Guide d utilisation de l Intranet pour les procédures de Réaffiliation et d Affiliation en ligne

Transcription

1 Guide d utilisation de l Intranet pour les procédures de Réaffiliation et d Affiliation en ligne Sommaire Connexion INTRANET... 2 Procédures de Réaffiliation en ligne... 4 Choix de la classe d âge Sélection des Licenciés à réaffilier Export de(s) AS Procédures d Affiliation en ligne... 8 Saisie des champs critiques Saisie des coordonnées Choix des qualités Cas particulier : Affiliation d un joueur éducatif Création du nouveau licencié Export de la nouvelle AS

2 Connexion INTRANET Sur le site de la FFR ( sélectionner l intranet club (le cadenas en haut à droite de la page) pour arriver sur la page d accueil de l intranet club (ci-dessous). 2

3 Saisir ensuite le code du Club ainsi que le mot de passe pour accéder à l espace personnel du club. 3

4 Procédures de Réaffiliation en ligne Cette procédure va vous permettre de réaffilier vos licenciés de façon simple et rapide en garantissant l exactitude des informations remontées. La réaffiliation en ligne concerne uniquement les licenciés qui souhaitent conserver rigoureusement les mêmes qualités que la saison passée. Pour toute modification, ajout ou suppression de qualité(s), le licencié devra passer par une Affiliation en ligne. Après être entré dans l intranet de votre club, cliquer sur l onglet «Réaffiliations» dans le menu vertical à gauche de la page (en face de la flèche rouge ci-dessous). 4

5 Choix de la classe d âge La liste des licenciés réaffiliables apparait alors par classe d âge. Il est possible d accéder à tout moment à la classe d âge désirée en utilisant le menu défilant. Sélectionner un ou plusieurs licenciés en cochant les cases (il est possible de sélectionner tous les licenciés en cliquant sur «tout sélectionner») puis cliquer sur «valider la réaffiliation» 5

6 Sélection des Licenciés à réaffilier Le(s) licencié(s) sélectionné(s) apparaissent maintenant dans la «liste des licenciés en attente de réaffiliation». Sélectionner de nouveau un ou plusieurs de ces licenciés en cochant les cases (là encore, vous pouvez sélectionner tous les licenciés en cliquant sur «tout sélectionner») puis cliquez sur «exporter l ensemble des AS sélectionnées». Une fenêtre demandant d enregistrer ou d ouvrir le document apparait. En cliquant sur Ouvrir, l AS (ou les AS) sélectionnée(s) précédemment s ouvre au format PDF. 6

7 Export de(s) AS Vous retrouvez sur ce document les informations concernant le(s) licencié(s) que vous souhaitez réaffilier. Imprimer ensuite cette(ces) AS au recto des conditions d assurances de la saison en cours pour le(s) remettre au(x) licencié(s) afin qu il(s) puisse(nt) remplir le document et vous le(s) retourner dûment complété(s). Exemple d AS de réaffiliation : 7

8 Procédures d Affiliation en ligne Cette procédure d affiliation de vos nouveaux licenciés à été mise en place afin de vous permettre de collecter et de saisir les informations concernant vos licenciés de façon rapide avec une sécurité maximale. L Affiliation en ligne concerne également toutes les personnes déjà licenciées qui souhaitent modifier (ajouter ou supprimer) une ou plusieurs qualités ainsi que les mutations (AS d Affiliation à joindre au dossier de mutation). Dans l Intranet de votre Club, cliquez sur l onglet «Affiliations» dans le menu vertical à gauche de la page (en face de la flèche rouge ci-dessous). La page suivante apparait alors : 8

9 Saisie des champs critiques Cliquer ensuite sur «Formulaire d affiliation» (ci-dessus) pour commencer la procédure d affiliation (la saisie des informations durant toute la procédure se fait en majuscules sans accents ni caractères spéciaux) Saisir les 4 champs obligatoires (NOM / PRENOM / DATE DE NAISSANCE / SEXE) puis la Nationalité de la personne et cliquer sur «Poursuivre» 9

10 Saisie des coordonnées Après avoir fait «poursuivre», renseigner sur la page suivante toutes les coordonnées et informations concernant le nouveau licencié : adresse complète, numéro de sécurité sociale, divers numéros de téléphone, adresse de messagerie (voir ci-dessous). 10

11 Choix des qualités Renseigner ensuite les champs concernant la(es) qualité(s) que demande le licencié (Joueur, Dirigeant, Entraineur, LCA, Accès terrain ) Le licencié a la possibilité de sélectionner plusieurs qualités (une qualité de joueur et une ou plusieurs qualités de dirigeant). Dans l exemple ci-dessous, le licencié veut être Joueur Compétition et Dirigeant de club ayant Accès terrain. 11

12 Cas particulier : Affiliation d un joueur éducatif CAS DE L AFFILIATION D UN JOUEUR EDUCATIF Dans le cas d une Demande d Affiliation pour un joueur éducatif, la saisie de la DATE DE NAISSANCE au début de la procédure entrainera automatiquement la Qualité «Joueur Educatif», ce qui signifie que les différentes qualités de Joueurs (compétition, loisir ) ainsi que les qualités de Dirigeants n apparaitront pas. 12

13 Création du nouveau licencié Une fois que les qualités souhaitées ont été sélectionnées, cliquez sur «Poursuivre» pour valider les informations. La page qui apparait permet «d exporter l AS du licencié» qui vient d être créée ou de «saisir une nouvelle demande d affiliation». OU 13

14 Export de la nouvelle AS Il est possible de retourner à la liste des affiliations créées en passant par l onglet «Affiliations» du menu vertical de gauche et retrouver ainsi toutes les affiliations déjà saisies. Vous pouvez ensuite sélectionner une ou plusieurs personnes de la liste (en cochant la case devant chaque personne) ou cliquer sur «Tout sélectionner» puis «exporter l ensemble des AS». Vous pouvez aussi exporter les AS une par une en cliquant sur «Export AS». OU 14

15 Imprimer cette(ces) AS au recto des conditions d assurances de la saison en cours pour le(s) remettre au(x) licencié(s) afin qu il(s) puisse(nt) remplir le(s) document(s) et le(s) retourner au club dûment complété(s). Sur les deux exemples d AS suivantes, on voit apparaitre les données comme le club, le comité, le numéro de dossier, les qualités demandées, les coordonnées ainsi que les pièces à joindre (celles-ci varient en fonction des données renseignées auparavant). Merci de bien compléter la partie «INFORMATIONS RELATIVES AUX ASSURANCES ET AUX PRECAUTIONS A PRENDRE AFIN DE PRATIQUER LE RUGBY» De plus, l ATTESTATION MEDICALE située en bas à gauche du document s adapte automatiquement aux qualités demandées par le licencié : Affiliation «AS Compétition» Exemple de cas d une Affiliation d un licencié voulant être Joueur Compétition et Dirigeant ayant Accès Terrain (cf. document 1 ci-dessous), l attestation médicale fera apparaitre les lignes : - Pour jouer - Pour joueur en 1 ère ligne - A être dirigeant accès terrain DAT Affiliation «AS Rugby Educatif» - Pour l AS éducatif (cf. document 2 ci-dessous), l attestation médicale fera apparaitre uniquement la ligne : - Pour jouer (Le joueur éducatif n ayant pas d autorisation 1 ère ligne ni de qualités Dirigeant). - Le joueur étant mineur, l autorisation parentale apparait également sur le document (en haut à gauche). - Le document devra être validé par le(s) représentant(s) légal(aux) du mineur (en bas à droite du document). 15

16 Document 1 Exemple d AS d un licencié ayant demandé les qualités de Joueur Compétition et Dirigeant ayant Accès Terrain : 16

17 Document 2 Exemple d AS d un licencié Joueur Rugby Educatif : Vous retrouverez en vert les différences existantes avec l AS d un joueur compétition majeur 17