UNION OF CANADIAN CORRECTIONAL OFFICERS SYNDICAT DES AGENTS CORRECTIONNELS DU CANADA CSN POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ET DU SALAIRE Version de fevrier 2009
TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...1 LIGNES DIRECTRICES...1 TAUX...2 DÉJEUNER...2 DÎNER...2 SOUPER...2 HÉBERGEMENT (HÔTEL)...4 REMBOURSEMENT DE FRAIS ADDITIONNELS DE GARDE D ENFANTS...5 REMBOURSEMENT DU SALAIRE PERDU...6 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT...7 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE STATIONNEMENT...8 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN TAXI...8 REMBOURSEMENT DES FRAIS D APPELS INTERURBAINS...9 AVANCES...9 RAPPORT D ACTIVITÉ...9
INTRODUCTION Les règles qui suivent sont basées sur des politiques en vigueur à la CSN. Ces lignes directrices ont pour but de déterminer les sommes équitables qui doivent être remboursées relativement à des dépenses réellement reliées à des activités syndicales. LIGNES DIRECTRICES Le syndicat rembourse les dépenses autorisées, justifiées et déboursées par un membre dans le cadre d activités syndicales, conformément aux normes énoncées ci-dessous. Seuls l Assemblée générale nationale de UCCO-SACC-CSN ou l Exécutif national sont habilités à modifier ces règles. Lorsqu une personne en congé pour activités syndicales est appelée à se déplacer à l extérieur de son lieu de travail dans le cadre d activités syndicales, elle a droit à une allocation quotidienne basée sur les taux définis par le syndicat. Les frais de déplacement et de séjour spécifiés dans ce document incluent les taxes et les pourboires, s il y a lieu. Les demandes de remboursement n entraînent pas automatiquement le remboursement des frais. Une demande est justifiée ou non selon, par exemple, l activité à laquelle participe le membre. Les frais ne sont remboursés que lorsqu ils ont été encourus et réclamés, c est à dire lorsque les activités ont réellement donné lieu à des dépenses. Les barèmes utilisés dans les présentes règles ont été approuvés par l Assemblée générale nationale de UCCO-SACC-CSN ou par l Exécutif national de UCCO-SACC-CSN. Politique de remboursement 1
TAUX Taux utilisés par UCCO-SACC-CSN depuis le 1 er juillet 2005 : Déjeuner 13,00 $ Dîner 15,00 $ Souper 30,00 $ Hébergement (hôtel) 120,00 $ Déjeuner Les frais de déjeuner sont remboursés si : 1. L hébergement à l extérieur de la ville, la nuit précédant une activité syndicale, est remboursé. 2. La personne quitte son domicile plus tôt que d habitude, le matin, pour se rendre à une activité, par rapport aux heures régulières de travail de cette personne et du temps de déplacement habituellement nécessaire. Pour les besoins de cette règle, plus tôt que d habitude signifie 6 heures du matin. 4. Le déjeuner constitue l activité ou l une des activités prévues. Dîner Les frais de dîner sont remboursés si : 1. La réunion débute dans l avant-midi, se poursuit dans l après-midi et se déroule à l extérieur du lieu de travail habituel. 2. Il y a une activité pendant la période du repas dans la localité où se trouve le lieu de travail. (L autorisation du comité exécutif est requise.) Souper Les frais de souper sont remboursés si : 1. Une réunion se déroulant en après-midi se termine après 18 h, compte tenu du temps de déplacement pour rentrer à domicile, s il y a lieu. Politique de remboursement 2
2. Une activité se déroulant en soirée oblige une personne à souper à l extérieur de son domicile. 3. Il y a une activité pendant le souper. 4. La réunion débute le lendemain matin et la personne doit faire un trajet de 200 km (aller simple) pour y participer. Politique de remboursement 3
Hébergement en hôtel Allocation pour l hébergement en hôtel On ne doit utiliser une chambre d hôtel que si les circonstances l exigent, compte tenu de l heure à laquelle une activité se termine, de la distance à parcourir et de l endroit où la personne concernée doit se trouver le lendemain. Lorsque des frais sont encourus pour l hébergement, ils peuvent être remboursés : Pour la nuit précédant l activité, si : 1. la réunion débute le lendemain matin et que la distance à parcourir pour y participer dépasse 250 km (aller simple); 2. dans le cas d une réunion commençant avant 10 h, la distance de référence est ajustée en fonction de l heure où débute l activité syndicale. Par exemple, lorsque le début de l activité syndicale est prévu pour 10 h, l heure de référence concernant le début de l activité correspond à celle qui est inscrite sur l avis de convocation à cette activité. La période d inscription est exclue, ainsi que le temps consacré à d autres activités telles que l établissement du droit de la personne au remboursement de ses frais d hébergement. Pour la journée de l activité, si : La réunion se poursuit le jour suivant et la distance à parcourir, compte tenu de l heure à laquelle se termine la réunion, implique que la personne arriverait à son domicile après 22 h. La nuit suivant l activité, si : En général, si des frais d hébergement sont encourus pour la nuit suivant la dernière journée d une réunion, ils pourront être remboursés si la distance à parcourir, compte tenu de l heure à laquelle se termine la réunion, implique que la personne arriverait à son domicile après 22 h. Politique de remboursement 4
REMBOURSEMENT DES FRAIS ADDITIONNELS DE GARDE D ENFANTS Un ou une membre qui participe à des réunions syndicales en dehors de ses heures normales de travail ou de sa semaine normale de travail, et cela sa ns compensation, a droit au remboursement par le syndicat des frais de garde additionnels entraînés par cette participation. 1. Ces frais sont remboursés sur présentation d un reçu indiquant la date, l heure de l activité et le nombre d enfants. 2. Pour donner droit au remboursement, la dépense doit avoir été faite par des personnes qui ont des enfants de 16 ans et moins. 3. Le remboursement des frais de garde, conformément à ces règles, peuvent être réclamés pour un enfant âgé de 16 à 18 ans qui a besoin de services de garde en raison d une déficience physique ou intellectuelle. 4. Si les deux parents et/ou conjoints participent à des réunions pendant la même période de temps, seul un des deux aura droit au remboursement des frais de garde; les frais de garde ne doivent pas tenir lieu de compensation pour un parent ou un conjoint. 1 enfant 2 enfants 3 enfants chaque enfant additionnel Avant-midi 10 $ 15 $ 20 $ 5 $ Après-midi 10 $ 15 $ 20 $ 5 $ Période de transition* 10 $ 15 $ 20 $ 5 $ (entre 17 h et 19 h) Soirée (après 19 h) Nuit (après minuit) 10 $ 20 $ 20 $ 5 $ 20 $ 30 $ 40 $ 5 $ * Les frais de garde encourus pour la période de transition ou pour acquitter une amende de retard à un service de garde donnent droit à une compensation de 10 $ pour un enfant plus 5 $ par enfant additionnel. Politique de remboursement 5
REMBOURSEMENT DU SALAIRE 1. Lorsqu une personne dont la présence au travail était prévue à l horaire doit demander un congé de travail sans solde pour participer à une activité syndicale (code 998 de congé). Aucune déduction ne sera prise du salaire de membres. L'union remboursera le S.C.C pour le congé sans salaire. 2. Aucun salaire n est payé par le syndicat à une personne en congé avec solde pour du travail syndical. 3. Le salaire réellement perdu correspond à ce qu une personne, dont la présence au travail était prévue à l horaire, recevrait si elle était au travail, y compris tout les avantages sociaux et primes applicables, mais à l exclusion des heures supplémentaires. 4. Une personne qui est retraitée, en congé de maladie, en congé payé ou qui reçoit des prestations pour accident du travail, des prestations d assurance salaire, ou des prestations d un régime d indemnisation privé ou public est considérée comme étant en congé autorisé et, par conséquent, n a pas droit au remboursement du salaire. 5. Les heures supplémentaires ne sont jamais remboursées. 6. Le déplacement ne devrait pas donner lieu à une compensation si la distance à parcourir et l heure à laquelle débute une activité rend la chose possible. Il faut être réaliste en ce qui concerne le temps requis pour le déplacement, dans des conditions acceptables. 7. Tout salaire correspondant à des heures consacrées à des activités syndicales qui n est pas payé par l employeur ou facturé au syndicat par celui-ci est payé sur présentation du formulaire de Demande de remboursement du salaire, disponible au bureau d UCCO-SACC-CSN, et soumettre au bureau de comptabilité CSN afin que les déductions à la source et contributions aux régimes universels adéquates soient faites. 8. Tous les formulaires de Demande de remboursement du salaire doivent être accompagnés d une copie de l autorisation de congé sans solde signée par l employeur et d une copie d un talon de chèque récent (d au plus 60 jours) du membre concerné, ce qui permet de confirmer le taux salarial du ou de la membre. 9. Tous remboursements de salaire devraient être soumis au bon Politique de remboursement 6
responsable syndical au co urs de 60 jours de la date d activité pour être éligible pour paiement. Politique de remboursement 7
REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT La ligne directrice de base est le remboursement du coût de l utilisation des transports en commun. Si ceux-ci sont inefficaces ou déficients, la demande de remboursement des frais peut se justifier, sur la base du nombre de kilomètres parcourus. Cependant, l utilisation d une automobile ne devrait pas avoir pour conséquence qu une personne réclame le remboursement de frais supérieurs à ce à quoi elle aurait eu droit si elle avait utilisé les transports en commun. L activité se déroule dans le lieu de travail : 1. Les frais de déplacement sont remboursés si la personne n était pas inscrite à l horaire de travail. 2. Les frais de déplacement ne sont pas remboursés si la personne est en congé pour activités syndicales. L activité se déroule loin du lieu de travail : 1. Lorsque la personne est en congé pour activité syndicale, ses frais de déplacement à partir de son domicile sont remboursés. 2. Si la personne n est pas inscrite à l horaire de travail, ses frais de déplacement à partir de son domicile sont remboursés. Les frais de déplacement sont remboursés selon les tarifs suivants : 1. Le remboursement correspond au coût de l utilisation des transports en commun ou à 0,51 $ le kilomètre si l utilisation des transports en commun ne s applique pas et si la personne utilise son véhicule. 2. Le tarif kilométrique est remboursé si la personne utilise effectivement son véhicule. 3. Il est logique, désirable et constitue une application concrète des valeurs syndicales que les personnes qui se rendent à une réunion se déplacent collectivement; dans ce cas, seuls les frais encourus par la personne utilisant réellement son véhicule sont réclamés et remboursés. Politique de remboursement 8
4. Les noms des personnes transportées par covoiturage doivent être inscrits sur le rapport d activité de la personne réclamant le remboursement des frais de déplacement. 5. Le nombre de kilomètre remboursés est basé sur la distance nécessaire réellement parcourue pour participer aux activités syndicales. 6. Le syndicat ne rembourse pas les frais liés à des infractions au règles de stationnement, de la circulation ou autres découlant de l utilisation d un véhicule. 7. Le coût de l utilisation des transports en commun, dont la réservation est faite sept jours à l avance, réellement déboursé peut être réclamé comme frais de déplacement. Le reçu pour l achat du billet d autobus, de train, d avion ou de traversier doit être présenté. 8. Un ou une membre qui utilise son propre véhicule ou un véhicule de location doit s assurer que ce véhicule est en bon état de marche; par conséquent, aucune dépense effectuée par le ou la membre en raison d un problème mécanique ou d une panne ne peut faire l objet d une réclamation et d un remboursement par le syndicat. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE STATIONNEMENT Les frais de stationnement liés à une activité syndicale sont remboursés sur présentation de pièces justificatives (reçus) lorsque l activité se déroule loin du lieu de travail. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT EN TAXI 1. Les frais de déplacement en taxi sont remboursés pour les réunions à l extérieur du lieu de travail sur présentation de pièces justificatives (reçus) et à condition que ces frais aient été autorisés par l exécutif du syndicat. 2. Ce moyen de transport peut être utilisé lorsqu il est plus économique pour le syndicat que l ensemble des coûts de stationnement et de kilométrage qui pourraient être réclamés par les membres participant à l activité. Politique de remboursement 9
REMBOURSEMENT DES FRAIS D APPELS INTERURBAINS Si un ou une membre débourse des frais d appels interurbains dans le contexte d un travail effectué pour le syndicat, cette personne peut réclamer le remboursement de ces frais en joignant une copie de son état de compte de téléphone à son rapport d activité et en indiquant les appels que le syndicat doit rembourser. AVANCES 1. Le syndicat peut fournir une avance de dépense à un ou une membre lorsqu une activité doit se dérouler à l extérieur de la localité où se situe le lieu de travail. Les montants seront ajustés après le retour du membre et conformément au rapport d activité, sur présentation des pièces justificatives nécessaires. 2. Le montant avancé ne doit pas dépasser la somme estimée des frais remboursés normalement pour cette période d activité. RAPPORT D ACTIVITÉ 1. Seuls les frais réellement payés peuvent faire l objet d une réclamation et d un remboursement. 2. Pour être remboursés, les frais payés doivent être réclamés dans les 30 jours de l activité approuvée, au moyen du formulaire de Rapport d activité utilisé par le syndicat et accompagné des pièces justificatives appropriées (reçus), s il y a lieu. 3. Indiquer, jour après jour, les activités pour lesquelles des sommes sont réclamées, y compris le déplacement, et indiquer l heure de début et de fin de chaque activité. Sur le rapport d activité, indiquer : 1. Le nom de la personne qui soumet la réclamation; 2. Son numéro d assurance sociale (NAS) s il y a demande de remboursement de salaire; 3. Le lieu de résidence ou le lieu de travail pour le calcul des distances parcourues, s il y a lieu; Politique de remboursement 10
4. La ville et l endroit où l activité se déroule; 5. La nature de l activité syndicale doit être clairement indiquée; 6. Tous les frais dont on réclame le remboursement doivent être décrits en détails; 7. Indiquer le nombre de kilomètres parcourus pour chaque activité si le remboursement des frais de plus d une activité est demandé; 8. Le rapport d activité doit être rempli et signé par la personne soumettant la demande; 9. Il est de la responsabilité du membre qui soumet une demande de remboursement de s assurer que la demande est dûment complétée, soumit au bon officier du syndicat pour paiement et à l intérieur de 60 jours à partir de la date de l activité, à moins que la région ou la section locale ait adopté un limite de temps plus courte, et que ce délai est applicable pour la demande à ce niveau. Politique de remboursement 11