Note Technique Reference RefMail et RefCP

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1 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Contact@agt-solutions.com Note Technique Reference RefMail et RefCP Produit : Module : Objet : Reference RefMail et RefCP Recueil des paramétrages dans les modules RefMail et RefCP pour effectuer les tests d émission de message Méthode utilisée pour l envoi des s : La méthode actuellement utilisée par le module RefMail est : Technique CDO de MicroSoft : Microsoft CDO for Windows 2000, CDO - Collaboration Data Object 2. Définition des paramètres du serveur d Après lancement du module RefMail.exe, l écran ci-dessous apparaît : AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 1/8

2 Pour accéder aux paramètres, il est nécessaire de stopper le «temps réel» (bouton carré rouge en haut à droite de l écran, le texte à gauche du bouton doit afficher «Etat OFF») : Le temps réel est stoppé, les zones «Définition du message» et «Paramètres» sont accessibles : La partie «Paramètres» : Renseigner les vaiables suivantes : Serveur SMTP : (sous la forme smtp.orange.fr) Méthode Using : 2 Port SMTP : 25 Authentification User Name : (sous la forme Nom@NomServeur) PassWord : Pour vérifier l accessibilité au serveur SMTP, lancer la commande : C:\...\ping smtp.orange.fr ou C:\...\ping smtp-msa.orange.fr Pour vérifier si le serveur SMTP répond bien. Le bouton «Save des paramètres» mémorise les paramètres dans la base de données RefData.mdb. AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 2/8

3 La partie «Définition du message» : Cette partie permet de définir le message par défaut pour la maintenance technique. Le bouton «Restaure mail par défaut», affiche les informations archivées dans la base de données RefData.mdb. Le bouton «Save mail par défaut», mémorise les paramètres dans la base de données RefData.mdb. Le bouton «Save du mail dans TabMail», génère le message mail dans la table RefData.TabMail. Cette table est scrutée par le module RefMail, qui vérifie toutes les «Tempo Scrutation table mail» les messages à émettre. Après l envoi, les messages sont «flagués» et visibles dans l écran «Visualisation de l historique des mails». Si le paramètre «Activation des traces» est coché, le fichier RefMail.log est créé dans le dossier de RefMail.exe. 3. Test d envoi des messages : Afin de vérifier que les paramètres du serveur SMTP soient corrects, il est nécessaire d effectuer un test d émission de mail. 1) Après renseignement des variables dans les parties «Paramètres» et «Définition du message», cliquez sur le bouton «Save du mail dans TabMail» pour générer le message dans la table des mails à émettre. 2) Cliquez sur le bouton flèche verte en haut à droite de l écran, le texte à gauche du bouton doit afficher «Etat ON», le temps réel est activé. Après la durée indiquée dans «Tempo Scrutation table mail» le message est émis puis ils disparaît de la liste. 3) L opération peut être reproduite plusieurs fois pour effectuer les tests. 4. Mise en place des tâches planifiées pour RefMail : Lancement du programme sans passage de paramètre, l écran s affiche et le temps réel est activé. RefMail scrute la table RefData.TabMail pour vérifier si des mails doivent être envoyés. La scrutation de la table TabMail est faite toutes les : temps spécifié dans le paramètre «Tempo scrutation table mail». Le programme ne s arrête pas automatiquement, uniquement sur action manuelle. Lorsque le paramètre /TPSRHHMM est passé au lancement du programme, par exemple /TPSR1945, le programme est automatiquement minimisé dans la barre des tâches système (à droite) puis le programme scrute toutes les : temps spécifié dans le paramètre «Timer Sortie programme», avant de quitter le programme. AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 3/8

4 Il est possible et même conseillé de déclarer plusieurs lancements de RefMail via les tâches planifiées de Windows, par exemple : Lancement tous les jours à 7h30 de RefMail.exe /TPSR1230 Lancement tous les jours à 13h30 de RefMail.exe /TPSR1830 Lorsque l heure système est égale ou supérieure à l heure indiquée dans le paramètre, le programme est automatiquement fermé. Les informations affichées à gauche du bouton «de lancement/arrêt» de la scrutation temps réel, indique l état actuel : En cliquant sur le bouton émis., l état passe à «OFF», les s ne sont plus En cliquant sur le bouton nouveaux émis., l état passe à «ON», les s sont de AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 4/8

5 5. Paramétrage du module demande d absences RefCP : Le programme RefCP dispose d un écran qui permet de définir l ensemble des paramètres nécessaires à son fonctionnement, pour cela il faut exécuter la commande suivante : \RefCP.exe /PARAM Au lancement de la commande, l écran suivant apparaît : Mémorise tous les paramètres dans la table TabParam Bouton qui permet d accéder à la partie maintenance. L écran contient les deux parties suivantes :. Définition des paramètres généraux. «Gestion des fichiers joints aux demandes», active le fait de pouvoir joindre un document à chaque demande d absences. «Chemin par défaut pour recherche des fichiers», définit le chemin pour accéder au dossier contenant les documents à joindre aux demandes. La notation UNC peut être utilisée (\\server\share\file_path). «Chemin d archivage des documents joints», définit l emplacement d archivage des documents joints. La notation UNC peut être utilisée (\\server\share\file_path). AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 5/8

6 Le paramètre «Durée tempo sortie» permet de définir la temporisation avant de fermer l écran de réservation des absences (pour revenir à l écran de saisie du login), sans action de l utilisateur. Les mouvements de la souris ne réinitialisent pas la temporisation. Le principe est utile dans un environnement mutualisé afin d éviter toute utilisation sur un compte non approprié.. Définition du modèle du message . «Gestion des s» active la génération d un message lors de la validation de chaque demande d absence. «Adresse envoi», adresse mail permettant d identifier l émetteur, il n est pas nécessaire que l adresse existe. Attention, l adresse doit être de format : nom@serveur.extension par exemples : Reference@RefCP.com Demandes.Absences@Reference.com «Nom envoi», nom associé à l adresse d envoi. «Adresse copie», adresse pour transmettre une copie du message. «Adresse cachée» adresse pour transmettre une copie cachée du message. «Objet» titre du message (peut contenir des variables système). «Corps du message» contenu du corps du message. 19 lignes sont disponibles, de 100 caractères maximum chacune. Les lignes peuvent contenir des textes fixes et de «variables système» qui seront remplacées par les véritables valeurs lors de la génération du message mail. Les variables systèmes proposées sont listées dans la liste de droite, celles-ci doivent être saisies en respectant l orthographe, caractères [ et ] compris. Liste des variables système : Nom de la variable Contenu Format [DateDebutAbs] Date de début d Abs jj/mm/aaaa [DateDemande] Date de la demande jj/mm/aaaa [DateFinAbs] Date de fin d Abs jj/mm/aaaa [DureeAbs] Durée de l Abs 8h15 [HeureDebut] Heure de début de l Abs 07h55 [HeureFin] Heure de fin de l Abs 11h55 [MotifAbsence] N du code Evé 10 [NomDemandeur] Nom du demandeur MARTIN Alain [TypeSaisie] Type de saisie Jour, Partiel, Heure, Matin, Après-midi [HeureDemande] Heure de la demande 15 :36 [JourDateDebut] Jour de date de début Lu, Ma, Me, Je, Ve, Sa, Di [JourDateDemande] Jour de date de demande Lu, Ma, Me, Je, Ve, Sa, Di [JourDateFin] Jour de date de fin Lu, Ma, Me, Je, Ve, Sa, Di [LibLongAbs] Libellé long du code Abs Congés payés [LibCourtAbs] Libellé court du code Abs CP [CriterePers1] Elément de la liste Critère 1 [CriterePers2] Elément de la liste Critère 2 [CriterePers3] Elément de la liste Critère 3 [CriterePers4] Elément de la liste Critère 4 [CriterePers5] Elément de la liste Critère5 Contient l adresse mail du AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 6/8

7 [NbJoursAbs] [PosteName] [UserName] responsable Nombre de jours d absence Valeur entière Nom du poste utilisé Nom de la session utilisateur Possibilité d indiquer un lien URL dans le corps du message : Possibilité d indiquer une adresse Pour toute question contacter info@agt-solutions.com Ne pas oublier d indiquer à la fin du message : Ceci est un mail automatique, ne pas répondre à ce message. «Joindre Doc au mail» active le fait de joindre le document associé à la demande d absence, au message . «Fichier joint au mail» spécifie le nom du document à joindre systématiquement au message mail, par exemple, un document rappelant le règlementaire de l entreprise, la procédure de validation des demandes d absences, informations particulières. Après clic sur le bouton «>>>» accès maintenance, une partie supplémentaire apparaît sur la droite de l écran. Cet écran dit «de maintenance» permet de générer un dans la table RefData.TabMail sans effectuer une demande d absence, afin de tester/valider le contenu du message . AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 7/8

8 Cliquer sur ce bouton pour réinitialiser tous les paramètres des parties :. Définition des paramètres généraux et. Définition du modèle du message mail A utiliser lors de l installation pour éviter une saisie fastidieuse. Cliquer sur ce bouton pour générer un message dans la liste des messages à émettre. Le message généré sera constitué des éléments définis dans cet écran. Ces éléments de test peuvent être modifiés mais ils ne sont pas mémorisés. Ils évitent d effectuer une demande d absences. Les infos bulles sur les zones indiquent les nom des variables système. AGT Solutions NT Reference RefMail et RefCP Page 8/8