DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel MODULE PROJET 2012 MICRONOMIE INC. Micronomie inc. 1
TABLE DES MATIERES 1. SOMMAIRE... 5 1.1 SOMMAIRE DE CE DOCUMENT... 5 1.2 LEXIQUE... 5 2. GESTION DES CLIENTS... 6 2.1 DANS DSA... 6 2.1.1 ÉCRAN OUVRIR... 6 2.1.2 CATÉGORIES DE DOSSIERS... 7 2.1.3 MODULE DE COMPTABILITÉ AVANTAGE (OPTIONNEL)... 7 2.1.3.1 Importation des Clients d Avantage... 7 2.1.3.2 Synchronisation des clients DSA-Avantage... 8 2.1.4 DANS AVANTAGE... 8 3. GESTION DES FOURNISSEURS... 9 3.1 DANS DSA... 9 3.2 DANS AVANTAGE... 9 4. GESTION DES EMPLOYÉS... 9 4.1 DANS DSA... 9 4.2 DANS AVANTAGE... 9 5. GESTION DANS DSA... 10 5.1 BARRE D'OUTILS PRINCIPALE DU HAUT... 10 5.2 BARRE D'OUTILS DU BAS... 12 5.3 BARRE D ACTIONS À GAUCHE DANS LE DSA... 13 5.4 RAPPORTS... 14 5.4.1 MENU... 14 5.4.2 BARRE D OUTILS... 14 5.4.3 L ÉCRAN OUVRIR ET LE MENU OUVRIR... 15 5.4.4 COMMUN AUX RAPPORTS... 15 6. GESTION DES PROJETS DANS DSA... 17 6.1 ÉCRAN DSAV PRINCIPAL (GESTION DES DOSSIERS)... 17 6.2 SOUS ÉCRAN 9-PROJET... 18 6.3 ÉCRAN PROJET... 19 6.3.1 HAUT, FICHE... 20 6.3.1.1 Trouver un Projet, une Activité:... 20 6.3.1.2 Liens Projet, Activité, No Fournisseur:... 20 6.3.2 HAUT, LISTE... 21 6.3.3 TROUVER UN PROJET/ACTIVITÉ... 21 6.3.4 DUPLIQUER UN MODÈLE DANS UN PROJET... 22 6.3.5 BAS, 1-CHOIX DE COULEURS... 22 6.3.6 BAS, 2-BCF (BON DE COMMANDE FOURNISSEUR)... 23 6.3.7 RAPPORT PROJET... 23 6.3.7.1 Projets... 24 6.3.7.2 Options... 25 6.4 ÉCRAN BCF (BON DE COMMANDE FOURNISSEUR)... 26 6.4.1 HAUT, FICHE... 26 6.4.1.1 Trouver un BCF, un Numéro de Projet:... 27 6.4.1.2 Liens BCF, NoProjet:... 27 6.4.2 HAUT, LISTE... 27 6.4.3 BAS, ITEMS DE BCF... 28 Micronomie inc. 2
6.4.3.1 Numérotation des lignes de commande... 28 6.4.4 TROUVER UN BCF... 28 6.4.5 AJOUTER UN BCF... 29 6.4.6 DUPLIQUER UN BCF... 30 6.4.7 IMPRIMER UN BCF... 30 6.4.8 GESTION AUTOMATIQUE DES SUIVIS/AGENDA DE BCF... 31 6.5 ÉCRAN MODÈLE... 32 6.5.1 PARTIE DU HAUT... 32 6.5.1.1 Lien Modèle:... 32 6.5.2 PARTIE DU BAS... 33 6.5.3 DUPLIQUER UN MODÈLE... 33 6.5.4 RAPPORT MODÈLES... 34 6.5.4.1 Choix Modèles ou Activités... 35 6.5.4.2 Options... 35 6.6 ÉCRAN ACTIVITÉS / COULEURS... 36 6.6.1 PARTIE DU HAUT FICHE... 36 6.6.1.1 Trouver une Activité:... 37 6.6.1.2 Liens Activité, Description, Fournisseur :... 37 6.6.2 PARTIE DU HAUT LISTE... 37 6.6.3 PARTIE DU BAS... 37 6.6.4 IMPRESSION DES ACTIVITÉS/COULEURS... 38 6.6.4.1 Activités... 39 6.6.4.2 Options... 39 7. GESTION DES PROJETS DANS AVANTAGE... 40 7.1 GESTION DES PROJETS (CONTRAT)... 40 7.2 GESTION DES BUDGETS DE PROJETS... 40 7.3 GESTION DES ACTIVITÉS... 40 7.4 GESTION DES COMPTES À PAYER (FACTURES FOURNISSEURS)... 40 8. GESTION DES SUIVIS/AGENDAS DANS DSA... 41 8.1 DOSSIERS DES ACTIVITÉS DU BUREAU... 41 8.1.1 DUPLIQUE DES ACTIVITÉS DE BUREAU... 41 9. PROCÉDURE DE NOUVEAU PROJET... 43 9.1 CRÉER LES ACTIVITÉS/COULEURS... 43 9.2 CRÉER UN NOUVEAU MODÈLE... 45 9.3 CRÉER LE PROJET DANS DSA... 46 9.4 DUPLIQUER LES ACTIVITÉS DANS DSA... 47 9.5 DUPLIQUER MODÈLE DANS PROJET... 48 9.6 AJOUTER LES CHOIX DE COULEURS ET LES CHANGEMENTS DU PROJET... 48 9.7 CRÉER LES BON DE COMMANDE FOURNISSEURS (BCF)... 49 9.8 GÉRER LES SUIVIS DU PROJET... 50 9.9 LES AGENDAS... 50 9.9.1 PAR TOUS... 50 9.9.2 PAR ÉMETTEUR... 51 9.9.3 PAR DESTINATAIRE... 52 9.9.4 PAR ÉMETTEUR / DESTINATAIRE... 53 9.10 RAPPORT AGENDA PAR DOSSIER POUR L'ÉMETTEUR CHANTIER... 54 10. RAPPORTS SPÉCIAUX DU MODULE PROJET... 55 10.1 PROJET (ACTIVITÉS, CHANGEMENTS, COULEURS)... 55 10.2 BCF (BON DE COMMANDE FOURNISSEUR)... 56 10.3 LISTE DES ACTIVITÉS/COULEURS... 57 Micronomie inc. 3
10.4 AGENDA PAR PROJET (CLIENT)... 57 10.5 AGENDA PAR ÉMETTEUR «CHANTIER»... 58 10.6 AGENDA PAR DESTINATAIRE «FOURNISSEUR»... 59 11. RAPPORTS SUR MESURE... 60 12. STRUCTURE DES TABLES DU MODULE PROJET... 61 12.1 ACTIVITE.DBF... 61 12.2 AVABCFIT.DBF... 61 12.3 AVABCFMA.DBF... 62 12.4 COULEUR.DBF... 62 12.5 COUDESC.DBF... 62 12.6 MODELE... 63 12.7 MOTYPE... 63 12.8 PROJET.DBF... 63 13. POUR PLUS D INFORMATION... 64 Micronomie inc. 4
1. SOMMAIRE 1.1 SOMMAIRE DE CE DOCUMENT Ce Manuel de l Utilisateur décrit le module DSAV-PROJET (Dossier-Suivi/Agenda Visuel). Ce module comprend 2 logiciels qui travaillent séparément mais de façon complémentaire. DSAV (Dossier-Suivi/Agenda Visuel), logiciel de Gestion de Dossiers. Avantage Intégration, logiciel Comptable de Gestion de Projets et d Inventaires Pour des informations complémentaires, vous pouvez consulter les documents mentionnés à la dernière section. 1.2 LEXIQUE Voici un petit lexique des abréviations utilisées dans ce document : BCF Bon de Commande Fournisseur DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel (nouvelle version en VFP Visual Foxpro) DSAW Dossier-Suivi/Agenda Windows (ancienne version en FoxPro Windows) MU Manuel de l Utilisateur OOP Programmation par objet («Object Oriented Programming») VFP Visual FoxPro (logiciel de programmation de Microsoft) VFX Visual Extend (logiciel d aide à la programmation) Micronomie inc. 5
2. Gestion des Clients 2.1 Dans DSA 2.1.1 Écran Ouvrir L écran «Ouvrir» s ouvre lors du départ du DSA. Il permet d ouvrir les principaux écrans du DSA et de ses Modules sur mesures. La fenêtre principale «DSAV» s ouvre automatiquement. Voici les éléments de l écran «Ouvrir» : Micronomie inc. 6
Dossier-Suivi/Agenda o DSAV (fenêtre principale) o Type/Code Module Avantage Facture o Facture/Soumission/Recevable Module Projet de Construction o BCF (Bon de Commande Fournisseur) o Projet o Modèle o Activité/Couleur o R. Projets/Activités/Changements/Couleurs o R. Modèles/Activités o R. Activités/Couleurs o R. Agenda par Projets Module Facturation (Option) Module Médical (Option) Module Équipements (Option) Module Appels de Services (Option) 2.1.2 Catégories de Dossiers Le DSA permet la gestion de plusieurs Catégories de dossiers. Voici celles qui s appliquent pour ce module : CL Client (NoClient = M01 = NoLot, = NoProjet, = NoContrat) FO Fournisseur EM Employés PR Prospects DO Dossiers DI Divers Etc. 2.1.3 Module de Comptabilité Avantage (optionnel) Le «Module Comptabilité Avantage» est optionnel. Le «Module Projet» peut fonctionner sans celui-ci. Mais l utilisation des deux modules ensembles apporte de nombreux bénéfices qui sont présentés ici. 2.1.3.1 Importation des Clients d Avantage Une importation d Avantage vers DSA est possible pour les Clients (CL). Micronomie inc. 7
2.1.3.2 Synchronisation des clients DSA-Avantage Le DSA permet une synchronisation des Clients (CL) vers Avantage. Nous suggérons donc la procédure suivante : 1. Inscrire les Clients (CL) dans le DSA. Ils seront Ajoutés automatiquement dans Avantage. 2. Corriger les Clients à partir du DSA qui fera la correction dans Avantage. 3. Compléter les informations dans Avantage, si requis. 4. Les Employés (EM), Fournisseurs (FO) et Projets (PJ) sont gérés séparément dans DSA et Avantage. 2.1.4 Dans Avantage Avantage permet une gestion des clients. DSA fait automatiquement la synchronisation des clients dans Avantage: Ajout et Corrige. L Enlève doit se faire dans chaque logiciel. Micronomie inc. 8
3. Gestion des Fournisseurs 3.1 Dans DSA Le DSA gère les Fournisseurs avec la Catégorie de dossier «FO (Fournisseur)». 3.2 Dans Avantage Voir gestion des Fournisseurs. 4. Gestion des Employés 4.1 Dans DSA Le DSA gère les Employés avec la Catégorie de dossier «EM (Employé)». 4.2 Dans Avantage Voir gestion des Employés. Micronomie inc. 9
5. Gestion dans DSA La gestion dans les DSA se fait au moyen des Menus et des Barres d'outils. 5.1 Barre d'outils principale du haut Voici la barre d'outils principale. (Elle a été placée sur deux lignes pour en augmenter la visibilité.) Icône Code Raccourci Description Nouveau Ctrl + N Ajoute un nouvel enregistrement pour la table du haut. Peut aussi ajouter les valeurs par défauts dans les tables dépendantes. Dupliquer Duplique l enregistrement pour la table du haut. Peut appeler un Écran «Dupliquer» au besoin. Ouvrir Ctrl + O Ouvre l écran «Ouvrir». Permet d ouvrir les principaux écrans du DSA et des modèles sur mesures. Enregistrer Ctrl + S Enregistre les modifications. Modifier Ctrl + E Place l écran actif en mode de. Dès qu'on corrige un champ, le mode de Modification s active. Annuler les Ctrl + Z Annule les modifications. modifications Supprimer Ctrl + D Supprime le dossier actif ainsi que tous ses dépendants. Un écran de confirmation s'ouvre. Il est possible de Rappeler un enregistrement ou dossier supprimé avec le menu Modifier, Rappel. Les enregistrements supprimés sont éliminés lors du Compactage des données. Email Dirige le rapport principal vers l Email (Courriel). Imprimer Ctrl + P Dirige le rapport principal vers l Imprimante. Aperçu Fax Dirige le rapport principal vers l'écran. Dirige le rapport principal vers le Fax. Impression Imprime l'écran. de l'écran Couper Ctrl + X Supprime le texte sélectionné et le copie dans la mémoire temporaire. Copier Ctrl + C Copie le texte sélectionné dans la mémoire Micronomie inc. 10
temporaire. Coller Ctrl + V Colle le texte de la mémoire temporaire. Autres F6 Permet d'accéder à d'autres fonctions de l'écran actif. fonctions Suivi d'activité Ouvre l'écran de Suivi d'activité (ne sert pas pour l instant). Rechercher Filtre les données de l'écran actif selon les critères choisis dans l'écran Rechercher. Ce filtre est alors indiqué dans l'entête de l'écran en cours. Il peut s appliquer dans les rapports. Annuler la Annule le filtre de Recherche de l'écran en cours. Recherche Premier Ctrl+Débu Premier enregistrement selon l index actif. t Précédent Ctrl+Haut Enregistrement Précédent selon l index actif. Suivant Ctrl + Bas Enregistrement Suivant selon l index actif. Dernier Ctrl + Fin Dernier enregistrement selon l index actif. Langue Permet de choisir la langue de l utilisateur. Zoom Agrandi/Réduit la liste de la section du haut. Cache les sous-écrans de 1-Dossier dans le DSA. CL Applique/Enlève le filtre Catégorie = CL (Client) dans l'écran DSA. PF Applique/Enlève le filtre Catégorie = PF (ProFessionnel) dans l'écran DSA. Aide F1 Ouvre l'écran d'aide interactive pour l'écran en cours. Identification Fermer fenêtre Sortir de l'application ESC Alt + F4 Retourne à l écran d Identification (Login). Ferme la fenêtre (ou écran) active. Ferme l'application (et tous les écrans). Micronomie inc. 11
5.2 Barre d'outils du bas Tous les sous écrans dans la partie du bas ont les deux boutons suivants: Icône Code Raccourci Description Nouveau Ctrl + Ins Ajoute un enregistrement à la table du bas. Supprimer Ctrl+Suppr Supprime l enregistrement sélectionné. Certains écrans ont aussi un bouton Duplique et un champ pour la Hauteur des lignes : Icône Code Raccourci Description Dupliquer Duplique l enregistrement sélectionné. Hauteur de la ligne Affiche de 1 à 5 lignes par enregistrement. La Barre d outils du Haut présente des boutons qui servent aussi au bas : Enregistrer Ctrl + S Enregistre les modifications. Annuler les Ctrl + Z Annule les modifications. modifications Modifier Ctrl + E Pour modifier l'écran actif. Dès qu'on corrige un champ, le mode de Modification s active. Imprimer Ctrl + P Dirige le rapport principal vers l Imprimante. Micronomie inc. 12
5.3 Barre d Actions à gauche dans le DSA Icône Code Description Arbre de menu Présente le menu sous forme d arbre. Suivi Document Cible Formulaire Téléphoner Courriel Scan Imprimer Faxer Ouvre l écran Suivi et ajoute un Suivi. Ouvre l écran Document et ajoute un Document. Ouvre le rapport Fusion Document Cible et l ajoute dans l écran Document si requis. Ouvre le rapport Fusion Document Formulaire et l ajoute dans l écran Document si requis. Ouvre l écran Téléphoner. Ouvre l écran Document, ajoute un Courriel, démarre Outlook. Ouvre l écran Document, ajoute un Scan, démarre le Scanner. Ouvre l écran Document, ajoute un Document et l ouvre dans Word. Si un document est sélectionné, imprime ce document. Ouvre l écran Document, ajoute un formulaire Fax et l ouvre dans Word prêt à faxer. Micronomie inc. 13
5.4 Rapports Il y a trois endroits où on peut accéder à des rapports: 5.4.1 Menu Le Menu "Rapport" donne accès aux rapports du DSA. 5.4.2 Barre d Outils Les écrans principaux ont un rapport d'assigné et on y accède par la barre d'outil principale du haut en cliquant sur un des icônes suivants lorsqu'on est dans cet écran: Email Dirige le rapport principal vers l Email (Courriel). Imprimer Ctrl + P Dirige le rapport principal vers l Imprimante. Aperçu Fax Dirige le rapport principal vers l'écran. Dirige le rapport principal vers le Fax. Micronomie inc. 14
5.4.3 L écran Ouvrir et le Menu Ouvrir L écran Ouvrir (à gauche) comprend les écrans principaux et les rapports des modules. Un rapport est précédé de la lettre "R" pour rapport. 5.4.4 Commun aux rapports Au bas de certains écrans rapport vous avez le choix de visualiser le rapport à l'écran, de l'imprimer, de l'expédier par courriel, de la faxer ou de le sauvegarder. Votre choix est marqué selon l'icône vous avez cliqué sur la barre d'outil du haut. Cette option affichera le rapport sur votre écran. Cette option imprime le rapport sur l'imprimante par défaut de votre ordinateur ou, si "Configurer Imprimante" est coché, une fenêtre apparaît pour vous permettre de choisir et de configurer l'imprimante. Micronomie inc. 15
Cette option expédie par courriel le rapport selon le format choisi en pesant sur le bouton à droite. Une seconde fenêtre apparaît pour vous demander l'adresse de courriel du destinataire et vous permet d'inscrire un texte. Cette option expédie par fax le rapport lorsque votre ordinateur a un logiciel de fax d'installer. Cette option enregistre le rapport selon le format choisi en pesant sur le bouton à droite. Les options de types de fichiers sont: PDF, HTML, XML, TIFF et BMP Micronomie inc. 16
6. Gestion des Projets dans DSA Les Projets sont gérés de façon séparée mais complémentaire dans DSA et Avantage. Ceci permet d utiliser le DSA en mode autonome. Par défaut, il n y a qu un (1) projet par client. Donc : NoClient = M01 = NoLot = NoProjet = NoContrat. 6.1 Écran DSAV Principal (Gestion des Dossiers) Cet écran permet la gestion des Dossiers. Il offre les Sections suivantes décrits dans le manuel du DSA: Fiche Liste A-Agenda 1-Description, 1-Général, 2-Autre, 3-Administration, 4-Sommaire 2-Suivi 3-Téléphone 4-Adresse 5-Sujet 6-Document 7-Médical (inactif) 8-Facture 9-Projet Micronomie inc. 17
L adresse du Projet est écrite dans le champ Compagnie ex. «123 Du Rivage (Modèle)». Le modèle y est entre parenthèses. Les données du DSA et d Avantage sont complètement séparées pour permettre à chacun de fonctionner indépendamment l un de l autre. DSA gère les parties suivantes des projets: Activités, Couleurs, Modèles, Projets, Changements, Choix de couleurs, BCF (Bon de Commande Fournisseur), Suivis, Agendas, Clients, Fournisseurs, Employés. Avantage gère les parties Comptables. 6.2 Sous Écran 9-Projet Cet écran présente les activités du Projet rattachées au Dossier actif: Activité : Quantité : Description : Changement : No Fournisseur : Fournisseur : La gestion des Activités est faite dans l Écran Projet. Lorsque l utilisateur double-clique sur une activité, l écran «Projet» s ouvre sur l activité correspondante de façon synchronisée. Voir section suivante. Micronomie inc. 18
6.3 Écran Projet Cet écran s ouvre de deux façons différentes : 1. Lorsque l utilisateur double-clique sur une activité du Sous Écran «9-Projet». Les deux fenêtres sont alors synchronisées. 2. Lorsque l utilisateur clique sur Ouvrir, Projet. La fenêtre est alors en mode autonome. Cet écran permet la gestion des Activités, Changements, Choix de Couleurs et BCF (lecture) d un projet. La gestion des BCF (Bon de Commande Fournisseur) est faite par l écran BCF décrit au chapitre suivant. Lors de l impression des BCF, les choix de Couleurs et Changements s impriment aussi. Micronomie inc. 19
6.3.1 Haut, Fiche La Fiche présente les champs suivants du projet : No Projet : Adresse : Activité : Description : Quantité : No Fournisseur : Fournisseur : Changement : 6.3.1.1 Trouver un Projet, une Activité: Pour trouver rapidement un Projet: cliquez sur la loupe à droite de No Projet. La boîte deviendra jaune. Entrer le numéro de projet sans les zéros précédents, puis faites ENTER. Le numéro de projet sera affiché avec tous ses zéros, s'il le trouve. Pour trouver rapidement une Activité: cliquez sur la loupe à droite d'activité. La boîte deviendra jaune. Entrer le numéro d'activité sans les zéros précédents, puis faites ENTER. Le numéro d'activité sera affiché avec tous ses zéros, s'il le trouve. 6.3.1.2 Liens Projet, Activité, No Fournisseur: En cliquant sur un des liens No. Projet, Activité ou No. Fourn. le curseur se déplace à la page Liste dans la colonne respective No Projet, Activité ou No. Fournisseur. A cet endroit vous pouvez taper le début de ce que vous recherchez et le curseur se déplacera en conséquence. Pour cette recherche de la page Liste les zéros doivent être entrés. (Voir 6.3.3) Micronomie inc. 20
6.3.2 Haut, Liste La liste présente les mêmes champs que la Fiche : 6.3.3 Trouver un Projet/Activité Pour Trouver un Projet et/ou une Activité, il est préférable de le faire dans l écran Fiche décrite plus haut. MODE SYNCHRONISÉ (de 9-Projet) Pour Trouver rapidement une Activité : Sélectionnez la Liste Cliquez dans colonne Activité Entrez le no recherché : ex 018 (l activité 01800 sera trouvée) MODE AUTONOME (d Ouvrir, Projet) Pour Trouver un Projet : «Rechercher (Ctrl+F)» et entrez les informations suivantes : Champ : Projet Opérateur : Égal Valeur : No de Projet (01300) Ok Pour Trouver rapidement une Activité : Sélectionnez la Liste Cliquez dans colonne Activité Entrez le no recherché : ex 018 (l activité 01800 sera trouvée) Micronomie inc. 21
6.3.4 Dupliquer un Modèle dans un Projet Pour Dupliquer un Modèle existant dans un Projet existant : Assurez-vous que le Modèle et le Client/Projet existent Cliquez sur l icône «Dupliquer». L écran suivant s affiche alors : La commande Dupliquer copie toutes les Activités, Changements et choix de Couleurs d un Modèle Source dans un Projet Destination existant. Les BCF ne sont pas copiés. 6.3.5 Bas, 1-Choix de Couleurs Ce sous écran présente les choix de couleurs par activité avec les champs suivants : No : Description : Couleur choisie : Les choix de Couleurs s impriment avec les BCF. Micronomie inc. 22
6.3.6 Bas, 2-BCF (Bon de Commande Fournisseur) Ce sous écran présente les BCF (Bons de Commandes Fournisseurs) par Activité avec les champs suivants : No Projet: No Activité : No BCF : D.Commande : D.Mesure : D.Livaison : H.Livraison : Note Livraison : D.Exécution : No Fourn. : Lorsque l utilisateur double-clique sur un BCF, l écran «BCF (Bon de Commande Fournisseur)» s ouvre de façon synchronisée. Les deux écrans sont alors synchronisés. La gestion des BCF se fait dans l écran «BCF» décrite à la section suivante. 6.3.7 Rapport Projet Micronomie inc. 23
Il y a un exemple de ce rapport à la fin du document. On peut accéder à l'écran pour imprimer les Projets de deux façons: 1. Lorsqu'on est dans l'écran Projets, cliquez un des boutons de la barre d'icône du haut pour Imprimer (Ctrl+P), Visualiser, Expédier par fax ou par courriel (voir section 5.4.2). 2. Dans le menu de gauche choisir R. Projet/Activité/Changement/Couleur (voir section 5.4.3) Il y a deux types de choix: Projets et Options Pour la section du bas veuillez vous référer à la section 5.4.4 6.3.7.1 Projets Choix DE A Pour choisir tous les projets Ne rien inscrire Ne rien inscrire Pour choisir tous les projets Ne rien inscrire Inscrire un numéro de projet du début à un certain projet Pour choisir tous les projets à Inscrire un numéro de projet Ne rien inscrire partir d'un certain projet Pour choisir un seul projet Inscrire un numéro de projet Inscrire le même numéro de projet (par défaut lorsqu'on inscrit un numéro de projet dans "DE" le même s'inscrit dans "A") Micronomie inc. 24
6.3.7.2 Options Cette option donne plusieurs combinaisons de rapports en cochant ou en ne cochant pas les différentes cases. Rapport Activités Changements Couleur BCF Pour une liste des projets Pour une liste des projets avec les X changements Pour une liste des projets avec les X activités Pour un rapport des projets avec X X les activités et les changements Pour un rapport des projets avec X X les activités et les couleurs Pour un rapport des projets avec X X X les activités, les couleurs et les changements Pour un rapport seulement des X projets qui ont des couleurs Pour un rapport seulement des X X projets qui ont des couleurs avec les changements Pour un rapport des projets avec X X X les activités, les couleurs et les BCF Pour un rapport des projets avec X X X X les activités, les couleurs, les BCF et les changements Pour un rapport seulement des X projets qui ont des BCF Pour un rapport seulement des projets qui ont des BCF avec les changements X X Micronomie inc. 25
6.4 Écran BCF (Bon de Commande Fournisseur) Cet écran s ouvre de deux façons différentes : Lorsque l utilisateur double-clique sur un BCF du sous-écran «2-BCF» de «Projet». Les deux fenêtres sont alors synchronisées. Lorsque l utilisateur clique sur «Ouvrir, BCF». La fenêtre est alors en mode autonome. 6.4.1 Haut, Fiche La Fiche présente les champs suivants : dans la partie de gauche No BCF : No Projet : Adresse projet : Activité : Description : No Fourn. : Compagnie : Changement : dans la partie de droite Date Commande : Date Mesure : Date Livraison : Heure Livraison. : Note Livraison : Date Exécution : Micronomie inc. 26
6.4.1.1 Trouver un BCF, un Numéro de Projet: Pour trouver rapidement un BCF: cliquez sur la loupe à droite de No.BCF. La boîte deviendra jaune. Entrer le numéro de BCF complet, s'il est précédé par des zéros, il faut les inscrire. puis faites ENTER. Le numéro de BCF sera affiché. Pour trouver rapidement No Projet: cliquez sur la loupe à droite de No Projet. La boîte deviendra jaune. Entrer le numéro de projet sans les zéros précédents, puis faites ENTER. Le premier BCF de ce numéro de projet sera affiché avec tous ses zéros, s'il le trouve. 6.4.1.2 Liens BCF, NoProjet: En cliquant sur un des liens No.BCF ou No. Projet. Le curseur se déplace à la page Liste dans la colonne respective No BCF ou No Projet. A cet endroit vous pouvez taper le début de ce que vous recherchez et le curseur se déplacera en conséquence. Pour cette recherche de la page Liste les zéros doivent être entrés. (Voir 6.4.4) 6.4.2 Haut, Liste La Liste présente les mêmes champs que la Fiche. Micronomie inc. 27
6.4.3 Bas, Items de BCF Cet écran présente les Items de BCF. Par défaut, tous les sous items (01..99) de l Activité principale (00) sont ajoutés : 01100 (activité principale) 01103 01105 01114 L utilisateur peut ajouter d autres Items au besoin : ex. 009700 Item spécifique. 6.4.3.1 Numérotation des lignes de commande Les numéros de ligne à la gauche dans la section commande s'ajustent automatiquement: Lorsqu'on ajoute, le numéro suivant le dernier numéro de ligne est ajouté. Lorsqu'on efface, les lignes sont renumérotées Pour insérer une ligne à un endroit, double cliquez sur le numéro de la ligne où vous voulez insérer. Une ligne sera insérée avec le même numéro de ligne sur lequel vous avez cliqué et les lignes suivantes seront renumérotées. 6.4.4 Trouver un BCF Pour Trouver un BCF : Sélectionnez la Liste Cliquez dans colonne BCF Entrez le no recherché. Pour Rechercher tous les BCF d un Projet : Sélectionnez la Liste Cliquez dans colonne Projet Entrez le no recherché. Mais vous pouvez aussi cliquez sur «Rechercher (Ctrl+F)» et entrez les informations suivantes : Micronomie inc. 28
Champ : No Projet Opérateur : Égal Valeur : No de Projet (0000001300) 6.4.5 Ajouter un BCF Pour Ajouter un BCF : 1. cliquez sur «Nouveau (Ctrl+N)» 2. Choisissez le No Projet. 3. Corrigé l adresse de livraison si requis. 4. Choisissez l Activité principale du BCF. 5. Choisissez le No de Fournisseur. Les lignes d Item seront ajoutées dans la partie du bas. Vous pouvez enlever et ajouter d autres lignes en cliquant sur le bouton «Ins (^Ins) (ex. 09700 Divers ). Pour Enregistrer les changements, cliquez sur le bouton Enregistrer (Ctrl+S). Il se fera un «Suivi automatique» des BCF décrit à la section suivante. Pour Enlever un Item, sélectionnez l item et cliquez sur le bouton Enlever à droite (^Del ). Pour Modifier un Item, cliquez dans le champ et corrigez. Pour Imprimer le BCF, sauver et cliquer sur l icône «Aperçu avant impression». Micronomie inc. 29
6.4.6 Dupliquer un BCF Dans l'écran BCF, cliquez sur l'icône Duplique partir de celui sur lequel vous étiez sera fait. de la barre du haut et un nouveau BCF à 6.4.7 Imprimer un BCF Pour Imprimer le BCF, on doit être dans l'écran BCF. Cliquez un des boutons de la barre d'icône du haut pour Imprimer (Ctrl+P), Visualiser, Expédier par fax ou par courriel (voir section 5.4.2). Les «Changements» et «Choix de couleurs» s impriment avec le BCF. Voir exemple du rapport en annexe. Micronomie inc. 30
6.4.8 Gestion automatique des Suivis/Agenda de BCF Lorsqu un BCF est «Sauvé», le DSA fait une gestion des «Suivis» comme suit: BC: 00062 = Numéro de bon de commande X : 2005.08.08 = Date du BCF X = M (Mesure), L (Livraison), E (Exécution) C (Commande si pas d autre date) D. Début = Date prévue de l activité Il y a un «Suivi» d ajouté par Évènement : Mesure, Livraison, Exécution, (Commande) Voir section «Écran Suivi/Agenda» pour plus d information à ce sujet. Micronomie inc. 31
6.5 Écran Modèle L écran Modèle gère les modèles de maison qui seront Dupliqués dans des Projets de construction. 6.5.1 Partie du Haut Cette partie présente le champ : Modèle : Activité : ne sert que pour la recherche en cliquant sur la loupe. 6.5.1.1 Lien Modèle: En cliquant sur le lien Modèle, le curseur se déplace à la page Liste dans la colonne Modèle. A cet endroit vous pouvez taper le début de ce que vous recherchez et le curseur se déplacera en conséquence. Micronomie inc. 32
6.5.2 Partie du Bas Cette partie présente les champs : Activité : Description : Quantité : Un : Prix: 6.5.3 Dupliquer un Modèle Dans l'écran Modèle, cliquez sur l'icône Duplique l'écran suivant. de la barre du haut pour faire apparaître Par défaut le modèle source est le modèle dans lequel vous étiez dans l'écran Modèle, cependant vous pouvez le changer en pesant sur le bouton de droite. Inscrire un modèle de destination Cliquez sur le bouton Dupliquer L'opération peut prendre quelques secondes dépendant de la grosseur du fichier duquel on part. Micronomie inc. 33
6.5.4 Rapport Modèles On peut accéder à l'écran pour imprimer les modèles de deux façons: 1. Lorsqu'on est dans l'écran Modèle, cliquez un des boutons de la barre d'icône du haut pour Imprimer (Ctrl+P), Visualiser, Expédier par fax ou par courriel (voir section 5.4.2). 2. Dans le menu de gauche choisir R. Modèle/Activité (voir section 5.4.3) Il y a deux types de choix à faire: Modèles ou Activités et Options Pour la section du bas veuillez vous référer à la section 5.4.4 Micronomie inc. 34
6.5.4.1 Choix Modèles ou Activités Choix DE A Pour choisir tous les modèles Ne rien inscrire Ne rien inscrire ou toutes les activités Pour choisir tous les modèles ou toutes les activités du début à un certain projet ou activité Ne rien inscrire Pour choisir tous les modèles ou toutes les activités à partir d'un certain projet ou activité Pour choisir un seul modèle ou activité Inscrire un numéro de modèle ou activité Inscrire un numéro de modèle ou activité Inscrire un numéro de modèle ou activité Ne rien inscrire Inscrire le même numéro de modèle ou activité (par défaut lorsqu'on inscrit un numéro de modèle ou activité dans "DE" le même s'inscrit dans "A") 6.5.4.2 Options Liste des modèles Liste des activités Rapport des activités par modèle Voir un exemple du rapport en annexe. Modèles X X Activités X X Micronomie inc. 35
6.6 Écran Activités / Couleurs L écran «Activités / Couleurs» permet la gestion des Activités dans la partie du haut. La partie du bas gère les Couleurs des activités. 6.6.1 Partie du haut Fiche Cette partie gère les Activités : Activité : Description : No Fournisseur : Fournisseur : No GL 1 : No GL 2 : Spécial : Le numéro de fournisseur assigné ici sera pris par défaut dans les BCF. Il pourra toujours être modifié au moment du BCF. Micronomie inc. 36
6.6.1.1 Trouver une Activité: Pour trouver rapidement une Activité: cliquez sur la loupe à droite d'activité. La boîte deviendra jaune. Entrer le numéro d'activité sans les zéros précédents, puis faites ENTER. Le numéro d'activité sera affiché avec tous ses zéros, s'il le trouve. 6.6.1.2 Liens Activité, Description, Fournisseur : En cliquant sur un des liens Activité, Description ou Fournisseur, le curseur se déplace à la page Liste dans la colonne respective Activité, Description ou Fournisseur. A cet endroit vous pouvez taper le début de ce que vous recherchez et le curseur se déplacera en conséquence. Pour cette recherche de la page Liste les zéros du début doivent être entrés. 6.6.2 Partie du Haut Liste La liste présente les mêmes champs que la Fiche. 6.6.3 Partie du bas Cette partie gère les Couleurs : No : Description : Micronomie inc. 37
6.6.4 Impression des Activités/Couleurs On peut accéder à l'écran pour imprimer les Activités/Couleurs de deux façons: 1. Lorsqu'on est dans l'écran Activités/Couleurs, cliquez un des boutons de la barre d'icône du haut pour Imprimer (Ctrl+P), Visualiser, Expédier par fax ou par courriel (voir section 5.4.2). 2. Dans le menu de gauche choisir R. Activité/Couleur (voir section 5.4.3) Il y a deux types de choix à faire: Activités et Options Pour la section du bas veuillez vous référer à la section 5.4.4 Micronomie inc. 38
6.6.4.1 Activités Choix DE A Pour choisir toutes les Ne rien inscrire Ne rien inscrire activités Pour choisir toutes les Ne rien inscrire Inscrire un numéro d'activité activités du début à un certain projet Pour toutes les activités à Inscrire un numéro d'activité Ne rien inscrire partir d'un certain projet Pour choisir une seule activité Inscrire un numéro d'activité Inscrire le même numéro d'activité (par défaut lorsqu'on inscrit un numéro d'activité dans "DE" le même s'inscrit dans "A") 6.6.4.2 Options Rapport Pour la liste de toutes les activités incluant les couleurs Pour la liste de toutes les activités Pour la liste seulement des activités qui ont des couleurs, avec ces couleurs Choix Couleurs par activité Activités Couleurs Voir un exemple du rapport en annexe. Micronomie inc. 39
7. Gestion des Projets dans Avantage 7.1 Gestion des Projets (Contrat) Voir manuel. 7.2 Gestion des Budgets de Projets Voir manuel. 7.3 Gestion des Activités Voir manuel. 7.4 Gestion des Comptes à Payer (Factures Fournisseurs) Voir manuel. Micronomie inc. 40
8. Gestion des Suivis/Agendas dans DSA Le DSA permet aussi la gestion des Suivis par Dossiers et des Agendas par Émetteurs/Destinataires. 8.1 Dossiers des Activités du Bureau Les activités répétitives de bureau sont inscrites comme suivis dans les dossiers Semaine, Mois, Année. Lorsqu'on crée ces suivis il faut: Dossier soit SEMAINE, MOIS ou ANNEE Mettre la priorité à "Z1" Ne pas mettre de date À la fin de la ligne du suivi, écrire un "+" avec "j" et le nombre de jours à partir de la date choisie (toujours 2 chiffres). Donc pour un suivi 4 jours plus loin, il faut inscrire "+j04" Émetteur et Destinataire appropriés 8.1.1 Duplique des activités de bureau Pour dupliquer un dossier, cliquez sur l'icône Duplique dans la barre de menu Cet écran est expliqué en détail dans le manuel du DSA. Ici nous nous attardons aux particularités pour un client typique. Micronomie inc. 41
Exemple: Les tâches répétitives d'une semaine sont comprises dans les suivis du dossier SEMAINE. Pour que ces suivis soient inscrits dans le dossier BUREAU procéder comme suit: Dans Dossier Source inscrire SEMAINE Dans Dossier Destination inscrire BUREAU Cliquer sur le OUI de Dossier Dates Rappel et la fenêtre Duplique Dates apparaît Choisir NON pour les trois premier choix Dans Date de Début choisir la date d'un Dimanche Cliquez sur accepter De retour à l'écran Duplique choisir TOUS à Suivis Complétés Cliquez sur le bouton accepter. A partir de l'écran du haut on obtient l'écran suivant: Micronomie inc. 42
9. Procédure de nouveau projet Voici le résumé des étapes en partant du début pour créer un nouveau projet à partir d'un nouveau modèle: 1. Créer les Activités/Couleurs (si requis) 2. Créer un nouveau Modèle (si requis) 3. Créer le projet dans DSA 4. Dans DSAV, Dupliquer les Activités (PHASE) dans le Projet 5. Dans Projet, Dupliquer le Modèle dans le Projet 6. Dans Projet, Ajouter les «Choix de couleurs» et les «Changements» 7. Dans BCF. Ajouter des BCF 8. Dans DSAV, Gérer les Suivis par Projet 9. Dans DSAV, Gérer les Agenda 10. Rapport Agenda par Dossier pour l'émetteur CHANTIER 11. Rapport Agenda par Émetteur BUREAU 9.1 Créer les Activités/Couleurs S'il manque des activités/couleurs, les créer dans Activité/Couleurs. Dans notre exemple, il nous faut ajouter un ventilateur de plafond. Voici sa création: Micronomie inc. 43
Pour que cette activité soit disponible pour tous les nouveaux modèles, il faut ajouter cette Activité dans le fichier maître des modèles: MODELE Ouvrir l'écran Modèle Avec la loupe, trouver MODELE Cliquer sur le bouton ajout au bas à droit Double cliquer dans Activité Choisir 06935 et double cliquer dessus Sauvegarder Micronomie inc. 44
9.2 Créer un nouveau Modèle Nous devons créer un nouveau modèle pour notre projet. Nous l'appellerons le modèle FUTURISTE. En demeurant dans l'écran Modèle, cliquer sur l'icône Duplique de la barre de menu. Modèle source : MODELE Modèle destination : FUTURISTE Cliquer sur Dupliquer Micronomie inc. 45
9.3 Créer le projet dans DSA Dans la fenêtre du DSA, cliquez sur Nouveau et compléter les champs suivants: Champ Catégorie Responsable Compagnie Nom No. DSA Inscrire CL Un responsable ou rien L'adresse du projet suivi du nom du Modèle entre parenthèses (ici on a mis : 1234 5e Avenue, Laval (FUTURISTE)) Si elle est en inventaire ou pour un client (ici on a mis : Maison Spéciale) Le numéro pour Avantage sans les zéros puis le bon numéro pour avantage se place automatiquement dans No. Compt. (ici on a mis : 98765) Puis cliquez sur Sauvegarder Micronomie inc. 46
9.4 Dupliquer les Activités dans DSA Dans l'écran DSA trouver le Dossier ACTIVITE. En cliquant dans Suivi vous verrez toutes les activités importantes pour un projet. Champ Inscrire Dossier Source ACTIVITE Dossier Destination Le Numéro DSA du projet (ici 98765) Suivis complétés Cocher TOUS Puis cliquez sur Dupliquer et toutes les activités de ACTIVITE seront copiées dans 98765 Micronomie inc. 47
9.5 Dupliquer Modèle dans Projet Il faut maintenant créer le projet 0000098765 à partir de notre modèle (FUTURISTE) Ouvrez l'écran Projet et cliquez sur l'icône Duplique Champ Inscrire No de Modèle Source Le modèle: FUTURISTE No de Projet Destination Le Numéro DSA du projet: 98765 Puis cliquez sur duplique. 9.6 Ajouter les choix de couleurs et les changements du projet Dans l'écran projet ajouter toutes les couleurs requises des activités ainsi que tout changement. Micronomie inc. 48
9.7 Créer les Bon de Commande Fournisseurs (BCF) Pour chaque activité il faut créer un BCF. Champ Inscrire No Projet Le numéro du projet: ici 98765 Adr. Livraison Changer ici l'adresse de livraison si nécessaire si non conserver celle inscrite Activité Le numéro d'activité: ici 01800 Commande La date de la commande, par défaut c'est la date du jour Mesure La date où il faudra prendre les mesures Livraison - La date où la livraison est requise et l'heure Heure Exécution La date où les travaux devront être exécutés En cliquant sur Sauvegarder des suivis sont générés dans l'agenda du DSA Micronomie inc. 49
9.8 Gérer les Suivis du projet Le BCF ayant généré les suivis suivants, on peut maintenant les gérer selon le Dossier, l'émetteur ou le Destinataire. Les Suivis apparaissent dans les Agendas. 9.9 Les Agendas Les Suivis de dossiers apparaissent dans les Agendas. 9.9.1 Par Tous En cliquant sur Complété = Non et Agenda de = Tous on obtient tous les agendas pour la période choisie. C'est ce que nous avons dans l'écran ci-dessus pour la semaine du 7 août. Micronomie inc. 50
9.9.2 Par Émetteur En se plaçant sur un Suivi du BUREAU et en cliquant sur émetteur dans Agenda par on obtient pour l'agenda de BUREAU BUREAU tous les Suivis émis par Micronomie inc. 51
9.9.3 Par Destinataire En se plaçant sur un Suivi du BUREAU et en cliquant sur Destinataire "Agenda par" on obtient pour l'agenda de BUREAU destinés à BUREAU dans tous les Suivis Micronomie inc. 52
9.9.4 Par Émetteur / Destinataire En se plaçant sur un Suivi du BUREAU et en cliquant sur Émet/Dest. par" on obtient pour l'agenda de BUREAU BUREAU et destinés à BUREAU dans "Agenda tous les Suivis émis par Micronomie inc. 53
9.10 Rapport Agenda par Dossier pour l'émetteur CHANTIER Un rapport peut être produit pour l'émetteur CHANTIER en choisissant G. Agenda dans le menu Rapports Agenda Par : Dossier Émetteur : CHANTIER dans la case au dessous. Choisir COMPLÉTÉ = NON Choisir les dates, la direction et toute autre case pertinente. Cliquez sur OK pour produire le rapport suivant. Micronomie inc. 54
10. Rapports Spéciaux du module Projet 10.1 Projet (Activités, Changements, Couleurs) Micronomie inc. 55
10.2 BCF (Bon de Commande Fournisseur) Inclus les «Choix de Couleurs» et les «Changements» pour les activités appropriées. Micronomie inc. 56
10.3 Liste des Activités/Couleurs Ce rapport imprime la liste des Choix de couleurs. 10.4 Agenda par Projet (Client) Micronomie inc. 57
10.5 Agenda par Émetteur «Chantier» Micronomie inc. 58
10.6 Agenda par Destinataire «Fournisseur» Micronomie inc. 59
11. Rapports sur mesure Micronomie Inc. peut créer des rapports spécifiques sur demande. Visual Foxpro 9.0 possède un excellent générateur de rapport. D'autres générateurs de rapports tel "Report Writer", "Crystal Reports" peuvent être utilisés pour générer des rapports spécifiques au client. Micronomie inc. 60
12. STRUCTURE DES TABLES DU MODULE PROJET 12.1 Activite.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\ACTIVITE.DBF pos name type width dec index collate NULL 1 IDACT Character 10 0 No 2 ACTIVITE Character 5 0 No 3 DESC Character 30 0 No 4 LNUM Character 5 0 No 5 LNUM2 Character 5 0 No 6 SPECIAL Character 1 0 No 7 NOFOURN Character 10 0 No 8 INS_USR Character 25 0 No 9 INS_DATE DateTime 8 0 No 10 EDT_USR Character 25 0 No 11 EDT_DATE Date 8 0 No 12.2 AvaBcfIt.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\AVABCFIT.DBF pos name type width dec index collate NULL 1 IDIT Character 10 0 No 2 NOCOM Character 5 0 No 3 NOITEM Character 3 0 No 4 MODELE Character 15 0 No 5 ACTIVITE Character 5 0 No 6 QUANTITE Numeric 6 2 No 7 PRIX Numeric 10 2 No 8 DESCRIPTIO Character 30 0 No 9 INS_USR Character 25 0 No 10 INS_DATE DateTime 8 0 No 11 EDT_USR Character 25 0 No 12 EDT_DATE DateTime 8 0 No Micronomie inc. 61
12.3 AvaBcfMa.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\AVABCFMA.DBF Pos name type width dec index collate NULL 1 NOFOURN Character 10 0 No 2 FOURNIS Character 40 0 No 3 NOCOM Character 5 0 No 4 ADRESSE Character 60 0 No 5 DATE Date 8 0 No 6 LIVRAISON Date 8 0 Asc GENERAL No 7 PRIX Numeric 10 2 No 8 HEURE Character 5 0 No 9 NOPROJET Character 10 0 No 10 MESURE Date 8 0 No 11 EXECUTION Date 8 0 No 12 DESCCOM Character 10 0 No 13 ACTIVITE Character 5 0 No 14 MODELE Character 15 0 No 12.4 Couleur.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\COULEUR.DBF pos name type width dec index collate NULL 1 IDCOU Character 10 0 No 2 COULEUR Character 29 0 No 3 NOPROJET Character 10 0 No 4 ACTIVITE Character 5 0 No 5 COITEM Character 2 0 No 12.5 CouDesc.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\COUDESC.DBF pos name type width dec index collate NULL 1 IDCOU Character 10 0 No 2 ACTIVITE Character 5 0 No 3 NO Character 2 0 No 4 DESC Character 30 0 No Micronomie inc. 62
12.6 Modele Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\MODELE.DBF Pos name type width dec index collate NULL 1 MODELE Character 15 0 No 2 ACTIVITE Character 5 0 No 3 QTE Numeric 6 2 No 4 UN Character 12 0 No 5 PRIX Numeric 10 2 No 6 IDMODELE Character 10 0 No 12.7 Motype Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\MOTYPE.DBF Pos name type width dec index collate NULL 1 MODELE Character 15 0 No 2 IDMOTYPE Character 10 0 No 12.8 Projet.dbf Structure pour table: DSAV-TRAVAIL\DATA\PROJET.DBF Pos Name type width dec index collate NULL 1 IDPROJ Character 10 0 No 2 NOPROJET Character 10 0 No 3 ACTIVITE Character 5 0 No 4 MODELE Character 15 0 No 5 QTE Numeric 6 2 No 6 QTER Numeric 6 2 No 7 PRIX Numeric 10 2 No 8 PRIXR Numeric 10 2 No 9 DATEFACT Date 8 0 No 10 POURCENT Numeric 2 0 No 11 DATEEXEC Date 8 0 No 12 NOFOURN Character 10 0 No 13 NOFACT Character 12 0 No 14 TPS Numeric 10 2 No 15 TVQ Numeric 10 2 No 16 CHANGEMENT Memo 4 0 No Micronomie inc. 63
13. POUR PLUS D INFORMATION Vous trouverez d autres informations sur le DSA dans les documents suivants : (Vous pouvez cliquez sur les liens Internet pour afficher le document.) «DSAV, Sommaire» «DSAV, Manuel de l usager» «DSAV, Tutoriel» «DSAV, Comment gérer les ventes» «DSAV, Module Projet Avantage» (ce document) «DSAV, Module Comptabilité Avantage» «DSAV, Module Comptabilité Simple Comptable» «DSAV, Module Comptabilité GLOBAL de LCM» «DSAV, Module Gestion des Équipements» «DSAV, Module Gestion des Appels de Services». «Multi-Inventaire avec Avantage» Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE (514) 952-9347 E-Mail : info@micronomie.com WEB : www.micronomie.com Documentation : http://www.micronomie.com/document/document.html Micronomie inc. 64