Manuel MyUnisoft Mes devis et Factures 1
MENU MENU... 2 Présentation de Saminfo... 3 Présentation du logiciel MyUnisoft... 3 Installation du logiciel :... 5 Inscription à MyUnisoft :... 5 Connexion à MyUnisoft :... 6 Connexion à ma société :... 6 Configuration du logiciel :... 7 Ma société:... 7 Ma fiche collaborateur :... 8 Blocs de texte :... 11 Comptabilité, banque et TVA :... 12 Mode de livraison et Frais de port :... 13 Mode de règlement, événements acomptes et échéances règlements:... 14 Création des familles de produits et des produits :... 15 Création et gestion des produits :... 16 Tarifs spéciaux pour les produits :... 18 Gestion des clients :... 19 Recherche... 20 Création... 20 Devis/factures/Avoir/BL... 21 Création... 22 Dupliquer des documents :... 25 Transformer des documents :... 25 Etat devis... 26 Actions sur un ou plusieurs documents.... 26 Débloquer un ou plusieurs documents.... 28 Modèles de factures :... 28 Créer et gérer vos modèles :... 29 Factures périodiques.... 29 Création d une facture périodique :... 30 Générer les factures périodiques... 30 Gestion des impayés :... 31 Gestion des règlements :... 32 Statistiques... 33 En cas de problème?... 39 2
Présentation de Saminfo Société créée en 1989, nous sommes spécialisés dans le développement de logiciels et la maintenance informatique. Présentation du logiciel MyUnisoft MyUnisoft est un logiciel de Gestion Commerciale. Voici des éléments qui pourront répondre aux questions les plus fréquentes : Pourquoi avoir développé un logiciel de gestion commerciale alors qu il en existe plein? Saminfo travaille en étroite collaboration avec des cabinets d expertise comptable, nous sommes partis d un constat simple, nous ne trouvions pas de logiciels répondant à nos besoins et ceux de nos clients, à savoir : Facile à utiliser, Possibilité de travailler de n importe où, Installation et mise à jour simple, Mise à jour en temps réel de la comptabilité sur ComptaSA : le logiciel comptable du cabinet, Coût abordable pour les petites entreprises. Qu entendez-vous par «Possibilité de travailler depuis n importe où»? Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser MyUnisoft c est un ordinateur et une connexion internet. Vous pouvez télécharger et installer en quelques minutes le logiciel et grâce aux mises à jour automatiques, vous possédez toujours la dernière version. De plus, toutes les données de votre gestion commerciale sont stockées sur nos serveurs qui garantissent votre sécurité avec des connexions cryptées. Vous pouvez donc travailler depuis chez vous comme si vous étiez au bureau! Qu est ce que la mise à jour en temps réel de la compta sur le logiciel du cabinet? C est en écoutant les experts comptables que nous nous sommes rendu compte de l importance de cette fonctionnalité. Grâce à l utilisation conjointe de MyUnisoft et de ComptaSA, il n est plus nécessaire de transmettre toutes vos factures et avoirs chaque mois. 3
A chaque création ou modification d une facture, l écriture comptable est générée en temps réel dans ComptaSA. Ce que vous avez dans votre gestion commerciale, votre comptable l a dans son logiciel de comptabilité, ainsi, lorsque ce dernier clôture le mois, les données ne sont plus modifiables et la concordance entre les logiciels est assurée. Quelles autres fonctionnalités apportez-vous? Nombre d installations illimitées, Sauvegarde automatique, Multi sociétés et Multi-Utilisateurs, Gestion des devis, factures, avoirs, bons de livraisons, Transformez vos devis en factures d un simple clic (vous pouvez transformer n importe quel type de pièce en devis, avoir, BL ou facture.), Dupliquez vos devis ou vos factures, gagnez du temps! Gestion des fournisseurs, Gestion des clients, Gestion des produits, Gestion des factures récurrentes : paramétrez le client, les produits et la périodicité, vos factures se généreront d un simple clic! Gestion des prix spécifiques par client, Paramétrage de votre société (coordonnées, logo, informations légales ), Paramétrage pour votre logiciel comptable, Transformez vos pièces en PDF, Adapté à tous les types de sociétés, Fonctionne sur tous les PC équipés de Windows et disposant d une connexion internet. A venir : Notre équipe travaille sur l évolution du logiciel, bientôt il permettra : La gestion des stocks Un agenda partagé (interaction avec Google agenda) Un lien Info greffe. Afin de répondre au mieux à vos attentes, n hésitez pas à nous faire des suggestions! 4
Installation du logiciel : Pour installer le logiciel vous devez le télécharger à l adresse suivante : http://www.myunisoft.fr Cliquez ensuite sur le bouton ; Une fois le fichier téléchargé, exécutez ce dernier ; Il vous suffit ensuite de suivre les indications données dans le programme d installation ; Inscription à MyUnisoft : Une fois que le logiciel sera installé, exécutez-le pour arriver sur cette fenêtre : Ensuite, cliquez sur «Inscription?» en bas à droite de celle-ci, vous serez alors redirigé vers cette fenêtre : 5
Il vous suffit d entrer tous les renseignements demandés, de choisir le logiciel «MyUnisoft» et de choisir la formule gratuite. Pour finir, cliquez sur valider, un mail avec vos identifiants vous sera alors envoyé à l adresse saisie. Attention : Une adresse mail valide est obligatoire sinon vous ne recevrez jamais vos identifiant de connexion nécessaire pour utiliser MyUnisoft. Connexion à MyUnisoft : Connexion à ma société : Il vous faut alors vous munir des codes qui vous ont été envoyé précédemment Pour la formation nous utiliserons les codes suivants : Code Membre : FORM Code Collaborateur : FORM Mot de passe : Formation Société : FORM-FORM 6
Configuration du logiciel : Il convient avant toute chose de configurer les informations de bases concernant votre société. Pour ce faire, dépliez l'onglet «Configuration» sur la gauche de la fenêtre et sélectionnez «Mes informations». Vous aurez alors accès aux différentes informations de votre société et ses coordonnées, dans l onglet «Ma société», ainsi qu aux informations vous concernant dans l onglet «Ma fiche collaborateur». Ma société: C est dans cet onglet que les informations sur votre société seront rassemblées. 7
Cochez la case «Afficher sur les documents?» pour faire apparaître sur vos documents le nom de votre société. Si vous définissez un, le logo apparaîtra automatiquement sur vos documents. Il doit être dans l idéal au format JPEG avec une taille maximale de 160*140 mm, un redimensionnement automatique s effectuera le cas échéant. Vous pouvez à tout moment modifier ces informations en sélectionnant le bouton situé en bas à droite de la fenêtre ( ). Ma fiche collaborateur : Cet onglet vous permettra de définir ou modifier certaines informations vous concernant. C est ici que vous allez pouvoir : - Changer de mot de passe ; - Modifier votre nom, prénom, numéro de téléphone et adresse mail. 8
Maintenant que vous avez renseigné toutes ces informations, il faut entrer dans la configuration un peu plus technique de l application. Par exemple, votre logiciel de comptabilité, vos modes de livraison, etc Pour ce faire, vous allez devoir cliquer sur «Paramètres», toujours dans le volet «Configuration». Vous voici maintenant sur cette fenêtre : Cette fenêtre vous servira à définir vos préférences. 9
Dans la partie «Général», vous pouvez : - Choisir d afficher ou non votre adresse mail ainsi que celle de votre client sur les documents que vous génèrerez ; - Choisir de revenir sur la fenêtre de connexion à la fermeture (idéal pour les personnes qui gèrent plusieurs sociétés) ; - Définir un dossier par défaut dans lequel sera stockés tous les documents créés et vous pourrez également choisir la façon dont ils seront classés. (Par années, par mois, par client ) ; Notez également la présence d un bouton qui vous permettra par la suite de modifier le chemin de votre dossier par défaut. Dans la partie «Facturation», vous pouvez : - Définir un mode de paiement par défaut, qui sera automatiquement sélectionné lors de la création de documents mais qui restera modifiable à votre guise ; - Définir la mention légale pour les retards de paiement qui sera ajoutée sur chaque document afin d avertir les clients ; - Choisir un mode de calcul par défaut pour les échéances, qui lui aussi sera choisit automatiquement et calculera en fonction de la date de la facture, la date d échéance qu il en découle. Dans la partie «Interface», vous pouvez : - Choisir d afficher ou non le prix unitaire TTC lors de la création de document ; - Afficher les graphiques sur le menu principal de l application (Peut permettre à l application de se lancer plus vite quand ils ne sont pas affichés) - Le dernier choix s adresse aux clients ayant migrés de la première version à celle-ci et souhaitant faire marche arrière. 10
Blocs de texte : Vous avez la possibilité de créer des blocs de texte «globaux», c'est-à-dire qu ils apparaîtront sur les documents que vous aurez choisit. Vous pouvez choisir la mise en forme du texte, le(s) document(s) où il sera affiché et sa position, soit au dessus du contenu de la facture, soit en dessous. Vous pouvez constater qu il y a une colonne compte ainsi qu une colonne nom client, celles-ci ne nous intéressent pas encore. En effet, elles serviront dans une fonctionnalité appliquée à vos clients. 11
Comptabilité, banque et TVA : Pour configurer votre comptabilité, vos banques et les taux de TVA utilisé, cliquez sur l onglet «Comptabilité» pour arriver sur la fenêtre suivante. Dans la partie «Comptabilité», aucun champ n est modifiable afin d éviter les erreurs de manipulation. Pour rendre ces champs accessibles, vous devrez cliquer sur le bouton en bas à droite de la fenêtre. Vous pouvez définir votre logiciel de comptabilité. Si ComptaSA est sélectionné alors les factures seront transférées en comptabilité en temps réel. Référez-vous à votre comptable si vous ne connaissez pas le n de compte remise ainsi que le n de compte frais de ports à utiliser. Exemple : Compte remise : 709700 Compte frais de ports : 758000 Les autres éléments ne sont à modifier que rarement et ne doivent plus être modifiés une fois que des documents ont été créés. 12
En ce qui concerne la partie «Liste des banques», vous pourrez la modifier sans avoir à cliquer sur. En effet, vous avez à votre disposition 3 boutons qui vont vous permettre de gérer votre liste de banque. Vous devez définir les références de vos banques avec le numéro de compte et le code journal associé. Et pour finir la partie taux de TVA vous permet de définir les différents taux dont vous aurez besoin pour vos produits. Mode de livraison et Frais de port : Dans l onglet «Livraison», vous pourrez configurer les différents frais de port, modes de livraison et des codes postaux personnalisés. Pour ces parties, vous disposez également des 3 boutons qui vous permettrons d ajouter, modifier ou supprimer tout comme dans l onglet précédent. 13
Mode de règlement, événements acomptes et échéances règlements: Pour accéder à ces paramètres, vous devez cliquer sur l onglet «Règlements». La première partie vous permettra de créer des modes de règlements que vous pourrez choisir lorsque vous établirez vos documents (il est à noter que des modes de règlement par défaut sont déjà configurés). Dans la partie «Evénements acomptes», vous aurez la possibilité de créer plusieurs événements dont vous pourrez vous servir lors de la mise en place des échéances de paiement de vos factures. La dernière partie concerne les échéances de règlements, c'est-à-dire qu en fonction de la date de facture, une date d échéance sera automatiquement calculée. Vous pourrez également définir un type d échéance qui s appliquera par défaut à toutes les factures et tous les devis que vous créerez grâce au bouton. 14
Création des familles de produits et des produits : Pour créer vos familles de produit ainsi que vos produits, vous devez cliquer sur l onglet «Catalogue», comme suit : Il faut d abord créer les familles de produits, pour cela, cliquez sur «Familles de produits» : 15
Elles comportent un code famille, un libellé et un numéro de compte. L ajout d une famille se fait via le bouton et vous amène sur cette fenêtre : Comme vous pouvez le constater, trois informations vous sont demandées : - Le code Famille, c est avec ce code que vous pourrez retrouver facilement la famille que vous recherchez car il est unique ; - Le libellé de la famille, c est tout simplement l intitulé complet de la famille ; - Enfin, les numéros de compte des taux de TVA, pour les configurer, vous devez double cliquer sur la ligne où vous souhaitez ajouter le numéro de compte et taper votre texte. Création et gestion des produits : Pour créer un produit ou gérer vos produits, vous devrez vous rendre dans «Produits». Comme vous pouvez le constater, vous avez la liste des produits que vous avez déjà créé. Si vous voulez en créer un nouveau, deux possibilités s offre à vous : 16
- Le créer entièrement en cliquant sur le bouton. Dans ce cas, vous devrez définir vous-même tous les paramètres de ce produit ; - Le créer à partir d un produit de votre liste, en cliquant sur le bouton après avoir sélectionné le produit à dupliquer. Cette action aura pour but de créer un produit avec les caractéristiques de celui que vous avez sélectionné dans la liste. Celles-ci sont bien évidemment modifiables. La référence est interne à votre société, vous pourrez choisir ou non de l imprimer sur les factures. Vous pouvez choisir un référencement personnel logique ou bien incrémenter de «1» via le bouton La partie «libellé» correspond à la dénomination du produit visible sur la facture. La famille est obligatoire, elle pré rempli les numéros de compte de la famille de produit configurés précédemment. La rubrique description ne sera pas visible par votre client mais vous permettra de mettre plus d informations à son sujet. Vous pouvez ensuite choisir : - un taux de TVA par défaut pour ce produit. En effet, par la suite lors de la création de documents, ce sera ce taux qui sera privilégié mais vous pourrez le changer en fonction des numéros de compte TVA que vous aurez configurés ; - Un prix (la conversion se fait automatiquement entre le prix HT et celui TTC) ; - Un code barre, qui peut être généré automatiquement en inscrivant un code alfa numérique ; - Il est possible de créer une famille en appuyant sur les boutons qui se trouve à coté de famille; - Une photo qui vous permettra d avoir un visuel du produit. Vous avez également à votre disposition une petite case à cocher qui vous permettra d archiver votre produit. Cette fonction vous permet de garder un historique des produits. Cependant, les produits archivés ne sont pas affichés par défaut, en effet, il faut cocher la case «Afficher produits archivés» qui se trouve à droite du champ de recherche. Vous avez la possibilité de modifier le tarif d un ou plusieurs produits en même temps. Pour ce faire, vous devez vous placer sur le produit dont vous voulez modifier le prix ou avoir sélectionné les produits nécessitant ce changement (via les cases à cocher). Ensuite vous devez cliquer sur, ce qui aura pour effet d ouvrir cette fenêtre : 17
Ici, vous pourrez affecter un pourcentage d augmentation ou de baisse du prix du ou des produits. La dernière option permet simplement d imprimer la liste des produits. Vous pourrez lancer l impression de plusieurs documents en les sélectionnant à l aide des cases à cocher. Si voulez imprimer la liste complète vous avez un bouton qui vous permet de sélectionner tous les produits ( ). Pour lancer l impression cliquez sur. Tarifs spéciaux pour les produits : L option Tarifs spéciaux, permet d affecter des tarifs différents de ceux d origines sur des produits pour des clients précis. En allant dans ce menu, cette fenêtre s affichera : 18
Gestion des clients : En ce qui concerne la gestion des clients, c est dans l onglet «Tiers» que l on se positionnera. En cliquant sur «Clients», vous arriverez sur cette fenêtre : 19
Recherche Pour effectuer une recherche rapide sur les Clients et les prospects, vous avez à votre disposition 2 outils : le premier, est la liste qui vous permet de choisir ce que vous voulez afficher (seulement les clients, seulement les prospect ou les deux) ; le second est le champ de saisie qui vous permettra de faire une recherche sur plusieurs critères en même temps, à savoir, le nom, le prénom du client et le nom de la société. Création Pour créer un client ou un prospect, vous n avez qu'à cliquer sur le bouton à renseigner les informations nécessaires dans l'onglet "Coordonnées"., puis Le champ «Suffixe compte» est le suffixe du code comptable, il doit être unique pour chaque client (exemple : pour le client DURANT, nous aurons un suffixe DURA) Vous aurez également la possibilité de définir des clients exemptés de TVA, pour ce faire vous n aurez qu une case à cocher, cela entraînera une obligation d entrer un numéro de TVA intracommunautaire (hormis pour les auto liquidations) : L adresse est obligatoire si vous voulez faire des factures pour ce client. Validez ensuite par le bouton. Vous pouvez annuler à tout moment la création du client lors de la saisie en cliquant sur le bouton. Une fois le client créé, il vous sera possible d ajouter plusieurs contacts le concernant ainsi que plusieurs adresses de facturation et de livraison. Pour ajouter des contacts, vous devez sélectionner le client et vous placer sur l onglet «Contacts», à partir de là, en cliquant sur vous pourrez ajouter les contacts souhaités. Pour l ajout d adresses, la démarche est la même sauf que vous devrez vous positionner sur l onglet «Adresses client». Lors de la saisie d'un contact, l'adresse mail est importante puisqu'elle va permettre l'envoi de mails via le bouton. Vous pouvez modifier un contact via le bouton ou en double-cliquant dessus. Sélectionner un contact et appuyer sur pour le supprimer. 20
L onglet «Blocs de texte» sert à la gestion des textes spécifiques à ce client que vous voudrez apposer sur vos documents. Vous disposez de deux zones possibles, avant et après le corps du document. Vous avez la possibilité de choisir sur quels documents sera affiché le texte. L'onglet «Avoirs» vous permet d'afficher la liste des avoirs utilisés ou non du client sélectionné. Dans l'onglet "Statistiques" aucune information n'est modifiable, en effet, cette page correspond à un récapitulatif des documents créés pour le client et fait apparaître les totaux de ses avoirs et de ses factures. Devis/factures/Avoir/BL Pour créer un document, nous nous rendrons dans «Documents» : Pour les Devis, Factures, Avoirs et Bon de livraison, la disposition globale sera la même, à savoir que vous aurez la liste des documents en fonction des critères définis en haut de la fenêtre. Et en partie basse, vous aurez toutes les informations concernant le document en cours ainsi que tous les traitements possibles sur un document. 21
Création Le principe est identique pour ces quatre types de documents, vous devez commencer par cliquer sur. Ensuite, il faut choisir la date de la facture : choisir la date dans un calendrier.. Le bouton permet de Ensuite, vous choisissez le client dans votre base client cliquant sur le bouton Les adresses de livraison et de facturation se remplissent automatiquement par défaut comme étant similaire à celle du client sélectionné. Il est possible de définir d autres adresses en cochant les cases correspondantes ou en cliquant sur pour en créer une. La date d échéance est obligatoire pour les factures. 1/ Le contenu: C est dans cet onglet que le contenu du document sera ajouté, les produits, les commentaires et les blocs de texte. Pour ajouter des produits vous avez deux possibilités : - En cliquant sur la ligne sélectionnée, une petite fenêtre d ajout rapide va s afficher et vous devrez entrer 3 lettres contenues dans la référence ou le libellé du produit que vous voulez ajouter. Une fois que vous aurez trouvé le produit souhaité, il ne vous restera plus qu à doublecliquer sur la ligne correspondante pour l ajouter (si le produit est déjà présent un sélecteur apparaîtra pour vous laisser le choix d ajouter 1 à la quantité ou de créer une nouvelle ligne). Dans cette fenêtre, vous aurez également la possibilité d afficher la liste complète des produits ou de créer un nouveau produit. - Ou en cliquant sur le bouton, une fenêtre apparaîtra alors avec la liste de vos produits. 22
Il est possible de faire une recherche sur la référence ou le nom du produit à l aide du champ «Rechercher». Si vous avez déjà le produit sélectionné dans votre document, vous avez le choix d ajouter 1 à la quantité ou bien d ajouter une seconde ligne, celui-ci se fait via le sélecteur suivant : Le bouton «Choisir» permet de valider le choix du produit et de l ajouter à la liste. Dans cette liste s affichera donc le prix unitaire HT que le client doit payer, celui-ci sera multiplier par son coefficient (ex : un client avec un coefficient de 1.2 pour un produit à 20 aura son prix unitaire HT à 24 ). Commentaires : Il est possible d insérer des commentaires sur votre facture (ex : «Facture du mois de Mars») Il faut alors utiliser le bouton Les commentaires sont multi lignes : écrivez votre texte puis validez. Il est possible de déplacer l ordre des lignes grâce aux boutons. Vous pouvez également supprimer une ligne en cliquant sur. Note: Pour les trois onglets suivants, il faut avoir validé au moins une fois la facturation avant de pouvoir y accéder. Je vous invite donc à valider votre document dès à présent. 23
3/ Les Règlement (accessible à partir de la version Facturation + gestion des règlements) : Cet onglet vous permet de saisir un ou plusieurs règlements. Il faudra choisir : - la banque sur laquelle le règlement sera effectué, - le type de règlement (chèque, espèces ), - le numéro de pièce (numéro de chèque ou autre information qui sera affichée en comptabilité), - la date, - le montant du règlement. 4/ Imputation d avoir et consultation L imputation et la consultation des avoirs se fait via le bouton affichera cette fenêtre : qui vous Vous pouvez choisir un avoir a imputer à votre facture mais également consulter ceux qui ont déjà été imputer en cliquant sur «Oui» dans le sélecteur situé au dessus du tableau. 24
5/ La Gestion des échéances (Pour les factures et devis) C est dans cet onglet que vous allez pouvoir mettre en place les échéances de règlement de vos factures ou devis, pour cela cliquez sur la première ligne vide dans le tableau, une fenêtre popup s affichera alors pour que vous puissiez saisir les informations concernant l échéance et valider avec la touche «Entrée» de votre clavier. Exemple : dans l image ci-dessus, vous devriez cliquer sur la 3eme ligne mais si votre tableau est vide ce sera sur la première. Pour les modifier, vous devrez double-cliquer sur la ligne à modifier, la même fenêtre s affichera alors avec toutes les informations de l échéance. Pour les supprimer, il vous suffit de cliquer sur le bouton. Vous aurez également la possibilité de solder votre échéance, ce qui aura pour conséquence de créer un règlement. Mais également de générer des demandes d acompte et un récapitulatif des acomptes réglés. Dupliquer des documents : Il est possible de dupliquer (copier/coller) des documents. Cela permet de gagner du temps lorsque l on fait des factures quasiment identiques (seul le client ou la date change par exemple.) Lorsque l on clique sur le bouton «dupliquer», une nouvelle facture s ouvre avec les mêmes informations que la facture sélectionnée (seul le numéro de facture est recalculé). Il vous suffit alors de modifier les informations à changer et de valider. Transformer des documents : Pour transformer un document, vous devrez cliquer sur, vous aurez alors le choix du document de destination de votre transformation, comme ceci :. 25
Ce bouton est utile lorsque qu un client accepte un devis, vous n avez plus qu à cliquer pour le transformer en facture. Il est possible de transformer n importe quel type de document vers n importe quel autre type (ex : facture vers BL). /!\ Le document original n est pas supprimé. Etat devis Ce bouton vous permet de gérer l état de vos devis et d en garder un historique, en effet lorsque vous cliquerez sur ce bouton une fenêtre s affichera et vous permettra de dire si votre devis est «accepté», «refusé», «réglé», etc Actions sur un ou plusieurs documents. Vous avez la possibilité de cocher les documents sur lesquelles vous souhaitez faire une même action sur la droite du tableau : Si aucune case n est cochée, ce sera la ligne sélectionnée qui sera affecté par l action. Il est également possible de cocher/décocher toutes les lignes avec le bouton Pour effectuer différentes actions sur votre/vos document(s) vous devez cliquer sur le bouton qui aura pour conséquence de vous afficher cette fenêtre : 26
Ici vous disposerez de plusieurs paramètres vous permettent d adapter l affichage du document en fonction de vos besoins : «Adresse» permet de choisir entre l adresse de livraison ou l adresse de facturation (Pour une facture, seul l adresse de facturation est utilisable), «Imprimer les références» permet d afficher sur la facture les références des produits ou non, «Colonnes» permet d afficher uniquement les colonnes souhaitées (libellé et total par exemple). Ce choix sera typiquement sélectionné par les sociétés du bâtiment où les informations écrites sont très longues et où il n est pas nécessaire d avoir une colonne quantité, PUHT et TVA par ligne, «Impression regroupée» n est utile que lorsque vous imprimez plusieurs documents, Oui = l ensemble des factures est générée puis imprimée, Non = les documents sont générés puis imprimés les un a la suite des autres. Cette option est à changer lorsque vous souhaitez faire un aperçu avant impression ou lorsque vous allez transformer vos factures en PDF (soit un PDF pour toutes les factures, soit un PDF par facture.), «Prix en» permet d afficher sur chaque ligne de la facture soit des prix HT, soit des prix TTC. Généralement il s agit du HT pour les clients sociétés, et du TTC pour les clients particuliers. «Imprimer entête» permet de définir si l on veut utiliser les entêtes prévu dans MyUnisoft ou les entêtes propres aux sociétés (utile dans le cas où une entreprise imprime ses documents sur des feuilles où les entêtes et pieds de page sont déjà présent), «Aperçu avant impression» permet d avoir ou non un aperçu avant l impression. Lors de l affichage de l aperçu, plusieurs boutons sont disponible, laissez votre curseur dessus pour avoir une brève description de leur fonctionnalité. Les plus importants étant l impression et le zoom. Cas particulier : Lors de la création d un devis vous avez une option supplémentaire qui vous permet de définir s il est pro forma ou non. 27
Ensuite, nous avons plusieurs boutons entraînant des actions différentes : Le Bouton «Imprimer» ( ) : Celui-ci va, comme son nom l indique, lancer une impression (en fonction de l imprimante que vous aurez choisi) avec ou sans aperçu du/des document(s) que vous aurez sélectionné. Le Bouton «PDF» ( ) : Il va permettre de générer une version PDF, directement enregistrée sur votre ordinateur du/des document(s) sélectionnés (à l endroit où vous le voulez grâce à une fenêtre où vous pourrez le définir ou dans votre dossier par défaut). Le Bouton «Envoyer» ( ) : Ce dernier va vous permettre d envoyer le(s) document(s), au format PDF, par mail. Lors de l appui sur ce bouton, une fenêtre va s afficher pour permettre de saisir le sujet ainsi que le corps du mail. Dans le cas où vous aurez sélectionné plusieurs documents de clients différents, l application va créer une fenêtre d envoi de mail différente par clients, avec en pièces jointes les documents les concernant. Dans le cas où vous auriez beaucoup de mail à envoyer, une fenêtre s affichera tous les 20 mails créés afin de ne pas faire planter votre ordinateur, sur celle-ci il vous suffira de cliquer sur le bouton «ok» pour continuer à envoyer vos mails. Attention si vous appuyez sur «ok» avant d avoir fini d envoyer les 20 mails précédents vous exposez votre ordinateur à des blocages intempestifs pouvant aller jusqu au plantage total de la machine. Débloquer un ou plusieurs documents. Lorsqu une facture est réglée intégralement ou lorsque vous sélectionnez «état clôturé» dans la facture, il n est plus possible de modifier cette dernière. Il faut alors cliquer sur pour pouvoir de nouveau la modifier. Cette opération n est à faire que si vous êtes sûr de vous. Pour les sociétés ayant choisi ComptaSA comme logiciel de comptabilité, une fois que votre comptable à valider vos factures, il n est plus possible de revenir dessus. Cela permet d éviter de nombreuses erreurs dans la comptabilité. Modèles de factures : Il est possible de créer des modèles de factures qui pourront servir : - à choisir un modèle à la création d une facture pour gagner du temps. - à faire des factures périodiques. 28
Créer et gérer vos modèles : Pour créer un modèle de facture vous devez vous rendre dans la partie «Modèles de factures» de l onglet «Documents» dans le menu latéral. Ensuite, cliquez sur, une fenêtre apparaît et vous n avez plus qu à remplir ce qui ressemble beaucoup au document que l on vient de voir. Vous pouvez également modifier vos modèles en cliquant sur et les supprimer en cliquant sur. Factures périodiques. La gestion des factures périodiques se fait via le menu «Factures Périodiques» de l onglet «Documents» du menu latéral. Il s agit d une fonctionnalité très intéressante qui permet de gagner énormément de temps pour les sociétés ayant des factures identiques ou quasiment identiques tous les mois (abonnements, services facturés tous les mois ). Le principe est de créer un modèle et l application vous proposera automatiquement de générer une facture basée sur ce modèle chaque mois. On peut bien sur automatiser autant de factures que l on veut. 29
Création d une facture périodique : Pour créer une facture périodique, il faut cliquer sur en bas à droite de la fenêtre : Il faut sélectionner : - Le modèle que l on veut utiliser. - La période cible en cours : on facture une prestation effectuée le même mois que la facture, Précédente : on facture une prestation pour le mois précédent, Suivante : on facture une prestation à venir. - Fréquence = nombre de mois (mensuel, trimestriel, annuel ). - Date de première génération = date à laquelle on veut commencer les factures périodiques. Générer les factures périodiques 30
Les lignes qui s affichent en rouge sont les factures à générer, en vert celles qui ont déjà été générées, et en gris celles qui sont désactivées. Pour générer les factures, on peut les faire une par une ( ), ou bien toutes d un coup ( ). Un commentaire est automatiquement ajouté sur les factures pour avoir la période de facturation. Il est également possible d anticiper une facturation. Pour cela, vous devrez utiliser le champ date (encadré en rouge sur la photo). Celui-ci vous permettra de simuler la date que vous aurez saisie. En effet, si la date du jour est le 22/03/20** et que l on veut anticiper la facturation du mois d avril, on a simplement à saisir 01/04/20**et MyUnisoft fera comme si nous étions à cette date et affichera les factures périodiques à générer pour ce mois. Gestion des impayés : Cette fonctionnalité se trouve dans l onglet «Règlements» du menu latéral, puis en sélectionnant l item «Relances». Elle permet de relancer des clients qui ont des factures impayées. Ici, vous aurez en partie haute de la fenêtre vous aurez la listes des clients concernés par une ou plusieurs relance(s). Ensuite, au milieu vous pourrez sélectionner le niveau de relance qui 31
permettra d afficher dans la partie basse les factures du client sélectionné en partie haute concerné par ce niveau. Les niveaux vont de 0 à 3 : - 0 : Les factures impayées qui n ont pas été relancées ; - 1 : Les factures faisant l objet d une lettre de rappel ; - 2 : Les factures faisant l objet d une lettre d avertissement ; - 3 : Les factures faisant l objet d une mise en demeure. Lorsque vous cliquez sur le bouton, MyUnisoft génère un document PDF en fonction du niveau sélectionné concernant le client sélectionné. Lorsque vous cliquez sur le bouton, un récapitulatif des clients à relancer par niveau est généré. Vous pouvez également afficher une liste de toutes les factures non-réglées grâce au menu «Factures non-réglées». Vous avez alors la possibilité de choisir le filtre d affichage (Par client, par date, par échéances, etc ) Gestion des règlements : Cette option est disponible pour ceux qui ont choisi, facturation + règlements. Et se situe dans le menu «Règlements» dans l onglet «Règlements» du menu latéral. Nous avons vu précédemment la partie règlement dans les factures, voici comment lister les règlements effectués : Cette fenêtre vous offre la possibilité de consulter tous les règlements. Le transfert en comptabilité ne doit être fait que par le comptable (un blocage sera bientôt créé). 32
Suite à ce transfert, le règlement se trouvera dans la liste des remises en banque, consultable dans «Remise en banque» : Vous pourrez, à partir de cette liste, choisir la remise en banque souhaitée en cliquant dessus et en lancer l impression grâce au bouton «Imprimer». Statistiques Dans l onglet «Statistiques», se trouvent 2 outils qui vous seront très utile pour analyser les résultats de votre activité. Le premier vous permettra de visualiser différents chiffres au sujet de vos ventes et sur différente période. Le second vous permettra de consulter la liste des produits que vous avez vendu, sur quelle facture et à quel client. 33
* Menu «Statistiques» Elle se présente sous la forme de trois onglets : - Chiffre d affaires - Nombre de ventes - Panier - Chiffre d affaires et Nombre de ventes Les calculs: Note: Les onglets «Chiffre d affaires» et «Nombre de ventes» se décomposent de la même manière, deux tableaux à doubles entrées, l un calculant le résultat en fonction des clients et l autre en fonction de leurs familles. Note: Le chiffre d affaire est calculé en fonction du résultat hors taxe, moins les avoirs et toutes les formes de remises. Le nombre de ventes est calculé en fonction du nombre de produits vendus, moins les avoirs. Le Bouton «Plein écran» ( ) : Le bouton situé en bas à droite de chaque tableau permet de ré afficher ce dernier en plein écran dans une nouvelle fenêtre. Le Bouton «Graphique» ( ) : Le Bouton permet de dessiner des graphiques dans une nouvelle fenêtre. (Voir Chapitre suivant «Statistiques/Graphiques») 34
Le Menu contextuel : Au clic droit sur un des tableaux, deux menus contextuels différents peuvent apparaîtrent vous offrant plusieurs options : Clic droit sur le tableau : Cacher les colonnes et les lignes Cacher la colonne sélectionnée. Cacher toutes les colonnes identifiées avec la même information. Cacher toutes les colonnes sauf les colonnes identifiées avec la même information. Replier/Déplier les colonnes ou les lignes Déplier/Replier la colonne/ligne sélectionnée. Déplier/Replier toutes les colonnes/lignes. Exporter la table vers Excel Cette option permet d exporter à l identique les données affichées dans le tableau sous le format XLS. Charger/Sauvegarder le contenu du tableau Cette option permet de sauvegarder un tableau sous forme de fichier dans le disque dur afin de pouvoir le partager ou le recharger à l identique. Restaurer taille et regroupement Cette option permet de retrouver le paramétrage par défaut du tableau croisé dynamique. - Panier 35
Cet onglet permet d afficher le panier moyen par client et période. Note : Ce résultat est hors taxe et ne prend en compte aucunes remises ou avoirs. Ce texte s adapte aux critères que vous sélectionnez dans client et période. Vous pouvez en effet : -Ajouter une période grâce aux deux calendriers (la période sélectionnées s affiche en dessous des calendriers). -Ajouter une période grâce aux boutons de périodes prédéfinies. -Sélectionner un client en le recherchant dans la barre double-cliquant dessus dans le tableau présent plus bas. et en Statistiques/Graphiques La fenêtre graphique s ouvre à partir des boutons situés en bas à gauche des quatre tableaux de l onglet statistiques. Elle permet de réaliser des graphiques des données du tableau correspondant. Exemple: Si j ouvre la fenêtre statistiques à partir du bouton situé en bas à gauche du tableau calculant le nombre de ventes par client, alors je pourrais dessiner des graphiques avec comme données le nombre de ventes par client. La fenêtre se présente sous cette forme : Avant de dessiner son graphique il est impératif de sélectionner au minimum un produit/famille/client ET une période. Produit / famille, ou client : Pour sélectionner produit/famille/client, faites une recherche dans la barre recherche, puis double-cliquer sur la donnée voulue dans le tableau de résultats apparu. Le tableau en dessous récapitule celles que vous avez sélectionnées et permettra ainsi de supprimer celles voulues. 36
Période : Après cette étape vous devez ajouter au minimum 1 période dans le deuxième tableau récapitulatif. Pour ce faire, deux solutions s offrent à vous : La sélection manuelle : Dans l onglet «Périodes personnalisées» choisissez une période à l aide des deux calendriers (le calendrier de gauche correspond à la date du début et celui de droite à la date de fin). Validez cette période en cliquant sur le bouton. La sélection automatique : Dans l onglet «Périodes prédéfinies», cliquez sur l un des boutons correspondants à la période souhaitée (celle-ci s ajoutera automatiquement dans le tableau des périodes). Le Bouton «Dessiner» ( ) : Après avoir ajouté correctement les produits, familles ou clients ainsi que les périodes, le bouton dessiner affichera un graphique de type histogramme des données saisies. Le Bouton «Dessiner évolution» ( ) : Après avoir ajouté correctement les produits, familles ou clients ainsi que les périodes, le bouton dessiner évolution affichera un graphique de type courbe des données saisies. Le Bouton «Imprimer» ( ) : Une fois votre graphique créé, vous avez la possibilité de l imprimer (seule l imprimante par défaut sera prise en compte). Le menu contextuel : Au clic droit sur votre graphique, un menu contextuel apparaît avec plusieurs options intéressantes pour votre dessin : Police : Vous permet de modifier la police de tous les libellés de votre graphique. Légende : Cette option va vous permettre de déplacer la légende du graphique ou encore de la dissimuler (très utile si les légendes empiètent sur votre graphique). 37
Quadrillage : Cette option vous permet d afficher ou non les quadrillages horizontales ou verticales de votre graphique. Axes : Vous permet de modifier les axes de votre graphique. Style : Vous disposez de trois options de style pour votre graphique : Relief, Dégradé, et Lissage. Enregistré sous : Vous permet d enregistrer votre graphique au format Bitmap, EMF ou WMF. * Menu «Produits vendu» Vous y trouverez plusieurs critères de recherche permettant de trouver le produit que vous recherchez, tels que la référence produit, le libellé, la date de vente ou encore la famille. Vous trouverez également, au bas de celle-ci, 2 boutons : - Le premier, sert à afficher la fiche du client concerné par la vente ; - Le second, sert à imprimer, visualiser ou envoyer la facture que concerne ce produit. 38
En cas de problème? Si vous avez un problème d utilisation du logiciel ou de comptabilité, vous pouvez joindre votre comptable. Si vous rencontrez un bug, merci de m envoyer un email à support@saminfo.fr avec un maximum de détails sur le problème. MERCI ET A BIENTOT! 39