Module 13 : Trier et Filtrer *

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1 Module 13 : Trier et Filtrer * contenu de 2010* 13.0 Introduction Les feuilles de données nous aident à donner du sens aux données. Deux méthodes sont particulièrement efficaces : le classement et la sélection de valeurs-clés ou de types de valeurs. Supposons que vous ayez une base de données avec des dizaines de milliers de ventes de voitures d occasion sur une période donnée. Comment faire pour leur donner du sens? Vous voulez peut-être changer la période couverte. Vous voulez peut-être savoir pour combien a été vendue la voiture la plus chère. Vous voulez peut-être vous concentrer sur une marque en particulier. Ou vous voulez peut-être savoir s il y a des voitures pour gauchers. Pour chacune de ces requêtes, vous devrez classer ou trier les données. Jetons un œil aux fonctionnalités de tri et de classement d Excel. Veuillez noter qu il y a des fonctions supplémentaires que nous pouvons utiliser dans la version 2010, elles sont traitées dans l unité Classement La méthode rapide : le bouton A Z Vous êtes professeur, et les notes de vos élèves lors d un contrôle récent, sont les suivantes : 2010 Excel dans le Business 1 Module 13 : Filtrer et Trier

2 Vous pouvez classer par prénoms (par ordre alphabétique), par noms de famille (par ordre alphabétique) ou par notes (par ordre numérique). Dans chacun de ces cas, vous voulez que toute la ligne bouge, et que donc Hermione Wisson ne se transforme pas en Hermione Fineberg. Vous pouvez choisir la colonne qu Excel doit utiliser pour faire le classement : Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez qu Excel utilise Dans le bandeau, sélectionnez Données > Trier et filtrer > Trier du plus grand au plus petit Remarque : quand vous survolez le bouton A Z, si Excel vous demande de classer du plus petit au plus grand (ou du plus grand au plus petit) : Alors, c est qu il s agit d un classement de nombres Excel dans le Business 2 Module 13 : Filtrer et Trier

3 En cliquant sur Trier du plus petit au plus grand, vous trierez le tableau. Avec cette méthode, Excel classe automatiquement toute la ligne du tableau et non pas seulement la colonne sélectionnée, mais classe en fonction des valeurs de la colonne sélectionnée. Si au lieu de sélectionner une colonne de nombres, vous aviez sélectionné une colonne de de texte, Excel aurait suggéré de classer AZ au lieu de plus grand vers le plus petit. Si vous sélectionnez toutes les colonnes du tableau (à partir du coin inferieur droite) juste avant de classer, Excel suggèrera de classer par nombres. C est parce que le classement se base sur la cellule active. Vous obtiendrez : Notez que le bouton AZ classe les données mais dans l autre sens, de la valeur la plus petite à la plus élevée (c est un peu trompeur, vu que A et Z sont des lettres et pas des nombres!). Beaucoup d utilisateurs n aiment pas trop cette méthode. Car on clique sur une seule cellule dans une seule colonne, on a l impression qu Excel a classé une seule colonne, toute seule, et donc a modifié l intégrité des lignes. La prochaine section vous rassurera. Spécifier exactement les données à classer Le bouton A Z devine qu il faut classer tout le tableau qui contient la cellule sélectionnée. Cette supposition se base sur le fait que le tableau que vous souhaitez classer est entouré de cellule vides, et que donc vous voulez classer tout ce qui se trouve à l intérieur de cette limite. Ce ne sera peut-être pas toujours le cas, vous pouvez, si vous le voulez, spécifier précisément ce que vous souhaitez classer. Faites très attention, en général les données sont réparties par enregistrement avec dans chaque ligne les données 2010 Excel dans le Business 3 Module 13 : Filtrer et Trier

4 attribuées pour chaque colonne, donc en général, si on ne classe pas l ensemble du tableau, les données perdent leur cohérence. Parfois, il peut être utile de ne classer que certaines colonnes. Sélectionnez toutes les données des colonnes que vous voulez classer, puis cliquer sur le bouton A Z (ou Z A). Par exemple, si vous ne voulez classer qu une seule colonne : Donc si voulez continuer d associer Ed, Knight et 98, vous devriez étendre la sélection. Cela devrait vous rassurer. Si vous voulez classer la seule colonne B, continuez avec la sélection actuelle. Dans ce cas, cependant, nous voulons vraiment étendre la sélection actuelle, donc que les bons noms, prénoms et notes soient sur la même ligne. Alors cliquez sur Trier pour trier par nom de famille : 2010 Excel dans le Business 4 Module 13 : Filtrer et Trier

5 Si vous vouliez trier par prénom, vous auriez réalisé la même opération en sélectionnant la première colonne. Tri avancé Les boutons AZ et ZA sont rapides à utiliser et fonctionnent bien pour les petits exemples comme celui que nous avons vu. Mais ils ne permettent pas de réaliser une hiérarchie de tri (par exemple, trier par nom de famille, puis par prénom) et pire, ils peuvent détruire votre base de données en ne classant accidentellement qu une seule colonne. EwB recommande donc le processus suivant, légèrement plus formel, qui utilise le bouton de tri : Si vous avez créé votre tableau sans colonnes ou lignes vides, alors vous pouvez sélectionner n importe quelle cellule à l intérieur du tableau et Excel reconnaitra automatiquement l ensemble du tableau. Sinon, vous pouvez sélectionner toutes les données pertinentes et cliquer sur le bouton Trier. Vous verrez alors la fenêtre suivante : EwB recommande d utiliser les entêtes. Non seulement, elles vous permettent de ne pas avoir à décocher les cases à chaque fois, mais elles vous aident aussi à reconnaitre quelle colonne vous voulez trier (c est plus facile de choisir parmi Département, Catégorie, Date, etc. que parmi A, B, C) peut-être ne les connaissezvous pas? 2010 Excel dans le Business 5 Module 13 : Filtrer et Trier

6 Depuis cette fenêtre : 1. Ajouter un niveau pour demander à Excel de prendre en compte une autre colonne depuis laquelle trier. Par exemple, s il y avait quatre Patel dans la classe, il faudrait préciser combien de noms répétés doivent être triés, et vous trierez probablement par prénom après. C est possible en ajoutant un niveau en triant par prénom pour ce niveau. 2. Trier par permet de choisir quelle colonne on souhaite trier pour chaque niveau de cette hiérarchie. 3. Ordre permet de décider comment vous souhaitez trier les données (du plus petit au plus grand, AZ, etc.) 4. Mes données ont des en-têtes permet de dire à Excel s il doit inclure la première ligne dans les données ou pas. Si vous décochez cette case, Excel triera toutes les données, et également celle de la première ligne. Tri horizontal Vous pouvez aussi trier les données horizontalement. Supposons que vous vouliez réorganiser le tableau ci-dessous : Pour que les journaux soit classés par ordre alphabétique de gauche à droite : Sélectionnez l ensemble du tableau de données 2010 Excel dans le Business 6 Module 13 : Filtrer et Trier

7 Données > Trier Options De la gauche vers la droite Fonctionnalités spécifiques à la version 2007 Dans Excel 2007, en plus de la valeur de la cellule, il est possible de trier en fonction de la couleur de la cellule, de la couleur du texte et de l icône de la cellule : Cela peut être spécialement utile quand on l utilise avec le formatage conditionnel (voir module 29). Pièges classiques Sélection non étendue (comme décrit ci-dessus) Dans une grande base de données avec de nombreuses formules qui se réfèrent à des lignes différentes (par exemple RECHERCHEV et INDEX-EQUIV), trier les données peut désactiver les références. Si vous devez trier une telle base de données, il faut d abord copier les seules valeurs dans une nouvelle feuille Excel dans le Business 7 Module 13 : Filtrer et Trier

8 Les blancs dans les données vous empêcheront parfois de sélectionner rapidement toutes les données, donc faites défiler les données pour s assurer qu elles sont toutes sélectionnées Filtrer Vous pouvez filtrer un tableau de données pour cacher certaines lignes qui contiennent des informations que vous ne souhaitez pas voir. En vidant le filtre, on révèle les lignes filtrées pour pouvoir voir toutes les données. Avant de filtrer Comme pour le tri, assurez-vous que chaque colonne a une en-tête (ce qui est généralement le cas). Sinon, Excel traitera la première ligne comme une en-tête et ne l inclura pas dans le processus de filtrage. Autofiltre La méthode rapide d Excel pour le filtrage est performante et directe. Cliquez sur Données > Filtrer : Vous verrez alors des menus déroulants en haut de chaque colonne contenant des données. Cliquez sur l une d elles : 2010 Excel dans le Business 8 Module 13 : Filtrer et Trier

9 Vous verrez plusieurs options, ainsi que des options de tri. Nous n allons pas les prendre en compte, car nous avons déjà parlé du tri plus haut. Dans la zone entourée, il y a plusieurs cases à cocher qui correspondent à toutes les différentes valeurs de cette colonne. Donc, dans ce cas, si vous ne voulez voir que les hommes politiques conservateurs, vous devez décocher «Sélectionner tout», cocher la case «Con» pour voir le sous-ensemble filtré suivant : 2010 Excel dans le Business 9 Module 13 : Filtrer et Trier

10 Pour enlever le filtre, vous n avez qu à cliquer sur le bouton de filtre et choisir Effacer le filtre et vous reviendrez exactement à l étape précédente. Filtres multiples Vous pouvez appliquer plus d un filtre. Donc, avec l exemple précédent, si nous ne voulons voir que les députés conservateurs de Londres, nous devons également cocher les cases appropriées dans la colonne Area (zone) : Pour obtenir : Filtre avancé Le Filtre avancé permet d avoir des valeurs uniques à partir d une liste de valeurs dupliquées. Prenons l exemple des députés britanniques, supposons que vous ne souhaitiez que la liste de toutes les zones. Cliquez sur le bouton Filtre avancé pour obtenir : 2010 Excel dans le Business 10 Module 13 : Filtrer et Trier

11 Choisir Copier vers un autre emplacement. Vous devrez ensuite choisir où vous voulez copier l enregistrement unique. (Copier vers), cliquez sur la cellule depuis laquelle vous voulez que la liste commence (faites attention de ne pas choisir une cellule en dessous de laquelle il y a des données, car elles seront écrasées). Choisir les plages en sélectionnait la colonne D (avec les zones). En général, vous ne devez pas inclure l en-tête de cette liste. Cochez Extraction sans doublon : On obtient : 2010 Excel dans le Business 11 Module 13 : Filtrer et Trier

12 13.3 Alternatives Vous devriez également connaitre d autres techniques permettant de donner du sens aux données, les voici de la moins complexe à la plus complexe : Barre de statut (Voir Module 1 : Le tableau de bord d Excel) Les fonctions MAX, MIN (voir Module 21 : Synthétiser les données) Le formatage conditionnel (Module 29 : Le formatage conditionnel) La fonction RANG (Voir Module 26 : Techniques de modelage) Les tableaux croisés dynamiques (Voir Module 22 : Les tableaux croisés dynamiques) 13.4 Fonctionnalités d Excel 2010 Champs de recherche de filtrage Une nouvelle fonctionnalité d Excel 2010 permet de restreindre la liste des filtres aux valeurs disponibles, pour correspondre à ce qu on entre dans le champ de recherche du menu déroulant. Cela est très utile pour les colonnes qui contiennent de nombreuses valeurs différentes Excel dans le Business 12 Module 13 : Filtrer et Trier

13 Filtrer et trier par couleur Ce n est pas tout, si vous changez la police ou la couleur de remplissage, manuellement ou par formatage conditionnel, alors les options Filtrer par couleur de cellule, Filtrer par couleur de police ou Filtrer par icone de cellule sont disponibles : 2010 Excel dans le Business 13 Module 13 : Filtrer et Trier