Le guide du Webinaire P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 1
S ommaire 1. Qu est-ce qu un Webinaire? 2. Webinaire ou visio-conférence? 3. Quand et pourquoi organiser un Webinaire? 4. Comment réussir un Webinaire? 5. Le Webinaire, mode d emploi. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 2
1. Qu est-ce qu un Webinaire? Le mot «Webinaire» est un néologisme fondé sur les mots «Web» et «séminaire». Il s agit donc d un événement qui se déroule en direct, à une heure précise. Il peut réunir un grand nombre de participants connectés, soit à partir de son bureau, soit à partir de son domicile, soit encore à partir de son mobile. Le webinaire est organisé pour recevoir une information, pour travailler ou pour être formés. Ils partagent donc les informations en même temps, et peuvent intervenir de façon interactive (en posant des questions sur le chat, par ex.). Les Webinaires peuvent se réaliser en direct ou en différé. Ils permettent donc de se libérer d un certain nombre de contraintes : - des contraintes géographiques (les participants sont répartis dans des zones géographiques plus ou moins éloignées), - des contraintes temporelles (en dehors des plages horaires du travail selon un calendrier défini auparavant, les participants peuvent, grâce au différé, visionner le Webinaire), - des contraintes économiques (gestion des frais de déplacements) et enfin - des contraintes administratives (réservations de billets de trains ou d avions, réservations hôtelières). Le webinaire utilise une technologie de pointe, qui permet de transmettre directement le contenu d écran, le son et l image vidéo de l intervenant vers l écran des participants, via un logiciel spécialisé. La salle de conférence, terme employé pour désigner l espace de webinaire, est purement virtuelle. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 3
2. Webinaire / visioconférence, quelle différence? Dans la diversité des moyens de communication, il est parfois difficile de s y retrouver. Comment différencie-t-on le webinaire d autres moyens de réunir des publics séparés, comme par exemple la visio-conférence? La visio-conférence permet à des auditoires ou des équipes professionnelles distantes de communiquer ensemble, par l image et par le son. Elle donne l impression aux participants d être dans la même salle. Elle nécessite un équipement spécifique pour communiquer interactivement (via la ligne téléphonique) Il existe plusieurs types de systèmes. La visio-conférence est adaptée aussi bien à l enseignement ou à la formation, qu à l activité professionnelle qui nécessite une communication interactive entre des équipes distantes (dialogues, échanges) Le webinaire est un mode de communication audio et vidéo, qui permet à un conférencier, un enseignant ou un professionnel, de communiquer, à travers le Web, à un auditoire dispersé. Contrairement à la visio-conférence, le webinaire ne nécessite, pour les participants, qu une connexion Internet. D autre part, il est souvent réalisé en dehors des horaires de travail. Il peut être suivi en «live» ou en différé, ce qui permet une grande souplesse pour les participants qui peuvent ainsi se connecter au moment le plus opportun pour eux. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 4
3. Pourquoi et dans quels cas organiser un webinaire? Le Webinaire est une solution particulièrement performante en termes d économie (réduction importante des budgets de déplacements, gains de temps) et d efficacité marketing (prospection commerciale de grande qualité et contacts clientèle). Il combine la rapidité de l Internet aux avantages de la communication personnelle. Il convient aussi bien à des objectifs de communication externe qu interne. Le webinaire permet d organiser aussi bien de petits séminaires interactifs que des centaines de personnes. Vous pouvez envisager d opter pour cette solution dans une multiplicité de cas, et notamment dans les situations suivantes : Pour atteindre de nouveaux groupes cibles de prospects, grâce à une approche directe et attractive, Pour fidéliser votre clientèle, grâce à un suivi de la communication et à des offres supplémentaires, Pour les actions de formation, pour chacune des parties prenantes : le personnel, les clients ou les partenaires, Pour organiser des assemblées générales avec l ensemble des actionnaires, Pour gérer les réunions internes, ou les assemblées du personnel, Pour organiser des conférences de presse en ligne, Pour diminuer vos coûts publicitaires, Pour alléger vos budgets de déplacements. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 5
4. Comment réussir un webinaire? Pour réussir un webinaire, une bonne planification et une préparation sont nécessaires : Ne laissez rien au hasard dans l organisation du séminaire, Suscitez l intérêt de vos «publics» cibles, Donnez un rendez-vous qui réunisse le maximum de personnes (pensez aux décalages horaires, si votre webinaire s inscrit dans un cadre international), Invitez les participants en utilisant tous les canaux (page d accueil de votre site, e-mails, publipostages ciblés, Newsletter, télémarketing, entretiens commerciaux habituels), Estimez le nombre de participants avant la date, en vérifiant les inscriptions, Rappelez l événement, avant le webinaire, Lors de votre présentation, soyez clair, faites ressortir les points importants. Associez toujours texte et image sur les diapositives de présentation, pour que les participants puissent les lire rapidement. Rappelez-vous que vous devez : attirer l attention (images fortes), favoriser la mémorisation de votre message (choisissez les photos avec soin), et réactiver les connaissances antérieures (on associe toujours de nouvelles connaissances à des connaissances plus anciennes). Chacune des images choisies peut remplir ces fonctions. Attention, le temps de la présentation ne doit pas excéder 60 minutes. Contrôlez la luminosité de l image en orientant votre webcam en contrejour, et installez-vous devant un fond agréable au regard. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 6
Faites une répétition générale, pour parer à toute éventualité. Vous devez parfaitement maîtriser le déroulement de votre présentation. Lancez le webinaire 15 minutes avant l horaire prévu, avec une page de bienvenue. Soyez ponctuel : démarrez votre webinaire à l heure, et souhaitez la bienvenue de manière chaleureuse. Instaurez un lien de confiance. Donnez la parole à votre public : prévoyez un temps de questions/réponses. Ce sera une excellente occasion de tisser des liens avec les participants. Terminez votre webinaire par une offre à durée limitée. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 7
5. Le webinaire, mode d emploi Le fonctionnement d un webinaire est simple : l organisateur invite les participants. Ceux qui sont intéressés s inscrivent via un site Internet, et reçoivent un lien d accès au webinaire. A l heure prévue, les participants se connectent et entrent dans la salle virtuelle du webinaire. Ils pourront poser ou répondre à des questions, grâce à l animation d un «tchat», en écrivant dans la zone prévue à cet effet. L intérêt, pour l organisateur, est de visualiser les inscriptions au fur et à mesure. Les étapes sont les suivantes : 1. Avant le webinaire Planification : prévoir une bonne structuration ; Page d inscription : permet de donner toutes les informations relatives au webinaire, avec des champs d inscription libres ; Lancement des invitations, par tous les canaux possibles (voir plus haut), en suscitant l intérêt par un titre incitatif et un thème spécifique au public visé. Inscription des participants, par e-mail ; Envoi des données d accès au webinaire ; P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 8
Rappel indispensable de l événement (3 ou 4 jours avant), pour raviver la mémoire. Exercez-vous, pour parer toute éventualité. Répétez le webinaire dans sa totalité, 1 ou 2 jours avant la date prévue. 2. Pendant le webinaire : Aperçu des inscriptions : important pour estimer la portée de l invitation ; veiller à ne pas être dérangé (téléphone, tiers ou autres programmes informatiques) ; Soyez ponctuel : vous devez démarrer à l heure (ni en avance, ni en retard) ; Souhaitez la bienvenue, de façon concise mais chaleureuse ; prévoir un co-modérateur (notamment pour la gestion du tchat) et le partage d écran ou d applications, pour des présentations interactives ; prévoir l utilisation de programmes multilingues, pour les participants hors de l hexagone ; l introduction et la conclusion de la présentation sont des étapes particulièrement importantes. Elles doivent comporter une touche émotionnelle (histoires, témoignages, études chiffrées ). Les premières minutes sont décisives pour intéresser et retenir les participants. Vous devez donner leur donner l impression qu ils ont fait un bon choix. L idéal est d associer aux éléments-clés de la présentation des éléments visuels, par faciliter la compréhension et fixer la mémoire. Une conclusion bien faite permet de multiplier les résultats ; Ponctuer la présentation d accents forts, par le biais de phrases-clés ou d illustrations ; Donner aux participants la possibilité d interagir, afin de tisser des liens de confiance avec eux (QCM, questions écrites, sondages, dessins interactifs). Préparez un petit cadeau à remettre à la fin du webinaire, pour remercier (mise à disposition de l enregistrement de l événement, ou téléchargement sur le site web de l entreprise). 3. Après le webinaire Suivi de l événement : Faites un bilan systématique de votre présentation, pour en tirer les éléments nécessaires pour améliorer vos prochains séminaires. Sollicitez l avis de vos collaborateurs impliqués. Vous pouvez également consulter l avis des participants ou solliciter leurs suggestions, soit par téléphone, soit par e-mail. Après l événement, l enregistrement doit être mis à la disposition de l audience, notamment pour les participants ayant eu un empêchement de dernière minute. P A N O R A M A C O N C E P T : p a n o r a m a c o n c e p t @ f r e e. f r Page 9