanner, placez les factures dans le chargeur de papier du scanner de telle sorte à ce que le côté verso des factures soit tourné vers le bas, et que le Logo du fournisseur soit orienté vers la tête de lecture du scanner. 6/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

7 Ouverture de session Lancez le module «Scan» en double-cliquant sur le logo suivant, présent sur le bureau du poste de Scan : Si vous rencontrez ce message d'erreur c'est que vous avez déjà une application ouverte : Cliquer sur OK et vérifier si vous avez déjà la même application d'ouverte. Si vous rencontrez ce message d'erreur c'est que vous avez atteint la limite de licence pour ce module : Cliquer sur OK et contactez l'administration pour vérifier si la licence ReadSoft n'est pas bloquée. Une fenêtre d identification apparaît. Rentrez votre [nom d utilisateur] et votre [mot de passe], puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante apparaît : DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 7/18

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9 Numérisation des Factures 1. Pour démarrer le processus, vous devez commencer par ouvrir une <Description de tâche> indiquant au module «Scan» le profil de facture à utiliser lors du traitement des factures. Il existe quatre <Descriptions de tâche> : MONO_RECTO : pour les mono pages recto MONO_RV : pour les mono pages recto verso MULTI_RECTO : pour les multi pages recto MULTI_RV : pour les multi pages recto verso Choisissez la <Description de tâche> appropriée à votre cas, puis double-cliquez dessus pour l ouvrir. Une zone d'information indique que le système est prêt à numériser les factures. DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 9/18

10 2. Lancez ensuite la tâche en sélectionnant Démarrer dans le menu <Tâche> ou en cliquant sur (Alt + S). 3. Un pop-up s ouvre, indiquant le numéro de lot, la date de numérisation ainsi que le numéro de TSA à sélectionner dans la liste déroulante, avant de cliquer sur [Démarrer]. Lorsque vous lancez la numérisation, la date de début, l'heure de début et le temps d'exécution (écoulé) s affichent dans la zone d information. L'écran présente également un diagramme à barres indiquant le nombre de factures numérisées. 4. Lorsque le scanner s arrête, la boîte de dialogue <Contrôle opérateur> s affiche. Cliquez sur : [Continuer] si vous souhaitez poursuivre la numérisation des factures dans le lot courant. Placez les nouvelles factures dans le chargeur de documents avant de cliquer sur [Continuer]. [Arrêter] si vous souhaitez mettre fin à la numérisation. 5. A l arrêt du Scan, un bordereau de lot récapitulatif est imprimé. 10/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

11 Résolution des incidents DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 11/18

12 Transfert des factures vers Verify Le transfert des factures numérisées vers le vidéocodage est réalisé grâce au module «Transfer» d INVOICES. Ce module est exécuté automatiquement en tâche de fond. Il se peut, cependant, que le transfert ne s exécute pas correctement et que les factures n apparaissent pas dans «Verify». Pour vérifier le point de blocage, lancez le module «Manager» en double-cliquant sur l icône suivant : Cliquez sur le bouton Factures qui va lister l ensemble des factures non transférées du poste de remote scan. S il n y a pas de factures (Lignes : 0), c est qu aucune facture n est bloquée et que le problème se situe ailleurs. Contactez alors le support. Par contre, si vous obtenez des lignes de factures avec l état «Numérisé», le problème est localisé sur le poste remote scan. 1. Service Transfer Vérifiez que le service transfert est actif. 1. Cliquez droit sur la barre de tâches et sélectionner Démarrer le Gestionnaire des tâches : 12/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

13 2. Choisissez l onglet {Services} et vérifiez que le service INVOICES Transfer a le statut «En cours d exécution» : 3. Si ce n est pas le cas, lancez le service en cliquant droit dessus, et en sélectionnant Démarrer le service. 4. Si le service est bien en cours d exécution, vous pouvez l arrêter en cliquant droit dessus et en sélectionnant Arrêter le service. Puis le lancer manuellement en double-cliquant sur l icône suivant : La fenêtre suivante apparaît : DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 13/18

14 Double-cliquez sur la tâche TRANSFERT puis lancez là en sélectionnant Démarrer. Si le nombre de facture transférer est égale à 0, continuez la procédure. 2. Connexion VPN Si le service transfert est lancé, le problème vient de la connexion VPN. Vous pouvez trouver les logs du service «Transfer» à l adresse ci-dessous : 14/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

15 1. Exécutez «OpenVPN» en tant qu administrateur : 2. Contrôlez l état du VPN dans la barre des tâches : l icône VPN correspond aux deux ordinateurs reliés par une planète. Dans la copie d écran ci-dessous, la VPN est lancée mais non connectée car les deux ordinateurs ont un écran rouge. DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 15/18

16 3. Si la connexion VPN n est pas active, cliquez droit sur l icône VPN et choisissez Connecter : Vous devez obtenir la confirmation de la connexion : Lorsque la VPN est correctement connectée, les deux ordinateurs ont un écran vert. 16/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur

17 4. Attendez quelques minutes avant de contrôler dans Manager la disparition des factures. Sinon, déconnectez puis quittez la VPN avant de la relancer en mode administrateur. DMF-MUT-E1-1-Préparation et numérisation des factures et avoirs papier 17/18

18 Message d'erreur sur le module SCAN Si vous rencontrez ce message d'erreur lors du scan : Suivre cette procédure : Eteindre le scanner Fermer tous les modules INVOICES ouverts Allumer le scanner Lancer le module scan et reprendre le traitement 18/18 INVOICES - Préparation et numérisation des factures Manuel utilisateur