ANNEXE 22 Adopté au comité directeur paritaire le 27 avril 2009 PLAN DE COMMUNICATION Organisation du travail et revalorisation des pratiques en soins de longue durée 1) Contexte Né du regroupement successif de trois établissements, le CSSS-IUGS a, depuis sa création en 2005, principalement concentré ses efforts sur la conception de son plan stratégique et sur la mise en place de son plan d organisation. Soucieux de la qualité des soins et des services offerts ainsi que de l environnement de travail de ses équipes oeuvrant auprès de la clientèle hébergée, l établissement achève actuellement la réorganisation de toutes ses unités de soins de longue durée. Toutefois, certains enjeux ont amené le CSSS-IUGS à mettre en place un projet de réorganisation du travail en soins infirmiers : o o l entrée en vigueur de la loi 90 modifiant le rôle et les responsabilités de plusieurs professionnels; le contexte actuel de pénurie de main-d œuvre rendant plus difficiles l attraction, le recrutement et la rétention des employés. 2) Enjeux Ce projet, déjà expérimenté avec succès au Centre d hébergement St-Joseph, mènera à la revalorisation des pratiques en soins de longue durée et à l implantation de pratiques uniformes dans toutes les unités de soins de longue durée, facilitant ainsi l adaptation du personnel devant se déplacer sur différentes unités. La continuité des soins sera ainsi également améliorée. Le projet sera implanté progressivement dans l ensemble des unités de soins de longue durée de l établissement. Cette démarche se poursuivra ensuite dans d autres secteurs du CSSS-IUGS. En préparation depuis quelques mois, la mise en œuvre du projet de réorganisation du travail sera intensifiée et accélérée grâce à une subvention du ministère de la Santé et des Service sociaux (MSSS). Ce projet, que le MSSS souhaite voir réalisé d ici juin 2010, sera mené de façon paritaire; un atout important pour optimiser le succès de ces changements majeurs. a) Offrir de la formation et du soutien dans l adaptation au changement La réorganisation du travail et la revalorisation des pratiques en soins infirmiers auront un impact important dans la pratique des gens. Actuellement, il est difficile pour les équipes d en concevoir les avantages. Un soutien important devra être apporté aux personnes concernées. De la formation clinique est bien sûr prévue mais elle devra être accompagnée de plusieurs mesures de soutien afin que les changements soient compris, acceptés et assimilés.
2 b) Veiller à la bonne compréhension de l information Les maîtres d œuvre du projet mais aussi et surtout les gestionnaires des équipes concernées devront s assurer que les messages diffusés soient bien compris. Les mécanismes de devront permettre aux employés de s exprimer sur le sujet et de soumettre leurs questions et leurs préoccupations. L information devra aussi être adaptée en fonction du niveau de compréhension qui est différent selon les individus et les groupes. c) Diversifier les moyens de Le recours à l information écrite est inévitable. Cependant, l information entourant ce projet devra avant tout être transmise verbalement : ponctuellement par les responsables du projet et régulièrement par les gestionnaires de chacune des équipes concernées. Ces derniers devront considérer l information écrite comme un support lorsqu ils auront à diffuser l information et à expliquer les concepts. d) Adopter une séquence d implantation optimale La séquence d implantation devra influencer positivement le projet en donnant la possibilité aux équipes de s inspirer de l expérience vécue par les collègues qui les ont précédés dans ce projet. De plus, selon leur structure, certaines des équipes ressentiront davantage d impacts lorsque ce projet sera implanté. e) Définir les rôles en matière de on Outre la direction de l établissement et les gestionnaires en soins de longue durée, plusieurs instances sont impliquées dans le projet. Il sera important de définir les messages ainsi que les responsables de leur diffusion. Ce projet étant paritaire, les modalités de en tiendront compte. f) S assurer de joindre toutes les personnes concernées Les employés non détenteurs de postes devront absolument être informés du projet et de son avancement ainsi que des modalités de soutien. Tous les titres d emploi autres qu infirmières et infirmières auxiliaires concernés devront être visés : préposés aux bénéficiaires et agentes administratives. Les professionnels, autres que le personnel de soins, ainsi que les médecins devront aussi être informés. g) Considérer le contexte de pénurie et de mobilité des ressources La mise en œuvre du projet et les messages le concernant devront tenir compte de ces réalités; l objectif étant d optimiser la qualité et la continuité des soins et des services. 3) Objectifs de a) Assurer une prise en charge collective mais organisée de la dans ce projet; b) Soutenir toutes les personnes et tous les groupes qui seront appelés à transmettre de l information en lien avec ce projet (gestionnaires, instances syndicales, conseils professionnels, etc.); c) Optimiser la compréhension du projet par les groupes et les personnes concernés; d) Susciter une opinion positive envers le projet ainsi que des comportements favorables à sa mise en place.
3 4) Publics cibles a) Gestionnaires b) Personnel des unités de soins des centres d hébergement c) Personnel de la liste de rappel détenant un titre d emploi visé par le projet d) Instances syndicales e) Conseils professionnels : CII, CIIA, conseil paraprofessionnel, conseil multidisciplinaire, CMDP f) Résidents des centres d hébergement g) Membres des familles et répondants des résidents h) Responsable du bénévolat i) Comité des usagers j) Personnel et médecins 5) Stratégies de L implication des gestionnaires et des instances syndicales dans la mise en œuvre de ce plan de est plus que jamais nécessaire et garante de son succès. En ce sens, le plan prévoit des outils de qui leur viendront en aide. À cela s ajouteront les moyens de de masse habituellement utilisés dans l établissement (La Missive, dépliants, affiches, tournée, etc.). La diffusion de l information devra aussi être faite à un rythme soutenu, minimalement aux deux semaines. Comme mentionné dans la section Enjeux, la interpersonnelle devra prendre beaucoup de place dans ce projet. Ainsi, des moyens de adaptés à cette stratégie seront envisagés (témoignages sous forme de rencontres ou de vidéo, par exemple). L information transmise devra bien sûr renseigner sur le projet et son avancement en plus de convaincre les gens de ses avantages pour eux, au quotidien. Le premier message diffusé consistera en une mise à niveau quant à l information sur le projet réalisé à St-Joseph et sur les modalités de la loi 90 sur le rehaussement des pratiques. 6) Thème de la campagne Le projet sera associé à une thématique positive et rassembleuse ainsi qu à une image distinctive. Le thème sous-entend la responsabilité des gens de s informer sur le projet et d y participer. Il souligne aussi le caractère graduel de son implantation. Vers la revalorisation des pratiques en soins de longue durée Pas à pas, je m informe et j y participe Trois mots clés seront aussi utilisés dans les outils de : Arrêter S informer Avancer
7) Actions de Section 7 à jour le 15 avril 2009 4 Plusieurs actions de sont déjà prévues et d autre pourront s ajouter au cours du projet, selon les besoins : napperons dans les plateaux des cafétérias, tableaux d affichage, diffusion de messages dans les boîtes vocales virtuelles et sur les écrans multimédias, deux nouveaux outils de qui seront implantés en 2009-2010. Thèmes 7.1 Présentation du plan de Outils de N/A Messages Convenir du projet de plan de, de sa bonification et de sa mise en œuvre. Publics cibles Comité directeur paritaire Responsable et collaborateurs s Échéancier 26 janvier 2009 7.2 Lancement du projet La Missive en bref Annonce du projet dans le contexte général de réorganisation du travail au CSSS-IUGS Tout le personnel Direction générale / s 27 février 2009 Présentation aux chefs d unités, coordonnatrices et gestionnaires SLD Projet réalisé à St-Joseph Loi 90 Projet d organisation du travail Modalités de soutien et de formation Plan de Coordonnatrices Gestionnaires SLD des s / DSPPAPA (François Cloutier) / DG 26 mars 2009 7.3 Information globale sur le projet et son déploiement Dépliant Contexte du CSSS-IUGS Démarche sur une année Démarche paritaire (liste des membres du comité directeur paritaire) Groupes de travail Plan de Tous des s Mai 2009 Rencontre d information Refaire le point sur le projet Séquence de déploiement (si possible) Plan de et rôle des gestionnaires Coordonnatrices Gestionnaires SLD Chargée de projet / s Juin 2009
5 Thèmes 7.4 Sensibilisation au projet Outils de Messages Publics cibles Responsable et collaborateurs Affiche Extraite du dépliant Tous des s Échéancier Mai 2009 7.5 Soutien aux gestionnaires Guide de Suggestions pour aider les gestionnaires à informer leurs équipes : calendrier de rencontres en fonction de trois étapes (préimplantation, implantation et bilan), thèmes à aborder, penser à tous les quarts de travail et au personnel à temps partiel, etc. / Comité consultation et soutien / s Juin (lors de la rencontre d information, voir 7.3) Boîte vocale Message du chef d unité enregistré dans une boîte vocale à l intention de ses équipes : modalités d implantation, encouragement, soutien, etc. 7.6 Tournée d information Stand dans les trois centres d hébergement concernés Nature et progression du projet Membres du personnel Personnel SLD Professionnels concernés des s / Comité de consultation et de soutien / Groupes de travail / représentants syndicaux / chefs d unités SLD Automne 2009 et hiver 2010 (en fonction de l implantation du projet) 7.7 Suivi du projet La Missive Express Rencontres régulières dans tous les services Messages sur les boîtes vocales des personnes ou équipes concernées Progression du projet Tout le personnel s / DSPPAPA / DRHI / représentants syndicaux / chefs d unités SLD Toutes les parutions
6 Thèmes 7.8 Collecte et analyse des commentaires et suggestions Outils de Boîte verrouillée sur chaque unité en implantation Boîte vocale du 819 821-6933 Messages Assurer aux membres du personnel une manière d exprimer leurs commentaires et de poser leurs questions. Le contenu de la boîte sera lu par le groupe de travail et par le chef de service concerné et un suivi systématique sera assuré à tous les messages signés. Publics cibles Équipes SLD Responsable et collaborateurs des s / Chef de service et comité d implantation de chaque unité concernée Échéancier À compter de la première implantation Les messages laissés sur la boîte vocale seront écoutés par le s et retransmis au chef de service concerné en vue d un suivi. 7.9 Reconnaissance À déterminer Souligner les réalisations des équipes Équipes SLD À déterminer En fonction de la séquence d implantation 7.10 Bilans Rencontres dans les unités de soins tenues par les chefs d unités Valider l efficacité des actions de, transmettre les constats au qui effectuera les suivis. Équipes SLD / Comité de consultation et de soutien Après chaque implantation