2014 AIDE-MEMOIRE Forprev Processus de demande supplémentaire d habilitation Version 2 Page 1 sur 32
Sommaire SOMMAIRE... 2 ETAPES DE REALISATION D UNE DEMANDE SUPPLEMENTAIRE... 3 1. DESIGNER UN FORMATEUR «REFERENT» PAR HABILITATION... 3 Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation... 3 Enregistrer un formateur «référent»... 4 2. COMPLETER LE TRONC COMMUN ET LES HABILITATIONS... 6 Compléter le tronc commun... 6 Compléter toutes les habilitations... 11 3. CREER LA DEMANDE D HABILITATION... 15 Accéder au détail de l habilitation... 15 Renseigner la demande d habilitation... 16 Enregistrer des formateurs... 19 Rattacher des entités associées... 23 4. MODIFIER D AUTRES ELEMENTS SOUMIS A LA VALIDATION DE LA CNH... 25 Modifier le tronc commun... 25 Renouveler, modifier ou créer une habilitation... 27 5. ENVOYER LA DEMANDE... 28 Vérifier la demande avant envoi... 28 Envoyer la demande... 30 POUR VOUS AIDER SUR FORPREV... 32 Page 2 sur 32
Etapes de réalisation d une demande supplémentaire 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation 2. Compléter le tronc commun et toutes les habilitations 3. Créer la demande d habilitation supplémentaire 4. Effectuer d autres demandes de modifications (tronc commun ou habilitations) 5. Envoyer la demande de modification 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation L ajout d une ou de plusieurs habilitations doit être validé par la CNH, pour envoyer cette demande, il faut, dans un premier temps désigner, un formateur dit «référent» par habilitation. Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés Dans un premier temps, il est nécessaire de référencer au moins un formateur par habilitation (si ce n est pas le cas cf. AIDE MEMOIRE Forprev - De l habilitation à la gestion de sessions) puis d accéder à la Liste récapitulative des formateurs référencés pour vérifier qu un formateur est bien désigné «référent» pour chaque habilitation. Page 3 sur 32
Liste des habilitations de cet organisme Liste des formateurs référencés par cet organisme Dans cet exemple, les deux habilitations de cet organisme de formation disposent d un formateur «référent» identifiable par la coche dans la colonne «Référent». Si un formateur «référent» est enregistré pour des habilitations, accéder directement à la partie 2. Compléter le tronc commun et les habilitations, p. 6, sinon désigner un formateur «référent» comme décrit dans le paragraphe suivant. Enregistrer un formateur «référent» Si toutes les habilitations ne disposent pas d un formateur «référent», accéder à l écran Liste des formateurs rattachés à une habilitation. Référentiels > Formateurs > Rattacher/Détacher formateurs Sélectionner, dans le champ «Habilitations», l habilitation pour laquelle il faut désigner un formateur «référent». Page 4 sur 32
Si un nombre important de formateurs est référencé, sélectionner dans la liste «Formateur», le formateur voulu. Cliquer ensuite sur. Les formateurs rattachés à cette habilitation s affichent. Cocher la case «Référent» pour le formateur souhaité puis cliquer sur. Répéter les actions de ce paragraphe pour toutes les habilitations qui ne disposent pas d un formateur «référent». Pour vérifier que vos enregistrements ont bien été pris en compte, accéder à la page Liste récapitulative des formateurs référencés comme expliqué dans le paragraphe précédent. Page 5 sur 32
2. Compléter le tronc commun et les habilitations Si les données de votre organisme de formation ont été reprises dans Forprev en octobre, il vous faut renseigner un certain nombre de champs avant de réaliser une demande d habilitation supplémentaire, en suivant la procédure ci-dessous. Si votre organisme de formation n a pas été concerné par la reprise de données du mois d octobre vérifiez les données saisies en suivant la procédure ci-dessous. Compléter le tronc commun Le tronc commun regroupe l ensemble des informations sur l entité habilitée. Accéder au détail du tronc commun Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l onglet. La page Détails du tronc commun s affiche. La «Version» est à «Figée». Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de compléter ou modifier ces champs. Page 6 sur 32
Information de l entité Demande OF/Entreprise Champ non modifiable. L'OF (organisme de formation) forme des stagiaires extérieurs à sa structure et dispose d'un numéro de déclaration d'existence. L'entreprise forme ses propres salariés. Régime général Champ non modifiable. Raison sociale Champ non modifiable. Pour modifier ce champ, contacter le support Forprev, en cliquant en haut de page sur. Nom commercial Champ modifiable et non obligatoire. Pour les organismes de formation, nom qui sera publié sur le site Forprev à destination du public. Structure nationale Champ modifiable sous réserve de validation par la CNH. Le changement de ce champ de «Non» vers «Oui» est soumis à la validation de la CNH. La modification de ce champ sera possible avant l envoi de la demande de modification, cf. 4. Modifier d autres éléments soumis à la validation de la CNH - Modifier le tronc commun, p. 25. Responsable de l organisme / l entreprise Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Fonction» pour le responsable de l entreprise. Page 7 sur 32
Correspondant habilitation entité Les informations sur le correspondant habilitation entité sont modifiables directement depuis le détail de l utilisateur en passant par le menu : Administrateur > Utilisateurs DEM. Entité Renseigner les champs relatifs à l entité. Statut juridique Sélectionner dans la liste déroulante le «Statut juridique» correspondant. Page 8 sur 32
Date de création Saisir la date de création de l organisme de formation. Code NAF Champ obligatoire, modifiable uniquement s il est vide. Saisir le code NAF en renseignant les premiers chiffres, puis sélectionner le code adéquat dans la liste déroulante. N de déclaration d existence Saisir les 11 caractères sans espace. Certificats entités Certifications détenues par l entité demandeuse (qualité, CACES, qualification professionnelle ). Exemple : ISO 9001 Domaines interventions Ensemble des activités de l entité demandeuse. Expérience prévention Expérience dans le champ de la prévention des risques professionnels. Page 9 sur 32
Partenariats Partenariats conclus dans le cadre des activités de formation (autres OF, entreprises ou commune mettant à disposition du matériel ou des locaux, ) ou dans le cadre de la prévention des risques professionnels (caisse de rattachement, services de santé, tout acteur de la prévention des risques pros en France, ) Effectif de l entité Effectif formateurs de l entité Site web Champ facultatif. Information qui apparaitra sur le site Forprev à destination du public. Nombre d échelon Champ obligatoire, modifiable sous réserve de validation par la CNH. Ce champ sera modifiable avant l envoi de la demande pour instruction. Enregistrer les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés, il est possible d enregistrer les informations modifiées. Cliquer sur pour finaliser les modifications. Page 10 sur 32
Compléter toutes les habilitations Il faut compléter les champs obligatoires de toutes les habilitations, même si elles ne sont pas concernées par la demande de modification. Accéder au détail d une habilitation Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l habilitation à compléter. La page Détails de l habilitation s affiche. Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de compléter ou modifier ces champs. Page 11 sur 32
Détail d une habilitation SST. Détail d une habilitation Prap, CPS ou RPS. Expérience Rubrique présente uniquement pour les habilitations SST de niveau 1 ou 2. Renseigner les champs de cette rubrique. Page 12 sur 32
Nombre de sessions de formations initiales Nombre de sessions de formations initiales réalisées lors de l'année précédente. Partenariats éventuels Champ facultatif. Motivations Indiquer en quoi il est important, pour son activité et son développement, de dispenser les formations pour lesquelles l habilitation est demandée. Présenter un véritable projet de mise en œuvre et développement de cette activité. Moyens humains Nombre de formateurs pour le domaine/niveau Formateurs de la demande Liste des formateurs rattachés au domaine/niveau de l habilitation. Moyens logistiques et pédagogiques Renseigner les champs «Matériels pédagogiques», «Ressources documentaires» et «Conformité et accessibilité des référentiels». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les Page 13 sur 32
avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Liste complète du matériel utilisé par l entité pour dispenser la formation (exemple : présentation d un «kit» remis aux formateurs Documentation générale mobilisée par l entité dans le cadre des formations dispensées dans le domaine/niveau considéré Moyens mis en œuvre pour permettre l accès aux formateurs et aux stagiaires des documents de référence Promotion et communication Renseigner les champs «Actions de promotion et de communication» et «Outils de communication». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Salons, conférences, (Fournir des exemples) Site internet, catalogues, (Fournir des exemples) Adaptation pédagogique Renseigner les champs «Méthodes pédagogiques», «Organisation de l alternance», «Suivi de la formation», «Intervenants extérieurs», «Place des NTIC» et «Evaluation, démarche qualité». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en œuvre dans le cadre des formations du domaine/niveau concerné? Comment la formation est-elle séquencée dans son alternance entre face-à-face pédagogique et retour au poste de travail. Quels sont les travaux intersession éventuels? Quelles sont les actions de suivi post-formation mises en œuvre par l entité auprès des stagiaires? Quels sont les partenaires prévention mobilisé dans le cadre du faceà-face pédagogique? Quelles sont les technologies utilisées et comment? (logiciels de présentation, outils en ligne ) Quelles sont les actions visant à améliorer la qualité des formations dispensées (formations des formateurs, enquêtes de satisfaction)? Page 14 sur 32
Entités de la demande Liste des entités rattachées à l habilitation. Pour créer des entités associées et/ou les rattacher à des habilitations se référer au document Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Finaliser les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés cliquer sur. Accéder à une autre habilitation en reprenant les actions à partir du point : Compléter toutes les habilitations, p. 11. Il faut compléter les champs obligatoires de toutes les habilitations, même si elles ne sont pas concernées par la demande de modification. 3. Créer la demande d habilitation Avant de créer la demande supplémentaire d habilitation, bien veiller à ce que tous les champs obligatoires du tronc commun sont bien renseignés (cf. Compléter le tronc commun, p. 6). Il ne sera plus possible à partir de ce point d effectuer des modifications sur le tronc commun. Accéder au détail de l habilitation Habilitations > Demande d habilitation supplémentaire La page Détails de l habilitation vide s affiche. Page 15 sur 32
Renseigner la demande d habilitation Renseigner l ensemble des champs comme décrit ci-après. Domaine/Niveau Sélectionner dans la liste déroulante le domaine/niveau de l habilitation demandée. Expérience Rubrique présente uniquement pour les habilitations SST de niveau 1 ou 2. Renseigner les champs de cette rubrique. Nombre de sessions de formations initiales Nombre de sessions de formations initiales réalisées lors de l'année précédente. Page 16 sur 32
Partenariats éventuels Champ facultatif. Motivations Indiquer en quoi il est important, pour son activité et son développement, de dispenser les formations pour lesquelles l habilitation est demandée. Présenter un véritable projet de mise en œuvre et développement de cette activité. Moyens humains Nombre de formateurs pour le domaine/niveau Formateurs de la demande L ajout des formateurs ne sera possible qu après le premier enregistrement de la demande. Moyens logistiques et pédagogiques Renseigner les champs «Matériels pédagogiques», «Ressources documentaires» et «Conformité et accessibilité des référentiels». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Liste complète du matériel utilisé par l entité pour dispenser la formation (exemple : présentation d un «kit» remis aux formateurs Documentation générale mobilisée par l entité dans le cadre des formations dispensées dans le domaine/niveau considéré Moyens mis en œuvre pour permettre l accès aux formateurs et aux stagiaires des documents de référence Promotion et communication Page 17 sur 32
Renseigner les champs «Actions de promotion et de communication» et «Outils de communication». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Salons, conférences, (Fournir des exemples) Site internet, catalogues, (Fournir des exemples) Adaptation pédagogique Renseigner les champs «Méthodes pédagogiques», «Organisation de l alternance», «Suivi de la formation», «Intervenants extérieurs», «Place des NTIC» et «Evaluation, démarche qualité». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en œuvre dans le cadre des formations du domaine/niveau concerné? Comment la formation est-elle séquencée dans son alternance entre face-à-face pédagogique et retour au poste de travail. Quels sont les travaux intersession éventuels? Quelles sont les actions de suivi post-formation mises en œuvre par l entité auprès des stagiaires? Quels sont les partenaires prévention mobilisé dans le cadre du faceà-face pédagogique? Quelles sont les technologies utilisées et comment? (logiciels de présentation, outils en ligne ) Quelles sont les actions visant à améliorer la qualité des formations dispensées (formations des formateurs, enquêtes de satisfaction)? Entités de la demande Liste des entités rattachées à l habilitation. Pour créer des entités associées se référer au document Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Page 18 sur 32
Enregistrer la demande Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés cliquer sur. Enregistrer des formateurs Une fois que la demande d habilitation a été enregistrée une première fois, il est possible d enregistrer des formateurs. Sur la page Détails de l habilitation, dans la rubrique Formateurs de la demande, cliquer sur. La page Détail formateur s affiche. Renseigner les champs comme décrit ci-après. Identité formateur Champ «N Forprev» Champ facultatif. Si le formateur est déjà enregistré dans Forprev (en tant qu utilisateur, stagiaire ou formateur) saisir son n Forprev. Champs «Civilité», «Nom», «Prénom», «Date de naissance» Champs obligatoires. Saisir les informations sur l identité du formateur. Veiller à l exactitude des informations saisies pour éviter la création de doublons. Page 19 sur 32
Champ «Adresse Mail» Saisir l adresse mail du formateur. Sur cette adresse seront envoyés les identifiants du formateur. L adresse mail renseignée doit être celle du formateur. Champ «Référent» Indique si le formateur est le référent pour l'habilitation du domaine/niveau concerné. Il faut enregistrer un référent unique par domaine/niveau. Qualification pour domaine et niveau Champ «Qualification» Sélectionner la qualification dont dispose le formateur dans la liste déroulante. Page 20 sur 32
Champ «Date de délivrance» Champ facultatif. Date de la formation initiale ou du dernier recyclage du formateur pour la qualification sélectionnée, avec pour format : JJ/MM/AAAA. Champ «Date de fin de validité» Saisir la date de fin de validité de la qualification du formateur, avec pour format : JJ/MM/AAAA. Champ «N de certificat Forprev» Champ facultatif. A saisir si le formateur est déjà enregistré dans Forprev. Le n de certificat est composé de 16 caractères et est généré par Forprev. Finaliser l enregistrement du formateur Lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés cliquer sur. Pour retourner au détail de l habilitation cliquer sur. Le page Détails de l habilitation s affiche avec le formateur enregistré dans le tableau «Formateurs de la demande». Page 21 sur 32
Modifier ou supprimer un formateur Depuis la page Détails de l habilitation, sélectionner le formateur à modifier ou supprimer dans le tableau Formateurs de la demande, puis cliquer sur. Page 22 sur 32
Pour modifier les informations saisies depuis la page Détails formateur, effectuer les modifications puis cliquer sur. Pour supprimer le formateur, cliquer sur. Une fenêtre s ouvre, pour confimer la suppression du formateur, cliquer sur. Le formateur est supprimé, la page Détails de l habilitation s affiche. Rattacher des entités associées Cette partie ne décrit pas la procédure pour enregistrer une nouvelle entité associée dans Forprev, cette procédure est décrite dans le document : Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Pour rattacher des entités associées à votre habilitation, depuis la page Détails de l habilitation, cliquer sur en bas de page. Page 23 sur 32
Le tableau «Rattacher / détacher les entités associées» s affiche. Cocher les entités à rattacher dans la colonne «Rattachement». Cliquer ensuite sur. Page 24 sur 32
Une entité d échelon 3 ne peut être rattachée à une habilitation que si son entité d échelon 2 est rattachée à l habilitation. 4. Modifier d autres éléments soumis à la validation de la CNH Modifier le tronc commun Pour modifier les champs «Structure nationale» et «Nombre d échelons», accéder à la page Détails du tronc commun. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l onglet. Page 25 sur 32
La page Détails du tronc commun s affiche. La «Version» est «En cours de modification», c est-à-dire qu il est possible de modifier les champs qui sont soumis à la validation de la CNH. Champ «Structure nationale» Sélectionner «Oui» si l'entité demandeuse est une filiale ou un établissement du siège principal. Le fait de passer ce champ de «Non» vers «Oui» permet d accéder aux champs : «Raison sociale du siège» et à la rubrique : Adresse de Correspondance du siège. Page 26 sur 32
Les champs qui s affichent sont obligatoires si «Structure nationale» est renseigné avec «Oui». Champ «Nombre d échelons» Il est aussi possible de modifier le «Nombre d échelons» pour ajouter des entités associées, pour plus d information : Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. En cliquant sur, l ensemble des demandes de modification sont supprimées (demande de renouvellement, rattachement d entité, demande supplémentaire, modifications du tronc commun). Renouveler, modifier ou créer une habilitation Il est aussi possible d effectuer des modifications sur d autres habilitations ou d en créer une nouvelle pour un autre domaine/niveau. Renouveler une habilitation Page 27 sur 32
Si une habilitation arrive à échéance dans moins de 6 mois, il est possible de créer une demande de renouvellement, pour réaliser cette action voir le document Aide-mémoire Forprev, renouveler une habilitation. Modifier une habilitation rattacher une entité associée La seule modification soumise à validation de la CNH sur une habilitation est le rattachement d entités associées, pour plus d informations sur cette action voir le document Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Créer une autre demande supplémentaire Pour effectuer une demande d habilitation pour un autre domaine/niveau reprendre la procédure à partir de la partie : 3. Créer la demande d habilitation, p.15. 5. Envoyer la demande Il est nécessaire d envoyer la demande pour qu elle puisse être traitée par la CNH. Une fois envoyée, la demande de modification ou d habilitation supplémentaire passe en phase d instruction par la CNH. Pendant ce temps, il n est plus possible d effectuer des modifications sur les habilitations (impossible de rattacher de nouvelles entités associées ), sur le tronc commun ni de créer de nouvelle demande d habilitation. Il est donc conseillé de grouper les demandes de modifications, d habilitation supplémentaire et/ou de renouvellement d habilitation. La procédure d envoi s applique à l ensemble des demandes créées. Vérifier la demande avant envoi Si une entité au moins a été rattachée à une habilitation ou si une habilitation est nouvellement créée, la version est au statut : «En cours de modification». Page 28 sur 32
Cliquer sur dans le menu de gauche pour relire et vérifier les informations saisies. Vérifier que toutes les habilitations supplémentaires ont été créées et sont complètes avant d envoyer la demande. Vérifier que toutes les entités associées sont bien rattachées à toutes les habilitations voulues avant d envoyer la demande. Vérifier que toutes les demandes de modifications à réaliser ont bien été créées (pour plus d informations sur les modifications possibles cf. 4. Modifier d autres éléments soumis à la validation de la CNH, p. 25. Page 29 sur 32
Envoyer la demande Le résumé de la demande s affiche. Vérifier que toutes les demandes sont bien présentes dans le tableau Habilitation de la demande. Cliquer sur. Nature de la demande S : demande d habilitation supplémentaire M : demande de rattachement d entité associée à l habilitation R : demande de renouvellement de l habilitation. La demande supplémentaire et/ou la demande de modification sont envoyées en même temps. Cliquer sur pour confirmer l envoi. Page 30 sur 32
La demande est transmise à l entité instructrice. Il n est alors plus possible d effectuer des modifications sur le tronc commun, les habilitations ou de créer une demande d habilitation supplémentaire. Il sera possible de déclarer des sessions pour l habilitation nouvellement demandée lorsque la CNH l aura validée. S il ne s agit pas d une demande de régularisation, bien veiller à envoyer tous les documents demandés dans le dossier de référence. Page 31 sur 32
Pour vous aider sur Forprev La documentation Vous trouverez un aide-mémoire complet (demande initiale, gestion des formateurs, utilisateurs, sessions, habilitations ) sur la page: https://www.forprev.fr/public/edito/site/html/documentation/documentation.html. L aide en ligne Vous pouvez consulter l Aide en ligne, accessible depuis l ensemble des pages de l application. Les infobulles Pour vous aider lors de la saisie de certains champs, il est possible d afficher une infobulle lors du passage du curseur de la souris sur le libellé du champ. La hotline La hotline est une assistance aux utilisateurs de Forprev.fr pour pallier aux difficultés techniques ou fonctionnelles rencontrées sur l outil. Il ne s agit pas d'un support métier. Quels sont les différents supports? Vous pouvez joindre la hotline téléphonique pour les problèmes bloquants au 01-40-44-30-44 du lundi au jeudi de 10h00 à 12h30 et de 14h30 à 16h30. Vous pouvez joindre le service par mail en utilisant le formulaire de contact disponible sur toutes les pages de l'application ou en envoyant un mail à contact@forprev.fr. Comment utiliser la hotline? Nous vous prions de bien vouloir utiliser le service téléphonique uniquement en cas de problèmes bloquants et de favoriser le formulaire de contact mail pour toutes les autres demandes. Pour les demandes via le contact mail, il est important d être précis en indiquant, en plus de la description de la difficulté rencontrée, les informations suivantes : N Forprev, vos nom et prénom, le nom de l organisme de formation ou de l entreprise. L équipe Forprev Page 32 sur 32