rapport d activité 2014 www.sante-aquitaine.fr
Sommaire Édito Édito 3 2014 en un coup d œil 4-5 1 ère partie : L Aquitaine et la e-santé 2014, une année riche pour la e-santé en Aquitaine Le GCS TéléSanté Aquitaine La e-santé en marche Cluster TIC Santé, Silver économie, Chronicity valley 6-11 8 9 10 Hervé Delengaigne Administrateur du GCS TéléSanté Aquitaine 2014 a été marquée par la concrétisation de grands projets majeurs pour le développement de la e-santé en Aquitaine, projets soutenus par les professionnels de santé afin de contribuer à la mise en place des politiques de santé régionale et nationale. 2 ème partie : Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales Amélioration de la coordination Partage d informations et de compétences 3 ème partie : Les utilisateurs et les usages L accompagnement des utilisateurs et l analyse des usages La communication Promotion de la e-santé 4 ème partie : Fonctionnement du GCS Ressources humaines Vie du GCS Budget Perspectives 2015 12-27 14 18 27 28-33 30 32 33 34-39 36 37 38 40 La réussite de ces grands projets est aussi le fruit de la volonté et de la collaboration entre l Agence Régionale de Santé, les équipes de TéléSanté Aquitaine, les adhérents porteurs de ces projets dans leur structure et les territoires, et le soutien du Conseil Régional d Aquitaine. La sélection du projet «Territoire de Soins Numérique» (TSN) aquitain souligne la bonne cohésion des acteurs de la région (professionnels, ARS, TSA) et constitue une importante marque de reconnaissance de nos savoirs-faire et de maturité de nos projets e- santé. Une réalisation illustrant très concrètement l aboutissement de nos démarches est le déploiement à grande échelle de la Plateforme Aquitaine d Aide à la COmmunication (PAACO), solution utilisée par les professionnels sanitaires et médico-sociaux. PAACO est aujourd hui devenu un élément incontournable des services TSA et sera intégré au cœur du socle TSN. Parmi les faits marquants, on retiendra aussi : l installation de la plateforme de télémédecine TéléA, dans les domaines de la prise en charge des AVC, de la télémédecine en EHPAD, de la téléradiologie et du téléeeg, avec la perspective d un déploiement très appuyé sur l année 2015, Je ne citerai pas l ensemble des opérations réalisées et vous pourrez découvrir dans ce rapport d activité le détail de nos activités et de l offre de services de Télé- Santé Aquitaine. Comme vous pourrez le constater, notre action engagée depuis plusieurs années aboutit aujourd hui à la mise en œuvre de services s inscrivant dans un développement fort et durable de la e-santé et de ses usages. Enfin, le thème pivot du parcours de soins décliné dans la Stratégie Nationale de Santé conforte nos développements actuels et nous promet d envisager un ancrage majeur au sein du système d information de santé. Je vous remercie vivement pour votre implication dans le développement des activités e-santé sur la région Aquitaine et vous souhaite une bonne lecture. la réussite du déploiement de ViaTrajectoire dans le secteur sanitaire et son extension prévue au secteur médico-social. rapport d activité 2014 p.2 p.3
2014 en un coup d œil Nos missions Accompagner et développer la e-santé en Aquitaine Porter de grands projets de services e-santé, Accompagner leur généralisation et leur déploiement sur le territoire (support, formations, séminaires...), Effectuer un suivi et un accompagnement des usages, Proposer une assistance à maîtrise d ouvrage des adhérents sur les thématiques e-santé. Enjeux de la e-santé Les technologies de l information et de la communication appliquées à la santé constituent un véritable levier d amélioration de la coordination des professionnels de santé et de la qualité des soins. S adapter aux pratiques des professionnels, assurer la sécurisation des données, répondre aux besoins des patients en sont les principaux enjeux. Mars 2014 Lancement de l annuaire ViaTrajectoire Mai 2014 TSA nominé aux Victoires des Acteurs Publics En lien direct avec la politique régionale de l ARS. En relais régional des normes, projets et référentiels de l ASIP Santé. Juin 2014 Assemblée générale Juin 2014 Réélection d Hervé Delengaigne Administrateur de TSA Notre organisation Principaux objectifs e-santé Un groupement de Coopération Sanitaire, de mutualisation de moyens, de droit privé : En 2014, TSA rassemble 120 adhérents, organisés en 6 catégories : Les établissements de santé publics et privés, Les structures médico-sociales (personnes âgées, handicapées, en difficulté), Les structures de coopération, Les unions régionales des professionnels de santé, Les conseils des ordres professionnels, Les associations représentant les usagers. Réduire les inégalités territoriales Zones rurales/urbaines, désertification médicale, accès égal aux soins,... Développer le maintien à domicile et les services de proximité Favoriser l autonomie, le confort patient / favoriser l efficience des prises en charge en structure, Garantir la permanence des soins Plateformes de coordination, services d urgence, Accompagner les évolutions des territoires Innovations de la santé, nouvelles organisations. Juin 2014 Signature du marché PAACO Octobre 2014 Journée Baria chef Présentation DMP Septembre 2014 Lancement du projet XL ENS dans les Landes Novembre 2014 Colloque URPS Infirmiers Libéraux Décembre 2014 Noël des EHPAD Focus Télémédecine rapport d activité 2014 p.4 p.5
1partie ère L Aquitaine et la e-santé 2014, une année riche pour la e-santé en Aquitaine... p.8 Le GCS TéléSanté Aquitaine... p.9 La e-santé en marche : Cluster TIC Santé, Silver économie, Chronicity valley... p.10 rapport d activité 2014 p.6 p.7
2014, une année riche pour la e-santé en Aquitaine Le GCS TéléSanté Aquitaine Les adhérents Les utilisateurs Michel Laforcade Directeur Général - ARS Aquitaine Le déploiement de la e-santé est un facteur majeur d amélioration de la performance du système de santé. L année 2014 a été marquée par le lancement opérationnel de chantiers structurants, qui permettent d offrir aux professionnels de santé des alternatives pragmatiques et efficientes dans les modalités de prise en charge des patients. Depuis mi-2014, le bouquet de services e-santé mis à la disposition des professionnels de santé s est ainsi enrichi d un nouveau service, la plateforme régionale de télémédecine, TéléA. Grâce à ce dispositif, deux projets régionaux phares ont pu débuter, la «Téléthrombolyse» et la «Télémédecine en EHPAD». Les patients sont les premiers bénéficiaires de cette nouvelle offre de prise en charge qui permet notamment de réduire les inégalités d accès aux soins. L enjeu est également majeur pour les professionnels de santé qui ont ainsi les moyens d harmoniser leurs pratiques et d enrichir leurs formations. 2014 a également vu le déploiement soutenu de Via- Trajectoire et de la Plateforme Aquitaine d Aide à la COmmunication, PAACO. Favoriser les échanges entre professionnels exerçant en ville, dans des établissements sanitaires ou dans des structures médico-sociales est primordial pour améliorer la fluidité des parcours des patients. Enfin, en 2014, l ARS Aquitaine a été retenue sur deux projets nationaux structurants, le programme PAERPA (Personnes Agées En Risque de Perte d Autonomie) sur Bordeaux et le projet TSN (Territoire de Soins Numérique) dans le Nord et l Est des Landes. Ces deux projets, à des niveaux différents, vont permettre de poursuivre le développement du bouquet de services e-santé et son déploiement de manière coordonnée sur la région. 2015 se doit en effet de maintenir et renforcer cette dynamique de déploiement de la e-santé. Cela nécessite d une part un accompagnement ciblé des acteurs pour le recueil des besoins, la conduite au changement, le déploiement technique et, d autre part, une constante évaluation et adaptation de l offre de services mise à leur disposition. J ai par ailleurs fixé deux nouveaux objectifs pour 2015 et les prochaines années. Le premier consiste à mettre en œuvre un répertoire opérationnel des ressources (ROR) afin d améliorer notre système de soins en optimisant notamment l orientation des patients et la gestion des crises (plan blanc, plan canicule, gestion des lits disponibles, hôpital en tension ). Conscient de la complexité du projet, je suis confiant sur la mobilisation de l ensemble des acteurs pour le mener à bien. Le second consiste à fluidifier l accès aux structures médico-sociales en déployant ViaTrajectoire pour l orientation vers les EHPAD, au bénéfice des professionnels libéraux dans un premier temps et du grand public dans un deuxième temps. Pour autant, le déploiement de la e-santé doit intégrer dès 2015 une nouvelle donnée, la réforme territoriale. Nous nous devons d être vigilant et de nous concerter avec nos homologues du Limousin et de Poitou- Charentes afin d éviter la multiplication de solutions, outils et services différents sur ces trois territoires qui n en feront plus qu un à l horizon 2016. Le GCS poursuit son développement et accueille 22 nouveaux adhérents, portant ce nombre à 120 en 2014. 22 nouveaux adhérents en 2014 : AMSAD CCAS de Bordeaux CCECQA Centre Hospitalier d Arcachon Centre Hospitalier de la Haute Gironde Clinique Saint Augustin CRF Salies de Béarn EHPAD Clairefontaine EHPAD Duc de Lorge EHPAD Henry Dunant EHPAD Jacqueline Auriol EHPAD La Tour du Pin EHPAD Le Clos des Acacias EHPAD Le Platane du Grand Parc EHPAD Les Balcons de Tivoli EHPAD Maison protestante HAD du Haut Béarn et de la Soule Pôle de santé de Bergerac SA Polyclinique Francheville SAS Nephrodialyse URPS Infimiers 5 040 utilisateurs professionnels utilisent au moins l un des services sécurisés du bouquet de services régional TSA : Messagerie sécurisée Webconférence Parties sécurisées des sites collaboratifs Dossier dématérialisé régional des réseaux de santé (D2R2 en cours de remplacement par le dispositif PAACO - début 2015) PAACO (Plateforme Aquitaine d Aide à la COmmunication) Télémédecine ViaTrajectoire De nombreux utilisateurs accédent aux modules non sécurisés du portail professionnel, du site GCS ou encore des sites collaboratifs : 183 437 visiteurs uniques, 324 642 visites sur l ensemble des sites. Enfin, en 2014, le service Mes Analyses Aquitaine compte plus de 100 000 connexions. Ce service permet aux patients d accéder à leurs résultats d analyses biologiques, réalisées dans les laboratoires partenaires (Agfa). Dordogne (24) : 10 Gironde (33) : 65 Landes (40) : 6 Lot-et-Garonne (47) : 12 Pyrénées-Atlantiques (64) : 25 Total : 120 adhérents au 31 décembre 2014 120 adhérents au 31 décembre 2014 22 nouveaux adhérents rapport d activité 2014 p.8 p.9
La e-santé en marche : Cluster TIC Santé, Silver économie, Chronicity valley Christian Fillatreau Président du Cluster TIC Santé Aquitain Pourriez-vous nous présenter le Cluster TIC Santé Aquitain et ses projets en quelques mots? Le Cluster TIC Santé Aquitain, lancé en 2011, est l aboutissement d un accompagnement de la filière TIC santé régionale menée depuis plusieurs années. Son premier objectif est de renforcer le leadership aquitain en matière d informatique en santé. Le Cluster développe une activité majeure consistant à accompagner des projets innovants qui ont vocation à infléchir les modes de prises en charge des populations atteintes de pathologies chroniques ou fragilisées dans une double perspective : faciliter le maintien à domicile, et améliorer la cohérence et la continuité de leurs parcours de soins entre ville et hôpital. Les objectifs de ces projets innonvants sont de : Faire en sorte que l on réduise au maximum toutes les situations d isolement, Réduire les prises en charges redondantes en permettant à l ensemble des professionnels de santé de disposer en temps réel des informations essentielles. En matière de santé, les adhérents du Cluster TIC Santé couvrent les champs suivants : Les systèmes d informations hospitaliers, pour l efficacité de l organisation des soins au sein des établissements de santé, Les objets connectés, pour la surveillance à distance ou la mise en contact dans une logique de communication avec les professionnels de santé, Le Big Data, pour apporter aux professionnels et établissements de santé les bases de données propres à satisfaire à des études de cohortes à fort enjeu de santé publique (historique sur la constitution du parcours de soins). Comment le Cluster TIC Santé Aquitain contribue-t-il à la Silver économie? Le Ministère des Affaires sociales, de la Santé et des Droits des femmes définit la Silver économie comme un marché propre à la satisfaction des besoins spécifiques d une population âgée. L enjeu est crucial puisqu il s agit de permettre et d encourager les innovations qui vont nous accompagner dans notre avancée en âge, faire reculer la perte d autonomie et offrir un «mieux vivre». Le Cluster TIC Santé a souhaité contribuer en 2014 au lancement de la Silver économie, qui vise à améliorer le lien social, accroître la qualité et le confort de vie, maintenir l autonomie et gagner en espérance de vie. Elle regroupe de nombreux secteurs d activité tels que l habitat, la communication, le transport, la sécurité, les loisirs, le travail ou encore la santé. C est sur le secteur de la santé que le Cluster peut apporter ses connaissances et son expertise, par exemple en matière de réseaux sociaux et d objets connectés. L Aquitaine est l une des régions françaises les plus avancées en matière de e-santé et de m-santé, et nous disposons d une forte expérience dans ce domaine pour répondre positivement au développement de produits relevant de la Silver économie. Que pouvez-vous nous dire sur la Chronicity Valley? Aujourd hui, les avancées de la médecine permettent de vivre plus longtemps, ce qui se traduit par une augmentation de la chronicité. La Chronicity Valley porte sur l innovation organisationnelle et technologique autour de la prise en charge des maladies chroniques. L augmentation de la population atteinte de pathologies chroniques cumulée au phénomène naturel du vieillissement concourt à une élévation mécanique des dépenses de santé qui s avère paradoxale à l exigence d une politique de stabilisation des dépenses de santé dans un contexte de croissance économique quasi plate. Le développement des projets de santé numérique est de nature à surmonter ce paradoxe par l amélioration de la prévention, du diagnostic et du traitement des maladies chroniques en favorisant le suivi du patient à domicile et la coordination des soins sur le territoire (par l expérimentation des territoires de soins numériques, notamment) Les objectifs sont de réduire le taux de réhospitalisation (de 30 % d ici 2017 selon Marisol Touraine) et d améliorer la coordination des soins ville-hôpital. Pour atteindre ces objectifs, la e-santé est un facteur important à prendre en compte visant à faire mieux à moindre coût. Dans les années à venir, il serait intéressant d exploiter autrement les réseaux sociaux, aller au-delà de Facebook et Twitter pour permettre au patient d être acteur de sa santé. L idée première est de «conscientiser» le patient. Le Cluster peut fortement contribuer à cette évolution. Notre ambition est de participer à la révolution générationnelle pour ces patients conscientisés, notamment par la m-santé. rapport d activité 2014 p.10 p.11
2partie ème Les grands chantiers Réduction des inégalités territoriales... p.14 Amélioration de la coordination... p.18 Partage d informations et de compétences... p.27 rapport d activité 2014 p.12 p.13
Réduction des inégalités territoriales Les sites internet TSA Mes Analyses Aquitaine Mis en œuvre en 2013, le service Mes Analyses Aquitaine permet aux patients de consulter en ligne et de télécharger leurs résultats d analyses biologiques réalisées dans les laboratoires partenaires. TSA propose un portail régional articulé autour d espaces dédiés aux professionnels et aux citoyens, complété de sites thématiques projet. www.sante-aquitaine.fr 2014 a vu principalement la mise en place d un nouveau site thématique présentant l offre régionale de Télémédecine. En parallèle, des travaux importants sur la refonte du portail et l ouverture de nouveaux espaces thématiques (PAACO, etc.) ont été réalisés. Ils devraient déboucher courant 2015 sur un nouveau portail actualisé, plus clair et plus accessible. Développé conjointement par TéléSanté Aquitaine et Agfa HealthCare, avec le soutien de la Région Aquitaine, dans le cadre du projet régional Territoires de Santé Numériques, le service a poursuivi sa croissance en 2014 avec plus de 100 000 patients connectés, soit à travers le portail TSA masante-aquitaine.fr, soit via l application mobile dédiée disponible sur ios et Android. Le nouveau site internet dédié à la Télémédecine en Aquitaine permet de retrouver : les informations sur la Télémédecine en Aquitaine la cartographie des établissements de santé déployés les différents projets et outils les informations nécessaires pour déposer le dossier de son projet Les sites TSA 9 sites TSA en production 183 437 visiteurs uniques 324 642 visites sur l ensemble des sites 923 126 pages vues rapport d activité 2014 p.14 Mes Analyses Aquitaine 101 679 connexions www.telemedecine.sante-aquitaine.fr 81 laboratoires 279 visiteurs uniques par jour p.15
Interviews Télémédecine Améliorer l accès aux soins des patients à distance En 2013, une procédure d appel d offre ouvert a permis de concrétiser un accord cadre mono attributaire sur le thème de la Télémédecine. Le choix du GCS, en concertation avec ses partenaires, s est porté sur le consortium Orange-Accelis et s est concrétisé par : la signature d un accord cadre le 17 décembre 2013, une première commande (marché subséquent lié à l accord cadre) du socle de la plateforme avec un démarrage des travaux au 1er janvier 2014. Calendrier de mise en œuvre Les actions du premier trimestre 2014 ont permis : 1. de lancer les travaux de construction de la plateforme et du laboratoire de Télémédecine, 2. d élaborer avec le consortium les procédures à mettre en place pour le déploiement de la solution au sein des établissements, 3. de définir et valider les documents contractuels de l accord cadre et notamment la convention de service qui s applique aux établissements, 4. de réunir les acteurs des premiers projets impliqués dans l utilisation de la plateforme de Télémédecine nommée TéléA (Télé-thrombolyse et Télémédecine en EHPAD). Le deuxième trimestre a permis de finaliser les actions préalables au démarrage effectif de projets et établissements pilotes au début de l été 2014 : construction et validation (avec les porteurs de projets) des processus métiers déclinés sur la plateforme TéléA, mise en œuvre effective du laboratoire de Télémédecine, accompagnement par le GCS TSA des établissements dans la passation de commandes (marchés subséquents afin d acquérir le matériel et les prestations associées pour l usage de la plateforme TéléA, accompagnement des établissements lors des audits techniques et fonctionnels réalisés par le consortium Orange-Accelis. Durant le troisième trimestre, le GCS TSA a validé le bon fonctionnement de la plateforme, et a lancé les premiers usages de Téléthrombolyse dès le mois de juillet, entre les établissements pilotes du CHU de Bordeaux et du CH de la Haute Gironde (Blaye). Le dernier trimestre a été l occasion d élargir le périmètre du projet Téléthrombolyse au département du Lot-et-Garonne et de renforcer le dispositif en Gironde avec de nouveaux établissements. Les premières téléconsultations en EHPAD ont été lancées en novembre entre le centre expert situé au pôle de gérontologie du CH de Xavier Arnozan d une part et les EHPAD de La Roche Chalais et de Lormont d autre part. D autres projets tels que l expertise assurant la lecture d EEG ont été instruits et donneront lieu à un démarrage dans le courant du premier semestre 2015. Enfin, le GCS TSA continue son accompagnement d autres projets s appuyant sur les autres services de l écosystème de Télémédecine (exemples : télésuivi des DMIC, télépsychiatrie,...). La plateforme TéléA La plateforme dispose d un socle central constitué : d un télédossier de télémédecine, d applications dédiées métier, d un système permettant d assurer des visioconférences, d un dispositif d échange d imagerie, de dispositifs d accès sécurisé et de traçabilité. L ensemble de ces services est hébergé chez un Hébergeur Agréé Données de Santé. L accès à la plateforme s effectue via un lien réseau sécurisé fourni par l opérateur du consortium. Télémédecine en Aquitaine Téléthrombolyse 10 services d urgences 3 Unités Neuro-Vasculaires (UNV) opérationnelles en Télémédecine Téléexpertise 1 Centre expert dermatologie 6 médecins généralistes sur un bassin de population local 35 actes de téléexpertise réalisés sur le second semestre 2014 Dr François Rouanet Neurologue au CHU de Bordeaux L AVC est une urgence médicale. Les médecins ne disposent que de 4h30 après le premier symptôme pour essayer de déboucher l artère bouchée: c est la thrombolyse. Pour débuter ce traitement, il faut un environnement médical et des compétences spécifiques qui ne sont pas disponibles dans tous les établissements de santé. L idée est de débuter la thrombolyse dans l établissement ayant reçu le patient et de le transférer par la suite dans une unité neurovasculaire. Ce projet permet d améliorer l accès des patients à la thrombolyse mais aussi de favoriser la collaboration et les transferts de compétences entre les équipes.» Pr Nathalie Salles Gériatre au CHU de Bordeaux La télémédecine a pour objectif une prise en charge de situations non urgentes, d apporter les bons soins au bon moment, notamment en EHPAD où les soins sont relativement compliqués, et en particulier l accès aux soins sur certaines thématiques (plaies chroniques, soins palliatifs ). L idée est de pouvoir apporter une expertise de soins aux patients en EHPAD et faciliter le parcours de soins des patients, dans le but de rompre au maximum l isolement. On pourrait penser que les patients sont très réticents à cette évolution de la médecine en EHPAD, mais c est tout l inverse. Ils l accueillent très favorablement et ne sont absolument pas négatifs quant à cette nouvelle approche.» Télésurveillance des DMIC Plus de 2000 patients télésuivis à fin 2014 Télémédecine en EHPAD Plus de 40 EHPAD engagés sur le projet 4 centres experts équipés Télépsychiatrie 1 Centre Hospitalier Départemental 1 Centre Médico-Psychologique 36 téléconsultations psychiatriques en 2014 rapport d activité 2014 p.16 p.17
Amélioration de la coordination PAACO PAACO est une plateforme régionale centrée sur la communication inter-professionnelle et sur la mobilité Ce dispositif vient enrichir l offre régionale de services de coordination des soins. En complément du DMP, de la messagerie sécurisée et de la webconférence, PAACO apporte entre autres un journal de transmissions multimédias sécurisé (SMS, photos, voix), des annuaires et agendas partagés, des relevés de constantes ou encore des fiches métiers. 2014, une année charnière pour PAACO (Plateforme Aquitaine d Aide à la COmmunication) Avril 2014 voit la fin de l expérimentation PAACO menée depuis avril 2012 dans le cadre de l AMI déposé auprès du Conseil Régional et surtout le début de la généralisation de la diffusion de PAACO en Aquitaine auprès de plus de 50 structures collaboratives. Avant même la fin de l expérimentation, afin notamment d assurer la continuité dans l accompagnement en territoires, l ARS Aquitaine a confié au GCS TSA la gestion d un appel d offres ouvrant sur un marché généralisant le déploiement d un dispositif communicant en Aquitaine. Cet appel d offres ouvert, publié en décembre 2013 a abouti au choix de l opérateur Ki-Lab, pour un marché démarrant le 1er avril 2014. Les principales caractéristiques du marché sont les suivantes : Un engagement ferme pour 3 ans et 50 structures (réseaux de soins, MSP, MAIAs, ), de CoCoTs (Communauté de Collaboration en Territoires), Une DMP compatibilité exigée, Une version mobile pour ios et Androïd, Des tranches optionnelles permettant au GCS : - de prolonger la durée du marché jusqu à 6 ans, - d accroître le nombre de CoCoTs bénéficiaires, - d intégrer PAERPA au dispositif PAACO - d interfacer PAACO avec une messagerie sécurisée régionale et/ou nationale Le déploiement opérationnel de PAACO sur le territoire aquitain est porté par une équipe représentant 4 ETP. A fin 2014, le bilan du déploiement était : 5 structures en phase de lancement, 10 structures en phase de «déploiement», 10 structures collaboratives en phase d usages effectifs, dont 2 MAIAs et le projet DPSI. Focus DPSI, un démarrage prometteur Mai 2014 a marqué le lancement du projet DPSI (Dossier Partagé de Soins Infirmiers) porté par l URPS Infirmiers Aquitains en collaboration avec le GCS TSA. Objectif : mettre en place et évaluer sur deux ans un ou- til numérique de coordination de soins partagé entre les infirmiers et les professionnels partenaires dans la prise en charge des patients (médecins traitants, kinésithérapeutes, pharmaciens, acteurs sociaux, etc.). Dispositif : PAACO Territoire ciblé : le département des Landes (40) Volumétrie visée : 200 professionnels participants (50 infirmiers et 150 professionnels partenaires) et une file active de 250 patients. 2014 a été l année de la qualification des besoins métier infirmier et des premières adaptations fonctionnelles de l outil avec la livraison d une plateforme test PAACO-DPSI. Cette première étape a connu un vif succès avec déjà une mobilisation de : 62 professionnels utilisateurs de la plateforme (55 infirmiers et 7 professionnels partenaires), 83 patients créés (35 tests /48 réels), 2209 connexions à PAACO-DPSI, 786 notes «Chat/SMS», 178 actions quotidiennes en moyenne autour de l outil. 2015 sera l année de recrutement des participants et de l ouverture massive vers les professionnels partenaires. PAACO en Aquitaine à fin 2014 Près de 450 utilisateurs dont Autres : 20 % 9 % de professionnels du secteur social 38 % d infirmiers 33 % de médecins généralistes Interview Delphine Dorot Pilote locale MAIA ACTTE 40 Ne disposant d aucun logiciel métier, l arrivée de PAACO à l été 2014, très attendue depuis son expérimentation réussie sur la MAIA Gaves et Bidouze, nous a permis une véritable révolution dans notre pratique professionnelle. L équipe PAACO du GCS TéléSanté Aquitaine est venue nous présenter l outil puis nous former sur site (Saint-Sever). Au cours des premiers mois de familiarisation, nous avons utilisé PAACO comme un logiciel métier propre à l équipe (type logiciel de transmissions). La mission première de PAACO étant de faciliter la coordination et la communication entre professionnels, nous avons naturellement souhaité partager PAACO avec de nombreux professionnels de santé. Grâce à l enrichissement de l outil au moyen de fiches métiers et documents, il devrait répondre à leurs attentes. Cela est aussi rendu possible grâce à la réactivité, l écoute, la patience et l enthousiasme de l équipe PAACO qui ne propose pas seulement un outil mais un véritable accompagnement personnalisé. L équipe PAACO nous a également aidé dans cette démarche d ouverture en participant à nos tables tactiques ou groupes de travail. En effet, les présentations d un tel dispositif aux acteurs de territoire font souvent émerger de nombreuses questions concernant les bonnes pratiques, la confidentialité,» 20 structures et leurs partenaires opérationnels 45 000 notes échangées 3 200 patients inclus 30 000 connexions rapport d activité 2014 p.18 p.19
ViaTrajectoire Mise en route et montée en puissance du service pour une orientation personnalisée dans les domaines sanitaire et médico-social. Le déploiement de ViaTrajectoire, débuté fin 2013, s est poursuivi durant toute l année 2014. Ont été tout d abord inclus les établissements recevant des demandes de transferts de par leurs activités de Soins de Suite et de Réadaptation (SSR), d Hospitalisation A Domicile (HAD), et d Unité de Soins Palliatifs (USP). Dans un second temps, ce sont les établissements demandeurs (MCO Médecine, Chirurgie, Obstétrique) qui ont intégré le dispositif. La première phase du déploiement auprès des établissements receveurs (SSR HAD USP) Elle a débuté en septembre 2013 et s est achevée fin mars 2014. Elle a été constituée de trois étapes successives : Etape 1 : renseigner l annuaire SSR - HAD - USP Cet annuaire contient le descriptif des 263 unités d Aquitaine en termes de personnels, plateaux techniques et pathologies des patients pris en charge. Au total, 390 personnes ont été formées au remplissage de l annuaire dans 118 établissements. Etape 2 : apprendre à gérer les demandes de transfert Avant l ouverture de l annuaire aux «prescripteurs», les professionnels des unités ont été formés à la réception et la gestion des demandes. Ces formations ont eu lieu entre le 4 et le 17 mars 2014 et ont accueilli 300 professionnels. Etape 3 : recevoir les demandes Le 24 mars 2014, l annuaire a été ouvert : les unités SSR-HAD-USP ont pu ainsi recevoir des demandes d admissions provenant de régions utilisatrices de Via- Trajectoire ou d unité SSR ou HAD d Aquitaine souhaitant réorienter leurs patients. La deuxième phase du déploiement auprès des établissements prescripteurs (MCO) Elle a consisté à former les professionnels des services MCO à la rédaction, l envoi et la gestion de leurs demandes d admission en SSR, HAD ou USP. Ces formations ont débuté en mai 2014 pour une fin prévue en septembre 2015. La priorité a été donnée aux unités à fort taux de transfert. Au 31 décembre 2014, 67% du déploiement MCO était réalisé, correspondant à 54 établissements et 350 unités formés. Au total, 1 179 personnels des services MCO, dont 307 médecins, ont bénéficié de ces formations en 2014. La montée en puissance de ViaTrajectoire dans les établissements de santé Depuis l ouverture de l annuaire le 24 mars 2014, une constante progression des demandes reçues a été constatée. Au 31 décembre 2014, on dénombrait au total 27 900 demandes reçues par 539 responsables d admission d unités SSR/HAD/USP d Aquitaine. 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Evolution par mois des demandes d admission reçues par les services SSR/HAD/USP en Aquitaine 44 203 385 1351 2278 2422 3556 5370 4949 7213 Mars Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Nbre de Da reçues Nbre de Da lues Nbre de réponses Une constante progression des demandes créées et envoyées a été constatée entre mai et décembre 2014 au fur et à mesure où les professionnels des services MCO étaient formés. Au 31 décembre 2014, on dénombrait au total 10 043 demandes créées représentant 11 646 envois par 3 346 professionnels disposant du profil prescripteur médical. 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Evolution par mois des demandes d admissions envoyées par les services MCO d Aquitaine 4 29 99 407 738 749 Ces demandes ont permis l admission de 5 864 patients. La perspective du déploiement dans les structures d hébergement des personnes âgées Une nouvelle fonctionnalité relative au processus d entrée en structures d hébergement pour personnes âgées a été rendue accessible à toutes les régions en février 2014. L ARS Aquitaine a souhaité s engager dans ce nouveau déploiement dès 2015 et a sollicité TSA pour porter ce nouveau déploiement. ViaTrajectoire en Aquitaine amont Les établissements prescripteurs : Médecine, Chirurgie, Obstétrique 126 établissements 67 % formés et utilisateurs 3 460 utilisateurs 1291 1746 2401 3154 Mars Avril Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Nbre de Da envoyées Nbre de Da créées entre aval et amont La formation 999 personnes dont 263 médecins 306 unités 227 sessions Interview Michelle Rustichelli Directrice Maison de Santé Marie Galène Ma mission d expert visiteur pour la HAS m avait permis, avant le déploiement de ViaTrajectoire en Aquitaine, d apprécier l impact d un tel outil dans le parcours des patients entre les secteurs MCO et SSR. Pour notre établissement SSR/MCO, l outil ViaTrajectoire s inscrit dans une démarche d optimisation de la prise en charge de nos patients : lien amont-aval, préparation plus fine de l admission du patient (anticipation des besoins), pertinence du lieu de prise en charge. D autre part, cet outil nous permettra, à terme, de dématérialiser les demandes d admission, d en améliorer la traçabilité (acceptation, refus ). L outil ViaTrajectoire facilite grandement la confirmation des admissions, quelques clics à la place de longs échanges téléphoniques. Il prévoit également la possibilité de renseigner de nombreuses informations sur l état de santé du patient, ce qui est une option très appréciable. Nous souhaitons souligner les moyens régionaux mis en œuvre qui permettent d avoir des interlocuteurs désignés et connus, disponibles. Ces moyens nous ont permis d être accompagnés et suivis dans la phase «pilote» et déploiement. Je souligne également le fait que nous sommes régulièrement informés du déploiement et des évolutions de l outil.» aval Les établissements receveurs : Soins de Suite et de Réadaptation, Hospitalisation A Domicile et d Unité de Soins Palliatifs 118 établissements 695 utilisateurs rapport d activité 2014 p.20 p.21
Territoire de Soins Numérique Une nouvelle organisation de parcours favorisant le maintien à domicile, le 1er recours devenant la pièce maîtresse et le recours hospitalier une exception. Le 28 février 2013, Marisol Touraine, Ministre de la Santé, annonçait le lancement du programme «Territoire de Soins Numériques» (TSN). Ce programme s inscrit dans le cadre du grand programme d investissement de l état français «Investissements d avenir», initialement dénommé «Grand emprunt», qui a pour principaux objectifs de relever le défi de la compétitivité et de faire émerger un nouveau modèle de croissance. TSN a ainsi fait l objet d un appel à projets national lancé le 3 décembre 2013. TSN : des projets numériques innovants favorisant la coopération inter-professionnelle L objet de TSN est de faire émerger des projets innovants en matière de partage et d échange d informations grâce aux outils numériques, au bénéfice d une prise en charge coordonnée de patients à partir de la médecine de ville et tout au long du parcours de soins (établissements de santé, secteurs social et médico-social). 18 projets ont été déposés par 18 ARS et le 4 septembre 2014, 5 d entre-elles ont été retenues : Aquitaine, Bourgogne, Ile de France, Océan Indien, Rhône- Alpes. En fonction du retour d expérience et des résultats de ces pilotes, une généralisation du dispositif à un nombre plus large de territoires sera envisagée après 2017. Le projet TSN Aquitaine : XL ENS, une innovation dans l organisation des parcours soutenue par le numérique Lancé officiellement le 29 septembre 2014, le projet XL ENS (XL = 40, ENS = Espace Numérique de Santé) concerne le territoire Nord et Est des Landes (226 000 personnes). Porté par l ARS Aquitaine, avec la contribution active des acteurs du territoire et le soutien opérationnel du GCS TSA, le projet XL ENS vise l évolution de la prise en charge des patients pour la recentrer sur les soins de premier recours et le domicile, le recours hospitalier devenant «une exception». Cette organisation sera soutenue par le développement de l usage d outils numériques et l émergence de nouvelles pratiques professionnelles. Cela se traduit par : une prise en charge graduée des parcours (Pyramide de Kaïser), un soutien fort aux acteurs du premier recours avec la mise en place d une plateforme territoriale d appui, nommée Cellule de Soutien Territoriale (CST) appuyée par un bouquet de services numériques destinés aux citoyens, aux professionnels et aux membres de la cellule. La CST (environ 20 personnes) aura pour principale mission d apporter une réponse adaptée aux patients, aidants, et aux professionnels de premier recours. Acteurs du social Acteurs du médico-social Autres acteurs de santé Plateforme territoriale d appui Outils e-santé Médecin traitant Télésurveillance par objets connectés De plus, ce projet vise également à rendre la personne âgée acteur de sa santé (prévention, éducation thérapeutique,...), à améliorer l accès à la Télémédecine, à sécuriser et améliorer l accès à la Télémédecine, à sécuriser et améliorer son environnement (télé-suivi, accompagnement social et médico-social,...). Après une fin d année 2014 axée sur la constitution des équipes et sur le lancement opérationnel du projet, l année 2015 sera marquée par deux principaux chantiers : Mise en place d un pilote organisationnel sur 4 zones : Labrit, Mont-de-Marsan, Gabarret, Saint-Sever. Ce pilote permettra de définir le rôle et process d accompagnement de la CST dans la prise en charge de premiers patients et d enclencher les premiers changements dans les pratiques des professionnels. Achat d une solution numérique venant soutenir l organisation et l accompagnement de la CST. Ce chantier est basé sur une procédure de dialogue compétitif lancée en décembre 2014, pour une durée de 6 à 8 mois. Ce projet prendra officiellement fin le 31 mars 2017 mais l ARS Aquitaine est engagée dans la pérennisation du dispositif et de son fonctionnement après cette date. TSN en Aquitaine 3 mars 2014 : dépôt du projet XL ENS par l ARS Aquitaine 4 septembre 2014 : sélection du projet Aquitain 29 septembre 2014 : lancement officiel du projet XL ENS 20 novembre 2014 : 1er comité stratégique TSN 19 décembre 2014 : lancement de l Appel à Candidature pour l achat d une solution numérique pour la fourniture, mise en œuvre et maintenance de la plateforme XL ENS Interview Dr Philippe Chandernagor Conseiller Médical - Direction général ARS Aquitaine Le principal atout du projet XL ENS est son opportunité, il arrive au bon moment car nous sommes dans une phase de changement des organisations existantes. Ce n est pas une seule volonté politique, c est aussi un besoin qui émane des professionnels du territoire. TSN est un levier pour concrétiser ces nouvelles organisations. L innovation organisationnelle du projet XL ENS repose sur : Une Cellule de Soutien Territoriale (CST) Des micro-territoires de proximité de professionnels : les Systèmes Opérationnels Locaux (SOL) Un Système d Information territorial (SI) Nous constatons que la coordination des parcours ne pourra être réalisée avec la seule bonne volonté des professionnels, un nouveau dispositif doit être créé. Dans cette logique, la CST, plateforme de coordination et de suivi des parcours, vient en soutien des SOL. Elle va mobiliser, selon le niveau de risque des patients, différentes modalités de coordination. C est une avancée par rapport aux pratiques actuelles mais aussi un changement pour les professionnels. Il sera donc primordial d accompagner et d animer ces micro-territoires de professionnels, ayant déjà leurs propres organisations et modes de prise en charge. La CST et les SOL s appuieront sur un SI territorial pour organiser les prises en charge et partager l information des patients, fondement d une coordination plus efficace entre professionnels. Ce SI permettra, sur le modèle de la pancarte à l hôpital, de disposer de toutes les données nécessaires au suivi du patient en temps réel et en mobilité. L innovation sera de pouvoir remonter les informations sociales, médico-sociales et sanitaires et de pouvoir suivre en continu la prise en charge du patient, afin de favoriser le plus longtemps possible son maintien à domicile.» Les partenaires mobilisés : Conseil Général, Conseil Régional, MAIA, CLIC, CCAS, CIAS, URPS Médecins Libéraux, Pharmaciens et Infirmiers, Centre Hospitalier de Montde-Marsan, Centre Hospitalier de Saint-Sever, CHU de Bordeaux, HAD, Organismes d Assurance Maladie, Université de Bordeaux, Représentants des usagers, Conférence Régionale de la Santé et de l Autonomie. rapport d activité 2014 p.22 p.23
PAERPA Personnes Âgées En Risque de Perte d Autonomie ou le Parcours Santé des aînés Le projet PAERPA, (Personnes Âgées En Risque de Perte d Autonomie), est une expérimentation menée dans le cadre de la Stratégie Nationale de Santé. Il a pour principal objectif de faciliter le parcours de soins proposé aux personnes âgées de plus de 75 ans. «Faire en sorte qu une population reçoive les bons soins, par les bons professionnels, dans les bonnes structures, au bon moment.» PAERPA : un projet national en déclinaison régionale Le projet PAERPA (Ministère des Affaires sociales et de la santé, janvier 2013) est un projet d expérimentations de Parcours de santé sur 3 ans qui s inscrit dans la loi de financement de la Sécurité Sociale de 2013. Il prévoit un dispositif d appui (financier et réglementaire) aux projets d optimisation du parcours de santé des Personnes Âgées En Risque de Perte d Autonomie. Plus particulièrement, il met l accent sur la prise en charge des personnes âgées de 75 ans et plus, résidant sur un territoire donné, dont l autonomie est susceptible de se dégrader pour des raisons d ordre médical et/ou social. Le but est de permettre à ces personnes de bénéficier d une prise en charge optimale dans un objectif de maintien à domicile et d évitement d hospitalisations inutiles. L Aquitaine fait partie des neuf régions pilotes sélectionnées. Les expérimentations s échelonnent entre 2013 et 2017. Le projet, porté par l ARS Aquitaine, fédère en partenariat conventionné l ensemble des acteurs de la prise en charge de la personne âgée. Le territoire sélectionné est celui de la métropole de Bordeaux. L organisation de parcours retenue est la suivante : mise en place d une Cellule d Appui Territoriale (CTA) reposant sur le CLIC et la MAIA de Bordeaux, et qui intègre la nouvelle brique métier de prise en charge PAERPA (destinée aux personnes âgées de plus de 75 ans en risque de perte d autonomie). Cette CTA a pour rôle principal le soutien et le renfort des actions médico-sociales et sociales auprès des usagers et des professionnels de santé en charge de la personne. SAD MG Infi SSIAD Pharma Kiné CLIC L année 2014 a été pour l Aquitaine l année du cadrage projet, du diagnostic territorial et de l identification des 30 fiches actions devant être réalisées. Parmi ces 30 fiches, 5 sont dédiées aux Systèmes d Information. PAERPA et la e-santé MAIA CTA (PAERPA) Cas complexes PAERPA Soutien et prévention PAERPA Documents de parcours Un des axes d amélioration de PAERPA est de favoriser et renforcer, via la mise à disposition d outils e-santé, les pratiques coordonnées des professionnels de la prise en charge des secteurs sanitaires, médico-sociaux et sociaux. Sur la base des outils régionaux déjà existants, le GCS TSA a pour mission d identifier et d accompagner le déploiement des outils pertinents et adaptés au parcours de santé des aînés. PSI PPS DLU CRH CMS Degré de perte d autonomie et de prise en charge Pour cela il doit : sécuriser les échanges numériques déjà existants et les rendre plus accessibles pour tous afin de faciliter leurs pratiques au quotidien, intégrer au mieux les nouvelles pratiques numériques PAERPA dans les pratiques d échanges déjà existantes des professionnels et des usagers. La méthode de travail retenue est la suivante : 1. Identifier les outils existants sur le territoire, 2. Identifier ceux qui pourraient être utlisés et/ ou adaptés aux besoins des professionnels et des usagers du Parcours Santé des aînés, 3. Adapter ces outils et leurs utilisations au Parcours Santé des aînés, 4. Faire connaître et favoriser leur déploiement auprès du plus grand nombre de professionnels et d usagers, 5. Accompagner leurs utilisations et le développement de leurs usages dans le cadre spécifique du Parcours Santé des aînés. PAERPA en Aquitaine Juillet 2013 : sélection du dossier aquitain cadrage national Décembre 2013 : organisation projet (partenaires, équipe projet, périmètre, gouvernance) Février 2014 : signature lettre d engagement élaboration du diagnostic territorial identification - qualification des fiches actions Brigitte Geoffroy Chef de projet PAERPA à l ARS Aquitaine Septembre 2014 : livraison diagnostic territorial rédaction convention engagement territorial Interview L Agence Régionale de Santé, le Conseil Régional, le Conseil Général de la Gironde, la Ville de Bordeaux [CCAS], les Organismes d Assurance Maladie, les Unions Régionales des Professionnels de Santé se sont engagés afin de garantir la transversalité du parcours de santé sur les secteurs sanitaire, social et médico-social, et ont formalisé leur partenariat par la signature d une lettre le 14 octobre 2014, portant notamment les axes prioritaires de ce projet. Pour exemple, voici quelques dispositifs phares du projet : La plateforme autonomie seniors qui regroupe au sein du CCAS de la Ville de Bordeaux : le CLIC, la CTA et la MAIA. Cette plateforme, avec l apport de la CTA, réunit sous un numéro unique l ensemble des services à destination des personnes âgées, L organisation par le médecin traitant des coordinations cliniques de proximité associant les professionnels de proximité afin d élaborer des plans personnalisés de santé, Des actions de prévention par l organisation du programme d éducation thérapeutique en ambulatoire, Une unité d évaluation gériatrique pluriprofessionnelle dans la cité se déplaçant au domicile de la personne âgée à la demande du médecin traitant ou de la plateforme autonomie seniors, Une astreinte les nuits, weekends et jours fériés d une infirmière libérale pour éviter le passage aux urgences, L ouverture de 4 chambres d hébergement relais en urgence, La mise en place de la Télémédecine pour limiter la perte d autonomie et le recours à l hospitalisation, et faciliter l accès aux soins. Décembre 2014 : proposition des fiches d actions et validation nationale Janvier 2015 : démarrage opérationnel Décembre 2015 : clôture de l expérimentation rapport d activité 2014 p.24 p.25
Partage d informations et de compétences Dossier Médical Personnel Sites collaboratifs Webconférence Après plus de 3 ans d accompagnement par les équipes de terrain auprès des professionnels de santé, des établissements sanitaires et des établissements médico-sociaux, le DMP reste un dispositif central du paysage e- santé de la région Aquitaine. Reprise du DMP par la CNAMTS L annonce de Marisol Touraine, Ministre de la Santé de la reprise du pilotage du déploiement DMP par la CNAMTS qui devrait prendre effet à partir du milieu d année 2015, a été un point marquant pour la dynamique de territoire. En conséquence, avec un contexte national encore difficile, et considérant que les établissements ayant démarré en 2011 étaient devenus autonomes dans la création et l alimentation des DMP, l accompagnement TSA s est concentré sur le démarrage de nouveaux établissements et sur le maillage entre professionnels de santé. Malgré une forte réduction des effectifs de l équipe DMP, l accompagnement effectué et la mobilisation des utilisateurs ont permis d asseoir notre dynamique avec des usages renforcés entre professionnels. En fin d année 2014, 52% de DMP étaient alimentés avec une moyenne de 5 documents/dmp. 2014 : le DMP au cœur des usages dans la région Aquitaine La Télémédecine, le projet PAERPA, le projet PRADO Insuffisant Cardiaque et Orthopédie, le projet Territoire de Soins Numérique, le Dossier Communiquant en Cancérologie, le projet PAACO sont autant de projets nationaux et régionaux qui renforcent l ancrage du DMP dans le parcours de soins coordonnés du patient. Enfin, le programme Hôpital Numérique et l intégration du DMP dans le CPOM des établissements ont donné le ton pour l année 2015. Le GCS TéléSanté Aquitaine se met en ordre de marche pour accompagner les nouveaux établissements et reste à disposition des établissements DMP pour toutes interventions, formations ou relance de dynamique. PRADO (CNAMTS) Télémédecine PAERPA PAACO Dossier Communicant en Cancérologie Territoire de Soins Numérique Messagerie sécurisée La demande régionale pour un service de Messagerie Sécurisée poursuit son ascension en 2014. 316 boîtes mails sécurisées ont ainsi été créées sur l année. En 2014, TSA a également poursuivi ses échanges avec l ASIP Santé sur le projet de convergence de la Messagerie Sécurisée régionale vers l espace de confiance MSSanté, avec une mise en place pour juin 2015. TSA mène depuis près de 10 ans une activité de création sur demande de sites internet collaboratifs à destination des réseaux, des communautés de pratiques médicales et des structures de santé. Basé sur l outil open source Drupal, chaque site est adapté aux besoins exprimés par les structures et est fourni clés en main. Il peut s agir simplement d un site vitrine ayant pour but de présenter un réseau, un groupe de travail, une structure ou bien d un véritable site collaboratif proposant un espace d échange privé avec agenda des événements, documents, formulaires en ligne, forums, cartographies d acteurs Plus d une cinquantaine de sites sont actuellement en ligne et maintenus techniquement par TSA qui assure également le support utilisateurs. Comité de Coordination de l Evaluation Clinique et de la Qualité en Aquitaine. MAIA ACTTE 40 La webconférence est un service de TSA qui permet l organisation de réunions de travail à distance. Outil simple et sécurisé, la webconférence permet aux professionnels de santé de se rencontrer dans des salles de réunion virtuelles accessibles simplement depuis leur poste de travail. Elle offre la possibilité d échanger en temps réel par flux audio et vidéo et de partager tout type de documents bureautiques facilitant la discussion sur des cas patients. En 2014, le GCS TSA a déployé une nouvelle version du service offrant une gestion des échanges vidéos entièrement revue. Le module vidéo utilise désormais un mode pellicule: dans ce mode, la vidéo principale s affiche en images de grande taille et les autres vidéos apparaissent sous forme de petites vignettes dans une bande. Les participants peuvent ainsi se concentrer sur le principal intervenant de la session tout en pouvant voir en parallèle les vidéos des autres webcams. Le module vidéo s affiche désormais également en plein écran renforçant ainsi l impression de présence de l interlocuteur. L usage du service progresse avec 460 sessions de travail réalisées au cours de l année 2014. Le DMP en Aquitaine 70 264 DMP créés au 31 décembre 2014 52 % alimentés 5,4 documents en moyenne par dossier La messagerie sécurisée 960 utilisateurs en 2014 316 nouveaux inscrits 28 327 messages émis dont 12 972 automatisés V/H Les sites collaboratifs 53 sites collaboratifs réalisés et hébergés 9 nouveaux sites réalisés en 2014 La webconférence 460 réunions réalisées 203 utilisateurs 1 360 sites distants connectés rapport d activité 2014 p.26 p.27
3 ème partie Les utilisateurs et les usages L accompagnement des utilisateurs et l analyse des usages...p.30 La communication...p.32 Promotion de la e-santé...p.33 rapport d activité 2014 p.28 p.29
L accompagnement des utilisateurs et l analyse des usages 2. apportent les retours de terrain nécessaires sur les modes les plus pratiques et appréciés en termes de déploiement d outils e-santé (méthode «agile»), Une expertise régionale reconnue dans l innovation en matière d usages e-santé En 2014, le GCS TSA a poursuivi son activité en matière de déploiement et de suivi des usages e-santé sur le territoire aquitain via ses actions d accompagnement et ses travaux d innovation en matière d usages. Un soutien régional pour le développement rapide des pratiques et des usages sur les territoires Fort de ses nombreux retours d expérience, le GCS TSA bénéficie d une expertise et d un savoir-faire méthodologique qui lui permet aujourd hui de déployer ses outils, de favoriser et d en suivre leurs usages. Cette méthodologie de déploiement passe par : une inscription et des accès faciles et sécurisés aux services e-santé du GCS (par un numéro Support unique et via son portail internet Pro-santé), des actions généralisées d information/sensibilisation sur les territoires concernés (via des campagnes d information, des réunions et des animations de territoires autour de la e-santé), un module d accompagnement flash à la livraison de l outil pour les structures les plus complexes (analyse des organisations et des besoins, identification des facteurs de rejets, plan de réalisation partagé en lien avec les activités quotidiennes de la structure et de ses acteurs, suivi et soutien), des modules de formations individuelles ou collectives sur site ou à distance, avec des tutoriaux vidéos et documentaires déclinés par outil et accessibles via internet, un service Support disponible à distance et par téléphone, pour l aide au démarrage, au debuggage, et soutiens pédagogiques et fonctionnels à la demande, des analyses et des suivis d usages avec la réalisation ponctuelle de satisfaction et d évaluation des usages pressentis, développés, détournés et des non usages des outils. Ces évaluations sont réalisées via des questionnaires en ligne sur un mode généralisé auprès des utilisateurs des services du GCS. Ce soutien régional du déploiement de la e-santé sur le territoire Aquitain s avère utile et pertinent pour le développement rapide et durable des pratiques et des usages autour des outils e-santé (ex. Messagerie sécurisée, ViaTrajectoire, PAACO, Sites collaboratifs, Webconférence, DMP, etc.). Le GCS TSA continue aussi à industrialiser des déploiements. Des standards de livraison type industriel en cours de réalisation (ex. un portail d accès unique aux différents outils, des livraisons type par packs fonctionnels comme PAACO-MAIA, PAACO MSP/PSP, des connexions aux outils sécurisés et plus adaptés aux pratiques libérales). Ces évolutions permettront au GCS TSA de proposer dès 2015 aux acteurs de terrain des modalités de déploiement et d utilisation encore plus simples et plus généralisées par outil. Ce déploiement industriel est couplé aux actions de terrain (information, sensibilisation, accompagnement flash, formation, support) qui : 1. garantissent sur le territoire Aquitain le développement et le maintien des usages e-santé, 3. alimentent une veille sur les alertes et les améliorations clés à apporter rapidement aux outils (démarche rétroactive de type LivingLab). Ces actions de terrain sont portées par les profils et les compétences suivants : Chargés d Accompagnement de Territoires, Techniciens supports et Spécialistes en matière d analyse des usages. Les retours de terrain soulignent que ce soutien régional est très apprécié par les utilisateurs des services TSA et démontrent la satisfaction globale des utilisateurs sur ces accompagnements. Participation du GCS TSA au Cluster-TIC Santé Comme l année précédente, le GCS TSA a été sollicité par le Cluster TIC Santé du Conseil Régional d Aquitaine pour porter et animer le Groupe de Travail Usages (GT Usages) : démarche de partage et de construction autour de l innovation et des usages des outils e-santé. Dans le cadre de sa participation 2014 au GT Usages du Cluster, le GCS TSA a été missionné pour porter une démarche méthodologique sur la place des usages dans la construction d outils e-santé. Ainsi le GCS TSA, avec le soutien opérationnel de la société Hiptik (AMOA du Cluster TIC-Santé), a consolidé et produit sur la base des ateliers de travail une cartographie théorique de la place des usages dans le process de réalisation complet d un outil e-santé : conception, développement, déploiement pilote, déploiement industriel et généralisation. Cette cartographie est positionnée aujourd hui par le Cluster TIC Santé et ses membres comme un résultat innovant en matière d industrialisation de l approche usage. Sollicitations du savoir-faire du GCS en matière d évaluation Durant l année 2014, le GCS TSA a été sollicité par plusieurs de ses partenaires comme évaluateur des usages e-santé dans le cadre de leur projet de territoire (porté notamment par le dispositif AMI du Conseil Régional d Aquitaine). Parmi ces partenaires nous notons la Fédération 47 des Pôles et Maisons de Santé Pluridisciplinaires, l URPS Infirmiers Libéraux d Aquitaine, le Pays Périgord noir. La réalisation et la livraison de ces évaluations est prévue pour 2015 et 2016, selon les calendriers projet de chacun. rapport d activité 2014 p.30 p.31
La communication Promotion de la e-santé L évolution des projets de TSA et l intensification de leur déploiement sur le territoire aquitain en 2014 nous a conduit à mettre en œuvre une communication plus importante. Informer nos partenaires, nos adhérents et les utilisateurs de nos services, de l avancée des projets et des outils mis à leur disposition est un travail de tous les jours. C est pourquoi le GCS s applique à mettre en place une communication efficace et pertinente pour informer au mieux les usagers. Newsletters Outil de communication externe incontournable, la newsletter TSA a évolué en 2014 sur deux plans : l aspect visuel de la newsletter pour s adapter à la charte graphique de TSA, notamment sur les couleurs et les formes graphiques, l ergonomie de lecture : la newsletter n affiche que les titres et informations essentielles, offrant la possibilité aux lecteurs de poursuivre la lecture des articles depuis le site internet de TSA s ils le souhaitent. Au delà des réunions internes TSA ou ARS-TSA, des divers comités de pilotage relatifs aux projets en cours (Via Trajectoire, PAERPA, TLM, multi-projets, PAACO, TSN,...) et des réunions de formation ou d accompagnement des acteurs territoriaux, un grand nombre d interventions ou d animations ont été réalisées par le GCS TSA auprès de partenaires régionaux ou nationaux, à l occasion d évènements ou de travaux spécifiques. lancement du projet XL ENS dans les Landes et se généralise comme moyen de communication pour d autres projets (PAACO, MSS,...). Réseaux sociaux Flashs infos En 2014, le GCS lançait ses flashs infos, avec l objectif de permettre l envoi d un mailing court et rapide visant à informer en temps réel une actualité importante pour TSA. Ce mode de communication s est développé avec le TéléSanté Aquitaine poursuit son déploiement sur les réseaux sociaux avec Twitter et Facebook. Une communication en temps réel, notamment pour les événements autour de chaque projet du GCS, mais également les dernières actualités de TSA ainsi que des informations e-santé générales. A noter que depuis 2013, l ensemble des équipes projets peuvent publier des tweets pour une communication toujours plus proche de chaque événement. En 2014, ce sont près de 400 tweets et posts qui ont été publiés et 287 personnes, entreprises et institutions supplémentaires nous ont suivies portant notre nombre total de followers à 737. On retiendra notamment un important champ d intervention autour des grands projets suivants : Le projet TSN Ce projet a donné lieu à de nombreuses réunions entre janvier et février (montage du dossier) puis de septembre à décembre (lancement du projet). Au delà des grands travaux communs ARS-TSA, ont été menés: de multiples réunions et ateliers de travail à Montde-Marsan avec les acteurs du territoire, une grande réunion de lancement à Labrit le 15 septembre 2014, diverses réunions avec le Conseil Régional et ADI sur la thématique de l innovation industrielle. Le programme PAACO Diverses présentations de PAACO ont été réalisées, notamment pour des acteurs hors région intéressés par ce dispositif : Colloque TIC-Santé du 12 février 2014, Les RIR ASIP Santé d avril 2014, HIT 2014 du 21 mai 2014, RIR OFF du 1er octobre 2014, GCS Alsace, le 16 octobre 2014, DSSIS, le 7 novembre 2014, TASDA (Technopôle Alpes, Santé à Domicile et Autonomie) le 19 décembre 2014. En région, au delà des réunions d accompagnement des acteurs et structures, ont été réalisés une Table tactique MAIA ACTTE-40 (3 Nov) et 2 clubs utilisateurs PAACODPSI (projet infirmiers libéraux d Aquitaine). Le programme de Télémédecine présentés lors des événement suivants : Réunion régionale sur la Téléthrombolyse du 11 février 2014, Réunion régionale sur la Télémédecine en EHPAD du 13 février 2014, Réunion CPAM Gironde sur la rétinopathie diabétique du 13 mars 2014, E-santé et CISS Aquitaine du 4 avril 2014, Tour de France SYNERPA du 11 avril 2014, Salon HIT du 21 mai 2014, Soirée Débat Télémédecine Fondation Bordeaux Université du 2 octobre 2014, «Mise en place projet TLM en EHPAD» au 7ème Congrès de SFT Antel du 22 novembre 2014, Noël des EHPAD FFAMCO du 3 décembre 2014, E-santé En 2014 le GCS TSA a participé activement aux instances suivantes : Conseil d Administration du Cluster Tic Santé Groupe de travail national des MOA régionales e-santé Comités de pilotage national Accompagnement Hôpital Numérique organisé et animé sur le thème plus global de la esanté : 4 groupes de travail Usages, 5 formations E-santé, 21 réunions de territoires sur l information et la sensibilisation à la E-santé (avec démonstrations d outils). et a été sollicité pour intervenir lors de 3 assemblées générales de partenaires. Les différents projets de Télémédecine aquitains ont été rapport d activité 2014 p.32 p.33
4 ème partie Fonctionnement du GCS Ressources humaines...p.36 Vie du GCS...p.37 Budget...p.38 rapport d activité 2014 p.34 p.35
Ressources humaines Vie du GCS L année 2014 se caractérise par une stabilisation de l effectif moyen lié au terme de certains projets et au lancement de nouveaux programmes. Le 20 juin 2014, l Assemblée Générale de TéléSanté Aquitaine s est tenue à la Direction Générale des Hôpitaux de Talence. En 2014, 41 personnes ont participé au développement des activités de l ENRS Parmi ces 41 personnes, on décompte : RH de TSA : 35 salariés TSA (dont 8 CDD), 6 personnes mises à disposition (2 par l ARS et 4 par les établissements). La répartition Hommes/Femmes est la suivante : 25 femmes, 16 hommes. La répartition équipe «mobile» et équipe «fixe» est la suivante : 21 personnes en équipe «mobile» en territoire (DMP, ViaTrajectoire, PAACO ), 20 personnes en équipe «fixe» localisées sur Bordeaux. 41 personnes 35 salariés 28,9 ETP 37 jours-homme de formation Mars 2014 : élection des délégués du personnel 0,64 3,1 8,2 Ces 41 personnes représentent un total de 28,9 ETP (Équivalent Temps Plein). 4 stagiaires en informatique, support et Télémédecine ont également participé aux travaux de TSA. Diverses formations ont été dispensées aux équipes pour un total de 37 jourshomme. Répartition des 28,9 ETP par fonction 2,9 2 0,5 11,56 Accompagnement territoires (dont équipe mobile) Support et formations Coordination médicale Direction et encadrement Gestion administrative et financière Communication, organisation et qualité Ingénierie et pilotage En présence de 40 des membres du GCS, l administrateur Monsieur Hervé Delengaigne a fait le point sur les bilans administratifs et financiers de la structure. Il a souligné la place du développement des usages dans la démarche de déploiement régional de la e-santé. Monsieur Delengaigne a également détaillé les perspectives d avenir des différents projets inscrivant de ce fait le GCS dans une perspective de dynamisme et de continuité. Le premier mandat de 3 ans étant échu, l Assemblée Générale a procédé à l élection d un administrateur et de membres du comité restreint, comme cela est prévu dans la convention constitutive du GCS. Monsieur Delengaigne s est représenté comme candidat à sa succession et a été reconduit dans ses fonctions d administrateur du GCS à l unanimité. L assemblée a également procédé à l élection du nouveau comité restreint (membres élus à l unanimité) : Collège n 1 Établissements de Santé Publics Titulaire : Mostafa Lassik, CH Côte Basque Collège n 2 ESPIC Titulaire : Patricia Gaillard, CSSR Châteauneuf Collège n 3 Établissements de Santé Privés Titulaire : Gérard Angotti, Clinique Esquirol Saint-Hilaire Collège n 4 Personnes morales gestionnaires d établissements et de services médico-sociaux pour personnes âgées Titulaire : Anne Coustets, Santé Services Bayonne Collège n 5 Personnes morales gestionnaires d établissements et de services médico-sociaux pour personnes handicapées (enfants et adultes) Titulaire: Jean-Paul Trujassou, AESTY Collège n 6 Personnes morales gestionnaires d établissements et de services médico-sociaux pour personnes en difficultés Titulaire : Françoise Haramburu, CEID Collège n 7 Réseaux de Santé Titulaire : Maïa Etchart, Réseau Gérontologique Gaves et Bidouze Collège n 8 Communautés Hospitalières de Territoire et Groupements de Coopération Sanitaire Titulaire : Laurent Maillard, ORU Collège n 9 Autres structures coopératives de professionnels Titulaire : Thierry Dimbour, AquiBS Collège n 10 Médecins Titulaire : Jean-Bernard Perrein, URPSMLA Collège n 11 Infirmiers Titulaire : Patrick Experton, URPS Infirmiers Catégorie 5 Conseils Régionaux et départementaux des ordres professionnels (consultatifs) Titulaire : Laurent Maillard, CROM Catégorie 6 Association représentant les usagers du système de santé (consultatif) Titulaire : Michel Perdriset, CISSA Un suppléant par collège et catégorie a également été élu. L ensemble de ces nouveaux mandats est effectif pour les 3 prochaines années. Ce comité restreint s est réuni deux fois en 2014, le 7 février au Centre Hospitalier de Dax et le 10 octobre au CSSR Châteauneuf. rapport d activité 2014 p.36 p.37
Budget TSA perçoit des financements pluriannuels issus de divers partenaires. Ces financements sont répartis en 5 postes majeurs : les investissements, le personnel, les opérateurs externes, les frais de fonctionnement, et les conventions ressources humaines externes. Origine des financements Pour ce qui concerne les financements utilisés en 2014, ils proviennent de subventions exceptionnelles de l ASIP Santé, de l ARS Aquitaine, du Conseil Régional d Aquitaine et des adhésions de ses membres. Le montant total est de 2 804 924, décomposé ainsi : ASIP Santé : 434 937, ARS Aquitaine : 2 295 117, Conseil Régional d Aquitaine : 52 870, Adhésions : 22 000. 1,9% 0,8% 81,8% 15,5% ASIP Santé ARS Aquitaine Conseil Régional d Aquitaine Adhésions 100 80 60 40 20 0 ASIP Santé Comparatif 2013 / 2014 Origine des financements ARS Aquitaine Conseil Régional d Aquitaine Adhésions Répartition des dotations par projet 2013 2014 L ASIP Santé a financé en 2014 la continuité du déploiement du projet DMP, à hauteur de 434 937. L ARS Aquitaine a contribué au maintien en conditions opérationnelles des services de la plateforme régionale TSA (portails et sites internet, messagerie sécurisée, web conférences, assistance utilisateurs ), au fonctionnement administratif de TSA, à la continuité des projets de Télémédecine et ViaTrajectoire, au programme PAACO, et au financement des nouveaux projets PAERPA («Personnes Âgées En Risque de Perte d Autonomie») et TSN («Territoire de Soins Numérique») ainsi que diverses actions d accompagnement e-santé pour les acteurs de 1er recours. Les financements utilisés sont répartis de la manière suivante : Plateforme Régionale de services et fonctionnement administratif : 514 142, Programme Télémédecine : 921 154, PAACO : 293 244, ViaTrajectoire : 337 407, Programme TSN : 148 136, Programme PAERPA : 11 673, SPR (soutien premier recours) : 35 795, Autres projets : 33 566. Le Conseil Régional d Aquitaine a poursuivi son soutien pour le projet PAACO à hauteur de 52 870. Répartition des dépenses La répartition des dépenses se décompose en plusieurs catégories : Les investissements La continuité des différents projets a nécessité le renouvellement du matériel informatique, le maintien de licences logicielles et le réaménagement par du mobilier de bureau pour un coût total de 31 113. La mise en place et le développement du projet Télémédecine a nécessité un investissement global de 372 430 (licences, plateforme socle...). Ces investissements représentent au total 403 543. Les coûts de personnel Les coûts de personnel internes TSA (28,9 ETP) représentent 1 605 355. Ils sont majorés en 2014 de la taxe sur les salaires. Les opérateurs externes En 2014, le recours aux opérateurs externes (Orange, Accelis, Ki-Lab ) représente un coût de 345 748. Il comprend notamment l hébergement informatique des services de la plateforme régionale et leurs coûts de maintenance, les droits d usage, les prestations spécifiques... Les frais de fonctionnement de la structure Ces derniers comprennent principalement : les loyers, le parc automobile, l achat de fournitures diverses (fournitures de bureau, petits équipements informatiques, ), les assurances, la communication (téléphonie, internet, clé 3G), les déplacements (note de frais, essence). Ces coûts représentent 299 305. Les conventions ressources humaines externes Dans le cadre des projets Télémédecine et TSN, des conventions de financement ont été signées entre TSA et des partenaires externes (établissements de santé,...) pour permettre le déploiement de projets régionaux. Ces conventions permettent notamment le financement des ressources humaines nécessaires au bon fonctionnement des projets (exemple : ressources des centres expert Télémédecine). Le montant global financé est de 165 363. 5,9% 10,6% 12,3% 2000000 1500000 1000000 500000 0 56,9% Investissements 14,3% Personnel Opérateurs externes Investissements Personnel Comparatif 2013/2014 Répartition des dépenses Opérateurs externes Frais de fonctionnement Conventions ressources humaines externes Frais de fonctionnement Conventions ressources humaines externes 2013 2014 rapport d activité 2014 p.38 p.39