GEDI Publier une information sur le Web

Transcription

1 Introduction L application est une application de Gestion Electronique de Documentation destinée à publier et à gérer des documentations sur le site de l Université Dans un article (courrier) comprend au minimum : Un Objet (titre) Une référence (catégorisation, domaine) Un mode de publication (internet, intranet, extranet, privé) A quoi correspondent les différents modes de publication : Internet : votre document est visible par tout le monde. Intranet : votre document ne sera accessible que dans l université. Extranet : votre document est accessible de partout avec authentification (login, mot de passe). Privé : accessible uniquement à vous ou à des destinataires restreints que vous avez choisis. Masqué : Non visible, archivage Fenêtre d accueil de Les dossiers (types) Liste des articles (courriers) publiés, sélectionnez celui que vous souhaitez modifier ou archiver (masquer). Cliquez sur Nouveau pour déposer un nouvel article (initialisation des champs). Facultatif : Vous pouvez choisir la date de validité de votre article. A l expiration de la date, il sera invisible sur le web. Si vous ne choisissez pas de date de validité, vous devrez Masquer (archive) vous-même votre document quand il sera obsolète. Cliquez sur cette icône pour mettre en forme votre texte dans l éditeur graphique HTML. Cliquez sur WebGenie pour visualiser votre page web. (1) Numéro du type (répertoire sélectionné) Donner un titre à votre article. Choisissez vos destinataires en cliquant sur le + Choisissez une référence en cliquant sur : Cliquez sur Enregistrer dès que votre article vous convient pour le publier et l envoyer aux destinataires si vous en avez sélectionné. Choisissez votre mode de publication. Facultatif : Vous pouvez faire un lien sur votre article vers soit un fichier attaché, soit une adresse internet de type : 1/7

2 1. Créez une référence Quand vous publiez pour la première fois une info, vous devez créer une référence qui permettra par la suite de retrouver toutes vos publications : Allez dans le menu Paramétrage Cliquez sur références Ajouter une ou plusieurs références en cliquant sur le bouton Supprimer une référence en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton Note : attention si une référence est déjà utilisée vous ne pouvez pas la supprimer Saisissez un code (votre nom par exemple) et le libellé de votre référence (un domaine par exemple) 2. Sélectionnez le dossier Sélectionnez le dossier (cadre à gauche) dans lequel vous souhaitez déposer votre document. Cliquez sur les petits «+» pour ouvrir les dossiers Cliquez sur le libellé du dossier (ou sur le dossier lui-même) pour sélectionner votre dossier Note : Si vous n avez pas de dossier pour déposer vos documents, vous devez en créer un (si vous n avez pas les droits, contacter votre webmestre ou administrateur): Allez dans le menu paramétrage Cliquez sur Type Remplissez le formulaire o Saisissez un libellé o o Cochez un type de publication : intranet/internet/extranet/privé/masqué Décocher la case «visible sur le web» si vous souhaitez rendre votre rubrique invisible (le temps de mettre à jour votre site). Laissez la case cochée pour que votre rubrique soit visible dès que vos informations sont publiées. o Validez en cliquant sur le bouton vert à droite Votre dossier apparaît dans l encadré de gauche 3. Créer un document A / Choisissez une référence (obligatoire) Cliquez sur la loupe pour sélectionner celle que vous désirez. Note : Vous pouvez préciser la date de validité (facultatif) de votre information, une fois la date de validité passée, votre information ne sera plus visible sur le Web. Elle est conservée dans la liste des courriers créés, vous pouvez la publier à nouveau plus tard en la sélectionnant en en modifiant la date de validité. Vous pouvez également cocher la case «Masqué» pour la repérer comme info archivée parmi toutes les infos publiées. 2/7

3 B / Le type de publication (obligatoire) Cochez une case pour indiquer le type de publication de votre document C / Indiquer l objet (obligatoire) C'est-à-dire le titre de votre document tel qu il apparaîtra sur le web. D / Mots clés Par défaut, il reprend les mots clés des intitulés des dossiers (= types) parents, vous pouvez compléter cette liste pour préciser le contenu de votre document en cliquant sur le bouton mots clés. E / Message Vous permet de saisir une information (article) avec un éditeur html en cliquant sur l icône (une fois votre texte saisi dans l éditeur, allez dans le menu fichier, cliquez sur enregistrer. F / Vous pouvez attacher un lien vers soit : Un Fichier : vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à votre information par glisser/déposer ou en cliquant sur sélectionner. Note : attention au nom de votre fichier, il ne doit comporter aucun espace. Une adresse web (Localisation) : saisissez une ou plusieurs adresses de site (URL, type : Note : Si vous attachez plusieurs liens ou plusieurs fichiers, vous verrez apparaître sous votre article la formule «voir les liens» qui affiche les liens et fichiers attachés à l article. G / Destinataires Cette fonctionnalité vous permet de prévenir les personnes intéressées que votre document est consultable sur le Web. Vous pouvez choisir un groupe (ou plusieurs) ou un individu (ou plusieurs). Cliquez sur le bouton pour sélectionner vos destinataires ; Cliquez sur le bouton (= page d accueil de ) pour envoyer votre message à vos destinataires. Cochez la case «Envoyer un » pour prévenir vos destinataires par mail que vous avez publié une information. Si cette case n est pas cochée, vos destinataires (intranet, extranet) auront simplement accès à votre info sans avoir reçu de mail. 3/7

4 Note : Sous l onglet Groupes, vous allez choisir un groupe parmi lequel se trouve vos destinataires. Cliquez sur les «+» pour atteindre le groupe désiré Sélectionnez votre groupe en cliquant sur son dossier ou son libellé Cochez alors la case «voir les membres» (en haut à droite) pour visualiser les membres de ce groupe Sélectionnez vos destinataires en cliquant sur leur nom Ajoutez les dans votre liste en cliquant sur le bouton (supprimer en cliquant sur le bouton ) Choisissez la raison de votre message, cochez soit : Pour info (la modification du fichier joint est impossible) Pour destination Pour suite à donner Cochez la case «envoyer un » pour que lorsque vous enregistrerez votre message, il soit envoyé à vos destinataires. Vous devez cliquer sur le bouton après avoir enregistré vos informations (= page d accueil de ) cela enverra un message à vos destinataires. Vous pouvez publier (enregistrer) une information et en informer plus tard vos destinataires. Cliquez sur pour valider la liste de vos destinataires H / Enregistrez votre information Cliquez sur Enregistrer Sélectionnez le dossier correspondant pour le visualiser dans WebGenie. I / Visualisez votre information sur le Web Sélectionnez le dossier correspondant pour le visualiser dans WebGenie. Cliquez sur le bouton Lien vers un document ou une URL (facultatif) Le type (dossier) Vous ne pouvez visualiser dans WebGenie que les publications internet et intranet. L objet (titre) Le message (article) 4/7

5 Astuces pour la publication Ordre d apparition des menus et des articles Vous souhaitez que vos menus (Type) ou vos articles apparaissent dans un ordre que vous avez choisi et non par ordre de création ou alphabétique : Saisissez dans le champ Libellé pour la création d un type, Objet pour la création d un article : 0001# + le nom de votre «type» ou «article» 0002# + le nom de votre «type» ou «article» pour le suivant etc Organiser une rubrique (type) par date de publication Pour que dans un type vos articles apparaissent toujours classés du plus récents au plus ancien, vous devez ajouter à la fin de l intitulé du type le code suivant : $TRIDATE Annuaire$TRIDATE Créer des menus horizontaux Pour créer des menus dans la barre horizontale, créez un nouveau type (répertoire) Cliquez sur le menu Paramétrage / Type Remplissez les champs suivants : Libellé : menu #numéro du type (1) (répertoire parent) Décocher la case : Accessible via Web Cliquez sur pour valider votre création Sélectionnez le type (répertoire) «menu» que vous venez de créer, Cliquez à nouveau sur le menu Paramétrage / Type Créer votre 1 er menu : saisir un libellé, choisir un type de publication, attacher un lien (URL) ou un fichier. Validez en cliquant sur. Visualisez votre site en cliquant sur WebGenie. Pour voir vos menus horizontaux ajouter le code suivant au bout de l url qui s affiche : &menuplus=true Vos menus horizontaux 5/7

6 Créer des actualités qui défilent sur le coté droit de votre écran Vous devez commencer par créer un type (répertoire) à partir du type sous lequel vous souhaitez voir défiler vos actualités : Nommer votre type «NEWS» (en majuscule) Créer votre première actualité dans le type NEWS en saisissant les champs suivants : Validité, cliquez sur pour choisir la date de fin d affichage de votre actualité Objet, saisissez le texte d accroche de votre actualité Localisation ou Fichiers, saisissez une adresse url ( ou attachez un fichier. Enregistrer, validez votre actualité en l enregistrant. Visualiser votre actualité dans WebGenie, en ajoutant au bout de l adresse qui s affiche dans votre navigateur (collé au texte existant) le code suivant : &infoframe=true Exemple : l adresse s affiche : Ajouter : &infoframe=true Cela donne au finale : 6/7

7 Lexique Type : Courrier : Document : c est un dossier qui contient des documents. Sur le web le type apparaît comme une rubrique. c est un document numérique. mail, image, lien, fichiers (word, pdf, power-point, ), message Objet : c est le titre du document. Message : Intranet : Extranet : Internet : Privé : Masqué : Référence : Code : Localisation : Webgenie : c est un commentaire ou un article (page HTML) qui se réfère au document (cela peut être juste un article sans fichier ou lien web attaché) espace d information lié à votre adresse IP, si vous êtes dans le domaine P5, vous accédez aux informations de l espace intranet (sans authentification pour les informations ouvertes à la communauté P5, avec authentification sur les informations restreintes à un groupe de travail ou service) vous accédez à cet espace d information par authentification partout où vous vous trouvez. Espace d information ouvert à tout le monde. Espace d information restreinte uniquement au propriétaire (+ aux destinataires choisis par mail) de l extérieur par authentification. Document non visible (brouillon ou à diffusion différée) ou archive. Catégorisation de votre document, permet de classer vos informations par thème ou domaine. Facilite la recherche de vos publications. vous devez vous créer un code pour retrouver toutes vos références permet de saisir une URL Permet de visualiser sur le Web votre information dans. Les informations publiées en mode extranet, privé ou masquées ne sont visibles que dans l application Actes. Actes : Application web permettant l accès aux informations par authentification : Spécificités web : Permet d offrir des fonctionnalités supplémentaires au formulaire d accueil de. Les différents modes de publication : intranet, internet, extranet, privé et masqué. 7/7