PENLITES DE RETRD DE PIEMENT Menu llez dans le menu «Gestion» puis «Pénalités pour retard de paiement» Fonctionnement 1 Paramétrage des pénalités 2 Calcul des pénalités de retard 3 Visualiser/Modifier et Choisir les pénalités 4 Etat de contrôle des pénalités 5 Valider les pénalités NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 1/13
1 Paramétrage des pénalités Cette fonction permet de donner des indications obligatoires pour le fonctionnement du module : pénalités de retard de paiement. Il est indispensable de l avoir appelée avant toute autre fonction de ce module. B C D - Délai de retour d impayé : on a la possibilité de renseigner un délai qui viendra s ajouter à la date d échéance pour le calcul des pénalités. B - Taux/Compte/Section : on indique ici si on veut appliquer un taux de pénalité, ainsi que le compte et la section analytique correspondant. C - Montant/Compte/Section : on indique ici si on veut appliquer des frais de facturation, pour cela il faut renseigner un montant, ainsi que le compte et la section analytique correspondant. D - Lettre pour pénalités de retard de paiement : on renseigne ici : - Impression de l en-tête : pour signaler si on édite l en-tête sur les lettres de pénalités - Haut : on indique le chemin disque du paragraphe qui s éditera en haut de la lettre - Bas : on indique le chemin disque du paragraphe qui s éditera en bas de la lettre Vous pouvez consulter les haut et bas de lettre de pénalité, lorsque vous vous trouvez sur la zone de saisit en cliquant sur le bouton (Il est indispensable que le logiciel WORD soit installé sur la machine pour pouvoir consulter) NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 2/13
Il vous faudra également renseigner dans le descriptif du dossier les informations suivantes : C B D - Numéros : il faudra obligatoirement renseigner ici la numérotation concernant les factures. Premier numéro : correspond au numéro de départ à partir duquel seront édités les documents Dernier numéro : correspond au numéro de fin à partir duquel lorsqu il est atteint, on reprend la numérotation au premier numéro. Prochain numéro : correspond au dernier numéro d enregistrement édité. Il est incrémenté automatiquement à chaque nouvelle édition. Lorsqu il atteint la valeur du dernier numéro, on reprend la numérotation au premier numéro. B - Taux de Tva: on indique ici obligatoirement un taux de tva1 pour le calcul de la Tva sur les pénalités et frais de facturation. C - Comptes : on indique ici obligatoirement un compte de Tva 1 pour la création des écritures de Tva à la validation des pénalités. D - Journal : on indique ici obligatoirement le journal de vente pour la création des écritures à la validation des pénalités. Il faudra également renseigner dans «l onglet générale» du descriptif du dossier, le chemin disque de l en-tête de document si vous avez coché l option «impression de l en-tête» Si vous utilisez dors et déjà le module «FCTURTION», cela a déjà été paramétré. NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 3/13
2 Calcul des pénalités de retard Cette fonction recherche les écritures non lettrées concernant les comptes de type «CLIENT» dont «l échéance + le délai de retour d impayé est dépassé» et dans le même temps calcul les pénalités, en fonction des paramètres de pénalités que vous avez choisis. B C - Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez créer des pénalités. S il existe un type CLIENT dans le dossier en cours, il vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un autre type en utilisant la liste proposée. B - Traitement au : vous devez obligatoirement indiquer la date de traitement, par rapport à laquelle les retards de règlements vont être déterminés. La date du jour vous est proposée par défaut, mais vous pouvez la modifier de façon que chacun de vos traitements de pénalité soit fait à intervalle régulier. Notez que cette périodicité régulière des pénalités est conseillée pour en faciliter la compréhension et le suivi, mais nullement obligatoire, les pénalités peuvent être déterminées dans tous les contextes, quelle que soit la périodicité. C - Sélection de compte : Vous pouvez limiter le traitement à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi. Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi comportant des lignes d écritures non lettrées, seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 4/13
Ensuite on cliquera sur le bouton «OK» pour lancer le calcul Un message apparaît vous alertant sur l importance du lettrage a effectuer avant de lancer cette fonction. Si le lettrage a bien été fait, répondre «OUI» En fin de traitement un message apparaît relatant du nombre de lignes d écritures trouvées et de la possibilité de pouvoir lister, consulter, choisir et modifier ces écritures avant la validation des pénalités Enfin, cliquez sur «OK» pour quitter l écran NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 5/13
3 Visualiser/Modifier et Choisir les pénalités - Informations de sélection : le système renseigne les informations saisies lors du traitement de création des pénalités, à savoir le type de compte, la date de traitement et la sélection de compte. Ensuite on cliquera sur le bouton «OK» pour lancer la visualisation B C F D E Cette fonction vous permet de visualiser les écritures des comptes de type CLIENT et de choisir celles sur lesquelles vous voulez calculer des pénalités. NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 6/13
Seules les écritures n ayant pas encore fait l objet d un traitement de pénalité validée (donc les écritures non lettrés) sont traités par cette fonction. - Liste des écritures : on visualise la liste des écritures non lettrées classées par compte et par date d écriture. Les lignes de montant «CREDITEUR» sont de couleur rouge et ne peuvent pas être sélectionnées. Le but étant de sélectionner chaque ligne d écriture de montant «DEBITEUR» pour lesquelles on veut calculer des pénalités. Pour chaque ligne sélectionnée, on peut modifier le montant (ex : pour déduire un avoir ou un règlement), ainsi que la date d échéance. Le montant de pénalité est recalculé systématiquement après chaque modification selon le principe suivant : On détermine le nombre de jour de retard de paiement à partir de la date d échéance et du délai de retour d impayé (renseigner dans les paramètres des pénalités), que l on divise par le nombre de jour annuel (365 jours), puis on le multiplie au montant de l écriture, le tout également multiplié par le taux de pénalité (renseigner dans les paramètres des pénalités). Ex : Date de traitement : 17/06/2009 Délai de retour d impayé : 10 Taux de pénalité : 11,37 % Montant écriture : 251.36 Date d échéance : 31/05/2009 Retard : Pénalité de retard : (17/06/2009 + 10) 31/05/2009 = 7 jours 251.36 * ( 7 / 365 ) * ( 11.37 / 100 ) = 0.55 euros Chaque ligne d écritures choisit apparaît de couleur orange, afin de pouvoir bien les repérer. Lorsque vous choisissez une écriture, les contrôles suivants sont effectués avant que votre demande ne soit acceptée : Vous ne pouvez pas calculer de pénalités sur un montant créditeur Une date d échéance est obligatoire et doit être > à la date de traitement - délai de retour d impayé NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 7/13
B - Informations compte : on visualise on moment du choix d une ligne écriture les informations suivantes concernant le compte, à savoir : Compte : n du compte Intitulé : intitulé du compte Solde compte : lignes écritures non lettrées C - Totaux : le système renseigne à chaque ligne d écriture pointé ou dont le montant ou la date d échéance est modifié, le total du montant des écritures et des pénalités D - Filtre : vous pouvez filtrer les écritures visualisées en cliquant sur le bouton ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur. La grille ne comportera plus que les écritures correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). S il existe des écritures déjà choisis, elles sont toujours affichées, quel que soit le filtre posé. NOTES : Si vous double-cliquez sur un critère, il est alors automatiquement renseigné avec la valeur correspondante de la ligne actuellement sélectionnée. Si vous utilisez le critère «Expression», l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris sur la fenêtre de filtre (en dehors du cadre des critères) et faites glisser. NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 8/13
Cliquez sur pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton «initiale.» pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation E - Choix : il s agit des boutons utilisés pour le choix des lignes d écritures : : on cliquera sur ce bouton pour commencer une session de choix. : on cliquera sur ce bouton pour choisir toutes les écritures qui correspondent aux règles définies précédemment. : on annulera le choix de toutes les écritures : en cliquant sur ce bouton on annule toutes les modifications qui ont été effectuées, à savoir les choix de ligne et les modifications de montant et de date d échéance au cours de la session. : en cliquant sur ce bouton on valide toutes les modifications qui ont été effectuées, à savoir les choix de ligne et les modifications de montant et de date d échéance au cours de la session. F - Menu contextuel : à partir de ce menu, on accède aux fonctions suivantes : Visualisation du compte sélectionné : permet de visualiser les écritures lettrées ou non lettrées du compte en cours. Exportation contextuelle : permet d exporter le contenu des lignes d écritures visualisées. Enfin, cliquez sur pour quitter l écran NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 9/13
4 Etat de contrôle des pénalités Cette fonction vous permet de lister les écritures choisies par la fonction de création des pénalités de retard de paiement, compte tenu des modifications éventuelles que vous avez pu saisir. Il est recommandé d éditer cette liste et de la conserver en tant que trace du traitement de pénalités. - Informations de sélection : le système renseigne les informations saisies lors du traitement de création des pénalités, à savoir le type de compte, la date de traitement et la sélection de compte. Ensuite on fera un click-gauche sur le bouton pour lancer l édition de contrôle ou un click-droit pour un aperçu avant impression NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 10/13
5 Valider les pénalités Cette fonction valide le traitement de pénalités que vous venez de terminer - elle édite pour chaque compte une lettre de pénalité - elle crée et édite pour chaque compte une facture de pénalité - elle crée les écritures correspondantes à la facture de pénalité - elle supprime la liste des pénalités en cours. Elle doit obligatoirement être appelée à partir du même poste que la création des pénalités de retard de paiement. - Informations de sélection : le système renseigne les informations saisies lors du traitement de création des pénalités, à savoir le type de compte, la date de traitement et la sélection de compte. Ensuite on fera un cliquera sur le bouton «pénalités» pour valider les Un message de confirmation apparaît, cliquer sur «OK» pour continuer NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 11/13
Lettre de Pénalité NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 12/13
Facture de Pénalité Ecritures de Pénalité NeedleCompta Pénalités de retard de paiement 13/13