LA TÉLÉRÉADAPTATION : UN NOUVEL ACCÈS AUX SERVICES

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1 LA TÉLÉRÉADAPTATION : UN NOUVEL ACCÈS AUX SERVICES Brigitte Fillion Chargée de projets, CRLB Virtuel Nicole Beaudoin Conseillère aux affaires cliniques, AERDPQ Colloque Aides techniques mai 2011

2 PLAN DE LA PRÉSENTATION Historique Contexte Présentation et mise en œuvre du projet au PATMP Évaluation du projet Méthodologie Résultats de la démarche d évaluation Conclusions de la phase 1 et 2 et recommandations pour la phase 3 Questions

3 HISTORIQUE

4 EXPÉRIENCE 2003 DU PATMP Octobre 2003 Introduction de la visioconférence traditionnelle comme moyen de prestation de services pour les cliniques de mobilité auprès de trois établissements

5 EXPÉRIENCE 2003 DU PATMP Éléments positifs»amélioration de l accès aux cliniques de mobilité»résultats comparables à ceux obtenus lors de cliniques traditionnelles»avantages économiques et pratiques : Déplacements éloignés évités Facilité d accessibilité aux services Déplacements des intervenants réduits»autres perspectives cliniques

6 EXPÉRIENCE 2003 DU PATMP Défis»Importants changements pour les équipes concernées : temps d adaptation»confiance en la pratique professionnelle des intervenants à distance + partage des responsabilités»perception d alourdissement de la tâche»ajustements dans la façon d organiser le travail/formalisation des procédures»appui des ressources internes de l établissement»bien cibler les usagers»succès de l implantation = avantages perçus + adaptation de la pratique professionnelle

7 CONTEXTE

8 ORIENTATIONS STRATÉGIQUES «Être à la fine pointe de nouvelles technologies» Être à la fine pointe sur les plans de la connaissance et de l utilisation des technologies et contribuer au développement de celles-ci afin de mieux remplir notre mission, dont l accès aux services.

9 NAISSANCE D UN PROJET D ÉTABLISSEMENT Novembre 2008, CRLB Virtuel : ensemble de stratégies pour la réalisation d activités utilisant les technologies de l information et de la communication (téléphonie, internet, visioconférence) Volet ciblé par l évaluation

10 PRÉSENTATION ET MISE EN ŒUVRE DU PROJET AU PATMP

11 PROBLÉMATIQUE AU PATMP: ACCÈS DIFFICILE AUX SERVICES Certains usagers ne peuvent se déplacer en dehors de leur domicile D autres ont besoin d un déplacement en ambulance Médecin du CRLB non disponible pour se déplacer (période de garde) Certains établissements ne sont pas équipés de visioconférence traditionnelle Salles de visioconférence non conçues pour recevoir une équipe et un usager en évaluation

12 CHAÎNE DE RÉSULTATS DU PROJET PILOTE Objectifs spécifiques»améliorer l accessibilité aux services d attribution d aide technique»améliorer l'accès aux médecins spécialisés Fonctionnement et interventions souhaités»qualité des services offerts comparables»maintien des actions en lien avec la planification et la préparation de l'activité»diminution des déplacements du médecin»augmentation des cliniques grâce àla disponibilité du médecin»maintien ou augmentation des actions du médecin»diminution des délais d'attente»augmentation du nombre d'usagers desservis»augmentation du nombre d'établissements desservis»définition des caractéristiques de la clientèle admissible»diminution du coût des services et du transport en ambulance»rentabilité dans l utilisation des équipements

13 RESSOURCES Humaines (CRLB)» PATMP : 1 ergothérapeute, 1 technicien orthèse prothèse, 1 médecin» Technicien en informatique» Chargée de projets Partenaires externes : CHSLD Financières» Coûts d implantation $ (frais initiaux et frais récurrents) Matérielles» Sélection des technologies (critères de fiabilité, facilité d'utilisation et d'apprentissage) Équipements mobiles utilisés à distance Station de visioconférence utilisée au local 208 du PATMP» Implantation àla prestation de services Élaboration de procédures de connexion Personnalisation de l utilisation des équipements Minimum de support technique

14 MODALITÉS D INTERVENTIONS Àl extérieur + Évaluation de la mobilité et de la posture de la clientèle : à domicile ou en CHSLD ne possédant pas l infrastructure de visioconférence traditionnelle Internet Données encryptées Médecin demeure au CRLB durant les périodes de garde; ergothérapeute et technicien en orthèses/prothèses : àdistance avec l usager Au CRLB Échanges bidirectionnels du son et unidirectionnelle de l image en utilisant un accès Internet mobile via une clé 3G et un accès internet haute vitesse.

15 PHASES DU PROJET Évaluation des phases 1 et 2 fait l objet du présent rapport Phase 1 : janvier 2009 àdécembre 2009 Mémoire d avant projet. Évaluation et choix des technologies. Implantation. Cueillette de données par questionnaire pour évaluer différentes dimensions du projet. Phase 2 : janvier 2010 àaoût 2010 Un technicien informatique est dédié au projet. Cueillette de données qualitatives par une rencontre auprès de l équipe clinique impliquée dans le projet. Consolidation des informations dans l objectif de réaliser une démarche d évaluation. Phase 3 : septembre 2010 àaoût 2011 Formation et soutien au médecin dans l utilisation des appareils. Cueillette de données quantitatives par une distribution du questionnaire d appréciation technique auprès de l équipe clinique impliquée dans le projet. Révision des processus de connexion et expérimentation des nouvelles technologies appropriées au contexte de prestation de services du PATMP.

16 ÉVALUATION DU PROJET

17 DÉMARCHE D ÉVALUATION 7. Réalisation et suivi du plan d action : mise en œuvre des recommandations 6. Évaluation de la démarche 1. Chaîne de résultats : organisation, structuration et harmonisation des différentes composantes du projet 2. Élaboration du plan d évaluation : mandat, questions d évaluation, indicateurs, méthodologie 5. Utilisation des résultats : diffusion des résultats (communication, présentations) et prise de décisions 3. Réalisation de l évaluation : compilation des données, analyse et interprétation, validation 4. Rédaction du rapport d évaluation : constats sur les principaux résultats et recommandations

18 MÉTHODOLOGIE

19 DÉMARCHE ET OUTILS Cueillette de données quantitatives : 2 types de questionnaires élaborés en collaboration avec équipe de recherche et équipe du PATMP pour évaluer :» Qualité de la relation thérapeutique avec le médecin selon des rencontres: face àface visioconférence mobile» Appréciation subjective de la qualité technique par le professionnel Cueillette de données qualitatives : rencontre de l équipe clinique impliquée dans le projet

20 LIMITES DE LA DÉMARCHE D ÉVALUATION Plusieurs changements dans l équipe de pilotage du projet affectant le déroulement des activités et la disponibilité de l information relative au projet Questionnaires développés avant l élaboration de la chaîne de résultats et la formalisation d un plan d évaluation Peu d emprise sur le contenu des questionnaires, ainsi que sur le déroulement de la cueillette et du traitement des données Volonté de poursuivre les activités sans rapport d évaluation officiel Impossibilité de répondre àtoutes les questions d évaluation

21 RÉSULTATS DE LA DÉMARCHE D ÉVALUATION

22 NOMBRE D USAGERS ET D ÉTABLISSEMENTS DESSERVIS Avant la visioconférence mobile : 2 établissements desservis Phase 1 et 2 du projet pilote : 9 établissements desservis

23 RÉSULTATS EN LIEN AVEC L ATTEINTE DES OBJECTIFS SPÉCIFIQUES : ACCESSIBILITÉ AUX SERVICES

24 DANS QUELLE MESURE LA NOUVELLE FAÇON DE FAIRE AMÉLIORE L'ACCÈS DES USAGERS AUX SERVICES DE RÉADAPTATION? Constats La visioconférence offre une alternative d accès aux cliniques de mobilité :» Possibilité de desservir la clientèle à domicile et dans CHSLD qui ne possède pas l infrastructure de visioconférence traditionnelle» Majorité des services de visioconférence mobile = usagers en CHSLD» Possibilité d effectuer des cliniques durant les périodes de garde du médecin = plus grande disponibilité et flexibilité Défis» Envisager comment cette nouvelle façon de faire peut servir comme moyen permanent àla prestation de services au CRLB

25 RÉSULTATS EN LIEN AVEC LA RÉALISATION DES ACTIVITÉS : QUALITÉ DES SERVICES

26 EST CE QUE LA QUALITÉ DES SERVICES OFFERTS PAR VISIOCONFÉRENCE ET PAR RENCONTRE TRADITIONNELLE EST COMPARABLE?

27 EST CE QUE LA QUALITÉ DES SERVICES OFFERTS PAR VISIOCONFÉRENCE ET PAR RENCONTRE TRADITIONNELLE EST COMPARABLE? Constats» Résultats comparables» Médecin et intervenants du CRLB satisfaits des résultats obtenus Défis» Nécessité d obtenir la confiance dans la pratique professionnelle à distance

28 EST CE QUE LA QUALITÉ DE LA RELATION THÉRAPEUTIQUE INTERVENANT USAGER EST PRÉSERVÉE? Constats» Résultats comparables Défis» Médecin note une interaction moins active auprès de l usager. Toutefois, ce n est pas un enjeu majeur pour le type de clientèle desservie en CHSLD.

29 EST CE QUE LE TEMPS ACCORDÉ À LA PLANIFICATION ET ÀLA PRÉPARATION DES ACTIVITÉS OFFERTES PAR LES DIFFÉRENTS INTERVENANTS IMPLIQUÉS SE MAINTIENT? Aucune donnée ni observation : PATMP ne compile pas des HPS (heures de prestation de services) Défis» Introduction de la visioconférence = importants changements pour les équipes concernées et nécessite un temps d adaptation» Perception d alourdissement de la tâche» Ajustements dans l organisation du travail : certaines procédures formelles ont été implantées, mais la révision des processus est requise.

30 RÉSULTATS EN LIEN AVEC LES RESSOURCES INVESTIES : PERSONNEL IMPLIQUÉ

31 COMBIEN D INTERVENANTS SE SONT IMPLIQUÉS DANS LE PROJET PILOTE? ONT ILS REÇU LA FORMATION REQUISE POUR ÊTRE APTES ÀUTILISER LE MATÉRIEL? DANS QUELLE MESURE LA TÉLÉRÉADAPTATION A T ELLE INFLUENCÉ LEUR MANIÈRE D ORGANISER LE TRAVAIL ET LEUR PRATIQUE PROFESSIONNELLE? Constats» 1 médecin, 2 ergothérapeutes et 3 techniciens en orthèsesprothèses» Pas de formation, car technicien en informatique pour équipements de visioconférence Défis» Adjointes administratives du PATMP : beaucoup d ajustements (communications, disponibilité des locaux, du technicien, tests de bande passante, etc.)» Lors de difficultés techniques, intervenants ont dû «improviser» pour communiquer les informations nécessaires au médecin

32 RÉSULTATS EN LIEN AVEC LES RESSOURCES INVESTIES : RESSOURCES MATÉRIELLES LA DÉMARCHE D IMPLANTATION

33 LES TECHNOLOGIES IMPLANTÉES : ATTEIGNENT ELLES LES STANDARDS DE FIABILITÉ, FACILITÉ D'UTILISATION ET D'APPRENTISSAGE? SONT ELLES PERSONNALISÉES ÀCHAQUE PROJET PILOTE? NÉCESSITENT ELLES UN MINIMUM DE SUPPORT TECHNIQUE?

34 LES TECHNOLOGIES IMPLANTÉES : ATTEIGNENT ELLES LES STANDARDS DE FIABILITÉ, FACILITÉ D'UTILISATION ET D'APPRENTISSAGE? SONT ELLES PERSONNALISÉES ÀCHAQUE PROJET PILOTE? NÉCESSITENT ELLES UN MINIMUM DE SUPPORT TECHNIQUE? Défis Personnalisation de la technologie et support technique selon les intervenants du CRLB :» Trouvent la procédure de connexion compliquée» Constatent beaucoup d interruptions au niveau de la connexion Internet» Se plaignent d avoir à utiliser un téléphone en parallèle» Soulignent le besoin d avoir un technicien en support

35 EST CE QUE LES SERVICES OFFERTS PAR VISIOCONFÉRENCE ONT ÉTÉ IMPLANTÉS TELS QUE PRÉVU? EST CE QUE LA MISE SUR PIED DE PROCÉDURES DE CONNEXION S EST DÉROULÉE TELLE QUE PRÉVUE? Constats» Services offerts par visioconférence ont permis d évaluer les technologies» Expérimentation pour éliminer les difficultés techniques éprouvées dans la prestation de services» En fonction des expériences vécues = possibilité de définir les procédures de connexion

36 CONCLUSIONS DE LA PHASE 2 ET RECOMMANDATIONS POUR LA SUITE DES ACTIVITÉS

37 PHASE 3 SEPTEMBRE 2010 ÀAOÛT 2011 Septembre 2010» Nouvelle version du logiciel avec amélioration de connexions» Formation et soutien à l utilisateur maitre au PATMP Janvier 2011» Deux alternatives d accès Internet via réseau cellulaire avec meilleure connectivité» Distribution de questionnaires d appréciation subjective de la qualité technique Mars 2011» Automatisation de certains processus de connexion» Discussions en cours pour simplification des installations audio

38 Dimension du projet pilote Accessibilité et qualité de services Personnel et partenaires impliqués Aspects opérationnels Ressources financières et matérielles Aspects concernant la gestion du projet Recommandations à appliquer àla phase 3 du projet pilote Favoriser le travail interdisciplinaire entre les médecins et les intervenants Valoriser l utilisation de la visioconférence mobile auprès de l équipe du PATMP Définir les rôles et les responsabilités des équipes Familiariser les intervenants à l utilisation des appareils de télécommunication Rendre disponible le soutien technique pour les équipes Élaborer des procédures en regard de l utilisation des équipements (CRLB et site satellite) Identifier les préalables pour le déroulement d une clinique de visioconférence mobile Simplifier les étapes techniques requises S assurer de mettre en place les informations requises permettant d évaluer le coût des services et la rentabilité des équipements S assurer que les outils technologiques sélectionnés sont adaptés à la réalité de la pratique professionnelle pour faciliter la participation des intervenants Valider la sécurité informationnelle pour les procédures utilisées actuellement en comparaison avec l utilisation de l infrastructure du RTSS Mettre en place des outils de gestion pour recueillir et traiter l ensemble des informations requises pour le suivi du projet Assurer le maintien et la veille technologique des équipements de télécommunication Cibler ànouveau les questions d évaluation

39 PÉRIODE DE QUESTIONS