Direction de la Valorisation Information Scientifique et Technique forma@doc Pôle Formation CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION «Animation de groupe, gestion de projet et communication» pour les animateurs de pôles de la DV-IST (Direction de la Valorisation Information Scientifique et Technique) Dossier suivi par : Dominique L Hostis & Anne-Sophie Grenier (Pôle Form@doc. Pôle Formation IST) Adresses de retour de la proposition avant le : voir date portée au portail fournisseurs Inra - par courrier : A l attention de : Sylviane Fortun - INRA - Service de la formation permanente nationale rue de la Géraudière BP 71627 44316 Nantes cedex 03 - et par mail à : Dominique L Hostis Documentaliste INRA Angers-Nantes SDAR ERIST Rue de la Géraudière BP 71627 44316 NANTES cedex 03 : 02.40.67.51.91 / Fax : 02.40.67.50.05 Courriel : Dominique.L'Hostis@nantes.inra.fr Anne-Sophie Grenier Documentaliste INRA UMR BIO3P Domaine de la Motte BP 35327 F-35653 LE RHEU Cedex 02.23.48.70.79 / Fax : 02.23.48.50.51 Courriel : Anne-Sophie.Grenier@rennes.inra.fr Toute proposition adressée par mail dans les délais indiqués au portail devra obligatoirement être confirmée par l envoi postal. Les offres adressées uniquement par mail ne pourront pas être étudiées. CdC - Formation «Animation de groupe, gestion de projet et communication» - Animateurs de pôles v2-16/07/10 1
CONTEXTE ET ENJEUX DE LA FORMATION L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA) est un organisme de recherche scientifique finalisée en Agriculture, Alimentation et Environnement ; les missions génériques qui lui sont attribuées sont : produire et diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, contribuer à la formation à, et par la recherche, à la diffusion de la culture scientifique et au débat science/société, contribuer, par son expertise à éclairer les décisions publiques et celles des acteurs de la société. Deuxième institut de recherche publique en France, l Inra a développé un fort ancrage régional : 200 implantations réparties dans 20 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte 235 unités de recherche (dont 148 associées à d'autres organismes dites UMR), 60 unités expérimentales et 88 unités d'appui et de service. Dans un contexte en forte évolution, la Direction déléguée à l Information Scientifique et Technique (DV-IST) a initié depuis 2008 un projet de restructuration visant à conforter la place des professionnels de l IST en tant qu acteurs des processus de recherche ou de pilotage des activités scientifiques. Un travail de fond a ainsi été engagé sur l évolution des métiers de la documentation au regard des besoins de la communauté scientifique, afin de répondre à un triple objectif : rénover l offre de services de la fonction Information Scientifique et Technique, faire évoluer l animation de la fonction, organiser une gestion des emplois et des compétences des personnels. Ce projet concerne l ensemble des personnels de la fonction IST quelle que soit leur catégorie et leur rattachement administratif (Unité, Centre, Département, Direction). Il a conduit à la création de neuf pôles de compétence, qui ont une double mission : contribuer au développement d une offre de services à la communauté scientifique et constituer de véritables centres de ressources pour les professionnels. - Bibliométrie ; - Communication ; - Edition ; - Formation ; - Gestion des Connaissances ; - Open Access / ProdInra ; - Service de proximité / KiW IST ; - Technologies ; - Veille. OBJECTIFS DE LA FORMATION L animation des pôles est confiée à des agents (le plus souvent en binôme), qui de fait se retrouvent en position de management de groupes dans un mode de relation non hiérarchique. Avant la mise en place des pôles, la plupart de ces agents n avaient pas d expérience de gestion d équipe et n étaient pas formés à la fonction de management. Une formation animation-gestion de projet leur a été proposée courant 2009 pour accompagner la phase de prise en main et d élaboration des projets de pôles. Depuis, les pôles ont été constitués et entrent dans une phase plus opérationnelle. Cette nouvelle action de formation a pour objectif d approfondir et d élargir certaines notions déjà abordées : fondamentaux de la démarche projet, bases de la communication et de l animation de groupe. Elle n a pas vocation à spécialiser ces agents en management mais les accompagner et les aider à gérer au mieux ce changement organisationnel. CdC - Formation «Animation de groupe, gestion de projet et communication» - Animateurs de pôles v2-16/07/10 2
Elle devra leur permettre : - de renforcer/conforter leur posture d animateur de pôle, - d acquérir une méthodologie et des outils pour une animation efficace des réunions, - de formaliser un plan d action pour leur pôle, - de mieux communiquer sur le projet de pôle PUBLIC VISE PAR LA FORMATION En priorité, les animateurs de pôles (une quinzaine de personnes), avec extension possible selon les places disponibles à des acteurs fortement impliqués dans la démarche mais sans avoir le rôle d animateur. DUREE ET LIEU DE LA FORMATION ET PERIODE SOUHAITEE Lieu de la Formation : Paris ou proche région parisienne (sous réserve de modification) - soit dans les locaux du prestataire - soit dans une salle INRA Durée : deux jours Période souhaitée : premier semestre 2011 Une session supplémentaire pourrait être organisée selon le nombre d inscriptions. MODALITES PEDAGOGIQUES La formation se déroulera en une seule session de 2 jours. Le prestataire proposera un nombre maximal de participants pour assurer des conditions optimales de formation et permettre par exemple des exercices de mises en situation. Un temps de concertation prestataire / pôle Formation INRA sera inclus dans la proposition pour ajuster le contenu et le déroulement de la formation. Un support sera proposé par le prestataire et remis aux participants en temps voulu. Toutes suggestions qui permettront d améliorer les modalités pédagogiques seront étudiées. CANEVAS DU PROGRAMME Il devra plus spécifiquement aborder les points suivants : - Identification du rôle du manager - Faire passer un message et vérifier qu il est bien compris - Adapter sa communication aux situations et aux personnes, y compris en situation difficile - Organiser, motiver, animer un groupe CdC - Formation «Animation de groupe, gestion de projet et communication» - Animateurs de pôles v2-16/07/10 3
- Améliorer l efficacité des réunions (réunions de travail, réunions d information ) - Développer la communication sur un projet - Accompagner le changement. CONDITIONS DE REUSSITE Il est indispensable que le prestataire accepte de construire une formation personnalisée, adaptée aux attentes décrites dans ce cahier des charges, éventuellement à partir de différents éléments présents à son catalogue. Le programme de la formation sera travaillé en amont avec les commanditaires de la formation et des représentants des animateurs des pôles. EVALUATION DE LA FORMATION Un questionnaire d évaluation, co-conçu avec les commanditaires de la formation, sera proposé au stagiaire à la fin de la session. Dans l éventualité d une deuxième session, un point conjoint INRA / prestataire sera prévu permettant l ajustement du programme si nécessaire. FORME ATTENDUE DE LA REPONSE La proposition chiffrée doit comprendre : - le programme détaillé de la formation proposée ; - les modalités et les moyens pédagogiques ; - la taille minimale et maximale du groupe ; - le ou les lieux de formation proposés (le cas échéant ; proposition chiffrée distincte) ; - les modalités pour le temps de concertation préalable à la formation (prévision de date) ; - le nom, qualité et CV des intervenants ; - quelques références de la société sur des formations équivalentes - les coûts complets et détaillés o pour une session début 2011 o pour une deuxième session optionnelle. CdC - Formation «Animation de groupe, gestion de projet et communication» - Animateurs de pôles v2-16/07/10 4
CRITERES DE CHOIX DU PRESTATAIRE Les critères de sélection des intervenants seront : - L adéquation au cahier des charges - L articulation entre l approche pédagogique retenue, le contenu, les objectifs pédagogiques, - L expérience des intervenants dans le domaine, leur qualité pédagogique, - Le respect du calendrier prévu, - Le coût, - Le respect de la procédure d envoi des offres. CdC - Formation «Animation de groupe, gestion de projet et communication» - Animateurs de pôles v2-16/07/10 5