LES FICHIERS DE BASE FICHE PROCÉDURE 21 - LE FICHIER DES CLIENTS

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1 LES FICHIERS DE BASE FICHE PROCÉDURE 21 - LE FICHIER DES CLIENTS Pour afficher la liste des clients, il suffit de cliquer sur l image Clients de l un des écrans de démarrage. Le résultat obtenu est le suivant : Cette liste est également accessible par le chemin Ventes Clients Pour créer une nouvelle fiche Clients ou Prospects il suffit de cliquer sur le bouton et de sélectionner soit clients, soit Prospects. Le prospect est un client potentiel approché par l'entreprise et qui n a pas encore passé commande. Le client est un acheteur qui a passé commande d un bien ou d un service, de façon habituelle ou simplement occasionnelle. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 1

2 La gestion de la fiche client ou prospect est commune à toutes les fiches. Elle se compose d un en-tête et de plusieurs onglets. EN TÊTE 1. L EN TETE Elle doit être complétée en premier lieu en saisissant : - Le code client qui peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. - La famille client. Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône - Personne physique est une case à cocher qui permet de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). - Civilité qui permet de saisir ou sélectionner la civilité du client ou du prospect. - Nom : Ce champ permet de saisir le nom de votre client ou prospect. Un client ou un prospect être rattaché à une famille existante de clients à l aide de la liste déroulante. Si cette famille n existe pas, il faudra la créer en cliquant sur. Si le client est attaché à une famille parmi celles figurant dans une liste déroulante, une fenêtre s ouvre à l écran et demande si l on souhaite appliquer les paramètres de la famille sur la fiche client ou prospect. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 2

3 La création d une famille de clients est également accessible par - Clients - Familles clients/prospects. Il faut tout d abord saisir un code, soit manuellement, soit automatiquement si l option Utiliser le compteur est activée. Il faut ensuite indiquer le libellé de la famille. Il faut ensuite renseigner les champs de m onglet Général L onglet général permet de définir soit à partir d une liste déroulante, soit par saisie directe : - La territorialité, - Les pourcentages de remise et d escompte à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée ; - Les frais de port, - La catégorie tarifaire, - La série, l - Les frais de facturation et sa TVA applicable, - Le code commercial/collaborateur - Le mode de règlement. Il est possible de définir la famille client comme «envoi des contacts (web)» : Tous les contacts de clients associés à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. Si le mode de règlement ou le commercial n existe pas, il faut les créer. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton la liste déroulante puis de cliquer sur pour accéder à Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 3

4 2. LES ONGLETS Plusieurs onglets sont disponibles pour saisir les informations relatives aux différents fournisseurs : Facturation permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses permet de visualiser les adresses principales de facturation et de livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts permet de visualiser les contacts principaux de facturation et de livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire Divers permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client. Références permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article. Options de facturation permet : - De visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d en créer d autres. - De visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d un type de document précis ainsi que le nombre d exemplaires. Web permet de définir l'envoi du client sur Internet. Notes permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définies également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. Ces actions varient en fonction de l onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au-dessus de la barre de navigation : Les principales actions disponibles sont : - Transférer en client qui permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type «Client». - Historique clients/articles qui permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. - Consultation de compte qui permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). - Échéancier qui permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. 2.1 L ONGLET FACTURATION Cet onglet permet de renseigner l'adresse principale et le contact principal de facturation. L'adresse sera automatiquement reportée dans l'onglet Adresses de la fiche client avec le type "Principale de facturation". Le contact sera automatiquement reporté dans l'onglet Contacts de la fiche client avec le type "Principal de facturation". Adresse de facturation reprend les coordonnées de l'adresse principale de facturation. Les champs adresses sont des champs saisissables. Code postal est un champ saisissable. Lors de la saisie du code postal, si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut - Si celui-ci existe mais n est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. - Si celui-ci n existe pas, le code postal est conservé dans la fiche fournisseur mais n est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 4

5 Ville est un champ saisissable. Il sera automatiquement rempli après la saisie d un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d une nouvelle fiche code postal. Département est un champ saisissable. Il automatiquement rempli après la saisie d un code postal existant dans la table Contact de facturation permet de saisir les coordonnées du contact lié à l'adresse principale de facturation. Le contact de cet onglet est appelé contact principal de facturation. Les informations à saisir correspondent : - À la civilité du contact - Au nom : ce nom peut être différent de celui de l entête de la fiche fournisseur - Au prénom - À la fonction - Au service ou au bureau - Aux différents numéros de téléphone - À l 2.2 L ONGLET LIVRAISON Cet onglet permet de renseigner l'adresse principale et le contact principal de livraison. L'adresse sera automatiquement reportée dans l'onglet Adresses de la fiche client avec le type "Principale de livraison". Le contact sera automatiquement reporté dans l'onglet Contacts de la fiche client avec le type "Principal de livraison". La case Identique à l'adresse de facturation permet de reprendre dans tous les champs ceux de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée toutes les zones sont grisées et non modifiables La case Identique au contact de facturation permet de reprendre dans tous les champs ceux de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée toutes les zones sont grisées et non modifiables Si l'adresse de livraison et/ou le contact de livraison ne sont pas les mêmes que ceux de facturation, la case doit être décochée et vous avez accès à l ensemble des champs Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 5

6 2.3 L ONGLET ADRESSES Il permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Pour créer une nouvelle adresse il suffit de cliquer sur le bouton pour afficher la zone de saisie de la nouvelle adresse : 2.4 L ONGLET CONTACTS Cet onglet affiche la liste des contacts du client avec des colonnes par défaut contenant le nom, prénom, fonction du contact ainsi que l'adresse associée à celui-ci. L onglet affiche les contacts de facturation et de livraison qui ont été saisis dans les onglets Facturation, et Livraison Parmi les contacts de cette liste, vous devez définir celui qui sera le principal de facturation et celui qui sera le principal de livraison. Pour ajouter un contact autre que celui saisi dans l'onglet Facturation ou l'onglet Livraison, vous devez cliquer sur le bouton Une ligne de saisie vient s intercaler au haut de la liste des contacts : Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 6

7 Il suffit ensuite de compléter les différents champs de la fiche contact : Le nom et prénom, la fonction, les numéros du téléphone fixe et du portable, l et l adresse. Les boutons et permettent d indiquer si le contact est principal de facturation ou principal de livraison. Dans ce cas, le contact sera automatiquement pris en compte dans l onglet Facturation ou l onglet livraison de la fiche fournisseur. Un seul contact de la liste pourra être principal de facturation et/ou livraison. Pour pouvoir désélectionner cette information, vous devez définir un autre contact "Principal de facturation" et/ou "Principal de livraison". Un message vous informe de cette obligation. La fiche contact est également accessible par le chemin Ventes Clients Contacts. 2.5 L ONGLET GESTION L onglet gestion présente une importance particulière car il permet de paramétrer les informations financières et comptables du client et de connaître sa situation actuelle par rapport aux factures émises ou en cours. Certains champs sont disponibles uniquement sur la fiche client. Lorsque le client est rattaché à une famille de client les conditions tarifaires peuvent être automatiquement reprises dans l onglet Gestion Les informations saisies ou affichées dans cet onglet sont réparties dans cinq zones : Comptabilité, échéance, facturation, total échu, lettres de relance, soldes et taxes à appliquer. Zone Comptabilité : Le compte client peut se créer automatiquement en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la partie Comptes comptables des Options du dossier. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pourrez sélectionner le compte comptable du client, créer le compte, le modifier... Il vous est possible de renseigner le même compte tiers sur plusieurs fiches client. Le champ Effets à recevoir n est disponible que si vous avez sélectionné la case "Gérer les comptes effets à payer/à recevoir" dans les Options du dossier. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 7

8 Grille analytique permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. La zone Facturation permet de définir les conditions commerciales du client : Le champ Statut permet la sélection du statut du tiers. Les statuts possibles sont : actif, en sommeil, partiellement bloqué et bloqué. Par défaut, le statut est actif. Sur une fiche prospect le statut est actif est non modifiable. Facturation TTC permet de définir la méthode de calcul des documents pour le client. Si la case est cochée, les documents de ce client seront créés par défaut en TTC. Si la case n'est pas cochée, les documents de ce client seront créés par défaut en HT. Catégorie tarifaire permet de sélectionner une fiche catégorie tarifaire. Dès la sélection du client sur un document, la catégorie tarifaire sera prise en compte dans le calcul du tarif du document. Les champs % Remise 1 et % Remise 2 sont des champs saisissables pouvant contenir une valeur avec 2 décimales. La remise commerciale est reprise automatiquement dans le pied d un document de vente et est applicable sur le total du Document. Taux d'escompte % est également un champ saisissable pouvant contenir une valeur avec 2 décimales. L'escompte est repris automatiquement dans le pied d un document de vente et est applicable sur le total du Document. Client en compte est lié à la gestion de l'e-commerce. Tiers payeur permet de de définir le tiers qui effectue un paiement pour le compte du client Tiers à facturer permet de définir le tiers pour lequel la facturation sera effectuée pour le compte du client. Ne pas regrouper les commandes en BL permet de définir le regroupement de documents ou pas pour cette fiche. Ne pas regrouper BL en facture/br en avoir permet de définir le regroupement de documents ou pas pour cette fiche. Date de 1ère facturation est un champ saisissable, non renseigné par défaut et mis à jour automatiquement lors de la création de la 1ère facture. Date de dernière facturation est un champ saisissable, non renseigné par défaut, et mis à jour automatiquement suite à la dernière création de facture.. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 8

9 Frais de port permet de sélectionner une fiche Frais de port parmi une liste déroulante. Dès la sélection du client sur un document, la fiche frais port sera automatiquement renseignée. Il est possible d ajouter une nouvelle fiche Frais de port en cliquant sur le bouton Série est champ uniquement si la gestion des séries de documents est sélectionnée dans les paramètres/société. Frais de facturation permet la saisie du montant de frais de facturation. Dès la sélection du client sur un document, le montant du frais de facturation sera automatiquement renseigné. TVA de facturation permet de sélectionner la TVA applicable sur les frais de facturation. 2.6 L ONGLET TARIFS Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire. Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton Pour voir les tarifs en cours (la date du jour est comprise dans la période du tarif) ainsi sur les précédents ou suivants, vous devez cliquer sur le bouton Le bouton l'ordinateur). permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 9

10 2.7 L ONGLET DIVERS L onglet Divers permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client. Règlement permet de sélectionner le mode de règlement par défaut pour le client. Si le mode de règlement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche mode de règlement en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône Le correspond au jour de règlement de votre client. Ne le renseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement. La valeur doit être comprise entre 0 et 31. Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un type de règlement Fin de mois Le ou bien Net Le. La zone Entreprise permet de renseigner les informations administratives du client : Vous devez sélectionner la territorialité de votre client. Lors de la création d'un document, la territorialité du client sera automatiquement reprise. Le taux de TVA du document sera déterminé en fonction de cette territorialité Le numéro SIREN du client peut également être saisi. Il en est de même pour le code NAF. Si le code NAF que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône Le N TVA intracommunautaire du client peut être saisi. Ce numéro de TVA intracommunautaire est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise et des 9 chiffres du numéro SIREN. Le champ Mention à imprimer sur le document permet de saisir un texte qui sera repris dans l'onglet Compléments du document. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 10

11 Le champ Commercial / collaborateur permet d affecter un commercial/collaborateur associé à la fiche de ce client/prospect. Si le commercial n est pas encore intégré dans la base, vous avez la possibilité de le créer en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône Coordonnées bancaires affiche liste des coordonnées bancaires du client/prospect. Parmi les coordonnées bancaires de cette liste, vous devez définir celle qui sera la banque principale du client/prospect. La case «Actif» permet de définir la/les banque/s "en cours" pour le client/prospect. 2.8 L ONGLET RÉFÉRENCE ARTICLE Cet onglet permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article. Lors de la réalisation d'un document pour le tiers, la référence et le code barre définis dans cette fiche sont automatiquement repris sur le document 2.9 L ONGLET OPTIONS DE FACTURATION Cet onglet affiche la liste des Facturation périodiques (pour les clients uniquement) et des modèles de documents pour ce tiers. Pour les fiches Prospect, si l'option "Paramétrage des modèles" n'est pas sélectionnée, cet onglet n'apparaît pas. La fonction facturation périodique est disponible uniquement pour les fiches de type "Client". Elle permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs facturations périodiques. Modèles par tiers est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des modèles" dans le menu Paramètres /Société/Fonctionnalités disponibles. Vous avez ainsi la possibilité de prédéfinir le nombre d'exemplaires par type de document. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 11

12 2.10 L ONGLET WEB Cet onglet permet de définir si le client doit être envoyé ou non sur Internet. Envoi des contacts permet de dire si le contact du client doit être ou non envoyé sur le net. Par définition, tous les contacts peuvent être envoyés 2.11 L ONGLET NOTES Cet onglet permet : - de sélectionner un/des document/s associé/s ; - de saisir un commentaire ans ce commentaire, vous avez la possibilité d'ajouter ou remplacer un texte standard prédéfini. Service Education EBP Open Line - Version 7 - La fiche client ou prospect Page 12