egroupware Partage calendriers et contacts Référence: 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/V1.1

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1 egroupware Partage calendriers et contacts Référence: 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/V1.1

2 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 2 SOMMAIRE SOMMAIRE...2 ARCHITECTURE FONCTIONNELLE DU SITE IRD...3 PRÉSENTATION FONCTIONNEMENT UTILISATEURS/GROUPES...4 ACCÈS ET MODIFICATION SUR L AGENDA DU GROUPE...5 NOTION D AGENDA DE GROUPE SUR EGROUPWARE... 5 PROCÉDURE D ACCÈS AU CALENDRIER... 5 PARTAGE D UN CALENDRIER AVEC UN UTILISATEUR/GROUPE...9 PARTAGE DU CARNET D ADRESSE AVEC UN UTILISATEUR/GROUPE. 12 LA PROCÉDURE L UTILISATEUR LDAPADB AUTRES MODULES EGROUPWARE INFOLOG GESTIONNAIRE DE PROJETS GESTION DES RESSOURCES WIKI SIGNETS... 18

3 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 3 ARCHITECTURE FONCTIONNELLE DU SITE IRD Serveur LDAP : Annuaire de contact

4 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 4 PRESENTATION FONCTIONNEMENT UTILISATEURS/GROUPES Les utilisateurs sont initialement définis dans l'annuaire LDAP de l'ird. Ils sont importés (chaque nuit) vers egroupware et ezpublish. La création d'un espace dans l'administration de ezpublish déclenche la création de groupes (invite, membre, contributeur, modérateur ). L import des utilisateurs dans les groupes se fait par l administration ezpublish. Les groupes et leurs caractéristiques sont importés vers egroupware chaque nuit. Les groupes (membre, contributeur, modérateur, responsable) sont fusionnés en un seul groupe dans egroupware, ce groupe porte le nom de l espace associé. Pour cette formation, nous allons prendre un exemple simple : Utilisateur Groupe «DSI Pole Technique» Groupe «Accueil Portail» smile smile_1 smile_2

5 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 5 ACCES ET MODIFICATION SUR L AGENDA DU GROUPE Notion d agenda de groupe sur egroupware Un agenda de groupe est un utilisateur virtuel nommé agenda_«nom du groupe» qui partage son calendrier avec tous les utilisateurs de son groupe. Dans notre exemple, nous aurons donc deux agendas de groupe : - agenda_dsi Pole Technique - agenda_accueil Portail Par défaut, tous les utilisateurs ont accès en lecture/écriture/suppression à chacun des agendas de leurs groupes. Procédure d accès au calendrier 1 Sur la page de visualisation du calendrier, cliquez sur l icône (située dans la barre latérale gauche) Cliquez sur cette icône

6 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 6 2 Dans la fenêtre «popup» qui s est ouverte, cliquez dans la colonne de gauche sur le groupe désiré. Utilisateur spécial : Ldapadb (contient tous les contacts du LDAP)

7 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 7 3 Ajoutez ensuite l «agenda_dsi Pole Technique» à la sélection :

8 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 8 4 On obtient alors : A partir de cet écran, on peut modifier (ajouter, éditer et supprimer) les événements de l agenda du groupe de la même façon que notre propre calendrier.

9 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 9 PARTAGE D UN CALENDRIER AVEC UN UTILISATEUR/GROUPE Un utilisateur peut grâce à egroupware partager son calendrier avec une ou plusieurs personnes. Pour partager son calendrier, il faut : 1 Sur la page d affichage du calendrier, cliquer sur le lien présent dans la section «Préférences» de la colonne de gauche, intitulé «Autoriser l accès»

10 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page Utiliser la recherche pour trouver le contact/groupe avec qui vous souhaitez partager votre calendrier

11 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 11 3 Définir les droits que vous souhaitez donner à cet utilisateur/groupe. Lire : Permet de voir votre calendrier Ajouter : Permet d ajouter des évènements Modifier : Permet de modifier des évènements existants Supprimer : Permet de supprimer des évènements existants Privé : lorsque la case est cochée, applique les droits précédemment définis aux évènements marqués comme «privé»

12 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 12 PARTAGE DU CARNET D ADRESSE AVEC UN UTILISATEUR/GROUPE egroupware offre aussi la possibilité de partager sa liste de contacts. La procédure 1 Sur la page «carnet d adresses», cliquez sur le lien présent dans la section «Préférences» de la colonne de gauche, intitulé «Autoriser l accès»

13 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 13 2 Utilisez la recherche pour trouver l utilisateur/groupe avec lequel vous souhaitez partager vos contacts. 3 Définir les droits que vous souhaitez donner à cet utilisateur/groupe. Lire : Permet de consulter les informations relatives à vos contacts Modifier : Permet de modifier les informations relatives à vos contacts Supprimer : Permet de supprimer un contact de votre carnet d adresses Remarque : Les contacts «Privé» ne peuvent pas être partagés.

14 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 14 L utilisateur ldapadb L utilisateur «ldapdb» est un utilisateur spécial : il connaît tous les utilisateurs présents dans l annuaire LDAP de l IRD. L administrateur de egroupware peut permettre à un (ou des) utilisateurs/groupes de visualiser ces contacts. Pour cela : 1- Se rendre dans : Administration Comptes utilisateurs 2- Rechercher l utilisateur «ldapdb» 3- Cliquer sur modifier l utilisateur 4- Tout à la fin de la fiche de l utilisateur, dans la rubrique Application/Contrôle d accès : Cliquer sur l icône d édition dans «Carnet d adresses» 5- Choisissez les utilisateurs/groupes qui souhaitent avoir l ensemble des contacts de l annuaire LDAP dans leur carnet d adresses.

15 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 15 AUTRES MODULES EGROUPWARE InfoLog InfoLog est une fonctionnalité de type CRM qui permet de gérer une liste d événements de différents types avec de nombreux paramètres (les tâches, les notes et les appels téléphoniques.) L outil peut s interfacer avec le calendrier et la gestion de projets. Les informations à rentrer sont : Type d information (note, tâche, appel téléphonique) Catégorie Contact Sujet /description Date de début, date de fin théorique, date de fin réelle. Pourcentage réalisé Public / privé Liens vers d autres ressources (carnet d adresses, calendrier, projet, wiki ) Délégation Gestion de projet (projet, prix, temps prévu, temps utilisé)

16 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 16 Gestionnaire de projets Les fonctionnalités sont les suivantes : Gestion multi-projets Sous-projets - Arborescence récursive Diagramme de Gantt (avec gestion d étapes) Gestion des droits ACL La création de projet est très simple et permet donc de créer des espaces privés, restreints aux membres d un projet, avec un certain nombre de fonctionnalités, permettant un travail en commun optimisé. Pour chaque projet, il est possible de rajouter les composants : Calendrier (nouveau ou existant) Gestionnaire de projet (donc sous-sous-projet) InfoLog Ressources Et de gérer les éléments suivants : Catégories Date début/fin/prévision Etat Description Membres : rôles et disponibilité Budget Liens

17 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 17 Gestion des ressources Ce module permet principalement de gérer les ressources matérielles (salles de réunion, vidéoprojecteur, visioconférence, ). Chaque ressource peut être utilisée par un projet, ou par un utilisateur, sur un laps de temps, visible dans les calendriers. La réservation d une ressource est notamment simplifiée, possible directement dans la création des rendez-vous. Les informations sont : Description, Lieu / Informations sur le lieu, Quantité / Utilisable / Réservable, Image / Lien

18 Réf : 2006/EGROUPWARE/PART_CAL_CONT/v1.1 Page 18 Wiki Un Wiki peut être utilisé pour mettre en place une base de connaissances. Intègre un moteur de recherche. Signets Le module Signets permet de consigner des marques-pages, de les partager, les évaluer (note de 1 à 10/10).