Contrat numéro : FED/2013/ Guide d utilisation de l outil de suivi budgétaire à destination des partenaires du projet

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1 Projet Edulink II MAGRINN Construction, en synergie avec les milieux socioprofessionnels, de masters innovants en agronomie durable, en réseau dans 3 EES de l'afrique de l'ouest Contrat numéro : FED/2013/ Guide d utilisation de l outil de suivi budgétaire à destination des partenaires du projet Cet outil a été réalisé sur les fonds propres de Montpellier SupAgro, pour un montant de 3500 euros, au titre du cofinancement du projet.

2 Table des matières Présentation générale... 2 Identification... 2 Ecran d accueil et menu principal... 3 Les fonctionnalités... 4 Budget - Consultation du budget en cours :... 4 Liste Fact. - Consultation des dépenses :... 6 Détail d une dépense :... 6 Saisie Fact. - Saisie d une dépense :... 7 Modif. Fact. - Modification d une dépense : Comptabilisation des dépenses : Mise à jour des taux de change : Application du taux de change : Temps - Saisie des temps passés : Changer son mot de passe : Administration des utilisateurs : Modification d un profil utilisateur : Création d un nouvel utilisateur : Annexes - Les «Comment faire» : Comment faire la saisie des temps passés: Pour saisir de nouvelles informations de temps passés : Pour modifier ou supprimer une information saisie : Editer la fiche mensuelle des temps passés : Comment faire la facturation des temps passés: Comment faire la création d un utilisateur en fonction de son rôle: Profils types :... 23

3 Présentation générale L application informatique pour le suivi budgétaire du projet EDULINK MAGRINN est un extranet à accès autorisé. Son objectif est de suivre l exécution financière du projet au fur et à mesure de l engagement des dépenses par chacun des partenaires du projet. C est un outil collaboratif qui permet de suivre et de piloter la gestion financière, tant au niveau du coordonnateur de projet, qu au niveau des partenaires, chacun pouvant suivre les opérations comptables dont il a la responsabilité (dépenses, saisie des temps et coûts de personnel). Il sera utilisé également pour centraliser les justificatifs des dépenses et permettra de faciliter la réalisation des rapports financiers intermédiaires et final. L application est accessible sur internet à l adresse suivante : Avant toute chose, il faudra vous identifier. Identification Le coordonnateur du projet, vous fournira un couple {identifiant, mot de passe} pour vous autoriser l accès. Comme tout élément d identification informatique, ces informations doivent rester secrètes car toutes opérations réalisées sous ce profil vous seront attribuées. L identifiant sera permanent. Par contre, vous pourrez personnaliser votre mot de passe lorsque vous le souhaiterez. Pour accéder à l application, cliquez sur le bouton [Connexion]. 2

4 Entrez votre identifiant dans la zone «Login» et votre mot de passe dans la zone «Password» puis validez en cliquant sur le bouton [Log in]. Attention!!! Ces deux zones sont sensibles à la casse, veillez à bien respecter les majuscules et minuscules lors de vos saisies. En cas d échec d identification, un message de type «Bad login» apparaitra et vous devrez renouveler l opération. Ecran d accueil et menu principal Une fois l étape d identification franchie, l écran d accueil vous sera présenté. La composition de la barre de menu sera fonction de vos droits d accès. Exemple avec droits administrateur. Exemple avec droits limités à la saisie des temps passés et consultation du budget. 3

5 Les fonctionnalités Les fonctions sont accessibles via la barre de menu. Pour atteindre une fonction, cliquer simplement sur son libellé. Budget : Consultation du budget et importation de données pour établir les rapports ou les retraiter sous Excel par exemple. Liste Fact. : Liste des dépenses et consultation détaillée. Saisie Fact. : Fonction de saisie des dépenses. Modif. Fact. : Modification des dépenses, lier de nouveaux justificatifs, valider les taux de change, appliquer des taux de change, «comptabiliser» des dépenses. Temps : Module de saisie des temps passés, édition de la fiche de temps mensuelle, du récapitulatif sur l ensemble du projet pour un intervenant. Mon compte : Modification de mon mot de passe. Admin. : Module d administration des utilisateurs et de la base de données. Déconnexion : Sortie de l extranet Budget - Consultation du budget en cours : La zone de téléchargement dépend de votre profil utilisateur : 4

6 Un droit global propose les téléchargements du plan du budget et du budget au format CSV qui seront utilisés pour générer les rapports intermédiaires et finaux. Un droit responsable pays ou responsable groupe de travail (ou WP ou GT) propose le téléchargement au format CSV des budgets en cours du pays ou groupe concerné et des budgets par partenaires dans le pays ou activité concerné. Un droit partenaire propose le téléchargement au format CSV du budget en cours du partenaire concerné. La zone de filtre est commune aux différents profils mais son contenu varie pour ne donner accès qu aux éléments autorisés parmi les partenaires, pays, groupe de travail et rubriques budgétaires. La zone d affichage est identique pour tous les profils utilisateurs et montre les lignes budgétaires concernées, les identifiants partenaires /activité/pays de chaque ligne budgétaires ainsi que les montants alloués pour l exercice en cours, les montants consommés en devises locales et en Euro ( ), le solde en Euro et le nombre de factures par ligne budgétaire. 5

7 Liste Fact. - Consultation des dépenses : La zone de filtres est personnalisée en fonction de vos droits ainsi que le bouton pour exporter la liste des dépenses au format csv (Excel). Les dépenses enregistrées du budget sont présentées sous forme de tableau avec les éléments d imputation (ligne budgétaire/partenaire/pays/activité), les informations de la dépense, le nombre de pièces justificatives et l information de «comptabilisation». La première colonne du tableau propose un bouton d accès au détail de la dépense. Une ligne récapitulative présente le montant total des dépenses filtrées et le nombre de dépenses concernées. Détail d une dépense : 6

8 Saisie Fact. - Saisie d une dépense : Cette opération est au cœur de l outil de suivi du budget car elle permet aux différents responsables de connaitre en temps «réel» l état du budget. Les possibilités de saisies sont définies par vos droits. Un droit global permet la saisie sur l ensemble des partenaires/pays tandis qu un droit partenaire sera limité à un seul partenaire. Un soin particulier doit être apporté à la sélection de la ligne budgétaire imputée. Lors de cette imputation, tous les champs sont obligatoires sauf la case à cocher «Bon de commande» qui indique l état transitoire de la dépense. Partenaire (*) : Il sera pré sélectionné si vous avez un droit de niveau «partenaire», vous devrez le choisir dans la liste si vous disposé d un droit global, responsable pays ou responsable groupe de travail. Date de saisie (*) : Elle sera renseignée automatiquement. Pays (*) : Il sera sélectionné en fonction du partenaire. Groupe de travail (*) : ou activité, il sera pré sélectionné si il est unique ou devra être sélectionné pour filtrer les lignes budgétaires imputables. Ligne budgétaire (*) : Sélectionnez la ligne budgétaire concernée. Elle doit figurer dans la liste filtrée par le partenaire, le pays et le groupe de travail. Date de facture (*) : Elle doit être définie via le sélecteur de date et reprendre la date de la facture ou de la proforma. Montant (*) : Il doit reprendre le montant de la facture en monnaie locale du partenaire. Devise (*) : Elle sera sélectionnée en fonction du partenaire. Fournisseur (*) : Indiquez le fournisseur dont provient la facture. Objet (*) : Indiquez succinctement l objet de la dépense. Une fois la saisie complète effectuée, la valider via le bouton [Sauvegarder]. 7

9 Cas des dépenses relatives aux fiches de temps passés. Pour exploiter cette option, il faudra que l intervenant concerné aie sa fiche d identité (voir gestion des utilisateurs) complètement renseignée notamment sa durée légale journalière et mensuelle. Il vous sera également nécessaire de disposer, au format Pdf, de la fiche de paie et de la fiche mensuelle des temps passés signée par le responsable afin de les joindre en pièces justificatives. En cochant «Calcul fiche de temps», une nouvelle série de champs apparaissent pour vous aider à calculer le montant de la dépense relative au salaire d un intervenant en fonction de la déclaration faîtes par le biais de la fonction «Saisie des temps passés». Intervenant : sélectionner l intervenant dont vous voulez saisir la dépense de temps passé, dans la liste des utilisateurs que vous pouvez gérer en fonctions de vos droits Salaire brut et Charges patronales :. Date du mois de calcul : Via le sélecteur de dates choisir une date du mois concerné comme par exemple le 1 er ou le 19 février pour prendre en compte la fiche mensuelle des temps passés du mois de février. La zone Nb. heure affichera le nombre d heure déclaré par le biais de l option des temps passés. Un clic sur le bouton [Calculer] permettra de calculer le montant du mois de salaire à passer en dépenses. Montant = ((Salaire brut + Charges patronales)/(durée de travail mensuelle)* Nb. Heure) Le montant est directement affecté au montant de la dépense, le fournisseur est identifié par le partenaire dont dépend l intervenant et un libellé d objet de type «Rémunération <Nom de l intervenant> - <MM/AAAA>» est affecté par défaut. Une fois la saisie complète effectuée, la valider via le bouton [Sauvegarder]. 8

10 La référence interne de la dépense vous est alors indiquée afin que vous puissiez la reporter sur votre justificatif (facture, proforma, feuille mensuelle de temps ). Il vous est également proposé de lier le ou les justificatifs en pièces jointes. Si vous souhaitez le faire, cliquer sur le bouton [Parcourir] qui vous permettra de sélectionner un fichier informatique (pdf) via un explorateur de fichiers et son nom apparaitra dans la zone de saisie. Cliquer alors sur le bouton [lier] pour affecter la pièce jointe. Répéter l opération pour toutes les pièces jointes à lier à la dépense puis cliquer sur le bouton [Sortir]. 9

11 Modif. Fact. - Modification d une dépense : Les dépenses saisies restent modifiables jusqu à leur affectation d un taux de change. Cette fonction vous permet de : Lier de nouveaux justificatifs Modifier les imputations Modifier le montant d une dépense Application du taux de change (avec droit comptable) et prise en compte de leur comptabilisation. Accéder au bouton [Comptabilité] pour les intervenants en possédant le droit. La liste des dépenses accessibles vous est présentée avec une zone de filtre liée à vos droits. La première colonne du tableau contient un bouton [N Fact] donnant accès à la modification de la dépense. Ce formulaire vous permet de modifier les éléments de la dépense. Pour appliquer les modifications, cliquer sur le bouton [Modifier]. 10

12 Avec un droit comptable, le formulaire est complété par une option de comptabilisation et d application de taux de change. Le fait d appliquer un taux de change à une dépense bloquera sa modification par les intervenants ne possédant pas de droit comptable ou global. Il existe plusieurs manières de définir le taux de change applicable à la dépense : Par saisie directe du taux puis appui sur le bouton [Taux->Montant] Via la saisie du montant en euro puis appui sur le bouton [Montant->Taux] Par sélection du dernier taux de change défini pour la devise par appui sur le bouton [App. Dernier taux] puis appui sur le bouton [Taux->Montant] Cette dernière méthode est sans doute la plus appropriée. La «comptabilisation» de la dépense peut être complétée par la date de comptabilité et la saisie du numéro de pièce comptable. Les modifications seront enregistrées par appui sur le bouton [Modifier]. 11

13 Comptabilisation des dépenses : Le bouton [Comptabilité] du formulaire de modification de facture présente le menu suivant. Mise à jour des taux de change : Ce formulaire permet de définir le taux de change courant pour une devise. Une nouvelle période sera définie par la date de début et le nouveau taux de change deviendra le dernier taux applicable accessible par le formulaire de modification de dépenses. 12

14 Application du taux de change : Le choix de la devise permet de filtrer les dépenses concernées dont le taux de change n a pas encore été déterminé. Le dernier taux de change de la devise choisie apparait en bas du formulaire. Le taux de change peut être appliqué suivant plusieurs méthodes. De façon unitaire par appui sur le bouton [<No Fact>] présent dans la première colonne du tableau des dépenses. Cela applique le taux de change courant à la dépense qui, de ce fait, disparait du tableau des dépenses sans taux de change. De façon collective par période ou par intervalle de référence de dépense. Par la saisie d une période (Date de début/date de fin) ou par saisie d un intervalle sur les références des dépenses (factures) L appui sur le bouton [Valider] applique le dernier taux de change à l ensemble des dépenses concernées comprises dans la période ou l intervalle de références. 13

15 Temps - Saisie des temps passés : Tout intervenant sur le budget doit renseigner ses temps passés. Il dispose d un mois pour saisir les informations du mois précédent, ainsi il ne pourra plus saisir d information pour le mois de février à compter du 1 er avril. La saisie se fait dans la zone «données du jour». Sélectionner la date, si des informations existent déjà elles sont modifiables dans la limite temporelle vue ci-dessus. Indiquer s il s agit d une journée de mission «hors frontières» puis indiquer le nombre d heures passées (ex. : 2.5 pour 2 heures et demie) et l objet de façon succincte. Appuyer sur le bouton [Valider] pour enregistrer ou modifier les informations. Le page de calendrier présente les informations de temps passés pour le mois concerné. On peut parcourir le temps par les boutons de navigation. [<] Année précédente, [<<] mois précédent, [>>] mois suivant, [>] année suivante. Les boutons [Fiche du mois] et [Fiche récapitulative] permettent d obtenir en ligne les fichiers Pdf de fiche de temps passés mensuel ou le récapitulatif horaire pour tout le temps du budget. 14

16 Changer son mot de passe : Cette fonction vous permet de modifier votre mot de passe. Faîtes attention à la position des touches VerrNum et CapsLock de votre clavier, il vous faudra indiquez les mots de passe en respectant la casse des caractères (majuscules et minuscules). Vous devez indiquer votre mot de passe en cours, puis votre nouveau mot de passe (attention 6 caractères minimum), et le tapez à nouveau pour vérification. 15

17 Administration des utilisateurs : Cette fonction permet de définir les utilisateurs et leurs droits d accès aux différentes fonctionnalités du logiciel. Voici un descriptif de ces droits : Ce droit autorise la gestion des utilisateurs du logiciel. Il permet donc de créer ou de modifier les profils de l ensemble des utilisateurs. Par défaut, un administrateur sera créer pour permettre l initialisation de chaque budget. Par la suite, ce droit ne devra être attribué qu à un nombre limité d utilisateurs tout en veillant à pouvoir pallier à l absence de l administrateur principal. Ce droit permet l accès à l ensemble des fonctions du logiciel sur l ensemble des partenaires, groupe de travail et pays du budget. Il sera attribué au coordonnateur du projet, à son administrateur et éventuellement à son assistant de gestion. Celui-ci permet de valider les taux de change des dépenses et de «comptabiliser» les dépenses afin de les verrouiller pour en empêcher la modification. Il sera attribué à ou aux assistants de gestion, à priori, chez chaque partenaire. Par défaut, tout utilisateur pourra saisir ses temps passés. Ce droit permet de limiter l utilisation du logiciel à la saisie des temps passés. Ce droit permet de saisir les temps passés pour les utilisateurs de son domaine (un partenaire ou tous les partenaires si droit global). Le domaine de compétence, ou d appartenance, est défini par les sélections suivantes : D une manière générale, on précisera le partenaire dont dépend l utilisateur. Cela permettra de limiter ces compétences, pour le logiciel, à ce sous ensemble. La sélection d un groupe de travail ne doit être faîtes que pour un utilisateur responsable d un groupe de travail. Comme il s agit d un rôle transversal, il aura une vision et un traitement portant sur toutes les rubriques affectées à son groupe de travail quelques soit le partenaire ou le pays concerné. Ce sélecteur permet de définir un responsable pays. Il est à utiliser avec précaution, car il donne accès à toutes les rubriques rattachées à un pays quelques soit le partenaire ou le groupe de travail concerné. Pour vous guider, consultez le «Comment faire la création d un utilisateur en fonction de son rôle» en annexe de ce guide. 16

18 Pour modifier le profil d un utilisateur existant, sélectionner son login dans la liste déroulante puis cliquer sur la loupe. Pour créer un nouveau profil utilisateur, cliquer sur le bouton [Ajouter]. Modification d un profil utilisateur : Cette option vous permet de modifier les droits d un utilisateur et/ou de changer son mot de passe. Si vous ne désirez pas changer le mot de passe, ne rien tapez dans les zones Nouveau mot de passe et Vérification du mot de passe. Pour valider vos modifications, cliquer sur le bouton [Modifier] sinon, utiliser la barre de menu pour rejoindre une autre fonction. Création d un nouvel utilisateur : 17

19 Lors de la création d un utilisateur, faîtes attention à la zone Identifiant qui sera le login de l utilisateur car par la suite vous ne pourrez plus le modifier. Renseigner les différents droits de l utilisateur et penser à remplir les informations d identité et de descriptif des durés hebdomadaire et mensuelle de travail en heure puisque ces données seront exploitées lors des calculs des dépenses de temps passés. Pour valider votre saisie, cliquer sur le bouton [Ajouter] sinon utiliser la barre de menu pour vous déplacer sur une autre fonction. 18

20 Comment faire la saisie des temps passés: Annexes : Les «Comment faire» : Tous les utilisateurs de l extranet peuvent, et généralement doivent, utiliser cette fonctionnalité. La saisie doit être effectuée au fur et à mesure du déroulement du projet et au plus tard le dernier jour du mois suivant le jour travaillé. Ainsi la saisie des temps passés sur le mois de février ne sera possible que jusqu au 31 mars. Pour saisir de nouvelles informations de temps passés : 1/ Définir la date concernée via le sélecteur de date (SD) exemple le 02/05/2013 2/ Si il s agit d une journée en déplacement à l étranger, cocher la case hors frontières. 3/ Indiquer le temps passés en heures de façon numérique. Par exemple 3.5 pour 3 heures et 30 minutes. 4/ Indiquer l objet du temps passés, par exemple Rédaction du rapport de synthèse. 5/ Valider votre saisie en cliquant sur le bouton [Sauvegarder]. Les informations validées apparaissent alors sur le calendrier de droite. 19

21 Pour modifier ou supprimer une information saisie : 1/ Définir la date concernée via le sélecteur de date, par exemple le 02/05/2013 Les informations précédemment saisies sont ramenées dans la zone de saisie. 2/ Modifier la ou les informations, par exemple en saisissant 5.5 en nombre d heures travaillées. 3/ Valider votre saisie par le bouton [Sauvegarder] ou utiliser le bouton [Supprimer] pour détruire les informations du jour. Attention!!! La suppression d informations ne sera possible que sur la période autorisée de saisie (mois +1). 20

22 Editer la fiche mensuelle des temps passés : Cette édition peut être réalisée à tout moment, une fois la saisie des temps passés sur un mois réalisée, vous pouvez générer la fiche mensuelle des temps via le bouton [Fiche du mois (pdf)] et l imprimer pour le faire parapher par votre responsable. 21

23 Comment faire la facturation des temps passés: Cette opération doit être mensuelle dans le cadre d un budget EuropAid. La personne responsable de l imputation des temps passés au budget doit valoriser ces dépenses. Pour chaque intervenant, elle doit récupérer la fiche de temps mensuelle dûment paraphé par l intervenant et son employeur. Ce document doit être scanné pour générer un fichier (pdf) qui servira de justificatif. <<TODO : Indiquer ici la formule de valorisation des temps passés avec exemple chiffré>> Cette dépense doit alors être imputée au budget en portant une attention particulière à la ligne budgétaire concernée. 22

24 Comment faire la création d un utilisateur en fonction de son rôle: Ce «comment faire» vous guidera pour définir les profils des utilisateurs que vous devrez créer. Les profils types illustrés ci-dessous ne sont donnés qu à titre indicatif, la structure d un partenaire pouvant être très variable selon les budgets. Profils types : Le coordonnateur du projet : o Il doit avoir accès à toutes fonctions au niveau global. Cela veut dire qu il pourra voir et traiter toutes les informations saisies et en saisir pour tous les partenaires du budget. Il n est pas nécessaire de préciser le partenaire dont dépend le coordonnateur puisqu il pourra travailler pour tous les partenaires. Compléments possibles : o o Le droit de saisie des temps pour une équipe qui lui permettra, alors, de réaliser ces opérations sur l ensemble des intervenants du budget. Le droit administrateur pour lui permettre de gérer les comptes utilisateurs. L administrateur et secrétariat du projet : o Il doit avoir accès à toutes fonctions au niveau global et avoir la possibilité de gérer les comptes utilisateurs. 23

25 Il n est pas nécessaire de préciser le partenaire dont dépend le l administrateur puisqu il pourra travailler pour tous les partenaires. Compléments possible : o Le droit de saisie des temps pour une équipe qui lui permettra, alors, de réaliser ces opérations sur l ensemble des intervenants du budget. Assistant de gestion : Il doit pouvoir consulter et traiter l ensemble des informations au niveau de son entité partenaire, donc consulter le budget au niveau partenaire, saisir et consulter les dépenses au niveau partenaire et saisir les temps passés équipe au niveau partenaire. Il aura également un droit comptable afin de pouvoir verrouiller les dépenses. Compléments possibles : o Le droit administrateur pour lui permettre de gérer les comptes utilisateurs. 24

26 Tous intervenants (Enseignant chercheur, Stagiaire ) : Pour les autres intervenants, le droit minimum correspond à la consultation du budget et à la saisie de ses temps passés. Attention, l objectif du logiciel est le suivi d un budget, c est pourquoi, par défaut tous utilisateurs peuvent saisir des dépenses si il ne possède pas le droit de «saisie des temps exclusivement». 25