WEBATA Votre carnet ATA via internet Didacticiel
VOTRE CARNET A.T.A. Vos affaires vous conduisent à l étranger et vous devez, à titre temporaire : - utiliser du matériel professionnel (équipements audio-photo-vidéo, matériel de compétition sportive, décors de théâtre, instruments de musique, matériel de spectacle, aéronautique, véhicules, engins, etc ), installer, maintenir ou réparer un équipement vendu, - prospecter une nouvelle clientèle avec des échantillons commerciaux, des prototypes, etc, - présenter vos produits dans le cadre d une foire, d un salon professionnel ou d une exposition, - utiliser un moyen de transport, véhicule routier privé ou commercial, quad, aéronef, etc., Pour le séjour temporaire de vos marchandises à l étranger, rapprochez-vous de votre Chambre de Commerce et d Industrie (CCI). Un délai de 48 heures (à réception pendant les jours et heures ouvrés) est généralement à prévoir pour la réalisation de votre commande, sous réserve d acceptation du dossier. Attention : une majoration du service Webata est appliquée pour une mise à disposition à J ou J+1. 2
Avec WEBATA, simplifiez la création et la gestion de vos carnets ATA! - Création d un compte en quelques minutes seulement via la plateforme G.E.F.I. de Gestion Electronique des Formalités Internationales, - Rédaction et composition du carnet incluant le descriptif des matériels/marchandises et l articulation du voyage, - Historisation de vos saisies, - Traitement rapide et personnalisé de la commande WebATA par un spécialiste en formalités auprès de votre CCI, - Création de vos modèles de Carnets ATA, - Gestion de votre facturation, - Consultation de l historique de vos dossiers de bout en bout, - Suivi automatique via assistance système. 3
Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com L ouverture d un compte est nécessaire pour passer une commande. Cliquer sur «S INSCRIRE». Un menu général sur le carnet ATA apparaît en survolant le bloc WEBATA. 4
Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com L inscription en ligne est gratuite et constitue la première étape indispensable pour que vous puissiez accéder aux services offerts par la plateforme de Gestion Electronique des Formalités Internationales. Votre adresse mail ainsi que votre mot de passe sécuriseront la connexion à votre compte personnel. Conformément à la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de modification des données vous concernant. Si vous souhaitiez exercer ce droit, contactez gefi@cci-paris-idf.fr ou cpdp@cci-paris-idf.fr 5
Le demandeur peut être différent du titulaire et agir le cas échéant pour le compte de plusieurs clients. 6 En cliquant sur «Suite», vous avez la possibilité d indiquer un contact financier autre que le titulaire, afin que la facture soit libellée au nom de ce dernier. Sinon, cliquez sur VALIDER pour finaliser l inscription.
Vous obtenez alors ce message : 7
8 Votre inscription vous est confirmée par e-mail :
VOUS CONNECTER SUR WEBATA 9 Saisir votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter au système.
CRÉATION D UNE COMMANDE WEBATA Après avoir saisi son identifiant (adresse e-mail) et son mot de passe, on accède à «MON ESPACE PERSONNEL». Pour passer la commande d un carnet, cliquer sur WebATA. 4 rubriques sont à renseigner : - POUR QUI?, - POUR OÙ?, - POUR QUOI? - DOCUMENTS ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES, dans l'ordre que vous souhaitez. La mention [À RENSEIGNER] n'apparaîtra plus dès lors que vous aurez complété chaque rubrique. Au fil des étapes, un bouton vous permettra de sauvegarder votre travail en l état, et de reprendre votre commande ultérieurement. * Votre demande ne pourra être envoyée qu'une fois les 3 premières rubriques complétées. Lors de la création d une commande, vous aurez la possibilité d enregistrer un modèle. 10 * Reprendre une commande en cours en cliquant sur Mes demandes.
RUBRIQUE N 1 : POUR QUI? >> Titulaire Renseigner les rubriques dans l ordre dans lequel elles se présentent. Si le demandeur est aussi le titulaire, alors cochez la case. Le titulaire est l entité (entreprise, association, particulier, etc.) figurant sur le carnet au nom de laquelle les déclarations en douane seront effectuées, engageant sa responsabilité vis-àvis des administrations douanières. Le demandeur aura la possibilité d enregistrer plusieurs titulaires et de les sélectionner dans la liste lors de futures commandes. 11
RUBRIQUE N 1 : POUR QUI? >> Titulaire Les éléments constitutifs du dossier client (Kbis, pièce d identité du gérant, etc.) doivent être attachées afin que la demande puisse être traitée sans délai. Cliquer sur «SUITE» pour valider 12
RUBRIQUE N 1 : POUR QUI? >> Titulaire Le signataire est la personne physique habilitée à engager la responsabilité juridique et financière du titulaire. 2 types de signataire : 1. il est représentant légal du titulaire, (il figure sur le Kbis, le Lbis, les statuts, etc ). 2. il n est pas représentant légal du titulaire, auquel cas il doit être mandaté par le représentant légal selon un mandat de représentation financière à joindre à la commande. 13
RUBRIQUE N 1 : POUR QUI? >> Représentant en douane Le représentant en douane est la personne qui accompagne les marchandises et présente le carnet au visa des douanes. Par défaut, l écran est pré-rempli avec le nom du signataire. Il peut y avoir lieu de le modifier si ce n est pas lui qui passe la douane. La seule personne physique pouvant être indiquée ici apparaîtra en case B au recto des feuillets du carnet. Attention, il est à préciser son adresse personnelle, telle que figurant sur ses papiers d identité. Cliquer sur «SUITE» pour valider. En cas de représentants multiples, les autres personnes susceptibles de procéder aux formalités de douane devront détenir sur elles un pouvoir de représentation en douane établi par le représentant légal selon le modèle proposé en ligne en 5 langues. 14
RUBRIQUE N 2 : POUR OÙ? >> Destination Il s agit d indiquer le(s) pays de départ et de retour de la marchandise. Vous pouvez choisir le pays de départ et de retour de votre voyage dans la liste des pays de l Union Européenne. Généralement la marchandise part de France. Si ce n était pas le cas, contactez votre CCI. Si l ensemble de votre voyage n est pas encore défini, cliquez ici pour obtenir un carnet «Tous Pays». Taiwan est un pays de destination nécessitant un type particulier de carnet traité uniquement par la CCI Paris Île-de-France. 15
Il s agit ici d indiquer le(s) pays/territoire(s) visité(s) au cours du voyage/transport en sélectionnant dans la liste déroulante; y-compris le(s) pays/territoire(s) traversé(s) par voie terrestre (transit), * RUBRIQUE N 2 : POUR OÙ? >> Destination et de valider chaque choix en cliquant sur. * Une escale aérienne ne constitue pas un transit en ce sens. N.B. : le carnet ATA est limité à 8 opérations d admission temporaire (sur le même pays ou des pays différents). Une fois l'intégralité du voyage saisie, cliquez sur «SUITE». 16
Voyage «en étoile» Le voyage en étoile consiste en plusieurs aller-retours entre le pays de départ et les différents pays/territoires de destination; le pays de départ étant à ressaisir entre chacune des destinations. Voyage «circulaire» Le voyage circulaire consiste à visiter successivement plusieurs pays/territoires de destination, avec retour dans le pays de départ, en fin de parcours seulement. L ordonnancement d un voyage peut être modifié en faisant glisser les pays à l aide de la souris. 17
RUBRIQUE N 2 : POUR OÙ? >> Destination Si les destinations ne sont pas connues dans leur ensemble au moment de la commande, il revient au demandeur du carnet d indiquer au système le «schéma» de son voyage. Dans les cas standard, le système à déduit automatiquement l organisation de votre voyage. La rubrique Commentaires vous permet d échanger avec votre CCI informations et/ou questions utiles au traitement de la commande. Pour valider le détail du voyage, cliquez sur «SUITE». 18
Sélectionner dans le menu déroulant la convention correspondant au cadre d utilisation des marchandises. RUBRIQUE N 3 : POUR QUOI? >> Liste des marchandises Attention! Il s agit bien d indiquer ici l utilisation prévue des matériels/marchandises (et non leur nature). Les 3 usages les plus courants sont : matériels professionnels, foires expositions, échantillons commerciaux. 2 formules pour transmettre la liste des marchandises : > IMPORTER UN FICHIER au format CSV. > GÉRER LA LISTE via l éditeur de lignes du système. Certains pays n acceptant pas tous les usages, renseignez-vous auprès de votre CCI. 19
GÉRER LA LISTE L éditeur de lignes du système vous permet de saisir ligne par ligne le descriptif des matériels/marchandises. Cette formule est plutôt adaptée aux listes courtes et simples car moins souple que l importation d un fichier. RUBRIQUE N 3 : POUR QUOI? >> Liste des marchandises Saisir la Description des marchandises ; en indiquer sur la ligne du dessous la quantité, le poids, la valeur et l origine (made-in). Pour valider la ligne saisie, cliquer sur. Le descriptif de l article passe alors en partie haute de l écran, la liste se constitue sous vos yeux. 20 Cliquer sur «ENREGISTRER ET VALIDER» après avoir vérifié que tous les articles saisis apparaissent bien sur la liste de marchandises.
IMPORTER DEPUIS UN FICHIER L import d une liste de marchandises est la procédure la plus souple, sachant que sa rédaction peut être établie hors connexion. Cette formule est particulièrement adaptée aux longues listes car évitant au demandeur des saisies fastidieuses. RUBRIQUE N 3 : POUR QUOI? >> Liste des marchandises Vous pouvez cliquer sur l onglet «Mode d emploi» pour obtenir la procédure vous permettant d établir votre liste de marchandises sous WebATA. Vous devez la respecter scrupuleusement pour que le logiciel puisse la valider. Cliquer sur «Parcourir» et sélectionner le fichier Excel * converti au format : > Pour PC : CSV (séparateur : point virgule) (*.csv), > Pour MAC : CSV (Windows) (*.csv) Lorsque le fichier choisi apparaît, valider en cliquant sur «Enregistrer et Valider». 21 * ou autre fichier établi sous Libre Office ou Open Office.
MODE D EMPLOI CSV Conseils et instructions afin d'établir votre liste de marchandises pour attachement sous WebATA Conseils : Avant d enregistrer votre fichier marchandises au format csv, il est recommandé d établir votre liste au format xls ; en effet, ce fichier source vous facilitera des modifications ultérieures éventuelles. Instructions : La forme du modèle de liste que vous trouverez dans l onglet LISTE ATA du mode d emploi.xls doit être impérativement respectée pour exploitation par WebATA. Votre fichier comportera 5 colonnes liées aux renseignements suivants, dans cet ordre : Désignation Nombre de pièces Poids en kgs Valeur HT Pays d'origine Important : - sur votre fichier, ne pas mentionner d'intitulés en en-têtes de colonnes, n'insérer ni lignes de titres ou d'inter-titres entre les lignes d'articles, ni d'interlignes vides non plus; pas de cellules cachées et/ou fusionnées. - les encadrements, objets, images, points-virgules sont à proscrire. - ne pas insérer de sous-totaux et ne pas mentionner de total en bas de colonne. - il est impératif que le fichier comporte 5 colonnes, dans l'ordre indiqué ci-dessus, quand bien même elles ne seraient pas renseignées (poids origine notamment). Toutefois, il est possible de remplir uniquement la colonne de désignation. - le format csv ne prend en compte qu'une seule feuille active. Votre liste doit donc impérativement être établie sur une seule feuille (non panachée dans un classeur) pour être enregistrée au format csv. - colonne 1 : désignation commerciale des marchandises : La désignation commerciale des marchandises doit être suffisamment explicite pour permettre une identification formelle en douane : doivent figurer le cas échéant marque, modèle, numéro de série des marchandises, contextures, numéro d immatriculation, dimensions, titre d une œuvre artistique, etc.). La liste est rédigée en langue française, mais chaque pays peut aussi exiger une traduction dans sa langue; ainsi, dans le cas où vous vous rendiez dans un pays non francophone, vous ne manquerez donc pas de compléter votre liste en ajoutant les terminologies appropriées; exemple anglophone : micro-cravate / tie microphone TR50 TRAM n 55165. La longueur de la désignation commerciale ne doit pas dépasser les 250 caractères. - colonne 2 : nombre de pièces : Indiquer le nombre de pièce(s). Seuls les articles de même désignation commerciale et de valeur équivalente peuvent être regroupés sous forme de lots. Nota Bene : par exemple, une paire de chaussures (gants, boucles d oreilles, etc.) constitue un lot de 2 articles. Le nombre de pièces doit être un nombre entier sans décimale et sans unité de mesure inférieur à 1 000 000. - colonne 3 : poids ou volume : Le poids net par article ou groupe d'articles doit être indiqué (sans mentionner l'unité de mesure) si le carnet est utilisé en Suisse ou Russie, même pour une opération de transit. Cette information n'est pas exigée par les autres pays. Cette colonne ne doit pas être supprimée, même vide de tout renseignement. Par ligne de marchandises, le poids doit être inférieur à 100 000 kg. 3 décimales maximum sont acceptées. - colonne 4 : valeur : Les valeurs déclarées doivent correspondre aux valeurs commerciales hors taxes (prix auquel les marchandises seraient vendues à l'exportation = valeur transactionnelle) exprimée en euros arrondie à l euro supérieur ou inférieur (pas de centimes), sans mentionner la devise ni le sigle euro. ATTENTION : Les exportateurs qui minorent les valeurs déclarées par rapport aux valeurs commerciales réelles des produits s'exposent à des sanctions de la part des Administrations douanières pouvant aller d'une simple amende (jusqu'à 2 fois la valeur des marchandises en France, par exemple) jusqu'à la saisie des marchandises ellesmêmes. La valeur d'une ligne de marchandises doit être inférieure à 10 000 000 000. - colonne 5 : pays d origine : Indiquer le pays d'origine en utilisant le code international pays (NORME ISO 2 lettres) La liste des pays disponibles est consultable sur la 3ème feuille de ce document. Enregistrement du fichier csv : Une fois finalisée au format Excel *, votre liste doit être enregistrée au format CSV (séparateur point-virgule) pour exploitation sous Webata. Méthode : > ouvrir le fichier Excel *, > dans le menu déroulant Fichier, actionner la commande Enregistrer sous : dans la fenêtre qui s est ouverte, sélectionner dans le menu déroulant de la rubrique Type de fichier le format : - pour PC : CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv), - pour MAC : CSV (Windows) (*.csv). Cliquez alors sur Enregistrer. 22 * ou autre fichier établi sous Libre Office ou Open Office.
RUBRIQUE N 3 : POUR QUOI? >> Liste des marchandises Après validation, s affiche un écran de synthèse permettant : > de revenir sur la liste en cliquant sur GÉRER LA LISTE, > un contrôle de cohérence sur le nombre de pièces et la valeur globale des marchandises, > de poursuivre la commande. Indiquer le montant total de la liste en toutes lettres. NB : ne pas saisir la mention «EUROS». 23
RUBRIQUE N 4 : DOCUMENTS ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Vous pouvez ajouter tout commentaire et/ou recommandation que vous souhaiteriez préciser au conseiller en formalités qui traitera votre demande. Vous pouvez attacher ici les pièces ou annexes nécessaires au traitement de votre commande (traduction, dossiers photos des marchandises, pouvoirs, etc.). Si tout est correct, cliquer sur «Envoyer ma commande». Votre commande a été enregistrée mais non envoyée à ce stade. Un dernier écran apparaît vous permettant de poursuivre la commande. Possibilité de revenir sur vos demandes en cours. 24
ENVOI DE LA COMMANDE Étape N 1 >> Engagement à souscrire par le titulaire En validant l étape «J accepte les conditions ci-dessus», le signataire de la demande reconnaît les termes de son engagement contractuel avec sa Chambre de Commerce et s engage ainsi à répondre de ses obligations. Cliquer ensuite sur «SOUMETTRE». 25
ENVOI DE LA COMMANDE Étape N 2 >> Choix de la CCI en charge de votre carnet La CCI dont vous dépendez apparaît ici par défaut (déterminée par le code postal du titulaire). Une demande de dérogation auprès de celle-ci serait nécessaire si vous souhaitiez passer votre commande auprès d une autre Chambre de Commerce. Nota bene : Seules les CCI disposant du système WebATA apparaissent dans les listes. Cliquer sur «SUITE» pour accéder à l étape suivante. 26
ENVOI DE LA COMMANDE Étape N 3 >> Modalités Saisir la date à laquelle vous souhaitez récupérer votre carnet. Nota bene : Un délai de 48 heures est à prévoir pour le traitement de votre commande, sous réserve d acceptation du dossier. Pour les demandes urgentes, cochez la demande de forfait express. Une majoration tarifaire sera appliquée. Devis estimatif La Date de retour doit correspondre à la fin d utilisation du carnet. Cette date de suivi vous facilitera la gestion de vos encours via WebATA directement. Indiquez le mode de retrait 27
ENVOI DE LA COMMANDE Adresse de livraison Confirmation d envoi Cet fenêtre n apparaît que si le mode de retrait le nécessite. Le menu déroulant reprend par défaut l adresse du titulaire; le cas échéant, le demandeur saisira une nouvelle adresse de livraison (qui sera mémorisée). Ce dernier écran confirme l envoi de votre commande. Vous pouvez revenir à votre Espace Personnel en cliquant sur «RETOUR À MES DEMANDES». 28
MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités >> Gérer mes demandes Cet écran, que nous vous conseillons de consulter régulièrement, constitue le tableau de bord vous permettant de gérer l'ensemble de vos dossiers : état des demandes en cours, liste des carnets à restituer, vos dossiers en attente de paiement, l historique de vos demandes traitées et clôturées. Vous avez également accès à la gestion de votre profil. 29
MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités >> Mes demandes L écran «MES DEMANDES» vous permet de consulter, modifier ou supprimer un dossier en cours. Les différentes icônes indiquent le statut de chaque commande (cf légende). 30
Ce tableau synthétique recense l ensemble de vos carnets en attente de restitution. Dès lors qu un carnet n est plus utilisé, il y a lieu de le restituer sans tarder à votre Chambre de commerce, et de préférence avant sa fin de validité. MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités >> Restitution des carnets Dès restitution du carnet, votre Chambre de commerce sera en mesure d en vérifier l apurement et, le cas échéant, de vous accompagner dans sa régularisation. La restitution peut s opérer : - par dépôt aux guichets de votre Chambre de commerce, - par voie postale (en recommandé de préférence). Vous pouvez consulter le détail de chaque carnet à restituer en cliquant sur son numéro. 31
MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités >> Mon panier Après traitement de la commande par votre Chambre de commerce, un courriel système invite le demandeur à se rendre sur la console WebATA afin de procéder au règlement via MON PANIER. Facturation mensuelle La demande de facturation mensuelle s adresse aux clients passant un nombre significatif de commandes via GEFI (vous renseigner auprès de votre Chambre de commerce). La demande sera étudiée par votre CCI. En cas d acceptation, les règlements devront s opérer chaque mois; uniquement par virement ou chèque. 32 Modes de paiement : o en ligne, o chèque (remis par voie postale ou sur site), o virement (réservé aux comptes mensualisés).
MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités >> Historique des carnets Retrouvez ici l'ensemble de vos commandes traitées et clôturées par votre CCI, après règlement, ainsi que leurs factures associées. En cliquant sur le numéro d'un dossier, vous pourrez revenir sur votre commande telle que validée par votre CCI. 33
Nous restons à votre écoute pour tout renseignement complémentaire. N hésitez pas à contacter votre CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE 34