WINGSM INTRODUCTION A WIN GSM Point de vente Confidentiel, toute reproduction même partielle de ce document est interdite en vertu de l'article Art. L.335-3 du code de propriété industrielle. 1
SOMMAIRE Les modules WIN GSM Point de Vente : 1. INTERFACE OPERATEUR Page 3 2. MESSAGERIE Page 4 3. CAISSE Pages 5-10 4. CLIENTS Pages 11-13 5. FACTURATION Pages 14-21 6. GESTION DES STOCKS Pages 22-39 7. GESTION DU SAV Pages 40-41 8. REPORTING Pages 42-51 9. TRANSFERT INTER AGENCES Pages 52-56 10. UTILITAIRES Pages 57-74 11. LISTE DES ABREVIATIONS Page 75 Cette documentation offre une première approche du logiciel WIN GSM, présentant les modules principaux de celui-ci ainsi que les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées. 2
1. INTERFACE OPERATEUR L interface opérateur vous permet d accéder directement à la page web de l opérateur. La configuration se fait depuis le menu «Utilitaires» puis «Config Interface Opérateur». Dan l exemple ci-dessus, nous avons saisis WIN GSM dans le nom de l opérateur, ainsi que son adresse web www.wingsm.fr L onglet a été crée et vous accédez directement au portail technique de WIN GSM. 3
2. MESSAGERIE Ce menu contient la boite de réception de messages envoyés par Avenir Concept Monaco. Vous êtes informés en temps réel des nouveautés apportées au logiciel à chaque mise à jour, des modifications ou nouveautés intégrées dans la base article (valable pour les utilisateurs de la Base unique) Une alerte vous avertira dès qu il y a un nouveau message. Une fois les messages lus, vous pourrez les supprimer en sélectionnant le bouton corbeille. C est le menu qui nous permettra de communiquer avec vous sur l utilisation de Win gsm. 4
3. CAISSE : La plupart des distributeurs pour la vente Grand public utilisent le module de caisse qui permet l édition de tickets et factures. Le vendeur, reconnu par l identification à l ouverture de la caisse, appelle l article par la référence produit, le GENCOD ou l IMEI s il s agit d un mobile. Dans le cadre de la vente d un mobile, l appel de l article va déclencher un scénario de vente sur lequel nous reviendrons ultérieurement Voici le module de caisse ainsi que les différents menus qui le composent : 3.1 Caisse vente Ce menu permet de facturer les ventes effectuées. C est à partir du champ Recherche article que l on appelle l article qui va être vendu, qui apparaît alors dans la partie Liste des articles. La recherche d article s effectue via un scan (à partir d une douchette laser) ou saisie manuelle du Gencod, IMEI, code article ou désignation. Il ne reste ensuite plus qu à double cliquer dessus pour valider celui-ci dans le corps de la facture. 5
Ce champ constitue le corps de la facture. C est dans celui-ci qu apparaissent les articles appelés, ainsi que le montant alloué à ceux-ci. Il est à noter que le montant en haut de la fenêtre correspond à l addition des montants du contenu de la facture. Ces onglets permettent l affichage d articles par famille. Une fois la famille sélectionnée, les articles s affichent dans le champ 1 de la caisse. Ces boutons sont paramétrables depuis le menu «Configuration de caisse» puis «configuration des familles» Les favoris permettent la sélection directe dans le corps de la facture des articles mis en raccourci dans le bas de la fenêtre. Il est possibles de paramétrer ces boutons via «Configuration de caisse» puis «configuration des articles». Exemple de facturation : 1. Scannez le GENCOD ou l IMEI dans «recherche article» 2. Sélectionnez l article qui s affiche. 3. Sélectionnez les offres choisies par le client (abonnement, option, accessoires..). 6
4. Sélectionnez le bouton «règlement». 5. Sélectionnez le mode de règlement : espèces, chèque, CB 6. Renseigner les informations relatives au client et constituer sa fiche. 7. Imprimer la facture via le bouton «facture». Les boutons dans la caisse : : Permet de sélectionner un vendeur : Permet d annuler toutes les lignes d un ticket. : Cette fonction permet d éditer un avoir, c'est-à-dire le retour en stock et comptable d une facture client au niveau des articles : Permet d annuler la ligne venant d être éditée : Permet de mettre un ticket en attente. : permet d afficher le sous Total avant la validation du règlement. : Permet de dupliquer la/les ligne(s) venant d être édité : Permet d insérer un commentaire dans le corps de la facture : Affiche le sous total de la facture : Permet l édition d une remise en montant, pourcentage ou manuelle sur la facture en cours : Quitte la facture en cours et permet d en générer une nouvelle. : Valide le ticket et permet l accès au règlement de la facture. : Il permet d enregistrer une panne de mise en service sur un mobile. Il aura pour fonction de réintégrer l IMEI (entrée en stock) du mobile en panne en stock, et de réaffecter le nouvel IMEI (sortie de stock) sur la facture du client initialement crée. RIB ) : Permet de scanner les pièces justificatives du client (Carte d identité, : Permet de consulter les documents scannés. Les boutons suivants sont accessibles uniquement pour les Espaces SFR : 7
: Permet de récupérer et facturer les actes effectués sur VS KARA. : Permet de sélectionner le type de profil de l agence. Il existe les profils PGP (Grand public), ESE (Entreprise) ou Partenaires. Ce choix impacte les rémunérations de l opérateur. 3.2 Configuration de caisse Ce menu permet de : - Sécuriser l accès à certaines fonctionnalités de la caisse en intégrant des mots de passe - Configurer des familles et articles (Champs 3 et 4 de la caisse), afin de créer des raccourcis caisse. - Sélectionner différents modes de règlements mais aussi remises visibles dans la caisse. 8
- Paramétrer les impressions tickets. 3.3 Consultation Depuis ce menu vous accédez au journal de caisse. Sur la journée en cours, cette fonction permet notamment de : 9
- Consulter / éditer les tickets - Effectuer un début de journée - Visualiser les éventuelles dépenses - Visualiser les contrats en attentes - Annuler un ticket si celui-ci n a pas été réglé - Consulter les données Comptables (X de caisse) et clôturer la caisse Clôture de caisse : Une fois les ventes de la journée terminée, chaque agence effectue une clôture de caisse. Celle-ci résume toutes les ventes de la journée sous forme de données comptables (chiffre d affaire généré par vendeur, familles d articles, encaissements ). Dans le cas d une société multi agences, la clôture de caisse est transférée au siège via le transfert Inter agences. -Réédition tickets : permet de réimprimer des tickets sur la journée en cours. - Z de caisse : permet de sélectionner, afficher ou imprimer le Z de caisse de la journée sélectionnée. 10
4. CLIENTS 4.1 Fiche clients Ce menu vous permet de constituer la fiche de votre client et consulter son historique. Les onglets : - Banque : permet de saisir les informations bancaires relatives au client. - Divers : permet de saisir des commentaires ou observations sur le client. - Contacts : permet de saisir un ou des contacts téléphoniques rattachés à ce client. - N d appel : permet de visualiser les n de téléphone du client ainsi que les justificatifs scannés lors de la création d abonnement : RIB, pièce d identités (Voir module de SCAN). : Edition de courrier : Consultation de l historique SAV du client. 11
: Accès au compte client. : Consulter les commandes passées par le client. 4.2 Comptes clients Ce module contient les factures appartenant à un client, les règlements effectués, et le solde de son compte, dans le cas ci-dessous le client doit régler 1497. S il reste des factures non réglées, vous pourrez générer un courrier de relance, l enregistrer et l imprimer. 12
4.3 Commandes clients Ce menu permet de consulter imprimer les commandes en cours relatives à un client. Vous disposez de différents critères de sélection. L impression se fait depuis le bouton imprimer. 13
5 LA FACTURATION ENTREPRISE Elle se fait depuis le menu facturation, sous menu facturation. La facturation Entreprise reprend les mêmes principes de vente que la caisse mais sous une autre interface. Les ventes créées ici ne génèrent que des factures et aucun ticket. Le haut de la facture comprend le type de document créé (facture ou avoir), le nom du VRP (vendeur) ainsi que les données relatives au client (Nom, adresse ). Le corps de la facture regroupe les lignes liées à la vente (articles, abonnements, options, accessoires ), affichant également le prix unitaire, la quantité vendue, le montant, la marge dégagée, les données relatives au contrat La partie inférieure de la facture affiche différents onglets parmi lesquels : - Règlement : qui permet de valider, modifier ou consulter le mode de règlement. - Echéance : permet de sélectionner des dates et mode de règlement à échéance - Divers : permet de saisir divers commentaires sur la facture. - Livraison : permet de saisir une adresse de livraison si elle est différente de l adresse de facturation.. - Identification : regroupe le n de contrat d appel, IMEI, SIM et PIN du client 14
5.1 Journal de facturation : Cet écran est accessible depuis le menu Facturation puis Journal de facturation. Cet écran permet la sélection de factures par rapport à certains critères (période, numéro de facture, agences ). Une fois les critères renseignés et la liste des factures affichée, il vous sera possible d afficher la facture par un double click de la ligne sélectionnée, ou bien de faire un export comptable de la liste des factures ou encore même les archiver. Ce tableau peut être exporté vers Excel par un click droit, puis exporter vers la table Excel 15
5.1.1 L export comptable : Il est accessible depuis le journal de facturation via le bouton. Le but de l export comptable à partir de Win Gsm est d exporter un fichier texte regroupant les données relatives aux factures du logiciel. Une fois ce fichier généré, les utilisateurs doivent l intégrer ensuite dans leur logiciel de comptabilité. L export comptable s effectue par le journal de facturation. Il est configurable à partir de l écran ci-dessous. La partie supérieure de l écran affiche le répertoire dans lequel le fichier sera exporté, et permet également la sélection du logiciel comptable utilisé par le distributeur, puisque le format du fichier exporté diffère selon le logiciel utilisé. Nous comptons 36 logiciels de comptabilité compatible avec Win Gsm. La partie inférieure permet elle la configuration des comptes. Une fois l interface configurée, l export se fait par le bouton Valider. 16
5.1.2 L archivage des factures et des ventes : Il est possible d archiver les factures et les ventes sur une période donnée à partir du moment ou la comptabilité a été arrêtée. Cette fonction est accessible depuis le journal de facturation via le bouton. Après l archivage les factures ne pourront être modifiées. Vous pourrez uniquement les consulter et les imprimer. Il vous permettra d alléger votre base de données. 5.2 Journal des ventes archivées : Ce module vous permettra de consulter les factures et les ventes qui ont été archivées depuis le journal de facturation. Différents filtres sont disponibles. 17
5.3 Détails tickets : Le module Détail des tickets, accessible par le journal de facturation, permet de consulter les données générées à partir de la caisse sur une ou plusieurs agences pour une période donnée. Ce module permet d afficher : - Le chiffre d affaire : Global Par famille 18
Par vendeur Le détail des factures créées à partir de la caisse 19
- Le détail des opérations de caisse - Le journal de caisse 20
- Le détail des règlements - L impression d un ou plusieurs de ces tableaux se fait à partir du bouton. Dans le cas ci-dessus nous avons choisi d imprimer le Chiffre d affaires global, le détail des opérations ainsi que le détail des règlements. 21
6 GESTION DES STOCKS L écran Gestion de stock comprend plusieurs modules. Ceux-ci sont les mêmes à partir du Point de vente ou du Back Office. Le stock se compose d articles. Le module Gestion de stock permet notamment : - Une vue sur la base Articles - L état des stocks - Une vue sur les mouvements de stock - L accès aux fiches fournisseurs - Passer des commandes fournisseur - Passer des commandes au siège - Préparer des commandes fournisseurs - Générer/Réceptionner une livraison inter agence - Entrer de la marchandise en stock - Gérer les inventaires Par défaut, la base article ne peut être modifiée que par le siège. 22
6.1 Les articles : Une fiche article se constitue comme ci-dessus. Elle comprend la référence, la désignation, le descriptif, la famille/sousfamille/marque/type/gencod auquel l article appartient. La case gestion de stock permet de définir l article en tant que quantifiable (mobile, accessoires ) ou non (options, abonnements ). Si l article en question est soumis à l écotaxe, cocher la case en indiquant le montant de l écotaxe. La partie inférieure de l écran permet d afficher ou définir le prix de base de l article. - L onglet Tarifs affiche tous les cas de figure avec lequel l article peut être vendu, ainsi que le tarif de celui-ci. 23
Cette fonction vous permet d appliquer automatiquement ces mêmes tarifs à une famille et sous famille d articles. - L onglet Scénario affiche tous les articles appelés lors de la vente. C est ce qu on appelle un scénario de vente. Cette fonction vous permet d appliquer automatiquement ces mêmes scénarios à une famille et sous famille d articles. Ex : Dans le cas de figure 001 Essentiel, la vente appellera la famille Abonnement, sous-famille Pro, c'est-à-dire toute la liste des offres et options Pro en Abonnement SFR. Arrive ensuite le choix de l assurance proposée et pour terminer, la rémunération opérateur. - L onglet Stocks affiche la quantité article en stock. Pour les articles appartenant à la famille Mobile, il s affichera sur la droite la liste des IMEI (identifiant numérique du mobile). 24
La liste des IMEI est accessible par le bouton N IMEI. Vous permet de suivre tous les mouvements d un IMEI par date et par agence. Vous permet de vérifier les GENCOD de vos articles, les modifier, générer des codes barres (GENCOD), et les imprimer. - L onglet Achat affiche le prix d achat du mobile, ainsi que le PUMP (prix unitaire moyen pondéré), c'est-à-dire le prix moyen auquel a été acheté l article toutes commandes confondues. 25
Vous permet d accéder à l historique du PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de l article, lié aux commandes fournisseurs. - L onglet Suivi regroupe quatre graphiques concernant les 6 derniers mois : o Volume de vente mensuel o C.A. généré chaque mois par cet article o Marge générée chaque mois par cet article o Evolution du prix de vente moyen mensuel. Dans le cas ci-dessus nous avons choisis d afficher le volume des ventes du mobile Pack Nokia 6070. Ce menu obtenu par un click droit sur le graphique permet de modifier le type et format de graphe, de l enregistrer et de l imprimer. 26
6.2 Etats des stocks : Le module Etat des stocks permet d afficher pour une ou plusieurs familles d articles le stock à l instant T ainsi que les ventes effectuées sur une période donnée, pour une ou plusieurs agences. Dans le cas présent, le résultat de notre recherche affiche le stock des mobiles pour l agence 2 ainsi que les quantités vendues pour chaque modèle entre le 01/12/2007 et le 18/12/2007. Il est intéressant de constater que la case «Enlever les articles non vendus pour la période» permet d afficher dans la liste uniquement les articles sur lesquels il y a eu des ventes sur la période sélectionnée. 27
6.3 Les mouvements de stocks : Le module «Mouvements» permet pour une période donnée et une agence donnée d obtenir les différents mouvements de stock qu il y a eu sur un ou plusieurs articles. Celui-ci affiche le code de l article, la date et l heure à laquelle a lieu le mouvement sur le stock, la nature du mouvement (ticket, livraison, commande fournisseur), l ancien et le nouveau stock et la quantité déduite ou ajoutée au stock. Les types de provenance : - TICK = vendu depuis le module «Caisse vente» + n du ticket - FAC = vendu depuis le module «Facturation» + n de la facture - ENT = entrée en stock via «Livraison Agence» + n de la livraison - CDFR = entrée en stock via «Commande Fournisseur» + n de la commande IMEI. Vous permet de suivre le type d entrées et sorties de stocks sur une période de vos 28
Dans le cas ci-dessus, vous visualisez les mouvements des IMEI de l article 551296 depuis le 01/07/2007 sur l agence 1. Ces états restent exportables sous Excel par simple clique droit puis exporter vers Excel. 6.4 Fournisseurs : Cet écran permet d enregistrer, de modifier les informations relatives aux fournisseurs de l entreprise. La fiche de renseignement se décompose en trois parties : La première partie permet de renseigner les données postales et téléphoniques du fournisseur. 29
La deuxième «SECTEUR, TYPE, GROUPE» permet d insérer le secteur d activité du client, le type du client et le groupe qui peut être : SOCIETE ou INDEPENDANT par exemple. Elle permet aussi de renseigner des critères de recherches statistiques, modes de règlement préférentiel et la devise de règlement. La troisième partie permet d annoter des renseignements d ordre divers et les différents contacts de l entreprise. 6.5 Les commandes fournisseur : Ce module permet la création d une commande fournisseur, mais aussi de faire une entrée de stock à partir d une commande fournisseur. Dans le cas de multi agences, c est le siège qui effectue les commandes fournisseur pour ensuite envoyer la commande reçue aux agences via les livraisons agence. La commande fournisseur se constitue principalement du fournisseur auquel on effectue la commande ainsi que les articles commandés, avec pour chacun la quantité associée. Il est intéressant de noter que lorsqu une commande est générée, la quantité commandée est ajoutée dans la partie Stocks de la fiche article comme suit : 30
La quantité s ajoute à la colonne Cdes Frn. Une fois les articles reçus, il suffit de renseigner la quantité réceptionnée pour chaque article dans la colonne reçu, de la commande. S il s agit de mobile, une fois la quantité saisie, la ligne se grise, puis un tableau en bas de la commande vous permet de saisir les Imeis reçus, à l aide d une douchette laser ou manuellement, puis validez par le bouton OK. Une fois celle-ci validée, la quantité est ajoutée dans le stock de l article comme suit : 6.6 Livraison agence : Ce module prend en charge tout ce qui concerne les livraisons Inter agences. Il se présente comme suit : Par ce module, il est possible de créer mais également de consulter une livraison. Le principe de la livraison comprend la liste des articles, la quantité ainsi que le numéro de l agence à laquelle on effectue la livraison. Pour les articles appartenant à la famille Mobile, il est obligatoire de renseigner le nombre d IMEI, par l onglet du même nom, correspondant à la quantité envoyée. 31
Important : Dans le cadre d une livraison d une agence vers une autre agence (qui n est pas le siège), la livraison part de l agence X, passe par le siège qui la renvoie vers l agence Y, via le transfert inter agence. Lorsque la livraison arrive à l agence destinatrice, celle-ci doit faire la réception de la livraison en question par le module Entrée de stock, lequel est décrit ci-après. 6.7 Entrée de stock : Le menu Entrée de stock amène au choix d accès entre les commandes fournisseurs et retour des agences, puisque les deux modules à terme permettent l entrée en stock de produits. Les commandes fournisseur ayant été traitées précédemment, nous allons nous intéresser au Module Retour des agences. L agence réceptrice de la livraison est alertée lors de l import du siège qu une livraison est en attente d entrée par le message suivant : Une fois, la livraison en attente sélectionnée, s affiche le contenu de celle-ci avec les quantités à valider dans la colonne Qte reçue. Pour la réception des articles appartenant à la famille Mobile, il est également important de renseigner le nombre d IMEI équivalents à la quantité rentrée en stock. 32
Il est à noter que le bouton Tout RECU confirme la validation totale de la livraison. 6.8 Inventaires : Ce module permet la programmation, réalisation, consultation d un inventaire, la valorisation de stock, ainsi que la régularisation de stock. 6.8.1 Saisie d inventaire : La saisie d inventaire offre la possibilité en préambule de sélectionner les articles ou familles d articles concernés par l inventaire L exemple ci-dessous prend en compte uniquement les mobiles. Une fois l inventaire généré, apparaît l écran suivant dans lequel doivent être renseignées les quantités relatives aux articles dans la colonne REEL, ainsi que les IMEI (par le bouton Gestion IMEI inventoriés) : 33
Une fois la saisie d inventaire terminée, il suffit de cliquer sur Valider, puis d accepter la validation définitive de l inventaire. Si toutefois, l inventaire devait être saisie en plusieurs fois, il est possible d enregistrer un inventaire sans valider celui-ci, de manière à reprendre celui-ci au même point qu il l était à la fermeture du module. : Il vous permet de gagner du temps lors d un inventaire à partir d une douchette inventaire sans fil. Une fois les articles scannés, les données saisies seront intégrés automatiquement dans le logiciel. Ceci est un module complémentaire. Cette fonction sera active seulement si le n de licence «Gestion douchette inventaire» a été entré dans les menus : Licence société >Modules complémentaires > Gestion Douchette Inventaire. 34
6.8.2 Journal d Inventaires : Cet écran permet de visualiser le ou les inventaires sur une période donnée par agence. Il vous est possible de les imprimer et de les exporter sur le tableur Excel. 35
6.8.3 Valorisation de stock : Le module Valorisation de stock permet notamment : d effectuer une valorisation de stock par rapport à la date d un inventaire ou d une mémorisation de stock d interroger la valeur du stock à l instant T d effectuer une mémorisation de stock afin d en affiner la valeur Pour lancer la valorisation de stock, il faut s intéresser à la première partie de l écran, dans laquelle, il faut sélectionner l inventaire ou mémorisation de stock sur lequel on souhaite effectuer la valorisation. 36
Une fois celui-ci sélectionné, le bouton «Suivant» amène sur l écran ci-dessous. Une fois la sélection effectuée, s affichent les données relatives à la valorisation, comprenant également le stock théorique et réel des articles sélectionnés. Au bas de la fenêtre est affichée la valorisation globale du stock. Vous permet de mettre Hors gestion de stock les articles cochés qui ont une quantité inférieure ou égale à zéro. Vous permet de mettre en Hors liste de stock les articles cochés qui ont une quantité inférieure ou égale à zéro. 37
6.8.4 Programmation : Ce module vous permet de programmer une date d inventaire pour vos agences et de leur transmettre. Un message d alerte rappellera à vos agences la date de l inventaire. 7.8.5 Régularisation de stock : Le module Régularisation de stock permet de modifier manuellement la quantité en stock d un article de la base. Pour cela, il faut aller appeler l article sur lequel on souhaite modifier le stock soit par la référence article, soit par la sélection Articles. Apparaît ensuite la quantité théorique en stock du mobile, pour la modifier, il suffit de renseigner la quantité en stock dans le champ Quantité réelle. 38
6.9 Livraison Agences : Cette fonction s applique pour les multi points de ventes qui souhaitent livrer des articles d une agence vers une autre. Cet onglet permet de créer la livraison. Vous devrez saisir les articles à livrer, affecter une quantité dans la colonne «Qté à envoyer» puis le n de l agence réceptrice. Les articles peuvent être saisi par : code article, Gencod, IMEI, ou via une recherche dans la base articles à partir du bouton (au dessus de la colonne Article.). Cet onglet permet de renseigner les IMEI correspondant aux mobiles à livrer, si votre livraison contient des mobiles. 39
7 GESTION DU SAV : Ce module vous permet de consulter le journal de toutes les interventions SAV ou PMS. Vous pourrez effectuer des recherches en fonction de plusieurs critères : - Période - N SAV - N IMEI - Code client - Nom client - Code réparateur - Action : envoi SAV, retour SAV, Prêt Pour créer une nouvelle intervention SAV, sélectionner le bouton l écran ci-dessous., vous obtiendrez 40
Un bon de prise en charge pourra être édité. 41
8 REPORTING 8.1 Statistiques : Ce module vous permet de mesurer et évaluer votre activité via des statistiques. Plusieurs Filtres cumulables sont à votre disposition : Premier Filtre par : Volume (Quantité) C.A. Marge Second filtre par : Semaine Mois Année Client Groupe Famille Secteur Vendeur (VRP) Article Ou encore par Une famille, sous-famille et type. Agence Type agence (ex : B2B, PGP) Régions Catégorie (gold, silver GEOMARKETING Pour attribuer une catégorie agence et une région à chacune de vos agences : aller dans utilitaires>liste des agences>détails>saisissez la catégorie et la région, puis enregistrer. Seul un siège peut effectuer ces modifications. Le module «Géomarketing» est aussi accessible depuis le module complémentaire «Détail avancée des ventes» mais aussi depuis «Gestion des stocks» et états des stocks. Choisissez la période et cliquer sur Sélection pour afficher le résultat. Les montants en H.T. et les quantités s affichent et un graphique est représenté sous forme de secteur, histogramme ou courbe. Vous pourrez lui attribuer un nom et l enregistrer. Notre choix ci-dessous a été de faire apparaître le CA par vendeur sur le mois de Mai 2007 pour les agences Gold, de type PGP (offres destinés au grand Public) situées dans le SUD. 42
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8.2 Compteur de passage : Ce module permet aux utilisateurs d un compteur de passage (détecteur de personnes) installé en magasin, d importer dans Win Gsm : - La fréquentation du point de ventes (Nombre de visiteurs) par heure et par période - Le nombre de tickets généré - Le CA généré - Le taux de transformation Ainsi qu un graphique illustrant ces données. Dans le cas ci-dessus, nous avons importé les données relatives au compteur de passage sur la journée du 22 Novembre 2007, en affichant un graphique lié au nombre de visiteurs (violet) et au nombre de tickets (rose). 44
8.3 Répartition du CA Ce menu permet de faire des zooms sur le chiffre d affaire en partant d un groupe d agence pour aller jusqu à un article précis. 8.3.1 Répartition du CA : Il suffit de sélectionner le ou les critères de départ parmi les 3 proposés : région, type et catégorie. Un critère au minimum doit être renseigné. Ensuite il suffit de sélectionner la ligne qui nous intéresse et de cliquer sur le bouton pour voire le détail du CA par agence. On peut ensuite augmenter la précision à la famille, puis à la sous famille et enfin à l article près. Le bouton permet de revenir en arrière. 45
8.3.2 Produits stars : Cet onglet permet d obtenir un classement des ventes d article par rapport au CA TTC généré et par rapport au pourcentage des ventes sur une période choisie: 46
8.3.3 Top Ten : Il s agit ici du classement des agences «Top Ten» sur une période choisie, en fonction du CA généré : 47
8.3.4 Répartition du CA/Année Cette fonctionnalité permet de ressortir le CA TTC mois par mois sur une année complète, pour toutes les agences. Il suffit alors de sélectionner la ligne d une agence pour voire apparaître le graphe correspondant à son activité : 48
8.3.5 CA des agences Cet onglet permet d enregistrer des requêtes et ensuite de les exécuter pour des périodes précises. Les requêtes étant enregistrées, il n y a pas besoin de les reconstruire à chaque fois que le module est utilisé, il n y a qu à rentrer la période voulue. Dans l exemple ci-dessous on recherche le CA TTC des mobiles, sur la période du 01/08/2007 au 31/08/2007 8.3.6 CA Vendeurs Il fonctionne de la même façon que le CA des agences, grâce à un système de requêtes enregistrées et que l on exécute ensuite sur un période : 8.4 Répartition de la marge Ce module utilise les mêmes fonctionnalités que le module «Répartition du CA» (voir page 45 à 49). 49
8.5 Détail des ventes : Cette fonction vous permet d accéder au détail des ventes sur une période donnée et par critères : - ARTICLE - FAMILLE - Sous-FAMILLE - MARQUE - TYPE - AGENCES - CATEGORIE AGENCE - REGION - FOURNISSEURS - IMEI - N d APPEL - CLIENT - GROUPE (groupe de clients) - VRP La facture de chaque article vendu peut-être consultée et imprimée, ainsi que le C.A par VRP. Le total du nombre d articles vendus, le C.A et la marge générée est visible en bas du tableau à droite. 8.6 Détail avancé des ventes : 50
Ce module complémentaire est accessible via le menu Reporting. Il vous permet de créer et sauvegarder des requêtes, établies en fonction de plusieurs critères. Dans le cas ci-dessus nous avons crée un requête pour les ventes d abonnement en décembre 2006. Cette requête peut être imprimée et exportée vers Excel. 9 Le transfert Inter Agences 51
Ce module n est utilisé que dans le cadre de distributeurs multi agences. En effet, ils sont constitués principalement d un siège et d un ou plusieurs points de vente. Chaque début de journée, les agences importent les données envoyées par le siège et à chaque fin de journée, les agences exportent les données de leur journée vers le siège. Le transfert se fait par FTP, c'est-à-dire qu un serveur est attribué à chaque client du logiciel avec des identifiants propres. L export consiste à l envoi de ces données sur le serveur FTP et l import à la récupération de celles-ci. Le transfert Interagence est accessible par le bouton Inter agence. IMPORTANT : Le module FTP Win Gsm doit être installé pour le transfert Inter agence. L anti-virus ou Firewall utilisé doit autoriser l accès à GSM.exe. Les données agences qui seront importées sont : - Les factures de l agence - Les devis et livraison de l agence - Les clients de l agence - Les règlements de l agence -Les clôtures de caisse Vous êtes le siège : 52
- Commandes et livraisons au siège - Fichiers IMEI - Les stocks de l agence - Le suivi de stocks - La liste des agences - Les inventaires - L historique PUMP (prix unitaire moyen pondéré). - Compteur de passage (module complémentaire licencié) 1- Sélectionner le bouton. Une alerte vous informe qu il y a des éléments à importer. 2- Cocher les agences à récupérer puis sélectionner le bouton. 53
3- le logiciel va se connecter au serveur FTP, et, intégrer les données au logiciel. 54
Même principe pour l export : Seul l export se fait par sélection de date. Les éléments exportés vers les agences sont : - Stocks des agences - livraisons aux agences - Fichiers IMEI - Articles (nouveaux articles crées où mise à jour d articles existant). - Promotions - Fournisseurs - Liste des agences - Clients multi agences - Etat de facturation des devis - Alarme d inventaire (programmation d inventaire à une date précise). - Rémunérations vendeurs 55
1- Sélectionner le bouton. 2- Le logiciel va se connecter au serveur FTP et y déposer les fichiers afin qu ils puissent être récupérés par les agences. 3- L export est terminé sélectionner Ok. 56
10 UTILITAIRES 10.1 Autorisations opérateurs : A partir du module Utilitaires, il est possible d accéder à la configuration des Autorisations Utilisateurs. Nous avons à partir de la fenêtre ci-dessous la possibilité d ajouter ou de supprimer un utilisateur (ou opérateur) et d y affecter une catégorie de 0 à 9 et pour chaque catégorie, de définir des droits d utilisation. La catégorie 9 étant la catégorie affectée à l utilisateur ADMIN (avec tous les droits) créé par défaut. Le code ADMIN doit bien sur être protégé par un mot de passe! Vous ne devez en aucun cas changer les permissions affectées à cette catégorie. 57
Affectation et retrait de permissions à une catégorie Dans l onglet Autorisations, il est nécessaire de cocher la case «Afficher toutes les catégories» pour afficher la liste complète. Cliquer sur «Obtenir toutes les autorisations» pour obtenir la liste complète des fonctions contrôlables. Vous pouvez verrouiller une fonction (affichage d une clé) en double cliquant dans la case correspondant à la fonction et la catégorie que vous souhaitez bloquer. Un autre double clic effacera ce blocage. 58
Détail des autorisations opérateurs AUTORISATION EXPLICATION AFFECTIONS Autorise l accès à la modification de gestion de stock («Aucune action») AGENDA Autorise l accès à la fiche agenda. («Aucune action») AIDE Autorise l accès à l aide («Aucune action») ART_ACHAT Autorise l accès aux prix achat dans la fiche article, la liste des articles et dans la facture ARTICLES Autorise l accès à la fiche article ARTICLE_SUPP Autorise la suppression des articles AUTORISATIONS Autorise l accès à la fenêtre autorisation BALANCE_CLI Autorise l accès à la balance clients BASCULE_EURO Autorise l accès à la bascule euro d un dossier de travail CAISSE Autorise l accès à la fonction caisse CDEAG Autorise l accès aux commandes agence CDEFRN_MODLIV Autorise la modification d une livraison fournisseur (commande livrée totalement) CDEFRN_SUPP Autorise la suppression d une livraison fournisseur CLIENTS Autorise l accès aux fichiers clients CLIENTS_COMPTE Autorise l accès au compte du client (liste facture et devis) CLIENTS_CPT_MO Autorise la modification dans le compte du client (référence, lettrage ) CLIENTS_SUPP Autorise la suppression d un client COMMANDE Autorise l accès aux commandes fournisseurs COMPTA Autorise l accès à la fiche paramètre comptable CONTRAT_CONF Autorise l accès à la gestion des lignes (litiges, conformités des contrats) CONTRATS Autorise l accès à la fiche contrat DESSIN Autorise l accès à l utilitaire dessin DETAVANCE Autorise l accès au détail des ventes (avancé), création de requêtes.. DETRUITFAC Autorise la destruction d une facture DEVIS Autorise l accès aux fichiers devis, B.L. DEVIS_LIBFA Autorise l ajout d un nouveau libellé ex. : devis, B.L, livraisons, transfert DEVIS_SUPP Autorise la suppression d un devis / B.L. DOSSIERS Autorise l accès aux changements de dossier ENTREE Autorise l accès aux entrées en stock ETATSTK Autorise l accès aux états de stock FACTURES Autorise l accès aux factures FAC_DATE Autorise l accès aux changements de date sur les factures FAC_NOF Autorise l accès aux changements de la numérotation des factures FAC_PREIMPRIME Autorise l accès aux paramétrages avancés des pré imprimés FAC_SANSIMEI Autorise la saisie de mobiles sans IMEI sur la facture FOURN Autorise l accès à la fiche fournisseur GESTION CONTRA Autorise l accès à la fenêtre des contrôles et pointages des rémunérations INTERAGENCE Autorise l accès à la fenêtre inter agence INTERAG_CENTRA Autorise l accès au menu de la centrale INTERNAT Autorise l'accès à la fenêtre des paramétrages internationaux INVENTAIRE Autorise l accès aux inventaires 59
INVENT_EPUR Autorise l accès à la fonctionnalité d épuration dans le journal des inventaires INVENT_JOURNAL Autorise l accès à la fenêtre du journal des inventaires INVENT_PROG Autorise l accès à la fenêtre de la programmation d un inventaire INVENT_REGUL Autorise l accès à la régularisation de stock INVENT_THEORIQ Autorise l accès à la fonction Inventaire théorique dans la saisie d un inventaire INVENT_VALORIS Autorise l accès à la fonction Inventaire valorisé dans la saisie d un inventaire JNLVT Autorise l accès au journal des ventes LISTEAGENCE Autorise l accès à la modification des agences LIVAG Autorise l accès à la livraison agence MAINTENANCE Autorise l accès à la fenêtre maintenance MAJ COMBO Autorise l accès à la création des listes déroulantes MARGE Autorise l affichage de la marge sur la facture et sur la caisse MENU CONTRAT Autorise l accès au menu Rémunérations (conformités, litiges, contrôles et pointages) MENU RGT Autorise l accès au menu des Encaissements (règlements, remise en banque ) MODESIEGE Autorise l accès au logiciel en mode «siège» MODIFARTICLE Autorise la modification du fichier article MODIFFACTURE Autorise la modification d une facture MODIFICHIERS Autorise la modification de fichier dans les utilitaires (Recalcule tarif, MAJ code agence, MAJ Fichier IMEI Vers 5.0, fenêtre modification fichier) MODIFSTOCK Autorise l accès à la modification des stocks dans les inventaires. MULTITARIF Autorise l accès à modification du multi tarif («Aucune action») M_CONSOLID Autorise l accès au menu de consolidation des ventes M_ENTREE Autorise l accès au menu des entrées de stocks NOTES Autorise l accès à l utilitaires bloc note («Aucune action») PARAMETRES Autorise l accès aux paramètres PLANNINGSAV Autorise l accès à la gestion SAV PRELEVEMENT Autorise l accès à la fenêtre des prélèvements PREPCDE Autorise l accès à la préparation des commandes fournisseur QTMULTIPLE Autorise la possibilité de saisir les quantités multiples REGLMT Autorise l accès à la gestion des règlements REINDEXATIONS Autorise l accès à la ré indexation RELANCES Autorise l accès aux fenêtres de relances clients REMISE BANQUE Autorise l accès à la fenêtre des remises en banque REMOPCONFIG Autorise l accès à la configuration de la gestion avancée des rémunérations REMOPEPURE Autorise l épuration des mois pointés ou non SAV_SUP_PANNE Autorise la suppression des descriptifs de panne dans le SAV SCANDISK Autorise l accès à l utilitaire scandisk STATIS Autorise l accès aux statistiques. STATISTIQUES Autorise l accès à la fiche détail des ventes. STOCKS Autorise l accès à la gestion des stocks TABLEIMEI Autorise l accès aux tableau de saisie des IMEI de la fiche article TABLESAV Autorise l accès aux SAV mais pas à la création TARIF Autorise l accès aux multi tarif («Aucune action») TEXTES Autorise l accès aux textes types UTILITAIRES Autorise l accès aux utilitaires VALIDATION Autorise la validation du journal de facturation (transfert journal de vente) 60
10.2 Courriers : Le menu courrier permet de configurer l entête et pied de page ou autre type de texte de vos courriers, du type factures, commandes fournisseurs, relances Le format, le type et la taille de la police sont paramétrables. 61
Il est possible de sélectionner le texte à configurer par le bouton sur le champ Code. Vous obtenez le tableau ci-dessous. Le bouton permet de visualiser le courrier tel qu il sera imprimé. La sélection du texte à configurer s effectue par le bouton Choisir. 62
Pour l entête et le pied de facture, ils seront ensuite configurables à l impression de la facture à partir de l écran suivant : A partir de cette fenêtre, on peut ajouter le logo de l entreprise à partir de la loupe située à coté du champ image. Vous pouvez aussi choisir d imprimer ou non certaines informations sur les factures, telles que le détail des prix, les références articles, les IMEI, pour cela il faudra cocher ou non les cases correspondantes. 63
10.3 Epurations : Ce menu permet d épurer le détail des mouvements de stock, et des livraisons inter agences sur une période donnée sans aucune incidence sur le stock actuel. Dans le cas ci-dessus, nous avons choisis d épurer l historique des mouvements de stock du 01/07/2006 au 31/07/2007 qui représente 1562 enregistrements. Pour les livraisons et entrée de stocks, elles peuvent s effectuer par date ou par numéro. 64
10.4 Gestion des IMEI : Ce menu vous permet de gérer les entrées et sorties d IMEI de manière stricte. Il est fortement recommandé de cocher toutes les cases, pour une traçabilité optimale de vos entrées et sorties de stock de la famille MOBILE. Exemple : nous avons coché la case «Saisie obligatoire pour la sortie», cela veut dire qu un mobile ne pourra être facturé ou livré à une autre agence sans la saisie de l IMEI. 65
10.5 Gestion des dossiers : Gestion des dossiers» L écran affiché ci-dessous permet : 1. De créer un nouveau dossier de travail avec l aide de l «Assistant Dossier» 1. De sélectionner un dossier de travail déjà existant mais non affiché dans la liste des dossiers accessibles 66
A noter : Le bouton «Etape précédente» permet de revenir sur l écran précédent pour visualiser et/ou modifier une ou plusieurs informations Le bouton «Etape suivante» permet de valider les informations saisies à l écran et afficher l écran suivant Création d un nouveau dossier Sélectionner le bouton L écran affiché ci-dessous permet de : 67
Les étapes : 1. Préciser la localisation du dossier de travail A noter : Si un changement d emplacement doit être fait, celui-ci doit être exécuté par l administrateur réseau et uniquement pour des raisons techniques. Pour tous les autres cas, nous vous demandons de conserver l emplacement proposé par défaut 2. Préciser le nom du dossier La saisie est limitée à 8 caractères alphanumériques A noter : Nous vous déconseillons d utiliser les caractères cabalistiques et graphiques. 3. Préciser le type dossier Laisser le type «Société» dans le cas d une première création L écran ci-dessous permet de réaliser la création de dossier de travail par duplication d un dossier existant. Cocher les fichiers à dupliquer et cliquez sur «Etape Suivante». 68
L écran ci-dessous résume les différentes options validées sur les écrans précédents L écran ci-dessous permet de finaliser la création du dossier de travail et d y accéder en cliquant sur le bouton «Terminer». Confirmer l entrée dans le dossier en cliquant sur le bouton «Oui» 69
10.6 Licence Société Le module de licence société permet d enregistrer les codes de garantie pour WINGSM pour passer de la version DEMO en version CLIENT. Ces codes vous sont communiqués par le service commercial d ACM. Entrer le numéro de l agence. Le code de garantie WINGSM se compose par : - NOM de la société - Ville - Nombre de poste - Numéro de garantie WINGSM Toutes ces informations doivent être entrées en respectant la casse, et en majuscule. Nous pouvons aussi renseigner le TYPE OPERATEUR afin d afficher en page d accueil WINGSM le logo de l opérateur avec lequel travaille le distributeur. 70
Il existe plusieurs choix de TYPE OPERATEUR - PARTENAIRE SFR EXCLUSIF - PARTENAIRE ORANGE EXCLUSIF - MULTI OPERATEURS - AUDIM - WANA TELECOM - Ce choix est bien sur non exhaustif, et nous pouvons à votre demande intégrer de nouveaux logos. Dans l onglet Modules Comp. Vous avez la possibilité d entrer les codes licences des modules complémentaires pour lesquels vous avez reçu un numéro de garantie. Si le numéro de garantie est correct l état se met sur OK (après avoir validé l enregistrement). 71
10.6.1 Paramétrage FTP A partir de la licence société dans le menu Utilitaires, sur l onglet «Module Comp.», nous avons accès au paramétrage du compte FTP. Ce paramétrage vous permet d entrer : - Le login - Le mot de passe - L adresse du serveur FTP est non modifiable (Serveur sécurisé FTP de ACM). Il faudra au préalable décocher la case «connexion anonyme» afin de pouvoir entrer le nom utilisateur et le mot de passe. Afin de contrôler la connexion au compte de transfert, vous pouvez cliquer sur Tester, un message en retour vous indiquera l état de la connexion. 72
10.6 Liste des agences A partir du module Utilitaires puis liste des agences, nous avons accès à la liste des agences reconnues sous WIN GSM. Dans l exemple ci-dessous, il existe 3 agences au total, dont 1 siège et 2 points de ventes. Dans l onglet Détail, nous avons accès aux informations de chaque agence. Les points de vente bénéficiant du module PRESTO (Interface entre le système de souscription de l opérateur et la facturation WIN GSM) doivent saisir le code et le mot de passe ORIAN, afin que le bouton «Récupération VS» dans la caisse soit actif. Les informations : Région, Catégorie et Type vont vous permettre d utiliser le module d aide à la prise de décision stratégique Géomarketing disponible dans Reporting, puis Statiques ou détail des ventes avancées, ou encore dans le menu Etat des stocks (Conf. Aide en ligne «Reporting»). 73
Seul le siège a la possibilité de créer, supprimer et de modifier une agence. 74
11 LISTE DES ABREVIATIONS WIN GSM ABO : Abonnement AG : Agence AUG : Augmentation B.L. : Bon de livraison BU : Base Unique CA : Chiffre d Affaires CAI : Caisse CDE : Commande CLI : Client COEFF : Coefficient ENT : Entrée en stock FAM : Famille FOURN : Fournisseur HISTO : Historique LIV : Livraison MODULE COMP : Module Complémentaire PAMP : Prix d achat Moyen Pondéré PMS : Panne de Mise en service PUMP : Prix Unitaire Moyen Pondéré PV : Point de Vente QTE : Quantité REM : Rémunération REF : Référence REGUL : Régularisation RGT : Règlement SAV : Service Après Vente S.FAM: Sous Famille TICK: Ticket UNIT : Unitaire 75