Documentation. Guide de démarrage

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1 Documentation Guide de démarrage V3.0 30/03/2015

2 Avant Propos Jalios Agora en bref Réseau Social d Entreprise : expertise et de gestion des compétences Espaces collaboratifs : projets organisés, communautés Portail Personnalisé : bureau personnalisé, accès mobile Espace Éditorial : entreprise et départements Référentiel Documentaire unique A propos du Guide de démarrage Ce document est destiné aux utilisateurs découvrant la plateforme Agora. Il va vous guider dans la prise en main lors de vos premières utilisations. Vous y trouverez les premières actions qui vont permettront : de vous familiariser avec l interface et de commencer la personnalisation de votre plateforme. 2

3 Jalios : 5 briques fonctionnelles, 2 familles d usage Web 2.0 Réseau Social d entreprise Espaces Collaboratifs Portail Personnalisé Gestion Documentaire Contenus Inter / Extra / Intranet n o i t a r o b a l Col Com m unic atio n 3

4 Scénario fonctionnel présenté dans ce guide Liste des actions que je vais réaliser Je remplis ma fiche profil pour enrichir mes informations personnelles (compétence, formation, ). Je crée un article dans l espace éditorial de mon département pour communiquer des informations. Je démarre un projet avec un groupe de personnes au sein d un espace collaboratif. Je dépose mes premiers documents et j invite mes collègues aux réunions de travail en créant mes premiers évènements dans l agenda. Je personnalise ma page portail pour retrouver l ensemble des informations importantes pour moi. J alimente de quelques documents le référentiel documentaire de l entreprise. Je créé de nouveaux comptes utilisateurs. (Fonction d administration) 4

5 Agora Accueil du site Se connecter Composition du portail Focus sur la navigation dans le site La barre latérale Initialisation de la plateforme Premières actions d administration 5

6 Accueil : se connecter Saisissez votre login et mot de passe reçu par mail Cochez la case «Mémorisez» pour être authentifié automatiquement sur ce poste 6

7 Accueil : composition du portail Raccourci vers les espaces Ajouter du contenu Favoris Langue et administration Barre latérale Alertes Rechercher sur tout le site Navigation Evènements à venir Article à la une Liste d articles de l accueil Les articles des départements de l entreprise 7

8 Accueil : navigation dans le site Affichage de la barre latérale Accueil Espace éditorial d entreprise Référentiel documentaire Référentiel documentaire entreprise Départements Espaces éditoriaux par départements Espaces collaboratifs Espaces collaboratif s Aide en ligne Aide 8

9 Accueil : la barre latérale Pour accéder à cet écran cliquer sur votre photo Mon profil Changer d utilisateur Déconnexion Mon portail : votre espace personnalisable 9

10 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Réseau social Espaces éditoriaux Espaces collaboratifs Mon portail Référentiel documentaire Premières actions d administration 10

11 Réseau social : remplissez votre profil Pour accéder à cet écran via la barre latérale Pour s adapter à la diversité de maturité des profils dans l entreprise, Jalios Agora distingue plusieurs niveaux de complétude du profil. L utilisateur peut suivre un parcours progressif de renseignement de ses informations illustrant son niveau d appropriation des nouveaux usages. 1 Editez votre statut 2 Initialisez votre profil : photo, coordonnées, compétences 3 Renseignez votre formation et votre parcours professionnel 4 Référencez vos sites externes (blog, twitter ) 11

12 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Réseau social Espaces éditoriaux Espaces collaboratifs Mon portail Référentiel documentaire Premières actions d administration 12

13 Espaces éditoriaux : composition de la page Pour accéder à cet écran Nom de l espace Article à la Une de l espace Communication Publier un nouvel article Navigation au sein des rubriques de l espace éditorial Publier un évènement Liste d article de l espace Communication Publier un nouvel article 13

14 Espaces éditoriaux : Créer un espace (1/2) Le menu «Ajouter» vous permet d ajouter rapidement du contenu 1 Cliquez sur «Ajouter», puis sur «Autres» et enfin «Un espace éditorial» 2 Choisissez le titre de votre espace tel qu il apparaitra aux utilisateurs 14

15 Espaces éditoriaux : Créer un espace (2/2) 3 Votre espace est disponible! 15

16 Espaces éditoriaux : Ajouter des rubriques Une fois votre espace créé, vous pouvez l organiser en différentes sous rubriques. Un clic droit sur une catégorie* dans le menu de droite vous permet de la renommer, ou d ajouter/supprimer une catégorie Une nouvelle page sera disponible pour chaque nouvelle catégorie. * Vocabulaire Catégorie = Rubrique 16

17 Espaces éditoriaux : Publier un article (1/2) 2 1 Placez-vous préalablement dans la rubrique où votre article apparaîtra. Pour publier un article, cliquez sur le bouton «Publier» Cliquez sur le bouton «Publier» 3 Saisissez les champs 4 Le résumé apparait pour les articles «A la Une» et dans les résultats de recherche 5 Puis cliquez sur «Enregistrer» en haut du formulaire de saisie, ou déroulez la page pour accéder aux options qui sont détaillées page suivante. 17

18 Espaces éditoriaux : Publier un article (2/2) Des options supplémentaires vous permettent de contrôler l affichage de l article Choisissez si les utilisateurs pourront commenter votre article Placez votre article «A la Une» de la rubrique, de l espace éditorial et/ou du site 18

19 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Réseau social Espaces éditoriaux Espaces collaboratifs Mon portail Référentiel documentaire Premières actions d administration 19

20 Naviguer dans les Espaces Collaboratifs Raccourci vers mes espaces Il existe plusieurs façons d accéder aux espaces collaboratifs. Découverte de tous les espaces accessibles Description des espaces de type Communautés Liste de mes espaces 20

21 Espaces collaboratifs : Composition de la page Pour accéder à cet écran Un espace collaboratif regroupe un ensemble de services visibles en mode tableau de bord, ou en application détaillée dans un onglet. Recherche au sein de l espace Nom de l espace Onglets de navigation Administration de l espace Informations de base sur l espace Plus d informations Tableau de bord 21

22 Espaces collaboratifs : Les modèles La plateforme propose par défaut 2 modèles d espaces. Modèle Espace Projet Partager des documents Gérer le planning du projet Planifier les réunions Gérer ses documents projet Modèle Espace Communautaire Echanger via des conversations Gérer l agenda de la communauté Gérer une médiathèque 22

23 Espaces collaboratifs : Créer un espace Cliquez sur «Ajouter», puis «Autre» et enfin «Un espace collaboratif». Suivez les trois étapes de l assistant de création d espace 1 Choix du modèle 2 Accès public : visible de tous Accès privé : visible uniquement des participants 3 Saisissez le début du nom des membres que vous souhaitez convier, et choisissez dans la liste proposée Un administrateur peut créer un nouvel espace. Les autre membres peuvent soumettre des demandes de création qui seront soumises à validation par l administrateur. 23

24 Espaces collaboratifs : Ajouter des membres Pour accéder à cet écran Ajoutez de nouveaux membres dans l espace Menu déroulant de paramétrage de l espace Sélectionnez «Membres» Liste des membres de l espace Vous ne pouvez ajouter que des membres possédant déjà un compte sur la plateforme. La procédure pour créer un nouveau compte est détaillée dans la suite de cette présentation (partie «premières actions d administration»). 24

25 Espaces collaboratifs : Administration Pour accéder à cet écran Menu déroulant à droite Accès à la gestion des membres Choix des services utilisés dans l espace Paramétrage de l espace (description, mise en page, couleurs ) 25

26 Création d un évènement Pour accéder à cet écran Onglet «Calendrier» 1 Définition de la période directement à la souris 2 Définition de l évènement en 5 étapes : Informations Dates Participants Ressources Divers 26

27 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Réseau social Espaces éditoriaux Espaces collaboratifs Mon portail Référentiel documentaire Premières actions d administration 27

28 Mon portail (1/2) Pour accéder à cet écran, utilisez la barre latérale «Mon portail» est un espace personnalisable par chaque utilisateur, dans lequel il peut ajouter des services d agrégation de contenu (flux RSS, derniers articles), de travail collaboratif (mes tâches, mon agenda) et de réseau social (activité de mon réseau, mes espaces de conversation). Onglets de navigation Tableau de bord: liste de vos services Menu de paramétrage de votre portail personnalisé Organisez vos services par Glisser/déposer 28

29 Mon portail (2/2) Créez un nouvel onglet Ajoutez des services Ajoutez vos flux RSS Service «Activité» : Suivez l activité des personnes avec qui vous êtes en contact 29

30 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Réseau social Espaces éditoriaux Espaces collaboratifs Mon portail Référentiel documentaire Premières actions d administration 30

31 Référentiel documentaire (1/2) Pour accéder à cet écran Le référentiel documentaire permet de partager des documents dans tout le site. Par défaut, les documents sont visibles de tous. Sélectionnez une catégorie pour naviguer dans les documents. Créez de nouvelles catégories de classement par un clic droit sur une catégorie Un document peut être rangé dans plusieurs catégories (il n est pas dupliqué). Barre d action Zone de dépôt dans la catégorie courante par glisser / déposer Liste des documents de la catégorie sélectionnée 31

32 Référentiel documentaire (2/2) Autres actions Affichage des documents: vignette, liste, Rechercher un document Dépôt de documents avec des options avancées 32

33 Référentiel documentaire : dépôt d un document Pour accéder à cet écran: puis Pour les dépôt de multiples fichiers, vous pouvez déposer une archive zip et sélectionnez l option «Décompresser les fichiers zip» dans l onglet «Avancé» Catégories: pour pouvoir sélectionnez plusieurs catégories 33

34 Agora Accueil du site Initialisation de la plateforme Premières actions d administration 34

35 Administration : Paramétrages du site L icône Roue crantée donne accès à un menu déroulant pour l administrateur 1 Déroulez le menu 2 Cliquez sur Paramétrage du site Choisissez le nom du site 3 4 Choisissez la page d accueil du site: Editoriale, Collaborative ou Bureau Personnalisé Changez la couleur du thème et le logo 5 35

36 Administration : Gestion des membres 1 Déroulez le menu 2 Cliquez sur Gestion des membres 3 Cette interface liste tous les comptes utilisateurs de la plateforme. Elle vous permet de créer de nouveaux comptes et de gérer les habilitations. 36

37 Administration : Créer un compte (1/3) Pour accéder à cet écran 1 Cliquez sur Créer un compte et suivez les étapes de l assistant de création de compte 2 Coordonnées et informations générales 3 Choisissez un login, par exemple «prénom. nom» Option : envoi automatique d un mail à l utilisateur pour qu il choisisse son mot L utilisateur contribue-t-il aux espaces éditoriaux? 4 L utilisateur participe-t-il à des espaces collaboratifs? 37

38 Administration : Créer un compte (2/3) Cas 1 : vous avez coché l option pour envoyer un mail à l utilisateur Le compte est créé et activé. L utilisateur pourra se choisir un mot de passe avec le lien disponible dans le mail envoyé. L utilisateur recevra un lui proposant un lien pour choisir son mot de passe Le lien le dirige sur un formulaire d initialisation du mot de passe 38

39 Administration : Créer un compte (3/3) Cas 2 : vous n avez pas coché l option pour envoyer un mail à l utilisateur Le compte est créé mais désactivé. Il faut activer le compte pour que l utilisateur puisse se connecter. Déroulez le menu d édition du membre et cliquez sur «Activer et changer le mot de passe». Un mail sera envoyé à l utilisateur, il pourra alors choisir un mot de passe et se connecter à la plateforme (idem slide précédente). Cette icône indique que le compte est désactivé : l utilisateur ne peut pas se connecter 39

40 Administration : les profils Administrateurs Jalios Agora propose 2 profils d administrateurs : Le profil Administrateur Agora : l utilisateur a accès à l administration sur l ensemble de la plateforme. Ce profil est indiqué par le label «Admin». Le profil Administrateur d espace : l utilisateur est administrateur sur un espace donné, collaboratif ou éditorial. L utilisateur est administrateur des espaces surlignés en rouge. 40

41 Administration : Administrateur Agora Pour accéder à cet écran Pour donner les droits d Administrateur Agora à un utilisateur : 1 Editer le membre via l icône à gauche 2 Vous basculez alors sur la fiche d édition du membre 41

42 Administration : Administrateur Agora 3 Cliquez sur l onglet Groupes et ajoutez le groupe Administrateurs Agora. Enregistrez. L utilisateur est administrateur de la plateforme Il devient automatiquement administrateur de tous les espaces Les champs avec une loupe proposent l auto-complétion : tapez les première lettre de l élément recherché (groupe, document ) et choisissez dans la liste proposée. 42

43 Administration : Administrateur d espace Pour accéder à cet écran Pour donner les droits d Administrateur d espace à un utilisateur dans une communauté : 1 Allez dans la communauté souhaitée, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez «Administration» 43

44 Administration : Administrateur d espace Pour accéder à cet écran Vous êtes désormais dans l interface back office de gestion de l espace de travail Le nom de l espace doit être indiqué ici Navigation par onglets (niveau 1) Sous menu (niveau 2) 44

45 Administration : Administrateur d espace 3 Dans le bloc Configuration, cliquez sur Propriétés 4 Dans la liste des administrateurs, ajoutez l utilisateur souhaité. Enregistrez. L utilisateur est administrateur de l espace! 45

46 Administration : Administrateur d espace Vous pouvez aussi accéder à l interface back office de gestion de l espace via la roue crantée 2 1 Rendez-vous dans l espace à configurer Cliquez sur la roue crantée 3 Cliquez sur «Espace de travail» 46

47 Pour plus d informations Communauté Agora : Support Agora : support@jaliosagora.com Service commercial : sales@jalios.com 47

48 Prenez de la hauteur avec 48