Gestion des ACHATS Cycle de formation juin 2010 1
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 2
La gestion des dépenses La gestion des dépenses comprend 5 étapes successives et distinctes qui font intervenir tous les acteurs de l exécution du budget : DEMANDE D ACHAT ou MARCHE ENGAGEMENT COMPTABLE (réservation de crédits provisionnelle) ENGAGEMENT JURIDIQUE (bon de commande ou réservation de crédit contractuelle) SERVICE FAIT LIQUIDATION La gestion des dépenses 3
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 4
Comprendre les données de base dans SORGHO Comprendre les données de bases 5
Comprendre les données de base dans SORGHO Le mandant de production 100 Les sociétés 1000 1100 1200 1 300 1400 1500 Les divisions ( ) FR01 FR02 NC01 GF01 SN01 FR03 TFR1-GEST1 TNC1-GEST1 Les groupes d acheteurs TFR1-GEST2 TFR2-GEST1 TFR2-GEST2 TGF1-GEST1 TSN1-GEST1 TFR3-GEST1 L organisation d achats 1000 Comprendre les données de bases 6
Comprendre les données de base dans SORGHO Mandant : Notion technique Sorgho niveau le plus élevé des données dans le progiciel. En production, il est égal à 100. Sociétés : Pour gérer les différents acteurs de la comptabilité générale au sein de l Institut, les entités suivantes ont été définies: 1 entité juridique IRD qui intègre la comptabilité de l agent comptable principal et produit le compte financier de l Institut : société 1000 (y compris les régies à l étranger) 5 entités qui intègrent chacune la comptabilité des agences comptables secondaires désignées au 1er janvier 2004 (Montpellier [1100], Nouméa [1200], Cayenne [1300], Dakar [1400] et Bondy [1500]) Les divisions (liens divisions /sociétés) : le Siège ainsi que chaque centre et représentation seront identifiés dans SORGHO par une division. La division représente: L adresse de livraison et de facturation pour les achats propres au siège, centres et représentations L adresse de facturation pour les achats propres aux unités Organisation d achat SORGHO : une seule pour l Institut, l organisation d achat 1000 (à dissocier de la société 1000). Les groupes d acheteurs formalisent le gestionnaire achat ou de façon plus globale, le centre de gestion (un groupe d acheteurs un gestionnaire) Comprendre les données de bases 7
Comprendre les données de base dans SORGHO Liste des groupes d acheteurs créés dans SORGHO. La désignation du groupe d acheteur est composé de la façon suivante: T+centre+Prénom+Nom. Exemple: Groupe d acheteur 022 : TFR2 GEST ALIBERT. Il est possible et même recommandé de mettre le groupe d acheteur dans les valeurs utilisateurs. Comprendre les données de bases 8
Le périmètre domaine Finances dans SORGHO Banques Interface PS Analytique et convention WF Workflow CO Contrôle de gestion MM Achats SD Gestion des recettes et conventions FI Comptabilité FM EA-PS Comptabilité publique TV Missions HR- GT Gestionn des temps TR Trésorerie AA Immobilisation HR- PY Gestion de la paie HR Formation Hercule HR- GP Gestion des postes HR- RE Recrutement HR- AD Ressources Humaines Régies 9
L organisation des achats dans SORGHO MM Demande d achat Commande Service fait Liquidation FM FI-AP FI-TR Réservation de crédits Liquidation sans commande préalable Mandatement O R D O N N A T E U R Hors SORGHO Dans SORGHO Comprendre les données de bases Prise en charge Décaissement Rapprochement Rapprochement bancaire Prévision de trésorerie A G E N T C O M P T A B L E10
Marché sous format papier envoyé au fournisseur Schéma de processus achats MARCHE Engagement juridique COMMANDE SANS MARCHE ET SANS RESERVATION DE FONDS COMMANDE SANS MARCHE ET AVEC RESERVATION DE FONDS FACTURE SANS COMMANDE Marché formalisé à bon de commande 1 demande d'achat 2 2 Réservation crédit 2 Réservation crédit commande 3 commande 3 commande Édition du Bon de Commande et envoi au fournisseur 4 Édition du Bon de Commande et envoi au fournisseur 4 Édition du Bon de Commande et envoi au fournisseur service fait 5 service fait 5 service fait Comprendre les données de bases saisie de la facture 6 saisie de la facture 6 saisie de la facture 6 Facture hors commande 6 Facture hors commande 11
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 12
L engagement comptable Le principe est qu à défaut de bon de commande, tout engagement juridique doit être tracé sous Sorgho sous forme d une réservation de crédits de type C1, P1, P2, F1 ou M1 C1 - réservation contractuelle avec fournisseur (numéro commençant par 34) : à utiliser pour les dépenses obligatoires (eau, électricité, ) et les contrats (contrat d entretien, contrat de gardiennage, ). P1 - réservation paie, dépenses de personnel avec fournisseur (numéro commençant par 35) : à utiliser comprenant tous les éléments de rémunération (traitement brut, charges patronales, impôts) = montant de l engagement nécessaire pour couvrir la dépense sur la totalité de l exercice budgétaire) P2 - réservation de paie, dépenses de personnel sans fournisseur (numéro commençant par 36), 13
L engagement comptable Les réservations de fonds F1 (numéro commençant par 33) et M1 (numéro commençant par 32) sont dédiées respectivement à la formation et aux missions (la réservation M1 étant générée automatiquement par le module TV-mission) ; elles correspondent à des engagements juridiques. Autres engagements : les réservations de fonds provisionnelles, de type R1 (numéro commençant par 30) ou R2 (numéro commençant par 31) ne peuvent être considérées comme des engagements juridiques. Elles servent notamment : aux représentations pour gérer les budgets de fonctionnement par nature de dépenses (exemple : entretien des véhicules, fournitures administratives,..) aux EOTP, partagés par plusieurs implantations, avec la contrainte d ajustement à chaque nouvelle réservation (mission,..) - R1 : réservation avec fournisseur - R2 : réservation sans fournisseur Réserver des crédits 14
Principes de consommation budgétaire Principes de consommation de la réservation de crédits Les objets de consommation en comptabilité budgétaire (facture / commande / réservation de crédit) Démonstration Ouvrir le Manuel utilisateur FMX1_Créer réserve de fonds Réserver des crédits 15
Faire une réservation de crédit Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 1:Faire une réservation de crédit Ouvrir le manuel FMX1_Créer réserve de fonds Réserver des crédits 16
Modifier, ajuster une réservation de crédit Modifier : pour augmenter ou diminuer une réservation sans tracer dans le système d information les modifications : transaction FMX2 Ajuster / réduire une réservation : transaction FMX6 avec trace de l ajustement Avec génération d une opération consommatrice traçant l ajustement. Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 2: Modifier, afficher une réservation de crédit Ouvrir le manuel utilisateurs FMX2_FMX3_Modifier réserve de fonds Réserver des crédits 17
Clôturer une réservation Solde la réservation de crédit Redonne du disponible budgétaire à hauteur du disponible sur réservation Concerne prioritairement les crédits budgétaires partagés entre plusieurs gestionnaires. Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 3: Clôturer une réservation Ouvrir le manuel utilisateurs FMRE_SERLK_Clôturer une réservation de crédit Réserver des crédits 18
Exercice n 4 : Consulter une réservation de crédits Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 4: Consulter une réservation de crédit Ouvrir le manuel utilisateurs FMX2_FMX3_Modifier réserve de fonds S_P99_41000147 Journal des réservations Réserver des crédits 19
Objectifs atteints Vous savez Créer une réservation Faire la différence entre modifier et ajuster une réservation Modifier une réservation Ajuster une réservation Clôturer une réservation Consulter une réservation Réserver des crédits 20
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 21
Pré-requis pour créer un bon de commande Pour créer une commande vous devez : Savoir créer un fournisseur, Savoir si un marché existe*, Savoir consulter un article*, * Facultatif pour les gestionnaires de commande Etranger et COM / obligatoire pour les gestionnaires de commande métropole et ROM. Passer une commande 22
Les fournisseurs dans SORGHO Structure des des données Fournisseurs Niveau Mandant : Données communes à toutes les sociétés 4 Numéro de fournisseur et nom 4 Groupe de compte 4 Données adresses et communication 4 Données de paramétrage du compte 4 Opération de paiement Niveau Société : Données spécifiques à la société 4 Données relatives à la gestion du compte 4 Données relatives aux opérations de paiement 4 Données relatives à la déclaration d honoraire Passer une commande 23
Savoir créer un fournisseur français : méthodologie (1/2) Méthodologie de création d un fournisseur dans SORGHO (1/2) La première étape consiste à s assurer que le fournisseur n est pas dores et déjà présent dans la base de données centrale. Transaction XK03 (afficher fournisseur) et utiliser la liste déroulante sur le champs «fournisseur». Une nouvelle fenêtre apparaît et cliquer sur l onglet «Recherche fournisseur IRD» Vous pouvez par conséquent faire une recherche du fournisseur suivant plusieurs critères (N SIRET, groupe de comptes, Nom ) Supprimer la limitation à 500 avant de lancer la recherche Passer une commande 24
Savoir créer un fournisseur français : méthodologie (2/2) Méthodologie de création d un fournisseur dans SORGHO Définir la société et le groupe de compte Suivant le groupe de comptes, certaines zones sont obligatoires ou non Les fournisseurs sont dupliqués dans toutes les sociétés, sauf les fournisseurs locaux (pour les achats à l étranger) Passer une commande 25
La fiche fournisseur : les acteurs et le circuit de création Saisie de la fiche fournisseur par le gestionnaire avec les coordonnées bancaires Fournisseur au statut «bloqué» Liquidation impossible Retour pour corrections Validation de la fiche fournisseur par l agent comptable avec les coordonnées bancaires Non validé validé Fournisseur débloqué L IRD a défini une convention de nommage précisant les règles de saisie des noms des fournisseurs de l établissement. Passer une commande 26
Exercice n 5 : Créer un fournisseur Créer le fournisseur français «DUPONT» Les actions dans SORGHO Transaction ZXK01 : création du fournisseur. Les différentes vues à renseigner: Adresse (Nom du fournisseur, Adresse, ) Pilotage (N SIRET) Opérations de paiement (coordonnées bancaires, payeur divergent, ) Tenue de compte comptabilité (compte collectif, ) (Réservé à l AC) Opérations de paiement Comptabilité (Mode de paiement, Blocage paiement, ) Données achat Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 5: Créer un fournisseur Ouvrir le manuel utilisateurs ZXK01_créer un fournisseur Passer une commande 27
Savoir si un marché existe Pour savoir si un marché existe, utiliser la transaction suivante: ZFI10 : Transaction créée spécifiquement pour l IRD et qui permet d afficher la liste des documents d achats, aussi bien marché que commande. Ne pas oublier de cocher «seulement contrats/commandes»!! Afficher la liste des marchés ou contrats existant dans SORGHO Effectuer le tri des marchés existant dans la base sur l un des critères de tri ou en croisant les critères de tri suivant : NEB, Niveau d évaluation du besoin (attention : la mention dans SORGHO est toujours «PRM»), Groupe de marchandises, Type de contrat. Passer une commande 28
La commande Avant toute saisie, identifier le type de commande à passer : une commande en référence à un marché, une commande isolée, une commande en référence à une réservation de crédit. Dans le cas de la commande en référence à un marché, les informations saisies dans le marché sont reprises automatiquement dans la commande. Les commandes passées dans SORGHO vous apportent une traçabilité complète : Les transactions, dans le processus achat, génèrent un document avec un numéro associé. Il est ainsi possible de suivre le processus dans son intégralité. Passer une commande 29
Créer/modifier/afficher/supprimer une commande Créer une commande : transaction ME21N Modifier une commande : transaction ME22N Supprimer une ligne d une commande : transaction ME22N Afficher une commande : transaction ME23N Supprimer une commande : transaction ME22N Pour supprimer une commande, s il n y a pas de transactions associées : supprimer les postes de la commande. La commande est composée : d un «En tête de document» (composé des données communes au document), d un ou plusieurs «postes» (il s agit ici des lignes de la commande), et du «détail des postes». Passer une commande 30
La commande : données d en tête Les principales informations contenues dans l en-tête sont réparties sur les onglets : Données organisationnelles: organisation d achat groupe d acheteurs société Livraison/facture: conditions de paiement devise taux Données client: PRM (Personne Responsable du Marché) Nature de l achat* Cas d exclusion* Nomenclature principale* Code opération* Textes : Commentaires pour BdC (saisie obligatoire) Autres Commentaires (facultatifs) Données supplémentaires : N de soumission L onglet «Données client» doit être complété une fois que toutes les informations de la commande ont été saisies. * Uniquement pour les divisions en métropole et dans les DOM Passer une commande 31
La commande : données de poste Les zones doivent être renseignées suivant l ordre affiché: Type d imputation : Centre : pour toute structure hors unité EOTP : pour les unités Réservation de crédit : pour rappeler une réservation de crédits Type de poste : standard (par défaut) ou prestations de services (P) Division Groupe de marchandises (obligatoire) Article (seulement si il existe un article, dans le cadre d un contrat) Désignation Quantité commandée (automatique dans le cadre d un marché) Unité de quantité (principalement PC, UO pour prestations de service, voir autres unités particulières, par exemple pour produits de laboratoires) Date de livraison : par défaut, la date du jour. Elle est modifiable : saisir la date prévue, à défaut la date estimée. Cette date devra ensuite être mise à jour de la date de livraison réelle. Passer une commande 32
La commande : détail des postes Les principales informations sont réparties sur les onglets suivants: Conditions : Prix unitaire HT Devise Type de condition (frêt, remises) À compléter suivant le type d imputation choisi. Le compte général est dérivé du groupe de marchandises dans 70% des cas, sinon le compléter ou le modifier. L adresse de livraison : par défaut, l adresse du centre. Pour changer l adresse de livraison, faire une recherche des adresses existantes. Si l adresse ne figure pas, utiliser la transaction MEAN pour créer une nouvelle adresse de livraison. Passer une commande 33
La commande en référence à un marché Lorsque vous créez une commande sur un groupe de marchandises et qu il existe un marché pour ce groupe de marchandises, le système vous le signale automatiquement (message non bloquant). Dans ce cas, utilisez la transaction ZFI10, et sélectionner l organisation d achat (1000 par défaut), la société et le groupe de marchandises et lancer la recherche. Consultez le marché et noter le numéro du marché. Créez la commande (transaction ME21N) et au niveau du poste, dans le champs contrat-cadre, saisir le numéro du marché et valider. Le système va rapatrier automatiquement toutes les données du marché dans la commande. Il est possible également de rechercher et appeler un marché durant la saisie de la commande, à partie de la «synthèse des documents». Passer une commande 34
Exercice n 6 : Créer une commande en référence à un marché Rechercher le marché souhaité (transaction ZFI10) Créer une commande d achat en référence à ce marché Sauvegarder et noter le numéro de la commande Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 6: Créer une commande en référence à un marché Ouvrir le manuel contrat ME21N_créer une commande en référence à un Passer une commande 35
Exercice n 7 : Créer une commande isolée Créer une commande d achat hors marché, sans référence à une demande d achat ni à une réservation de crédits (Transaction ME21N) Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 7: Créer une commande isolée Ouvrir le manuel utilisateurs ME21N_créer une commande isolée en euro Passer une commande 36
Comprendre les procédures d approbation des documents d achats Toutes les demandes d achat ou commandes d achat doivent être approuvées et validées par l ordonnateur. L approbation est hors outil SORGHO à ce stade. Elle porte le cas échéant sur la demande d achat (expression du besoin par le service utilisateur). Elle consiste en la signature impérative du bon de commande par l ordonnateur secondaire ou son représentant. En 2010, le visa à priori a été supprimé sur les bons de commandes des unités d un montant inférieur à 50.000 (utilisation de la zone «N de soumission» dans le bon de commande) Passer une commande 37
Édition du bon de commande Après avoir créé la commande et l avoir sauvegardé, il est impératif d éditer la commande dans SORGHO: utiliser la transaction ME9F la transaction permet de rechercher la commande: numéro de commande par fournisseur par organisation d achat Soit directement depuis la commande en cliquant sur «éditer message» Seuls les bons de commande qui n ont pas été édités apparaissent dans la liste Ouvrir le manuel ME9F_Editer messages Passer une commande 38
Exercice n 8 - Édition du bon de commande Pour éditer une commande, utiliser la transaction ME9F Saisir le numéro de la commande et exécuter le programme Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 8 : Edition du bon de commande Editer les commandes créées auparavant dans les exercices Ouvrir le manuel ME9F_Editer messages Passer une commande 39
Visualiser les états de reporting Ouvrir les manuels utilisateurs Pour lister les commandes ME80FN_Liste des commandes : rechercher des commandes des unités par «N de soumission» MCE5_Afficher fournisseurs par groupe de marchandises ME2L_Afficher liste des commandes par fournisseur Pour visualiser les états ZFI10 : état pour lister les documents d achats Passer une commande 40
Objectifs atteints Vous savez Afficher la liste des marchés, Visualiser un marché, une opération, un article, Créer et modifier un fournisseur local français validation ACP, Créer une commande en référence à un marché, Créer une commande isolée ou hors marché, Éditer un bon de commande. Passer une commande 41
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 42
Saisir le service fait: réceptionner des produits ou des services La liquidation comporte deux étapes: La constatation du service fait qui permet de vérifier la réalité de la prestation ou de la livraison, d où l importance de bien renseigner la date de livraison La liquidation proprement dite qui consiste à la vérification du montant de la dépense (ex : Quant * Px Unit, application de barèmes ou clauses de marchés ). Activation du service fait dans SORGHO : Le service fait va être déployé dans SORGHO le 1 er juin 2010 pour le siège, puis le 1 er janvier 2011 pour les ACS pour les commandes d achat. Le service fait dans SORGHO est toujours réalisé en référence à un document d achat. Constater le service fait 43
La liquidation La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d arrêter le montant de la dépense. La liquidation : constatation du service fait, saisie de la facture. La constatation du service fait et la liquidation peuvent être menées par des personnes différentes : Le service fait est constaté par l Unité, La liquidation est faite par l Administrateur ou le gestionnaire de Centre. La liquidation peut réserver les crédits d engagement s il s agit d une facture sans bon de commande préalable. Liquider une facture 44
Liquidation d une facture à partir d un bon de commande Pour liquider une facture au titre de la commande, utiliser la transaction ZMIR7. Il s agit d une transaction spécifique, propre à l IRD. Bien renseigner les zones obligatoires, à savoir : la date de la facture, la référence qui est la référence de la facture fournisseur, la date de base, qui sert de référence au calcul des intérêts moratoires: Date de réception de la facture si elle est postérieure à la livraison Date de livraison si celle-ci est postérieure à la réception de la facture. Saisir le numéro de la commande ou utiliser la liste déroulante pour rechercher le numéro de la commande. Cocher la case «Calculer TVA» si un taux de TVA et un seul est appliqué à l ensemble de la facture. Ne pas cocher cette case si la facture comporte plusieurs taux de TVA ou si son taux unique de TVA ne s applique pas à l ensemble des postes de la facture (cas de poste(s) non soumis à TVA). Lors de la sauvegarde du document, le système va générer automatiquement: une pièce comptable, une pièce de comptabilité budgétaire une pièce de comptabilité analytique. Liquider une facture 45
Exercice n 9 : Liquider une facture à partir d un bon de commande Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 9: Liquider la facture à partir d un bon de commande Ouvrir le manuel utilisateurs ZMIR7_Facture sur commande ZMIR4_Afficher_Modifier document de facturation Liquider une facture 46
Liquidation d une facture sans bon de commande SORGHO permet également de liquider une facture n ayant pas de bon de commande préalable. Il s agit notamment des remboursements de menues dépenses. Transaction F871 «ordre de paiement (communes)» saisir la date de la pièce le type de pièce (dépenses, régie) la devise, le taux et la société le numéro du fournisseur le compte budgétaire L EOTP ou le centre de coût Le code TVA La date de base Le texte (données de paiement) le montant de la dépense L action <entrer> permet de dériver les autres données d imputation, après sélection du compte général dans la liste. Seule exception en cas d eotp, le centre financier est à compléter avec le code implantation. Ex : SN1 ou FR1 Liquider une facture 47
Exercice n 10 : Liquider une facture sans bon de commande Liquider une facture saisie dans SORGHO Sauvegarder et noter le numéro de la pièce Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 10: Liquider la facture sans bon de commande Ouvrir le manuel utilisateurs F871_Saisir ordre de paiement F872_F873_Modifier ordre de paiement F875_Supprimer ordre de paiement Liquider une facture 48
Saisie d une immobilisation Commande d un bien de classe 2 commande service fait Saisie de la fiche immobilisation enrichissement automatique de la fiche immo à Partir des éléments de la facture et du regroupement saisie de la facture Regroupement Liquider une facture 49
Liquidation d une facture d immobilisation - Traitement des immobilisations Commande d un bien de classe 2 : Pour des raisons techniques liées au progiciel SAP, il n est pas fait référence à la fiche immobilisation lors de la passation de la commande, ni à un compte général de classe 2 (saisir un compte général de classe 6) Cette dernière doit être créée manuellement préalablement à la liquidation. Lors de la liquidation, il est nécessaire de renseigner le N de la fiche immobilisation au niveau du poste de la facture (cela permet de faire le lien entre la fiche immobilisation et la facture) Le taux de TVA à sélectionner est de type I (I0, I3, I5) Le compte général est rapatrié de la fiche immobilisation Après la mise en œuvre du service fait dans SORGHO, les divisions concernées devront saisir l immobilisation lors de la création de la commande Liquider une facture 50
Exercice n 11 : Créer une fiche immobilisation, la modifier, l imprimer Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 11: Créer une fiche immobilisation,la modifier, l imprimer Ouvrir le manuel utilisateurs AS01_Création fiche immobilisation_v1 AS02_modification fiche immobilisation_v1 Liquider une facture 51
Liquidation d une facture REGIE Préalable: dans la fiche du fournisseur (transaction XK02), le destinataire du payeur divergent est renseigné (N du régisseur en tant que fournisseur). soit dans la vue «opération de paiement» Soit dans la vue «opérations de paiement comptabilité» Pour liquider une facture REGIE (transaction ZMIR7 ou F871), on procède à l identique que pour une pièce DEPENSE, sauf qu il faut indiquer : Un «type de pièce» R (REGIE) Le «mode de paiement» R (Virement Régisseur) Le «blocage paiement»: 1 (REGIE à payer) Les transactions suivantes sont utilisées: ZFI_R01 pour l envoi de la facture de SORGHO vers la Régie ZFI_R02 pour l envoi de la Régie vers SORGHO ZFI_R03 pour l envoi du bordereau de SORGHO à la régie ZFI_R04 pour l envoi du bordereau de la régie vers SORGHO Liquider une facture 52
1 SAISIE FACTURE FM ou MM Code blocage paiement = 1 Circuit des interfaces SAP-Régie INTERFACE SAP N 1 6 Code blocage paiement = 3 2 Code blocage paiement = 2 INTERFACE SAP N 2 INTERFACE REGIE N 1 5 3 INTERFACE REGIE N 2 REGIE ECRITURE DE PAIEMENT 4 7 MISE SOUS BORDEREAU Code blocage paiement = 4 MANDATEMENT 13 INTERFACE SAP N 3 12 Code blocage paiement = 8 Code blocage paiement =5 INTERFACE SAP N 4 INTERFACE REGIE N 3 9 INTERFACE REGIE N 4 11 ECRITURE D ENVOI DE BORDEREAU 10 PRISE EN CHARGE PAIEMENT REGISSEUR 14 15 16 ECRITURE DE REMBOURSEMENT OU DE REJET DE BORDEREAU RECONSTITUTION DE L AVANCE 17 étape INTERFACE SAP INTERFACE REGIE Agent comptable Ordonnateur Gestionnaire local Régisseur 53
Saisir un avoir Pour saisir un avoir faisant référence à une commande, utiliser la transaction ZMIR7 : type de facture : avoir saisir : date de la facture (date de l avoir), Référence, le numéro de la commande, la date de base, Le type de pièce «ZB» ordre de reversement Quantité inférieure à 1 (par exemple 0,5) le montant. Pré-requis :une facture doit avoir été comptabilisée sur cette commande. Il n est pas possible de créer un avoir supérieur à ce qui a été préalablement facturé. Pour saisir un avoir sans référence à un bon de commande, utiliser la transaction F879 : saisir la date de la pièce, le type de pièce «ZB» la société, le fournisseur, le compte budgétaire, le centre de coût ou l eotp, le montant. Liquider une facture 54
Créer / Éditer un bordereau de liquidation Mise sous bordereau par le centre de gestion des factures : le centre de gestion correspond à un groupe de centres financiers. Démonstration Ouvrir les manuels utilisateurs F871_Saisir ordre de paiement ZFI01_Gestion des bordereaux Liquider une facture 55
Exercice n 12: Créer / Éditer un bordereau de liquidation Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaire de commande» Exercice n 12: Créer/Editer un bordereau de liquidation Ouvrir le manuel utilisateurs ZFI01_Gestion des bordereaux Liquider une facture 56
Objectifs atteints Vous savez : Liquider une facture à partir d un bon de commande, Liquider une facture sans bon de commande (menues dépenses), Saisir une fiche immobilisation, Comprendre l interface Régie, Créer, éditer un bordereau de liquidation. Liquider une facture 57
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 58
Les phases d exécution de la dépense Engagement Liquidation Mandatement Paiement Ordonnancement ou mandatement (article 31 du Décret 29/12/1962) : «acte administratif donnant conformément aux résultats de la liquidation, l ordre de payer [au comptable] la dette de l état [Institut]». En règle générale, il intervient entre le 1 er janvier et le 31 décembre de chaque exercice «Le fait pour l'ordonnateur principal et les ordonnateurs secondaires de donner l'ordre de payer au comptable principal ou secondaire». 59
La procédure de mandatement La retranscription sous Sorgho Le mandatement consiste à effectuer les opérations suivantes : Regroupement manuel par les services gestionnaires sur la base des bordereaux de dépenses (régies et dépenses), Mandatement par les services gestionnaires, Le système attribue automatiquement les numéros de Bordereaux Journaux et de mandats, Les BJ sont validés automatiquement et doivent être imprimés pour envoi à l ACP. Le mandatement 60
La procédure de mandatement La retranscription sous Sorgho TERMINOLOGIE SORGHO Ordre de paiement (01) Ordre de réduction de paiement (04) Ordre de compensation (03) Ordre d acceptation (02) Ordre d acceptation / déduction (05) Ordre FM Pièce Certificat de ré-imputation Titre de recette Avoir client DEFINITION METIER Facture fournisseur hors commande Avoir fournisseur Bordereau Journal des mandats émis SORGHO attribue à une facture un numéro de pièce par module : MM / FI / CO / FM (achats, comptabilité, analytique, budget) Le mandatement 61
Démonstration mandatement Démonstration ZFI01 Gestion des bordereaux F899_Regrouper manuellement ZFI_FM23_Edition des ordres et des BJ visés Le mandatement 62
Exercice n 13: Création d un mandat Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 13: Création d un mandat Ouvrir le manuel utilisateurs FM_F899_Regrouper manuellement 63
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 64
Emission d un certificat de réimputation PROCEDURE Les erreurs d imputation en recettes ou en dépenses constatées au cours de l exercice doivent être rectifiées dans la comptabilité de l ordonnateur et de l agent comptable. A cet effet, l autorité à l initiative de la ré-imputation (ordonnateur ou comptable) émet un certificat de ré-imputation afin de corriger l imputation budgétaire. Le mandatement 65
Emission d un certificat de réimputation Certificat de réimputation Réception facture Regroupement Edition des Certificats de réimputation Validation BJ et mandat par agent comptable Rejet Traitement des rejets Oui Prise en charge BJ et mandat par l agent comptable Correction de l imputation La réimputation 66
Démonstration certificat de ré-imputation Démonstration F891_Saisir ordre de compensation F892_F893_Modifier ordre de compensation F895_Supprimer ordre de compensation F899_Regrouper manuellement La réimputation 67
Exercice n 14: Emission d un certificat de réimputation Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 14: Emission d un certificat de réimputation Ouvrir le manuel utilisateurs FM_F891_Regrouper manuellement 68
Transmission des pièces visées pour comptabilisation Les BJ, les mandats, CR et OR édités par le service gestionnaire et accompagnés des pièces jusitificatives sont transmis au service de l agent comptable. Le service de l agent comptable prend en charge, émet des observations ou rejette les mandats transmis. Démonstration d une prise en charge, d une observation et d un rejet pour effectuer l exercice n 15. Le mandatement 69
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 70
La gestion des rejets Une pièce rejetée fait suite à un rejet de l agent comptable. Afin d éviter la ressaisie, il est possible de recréer la liquidation qui est recyclée dans une nouvelle campagne de mandatement. Le mandatement 71
Démonstration rejet de mandat Démonstration ZPC2_Gestion des pièces rejetées SM37_ Gestion de jobs utilisateurs Le mandatement 72
Exercice n 15: Gestion des pièces rejetées Se reporter au livret d exercices :«Gestion des achats pour les gestionnaires de commande» Exercice n 15: Gestion des pièces rejetées Ouvrir le manuel utilisateurs FM_ZPC2_Gestion des pièces rejetées 73
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 74
Emission d un ordre de paiement PROCEDURE (pour mémoire) L ordre de paiement est la pièce justificative du débit de certains comptes hors budget mouvementés lors du règlement, soit sur l initiative de l ordonnateur, soit sur l initiative de l agent comptable. Les cas réglementairement autorisés d émission d ordres de paiement par l ordonnateur ou par l agent comptable sont détaillés dans l instruction M91 (tome 3/titre 8/volume 1). Les ordres de paiement sur l initiative de l ordonnateur et sur l initiative de l agent comptable possèdent des caractéristiques identiques. Ils sont numérotés selon une série continue. Le mandatement 75
Démonstration ordre de paiement Démonstration F-47 Demande d acompte fournisseurs ZFIORDPAY_Edition Ordre de paiement La réimputation 76
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 77
Consulter les états de reporting Commandes : ME80FN : liste des commandes ZFI10 : Liste des documents d achats MCE5 : Fournisseur par groupe de marchandises ME2L : Commandes par fournisseur MCE1 : commandes par groupe d acheteur ZFIMAR : Liste des marchés ZFINOM : Liste des nomenclatures ZFI03 : Computation des seuils Consulter des états de reportings 78
Consulter les états de reporting Suivi du budget : ZENVELOPPE : spécifique «situation d enveloppe» FMRP_RW_BUDCON : aperçu de l utilisation du budget FMRP_RFFMEP1AX : visualiser toutes les écritures Infocentre suivi budgétaire Factures : FBL1N : Liquidations pour un fournisseur (et bordereaux remboursés pour un régisseur) MIR6 : Synthèse des factures ZFI25 : Liste des factures Immobilisations : ZAA03 : Liste d inventaires 79
Objectifs pédagogiques du module Le stagiaire doit être capable de : Comprendre les données de base dans SORGHO Réserver des crédits Passer une commande Liquider une facture Maîtriser la procédure de mandatement Saisir un certificat de ré-imputation Traiter un rejet Emettre un ordre de paiement Consulter les états de reporting 80
Glossaire 1/2 TERMINOLOGIE SORGHO Division Centre de coût Centre financier Comptes budgétaires Domaine fonctionnel Désignation article Élément OTP Engagement de fonds Fonds Ordre interne centre ou représentation territoriale de l IRD, codé selon la norme ISO, le dernier caractère représente le N d implantation dans le pa ys (ex: FR01 pour le siège, les autres implantations en France sont codées de FR02 à FR05, SN01 pour le Sénégal, ) servent à représenter des entités organisationnelles (domaines de responsabilité, services, projets) qui recevront une dotation budgétaire. Ils sont organisés en une seule arborescence. représentent les natures de dépense et correspondent aux colonnes NCBC représentent les destinations de dépenses et correspondent aux lignes NCBC. libellé de l article éléments d organigramme technique de projet. Données de base du module PS pour décrire l activité dans un projet. Utilisés pour les conventions, les enveloppes des unités et les actions incitatives engagement juridique DEFINITION IRD données de base du contrôle de gestion. Utilisées pour l affectation analytique et les opérations de déversement. utilisés pour la description des opérations d investissement programmé (objet pluriannuel). données de base du module CO comptabilité analytique. Les ordres internes sont des objets indépendants (il n existe pas d arborescence d ordres internes) souvent utilisés pour représenter une sous enveloppe individualisée. 81
Glossaire 2/2 TERMINOLOGIE SORGHO Groupe de marchandise Mandant Matchcode Ordre d acceptation Ordre de compensation Ordre de paiement Ordre de réduction de paiement Ordre FM Organisation d achat Pièce Pré engagement de fonds Programme consolidé Réservation de fonds Société liste déroulante titre de recette certificat de ré imputation facture fournisseur hors commande avoirs fournisseurs DEFINITION IRD Code de la nomenclature inter-epst C est le mandant de la machine de production auquel vous accéderez au démarrage. bordereau Journal des mandats émis c est l IRD dans son ensemble (code 1000) SORGHO attribue à une facture un numéro de pièce par module : MM / FI / CO / FM (achats, comptabilité, analytique, budget) engagement comptable spécifique utilisé pour le suivi des crédits affectés aux conventions, aux actions incitatives réservation de crédits (engagement budgétaire provisionnel) agence comptable principal ou secondaire : codes 1000, 1100, 1200, 1300, 1400, 1500 (respectivement Paris, Montpellier, Nouméa, Cayenne, Dakar, Bondy) 82