Bonnes pratiques du Porte-Documents ZIMBRA Solutions informatiques w Fiche technique Bonnes pratiques d utilisation du porte-documents FT-001-ZIMBRA 1/8
Sommaire SOMMAIRE 1 Introduction... 3 2 Utilité du Porte-documents... 3 3 Partager vos documents... 4 4 Aller plus loin grâce à l aide en ligne... 8 2/8
Bonnes pratiques du Porte-Documents 1 Introduction Ce guide a pour objectif d expliquer les bonnes pratiques d utilisation du Portedocuments présent dans la messagerie Zimbra, ainsi que de présenter rapidement la fonctionnalité «Partage» associé au Porte-Documents. 2 Utilité du Porte-documents Ce chapitre a pour but d établir clairement quelle doit être la finalité du Porte- Documents, c est-à-dire dans quel cas il doit être utilisé, et dans quel cas il ne doit pas être utilisé. Bonnes pratiques Mauvaises pratiques Transférer des fichiers volumineux aux personnes avec qui vous travaillez. Stocker de manière temporaire un fichier afin d y avoir accès lorsque vous êtes en déplacement. Stocker l ensemble des documents de votre ordinateur afin d en faire une sauvegarde. Déposer des fichiers de type vidéo, musique, Stocker des documents personnels sans lien avec l APF. Le Porte-documents ne doit servir qu à «transporter» des documents de manière temporaire, il doit être utilisé comme un lieu d échange de fichiers entre deux ordinateurs. En aucun cas, le Porte-documents ne doit être un lieu de stockage permanent de vos documents. 3/8
Partager vos documents 3 Partager vos documents Dans le Porte-documents, il n est pas possible de partager des fichiers seuls. Le partage s effectue uniquement sur des dossiers, ceux-ci peuvent contenir un ou plusieurs fichiers. Pour commencer, vous devez créer un dossier. Dans l onglet «Porte-Documents», dans le menu de gauche, faites un clic-droit sur la ligne intitulée «Porte-Documents» (1). Puis dans le menu qui vient d apparaître, sélectionnez «Nouveau dossier» (2). 1 2 Une nouvelle fenêtre apparaît. Donnez un nom à votre dossier (3). Puis cliquez sur le bouton «OK» (4). 3 4 4/8
Partager vos documents Votre nouveau dossier vient d apparaître dans le menu de gauche. Faites un clic-droit sur celui-ci (5). Puis dans le menu qui vient d apparaître, sélectionnez «Partager dossier» (6). 5 6 Si vous souhaitez utiliser le partage de manière classique, laissez les valeurs par défaut. Si vous souhaitez personnaliser votre partage, reportez-vous aux informations situées dans l encadré gris sous la capture d écran. Renseignez la ou les adresses e- mails du partage séparées par un point-virgule (7). Cliquez sur le bouton «OK» (8). 7 8 5/8
Partager vos documents Pour personnalisez votre partage Destinataire - Partager avec «Utilisateurs et groupes internes» : partage avec des utilisateurs de la messagerie Zimbra - Partager avec «Invités (en lecture seule)» : partage avec des utilisateurs utilisant un autre type de messagerie que Zimbra (ex : Partenaires). Ces utilisateurs accèdent au dossier partagé grâce à un lien et ne peuvent que consulter son contenu. - Partager avec «Public (lecture seule, pas de mot de passe)» : Aucun mail n est envoyé. Toutes les personnes possédant le lien peuvent accéder au dossier partagé et ne peuvent que consulter son contenu. Rôle - Aucune : désactive temporairement les accès à un dossier partagé existant - Visionneur : il peut consulter le contenu du dossier partagé mais il ne peut pas le modifier - Gestionnaire : il peut consulter et modifier le contenu d'un dossier partagé, créer de nouveaux sous-dossiers, modifier et supprimer des fichiers dans un dossier partagé. - Admin : Gestionnaire, il peut ajouter ou retirer des utilisateurs dans la liste des destinataires du dossier partagé. Mail - «Ne pas envoyer de mail à propos de ce partage» : Aucun e-mail n est envoyé. - «Envoyer un mail standard» : Un e-mail standard est envoyé. - «Ajouter une note au mail standard» : Un e-mail que vous avez personnalisé est envoyé. Url Cette url permet d accéder au dossier partagé en lecture seule (consultation uniquement). Une notification apparaît (9) en haut de la fenêtre vous indiquant que le partage a été créé, et que les e-mails ont été envoyés. 9 6/8
Partager vos documents A partir de maintenant, tous les fichiers que vous placerez dans ce dossier seront visibles par les destinataires du partage. Si ceux-ci sont gestionnaires ou administrateur du partage, ils pourront également ajouter des fichiers à votre intention. Deux possibilités s offrent à vous pour ajouter des fichiers : 1 Le fichier est déjà présent dans votre Porte-documents. Cliquez sur le fichier (10) et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant le fichier vers le dossier de destination (11). Ce «glisser-déposer» va déplacer votre fichier dans le dossier de partage. 11 10 2- Le fichier n est pas présent dans votre Porte-documents. Une fois dans le dossier de partage, cliquez sur le bouton «Uploader le fichier» (12). Dans la fenêtre qui vient d apparaître, sélectionnez le fichier sur votre disque dur grâce au bouton «Parcourir» (13). Enfin cliquez sur le bouton «OK» (14). Dès que le téléchargement sera fini, le fichier sera disponible pour les destinataires du dossier de partage. 12 13 14 7/8
Aller plus loin grâce à l aide en ligne 4 Aller plus loin grâce à l aide en ligne Zimbra offre un ensemble de fonctionnalités très intéressantes. Ce simple document ne peut toutes les exposer. Si vous souhaitez profiter pleinement de la messagerie Zimbra, nous vous conseillons de consulter l aide en ligne. Pour y accéder, cliquez sur le petit triangle en haut à droite de la fenêtre (1). Dans le menu qui vient d apparaître, cliquez sur «Aide produit» (2). 1 2 Une fenêtre internet s ouvre alors (3). Vous avez alors accès à une documentation détaillée de Zimbra, l ensemble des fonctionnalités et de leurs spécificités sont accessibles à partir du menu placé sur la gauche. 3 8/8