1. Objet Ce mode opératoire décrit les étapes à suivre pour réaliser les prélèvements des patients à l extérieur du laboratoire. 2. Domaine d application Elle s applique à l ensemble des prélèvements réalisés à l extérieur sous la responsabilité du laboratoire (domicile, établissements de soin, maisons de retraite, médecine du travail par exemple). 3. Responsabilités Les prélèvements à l extérieur du laboratoire sont réalisés sous la responsabilité du biologiste. Ils peuvent être pratiqués, selon les cas : par le personnel habilité du laboratoire : Biologistes, infirmiers (si diplômés après janvier 2010 ; AFGSU niveau 2 obligatoire) et techniciens avec AFGSU niveau 2. par des préleveurs externes indépendants, encadrés par la signature d une convention avec les préleveurs externes. Par des préleveurs des établissements de soins, encadrés par la signature d un contrat avec l établissement dont ils dépendent. Dans tous les cas, le laboratoire est responsable de la phase pré-analytique. 4. Documents associés La liste des documents associés est consultable au niveau de «la page de garde Kalilab» du document, ligne «Documents associés (Référence et interface)». 5. Logigramme Le logigramme suivant décrit les grandes étapes pour la réalisation d un prélèvement à l extérieur, depuis la prise de rendez-vous jusqu au transfert des tubes en technique. Les explications sont détaillées au point suivant. TC-PREL-INS-002:05 - Page 1 sur 7
Acteur Actions Documents Patient / Etablissement de soin Prise de rendez-vous pour prélèvement à domicile / en maison de retraite / autres établissements PR Gestion des demandes à domicile Secrétaire Enregistrement informatique du RDV en D7 +/- sur le cahier des domiciles Enregistrement du dossier non prélevé Secrétaire Biologiste / Edition : Planche d étiquettes D7 Répartition des domiciles entre les préleveurs Au lieu de prélèvement Vérifications et demande de renseignements : - Identité complète du patient - Demande d examens (prescriptions, commentaires de la fiche D7) - Conformité des conditions pré analytiques - Renseignements cliniques pertinents - Information sur délai (coupon) et modalités de rendu des résultats INS Demande de prélèvement à domicile PR Identito-vigilance Manuel de prélèvement ENR Fiche de prélèvement en mode dégradé INS Recueil de renseignements cliniques Prélèvement possible? Correction immédiate possible? Tracer le refus de prélèvement Modification Signature de la fiche de prélèvement Nom, prénom, qualité + HEURE de prélèvement Nettoyage des mains Installation du patient et Préparation du matériel de prélèvement Réalisation du prélèvement Identification des échantillons Nombre de tubes prélevés - Difficulté INS Antisepsie rapide des mains INS Lavage hygiénique des mains Manuel de prélèvement MO Prélèvements sanguins MO Prélèvements microbiologiques Mise en sachet individuel Elimination des déchets PR Identitovigilance Transport jusqu au laboratoire PR Gestion des déchets Dépôt des prélèvements au laboratoire INS Transport des échantillons TC-PREL-INS-002:05 - Page 2 sur 7
6. Explication du logigramme et informations complémentaires 1.1. Enregistrement des demandes de RDV, répartition entre préleveurs Les données relatives au RDV sont enregistrées par la secrétaire dans Mégabus en application D7 et dans le cahier des domiciles du site s il en utilise un (informatique ou papier). La fiche D7 est ensuite imprimée : c est le document essentiel pour la transmission d information entre le patient, le préleveur et le laboratoire lors des prélèvements à l extérieur du laboratoire. La répartition des prélèvements est réalisée de manière différente selon que le site travaille avec un cabinet d infirmiers libéraux, de préleveurs à domicile salariés ou de préleveurs spécifiques pour les maisons de retraite (les patients à jeun seront prélevés en priorité). 1.2. Vérifications et recueil de renseignements au lieu de prélèvement Toutes les informations recueillies par le préleveur sont notées sur la planche d étiquettes D7. En cas d absence de fiche D7, celle-ci est remplacée par la «Fiche de prélèvement en mode dégradé». Vérification des données d identité de la «planche d étiquettes D7» du rendezvous selon la PR Identito-vigilance (NB : le nom de naissance est obligatoire! si différent du nom usuel) Particularité des établissements de soin : si le patient n est pas en état de décliner son identité, faire cette vérification auprès de l équipe de soin. Vérification de la demande d examens : prescriptions médicales (à récupérer si besoin), adéquation avec les informations de la planche D7 si vous en disposez (seconde ordonnance renouvelable en plus?), demande spécifique du patient (examens en plus? Prescription à ne réaliser que partiellement?). Vérification du respect des conditions pré-analytiques pour les examens demandés (Ces recommandations sont détaillées dans le Manuel de prélèvement). A titre d exemple : État de jeûne, Dernière prise de médicaments, Période de repos le cas échéant, Recueillir des informations cliniques pertinentes selon l INS Recueil de renseignements cliniques Recueil des informations pour le délai et les modalités de rendu des résultats : À poster au patient/médecin? À faxer au médecin? À téléphoner? Résultat urgent? Pour quelle jour/heure? Duplicata à transmettre à un autre médecin? Information du patient sur le délai de rendu : en donnant un coupon de rendu des résultats avec la date et heure à partir de laquelle les résultats seront disponibles au laboratoire. Proposer au patient de téléphoner pour avoir ses codes d accès à internet sur le serveur de résultat. TC-PREL-INS-002:05 - Page 3 sur 7
1.3. Décision de prélèvement En fonction de l ensemble des informations recueillies, le préleveur décide d effectuer le prélèvement ou non : Prélèvement immédiat si toutes les conditions sont respectées. Prélèvement après correction si des anomalies sont détectées et qu il est possible de les corriger immédiatement (identité erronée sur la fiche D7 par exemple, à corriger manuellement). Pas de prélèvement si les anomalies ne peuvent pas être corrigées immédiatement (patient non à jeun, horaire de prélèvement dépassé pour certains examens par exemple). Le préleveur annule la fiche D7 en la barrant, s identifie en notant ses initiales et y inscrit la raison de cette annulation. La fiche sera transmise aux secrétaires qui enregistreront un dossier Mégabus pour tracer le déplacement et l annulation du prélèvement, et le patient reprendra rendez-vous auprès du laboratoire. 1.4. Signature de la planche d étiquette - heure de prélèvement Le préleveur note ses NOM, PRENOM et QUALITE sur la planche d étiquette D7 : il valide et identifie ses étapes de vérification et les renseignements notés, ainsi que sa décision finale de réaliser le prélèvement. Il note également l heure du prélèvement : information OBLIGATOIRE (indispensable pour contrôler le délai d acheminement au laboratoire). 1.5. Installation du patient et choix du matériel de prélèvement Procéder au nettoyage de vos mains. Rassurer le patient et l installer confortablement : de préférence assis bien au fond d un fauteuil avec accoudoir, dans un endroit bien éclairé, à proximité d une table pour poser le matériel. Rassurer-le et répondez à toutes ses questions. Si le patient semble stressé, demandez-lui s il est sujet aux malaises. Si oui, proposer-lui de faire le prélèvement allongé dans son canapé ou son lit et préparer un verre d eau et un sucre pour lui donner juste après le prélèvement (voir INS Conduite à tenir en cas d incident de prélèvement). Rassurer-le au maximum, détourner son attention en engageant la conversation pour faire diminuer son stress. Si le patient est mal en point ou alité : n hésitez pas à réaliser le prélèvement du patient allongé dans son lit. Si le patient d un établissement de soin est agité ou réticent au prélèvement : appeler le personnel soignant pour vous épauler. Les résidents connaissent bien leurs soignants et leur présence les rassure beaucoup. Ils permettront de calmer et raisonner leurs patients. Si malgré cela le patient s oppose encore farouchement au prélèvement : en référer immédiatement à l infirmière et convenir avec elle d un autre RDV en fonction de l urgence de la situation. Le préleveur prépare le matériel nécessaire devant le patient: - système de prélèvement : en fonction du site à prélever, du système veineux observé, des particularités du patient. TC-PREL-INS-002:05 - Page 4 sur 7
- tubes à prélèvement (nature, contenance et nombre) ou tout autre récipient adapté en fonction des examens prescrits (selon le Manuel de prélèvement). 1.6. Prélèvement Le préleveur réalise le prélèvement selon les modes opératoire spécifiques : MO Prélèvements sanguins MO Prélèvements microbiologiques Les difficultés éventuelles rencontrées lors du prélèvement sont également notées sur la planche D7. 1.7. Identification des échantillons Le préleveur identifie les échantillons prélevés sur le lieu de prélèvement, en présence du patient, à l aide des étiquettes la planche D7 pré-imprimée selon la PR Identito-vigilance. Spécificité de l étiquetage à domicile : Les étiquettes que vous collez sur les tubes à domicile servent uniquement à l identification des échantillons. Les tubes seront re étiquetés au labo après enregistrement avec les étiquettes code-barres qui servent à réaliser les examens sur les automates. Il faut donc placer les étiquettes d identification D7 de façon optimale pour que le double étiquetage soit conforme! (voir PR Identito-vigilance pour modalités de double étiquetage) Pour cela, vous devez recouvrir l étiquette du tube sur toute sa largeur avec votre étiquette D7!! (et laisser ainsi la moitié du tube avec le niveau visible). Le repère facile est d aligner le haut de l étiquette D7 avec le haut de l étiquette du tube (ou légèrement au-dessus). TC-PREL-INS-002:05 - Page 5 sur 7
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La nature et le nombre d échantillons prélevés doivent être également renseignés sur la planche de prélèvement. 1.8. Mise en sachet - Elimination de tous les déchets Emballage des prélèvements pour acheminement au laboratoire : Tubes d un même patient dans un sachet plastique fermé. Ordonnance et fiche D7 (ou «Fiche de prélèvement en mode dégradé») dans la pochette plastique séparée du prélèvement. Elimination de tous les déchets dans les containers adaptés portatifs (ne rien laisser chez le patient) selon PR Gestion des déchets. 1.9. Transport au laboratoire Le préleveur est responsable de l acheminement de ses échantillons au laboratoire. Selon INS Transport des échantillons. 1.10. Dépôt des échantillons au laboratoire Le préleveur dépose les sachets plastiques fermés contenant les tubes, les ordonnances et les fiches D7 en salle de tri. Une fois réceptionné par le personnel habilité, le dossier contenant l ordonnance et la fiche D7 est transmis au secrétariat pour enregistrement. 7. Prélèvement à l extérieur en mode dégradé Dans le cas de prélèvement urgent ou en cas de panne du SIL ou en cas d imprimante défectueuse : le prélèvement à l extérieur peut être réalisé en mode dégradé sans planche d étiquette D7. Dans ce cas, la planche D7 est remplacée par la fiche de prélèvement en mode dégradé et doit être complétée de façon lisible et les échantillons sont identifiés manuellement (voir PR Identitovigilance). 8. Classement et archivage Le document «Classement et archivage des documents qualités réglementaires» décrit la durée et le lieu d archivage de ces documents. TC-PREL-INS-002:05 - Page 7 sur 7