CARTE D ACHAT Outil Internet de Suivi des Opérations

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1 CARTE D ACHAT Outil Internet de Suivi des Opérations Guide Utilisateur Porteur de Carte Version Secteur Public Décembre 2006

2 Table des Matières Nous espérons que ce Guide Utilisateur vous permettra de naviguer aisément dans les différents Espaces de l Outil Internet de Consultation de vos Opérations Carte d Achat. Fonctions de Base Accédez à l Outil Internet 3 Naviguez dans le Site 4 Espace Référentiel Votre Entreprise et Votre Centre de Délégation 7 Votre Carte 8 Espace Suivi d Activité Allez à l essentiel - la Synthèse 9 Suivez votre Budget, vos Dépenses et votre Solde Disponible 10 Recherchez et Contrôlez Vos Demandes d Autorisations 11 Recherchez et Contrôlez Vos Opérations 13 Consultez Vos Relevés Mensuels d Opérations 17 Consultez les Statistiques sur vos Achats 18 2

3 1 - Accédez à l Outil Internet : Page d accueil - Identifiez vous Pour vous connecter au site, entrez l adresse suivante : puis cliquez sur La page suivante s affiche pour vous permettre de vous Identifier. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur Valider (). Attention! 3 saisies erronées de votre mot de passe bloquent votre accès au site : en cas de doute, cliquez sur «J ai oublié mon mot de passe» (), un nouveau mot de passe vous sera automatiquement et immédiatement envoyé par . Entrez votre identifiant Entrez votre mot de passe Uniquement lors de la 1 ère connexion : vous êtes invité(e) à changer de mot de passe (6 à 8 caractères). La sécurité de votre accès est ainsi garantie : vous êtes désormais seul(e) à connaître le mot de passe. Utilisez de préférence des lettres majuscules, minuscules et des chiffres et choisissez un mot de passe difficile à deviner. Par la suite, vous devrez changer de mot de passe tous les trois mois. Si vous avez bloqué votre accès au site (compte «inactif»), vous devez contacter votre Responsable de Programme. 3

4 2 - Naviguez dans le Site : Fonctions de base Vous pourrez, depuis n importe quelle page et à tout moment : Consulter l Annuaire fournisseurs (). Modifier votre mot de passe en cliquant sur Mon compte utilisateur () puis sur Changer mon mot de passe (). Consulter l Aide en ligne (). Contacter l Assistance Technique en cliquant sur Contact (). Imprimer la page que vous êtes en train de visualiser (). Vous déconnecter en cliquant sur la croix (). Par sécurité, au bout de 15 minutes d inactivité, votre session devient invalide (). Cela permet d éviter, si vous oubliez de vous déconnecter manuellement, qu une tierce personne n accède à votre compte. 4

5 2 - Naviguez dans le Site : Fonctions de base 5

6 2 - Naviguez dans le Site : 2 Espaces de Consultation distincts Un Espace Référentiel () pour consulter les données du Programme Carte d Achat de votre Entreprise et les Paramètres d Utilisation de votre Carte. Vous sélectionnez l Espace de votre choix en utilisant les onglets Vous naviguez sur le site en cliquant sur les différents onglets et numéros de pages. Les onglets en cours de Consultation apparaissent en gras. Exemple ci-dessous : Suivi d Activité / Encours. Un Espace Suivi Activité () pour contrôler au quotidien tous vos achats effectués. Vous pouvez trier les colonnes, en cliquant sur les titres soulignés 6

7 3 - Espace Référentiel : Votre Entreprise et Votre Centre de Délégation Dans l Espace Référentiel (), les données du Programme Carte d Achat de votre Entreprise () sont accessibles en fonction des droits d accès attribués par votre Responsable de Programme. Vous pouvez ainsi, par exemple, consulter : Le Plafond global de dépenses de votre Centre de Délégation () et les Plafonds de dépenses pour chaque Fournisseur, Les Paramètres d Utilisation de votre Carte d Achat ( page suivante). Vous pouvez accéder aux informations essentielles sur votre Entreprise et votre Carte en consultant la Synthèse dans l Espace Suivi d Activité ( p. 9 ). Vous n êtes pas autorisé par votre Responsable de Programme à accéder à cette information. 7

8 4 - Espace Référentiel : Votre Carte d Achat Les Paramètres d Utilisation de votre Carte vous sont accessibles (), si votre Responsable de Programme vous en donne l autorisation : vous pouvez consulter vos Plafonds de dépenses et les Fournisseurs autorisés, via l onglet «Profils et Conditions Financières» (), ainsi que les éventuels Plafonds par Fournisseurs, via l onglet «Plafonds par fournisseur» (). 8

9 5 - Espace Suivi d Activité : Allez à l essentiel - la Synthèse Votre Entreprise et votre Responsable de Programme Vous Cliquez sur «oui» pour obtenir le détail des Plafonds par Fournisseur Les Paramètres d Utilisation de votre Carte d Achat La Synthèse des Opérations sur la période Le détail des Demandes d Autorisations sur la période 9

10 6 - Espace Suivi d Activité : Suivez votre Budget, vos Dépenses et votre Solde Disponible Retrouvez la Synthèse de votre activité sur la période définie par votre Entreprise via l onglet «Encours»() : Votre Plafond de dépenses () (= montant maximum de dépenses qui vous est attribué sur la période), Le cumul des Montants autorisés () (= somme des Demandes d Autorisations réalisées sur la période), Le montant Disponible () (= montant des dépenses que vous pouvez encore utiliser), Le Montant temporaire de dépenses supplémentaires (bonus ) dont vous pouvez occasionnellement profiter et sa date d échéance. 10

11 7 - Espace Suivi d Activité : Vos Demandes d Autorisations - Recherche A chaque commande par Carte d Achat, le fournisseur effectue une Demande d Autorisation pour vérifier les Paramètres d Utilisation de votre Carte. Le processus de recherche des Demandes d Autorisations () est le suivant : Saisissez les Dates de début () et de fin () pour définir la plage de recherche manuellement ou en utilisant le calendrier (), Vous pouvez également faire une recherche avec le Numéro d autorisation (). Pour finir, cliquez sur Rechercher (). 11

12 7 - Espace Suivi d Activité : Vos Demandes d Autorisations - Contrôle Vous suivez en temps réel les Demandes d Autorisations réalisées à chaque commande avec votre Carte d Achat : Les Autorisations accordées ainsi que celles qui sont refusées (le motif de refus est également précisé). Tri possible La provenance () PURCH indique que la commande a été effectuée chez un Fournisseur Référencé Carte d Achat Visa Purchasing, CB chez un Commerçant français et VISA chez un Commerçant étranger. Les Commandes que vous devrez effectivement régler à votre Fournisseur sont consultables via l onglet Opérations (cf. pages suivantes). 12

13 8 - Espace Suivi d Activité : Vos Opérations - Recherche Suite à la livraison de la Commande, le Fournisseur effectue sa Télécollecte () = télétransmission des demandes de paiement enrichies des données de facturation vers la Banque. Via l onglet Opérations, vous pouvez contrôler toutes les transactions à régler à votre Fournisseur. Le processus de Recherche des Opérations sur une période donnée est identique à celui des Demandes d Autorisations, c est-à-dire : Saisie des Dates de début () et de fin () pour définir la plage de recherche manuellement ou en utilisant le calendrier (). Pour finir, cliquez sur Rechercher (). 13

14 8 - Espace Suivi d Activité : Vos Opérations - Contrôle Vous pouvez contrôler efficacement toutes vos Transactions. Un simple clic sur le numéro de votre carte vous permet même d accéder au Détail de chaque transaction (). Contactez rapidement votre Fournisseur ou votre Responsable de Programme si vous constatez une anomalie (opération non effectuée, montant non-conforme ). Vous pouvez imprimer () et exporter au format. csv () la liste des transactions ( p. 16). La provenance () PURCH indique que la commande a été effectuée chez un Fournisseur Référencé Carte d Achat, CB chez un Commerçant français et VISA chez un Commerçant étranger. Cliquez sur le n de carte pour accéder au détail de la transaction Si votre entité a choisi l option «Validation en ligne du service fait»: Vous visualisez le statut d une transaction () : en attente de validation, validée ou contestée ainsi que le nombre total de transactions contestées (). Pour valider une transaction ou effectuer une demande de contestation ( p. 15). 14

15 8 - Espace Suivi d Activité : Vos Opérations - Contrôle Sur la page Détail d une transaction (), vous pouvez, si votre Responsable de Programme vous a autorisé cette action, valider une transaction () en cliquant sur la case à cocher Oui ou demander la contestation d une transaction en cliquant sur la case à cocher Non, puis sur Valider () pour confirmer votre action. Un d alerte est immédiatement envoyé à BNP Paribas et à votre Responsable de Programme à chaque demande de contestation d une transaction (). Avant d effectuer une demande de contestation, nous vous invitons à contacter votre fournisseur pour régler le litige à l amiable (remboursement, nouvelle livraison ). Vous disposez d un certain délai () pour valider les transactions : dès que ce délai est passé, les transactions sont alors automatiquement validées. Il n est plus possible de modifier en ligne le statut de la transaction : vous devez dans ce cas contacter votre Responsable de Programme. 15

16 8 - Espace Suivi d Activité : Vos Opérations - Exporter une liste Cliquez sur l icône CSV () pour télécharger les opérations. Dans la fenêtre qui s ouvre automatiquement, sélectionnez l option Enregistrer () ce fichier sur le disque puis enregistrez votre fichier dans le répertoire de votre choix (). Le fichier (format.csv) est nommé de façon automatique avec les dates de restitution choisie lors de votre recherche d opérations. Ouvrez Excel puis recherchez votre fichier précédemment enregistré en cliquant sur l onglet Fichier puis Ouvrir, choisissez Tous les fichiers (*,*) dans Type de fichier : cliquez ensuite sur le nom de votre fichier () pour le sélectionner. Le fichier s ouvre alors directement sous un format exploitable : il est présenté sous forme de tableau Excel vous permettant de faire des tris, des calculs...(). 16

17 9 - Consultez vos Relevés Mensuels d Opérations Vous accédez à vos Relevés d Opérations Mensuels, via l onglet Relevés (). En cliquant sur la première ligne de commande (), vous pouvez «zoomer» () sur les lignes de détails de chaque transaction. Zoom accessible avec Internet Explorer 6 17

18 10 - Consultez les Statistiques sur vos Achats Via l onglet Statistiques (), vous suivez très simplement, sur une année glissante : le montant total de vos dépenses par Fournisseurs (), sur la période de votre choix (), ainsi que le montant total des achats tous Fournisseurs et Commerçants confondus (). Les graphiques des Statistiques sont au format SVG et nécessitent donc d'installer le plugin correspondant. Celui-ci est disponible gratuitement sur le site ADOBE : Il se présente sous la forme d'un programme d'installation SVGView.exe. Les achats effectués chez les Commerçants sont regroupés dans une catégorie «Autres». Cliquez pour obtenir le détail mois par mois chez un Fournisseur 18