LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (CHORUS DT) FICHE DE PROCEDURE

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1 LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (CHORUS DT) FICHE DE PROCEDURE

2 Connexion Cliquez sur : a) Espace Personnel b) FRAIS de Déplacements, de changement de résidence, Frais d Examens et concours c) Frais de déplacements (Chorus dt) - Frais de changement de résidence d) Accès à chorus dt : saisie des frais de déplacement. 2

3 Connexion Authentification : Utiliser l identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Ces paramètres sont répertoriés sur le site : En cas de problème, contacter le Guichet Unique d Assistance au :

4 Règles générales de navigation Accès au menu principal- attention, la recherche de n document est désormais accessible que par la page d accueil Navigation par onglet Champs obligatoires signalés par un sens interdit Recherche via la loupe Recherche large en encadrant le mot clé par des * Saisie de date via le calendrier Au bas de l ordre de mission, se situent les fonctionnalités suivantes Déconnection, menu, rechercher, créer un OM, enregistrer imprimer et Valider et modifier (pour modifier ou transmettre l OM en validation) 4

5 UN PREALABLE- LA MISE A JOUR DE LA FICHE PROFIL La mise à jour de la fiche profil permet une gestion efficace des missions. Les utilisateurs doivent vérifier leur fiche profil. 5

6 La fiche profil Concepts clés 6 En cas d anomalie constatée sur la fiche profil (FP), l utilisateur : Doit le signaler au service RH afin qu il mette à jour la base SIRH. Peut mettre à jour certaines données, valables jusqu au prochain chargement de l interface. Les données «obligatoires DGFIP» sont des données issues des fichiers «PAYE» et sont non modifiables dans Chorus-DT et mises à jour par écrasement : Civilité, Nom, Prénom, Matricule, Numéro de tiers Chorus, Type de tiers (= ZCPD), Coordonnées bancaires Les données DGFIP écrasent systématiquement les données existantes de la Fiche Profil MISE A JOUR LE 12 DE CHAQUE MOIS Les données non modifiables par l utilisateur sont : Civilité, Nom, Prénom, Matricule, No de tiers Chorus, Type de tiers, Coordonnées bancaires.

7 La fiche profil Rechercher et afficher une fiche profil 7 - Zoom sur l accès à l écran de recherche Fiche Profil Accéder à une fiche profil. Rechercher Accéder à l écran de recherche.

8 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 8 - Zoom sur l onglet Info générales (1/2) - Identité de l utilisateur Contient les données de base de l individu. Si le code structure est erroné, sa mise à jour doit être demandée au service RH et au correspondant chorus -dt Catégorie d utilisateur Détermine les règles d indemnisation.

9 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 9 - Zoom sur l onglet Info générales (2/2) - Valideur VH1 par défaut Sélectionner un valideur qui sera repris par défaut dans les OM et les EF. Axes analytiques Sélectionner des axes qui seront repris par défaut dans les OM et les EF.

10 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 10 - Zoom sur l onglet Coordonnées - Passeport Contient les Informations nécessaires à l agence de voyage lors de déplacements à l étranger. Les champs «Résidence familiale» et «Résidence administrative» déterminent le calcul des indemnités. Pour le portail de réservation Concur Travel intégré, l de l utilisateur est une information obligatoire.

11 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 11 - Zoom sur l onglet Préférences voyageur - Préférence Permet de définir, pour un type de prestation, les préférences de l utilisateur. Exemple : Type de prestation : TRAIN Libellé : Place isolée Communauté e-booking Est obligatoire pour une réservation online. Type d abonnement Indiquer les références des abonnements de l utilisateur.

12 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 12 - Zoom sur l onglet véhicules - Date de fin Assurance personnelle Recense les détails de la police d assurance de l utilisateur.

13 La fiche profil Mettre à jour une fiche profil 13 - Zoom sur l onglet délégations d habilitations - Un missionné peut déléguer ou recevoir délégation pour la saisie de frais de déplacements

14 La fiche profil Consulter et savoir créer des délégations de droits La notion d habilitation : Est liée aux rôles outils Chorus DT. Est matérialisée par les droits dont dispose un utilisateur : Création de documents (OM, EF) pour son compte ou le compte d un autre missionné. Validation de documents (OM, EF). Consultation du reporting. 14 La notion de délégation offre la possibilité : A un missionné, de déléguer ses droits de création (OM) à un ou plusieurs autres utilisateurs. En cas d absence, il est recommandé de déléguer ses droits à un autre utilisateur.

15 La fiche profil Mettre à jour les coordonnées bancaires 15 - Zoom sur l onglet Info Banque - Coordonnées bancaire Contient les informations sur le RIB de l utilisateur renseignées : Soit par interface. Soit manuellement par un rôle habilité et pour les tiers autres que ZCPD à partir de la fiche Chorus du tiers. Les coordonnées bancaires : Ne sont pas obligatoires à la création de la fiche profil. Deviennent obligatoires lors de la saisie d un Etat de Frais (EF) en lien avec la fiche. Si elles ne sont pas renseignées, un message bloquant s affiche. Un seul compte peut être indiqué par profil. Si le RIB est erroné, sa mise à jour doit être demandée au service RH.

16 Aide à la saisie Les personnels en services partagés Inspecteur / AVS OM Permanent OM personnel Itinérant à partir de l OM Permanent Convocation par le rectorat ou une DSDEN Que faire en cas de révision 16

17 Les personnels en services partagés (1/8) Choisir le menu «Ordre de Mission» Par défaut, il s affiche le dernier OM créé. Dans ce cas, cliquer en bas sur.dans le cas où aucun OM n existe sur ce profil, un message le précise. Il suffit d accepter de créer un premier OM. Sélectionner «autre» Puis «Document vierge» Ou bien «Initialisation..» Pour créé un OM à partir d un OM déjà existant. 17

18 Les personnels en services partagés (2/8) Pour le champ «Type de mission», il faut sélectionner «OM de régularisation classique». Une fenêtre s ouvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du L enveloppe budgétaire est : 0141RECT-SP-CLG pour les personnes affectées dans un collège 0141RECT-SP-LYC pour les personnes affectées dans un lycée Ou 0141RECT-SP-LP Pour les personnes affectées Dans un LP Le code activité lié à l enveloppe Budgétaire s affiche dès que l on clique sur «Enregistrer». 18

19 Les personnels en services partagés (3/8) L onglet indemnités kilométriques s affiche dès que l on clique au bas de l onglet général sur le type d autorisation de véhicule : Les informations liées au véhicule sont disponibles sur la fiche du missionné. Choisir «personnel pour besoin du service» et il s affiche le véhicule et le barème. L onglet «Indemnités kilométriques» s affiche. Cliquer sur la loupe pour modifier le véhicule- Un préalable: renseigner la fiche profil 19

20 Les personnels en services partagés (4/8) Lien sur mappy Dans l onglet «indemnités kilométriques», cliquer sur «Ajouter un ikm» Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. Pour le barème : choisir barème SNCF 2 nd classe. 20

21 Les personnels en services partagés (5/8) Le coût prévisionnel de la mission s affiche en haut à droite de l OM Cliquer sur enregistrer puis sur valider modifier au bas de l OM pour transmettre au VH1 21

22 Les personnels en services partagés (6/8) Une fois la saisie terminée et pour la première prise en charge (mois de septembre), enregistrer et imprimer le document pour le transmettre au Chef d établissement de votre établissement de rattachement accompagné des pièces justificatives nécessaires : arrêté de complément de service, emploi du temps, justification de domicile. Pour les mois suivants, faire avancer l OM dans l application en cliquant sur pour l envoyer en validation. Comme «Destinataire», choisir le Chef d établissement de votre établissement de rattachement et «Confirmer le changement de statut» Retour à l aide à la saisie 22

23 Les personnels en services partagés (7/8) RÔLE DU VH1 Le VH1 vérifie les frais de déplacements déclarés par le missionné ( fiche d émargement). Le VH1 a 2 choix : - S il est d accord avec les frais déclarés Il transmet l OM au gestionnaire ( statut G) - Soit il est en désaccord : renvoie l OM en le transférant en statut R ( révision ) en indiquant un commentaire au missionné. NB : Le VH1 ne peut pas modifier l OM. 23

24 Les personnels en services partagés (8/8) Choisir en attente de validation gestionnaire si le VH1 est en accord avec l OM : Passer en statut G 24

25 Inspecteur / AVS OM Permanent (1/6) Choisir le menu «Fiche Profil» Dans l onglet «voiture», cliquer sur «créer» Renseigner les informations de votre véhicule (immatriculation, Puissance fiscale, police d assurance ), et celles obligatoires marqués du Cliquer sur «confirmer» 25

26 Inspecteur / AVS OM Permanent (2/6) Choisir le menu «Ordre de Mission» Chorus-dt vous affiche le dernier OM saisi, choisir «Créer» au bas de l OM. Si aucun document n existait auparavant, un message s affiche en vous demandant si vous souhaitez créer un 1 er OM Sélectionner «autre» puis «Document vierge» 26

27 Inspecteur / AVS OM Permanent (3/6) L OM Permanent a 2 onglets : général et historique Année civile Type de mission :choisir OM permanent Choisir l enveloppe budgétaire adéquate voir liste «info budg saisies»,ensuite, Le code activité lié à l enveloppe budgétaire s affiche dès que vous enregistrez. Pour le centre de coût et le domaine fonctionnel : voir liste «info budg saisies» Choisir le type d autorisation obtenue, le type de véhicule et le barème selon autorisation Le nombre de km autorisé (réservé à l administration ) 27

28 Inspecteur / AVS OM Permanent (4/6) Une fois la saisie terminée, cliquer sur et faire avancer l OM Permanent (OMP) dans l application en cliquant sur pour et l envoyer en validation. 28

29 Inspecteur / AVS OM Permanent (5/6) Comme «Destinataire», choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et «Confirmer le changement de statut» Il faut imprimer votre OMP et l envoyer au destinataire accompagné de la photocopie de la carte grise et la police d assurance de votre véhicule. Lorsque l OMP concerné revient validé par le service gestionnaire, vous pouvez saisir vos OM à partir de cet OM Permanent en statut VALIDE. 29

30 Inspecteur / AVS OM Permanent (6/6) Circuit de validation d un OMP VH1 statut G statut V (serv.gestionnaire) L attribution des km se fait au stade SG si l OM a été crée par le missionné. 30

31 OM Perso. itinérant à partir de l OM. Permanent (OMP) (1/8) A chaque fin de mois, vous procéderez à la saisie de vos frais de déplacements pour le mois écoulé : Choisir le menu «Ordre de Mission» Par défaut, il s affiche le dernier OM créé. Dans ce cas, cliquer en bas sur.dans le cas où aucun OM n existe sur ce profil, un message le précise. Il suffit d accepter de créer un premier OM. Sélectionner «autre» puis «document vierge» ou initialisation à partir d un précédent OM 31

32 OM Perso.itinérant à partir de l OMP (2/8) Dans l onglet «Général», pour le champ «Type de mission», il faut sélectionner «Personnels itinérants». Une fenêtre s ouvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du Dans l onglet «Frais prévisionnels», renseigner les informations correspondant à vos prestations ( ex : les frais de péage, les repas)- Il convient de cliquer sur pour que la liste des frais s affiche. Cliquer au bas de l ordre de mission sur le type d autorisation de véhicule, De la sorte, l onglet indemnités kilométriques s affiche. La mise à jour des informations du véhicule est à effectuer sur la fiche profil. Dans l onglet «indemnités kilométriques», renseigner tous les trajets effectués en voiture : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY ( cliquer sur «calcul des distances») en trajet le plus court. (Pour le champ «Barème kilométrique», il faut choisir «Barème IK standard». Le champ «Km remboursé» correspond au kilométrage d un trajet aller) 32

33 OM Perso.itinérants à partir de l OMP(3/8) Onglets frais prévisionnels : Pour voir la liste Des frais : cliquer sur «créer» afin que la liste des frais s affichent 33

34 OM Perso.itinérant à partir de l OMP (4/8) Onglet frais prévisionnels Liste des frais prévisionnels 2 pages 34

35 OM Perso. itinérant à partir de l OMP ( 5/8) Exemple : repas personnel itinérant Indiquer le nombre de repas et les dates de repas champ obligatoire 35

36 OM. Perso. itinérant à partir de l OMP ( 6/8) Onglet indemnités kilométriques Cliquer sur ajouter un km pour saisir les trajets Vérifier le véhicule et le barème Les trajets se calculent en cliquant sur le distancier MAPPY = en trajet le plus court 36

37 OM Perso. itinérant à partir de l OMP ( 7/8) Une fois la saisie terminée, cliquer sur et faire avancer l OM dans l application en cliquant sur pour l envoyer en validation Comme «Destinataire», choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et «Confirmer le changement de statut» Il faut envoyer à votre coordonnateur toutes les pièces justificatives (ticket péage, transport commun, ) 37

38 OM Perso.itinérant à partir de l OMP (8/8) CIRCUIT DE VALIDATION DE L OM Perso. Itinérant VH1 G V En statut V, il est possible de modifier l OM en passant en statut M2 OU RM 38

39 Convocation par le rectorat ou de la DSDEN (1/19) De retour de mission,, vous procéderez à la saisie de vos frais de déplacements pour le mois écoulé : Choisir le menu «Ordre de Mission» Par défaut, il s affiche le dernier OM créé. Dans ce cas, cliquer en bas sur.dans le cas où aucun OM n existe sur ce profil, un message le précise. Il suffit d accepter de créer un premier OM. Sélectionner «autre» puis «document vierge» ou initialisation à partir d un précédent OM 39

40 Convocation par le rectorat ou de la DSDEN (2/19) Pour le champ «Type de mission», il faut sélectionner «OM de régularisation classique». Une fenêtre s ouvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du Choisir OM de régularisation CLASSIQUE Attention, les enveloppes budgétaires du 0214 ont été redéfinies selon les nouvelles directives Ministérielles (cf. liste) Exceptions= convocation centrale Le code activité lié à l enveloppe Budgétaire s affiche dès que l on clique sur «Enregistrer». 40

41 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (3/19) FRAIS DE REPAS GENERER LES FRAIS ( ONGLET ETAPES) S IL S AGIT D UN OM RECENSANT UN SEUL FRAIS DE DEPLACEMENT : le repas 15,25 s affiche si l agent est dans la tranche horaire ouvrant droit à un repas. NE PAS GENERER LES FRAIS S IL S AGIT D UN OM GLOBAL SAISIE MANUELLE DES FRAIS DE REPAS. 41

42 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (4/19) Onglets frais prévisionnels : cliquer sur «créer»pour choisir le type de frais( péage, repas.) Cliquer sur créer pour accéder à la liste des frais prévisionnels 42

43 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (5/19) Choisir le type de frais prévisionnels ( 2 pages) 43

44 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (6/19) 15,25 le repas taux plein / 7,63 le repas en restaurant administratif POUR UN OM GLOBALISANT PLUSIEURS DEPLACEMENTS Indiquer le montant TTC des frais de repas + le nombre de repas (soit 30,50 pour 2 repas à 15,25) Attention : indiquer les dates des repas (champ obligatoire) enregistrer 44

45 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (7/19) Au bas de l onglet général, il faut choisir le type d autorisation de véhicule obtenue afin que l onglet «indemnités kilométriques» s affiche. Attention il faut renseigner la fiche profil pour mettre à jour les informations véhicule. Il faut veiller que le barème kilométrique corresponde à celui indiqué sur la convocation. 45

46 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (8/19) Onglet indemnités kilométriques Cliquer sur ajouter un km pour saisir les trajets Les trajets se calculent en cliquant sur le distancier MAPPY = en trajet le plus court 46

47 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (9/19) Une fois la saisie terminée, et transférer l OM dans l application en cliquant sur pour l envoyer en validation à votre VH1 ( voir liste des VH1) ou la personne mentionnée sur votre convocation et «Confirmer le changement de statut» Il n est possible de supprimer un OM qu en phase création- choix au bas de l OM 47

48 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (10/19) ll faut envoyer les éventuelles pièces justificatives (par ex : ticket transport en commun ) et joindre la convocation: Pour les convocations du Rectorat : DBF32 (7 place Bir-hakeim, GRENOBLE) A l attention de votre valideur hiérarchique ( voir liste des valideurs) Pour les convocations de votre DSDEN- Voir la convocation 48

49 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (11/19) RÔLE DU VH1 Le VH1 vérifie les frais de déplacements déclarés par le missionné ( fiche d émargement). Le VH1 a 2 choix : - S il est d accord avec les frais déclarés Il transmet l OM au gestionnaire ( statut G) - Soit il est en désaccord : renvoie l OM en le transférant en statut R ( révision ) en indiquant un commentaire au missionné. NB : Le VH1 ne peut pas modifier l OM. 49

50 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (12/19) Choisir en attente de validation gestionnaire : Passer en statut G 50

51 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (13/19) Transfert de l OM en statut G 51

52 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (14/19) En validation SG, tous les champs sont modifiables sauf le type de mission 52

53 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (15/19) Après la validation gestionnaire, 3 choix possibles 53

54 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (16/19) Passage du statut G au statut V 54

55 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (17/19) Après la validation de l OM, il est possible de modifier l OM. 2 possibilités : RM ou M2 55

56 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (18/19) Le statut RM ( rectification permet de rectifier plusieurs champs comme l enveloppe budgétaire et non pas le statut M2 ) 56

57 Convocation par le rectorat ou une DSDEN (19/19) CIRCUIT DE VALIDATION APRES MODIFICATION GESTIONNAIRE M2 V 57

58 Révision d un OM (1/2) Le valideur doit passer l OM au statut Révision afin que le missionné y apporte des modifications (éventuellement précisées dans un commentaire). Vous recevez un mail vous informant de la demande de révision. Vous devez vous reconnecter à chorus-dt. Sélectionnez votre ordre de mission en statut révision. Voir dans l historique : Une fois l'om révisé sélectionné, aller dans l onglet «historique» pour connaitre le motif du «rejet» (= raison de l'erreur de saisie à corriger). 58

59 Révision d un OM (2/2) Après rectification, le missionné envoie l OM dans le circuit de validation Enregistrer les modifications Transmettre l OM en cliquant sur Un OM qui retourne en R Révision reprendra après modification: soit le circuit de validation complet ( VH1- SG) soit un circuit court pour validation par le service gestionnaire ( SG) 59

60 EN RESUME 60 LE CIRCUIT DE VALIDATION LES PRINCIPAUX BOUTONS ET ICONES

61 Circuit de validation de gestion des déplacements temporaires Rôles des acteurs Création Validation Contrôle Missionné Crée l OM Service Gestionnaire Valide l OM (déclenche la commande des prestations) Ordre de Mission Valideur Hiérarchique 1 Valide l OM (autorisation de déplacement et montant) Assistant(e) Crée l OM pour le compte d un missionné Gestionnaire de Factures Rapproche les lignes de factures et les OM Gestionnaire Contrôleur Etats de Frais Le gestionnaire Crée l EF Valideur Hiérarchique 1 Valide l EF Effectue le 1er Contrôle avant transmission au Gestionnaire Valideur Gestionnaire Valideur Procède à la dernière validation de l EF et à la mise en paiement de l EF (Ordonnateur)

62 Les circuits de validation L Ordre de Mission (OM) Circuit de validation d un OM Accord 1 Création, modification Missionné / Assistant Annulation/Révision/Rectification Etape non systématique 2 Évaluation de l opportunité du déplacement, validation, annulation ou transmission Hiérarchique 1 (VH1) 3 Évaluation de l opportunité du déplacement, validation, annulation ou transmission Hiérarchique 2 (VH2) 4 Évaluation de l opportunité du déplacement, validation, annulation ou transmission Valideur optionnel (VO) 5 Contrôle (les imputations (enveloppes de moyens), les axes analytiques) puis validation, demande de révision ou annulation Service Gestionnaire (SG) Départ du missionné

63 Naviguer entre les principaux écrans Les principaux boutons et icônes 63 Boutons Accède /Retourne au menu général. Enregistre des données du document actif. Ouvre une fenêtre de recherche. Exécute la recherche demandée. Ajoute une ligne dans un document (ex. : ajout d une prestation dans un OM). Annule une action en cours. Passe au statut suivant pour le document en cours. Supprime l action en cours. Icônes Indique que la saisie du champ est obligatoire et/ou une anomalie bloquante. Indique une anomalie non-bloquante. Supprime définitivement un item (une ligne par exemple). Déplie ou replie un champ. Fournit une assistance à la saisie (accès à une liste d intitulés). Donne accès au calendrier. Donne accès aux tranches horaires. Crée un nouvel item. Exporte des données au format CSV.