SERVICE DES FINANCES Équipe de formation La facture externe PeopleSoft version 8.9 Juillet 2009 La facture externe i
Table des matières AVERTISSEMENT... IV INTRODUCTION... 1 NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT... 2 QU EST CE QU UN CLIENT?... 2 QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT?... 2 QU EST-CE QU UN CONTACT?... 2 COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE... 4 RECHERCHE NOM CLIENT... 5 RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT... 9 COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE... 11 CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT... 13 FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE... 16 ACCÈS AU FORMULAIRE DE FACTURATION... 16 DESCRIPTION DU FORMULAIRE DE FACTURATION... 17 L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 17 L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)... 22 LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES)... 22 LES LIGNES DE DESCRIPTIONS (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1)... 23 LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES)... 26 LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA)... 27 VALIDATION DU FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE... 31 IMPRESSION D UNE FACTURE... 32 IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV... 33 Menu d impression... 33 Lien «Afficher version imprimable»... 37 IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA»... 40 Menu d impression... 40 Bouton Pro Forma... 40 IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES... 41 SAISIE D UN FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE... 46 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1... 47 EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2... 48 DONNÉES ADRESSE... 49 EN-TÊTE - NOTES... 50 LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1... 51 COMPT. RÉPARTITION REVENUS... 51 LIGNES COMMENTAIRES... 52 LIGNES DONNÉES TVA... 53 EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION)... 54 CONSULTATION D UN FORMULAIRE DE FACTURATION... 55 RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES... 55 RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES... 57 La facture externe ii
MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UN FORMULAIRE DE FACTURATION... 59 CORRECTION D UNE FACTURE... 62 CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT)... 62 CRÉDITER ET REFACTURER... 64 HISTORIQUE DES CORRECTIONS... 66 COPIE D UNE FACTURE... 69 PARTICULARITÉS... 72 RÉCUPÉRATION DE SALAIRE... 72 RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS... 72 ANNEXE... 73 L AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D UN FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE... 73 L AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D UN FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE... 74 QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D ERREUR... 75 La facture externe iii
AVERTISSEMENT Lorsque vous travaillez dans l application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le module de facturation, nous vous recommandons d apporter une attention spéciale aux éléments décrits ci-dessous. Historique de navigation Vider régulièrement les «Fichiers Internet temporaires» et les «Cookies» sous le menu «Options option Internet» dans la barre de menu du navigateur. Bouton Précédent et Suivant Sauf pour de rares exceptions, les boutons «Précédent et suivant» dans la barre d outils du navigateur ne devraient jamais être utilisés. Utiliser plutôt les boutons,, ou les liens pour revenir à l écran précédent. Mise à jour des données Utiliser le bouton «Actualiser» avant de quitter une page dans laquelle vous avez saisi de nouvelles valeurs. Pour sortir d un écran Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau d en-tête pour vider la page, ou sur un lien dans le menu de gauche, ou sur un lien de la page «Accueil utilisateur» ou sur un lien du «Menu principal». Avertissement Document non enregistré Si vous tentez de sortir de l écran sans avoir enregistré la transaction, un avertissement s affiche. Cliquer, pour revenir à la page en cours et enregistrer avant de sortir de l écran. Cliquer, si vous ne voulez pas enregistrer la transaction. La facture externe iv
INTRODUCTION Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module «Facturation» de PeopleSoft pour facturer leur clientèle. Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les comptes à recevoir et d en faire le suivi, de faire l encaissement des paiements ainsi que le recouvrement des comptes en souffrance. CE QU IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE Le client a-t-il été créé? Quel est son numéro? Les taxes sont-elles applicables? Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu)? L information relative à la facture est-elle complète? (La description, la quantité, le prix, le contact client, etc.). La facture externe 1
NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT La personne qui fait la facturation doit s assurer de l existence de son client dans le fichier du même nom. Si son client ne s y trouve pas, elle devra en demander la création. Avant d effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir comment on crée une fiche-client et sur quelles notions repose sa création. QU EST CE QU UN CLIENT? Le fichier client de l entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés de l Université Laval, les unités administratives de l UL et les clients dits EXTERNES qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l Université. C est ce dernier type de client qui souvent présente un problème, en particulier lorsqu il ne vous a pas fait parvenir de bon de commande. En effet, si vous avez un bon de commande en main, il y est clairement indiqué «Qui facturer», c est le nom qu il faut rechercher dans le fichier UL; on vous indique aussi où expédier la facture. Supposons que vous avez fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque est. Ce bureau fait partie de la Société de la faune et des parcs. Vous n avez pas reçu de bon de commande. Le client pour la facturation est-il Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs? Le client, c est l entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s agit de la Société de la faune et des parcs. QU EST-CE QU UN EMPLACEMENT? Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichierclient. Ils auront tous le même numéro de client; c est leur adresse qui les différenciera. Cette adresse est ce qu on appelle l emplacement. L emplacement_1 ou l emplacement principal sera attribué à l adresse principale de l entité légale. QU EST-CE QU UN CONTACT? Chaque bureau ou division est habituellement doté d un responsable administratif qui s occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de «contact». Le contact principal pour la facturation sera associé à l entité légale, emplacement_1. La facture externe 2
Voici un exemple qui illustre les notions de client, d emplacements et de contacts. Client 2000001234 Emplacements Contacts Société de la faune et des parcs 1 675 Bd René Lévesque E 10 ième étage Québec G1R 5V7 2 Direction de l aménagement de la faune 5575, rue St-Joseph Trois-Rivière G8Z 4L7 3 Direction de la recherche de la faune 675, boul. René-Lévesque est 11 ième étage, boîte 92 Québec G1R 5V7 4 Direction de l aménagement de la faune de Lanaudière 100, boul. Industriel Repentigny J6A 4X6 5 Direction de l aménagement de la faune de Montréal, Laval et Montérégie 201, place Charles-Le Moyne 2 ième étage Longueuil 6 Direction régionale Capitale-Nationale 365, 55 e rue ouest Charlesbourg G1H 7M7 Réhaume Courtois René Lesage Bruno Bélanger Céline Dubeau Compte à payer Gérard Massé Directeur La facture externe 3
COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE Pour vérifier si un client existe dans la base de données, ciblez le menu hiérarchique suivant : Clients Données clients - Données générales OU Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir si un client a déjà été créé dans le fichier de l Université Laval. La facture externe 4
Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage. Champs de recherche Valeurs possibles et explications Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est «UL» Client Nom client Nom abrégé Type client Paramètre standard Numéro Ville Numéro du client dans le fichier-client UL Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques. Leur format est le suivant : client externe : 2xxxxxxxxxx Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants, c est le numéro d employé ou le numéro de dossier étudiant qu il faut inscrire dans ce champ. Nom complet du client, tel qu inscrit dans le fichier ou une partie du nom du client que vous inscrivez dans le format suivant : %aaaa%. À noter que l information saisie dans ce champ n est pas sensible à la casse. Nom abrégé tel que saisie dans le fichier client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce champ, combiné à un autre champ par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ, par exemple «Nom client», permet de restreindre le résultat de la recherche. Ce champ nous permet d indiquer le numéro client ADABAS, le matricule étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné au champ «Nom client» par exemple, permet de restreindre le résultat de la recherche. Code postal Même utilisation que le champ «Ville». La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés. RECHERCHE NOM CLIENT Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le champ «Nom client» tel qu inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour lancer la recherche. La facture externe 5
Ici on recherche le client «Société de la faune et des parcs». Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché. La facture externe 6
Pour obtenir plus d information sur le client, sélectionnez n importe lequel des emplacements en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages «Données générales» qui contient les pages «Données générales», ««Options facturation» et «Données générales diverses» s affiche. La page «Données générales» indique les différents rôles du client. La page «Option facturation» fournit le code de la personne responsable du recouvrement au Service des finances. La page «Données générales diverses» n est pas utilisée pour l instant. La facture externe 7
Au bas de la page «Données générales» vous pourrez afficher la liste des emplacements du client. Dans cet écran, vous pouvez voir si l emplacement est au statut «Actif» ou «Inactif». Si le statut est «Inactif», vous devrez compléter le formulaire. Pour ce faire, référez-vous à la section «Création ou modification d un client ou d un contact». Pour naviguer d un emplacement à un autre, vous pouvez utiliser les flèches, les liens Premier ou Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible pour connaître les numéros de téléphone. Si vous désirez consulter les informations concernant les taxes, vous devez cliquer sur le lien Détails. La facture externe 8
Puis cliquer sur le lien Données TVA Le type exception «X» signifie que le client ne paie pas les taxes. RECHERCHE EMPLOYÉ/ÉTUDIANT Voici des exemples lorsqu il s agit de la recherche d information pour un employé ou un étudiant. Cibler les champs selon les informations que vous détenez. Recherche par nom d employé/étudiant La facture externe 9
Recherche avec un numéro de matricule étudiant Recherche avec un numéro d employé La facture externe 10
COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Accéder à la page de recherche : Clients - Données contacts OU Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur Utiliser le champ «nom» pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs «client» et «nom client» sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ «client» lorsque l on connaît le numéro du client. On utilise le champ «nom client» pour saisir le nom du client ou une partie du nom du client. Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client. La facture externe 11
Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client. Sélectionnez un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s affiche. On y retrouve son titre, son courriel, la langue de communication. La facture externe 12
CRÉATION OU MODIFICATION D UN CLIENT OU D UN CONTACT Si le client que vous devez facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu il n apparaît pas dans le fichier client ou que le statut de l emplacement est à «Inactif», vous devez en demander la création au Service des finances en expédiant le formulaire «CRÉATION/MODIFICATION D UNE FICHE CLIENT». Vous trouverez ce formulaire dans la «Boîte à outils», sous la rubrique «Formulaires - Ouverture d un compte client (externe)» sur le site Web du Service des finances à l adresse suivante : http://www.sf.ulaval.ca. Si le contact n apparaît pas dans le fichier, vous devez aussi demander qu il soit ajouté au dossier client. Un contact est une personne mandatée par l entreprise pour payer ou faire payer les factures. Cette personne a la responsabilité d approuver les paiements; il s agit la plupart du temps d un responsable administratif. La création ou la modification d un client ou d un contact sera fait en moins de 24 heures par le Service des finances et vous en serez avisé par courrier électronique. La facture externe 13
CRÉATION/MODIFICATION D UNE FICHE-CLIENT EXTERNE En rouge: information obligatoire à la création d'un client ATTENTION : Les encadrés «Client à but non lucratif Liste des catalogues client paiement par carte de crédit» sont réservés à la création d un client dans le module «Commande client». Opération demandée: Création Modification No. client: Nom de l'entreprise - LE CLIENT (ex. Agriculture Canada) Langue d'usage Devise Client à but non lucratif Oui Non Adresse de facturation (là où vous expédiez la facture) Division, Laboratoire, Centre Numéro municipal et rue CP, Succursale (s il y a lieu) Ville Province/État Pays Code postal/zip code Téléphone (format no. tél. : 418/656-3298) Indicatif pays : No. tél. : Poste : Télécopieur Indicatif pays : No. tél. : Adresse de destination (là où vous expédiez la marchandise) Division, Laboratoire, Centre La facture externe 14
Numéro municipal et rue CP, Succursale (s il y a lieu) Ville Province/État Pays Code postal/zip code Téléphone (format no. tél. : 418/656-3298) Indicatif pays : No. tél. : Poste : Télécopieur Indicatif pays : No. tél. : Liste des catalogues client Création d'un contact Prénom et Nom Titre (directeur, vice-prés. etc) Courriel Téléphone (format no. tél.: 418/656-3298) Indicatif pays: No. tél.: Poste: Télécopieur Indicatif pays: No. tél.: Paiement par carte de crédit Oui Non Compléter le formulaire, faire un copier/coller dans le corps du courrier électronique que vous enverrez à Creation_Client@sf.ulaval.ca La facture externe 15
FACTURATION D UN CLIENT EXTERNE Le menu facturation doit être utilisé lorsqu une unité administrative désire facturer un client externe, c est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant. Une fois les informations saisies à l écran, un numéro est attribué au formulaire de facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; le formulaire devient alors une facture officielle. Chaque facture a son pendant dans le module des Comptes à recevoir. L unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l expédie au client. La suite des opérations, c est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l encaissement et le recouvrement, s effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et accessibles par tous les intervenants. ACCÈS AU FORMULAIRE DE FACTURATION Pour accéder au formulaire de saisie, ciblez le menu hiérarchique suivant : Ou Facturation Mise à jour - Facture standard>ajout valeurs Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Ou Le menu principal et le lien Factures standard La facture externe 16
Source UL fournisseur dans entité UL Type facture : GE pour générale Source AU fournisseur dans entité AU Type facture : AU pour autre organisme Fournisseur Fournisseur Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l enregistrement. Client facturation : Numéro du client dans la base de données. Bouton pour ajouter le formulaire. DESCRIPTION DU FORMULAIRE DE FACTURATION L EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1) La facture externe 17
L état du formulaire Cet encadré nous indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture lorsque l enregistrement aura été fait (pour l instant le champ est identifié NEXT); la devise associée au client choisi est affichée (CAD). Contrôle facturation Le type de facture et la source sont des valeurs qu on saisie lorsque l on accède au formulaire. «Type» Le type de facture détermine le fonds et le numéro de compte de contrepartie utilisé dans les Comptes à recevoir (compte CDr). La plupart des unités administratives génèrent des factures de type GE (facture générale). Si vous devez utiliser un autre type de facture, cliquez sur la loupe pour obtenir la liste, puis sélectionnez le type désiré. «Statut» Le statut est un indicateur qui nous situe sur l évolution du traitement de la facture. Le statut d une nouvelle facture est «NEW» tant et aussi longtemps que le statut n est pas changé pour «RDY: Prêt à facturer», le traitement pour la rendre officielle ne peut être effectué. Le statut «HOLD» nous permet de bloquer une facture et d y revenir plus tard. Le statut «CAN» est attribué à une facture qu on veut La facture externe 18
annuler. Le statut «PND» en attente d approbation, lorsqu un niveau supérieur d approbation est demandé dans l unité. «Fréquence» Par défaut, le champ «Fréquence» nous indique «Unique». «Date de la facture» Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une date précise, on peut l inscrire dans ce champ, mais on aura pris soin de vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le Service des finances transmet les dates de fermeture des périodes comptables par courriel. On peut également obtenir cette information en consultant le site web. Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la période comptable est fermée, un avertissement s affichera lorsqu on sélectionnera le statut RDY. Il suffit de corriger la date, sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir. Choix de la devise Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est associée à l emplacement géographique de l entreprise. Il peut arriver que nous ayons à facturer un client dans une devise autre que la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle devise au tout début de la saisie. Sélectionnez la devise désirée en utilisant le bouton suivant Cliquez sur la loupe, puis sur le bouton «rechercher» pour obtenir la La facture externe 19
liste des devises. Sélectionnez la devise puis confirmez avec le bouton OK «Le client» Le numéro du client que vous voulez facturer apparaît dans le champ «Cl. Fact.»..Cette valeur est saisie lorsqu on accède au formulaire de facturation. Le nom du client est également affiché. L adresse du client peut être vérifié à la page «Données adresse» en cliquant sur le lien «Adresse» Les informations supplémentaires Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seuls les conditions de paiement apparaîtront sur la facture expédiée au client. En général, ces champs ne nécessitent pas de saisie. «D. début/fin» Champ non utilisé par les unités administratives «Format : CRYSTAL» «CRYSTAL» est la valeur par défaut de ce champ. Cela signifie que l impression de la facture se fait à l aide de ce type de rapport. «Cond. pmt : F30JR» Par défaut, les conditions de paiement sont Net 30 jours. L autre condition possible est Dû immédiatement. «D. compt.» Ce champ sera utilisé pour qu une transaction s inscrive dans une période comptable précise, lorsque le Service des finances le permet. (Ex. transaction effectuée le 10 avril avec date comptable du 31 mars) La facture externe 20
«Cpte : 992100» Le compte indiqué ici est le compte débiteur de contrepartie; il est associé au type de factures. Il s agit du compte où s inscrira la transaction dans le module des comptes à recevoir. Ce compte sera crédité au moment de l encaissement. Si le client vous a fourni un numéro de commande, saisir ce numéro dans le champ No réf. BC. Lorsque le client vous expédie un bon de commande, l adresse à laquelle vous devez expédier la facture y est inscrite. Cette adresse correspond généralement à l emplacement principal de facturation. Le spécialiste Dans chaque unité administrative qui effectue de la facturation, une personne est désignée comme «Spécialiste» pour la facturation. Cette personne est celle qui pourra fournir au client de l information supplémentaire sur la facture. Le nom du spécialiste peut être changé en saisissant le code d utilisateur de la personne désirée dans le champ «Spécialiste». Si vous connaissez l IDUL de la personne à indiquer inscrivezle manuellement, sinon faites la recherche en inscrivant les deux premières lettres du prénom et les trois premières lettres du nom de famille de la personne. Cliquer sur la loupe à droite du champ. Il se peut que le nom de la personne que vous voulez indiquer ne soit pas dans la liste; vous devrez alors demander qu il y soit ajouté en complétant le formulaire «création/modification d une fiche-client interne» que vous trouverez sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». Si vous changez le spécialiste, pensez aussi à modifier le numéro de téléphone de celui-ci dans le champ «Téléphone facturation». La zone des liens hypertexte Cette zone comprend les liens qui vous permettent d accéder à certaines pages du formulaire de facture externe. La facture externe 21
Les liens «Suiv.» et «Préc.» du bouton «Série pages» permettent d obtenir dans l ordre, les pages nécessaires à la saisie complète d une facture externe. Ces liens accélèrent la saisie du formulaire. L ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE) Pour obtenir cette page, cliquez le lien Adresse ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». Par défaut, c est l adresse principale du client qui est affichée. Utilisez la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les autres valeurs. Le nom de la personne que l on retrouve dans le champ «Contact» apparaîtra sur la facture. Un contact est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées. Utilisez la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d obtenir les noms des contacts créés pour le client. Si le contact inscrit dans le fichier n est pas approprié pour une facture en particulier ou s il s agit d un contact occasionnel, vous pouvez saisir le nom d une autre personne dans le champ «Nom». Ce nouveau nom apparaîtra sur l original de la facture que vous expédierez à votre client. Cependant, ce nouveau contact ne sera pas inscrit dans la fiche client à moins que vous en fassiez la demande au Service des finances en utilisant le formulaire «création/modification d une fiche client interne» que l on retrouve sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Boîte à outils». LE COMMENTAIRE D EN-TÊTE (EN-TÊTE COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquez le lien Commentaires ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 22
Un dernier élément permet de compléter l en-tête de la facture, il s agit de l en-tête commentaire.. Lorsque cette note est utilisée, elle doit contenir de l information qui a trait à l ensemble du document. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si vous désirez qu un commentaire demeure à l interne, vous devez cocher la case «Interne seulement». Pour faciliter les démarches de recouvrement, veuillez indiquer dans le commentaire d entête une adresse courriel pour rejoindre un contact chez le client. Ceci est encore plus important lorsque vos factures sont émises pour un autre pays. Pour que ce renseignement demeure à l interne, vous devez cocher la case «Interne seulement». Si le commentaire à inscrire est plus long que 256 caractères, ajoutez-en un deuxième en utilisant le bouton, sinon la partie du message dépassant 256 caractères, sera tronquée. Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le bouton. LES LIGNES DE DESCRIPTIONS (LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1) Pour obtenir cette page, cliquez l onglet «Lignes données générales 1» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 23
Une fois la saisie de l information commune à l ensemble du document effectuée, on passe à la saisie des lignes de description des produits et services rendus au client. À chacune des lignes de description seront ensuite associées les lignes de répartitions comptables de revenu. La description complète de chaque article vendu se fait dans l onglet «Ligne - données générales 1» Le champ «Description» a une longueur de 30 caractères; inscrivez-y un élément précis. C est l information saisie dans ce champ qui apparaîtra dans EXPLO. Pour ajouter une ligne de description, placez votre point d insertion dans un champ de la ligne existante et utilisez la touche Alt + 7 du clavier ou bien cliquer sur le bouton. LES COMBINAISONS COMPTABLES (COMPT. RÉPARTITION REVENUS) Pour obtenir cette page, cliquez le lien «Écrit. Compt» de la page «Lignes données générales 1» ou sélectionnez la page «Compt. répartition revenus» à partir du menu de navigation ou cliquez le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 24
Inscrire les éléments de la combinaison comptable de revenu dans les champs appropriés. Pour répartir sur deux combinaisons comptables, utilisez le bouton pour ajouter des lignes de répartition. Saisir la première combinaison comptable et indiquer le % ou le montant approprié dans les champs ou. Répétez la même action avec la deuxième combinaison comptable. Si votre combinaison comptable n est pas valide, vous obtiendrez un message d erreur. (Voir la section «Que faire avec les messages d erreur»). La facture externe 25
La répartition sur plus d une combinaison comptable est possible seulement si le fonds des combinaisons comptables est le même. Si vous avez des fonds différents, vous devez faire des lignes de description différentes avec chacune leur combinaison comptable. Si vous devez annuler une ligne, placez votre curseur dans l un des champs de la ligne, puis utilisez le bouton. Note : Lorsque vous devez répartir des revenus pour des frais de gestion à une faculté ou à un département, vérifiez auprès du responsable de votre secteur quels sont les pourcentages que vous devez appliquer, car ceux-ci varient d une faculté à une autre. Répart. La plupart des unités administratives n ont pas à utiliser le champ «Répart». Par contre, celles qui ont un volume important de factures et qui utilisent toujours la même combinaison comptable de revenu, peuvent se faire définir un code qui, une fois sélectionné, inscrira automatiquement la combinaison comptable. Pour choisir une valeur pour la répartition, utilisez la loupe, puis sélectionnez la valeur définie pour votre unité administrative. LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES COMMENTAIRES) Pour obtenir cette page, cliquez le lien Commentaires de la page «Compt. répart. Revenus» ou le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 26
Vous pouvez utiliser la boîte de texte de cette page pour compléter la description de l article ou du service facturé. Cette note peut être destinée au client ou s adresser aux intervenants de l Université. Les champs «Standard» et «Type commentaire» ne sont pas utilisés pour l instant. Si vous désirez qu un commentaire demeure à l interne, vous devez cocher la case «interne seulement». Attention : L encadré commentaire ligne facture peuvent contenir jusqu à 256 caractères. Si toutefois vous ajoutez plusieurs boîtes de commentaire de ligne, assurez-vous de ne pas dépasser 3000 caractères pour l ensemble de la facture, sinon vous perdrez l information inscrite après le 3000 ème caractère. LES TAXES (LIGNE DONNÉES TVA) Pour obtenir cette page, sélectionnez la page «Compt. répartition revenus» à partir du menu de navigation ou cliquez l icône à la page «Lignes données générales 1» ou cliquez le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 27
Cliquer sur le bouton pour consulter les valeurs par défaut liées au client dans la base de données. Cliquer sur le triangle La facture externe 28
C est la section «Détails TVA» qui donne l information concernant le taux de taxe applicable pour le client. Pour notre exemple, le client doit payer la TPS seulement. Nous pourrions être appelé à modifier le code de taxe par défaut selon la situation. Par exemple, étant donné que le service facturé est non taxable, nous devrons modifier le code de taxe pour la valeur «SANS TAXE». Pour modifier le code de taxe, cliquez sur la loupe, puis sur le bouton Les codes utilisés sont: CANADA-P: lorsque la TPS seulement est applicable. QUEBEC-P: lorsque les deux taxes sont applicables. SANS TAXE: pour la vente de service. TVH : pour les provinces de l est. (N.B.-N.É. et T.N) Attention : référez-vous au site Web du Service des finances pour connaître les taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l Université. Lorsque vous modifiez le code de taxe, vous pouvez vous assurer que celles-ci ont bel et bien été modifiées de la façon suivante : La facture externe 29
Enregistrer la transaction, puis cliquer sur le lien Sommaire dans la zone des liens. Cliquer sur le bouton Enregistrer l opération Cliquer sur le lien En-tête-données 1 pour revenir au formulaire de saisie de la facture. La facture externe 30
VALIDATION DU FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE Lorsque la saisie du formulaire est complétée, le statut doit être mis à «RDY» afin que le traitement puisse être effectué. Cette action se fait à l onglet «En-tête données générales 1» au champ «Statut». Cliquez sur la loupe pour sélectionner le statut «RDY» Cliquez sur le bouton pour sauvegarder la modification. Le système informatique prendra en charge le formulaire et une fois le traitement terminé, le statut passera à INV. Il est à noter que la validation d une facture se fait en deux traitements. Un premier traitement pour passer le document au statut «INV»; ce traitement s exécute quatre fois par jour. Un deuxième traitement pour exécuter le contrôle budgétaire; ce traitement s exécute trois fois par jour. La facture externe 31
IMPRESSION D UNE FACTURE Pour imprimer une facture officielle, le statut du formulaire doit être à «INV» et le menu à utiliser est «Achèvement et impression». Il faut retenir que l impression d une facture officielle doit se faire sur le formulaire SF-408, que vous pouvez obtenir auprès du Service des finances. Vous devez expédier cette facture au client. Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser : le menu «Impression facture terminée» avec lequel vous ne pouvez imprimer que les factures dont le statut est INV; et le lien «Afficher version imprimable», que l on retrouve dans la page de consultation «Sommaire facture» lorsque le statut de la facture est à INV. le menu «Impression facture pro forma» qui vous permet d imprimer une facture quelque soit son statut, sauf si elle est à INV; le bouton «pro forma» sur la page du formulaire «En-têtes données générales 1» lorsque le statut de la facture est autre que INV; Notez qu une facture dont le statut est «CAN pour facture annulée» ne peut être imprimée. Voici donc chacune des procédures à suivre pour l impression des factures, selon leur statut. Police OCR La police OCR (abréviation du terme anglais optical character recognition) doit obligatoirement être installée sur votre poste de travail pour que votre facture puisse être acceptée par les institutions financières. Voici une façon simple et rapide de s assurer que la police OCR est installée sur votre poste de travail : lors de la visualisation d une facture en format PDF, vous devriez voir au bas de la facture un code qui ressemble à celui-ci : Et non ceci : Si la police OCR n est pas installée sur votre poste de travail, adressez-vous à votre responsable réseau qui en fera l installation. Consultez le site Web du Service des finances dans la section Formation et pilotage de systèmes Support aux utilisateurs pour obtenir la procédure d installation. Pour accéder à ce document, vous devrez vous authentifier avec votre IDUL et votre NIP. Il est également important d installer la police OCR lorsque vous changez votre ordinateur pour un plus récent. La facture externe 32
IMPRESSION D UNE «FACTURE TERMINÉE», STATUT INV MENU D IMPRESSION Pour avoir accès au menu d impression, utilisez le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien Impression facture terminée de la page Accueil utilisateur. Accès au menu : Facturation Génération facture Factures non consolidées - Achèvement et impression Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution défini un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on défini un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton La facture externe 33
La page «Achèvement et impression permet de définir les paramètres de sélection. Les actions à faire dans cette page Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Achèvement et impression» Les paramètres «date traitement» et «no facture» sont cochés par défaut. Options EDI doit être à «Impr. seul». Même si la case «Inclure factures internes» est cochée, ceci n empêchera pas d imprimer une facture externe. Impression d une facture Indiquer l entité, le numéro de formulaire à imprimer ainsi que la source. La source représente le numéro de l unité administrative fournisseur. Impression de plusieurs factures pour un même fournisseur Indiquer l entité, les numéros de facture à imprimer dans les champs «De facture - À facture», ainsi que la source. La facture externe 34
Impression de plusieurs factures avec une source différente pour chaque facture Indiquer l entité, le numéro de formulaire ainsi que la source pour une première facture. Ajouter une boîte pour la sélection d une autre facture avec le bouton et inscrire l entité, le numéro de formulaire et la source pour le formulaire désiré. Vous pouvez ajouter plusieurs boîtes de sélection afin d imprimer plusieurs factures pour un seul traitement. Vérifier les paramètres de sélection sous l onglet «Option impression» Seul le paramètre «Pays» dans la section «Méthode de tri» doit être coché. Tous les autres éléments sont à blanc. Revenir à l onglet Achèvement et impression. Cliquer le bouton Cette action vous amène à la page «Demande répartiteur traitements». Sélectionner «Impression factures Crystal UL Cliquer sur le bouton La facture externe 35
Une nouvelle fenêtre internet s affiche vous informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, la facture en format PDF s affiche. La facture externe 36
Si vous obtenez une page blanche lors de l impression, assurez-vous d avoir : inscrit la bonne source saisi le bon numéro de facture coché la case s il y a lieu vérifier si l adresse du client est active, référez-vous à la rubrique «Recherche-Nom client» du document. à l onglet «Options impression», décocher la case. LIEN «AFFICHER VERSION IMPRIMABLE» Vous pouvez imprimer une facture interne lorsque vous consultez celle-ci à partir du lien Sommaire facture que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» ou en ciblant le menu suivant : Facturation Révision données facturation -Sommaire factures Saisir le numéro de facture à consulter. Lancer la recherche à l aide du bouton. La facture externe 37
Cliquer sur le lien «Afficher version imprimable» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s affiche. La facture externe 38
La facture externe 39
IMPRESSION D UNE «FACTURE PRO FORMA» MENU D IMPRESSION Ce menu permet l impression d un formulaire dont le statut n est pas à INV. Ce document portera la mention facture temporaire et n est pas un document officiel. Accès au menu : OU Facturation Génération facture Factures non consolidées - Impression factures proforma Utiliser le lien Impression facture pro forma dans la page Accueil utilisateur Vous devez ensuite effectuer les mêmes étapes que pour l impression d une «facture terminée» décrite précédemment. Vous obtiendrez alors une facture dont le libellé sera «FACTURE TEMPORAIRE». BOUTON PRO FORMA Vous pouvez imprimer une facture interne au statut autre que «INV» lorsque vous avez le formulaire de saisie à l écran en utilisant le bouton «Pro forma» situé à droite de l écran. Cliquer le bouton «Pro forma» Une fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. La facture externe 40
Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES La page «Registres factures» nous permet d obtenir un rapport des factures selon des besoins spécifiques. En effet, nous pourrions utiliser ce registre pour obtenir les factures que l on a émises en tant que fournisseur, les factures que l on nous a émises en tant que client, les factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou bien les factures générées par une faculté spécifique. Accès à la page : La facture externe 41
Facturation Génération factures Rapport - Registres factures OU Utiliser le lien Registre de factures dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la facture Le contrôle d exécution défini un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on défini un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé, par exemple «Impression» et cliquer le bouton. Utiliser l onglet «Recherche valeur» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton. La facture externe 42
Selon les paramètres utilisés, nous aurons un rapport plus ou moins élaboré. Voici les paramètres disponibles : Paramètre demande rapport Entité UL : Université Laval AU : autres organismes non UL Type fact. GE, INT, RCH, etc. Source Le numéro de l unité fournisseur Exclure factures payées Si la case est cochée, seules les factures non payées seront affichées Données facultatives Projet Pour restreindre le rapport à un projet spécifique Unité débutant par Pour permettre l affichage des factures de toutes les unités d une faculté Sélection intervalle Date de début : Pour indiquer la période désirée Date de fin Sélection des clients Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, quelles soient internes ou externes Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement Client spécifique Pour obtenir les factures d un client spécifique Type client Pour obtenir les factures d un type de client en particulier (employé/étudiant, unité, externe) Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement Cliquer par la suite sur le bouton. La facture externe 43
Sélectionner l un ou l autre des traitements, par numéro de facture ou de client. Cliquer sur. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s affiche vous informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. La facture externe 44
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SAISIE D UN FORMULAIRE DE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE Accéder au formulaire de saisie en ciblant le menu : Facturation Mise à jour - Facture standard>ajout valeur OU Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page : Vérifier l Entité, la modifier si nécessaire Utiliser la loupe et choisir une valeur. Entité :UL organisation de l UL ou AU pour autre organisme ex. Rouge et Or. Saisir le type de facture «GE» Utiliser la loupe et choisir une valeur. La plupart des unités administratives font des factures de type GE. Indiquer la source facture Le numéro de l unité administrative fournisseur est la valeur à saisir. Indiquer le client facturation Le numéro du client est la valeur à saisir. Vous référer à la section Recherche d un client. Cliquer le bouton pour obtenir le formulaire de saisie Le formulaire qui vous permet de saisir les données de votre facture est composé d onglets et de liens qui vous amènent sur différentes pages. À chacune des pages, vous trouvez l encadré suivant qui permet, en utilisant les liens Préc. et Suiv., de passer d une page à l autre et de saisir les différentes informations nécessaires pour produire une facture. La saisie d une facture est plus rapide en utilisant ces liens. La facture externe 46
EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 L onglet «En-tête - données générales 1» regroupe l information commune à l ensemble de la facture. Les actions à faire dans cette page sont : Changer la devise si nécessaire. Utiliser l icône pour choisir la devise. Inscrire le bon de commande du client si nécessaire. Utiliser le champ approprié. La facture externe 47
Vérifier le spécialiste facturation. Faire la modification si nécessaire en saisissant le code d utilisateur et le numéro de téléphone du spécialiste. Pour mettre à jour l information apparaissant à l écran, cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire si nécessaire. Cliquer sur le lien Commentaires Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2 Vous n avez pas d action à faire dans cette page. Cette page est utilisée par le Service des finances. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 48
DONNÉES ADRESSE Vérifier l adresse du client ou choisir l emplacement si nécessaire. Cliquez la loupe vis-à-vis du champ «Emplacement», pour effectuer votre choix. Vérifier ou sélectionner le contact. Cliquez sur la loupe à droite du champ «Contact» pour sélectionner le contact. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 49
EN-TÊTE - NOTES Ajouter un commentaire, si nécessaire. Ajouter une autre boîte de commentaire si nécessaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 50
LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1 Les actions à faire dans cette page : Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l unité de mesure en cliquant sur la loupe et le prix unitaire. Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» COMPT. RÉPARTITION REVENUS La facture externe 51
Les actions à faire dans cette page sont : Saisir la combinaison de revenu Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» LIGNES COMMENTAIRES Les actions à faire dans cette page sont : Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages» La facture externe 52
LIGNES DONNÉES TVA Les actions à faire dans cette page sont : Cliquer sur le bouton Vérifier si le code de taxes doit être modifié sous la section «Détails TVA» Cliquer le lien Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 53
EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) Les actions à faire dans cette page sont : Changer le statut «NEW» pour «RDY» Enregistrer La facture externe 54
CONSULTATION D UN FORMULAIRE DE FACTURATION Il est possible de consulter un formulaire de facturation quelque soit le statut en utilisant le menu «Révision données facturation Détails factures» ou le menu «Révision données facturation Sommaire factures». RÉVISION DONNÉES FACTURATION DÉTAILS FACTURES Accès à la page de consultation : Facturation Révision données facturation -Détails factures Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». On peut consulter cette facture en utilisant les liens ou encore en utilisant les liens Préc. ou Suiv. du bouton «Série pages». La facture externe 55
Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 56
RÉVISION DONNÉES FACTURATION SOMMAIRE FACTURES Facturation Révision données facturation -Sommaire factures OU Utiliser le lien Sommaire facture dans la page Accueil utilisateur Les actions à faire dans cette page sont: Saisir une ou des valeurs dans les différents champs Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton. La facture externe 57
Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture». Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée. La facture externe 58
MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D UN FORMULAIRE DE FACTURATION Il est possible de modifier les informations sur un formulaire de facturation en autant que le statut de celui-ci n est à pas «INV». Si le statut du formulaire de facturation est à «INV», référez-vous à la section «Correction d une facture». Accès à la page: OU Facturation Mise à jour facture - Facture standard Utiliser le lien Factures standard dans la page Accueil utilisateur Utiliser l onglet «Recherche valeurs» Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Cliquer le bouton La facture externe 59
Ici, la recherche est faite à l aide du numéro de facture qu on a saisi dans le champ «Facture» Il suffit d apporter les modifications désirées, puis sauvegarder en cliquant le bouton. La facture externe 60
Ici la recherche est faite à l aide du numéro de client qu on a saisi dans le champ «Client facturation». Il suffit par la suite de consulter la liste, cliquer sur la facture désirée puis apporter les modifications nécessaires. La facture externe 61
CORRECTION D UNE FACTURE Avant de corriger une facture, vous devez en vérifier le statut; celui-ci doit être à «INV» et la validation budgétaire doit avoir été effectuée sur la transaction; on devrait voir apparaître «Vérif. Budget : V». À cet effet, utiliser le lien Sommaire facture sur la page «Accueil utilisateur» pour effectuer la vérification. Si le statut est différent de «INV», vous référer à la section «Modification d un formulaire de facturation» pour savoir comment récupérer un formulaire non finalisé. Deux types de corrections sont possibles : Créditer une facture et créditer et refacturer une facture. CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) Cette action est choisie lorsque l on veut annuler une facture et ne pas en émettre une nouvelle. Le système émet une note de crédit. Accès à la page: Facturation Mise à jour - Correction facture complète OU Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur Saisir une ou des valeurs dans les différents champs. La facture externe 62
Utiliser le numéro de facture à créditer, ou le numéro de client facturation pour obtenir la liste des factures de ce client. Ici la recherche est faite à l aide du numéro de facture. Cliquer le bouton Cette action vous amène à la page «Correction facture complète» Les actions à faire dans cette page : Sélectionner l action désirée en cochant le bouton «Créditer facture complète» puis cliquer le bouton. Une fois l action enregistrée, un numéro apparaît dans le champ «Facture créditée»; c est la note de crédit émise par le système. Le lien En-tête données 1 devient actif. Si vous désirez consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette action amène à l écran la note de crédit. Note : Habituellement nous n avons pas à modifier une note de crédit. Par contre, il arrive que dans certains cas nous devions intervenir. Par exemple, si la devise est USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure sur la facture initiale, vous devrez modifier le taux sous l onglet «En-tête - données générales 2». Sélectionnez «Source: Util» et indiquer le taux apparaissant sur la facture initiale pour que le montant en dollar canadien soit identique dans vos livres budgets. La facture externe 63