LA GESTION DE PROJETS. Regroupement CPE des régions 03 et 12 Session 1 27 octobre 2011

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1 LA GESTION DE PROJETS Regroupement CPE des régions 03 et 12 Session 1 27 octobre 2011

2 2 Présentations Présentation de la formatrice Présentation des participantes et leurs attentes

3 3 Attentes du formatrice Questionnement obligatoire à chaque fois qu un énoncé n est pas précis Liste des énoncés contraires à vos croyances Identification des énoncés différents de vos pratiques

4 4 Règles du jeu S impliquer, participer Oser, se donner le droit à l erreur Exprimer ses besoins, questionner Rester centré sur l objectif Aider et se faire aider par ses collègues Respecter l horaire

5 5 Objectifs de la formation Permettre à chacun d entre vous: d acquérir des connaissances sur le sujet de recevoir des modèles et outils pour mieux gérer vos projets de mettre en pratique des principes de gestion de projet de développer des habiletés en gestion de projets peu importe la taille ou le domaine de recevoir un soutien dans l élaboration d un projet

6 6 Agenda de la session 1 Principes de gestion de projet Les projets en entreprise Les rôles et responsabilités en projet Les phases d un projet Les neuf volets de la gestion de projet Le démarrage Les activités de démarrage Les biens livrables qui touchent le produit Les biens livrables de gestion La définition des besoins Exercice de définition d un projet Retour sur la journée et matière à réflexion

7 Principes de la gestion de projet 7

8 8 Les projets en entreprise Discussion et exercice 1 Qu est-ce qui motive les organisations à réaliser des projets? Quelles sont les caractéristiques d un projet et d une activité opérationnelle? Faites-moi une liste de vos projets?

9 9 Les projets en entreprise Activités récurrentes ou projets? Les activités récurrentes (opérations courantes) représentent l ensemble des efforts continus de chaque unité fonctionnelle de l entreprise en vue de réaliser les objectifs pédagogiques et financiers de celle-ci Un projet est un effort temporaire déployé dans le but de créer un produit ou un service unique ( PMBOK guide, PMI )

10 Les projets en entreprise L approche traditionnelle 10 Vision Mission Autoriser Planifier Coordonner Réaliser Contrôler Stratégie Processus de réalisation et de suivi des opérations Services Extrants Services de qualité Clients satisfaits Bénéfices Gestion récurrente par fonction

11 11 Les projets en entreprise Une approche innovante Information Ressources - résultats Gestion de la stratégie Objectifs Positionnement - besoins Opérations Exploitation - Activités continues Développement Projets investissements Exploration Résultats d affaires, risques Ressources type Ressources type Ressources type Ressources type _Accroissement de la capacité_ Intention 1 Service 1 Chef de projet Date Agrandissement Intention 2 Service 2 Chef de projet Date Démarche qualité Intention 3 Chef de projet Date Conformité réglementaire Service 3 Chef de projet Date Nouveau service pour les 0 à 1 an Soutien pédagogique Finances RH Technologie Achats _Contribution requise_ Principe : Formalisation - Constance Principe : Formalisation - Constance Principe : Évaluation - Vision Réf.: CETO Adaptation: richard@dancause.com

12 12 La pause

13 13 Les rôles et responsabilités en projet Une entrée en matière Comment organisez-vous vos projets? Êtes-vous essoufflées? Quel est le rôle principal d une cheffe de projet? Ce rôle existe-t-il dans votre entreprise?

14 Les rôles et responsabilités en projet Un projet une équipe 14 Cliente du projet Cheffe de projet Comité de pilotage Équipe de gestion du projet Membres de l équipe : Équipe multi disciplinaire

15 Les rôles et responsabilités en projet La cliente de projet La cliente d un projet est la personne à qui les résultats du projet doivent être livrés. Ses responsabilités: Approuve la définition du projet et s assure que les objectifs du projet sont en ligne avec la stratégie de l entreprise Approuve le budget, l échéancier, la qualité prévue des biens livrables et le plan de gestion des risques du projet Analyse les rapports d avancement du projet Approuve la terminaison du projet 15

16 Les rôles et responsabilités en projet Le comité de pilotage Le comité de pilotage est orienté sur la démarche du projet. Il est souvent composé des membres du conseil d administration et de la cliente du projet. Ses responsabilités: Guide et valide les orientations du déroulement du projet Valide les modifications affectant le déroulement du projet S intéresse aux risques du projet et à l impact du projet sur les opérations courantes S implique dans les problématiques d allocation des ressources requises par le projet 16

17 Les rôles et responsabilités en projet La cheffe de projet Elle doit être capable de rallier les gens et d augmenter la valeur de leur contribution. Elle est responsable devant la cliente de la conduite au jour le jour du projet avec son équipe. Ses responsabilités: S assure d une compréhension commune du projet pour tous les membres de l équipe Assure l atteinte ou le dépassement des attentes du client du projet Assure la prise en charge de la gestion du projet respect du contenu, des coûts, des délais, de la qualité, des communications, etc. S assure de la viabilité du résultat 17

18 Les rôles et responsabilités en projet Les membres de l équipe de projet Ils viennent des opérations car ils sont porteurs d une expertise spécifique. Ils contribuent à la réalisation du ou des biens livrables qui leur sont attribués par le chef de projet. Ils ont une bonne capacité à travailler dans des équipes multidisciplinaires Leurs responsabilités: Respectent les délais et la qualité des biens livrables qui leur sont attribués Résolvent les problèmes reliés à leur expertise et requiert l intervention du chef de projet au besoin Identifient les changements reliés à leur(s) bien(s) livrable(s); Participent à l analyse des risques du projet et au suivi des risques reliés à leur(s) bien(s) livrable(s); Partagent l information et font preuve d esprit d équipe. 18

19 19 Les rôles et responsabilités en projet Exercice 2 Choisissez un des projets dont vous avez fait la liste plus tôt Décrivez-moi l organisation actuelle de ce projet Décrivez-moi ce que pourrait être l organigramme de votre projet

20 20 Les phases d un projet Expression des besoins de la cliente Démarrage Planification Réalisation et contrôle Clôture Aussi appelés groupes de processus

21 Les neuf volets de la gestion de projet 21 CONTENU DÉLAIS COÛTS QUALITÉ INTÉGRATION Expression des besoins de la cliente Démarrage Planification Réalisation Contrôle Clôture RESSOURCES HUMAINES COMMUNI- CATION RISQUES APPROVI- SIONNEMENT Appropriation du changement Aussi appelés domaines de connaissance

22 Niveau d activité 22 Les phases et les volets Réalisation et contrôle Planification Intégration Démarrage Contenu Intégration Diriger et piloter l exécution du projet Clôture Élaborer l énoncé préliminaire du contenu du projet Plan de projet Contenu Élaborer la charte du projet Intégration Contrôler le travail du projet Intégration Maîtrise intégrée des modifications Intégration Clore le projet Début Fin

23 23 L heure du lunch

24 Le démarrage d un projet 24

25 25 Les activités de démarrage L intention ou l opportunité devenue un projet Deux types de biens livrables: Les biens livrables de produit Les biens livrables de gestion Par quoi commence-t-on? Les objectifs L alignement avec la stratégie de l entreprise Les solutions envisagées La solution retenue Les contraintes Ça se concrétise par une charte de projet

26 Les biens livrables qui touchent le produit 26 Les biens livrables qui touchent le produit sont les composantes permettant de développer le produit que l on veut utiliser à la fin du projet: Liste des besoins / cahier des charges Concept de design Plans et devis Plan d aménagement Processus actuels Processus désirés Description des rôles et responsabilités Les biens livrables de produit seront faits par des expertes en la matière

27 27 Les biens livrables de gestion Les biens livrables de gestion sont les composantes qui nous permettront d assurer la livraison du produit: Charte de projet Échéancier Budget Plan de communication Rapport d avancement Acceptation des composantes de produit Liste de déficiences Les biens livrables de gestion seront faits par la cheffe de projet, avec l aide de certaines expertes

28 28 Biens livrables de démarrage Biens livrables de produit Liste des besoins Concept préliminaire Biens livrables de gestion Charte de projet Échéancier pour la phase de planification Budget pour la phase de planification Acceptation de dépenser pour la phase de planification

29 29 Exercice 3: définition d un projet Deux équipes: Projet 1 Agrandissement d une installation Projet 2 Mise en place d une démarche qualité A l aide de l outil «Charte de projet», déterminez: Le contexte Les objectifs du projet Les contraintes Les principales parties prenantes

30 30 La pause

31 31 Exercice 4: définition de la liste des besoins Deux équipes: Projet 1 Agrandissement d une installation Projet 2 Mise en place d une démarche qualité Faire une liste des besoins qui vous viennent à l idée pour chacun des projets, afin d avoir une idée du produit désiré

32 Problèmes reliés au démarrage d un projet 32 Indécision de la cliente : la cliente semble incapable de fournir une définition et une conception du projet Rareté des ressources : trouver les «meilleures» personnes est rarement facile Manque de coordination dans le leadership : la phase de démarrage est souvent gérée par trop de personnes, ce qui rend la prise de décision difficile Manque de consensus dans les objectifs de projets Présence d un flou organisationnel, nébulosité Efforts associés à la gestion du changement insuffisants

33 33 Un aperçu de la session 2 La planification de projet Partie 1 Réflexion et mise à jour des évènements depuis la dernière session La planification du contenu La planification des délais La planification des coûts La planification des ressources humaines

34 34 Retour sur la journée Qu avez-vous le plus apprécié de la journée? Que devrait-on améliorer? Matière à réflexion: Choisissez une de vos intentions /opportunités que vous voulez mettre en œuvre Essayez de remplir certains éléments de la charte de projet