Guide utilisateur Version 2014 R1 Stock : Utilisation
Page 2 sur 47 Processus de validation Rédigé par Validé par Approuvé par THIBEAU Laurence LE FEVRE Bertrand MOLIERE Corinne 2014/09/25 2014-11-06 2014-11-07
Page 3 sur 47 Sommaire 1 Objet... 5 2 Domaine d application... 5 3 DEMARRAGE DU LOGICIEL... 5 4 ALERTES... 7 4.1 Alertes au démarrage... 7 4.2 Alertes sur date de péremption... 7 4.3 Suivi des produits ouverts... 8 4.4 Alertes sur quantité... 9 5 OPERATIONS COURANTES... 11 5.1 Passer une commande : Fonctionnement général... 11 5.1.1 Demande d approvisionnement... 11 5.1.2 Demande d approvisionnement automatique... 14 5.1.3 Modifier une demande d approvisionnement... 15 5.1.4 Valider une commande... 15 5.1.5 Commander via Internet... 17 5.2 Gérer un abonnement... 18 5.3 Les alertes d abonnement... 21 5.4 Réceptionner une commande... 22 5.4.1 Réceptionner une commande avec édition de Code Barre Unique... 22 5.4.2 Réceptionner une commande Internet... 23 5.4.3 Recevoir une commande en mode CBF... 23 5.5 Réceptionner un produit gratuit ou exceptionnel... 25 5.6 Annuler une réception de commande... 25 5.7 Alerte : commandes à relancer... 26 5.8 Déstocker un produit... 26 5.9 Gérer une date de fin d utilisation... 29 5.10 Consulter son stock... 29 5.10.1 Edition du stock... 29 5.10.2 Export du stock... 30 6 ELIMINATION TRACABILITE - REACTOVIGILANCE... 31 6.1 Eliminer un produit... 31 6.2 Traçabilité... 31 6.3 Réactovigilance... 33
Page 4 sur 47 6.4 Alertes ANSM... 33 7 OPERATIONS PARTICULIERES... 35 7.1 Travailler sur un autre laboratoire... 35 7.2 Transférer un produit vers un autre laboratoire... 35 7.2.1 Principe général... 36 7.2.2 Faire une demande de transfert... 37 7.2.3 Préparation des produits... 38 7.2.4 Expédier les produits (mode «Transferts complets»)... 39 7.2.5 Réceptionner les produits transférés... 42 7.2.6 Clôturer la demande (ETAPE n 5).... 43 7.3 Rééditer une étiquette... 43 7.4 Réintégrer un produit déstocké par erreur... 44 8 Annexe 1 : Astuces... 45 9 Annexe 2 : CODES COULEURS... 47
Page 5 sur 47 1 Objet Ce guide utilisateur décrit le fonctionnement du module [Stock] du logiciel Armure. 2 Domaine d application Ce guide utilisateur est applicable à l ensemble du personnel de DL Santé, ainsi qu au personnel de laboratoire. Ce module a été conçu pour permettre aux utilisateurs d avoir un accès facile au logiciel de stock depuis n importe quel poste muni d intranet ou internet. 3 Présentation Les principales fonctions du module [Stock] sont : Déstockage rapide (par Code Barre Unique ou Code Barre Fournisseur si le fournisseur est compatible), Gérer les demandes d approvisionnements, Proposer des quantités automatiques de commande, Valider les commandes, Réceptionner les produits, Visualiser rapidement ce qui doit être fait pour une bonne gestion du stock à l aide des alertes, Editer l état des stocks, Réaliser rapidement les inventaires à l aide de la douchette de déstockage, Création et Mises à jour rapides des produits grâce aux interfaces avec Armure, Tracer les échanges de produits d un site à un autre : transfert, Avoir une traçabilité complète des produits utilisés ou non, Gérer les alertes ANSM, Vérifier rapidement la conformité des factures, Analyser les consommations et les éliminations, Valorisation des stocks en instantanée. L acronyme CBU signifie : Code Barre Unique. Le mode fonctionnement est standard (édition d étiquettes à réception). L acronyme CBF signifie : Code Barre Fournisseur. Lecture des codes-barres sur les produits des fournisseurs. Si les CBU sont utilisés, il est impératif de mettre le préfixe «1-» et les numéros de l étiquette. 4 Démarrage du logiciel Le module [Stocks] est accessible depuis le logiciel Armure. Pour accéder au module, l utilisateur doit préalablement s identifier.
Page 6 sur 47 Sur cet écran l utilisateur doit saisir son Code utilisateur et son Mot de passe. Depuis Armure, il suffit de cliquer sur. Suite à cette opération le système affiche les alertes des périmés, puis l écran principal présentant : 1) Le site sur lequel l utilisateur est connecté. L accès à la barre des menus. 2) La zone de déstockage. 3) Les alertes (ex : produits périmés, en ruptures, à commander ). 4) Le bandeau des fonctions courantes (ex : Demande d approvisionnement, réception, traçabilité). 5) Le schéma du flux de gestion des produits (= menu complet) : Cliquer sur le nom désiré pour accéder à la fonctionnalité.
Page 7 sur 47 5 Alertes 5.1 Alertes au démarrage Après identification, et activation du module, les différentes fenêtres d alertes s ouvrent automatiquement. Alertes sur les produits périmés et les produits ouverts périmés : Les alertes sont reprises dans la fenêtre principale : Toutes les informations détaillées sont accessibles en cliquant sur le lien de l alerte. 5.2 Alertes sur date de péremption Les alertes sur les péremptions sont activées lorsque l utilisateur le spécifie dans le paramétrage de la fiche produit, au niveau des informations générales : Réactif (date de péremption).
Page 8 sur 47 Au démarrage du module [Stocks], le programme analyse les produits comportant des dates de péremption dépassées. Le système alerte l utilisateur. Il est possible de les visualiser au niveau de l écran d alerte et sur l écran principal : Sur cet écran la couleur rouge indique les produits périmés. La couleur orangé indique les produits bientôt périmés. 5.3 Suivi des produits ouverts Si des produits ouverts deviennent périmés, une alerte apparaît lors du démarrage du module. En demandant le détail de l alerte liée aux produits ouverts périmés dans la fenêtre principale pour indiquer la fin d utilisation de ce produit, il faut le terminer : Cliquer sur <Terminer des produits>. Scanner le Code-Barres Unique (CBU) afin d indiquer la date de fin d utilisation. L alerte suivante apparaît : Cliquer sur <Oui>, pour indiquer la fin d utilisation. Il est également possible d accéder à la page des produits ouverts périssables et cocher les produits :
Page 9 sur 47 Par défaut, tout nouveau produit déstocké termine automatiquement les produits identiques ouverts précédemment. Alertes sur quantité Le Module [Stocks] gère automatiquement les ruptures de stock. Si la quantité en stock d un produit est égale au seuil de rupture renseigné lors du paramétrage produit, le logiciel passe automatiquement le produit sur l alerte de commande. La ligne devient rouge.
Page 10 sur 47 Pour accéder aux informations sur les alertes de la page accueil, cliquer sur le lien (ex produits en rupture de stock). Lors de la préparation d une demande d approvisionnement, après avoir sélectionné le fournisseur, il est possible de visualiser les alertes à l aide des codes couleurs permettant de traiter les urgences. Les produits en rouge sont en rupture, ceux en orange sont en dessous du seuil idéal, les jaunes sont en commande et les blancs sont en quantité suffisante ou non paramétrés.
Page 11 sur 47 6 Opérations courantes 6.1 Passer une commande : Fonctionnement général Le passage d une commande se décompose en deux étapes : Dans un premier temps, une demande d approvisionnement est créée afin d intégrer les produits à commander. Il est possible à tout moment de modifier les quantités, d ajouter ou de supprimer des références à cette demande d approvisionnement. De plus, différentes personnes peuvent intervenir sur ce brouillon de commande. Il est possible de créer deux types de demande d approvisionnement (manuelle ou automatique). Une fois cette demande d approvisionnement définitive, elle doit être validée. Elle devient alors une commande et ne sera plus modifiable. Elle sera envoyée par Internet (vers Diagdirect par exemple) ou sera faxée, selon le paramétrage du fournisseur. 6.1.1 Demande d approvisionnement Depuis l écran principal, cliquer sur le bouton. L écran suivant apparaît : Sélectionner le nom du fournisseur (cliquer sur pour naviguer dans la liste des fournisseurs). Après avoir sélectionné le fournisseur, l écran suivant apparaît :
Page 12 sur 47 Sur cette page le total de la commande, le franco de port, le frais de port et le minimum de commande apparaissent automatiquement (si ceux-ci ont été paramétrés dans la fiche fournisseur). Certaines informations complémentaires peuvent apparaitre en cliquant sur : Cliquer sur le bouton pour accéder au catalogue produit. Il est possible de cliquer sur le produit pour le sélectionner ou faire une recherche à l aide de la zone en haut de l écran. Il est possible de faire une recherche sur : une famille, et / ou une référence fournisseur, ou une référence interne (si activée), ou sur un libellé produit. Pour cela, sélectionner, dans la liste déroulante, le mode de recherche désiré. Renseigner la zone de texte puis cliquer sur <Rechercher>. Le filtre par famille de produits permet de retrouver plus facilement les produits à commander. Ne sont alors visibles que les produits correspondant à cette famille.
Page 13 sur 47 Sur la demande d approvisionnement, les produits en rupture apparaissent en rouge, ceux au seuil de commande apparaissent en orange et les produits déjà en commande en jaune. Pour commander un produit, depuis cet écran, cliquer sur le nom du produit. Valider la quantité souhaitée. Le logiciel propose la quantité habituelle de commande paramétrée, il est possible de l accepter ou de la modifier. D autre part, des statistiques de consommation / élimination permettent d ajuster la quantité à commander. Si un produit est déjà en demande d approvisionnement, le logiciel avertit l utilisateur.
Page 14 sur 47 6.1.2 Demande d approvisionnement automatique Si l utilisateur sélectionne sur l écran de demande d approvisionnement, le module [Stock] va préconiser tous les produits de ce fournisseur en fonction de la méthode choisie. Le premier mode calcule la quantité de chaque produit nécessaire pour une consommation de X jours, en fonction de la consommation moyenne du produit, de la quantité en stock et de la quantité déjà en commande. Le second mode calcule la quantité de chaque produit afin que le stock atteigne le stock idéal renseigné pour chaque produit. Dans les deux cas, le calcul s effectue selon le stock minimum, la quantité habituelle définie sur la fiche produit, les quantités en stock et les quantités en commande. Le logiciel passe alors en revue tous les produits de l inventaire et détermine ce qu il convient de commander. Ces références vont automatiquement se placer dans la zone des produits à commander.
Page 15 sur 47 6.1.3 Modifier une demande d approvisionnement Depuis l écran principal, il est possible d accéder aux demandes d approvisionnement en cliquant sur <Visualisation commandes>. Il est possible de modifier à tout moment la demande d approvisionnement en sélectionnant l onglet [Demandes d approvisionnement] et en cliquant sur <Voir>. Pour modifier les quantités, cliquer sur et indiquer la nouvelle valeur. Il est possible de supprimer une demande d approvisionnement en utilisant d approvisionnement après avoir sélectionné la demande. sur la demande 6.1.4 Valider une commande Cliquer sur faxé au fournisseur. : le bon de commande est généré et apparaît à l écran. Il peut être imprimé puis
Page 16 sur 47 Dans le cas de l utilisation de l interface fournisseur (DiagDirect, Roche, Greiner, etc.), le message Commande préparée à l envoi par Internet apparaît à la place du bon de commande : La commande bascule automatiquement dans l onglet [Commandes : Non reçue et partielle]. La recherche avancée peut être masquée avec :. Après validation, la commande n est plus modifiable. Elle peut seulement être soldée (voir chapitre «solder la commande»). Lors de l utilisation conjointe avec une interface de gestion économique et financière, la demande reste dans l onglet [Demandes d approvisionnement]. La couleur grise indique que la commande est en cours de validation dans cette même interface. La demande passera dans l onglet [Commandes] lorsqu elle sera validée. L icône s affiche pour indiquer que la commande doit être imprimée et faxée.
Page 17 sur 47 6.1.5 Commander via Internet Lorsqu une commande est faite et qu elle doit partir via Internet : L icône s affiche pour signaler que la commande part par internet. Une fois la commande envoyée, l icône change de statut (paramétrables).. Cet envoi s effectue en général toutes les heures Une fois la commande reçue sur Internet, celui-ci envoie un accusé de réception et l icône change de statut. Les abonnements peuvent être également envoyés via Internet en fonction du paramétrage de l abonnement. Il faut demander auparavant à votre fournisseur. Une alerte «commande non accusée» apparaît au démarrage du logiciel si la commande est : soit non envoyée, soit non acquittée par le fournisseur 24 heures après la validation de la commande. Si la commande est partie mais que l accusé de réception n est pas arrivé, appeler le fournisseur concerné. Lorsque le fournisseur reçoit la commande électronique, il la traite, prépare la livraison et envoie des Bons de Livraison électroniques.
Page 18 sur 47 6.2 Gérer un abonnement Depuis l écran principal, aller en Gestion> Abonnements. L écran suivant apparaît : Sélectionner le fournisseur désiré pour déclarer l abonnement. Sélectionner la date souhaitée pour l abonnement. Cette date n est pas la date de réception de l abonnement mais la date de programmation à laquelle le logiciel va déclencher l alerte pour la création de la demande d approvisionnement de l abonnement.
Page 19 sur 47 Après avoir validé la date, sélectionner le premier produit et la quantité désirés pour ajouter à cet abonnement. Pour ajouter un produit à l abonnement, cliquer sur pour sélectionner les produits suivants. Après avoir terminé le paramétrage de la première date d abonnement, il est possible d ajouter une ou plusieurs nouvelle(s) date(s) pour cet abonnement. Pour cela, trois options sont possibles : 1. Ajouter une date avec les quantités : copie des produits et des quantités. 2. Ajouter une date : copie des produits sans les quantités. 3. Planifier les abonnements : Sélectionner une périodicité, indiquer la période d abonnement, les jours autorisés des alertes
Page 20 sur 47 Le logiciel calcule automatiquement les dates : Pour supprimer une date, se positionner sur la date de l abonnement à supprimer. Pour éliminer un produit, cliquer sur <enlever>. Pour modifier les quantités : cliquer sur la quantité. Cette fonctionnalité permet de déclarer autant d abonnements que souhaité pour un même fournisseur. La confirmation de l abonnement peut être envoyée par internet. La coche indique que l abonnement sera transmis par internet.
Page 21 sur 47 6.3 Les alertes d abonnement Lors de la connexion au logiciel à la date d une programmation d abonnement, l écran suivant apparaît : Pour déclencher les abonnements : Cliquer sur l alerte de la page principale. Cliquer sur le fournisseur afin de déclencher l abonnement. Valider la demande de confirmation d abonnement. Déclencher l abonnement va créer une demande d approvisionnement avec les produits et quantités déclarés dans l abonnement. Les demandes d approvisionnement créées par abonnement sont modifiables comme les autres. Il faudra dans tous les cas, valider les demandes d approvisionnement faites par abonnement. Si la commande est effectuée via Internet, l abonnement est lancé comme une commande. Dans ce cas, il est impératif de prévenir le fournisseur au préalable, pour ne pas être livré deux fois. Les demandes d approvisionnement ainsi que les commandes issues d un abonnement sont affichées en vert dans les écrans d approvisionnement, de commande et de réception pour une identification immédiate.
Page 22 sur 47 6.4 Réceptionner une commande Peuvent être distingués trois types de fonctionnement : La réception avec génération d une étiquette à coller sur le produit (CBU), La réception entrée de stock des produits à l aide du code barre fournisseur (CBF) sans génération d étiquette, La réception à partir d un bon de livraison électronique (avec ou sans CBU). 6.4.1 Réceptionner une commande avec édition de Code Barre Unique L impression du CBU à la réception dépendra du paramétrage réalisé sur la fiche produit. Pour réceptionner une commande : Cliquer sur le bouton de l écran principal, Sélectionner la commande à recevoir, Compléter ou modifier les champs [date de réception] et [bon de livraison]. [Date de réception] : de façon automatique, la date indiquée est celle du jour. Elle est modifiable dans le cas où la réception est décalée par rapport au jour de livraison. Puis la ligne du produit à réceptionner. Indiquer le numéro de lot et la date de péremption. Cliquer sur le bouton <OK>. A cette étape, le produit est alors compatabilisé dans l état de stock et une étiquette peut être imprimée suivant le paramétrage mis en place.
Page 23 sur 47 Si le produit est «Sans date de péremption» (voir paramétrage produit) la date de péremption est pré-remplie au 31/12/3099. Si le produit est «Sans suivi de lot» (voir paramétrage produit) le numéro de lot est pré-rempli avec le libellé «Pas de suivi de lot». Il est possible d indiquer un numéro du bon de livraison lors de la sélection de la commande à réceptionner et joindre le bon de livraison scanné via le bouton. 6.4.2 Réceptionner une commande Internet Avec Internet, il n y a pas besoin de saisir les N de lot et date de péremption. Lors de la réception de la commande, l écran de réception se place automatiquement sur l onglet : [bon de livraison]. Le bouton permet d accepter la réception et d imprimer les étiquettes. 6.4.3 Recevoir une commande en mode CBF Cette fonctionnalité n est accessible qu avec certains fournisseurs compatibles et si le paramétrage est effectué dans le logiciel. En réception : Sélectionner la commande puis scanner le code-barres fournisseur mentionnant la référence du produit. La fenêtre suivante s ouvre, scanner alors le deuxième code-barres du produit, le lot et la date de péremption s affichent automatiquement.
Page 24 sur 47 Cliquer sur le bouton <OK> pour valider l entrée en stock du produit. Les produits à réceptionner en mode CBF n ont pas de bouton valider devant la référence du produit. Dans le cas ou le code-barres fournisseur n est pas reconnu, le logiciel propose de générer un CBU. SI la quantité reçue est différente de la quantité commandée, il est possible de ne réceptionner que la quantité reçue. Pour cela, modifier la quantité au niveau du champ [Quantité réceptionnée].
Page 25 sur 47 6.5 Réceptionner un produit gratuit ou exceptionnel Pour ajouter des produits gratuits ou exceptionnels sans faire de commande, cliquer sur le Flux de gestion et sélectionner le type de réception «de produits gratuits» ou «Hors commande». L écran suivant apparaît : Cliquer sur <Sélectionner le produit>. L écran de sélection des fournisseurs apparaît : Après avoir cliqué sur le fournisseur puis sur la référence du produit à réceptionner, saisir manuellement le numéro de lot, la date de péremption, la quantité et le N du bon de livraison. Enfin, cliquer sur pour ajouter ce produit au stock et éditer le ou les CBU. Pour les codes-barres fournisseurs, il faut scanner les codes-barres, compléter la quantité et modifier si nécessaire la date de réception puis cliquer sur <Réceptionner>. Le produit est alors entré en stock. 6.6 Annuler une réception de commande En cas d erreur lors de la saisie : du N de lot, de la quantité de réactif ou de la date de péremption il est possible d annuler la réception. Depuis le menu réception, cliquer sur.
Page 26 sur 47 Sélectionner la commande et la ou les ligne(s) à effacer et cliquer sur. 6.7 Alerte : commandes à relancer Signifie que le fournisseur n a pas livré en temps et en heure, selon le paramétrage sur la fiche fournisseur (ou par défaut : 15 jours). 6.8 Déstocker un produit Sur la page d accueil du logiciel, le déstockage est accessible. En utilisant un lecteur code-barres, déstocker automatiquement le produit en question. Si le poste ne possède pas de lecteur de code-barres, saisir le numéro figurant sur l étiquette, et valider par la touche clavier <Entrée>.
Page 27 sur 47 Si les Codes-Barres Uniques sont utilisés (CBU), il est impératif de mettre le préfixe 1- et les numéros de l étiquette. Une fois le code-barres scanné, l écran d information suivant apparaît : Il est possible de : Déstocker d autres produits directement à partir de cet écran, Choisir le poste de travail, si plusieurs ont été paramétrés sur le produit à déstocker, Ajouter un commentaire lors du déstockage du produit (qui apparaitra en traçabilité), Gérer des alertes avant le déstockage, notamment celles des produits plus anciens présents en stock. Ce message apparaît dès lors qu un produit dont il reste une référence plus ancienne en stock doit être déstocké. Dans ce cas, regarder si dans la liste se trouve un produit dont la péremption est plus courte, puis le déstocker à la place (la liste affiche les produits à déstocker en priorité). Dans ce cas, choisir <Annuler le déstockage>. Pour les CBF : s il y a plusieurs produits en stock, avec une date de réception différente, le logiciel demande de sélectionner celui à déstocker. Il existe également des alertes sur la calibration et sur la demande de n de dossier patient; Au moment du déstockage, en mettant en service le dernier produit d un lot, le message suivant peut s afficher (cf. Guide Utilisateur, Stock-Paramétrage) :
Page 28 sur 47 Au moment du destockage, en mettant en service le premier produit d un lot, une information patient peut être demandée : Lors de l ouverture du lot, le message s affiche si le destockage d un produit n entraine pas la fin d utilisation du précédent (paramétrage spécifique voir Guide Utilisateur, Stock Paramétrage). Ces messages permettent de s assurer de l utilisation ou non de plusieurs produits identiques simultanément. Alerte concernant le suivi des références des documents fournisseurs : En cliquant sur le bouton il est possible de déclencher une alerte en page d accueil du stock.
Page 29 sur 47 6.9 Gérer une date de fin d utilisation D une manière générale, la fin d utilisation d un produit est donnée par le début d utilisation d un autre. Cependant pour certains cas particuliers, il est possible de renseigner individuellement la fin d utilisation d un produit (par exemple dans le cas d un produit très rare qui n a pas de suivant). Scanner le code-barres du produit comme pour le déstocker une deuxième fois. Le logiciel demande s il doit indiquer la fin d utilisation de ce produit. Si cette fenêtre apparaît lors d un déstockage, cela signifie que le produit est déjà déstocké et en service. 6.10 Consulter son stock 6.10.1 Edition du stock Pour connaître les quantités en stock d un produit par fournisseur ou par emplacement, cliquer sur le lien Etat de stock depuis l écran principal. L écran obtenu comporte quatre onglets : par lieu de stockage, fournisseur, famille et par commande. Plusieurs choix d impressions sont disponibles : :
Page 30 sur 47 L impression la plus détaillée mentionnant les N d étiquettes est [inventaire du lieu de stockage sélectionné] : 6.10.2 Export du stock permet d exporter vers Excel l état de stock et l inventaire d un fournisseur. L export de l état de stock du fournisseur est:
Page 31 sur 47 L export de l inventaire du fournisseur est : 7 Elimination Traçabilité - Réactovigilance 7.1 Eliminer un produit Lorsqu un produit n est pas utilisé dans le laboratoire, il faut l éliminer. Fonction à utiliser pour les produits périmés, donnés à l extérieur, cassés ou les retraits de lot par exemple. Pour accéder à cet écran, cliquer sur le lien [Eliminer]. Les types de sortie sont choisis à partir de la liste déroulante. Chaque sortie peut être accompagnée d un commentaire. Lorsqu un produit est donné à l extérieur, il est possible de préciser sur quels autres laboratoires (ex : Maison de retraite Y, CH X..) le produit est éliminé. Pour éliminer le produit, placer le curseur dans le cartouche Code-barres produit puis scanner le code-barres de l étiquette ou du fournisseur (mode CBF) ou saisir manuellement son numéro produit puis appuyer sur <entrée>. 7.2 Traçabilité Toutes les opérations de traçabilité sont renseignées automatiquement. Pour visualiser les résultats, cliquer sur le bouton <Traçabilité> sur l écran principal (voir ci-dessous), l écran suivant apparaît :
Page 32 sur 47 L écran suivant apparaît : Pour trouver sur quelle période des patients ont eu des analyses effectuées à partir d un lot déterminé (alerte ANSM) : Cliquer dans la grille sur le nom ou la référence du produit concerné, Cliquer sur le bouton <Filtrer> : le produit apparaît isolé des autres par ordre chronologique, permettant de déterminer l intervalle de dates à l intérieur duquel des analyses ont été réalisées avec ce réactif et ce lot. Rechercher dans la gestion de laboratoire, les patients ayant eu cette analyse durant cet intervalle. Il est possible de rechercher un réactif par son numéro de lot (Voir aussi fonction de Réactovigilance plus large). Chaque opération de gestion de stock est tracée. Le nom de l opérateur qui valide une commande, qui stocke et déstocke est indiqué dans l écran de traçabilité. Avec le bouton il est possible d afficher des informations complémentaires : Pour modifier la traçabilité, dans le cas d oubli de déstockage par exemple, cliquer sur la date de mise en service sur la ligne du produit sélectionné. Depuis la version 2014 R1, la modification de la traçabilité est associée à un droit. La traçabilité des produits utilisés en mode CBF ne peut pas être modifiée.
Page 33 sur 47 Les informations sur la valeur initiale, la valeur modifiée et la personne ayant fait la modification sont visibles en cliquant sur l icône à côté de la date de mise en service. 7.3 Réactovigilance Pour accéder à la Réactovigilance, utiliser l icône de gestion des flux ou accéder à la barre des menus (voir : Réactovigilance). A l aide de l écran de Réactovigilance il est possible de rechercher si un numéro de lot est en stock, éliminé ou déstocké dans l ensemble des laboratoires gérés. L écran suivant apparaît, la recherche peut s effectuer selon la liste déroulante : Pour les produits en stock : les Eliminer, puisqu ils ne seront pas utilisés. Pour les produits en cours d utilisation : effectuer un retour en stock avant de pouvoir les Eliminer. Pour les produits déjà consommés, retrouver la période d utilisation du lot par l option Traçabilité et rechercher le lot incriminé. Dans la Réactovigilance figure la «preuve» de toutes ces opérations. 7.4 Alertes ANSM Permet l accès à toutes les alertes ANSM (Agence Nationale de Sécurité du Médicament) et permet de retrouver l ensemble des produits concernés par ces alertes. Pour accéder à la page et enregistrer les alertes, cliquer sur <voir> puis sur [Alertes ANSM]. Sélectionner ensuite la référence commerciale, le code-barres ou le numéro de lot concerné afin d enregistrer l alerte puis cliquer sur <Ajouter>.
Page 34 sur 47 Renseigner les informations suivantes : La date de l alerte, L objet, Les références concernées et / ou les lots concernés. Il est également possible de joindre le courrier : Toutes les alertes ANSM sont visibles sur l ensemble des sites.
Page 35 sur 47 8 Opérations particulières 8.1 Travailler sur un autre laboratoire Dans le cas de l utilisation en multi-laboratoires, chaque opérateur est affecté à un laboratoire par défaut. Ce laboratoire par défaut est celui sous lequel l utilisateur est directement connecté. Sur l écran principal, apparaît le nom de l opérateur logué et le nom du laboratoire par défaut. Si l utilisateur dispose des droits nécessaires, il peut changer de laboratoire. Pour cela, cliquer sur Autres Sites> Travailler sur d autres Sites dans la barre des menus de l écran principal (cf. écran ci-dessous) : L écran suivant apparaît : La liste ci-contre contient seulement les laboratoires sur lesquels l utilisateur à l autorisation de travailler. Cliquer sur le laboratoire désiré pour accéder à ses données. 8.2 Transférer un produit vers un autre laboratoire Le transfert d un produit d un laboratoire à un autre est possible. Cela permet de garder une trace de l origine du produit transféré. Ce produit sera ainsi déstocké du laboratoire donneur et entrera dans le stock du laboratoire bénéficiaire.
Page 36 sur 47 8.2.1 Principe général Pour transférer un produit d un laboratoire (1) à un autre (2) : Laboratoire demandeur 1) Le laboratoire (2) peut faire une demande de transfert au magasin ou à un autre labo, Laboratoire magasin 2) Dans ce cas, le laboratoire (1) reçoit une alerte stipulant qu une demande de transfert est à honorer. Etape 2 Etape 4 3) Le laboratoire (1) prépare les produits pour le transfert ou transforme la demande de transfert en demande d approvisionnement. Etape 1 Etape 3 4) Le laboratoire (2) réceptionne le(s) produit(s) transféré(s). 5) Si une demande a été effectuée, elle doit être clôturée par l un des deux laboratoires.
Page 37 sur 47 8.2.2 Faire une demande de transfert Pour accéder à l écran de demande de transfert, cliquer sur le bouton <Demande de Transfert> (ETAPE n 1) qui se trouve à droite sur l écran principal. Choisir le laboratoire devant donner des produits. Le laboratoire demandeur sélectionne le ou les fournisseur(s), les produits et les quantités qu il souhaite recevoir. Une même demande de transfert peut concerner plusieurs fournisseurs.
Page 38 sur 47 Une fois la demande terminée, cliquer sur <Valider>. 8.2.3 Préparation des produits Une fois que le laboratoire demandeur (2) a validé sa demande, le laboratoire (1) devant fournir les produits reçoit une alerte (ETAPE n 2). Il est possible d imprimer la demande de transfert pour préparer les produits à donner. Pour accéder à l écran d impression du transfert, cliquer sur le bouton <Visualisation commandes>, puis sur l onglet [Demande de transfert]. Sélectionner la demande de transfert puis Imprimer. Il est également possible de préparer les produits de plusieurs demandes (voir le chapitre suivant 7.2.4).
Page 39 sur 47 8.2.4 Expédier les produits (mode «Transferts complets») Cette action n est réalisable et est obligatoire uniquement si l option «Transferts complets» est activée sur votre système. Dans le cadre d une gestion en mode magasin il est indispensable. Pour accéder à l écran de transfert : Cliquer sur le lien de l alerte de demande de transfert, ou Expédition de transfert (ETAPE n 3), ou encore sur la page de flux de gestion. Cliquer sur un site demandeur. Cliquer sur <Préparer expédition>. Cliquer sur <Sélectionner les demandes à honorer>. Il est possible de modifier la durée de validité minimum pour les expéditions. Ajouter toutes les demandes à traiter. Cliquer sur le bouton <Sortir>. La page affiche alors les produits à envoyer. Il est possible d imprimer la préparation.
Page 40 sur 47 Il est possible d imprimer un bon de préparation permettant de faciliter la préparation des expéditions (possibilité de choisir d ajouter une ou plusieurs demandes de transfert sur un même bon). Cliquer sur <Sortir>. Les N d étiquettes à expédier sont disponibles. Lorsque les produits sont en CBF il n y aura pas de n d etiquettes. Pour expédier, depuis l écran des expéditions de transfert, l utilisateur peut répondre à une demande de transfert (D.T) et scanner les produits à expédier.
Page 41 sur 47 Cas particulier : si le Site est un Site MAGASIN et que le stock est insuffisant alors il est possible de transformer la Demande de transfert en Demande d approvisionnement, pour cela : Cliquer sur. Sélectionner l onglet [demande de transfert] puis ouvrir la demande de transfert. Cliquer sur. Choisir l une des deux méthodes. Un message indique que l opération est terminée. La ou les demande(s) d approvisionnement sont créées. Il faut alors sélectionner l onglet [demande d approvisionnement] afin de les valider en commande.
Page 42 sur 47 8.2.5 Réceptionner les produits transférés Le site reçoit une alerte en page d accueil : Celui-ci réceptionne ces produits en scannant les codes-barres. (ETAPE n 4). Le laboratoire qui réceptionne peut clôturer la demande de transfert permettant ainsi de retirer l alerte de cette demande. La réception des produits peut se réaliser en cliquant sur l alerte [produit à recevoir en transfert] ou sur Réception de transfert. Il ne reste plus qu à scanner les produits reçus. Les étiquettes seront imprimées si le lieu de stockage est différent ou bien dans le cas d un transfert de produits paramétré en déstockage partiel.
Page 43 sur 47 8.2.6 Clôturer la demande (ETAPE n 5). Si le laboratoire émetteur ne l a pas fait lors de l expédition des produits, le laboratoire demandeur peut clôturer la demande en retournant sur l écran de Visualisation commandes, puis sur l onglet [Demande de transfert]. Sélectionner la demande de transfert et cliquer sur <Clôturer>. 8.3 Rééditer une étiquette Pour réimprimer ou modifier des étiquettes (mode CBU uniquement), à partir de l écran principal, aller en Voir> Réédition d étiquettes. Renseigner le N de commande, le N d étiquette ou le numéro de lot à réimprimer. Cliquer sur <Rechercher>. Sélectionner le ou les produit(s) à ré-étiqueter et cliquer sur le bouton <Imprimer> de chaque ligne correspondante.
Page 44 sur 47 Il n est possible de réimprimer que les étiquettes des produits en stock. Faire attention à la sélection lorsque l utilisateur a accès aux produits de tous les sites. Sur cette page il est possible de corriger une erreur de saisie de N de lot. Cliquer sur la date ou le lot pour changer les informations. 8.4 Réintégrer un produit déstocké par erreur En cas d erreur de déstockage, il est possible d annuler la manipulation. Cette option est accessible uniquement au personnel disposant de ce droit. Pour réintégrer des produits en stock, sélectionner retour en stock, puis scanner le code-barres : Pour réintégrer un produit en stock, scanner l étiquette du produit. Il apparaît en tant que produit consommé. Pour effectuer un retour en stock, sélectionner la ligne du produit concerné puis cliquer sur.
Page 45 sur 47 9 Annexe 1 : Astuces Retour page Accueil : Cliquer sur la maison pour revenir sur la page d accueil. Pour faire un export Excel : cliquer sur la disquette : Pour masquer ou afficher une liste : Pour trier par : La flèche verte montre la colonne sur laquelle le tri est fait. EX = tri selon la référence commerciale. EX= tri par ordre alphabétique des produits. Cliquer sur l intitulé de la colonne pour changer de tri.
Page 46 sur 47 Utilisation du flux de gestion : Accéder rapidement à de nombreuses fonctionnalités : EX : Le retour en stock.
Page 47 sur 47 10 Annexe 2 : Codes couleurs Ecran Couleur Interprétation Ecran gestion fournisseurs / produits et demande d approvisionnement orange Produit à commander (< au seuil idéal) Ecran état des stocks et produits ouverts périssables orange Produit bientôt périmé Ecran des alertes produits en commande, gestion produits / fournisseurs et demande d approvisionnement Ecran gestion fournisseurs / produits, commande et réception Gestion fournisseurs / produits, Etat de stock, demande d approvisionnement, réception jaune Produit < stock idéal mais en commande ou en attente de transfert Produit parent ou produit principal Produit enfant ou sous-produit Ecran A commander et gestion fournisseurs / produits rouge vif Produit en rupture Ecran Périmés, produits ouverts périssables, état des stocks rouge vif Produit périmé Commande et réception vert Abonnement Ecran demande d approvisionnement Ecran commande Demande d approvisionnement, interfaces MAJ, gestion produits / fournisseurs Vert foncé gris foncé Noir Abonnement déclenché en attente de validation économique Ligne de commande soldée Approvisionnement en attente de validation économique Produit n étant plus au catalogue